SERVICIO DE TRANSPORTE DE ELCTROCOMBUSTIBLE … INV 55-2013... · 31 ESTAMPILLA...

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SERVICIO DE TRANSPORTE DE ELCTROCOMBUSTIBLE PARA EL ÁREA URBANA Y SUBURBANA DEL MUNICIPIO DE LA MACARENA – META

SOLICITUD PUBLICA DE OFERTAS No. 055-2013

DOCUMENTO BASE DE INVITACIÓN

Villavicencio, octubre de 2013


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TABLA DE CONTENIDO

1 CONDICIONES QUE REGULAN LA INVITACIÓN .......................................................... 4

2 OBJETO ......................................................................................................................... 4

3 ALCANCE....................................................................................................................... 4

3.1 SITIO DE ENTREGA ...................................................................................................... 4

3.2 TRANSPORTE MENSUAL APROXIMADO ...................................................................... 6

4 FUENTES DE FINANCIACIÓN ....................................................................................... 6

5 PARTICIPANTES ........................................................................................................... 6

6 INTERPRETACIÓN DEL DOCUMENTO BASE DE INVITACIÓN ..................................... 6

7 INTERVENTORIA .......................................................................................................... 7

8 TIEMPO DE VIGENCIA DE LOS SERVICIOS ................................................................. 7

8.1 INCUMPLIMIENTO EN LOS PLAZOS DE ENTREGA ...................................................... 7

9 VALIDEZ DE LA OFERTA ............................................................................................... 8

10 PRECIOS ....................................................................................................................... 8

11 FORMA DE PAGO .......................................................................................................... 8

12 CONDICIONES ESPECIALES DE LA PROPUESTA ......................................................... 8

13 PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS CONJUNTAS (CONSORCIOS - UNIONES TEMPORALES) .............................................................................................................. 9

13.1 CONSORCIOS ............................................................................................................... 9

13.2 UNIÓN TEMPORAL ....................................................................................................... 9

14 IMPUESTOS .................................................................................................................. 9

15 PLAZO PARA LA PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS .................................................... 9

16 DOCUMENTOS MÍNIMOS DE LA OFERTA ................................................................... 10

17 REQUISITOS HABILITANTES DE LA OFERTA ............................................................ 12

18 PROCEDIMIENTO PARA SUBSANAR DOCUMENTOS ................................................. 13

19 ADJUDICACIÓN POR ÍTEMS ...................................................................................... 14

20 EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS ................................................................................. 14

21 ORDEN DE ELEGIBILIDAD ......................................................................................... 14

22 ESTUDIO DE OFERTAS Y SOLICITUD DE ACLARACIONES ........................................ 14

23 RECHAZO DE LAS OFERTAS ....................................................................................... 15

24 ADJUDICACIÓN .......................................................................................................... 15

25 RENUNCIA A LA FIRMA DEL CONTRATO ................................................................... 15

26 DECLARATORIA DESIERTA O REVOCACIÓN ............................................................. 16

27 LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO ................................................................................ 16

28 NATURALEZA DE SOLICITUD DE LA COTIZACIÓN. ................................................... 16

29 INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES .............................................................. 17


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30 GARANTÍAS DEL CONTRATO...................................................................................... 17

30.1 PÓLIZA DE CUMPLIMIENTO DE CONTRATO ............................................................. 17

31 ESTAMPILLA PRO-ELECTRIFICACIÓN RURAL ........................................................... 17

ANEXO NO. 1 MODELO DE CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA ........................... 18

ANEXO NO. 2 FORMULARIO DE PROVEEDORES .................................................................... 20

ANEXO NO 3 CUADRO DE CANTIDADES Y PRECIOS .............................................................. 22

ANEXO NO 4. BORRADOR MINUTA CONTRATO ..................................................................... 23


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1 CONDICIONES QUE REGULAN LA INVITACIÓN

La presente invitación se regula por lo dispuesto en el Reglamento Interno de Contratación de la EMSA, publicado en la página Web http://www.emsa-esp.com.co y el contrato que celebre la ELECTRIFICADORA DEL META S.A. ESP., se regirá por las disposiciones del derecho privado, de conformidad con lo previsto en el Parágrafo del Artículo 8 de la Ley 143 de 1994 y en el Artículo 76 de la misma Ley y el Título II, Capítulo 1 de la Ley 142 de 1994 y de las normas que las modifiquen o reformen y demás reglas vigentes sobre contratación que sean aplicables.

Es entendido que todos los OFERENTES que participen en el presente procedimiento de selección ante la ELECTRIFICADORA DEL META S.A. E.S.P., conocen y se someten a lo establecido en el Reglamento Interno de Contratación mencionado, el cual formará parte integral del contrato que se celebre.

2 OBJETO

El objeto de la presente invitación es la contratación del servicio de transporte de electrocombustible para garantizar la operación del sistema de generación del servicio público de energía eléctrica en el área urbana y suburbana del municipio de la Macarena – Meta.

3 ALCANCE

La Electrificadora del Meta S.A. ESP, solicita de los interesados ofertar el transporte de ELECTROCOMBUSTIBLE con destino al servicio público de generación de energía eléctrica domiciliaria para la comunidad del casco urbano y suburbano del Municipio de La Macarena, conforme a las siguientes condiciones:

3.1 SITIO DE ENTREGA

La Electrificadora del Meta solicita que el ELECTROCOMBUSTIBLE sea transportado desde una planta de distribución ubicada en el casco urbano del municipio de Florencia en el departamento del Caquetá hasta el Municipio de la Macarena a los tanques de almacenamiento de la Central Diesel de La Macarena previa orden emitida por la Electrificadora del Meta del suministro acorde con las necesidades reales que se registren mensualmente en la central de generación.

La Figura 1 muestra esquemáticamente la ubicación del municipio dentro del Departamento del Meta.


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Figura 1. Ubicación de La Macarena en el Departamento del Meta

Figura 2. Ubicación del sitio de entrega en el casco urbano de La Macarena


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3.2 TRANSPORTE MENSUAL APROXIMADO

La cantidad estimada de requerimiento mensual es de 10.000 galones aproximadamente hasta los 15.000 galones.

4 FUENTES DE FINANCIACIÓN

Los recursos para el pago de los servicios objeto del contrato o contratos que se deriven de la presente invitación, provienen del presupuesto de la EMSA correspondiente a la vigencia fiscal de los años 2013 y 2014.

5 PARTICIPANTES

En este proceso participaran:

1. Personas naturales o personas jurídicas que cumplan con las condiciones exigidas en la presente solicitud de ofertas (numeral 12).

2. Consorcios u Uniones temporales, el documento de constitución debe cumplir con los requerimientos legales establecidos para cada uno de ellos, el representante legal debe estar facultado y autorizado para presentar la propuesta y por su valor correspondiente, la duración del consorcio o unión temporal deber igual a la vigencia del contrato y un año más y por lo tanto no puede ser liquidado o disuelto durante este lapso de tiempo, los consorcios y uniones temporales deben cumplir con las condiciones exigidas en la presente solicitud de ofertas (numeral 12).

6 INTERPRETACIÓN DEL DOCUMENTO BASE DE INVITACIÓN

El presente documento describe las bases técnicas y económicas que EL OFERENTE debe tener en cuenta para elaborar y presentar la propuesta para la realización de los servicios de que trata esta Contratación.

El Documento Base de Invitación debe ser interpretado como un todo y sus disposiciones no deben ser entendidas de manera separada; por lo tanto, al mismo se integran los anexos y adendos.

Los títulos utilizados en el Documento Base de la Invitación sirven sólo para identificar textos, y no afectarán la interpretación de los mismos.

Si el OFERENTE considera que existen omisiones o contradicciones, o se tuviere dudas sobre la interpretación, significado o alcance de cualquier parte de las condiciones o especificaciones en el Documento Base de Invitación, EL OFERENTE deberá solicitar la aclaración pertinente a EMSA.


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Todas las deducciones, errores y omisiones que con base en sus propios análisis, interpretaciones o conclusiones, etc., obtenga EL OFERENTE respecto del Documento Base de Invitación son por su exclusiva cuenta. Por tanto, EMSA, no asume responsabilidad alguna por tales análisis, interpretaciones y conclusiones.

La presentación de la propuesta constituye evidencia de que EL OFERENTE estudió completamente las especificaciones, formularios, y demás documentos que se le entregaron; que recibió las aclaraciones necesarias por parte de EMSA, sobre inquietudes o dudas previamente consultadas, y que acepta que este Documento Base de Invitación con sus anexos y adendas, es completo, compatible y adecuado para identificar las obras, servicios y suministros que se contratarán; que está enterado a satisfacción en cuanto su alcance y que ha tenido en cuenta todo lo anterior para fijar el valor, plazo y demás aspectos de su propuesta.

7 INTERVENTORIA

La interventoria del presente contrato se realizara a través del Líder de Operación y Mantenimiento de la Gerencia de Distribución de la Electrificadora del Meta SA ESP.

8 TIEMPO DE VIGENCIA DE LOS SERVICIOS

El tiempo será de seis (6) meses.

8.1 INCUMPLIMIENTO EN LOS PLAZOS DE ENTREGA

Si el contratista no cumple con el suministro dentro de la fecha o plazo estipulado en el contrato, sin causa justificada a juicio de EMSA E.S.P., le deducirá, sin perjuicio de las demás sanciones establecidas en el contrato, un equivalente al punto cinco por ciento (0.5%) del valor total del suministro retrasado por cada semana o fracción de la misma que transcurra hasta la entrega y tendrá un tope máximo igual al diez por ciento (10%) del valor total del contrato.

Sin embargo, antes de proceder a aplicar dicha deducción, el contratista dentro de los dos (2) días siguientes al aviso por parte de EMSA E.S.P. de que se encuentra en mora, tendrá derecho a presentar las justificaciones y pruebas que motivaron el atraso, las cuales serán analizadas antes de proceder o no con la aplicación de la misma.


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9 VALIDEZ DE LA OFERTA

La validez de la oferta debe ser por un tiempo de cuarenta y cinco (45) días calendario, contados a partir de la fecha de cierre de la recepción de las ofertas.

10 PRECIOS

Los precios una vez firmado el contrato serán firmes y no podrán ser reajustados durante la vigencia del mismo; por tanto, el proponente deberá tener en cuenta este aspecto en el momento de elaborar su propuesta.

Los trabajos a ejecutar se cancelarán al Proveedor mediante el Sistema de Precios Unitarios establecidos en la oferta y realmente suministrados.

Los precios cotizados deben cubrir todos los costos asociados a ellos como cargue, descargue, transportes hasta los sitios de instalación o bodegaje, seguros, impuestos, custodia, gastos financieros, valor de pólizas y seguros, gastos de personal, dotación, prestaciones sociales y en fin, todos aquellos costos que se generen en la preparación de la oferta, legalización y ejecución del contrato.

Los valores unitarios ofertados por el oferente son fijos y no están sujetos a ningún incremento.

11 FORMA DE PAGO

El pago se realizará contra entrega una vez se reciba el combustible en la Central de la Macarena y previa certificación de recibo a satisfacción por parte del interventor de la relación de entrega del electrocombustible, dichos valores serán cancelados al CONTRATISTA a los treinta (30) días de presentada la respectiva factura.

12 CONDICIONES ESPECIALES DE LA PROPUESTA

La presente invitación a cotizar, no obliga a la EMSA ESP, a realizar contrato alguno, como tampoco adquiere obligaciones ni compromiso alguno como consecuencia de la participación libre de los proponentes.

La EMSA ESP., podrá adjudicar uno o varios ítems a su conveniencia. Queda claro, que la EMSA ESP, podrá negociar con la firma ganadora para obtener mejores resultados en la contratación.


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13 PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS CONJUNTAS (CONSORCIOS - UNIONES TEMPORALES)

13.1 CONSORCIOS

Cada uno de sus integrantes del Consorcio responderá solidariamente por todas y cada una de las obligaciones derivadas de la Propuesta y del Contrato. En consecuencia, las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de la Propuesta y del Contrato, afectarán a todos los miembros que lo conforman.

13.2 UNIÓN TEMPORAL

Cada uno de los integrantes de la Unión Temporal responderán solidariamente por el cumplimiento total de la Propuesta y del objeto del Contrato, pero las sanciones por incumplimiento de las obligaciones derivadas de la Propuesta y del Contrato se impondrán de acuerdo con la participación en la ejecución de cada uno de los participantes en la Unión Temporal.

Los consorcios o uniones temporales deberán facturar a nombre del consorcio o de la unión temporal, no se aceptara que facturen de forma independiente, por tal razón deberán tramitar el respectivo RUT y una cuenta bancaria.

14 IMPUESTOS

Todos los impuestos legalmente vigentes, así como, las contribuciones que apliquen para la ejecución del contrato corren por cuenta del contratista, y en este sentido los proponentes deberán tener en cuenta este aspecto en la preparación de su oferta.

15 PLAZO PARA LA PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS

Las ofertas deben ser entregadas en original y copia idéntica, cada ejemplar en sobre independiente sellado debidamente foliado y firmado por el representante legal. La recepción de la oferta se realizará en el Centro de Documentación de la EMSA ESP, ubicado en el primer piso de la sede principal Barzal Alto, Vía Azotea de la ciudad de Villavicencio, antes de las 04:00 p.m. del día señalado en el cronograma de la presente invitación. Los sobres deben indicar claramente si son original o copia.

Toda la correspondencia relativa a esta Invitación a Cotizar deberá dirigirse a:

ELECTRIFICADORA DEL META S.A. ESP SOLICITUD PUBLICA DE OFERTAS No. 055-2013 SERVICIO DE TRANSPORTE DE ELECTROCOMBUSTIBLE PARA EL ÁREA URBANA Y SUBURBANA DEL MUNICIPIO DE LA MACARENA – META GERENCIA GENERAL Villavicencio


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El cronograma para la presente invitación es como se describe a continuación:

ÍTEM ACTIVIDAD FECHA

01 Publicación Documento Base de Invitación 23-octubre-2013

02 Fecha Límite para aclaraciones al Documento Base de Invitación

25-octubre-2013

03 Fecha Publicación Adenda 28-octubre-2013

04 Fecha entrega de Ofertas 01-noviembre-2013

Los interesados podrán solicitar aclaración al Documento Base de Invitación a través del buzón de correo electrónico [email protected] citando el número de la invitación a cotizar hasta las 6:00 del día señalado.

16 DOCUMENTOS MÍNIMOS DE LA OFERTA

Para efectos de la evaluación de los documentos esenciales requeridos, el oferente debe tener en cuenta los siguientes conceptos:

DOCUMENTOS SUBSANABLES: El término “subsanable” indica que si el documento ha sido presentado pero posee algún error o inconsistencia, podrá ser corregido; igualmente, si el documento no ha sido presentado, podrá ser solicitado.

DOCUMENTOS NO SUBSANABLES: La no presentación de los documentos calificados como no subsanables determina que la oferta no sea tenida en cuenta y por lo tanto será descalificada inmediatamente. El documento será subsanable siempre y cuando haya sido presentado y si contiene algún error o inconsistencia podrá ser corregido.

El término “subsanable siempre y cuando sea presentado”, indica que podrá corregirse el documento, pero siempre que haya sido aportado por el oferente.

Para facilitar la correcta integración de la oferta por parte del OFERENTE, y su estudio y evaluación por parte de la EMSA ESP., el OFERENTE debe entregar los documentos de la oferta, debidamente foliados y en el orden que se relacionan a continuación.

a) Índice con la relación precisa de todos los documentos que conforma la oferta, indicando el número de página donde se encuentran.

b) Carta de presentación de la oferta según el modelo del .Anexo No. 1. No Subsanable.


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c) Garantía de Seriedad de la Oferta a favor de particulares, a cargo del proponente y a favor de la ELECTRIFICADORA DEL META SA ESP NIT 892002210-6 por un valor del 10% (diez por ciento) del total de la oferta (IVA Incluido) y una vigencia de sesenta (60) días contados a partir de la fecha de entrega de la oferta. La garantía debe ser expedida por una entidad legalmente establecida en Colombia, a favor de Electrificadora del Meta S.A. E.S.P., otorgada para entidades particulares o entre particulares, cuyas pólizas hayan sido aprobadas por la Superintendencia Bancaria. No Subsanable.

d) Constancia de pago de la prima por la Garantía del numeral anterior. Subsanable

e) Cuadro de Cantidades y precios. Anexo No 3. No Subsanable

f) Original del Certificado de Existencia y Representación Legal del(os) Proponente(s) Subsanable.

Las personas jurídicas deberán adjuntar a su propuesta el original del Certificado de Existencia y Representación legal del Proponente emitido por la Cámara de Comercio con una fecha de expedición no mayor a treinta (30) días, junto con la Autorización al Representante Legal para contratar con EMSA ESP en los casos que no esté facultado para comprometerse directamente. Si se trata de un Consorcio o unión temporal se debe adjuntar el certificado de cada miembro.

g) Original del Registro Único de Proponentes de la Cámara de Comercio vigente. Los oferentes deberán estar inscritos en el registro único de proponentes de la Cámara de Comercio, si el oferente no está inscrito deberá presentar el certificado del RUT con mínimo dos (2) certificados de experiencia que acrediten haber ejecutado ordenes o contratos para el transporte de electrocombustibe o combustible a entidades públicas o privadas en los últimos dos años (2012 y 2013). Subsanable.

La inscripción debe estar vigente y el certificado deberá haber sido expedido con fecha no mayor a treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de cierre de esta invitación. Si se prorroga el cierre de la invitación, valdrá con la fecha inicial de cierre.

En caso tal que la experiencia haya sido obtenida en EMSA, será suficiente la manifestación que haga el oferente de dicha situación, discriminando el número de contratos u órdenes que pretenda hacer valer y el objeto de los mismos.

h) Formulario de creación de Proveedores debidamente diligenciado (Anexo 2). Subsanable.


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i) Declaración juramentada en la que se identifique plenamente las personas naturales o jurídicas que se beneficiarían con la celebración del contrato si resultan seleccionados, así como el origen de sus recursos. Lo anterior con el fin de prevenir actividades u operaciones de lavado de activos y dar cumplimiento al artículo 37 de la Ley 142 de 1994. Subsanable.

j) Certificación de Antecedentes de Responsabilidad Fiscal de la empresa y del representante Legal expedido por la Contraloría General de la República. Subsanable.

17 REQUISITOS HABILITANTES DE LA OFERTA

Para que la oferta sea habilitada para evaluación, debe cumplir los siguientes criterios establecidos en el Registro Único de Proponentes:

• Experiencia Probable: Se debe contar con una experiencia probable para personas jurídicas de al menos cinco (5) años y para personas naturales de al menos dos (2) años. Para Consorcios o Uniones Temporales, se sumara la experiencia de cada uno de los miembros del Consorcio o Unión Temporal.

• Experiencia Acreditada: Se tener una experiencia acreditada de 2.5 veces el valor de oferta presentada para todas las personas (naturales o jurídicas). Para las contrataciones con una duración mayor a doce (12) meses se tomara como valor de análisis de la Experiencia Acreditada el correspondiente a los primeros doce (12) meses de la facturación proyectada de la oferta. Para Consorcios o Uniones Temporales, se sumara la experiencia acreditada de cada uno de los miembros del Consorcio o Unión Temporal.

Capacidad Organizacional: Se debe tener una Organización Operacional en SMMLV igual o superior a 2.5 veces el valor de la oferta. Para las contrataciones con una duración mayor a doce (12) meses se tomara como valor de análisis de la capacidad organizacional el correspondiente a los primeros doce (12) meses de la facturación proyectada de la oferta. Para consorcios o Uniones Temporales se sumaran los valores de Organización Operacional de cada uno de los miembros del Consorcio o Unión Temporal. La capacidad Organizacional que se tomara del RUP, será la de la actividad en la cual debe estar inscrito el oferente: “PROVEEDOR”


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• Capacidad Financiera: Se deben cumplir al menos cuatro (4) de los siete (7) siguientes indicadores definidos en el RUP:

o Capital Real del proponente: Mayor o igual al 25% del valor de la oferta presentada. Para las contrataciones con una duración mayor a doce (12) meses se tomara como valor de análisis del Capital de Trabajo el correspondiente a los primeros doce (12) meses de la facturación proyectada de la oferta.

o Liquidez: Mayor o igual a 1.2 veces.

o Nivel de endeudamiento: Mayor o igual al 25% y menor o igual al 60%.

o Capital de trabajo: Mayor o igual al 10% de la oferta presentada. Para las contrataciones con una duración mayor a doce (12) meses se tomara como valor de análisis del Capital de Trabajo el correspondiente a los primeros doce (12) meses de la facturación proyectada de la oferta.

o EBITDA: Mayor o igual al (25%) del valor de la oferta presentada. Para las contrataciones con una duración mayor a doce (12) meses se tomara como valor de análisis del EBITDA el correspondiente a los primeros doce (12) meses de la facturación proyectada de la oferta

o Crecimiento EBITDA: Mayor a cero (0).

o Indicador de Riesgo: Mayor o igual a 0.25 veces.

En las uniones temporales o consorcios aquel que tenga la mayoría de criterios habilitantes debe ser el que tenga la mayoría de participación en el consorcio o unión temporal.

18 PROCEDIMIENTO PARA SUBSANAR DOCUMENTOS

En los casos en que la oferta no esté acompañada por todos los documentos solicitados, a excepción de los documentos que descalifican la oferta, La Electrificadora del Meta S.A. E.S.P. requerirá por escrito al oferente quien deberá, dentro del plazo que se fije en el requerimiento, suministrar los


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documentos; si no lo hiciere dentro del término establecido, la oferta no será considerada. Serán subsanables aquellos documentos que no modifiquen los valores de la oferta, ni las condiciones de la misma.

19 ADJUDICACIÓN POR ÍTEMS

La EMSA ESP se reserva el derecho de adjudicar el objeto de la presente invitación por ítems, de acuerdo con los precios más convenientes, al igual que modificar las cantidades de los elementos a comprar.

20 EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS

Las ofertas se compararán por precio y se adjudicará a la oferta que ofrezca el menor precio en el transporte del combustible colocado en la central de generación Diesel en La Macarena.

Cien (100) puntos al ítem más económico y a los demás se les asignará un puntaje proporcional a su valor, como se presenta en la siguiente fórmula:

100*elaofertaValorItemd

oasEconómicValorItemMi

mPuntajeIte =

En caso de empate se tendrá en cuenta la propuesta que presente el mayor valor en contratos de transporte de combustible en los últimos 2 años.

21 ORDEN DE ELEGIBILIDAD

El orden de elegibilidad será el resultado del puntaje obtenido en la evaluación económica. El orden de elegibilidad se presentará del mayor a menor puntaje obtenido por cada ítem.

22 ESTUDIO DE OFERTAS Y SOLICITUD DE ACLARACIONES

Durante el período de estudio de las ofertas, la Electrificadora del Meta S.A. E.S.P. podrá solicitar al oferente aclaraciones y explicaciones que estime necesarias sin que por ello éste pueda adicionar o modificar cualquiera de las condiciones de su oferta. Las solicitudes de la Electrificadora del Meta S.A. E.S.P. y las respuestas del oferente deberán constar por escrito.

El oferente deberá dar respuesta a estas solicitudes dentro del día (1) hábil siguiente a la fecha de recibo de la comunicación en tal sentido. Las solicitudes de la Electrificadora del Meta S.A. E.S.P. y las respuestas del oferente se harán vía correo electrónico. No obstante lo anterior cuando se solicite la modificación o anexo de un documento, el oferente deberá remitirlo vía fax al número


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telefónico que para el efecto se le informe o radicarlo en la dirección anotada en el requerimiento. Si el oferente no responde dentro del término señalado en la solicitud y de conformidad con lo exigido, la oferta será descartada.

23 RECHAZO DE LAS OFERTAS

La EMSA ESP rechazará aquellas ofertas presentadas después de la fecha y hora de límite señalada en el cronograma de la presente invitación a cotizar, ó cuando se compruebe falsificación o presentación de valores artificialmente bajos que conlleven a desequilibrio económico del contrato o cuando no presenten la experiencia.

24 ADJUDICACIÓN

La EMSA se reserva el Derecho de adjudicar todos o parcialmente el número de ítems.

La EMSA ESP aclara, que el hecho de invitar a presentar ofertas, no la obliga desde ningún punto de vista a contratar lo ofertado.

La EMSA ESP se reserva el derecho de adjudicar por ítem y/o disminuir ó aumentar las cantidades a contratar.

La EMSA ESP. Se reserva el derecho de negociar con el proponente o proponentes, el valor de la oferta.

A los proponentes no favorecidos se les devolverá, si así lo solicitan, la garantía de seriedad de la oferta dentro de los cinco (5) días siguientes a la adjudicación y al adjudicatario cuando esté perfeccionado el contrato.

25 RENUNCIA A LA FIRMA DEL CONTRATO

Si el proponente a quien se adjudique el contrato, rehúsa o descuida la legalización del mismo o deja de otorgar la fianza de cumplimiento requerida en la minuta del contrato, EMSA ESP hará efectiva la póliza de seriedad de la oferta y dispondrá de su valor como indemnización de perjuicios.

El proponente a quien se adjudique tendrá un plazo máximo de cinco (5) días hábiles para legalizar el contrato. De no ser así se hará efectiva la póliza de seriedad de la oferta y EMSA ESP estará en libertad de adjudicar nuevamente de acuerdo con los resultados de la evaluación en el orden de elegibilidad, siempre que la oferta sea conveniente para la Empresa.


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26 DECLARATORIA DESIERTA O REVOCACIÓN

Procederá la declaratoria de desierta o revocación del proceso de selección en los siguientes eventos:

• Cuando ninguna de las propuestas se ajuste a la totalidad de los requisitos y condiciones previstos en el presente Documento Base de Invitación – DBI.

• Cuando a juicio de la Electrificadora del Meta SA ESP, las ofertas presentadas sean inconvenientes técnica o económicamente para los intereses de la empresa.

• Cuando la Electrificadora del Meta SA ESP considere que el número de propuestas recibidas no le permite formarse un juicio completo, inequívoco y coherente sobre las alternativas realmente disponibles en el mercado.

• Cuando no se presente oferta alguna.

La declaratoria de desierta o la revocación del proceso de selección podrán realizarse hasta antes de la firma del contrato.

27 LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO

El proponente a quien se adjudique tendrá un plazo máximo de cinco (5) días hábiles para legalizar el contrato, contados a partir de la fecha de adjudicación del mismo. De no ser así se hará efectiva la póliza de seriedad de la oferta y si le es conveniente a la EMSA ESP, estará en libertad de adjudicar nuevamente de acuerdo con los resultados de la evaluación en el orden de elegibilidad resultante. La legalización del contrato incluye la presentación de las pólizas descritas en el presente Documento.

Previo a la iniciación de los trabajos y dentro del mismo plazo para la legalización del contrato, se debe suscribir el acta de iniciación de los compromisos contractuales.

28 NATURALEZA DE SOLICITUD DE LA COTIZACIÓN.

La presente Invitación a cotizar y los documentos que se produzcan en desarrollo de la misma, no implican la realización de un compromiso contractual por parte de EMSA E.S.P, ni la obligación de suscribir contrato.


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29 INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES

El Representante Legal o quien haga sus veces, deberá manifestar de manera expresa en la carta de presentación de la propuesta (ANEXO No. 1) que ni él, ni la firma que representa se hayan incursos en las inhabilidades e incompatibilidades señaladas en el Reglamento Interno de Contratación de EMSA E.S.P.

Si se llegare a presentar una inhabilidad y/o incompatibilidad a un proponente dentro del proceso de selección, se entenderá que este renuncia a su participación en el mismo.

Si la inhabilidad o incompatibilidad sobreviene a uno o unos de los integrantes de un Consorcio o Unión Temporal, éstos están obligados a ceder su participación y los derechos correspondientes a un tercero, previa autorización escrita de EMSA E.S.P. Cuando la inhabilidad se presente durante el proceso de selección con anterioridad a la adjudicación, se entenderá para todos los efectos, que la propuesta fue presentada exclusivamente por los integrantes que no están inhabilitados, salvo que estos manifiesten la voluntad de no continuar adelante con el proceso.

30 GARANTÍAS DEL CONTRATO

Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de firma del contrato, en una Compañía de Seguros legalmente autorizada para funcionar en Colombia, EL CONTRATISTA deberá constituir a su costa y a favor de ELECTRIFICADORA DEL META S.A. ESP, las garantías que avalen las obligaciones del contrato amparando los siguientes riesgos.

30.1 PÓLIZA DE CUMPLIMIENTO DE CONTRATO

Para garantizar el cumplimiento del contrato y las obligaciones que de él se deriven, deberá ser por un valor equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato con una vigencia igual a la del plazo para la ejecución del contrato y sesenta (60) días más, a partir de la fecha de firma del contrato.

31 ESTAMPILLA PRO-ELECTRIFICACIÓN RURAL

El contratista deberá cancelar en la Tesorería departamental el valor del impuesto de Pro-Electrificación Rural, el cual corresponde al 2% del valor del contrato antes de IVA.


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ANEXO No. 1 MODELO DE CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA

Ciudad y fecha

Señores

ELECTRIFICADORA DEL META S.A. E.S.P.

Barzal Alto Vía Azotea

Villavicencio - META

Referencia: .

ciudadanía No. _________________ expedida en _________________, actuando en calidad de (Gerente, Representante Legal o Presidente) ____________ de la firma _______________________________________, domiciliada en (Ciudad, Departamento, País), __________________________________________ someto a consideración de la EMSA, la oferta de nuestra compañía, para el “SERVICIO DE TRANSPORTE DE ELCTROCOMBUSTIBLE PARA EL ÁREA URBANA Y SUBURBANA DEL MUNICIPIO DE LA MACARENA – META” de conformidad con lo establecido en el documento base de invitación y la oferta adjunta, entendiéndose que la participación y los documentos que se produzcan en desarrollo de la misma, no implican la realización de un compromiso contractual por parte de EMSA ESP, y por tanto, no crean obligaciones para la misma, salvo en lo que se refiere al deber de obrar objetivamente y de buena fe en el proceso. El hecho de solicitar cotizaciones no genera obligación alguna para EMSA ESP de suscribir contrato. Así mismo declaro que:

1) Que la firma ____________________________________________, NIT (o RUT) No. ________________________ suscribirá con la EMSA bajo su exclusiva responsabilidad, el eventual contrato en caso de salir favorecida con la adjudicación de la Invitación a cotizar.

2) Que la firma _______________________________________ cumple con los requisitos establecidos para participar en la Invitación a cotizar.

3) Que bajo la gravedad del juramento aseguro que la firma ______________________ ____________________, ni sus socios se encuentran incursos en ninguna de las inhabilidades e incompatibilidades contempladas en el artículo sexto del Reglamento de contratación y las contempladas en la ley.

4) Que su Representante Legal está facultado legalmente para firmar y presentar la propuesta.

5) Que he revisado cuidadosamente los términos de referencia de la Invitación a Cotizar, los documentos en ella referidos, incluidas las disposiciones legales que rigen la materia y acepto todos los requisitos en ella contenidos y renuncio a cualquier reclamación por ignorancia o errónea interpretación de los mismos.


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6) Que la información entregada en todos los documentos incluidos en esta oferta obligan al proponente y éste garantiza la veracidad de la información suministrada.

7) Que he recibido y analizado los ADENDOS publicados por la EMSA y que los mismos han sido considerados en mi oferta.

8) Que el plazo total para la ejecución del contrato es de ______ (xx) meses calendario, contados a partir de la legalización del mismo (Aprobación póliza de cumplimiento).

9) Que el valor total de la oferta es la suma de ________________________________ pesos ($________________) moneda corriente, incluido el IVA, todos los costos directos, indirectos, impuestos, etc.

10) Que adjunto la Garantía de Seriedad de la oferta entre particulares, a favor de la EMSA, por un valor de __________________________________ ($_________________) M/CTE y vigente desde ______________________ hasta ________________________.

11) Que en la eventualidad de que esta propuesta sea seleccionada, me obligo a presentar las garantías exigidas en los términos de referencia de la Invitación a Cotizar y además, prorrogar la Garantía de Seriedad de la Oferta, hasta tanto se establezca y apruebe la Garantía de Cumplimiento del contrato que llegue a firmarse.

12) Que realizaré dentro del plazo que fije la EMSA, todos los trámites necesarios para firma y la legalización del contrato, de lo contrario, autorizo expresamente a EMSA ESP para que haga efectiva la póliza de seriedad de la oferta presentada y adjudique a su criterio nuevamente el objeto del contrato

13) Que iniciaré el contrato en la fecha ordenada por la EMSA y lo terminaré dentro del plazo establecido.

14) Que conozco totalmente los requisitos y alcances de las exigencias laborales, de salud ocupacional y ambientales vigentes en la EMSA y los aplicaré en la ejecución de los trabajos.

15) Que me obligo a guardar la confidencialidad de la información que llegue a conocer con motivo del presente proceso contractual.

NOMBRE Y FIRMA (Espacio para la firma del representante legal o persona autorizada) _____________________________________________________ (Anotar nombres y apellidos completos de quien firma) C.C. No ________________de___________ DIRECCIÓN: ________________________ TELÉFONO:________________________ CORREO ELECTRÓNICO:__________________


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ANEXO No. 2 Formulario de proveedores


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INSTRUCCIONES DILIGENCIAMIENTO:

1. INFORMACIÓN GENERAL:

• NOMBRE O RAZÓN SOCIAL:

Si es persona natural, es necesario que enuncie apellidos y nombres completos tal como aparecen registrados en la cédula de ciudadanía. Si es establecimiento de comercio de una persona natural, debe indicar apellidos y nombres completos del propietario.

Si es Persona Jurídica, su razón social completa como aparece descrita en el Certificado de Cámara de Comercio.

• RUT O NIT Y NUMERO

RUT Para personas naturales o jurídicas, diligenciado ante la DIAN

NIT para personas jurídicas

• DIRECCIÓN, TELÉFONO, FAX, CELULAR, EMAIL, PAGINA WEB, CIUDAD, DEPARTAMENTO, PAÍS:

Es el domicilio del proveedor, lugar donde jurídicamente se puede localizar a una persona. A esta dirección se le enviaran la correspondencia y cualquier documento.

• REGISTRO DE CÁMARA DE COMERCIO:

Código asignado por la Cámara de Comercio como comerciante y proponente.

1. NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL:

Persona autorizada según Certificado de Cámara de Comercio, para solicitar, tramitar y actualizar cualquier información ante EMSA.

2. CLASIFICACIÓN DEL PROVEEDOR:

Debe ir de acuerdo con la actividad principal que desempeña el proveedor. Para Personas Jurídicas debe coincidir con el Acta de Constitución o Escritura de la Empresa.

3. INFORMACIÓN BANCARIA:

Datos básicos para tramitar con oportunidad y seguridad, los pagos generados por sus servicios o suministros a EMSA. El suministro de una cuenta corriente o de ahorros nos facilita efectuar vía electrónica su pago.

Es de carácter obligatorio anexar certificación bancaria en original, con expedición no mayor a treinta (30) días. Esta certificación debe contener como mínimo los siguientes datos:

1. Titular de la cuenta, su NIT o cédula. El primer titular de la cuenta debe ser la persona natural o jurídica que presta el servicio o suministro y que es quien suministra sus datos en este formulario.

2. Tipo y número de Cuenta.

3. Firma, nombre y sello del funcionario y Entidad que expide la certificación.

Si desea tramitar una actualización de la información bancaria, anexe adicionalmente una carta de solicitud firmada por el Rep. Legal en donde indique la cuenta anterior y la nueva cuenta.

1. INFORMACIÓN TRIBUTARIA

Esta información hace referencia a todo el aspecto fiscal del proveedor, básico e indispensable para garantizar la correcta liquidación de los impuestos de las facturas o Cuentas de Cobro de acuerdo a las normas establecidas.

2. NOMBRE, FIRMA E IDENTIFICACIÓN DEL REPRESENTANTE LEGAL

Certifica la veracidad de la información suministrada.

DOCUMENTOS A ANEXAR:

• Fotocopia del RUT, NIT o Cédula

• Certificado de Cámara de Comercio

• Certificación bancaria

NO OLVIDE INFORMAR CUALQUIER CAMBIO EN LOS DATOS SUMINISTRADOS PARA EVITAR CONTRATIEMPOS Y FACILITAR UN OPORTUNO CONTACTO, ENVÍO DE CORRESPONDENCIA Y TRAMITE DE PAGOS.


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Anexo No 3 Cuadro de Cantidades y precios

Mes Galones/mes Valor por Galón Valor total

Octubre 2013 14000 Noviembre 2013 10500 Diciembre 2013 14000 Enero 2014 10500 Febrero 2014 10500 Marzo 2014 14000

Valor Total

Nota: El oferente deberá incluir y desagregar si es preciso los valores que se cobraran en total por la entrega del combustible en la central de la Macarena.


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Anexo No 4. Borrador Minuta Contrato

CONTRATO No 45000000XXX OBJETO: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX. CONTRATISTA: XXXXXXXXXXXXXXXXXXX. VALOR: $XXXXXXXXX Incluido IVA Entre los suscritos HERNAN SAAVEDRA CAICEDO, mayor de edad, vecino de Villavicencio, identificado con la cédula de ciudadanía número 17.385.394 expedida en Puerto López, en su condición de Gerente y Representante Legal de la Electrificadora del Meta S.A. Empresa de Servicios Públicos Mixta, sociedad por acciones, sometida en materia de contratación a las normas del derecho privado, constituida por escritura pública No.6353 del 18 de Diciembre de 1981 de la Notaria Primera del Círculo de Bogotá D.C., quien en adelante se denominará EMSA ESP; y XXXXXXXXXXXXXXXXX, mayor de edad, vecino(a) y domiciliado(a) en la ciudad de XXXXXXXXXXX, identificado con la cédula de ciudadanía No. XXXXXXXXX, expedida en la ciudad de XXXXXXXXXXXX, quien actúa en calidad de Representante Legal de la firma XXXXXXXXXXXXXXX, Sociedad constituida mediante Escritura Pública No. XXXXX Notaría XX de XXXX del XX de XXX de XXX, inscrita en la Cámara de Comercio el XX de XXXX de XXX bajo el No. XXXXXXXXX del Libro IX, y quien contractualmente se denominará el CONTRATISTA, han convenido celebrar el presente contrato que se rige por las siguientes cláusulas, previas las siguientes consideraciones: a) Que, atendiendo las necesidades de la empresa se expide el Documento Base de Invitación a Cotizar No 0XX-2013 cuyo objeto es “XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX”. b) Que, el Documento Base de Invitación a Cotizar y sus adendos fueron publicado en la página WEB de la empresa. c) Que, una vez efectuada la respectiva evaluación a las propuestas presentadas, el Comité de Contratación de EMSA E.S.P. decide adjudicar el objeto de la presente contratación a la firma XXXXXXXXXXXXXXXX por presentar la propuesta más favorable a EMSA E.S.P. PRIMERA: OBJETO: El Contratista se obliga bajo su exclusiva dirección y responsabilidad a prestar el servicio de “XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX”; de conformidad con su oferta radicada en Administración Documental bajo el No. XXXX el XX de XXXXX de 2013, Análisis de la Gerencia de XXXXXXXX del XX de XXXXXXXXX de 2013, y Acta del Comité de Contratación No. 0XX del XX de 2013 y adendos No X. Documentos que forman parte integral del presente contrato. SEGUNDA: ALCANCE DE LOS SERVICIOS. El alcance del servicio objeto del presente contrato, se concreta en el numeral X del documento base de invitación a cotizar los cuales hacen parte integral del presente contrato. TERCERA: VALOR DEL CONTRATO: El valor del presente Contrato es por la suma de XXXXXXXXXXXX ($XXXXXXXX,00) MONEDA CORRIENTE, incluido IVA., discriminado en el siguiente cuadro descriptivo:


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ÍTEM DESCRIPCIÓN VALOR TOTAL

01 XXXXXXXXXXXX $XXXXXXXXXX

VALOR TOTAL DEL CONTRATO $ XXXXXXXX PARÁGRAFO: Los precios establecidos en esta cláusula serán fijos y firmes no reajustables, pagaderos a los 30 días después de presentada cada factura, debidamente aprobada por la Interventoría. El Contratista declara que los precios pactados incluyen todos los costos directos e indirectos, gastos generales, como tasas, impuestos, derechos, según se requieran para su correcta ejecución, para cumplir integralmente con el objeto del contrato. CUARTA: FORMA DE PAGO: La Electrificadora del Meta S.A. ESP, cancelará al Contratista por la ejecución de los servicios objeto del contrato, XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX. QUINTA: PLAZO DE ENTREGA: El CONTRATISTA se obliga a entregar la totalidad de los trabajos objeto del presente contrato en un plazo máximo de XXXXXXXXXX (XX) XXX calendario, contados a partir de la respectiva acta de inicio y posterior a la legalización del contrato. SEXTA: GARANTÍAS. EL CONTRATISTA deberá constituir por su cuenta y entregar a EMSA las garantías expedidas por compañía de seguros o entidad bancaria, legalmente establecida en Colombia (Póliza de Seguro de Cumplimiento entre Particulares), que ampare los riesgos que a continuación se enumeran: a) Garantía de Cumplimiento, para garantizar el cumplimiento de todas las obligaciones contraídas en virtud del presente contrato, por una cuantía equivalente al 20% del valor del contrato por un término igual al plazo del contrato y sesenta días más. Esta garantía deberá constituirse dentro de los cinco días siguientes a la firma del contrato y tener vigencia desde su firma. SÉPTIMA: PERSONAL: El Contratista será responsable del pago de sueldos y prestaciones sociales de su personal el cual no contraerá vinculación laboral alguna con la EMSA. OCTAVA: SUJECIÓN A LAS APROPIACIONES PRESUPUESTALES: Se establece que las entregas de las sumas de dinero que la EMSA está obligada a pagar al CONTRATISTA, en virtud del presente contrato, están subordinadas a las apropiaciones que de la misma se asignen en el presupuesto de gastos para la vigencia fiscal correspondiente. NOVENA: MULTAS: Por mora o incumplimiento parcial, EMSA E.S.P. podrá imponer al contratista, una multa equivalente al 0,3% sin exceder del 10% del valor del Contrato por cada día de retraso o incumplimiento. PARÁGRAFO: Las multas serán impuestas mediante acto motivado. EL CONTRATISTA deberá cancelar su valor en un plazo de CINCO (5) días calendario contados a partir de la ejecutoria de dicha providencia. En caso contrario, la EMSA ESP podrá descontarlas de las cuentas pendientes de pago al CONTRATISTA dentro del presente contrato. DÉCIMA: APROPIACIONES PRESUPUESTALES: El valor del presente Contrato será pagado con fondos provenientes del Rubro XXXXXXXXXXXXX. DÉCIMA PRIMERA: INHABILIDAD E INCOMPATIBILIDAD: EL


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CONTRATISTA declara conocer la Constitución, y demás normas legales que regulan la materia, y afirma bajo juramento que no se encuentra incurso en ninguna de las inhabilidades, ni incompatibilidades establecidas en ellas, para la celebración del presente contrato. DÉCIMA SEGUNDA: INTERVENTORIA: La EMSA ESP ejercerá la interventoria del presente contrato a través del Gerente de XXXXXXXXXX o a quien el designe. La interventoria será el conducto regular para las relaciones entre la EMSA ESP. y el CONTRATISTA a través de ella se tramitarán todos los asuntos relacionados con el contrato y será la encargada de vigilar el cumplimiento de los compromisos contractuales. DÉCIMA TERCERA: CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA: En caso de incumplimiento del contrato, la EMSA cobrará inmediata y directamente al CONTRATISTA en virtud de la presente cláusula penal pecuniaria, una suma equivalente al 10% del valor del contrato. PARÁGRAFO: El valor de la multa de la cláusula penal pecuniaria estipulada en el presente contrato, ingresará a la Tesorería de la EMSA y podrán ser cobrados directamente al CONTRATISTA o de las garantías constituidas. DÉCIMA CUARTA: CESIÓN Y SUBCONTRATOS: El CONTRATISTA no podrá ceder total o parcialmente, ni subcontratar la construcción objeto del presente contrato a persona alguna natural o jurídica, nacional o extranjera, como tampoco podrá ceder los pagos o valores a que tenga derecho, con motivo de la ejecución del contrato sin la previa aprobación escrita de la EMSA. La EMSA no se hará responsable de ninguna de las obligaciones emanadas de los SUBCONTRATOS, ni de sus resultados por el hecho de haberlos autorizado. En el texto de los SUBCONTRATOS siempre se dejará constancia de que se entienden celebrados dentro y sin perjuicio de los términos del presente contrato y bajo la exclusiva responsabilidad del CONTRATISTA. DÉCIMA QUINTA: NORMAS FISCALES: El presente contrato se regirá por las normas fiscales aplicables en la EMSA, las cuales acepta el CONTRATISTA y se consideran parte integrante del presente contrato. DÉCIMA SEXTA. CAUSALES DE TERMINACIÓN: La EMSA E.S.P. podrá dar por terminado el presente contrato en los siguientes casos: 1) Por mutuo acuerdo entre las partes. 2) Por el incumplimiento del Contratista en las obligaciones contraídas en virtud del objeto del presente contrato. DÉCIMA SÉPTIMA: DOMICILIO: Las partes declaran que para todos los efectos judiciales y extrajudiciales de este contrato, acepta la ciudad de Villavicencio como domicilio de los contratantes. DÉCIMA OCTAVA: EJECUCIÓN DEL CONTRATO. Para la ejecución del presente contrato se requiere: 1) Registro presupuestal; 2) Constitución y aprobación de la garantía de cumplimiento y presentación del recibo de pago de la prima correspondiente. DÉCIMA NOVENA: El Contratista deberá cancelar la(s) siguiente(s) obligación(es): 1) Pago de la estampilla Pro-electrificación rural en la Tesorería Departamental. 2) Pago impuesto de timbre. En constancia de todo lo anterior se firma en Villavicencio, a los POR LA EMSA E.S.P. POR EL CONTRATISTA

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