Servicio Regional de Bienestar Social Comunidad de … · MANUAL DEL PROCESO DE INGRESO Y ACOGIDA...

Comunidad de MadridCONSEJERIA DE SERVICIOS SOCIALES Servicio Regional de Bienestar Social

CONSEJERÍA DE SERVICIOS SOCIALES

SERVICIO REGIONAL DE BIENESTAR SOCIAL

MANUAL DEL PROCESO DE INGRESO Y ACOGIDA EN

CENTROS RESIDENCIALES PARA PERSONAS MAYORES

MARZO 2.003

Proceso de Ingreso y Acogida en Centros Residenciales para Personas Mayores del S.R.B.S.

Proceso de Ingreso y Acogida en Centros Residenciales para Personas Mayores del S.R.B.S. 2

Depósito Legal: M.39.849-2003

http://www.madrid.org/publicamadrid


PROCESO DE INGRESO Y ACOGIDA EN RESIDENCIAS PARA PERSONAS MAYORES DEL SERVICIO REGIONAL DE BIENESTAR SOCIAL DE LA COMUNIDAD DE MADRID

Tutorización del proceso: D. José Simón Martín, Director del Instituto

Universitario de Evaluación Sanitaria de la Universidad Complutense de Madrid; Dª Patricia Restrepo Ramírez, Coordinadora del Área de Calidad y Comunicación

Interna; y Dª Marién Serrano Benítez, Coordinadora de Calidad en Centros

Propios.

Documento elaborado por el Equipo de Mejora de Procesos de la Residencia para

Personas Mayores “Gran Residencia “constituido por:

Fernando Amado Canillas ........................... Director

Elías Martín Moreno ................................... Jefe de Área Técnico Asistencial

Teresa López Tierno .................................. Médico

Antonia Alcohol Ruiz .................................. Enfermera

David Gárate Gil ........................................ Enfermero

Cristina Mosquera Varela............................ Enfermera

Rosario del Cerro Barja .............................. Trabajadora Social

Mª Ángeles Almarza Blázquez ..................... Trabajadora Social

Ana Enríquez Martín................................... Gobernanta I

Rocío Benito Asenjo ................................... Auxiliar Enfermería

Clara I. López Sánchez............................... Auxiliar Enfermería

Manuel Fuentes Roncero ............................ Auxiliar Enfermería

Manuel Herbella Martín .............................. Auxiliar de Control

Oscar Naveso Campos ............................... Auxiliar de Servicios Generales

Valvanera Jiménez Martínez........................ Auxiliar Administrativo



Análisis de situación previo a la elaboración del documento, a cargo de los Equipos

de Mejora de Procesos de la Residencia para Personas Mayores “Alcorcón” y

Residencia para Personas Mayores “Colmenar Viejo”, constituidos por:

RESIDENCIA PARA PERSONAS MAYORES “ALCORCÓN”

Nieves Jiménez Río .................................... Directora

Carlos Galán Cobello .................................. Jefe de Área Técnico Asistencial

José Antonio López Gil ............................... Médico

Pedro Corrales Sánchez.............................. Trabajador Social

Manuel Marcos García ................................ Jefe de Área Técnico Asistencial

Olga Cures Rivas ....................................... Fisioterapeuta

Sonia Donaire Muñoz ................................. Terapeuta Ocupacional

Mª Teresa Rodríguez Martínez .................... Auxiliar de Enfermería

Antonio Aguilera Moyano............................ Auxiliar Administrativo

Paloma Palma Garzón ................................ Administradora

RESIDENCIA PARA PERSONAS MAYORES “COLMENAR VIEJO”

Clemente Beneitez Fernández..................... Director

Óscar Álvarez López................................... Jefe de Área Técnico Asistencial

Santiago Ruiz Grima .................................. Médico

Mª Isabel Santos ....................................... Trabajadora Social

Mª José Mansilla........................................ Terapeuta Ocupacional

Margarita Rubio Herranz ............................ Auxiliar Administrativo

Pilar López de Armentia ............................. D.U.E.

Mónica Reyes Quintana.............................. Fisioterapeuta

Maquetación y apoyo logístico, Área de Calidad y Comunicación Interna

Todos los derechos reservados. Se prohíbe la reproducción total o parcial de este

documento, sin autorización expresa del Servicio Regional de Bienestar Social,

organismo autónomo adscrito a la Consejería de Servicios Sociales de la Comunidad

de Madrid.



ÍNDICE

Introducción .................................................................................................. 1

Plantilla para la definición del Proceso de Ingreso y Acogida

1. Datos de identificación............................................................................... 3

2. Requerimientos y especificaciones ............................................................ 13

3. Valoración del funcionamiento actual del proceso....................................... 14

4. Subprocesos y actividades ....................................................................... 15

5. Diagramas interfuncionales del Proceso-Subprocesos ................................. 17

Descripción de las entradas

1. Identificación de las entradas................................................................... 21

2. Requisitos y condiciones de las entradas ................................................... 23

Descripción de las etapas y actividades del Proceso

1. Etapas del Proceso .................................................................................. 25

2. Actividades de los subprocesos................................................................. 27

3. Indicadores de actividad .......................................................................... 37

4. Responsabilidades de la actividad ............................................................. 48

Estándares a cumplir en el Proceso de Ingreso y Acogida

1. El Listado de residentes con necesidades de reubicación ............................ 50

2. La Lista de Reserva ................................................................................. 50

3. El expediente personal de los adjudicatarios.............................................. 50

4. Información a los usuarios sobre la Residencia .......................................... 51



5. La adecuación de la habitación................................................................. 51

6. La valoración inicial de necesidades .......................................................... 52

7. El Plan de actuación inicial ....................................................................... 53

8. La valoración profesional y clasificación funcional de residentes .................. 53

Resultados del Proceso

1. Resultados esperados ............................................................................. 54

2. Evaluación de resultados.......................................................................... 55

ANEXO I: Documentación asociada.................................................................... 56

1. Modelo de listado de residentes con necesidades de reubicación ................. 57

2. Modelo de solicitud de Lista de Reserva .................................................... 58

3. Hoja de información general sobre la Residencia........................................ 59

4. Documento de renuncia........................................................................... 61

5. Modelo de inventario de enseres .............................................................. 62

6. Propuesta de cambio de habitación........................................................... 64

7. Comunicación a las Unidades de plaza y fecha de ingreso........................... 65

8. Compromiso Residencia usuario (documento indicativo) ............................. 66

9. Historias médica, social y enfermería (en soporte informático) .................... ---

10. Plan de actuación inicial........................................................................... 69

11. Registros de actividad: ........................................................................... 70

• Unidad de Trabajo Social

• Unidad Médica

• Unidad de Enfermería

12. Instrumento de Clasificación Funcional (C. F. R.) (soporte informático)....... 73



INTRODUCCIÓN

El crecimiento rápido del número de personas mayores es una tendencia

evidente en todo el mundo desarrollado. Este incremento de la población de mayores

incide directamente en las necesidades globales de asistencia, coherentes con los

factores de vulnerabilidad que afectan específicamente a su dependencia,

aumentando significativamente las demandas tradicionales y transformando las

necesidades en diversos planos.

Para dar respuesta a esas necesidades las Políticas sociales dirigidas a

mayores, orientadas por el lema “envejecer en casa”, han desarrollado servicios

comunitarios y otras alternativas a la institucionalización, contribuyendo de forma

decisiva al cambio de perfil de usuario de residencias y esto, a su vez, a que las

residencias se muevan en un espectro evolutivo que va desde una filosofía hostelera

y de alojamiento, hacia un enfoque socio-sanitario.

En la actualidad conviven en las residencias personas con distintas tipologías:

residentes autónomos para la vida diaria, residentes con moderadas limitaciones en

las Actividades Básicas de la Vida Diaria, residentes con procesos agudos que no

requieren hospitalización, residentes convalecientes procedentes del hospital o de la

unidad de agudos del mismo Centro, residentes con alteraciones funcionales físicas

y/o psíquicas graves, residentes con procesos terminales y usuarios de atención

diurna con deterioro cognitivo y/o funcional.

Esta variada casuística, con una amplia dispersión en cuanto a las

necesidades, junto al Programa y lugar de procedencia, son elementos

diferenciadores de los candidatos que hay que tener en cuenta en la admisión y

ubicación de un nuevo residente.

En este documento se describen las actividades que se llevan a cabo en una

Residencia de Mayores para admitir, ubicar y adaptar a esos nuevos residentes.



Todas estas actividades se incluyen dentro del Mapa de Procesos de la residencia

como: “Proceso de Ingreso y Acogida”.

La descripción del proceso se ha realizado tomando como base el trabajo de

los equipos de mejora procedentes de las Residencias para Personas Mayores de

Alcorcón, de Colmenar Viejo y de Gran Residencia.

El documento se ha distribuido en siete grandes apartados:

1. Plantilla para la definición del Proceso de Ingreso y Acogida.

2. Descripción de las entradas

3. Descripción de las etapas y actividades del Proceso.

4. Estándares a cumplir en el Proceso.

5. Diagrama de flujo.

6. Resultados del Proceso.

7. Anexo I: Documentación asociada.



PLANTILLA PARA LA DEFINICIÓN DEL PROCESO DE

INGRESO Y ACOGIDA

1. DATOS DE IDENTIFICACIÓN

1.1. Nombre del Proceso: PROCESO DE INGRESO Y ACOGIDA

1.2. Responsable del proceso: Trabajador/a Social 1.3. Misión

Definir y ejecutar las actividades que se llevan a cabo en una Residencia de

Mayores para preparar el ingreso de un nuevo residente, gestionar la plaza vacante,

cubrir la vacante y conseguir la adaptación del nuevo residente.

1.4. Propósito

El objetivo final de este proceso es conseguir que: la vacante se cubra en el

menor tiempo posible, la plaza se adecue a las necesidades del nuevo residente, se

presten los cuidados Básicos desde el mismo momento del ingreso, el nuevo

residente se adapte a la vida residencial y que el proceso responda a sus

expectativas.



1.5. Procesos con los que se relaciona

Gestión de la estancia (alojamiento): servicio de habitaciones, servicio de

restauración, atención al residente y planificación de actividades diarias.

Valoración de necesidades: valoración social, valoración de enfermería y

valoración médica.

Asistencia y cuidados: situaciones de urgencia, enfermedades y procesos

clínicos agudos, enfermedades y procesos clínicos crónicos, y planes de

cuidados.

Gestión de la comunicación: comunicaciones internas y comunicaciones y

relaciones externas.

Mantenimiento y conservación: mantenimiento de habitaciones.

Limpieza: habitaciones de residentes.

Lavandería: marcado, recogida y lavado de ropa.

Gestión económica: facturación.

Gestión de alimentación y cocina: dietética, preparación de menús,

distribución de menús.

Gestión de sistemas de información: Información, registros administrativos y

asistenciales.

Gestión de riesgos: Seguridad de residentes.



1.6. Entradas y proveedores

ENTRADAS PROVEEDORES

Relación de residentes con

necesidades de reubicación Equipo Multidisciplinar

Lista de reserva Dirección General del Mayor

Expediente del Candidato Dirección General del Mayor

Informes de estado de salud Otras residencias en los traslados

Centros de Salud

Información de necesidades

Hospitales para las plazas de estancia

temporal

Otros proveedores para las plazas de

estancia temporal y emergencia social

Plaza vacante Residencia

El adjudicatario de la plaza y familia Dirección General del Mayor

1.7. Clientes finales del proceso

1. La Dirección General del Mayor.

2. Los adjudicatarios de plaza.

La adjudicación de la plaza puede ser con carácter definitivo o temporal,

atendiendo a diferentes situaciones de necesidad y dependiendo del programa con el

que se da respuesta. Según el programa al que esté designada la plaza vacante

podemos clasificarlos en:



Adjudicatarios de plaza con carácter definitivo Personas mayores con importantes necesidades de apoyo, ayuda y/o cuidados

especializados que solo pueden prestarse adecuadamente desde el entorno

residencial.

Adjudicatarios de plaza de estancia temporal Personas mayores a las que se les concede plaza durante un máximo de tres

meses por las siguientes causas:

Necesidades de cuidados médicos, de enfermería o de rehabilitación.

Enfermedad del cuidador principal.

Circunstancias personales del cuidador principal: descanso, viajes, obras en la

vivienda, etc.

Adjudicatarios de plaza de estancia de verano

Son personas mayores a las que se les concede plaza durante un mes en

verano para descanso de la familia o de los cuidadores habituales.

Adjudicatarios de plaza de Emergencia

Son personas mayores a los que se les concede plaza durante dos días como

respuesta a circunstancias de conflictividad urgente, desastres naturales, etc.



Además del tipo de estancia, para el Proceso de Ingreso y Acogida son

elementos diferenciadores de los posibles candidatos, el nivel funcional y la

procedencia.

1.8. Resultados y clientes

RESULTADOS CLIENTES

Preparación para el ingreso Adjudicatarios de plaza y familiares

Adecuación de residentes a la plaza

vacante

Residentes reubicados

Nuevos residentes

Cobertura de la vacante Dirección General del Mayor

Plan inicial de cuidados

Nuevo residente

Enfermería

Cocina

Personal de la planta

Adaptación del residente Nuevo residente

Familiares

1.9. Indicadores

A nivel global los indicadores que se proponen son:

Tiempo medio de cobertura de las vacantes.

Porcentaje de ocupación desagregado por programas: ingresos definitivos,

estancias temporales, estancias de verano y emergencia social.

Porcentaje de cambios de habitación en los primeros quince días a partir del

ingreso.



Porcentaje de renuncias en los primeros quince días a partir del ingreso.

Satisfacción del residente y familia con el ingreso.

1.10. Fichas de Indicadores

Nombre del Indicador Tiempo medio de cobertura de vacantes.

Definición Número de días transcurridos desde que se

produce la vacante hasta que es ocupada

por un nuevo residente.

Método de cálculo

Numerador: suma de días transcurridos

para la cobertura de cada una de las

vacantes

Denominador: número de vacantes

ocupadas.

Frecuencia de medición Mensual.

Subproceso en el que se mideIngreso y Acogida, con la formalización

administrativa.

Responsable de la medición Administración.

Objetivo Cubrir todas las vacantes en menos de siete

días.

Justificación Conocer el tiempo medio de cobertura de

vacante y su adecuación al estándar

establecido.



Nombre del Indicador Porcentaje de ocupación desagregadopor programas.

Definición

Número de plazas ocupadas en relación a

las plazas totales de cada uno de los

programas: 346 plazas definitivas, 14 plazas

de estancia temporal y las que se

establezcan para estancias de verano.

Método de cálculo

Numerador: número de plazas ocupadas en

cada programa por 100.

Denominador: número de plazas totales de

cada programa.


Subproceso en el que se mide Preparación para el Ingreso

Responsable de la medición Trabajador/a Social.

Objetivo Mantener el 100 % de ocupación.

Justificación Optimizar las plazas y atender la fuerte

demanda de la Dirección General del Mayor.



Nombre del Indicador Porcentaje de cambios de habitación en los primeros quince días a partir del ingreso.

Definición

Número de residentes a los que se les

cambia de habitación en los primeros quince

días en relación con el número de

residentes ingresados.

Método de cálculo

Numerador: número de cambios de

habitación en los primeros quince días por

100.

Denominador: número de ingresos totales.


Subproceso en el que se mide Adaptación del residente.

Responsable de la medición Equipo Multidisciplinar.

Objetivo

Evaluar las actividades: verificación de

informes y nivel funcional, valoración de la

adecuación de la vacante y valoración inicial

de necesidades.

Justificación

Conocer el grado de concordancia entre las

necesidades del residente identificadas y las

características estructurales y asistenciales

de la plaza.



Nombre del Indicador Porcentaje de renuncias en los primeros quince días a partir del ingreso.

Definición

Número de residentes que renuncian a la

plaza en los primeros quince días en

relación con el número total de residentes

ingresados.

Método de cálculo

Numerador: número de renuncias en los

primeros quince días desde el ingreso por

100.


Frecuencia de medición Semestral.

Subproceso en el que se mide Adaptación del Residente.

Responsable de la medición Trabajador/a Social

Objetivo Conseguir cero renuncias.

Justificación

Conocer el grado de satisfacción con el

proceso de ingreso y la adecuación de

nuestra cartera de servicios a las

expectativas del usuario.



Nombre del Indicador Satisfacción del residente y familia con el ingreso.

Definición

Grado de valoración global y porcentual de

los residentes y familiares sobre el proceso

de ingreso según el siguiente desglose: en

muy alto grado, el alto grado, en grado

medio, en bajo grado y en muy bajo grado.

Método de cálculo Encuesta de satisfacción


Subproceso en el que se mide Adaptación del Residente.

Responsable de la medición Trabajador/a Social

Objetivo Que la categoría de satisfacción del 80 %

de los residentes y familias sea de alto o

muy alto grado.

Justificación Conocer si el proceso responde a las

expectativas del residente y familia.



2. REQUERIMIENTOS Y ESPECIFICACIONES

Están contenidos en los siguientes apartados o documentos:

2.1. Requisitos y condiciones de las entradas.

2.2. Descripción de las etapas y actividades del Proceso de Ingreso y acogida.

2.3. Estándares a cumplir por el Proceso.

2.4. Normas contenidas en el Reglamento de Organización y Funcionamiento de

las Residencias para Personas Mayores.



3. VALORACIÓN DEL FUNCIONAMIENTO ACTUAL DEL PROCESO

3.1. Fortalezas

o Existencia de un personal formado adecuadamente.

o Soportes de Administración adecuados.

o Fuerte demanda creciente.

o Estabilidad de los clientes.

3.2. Áreas de Mejora

o Proceso de decisión para definir la necesidad y adjudicación de plaza.

o Comunicaciones de la Dirección General del Mayor con la Residencia:

Listados de vacantes y expedientes de los candidatos.

o Comunicaciones con la Residencia de donde se traslada el candidato:

Datos de la historia social, historia clínica y plan de cuidados.

o Información clínica que aporta el candidato desde su Centro de Salud.

o Necesidad de existencia de un contrato entre la Residencia y el

residente.

o Necesidad de que exista un sistema de clasificación de residentes

normalizado.

o Instrumentos de valoración del residente homogéneos en todas las

residencias.

o Existencia de una documentación homogénea en todas las residencias:

historia clínica.



4. SUBPROCESOS Y ACTIVIDADES

Existen cuatro grandes subprocesos:

SUBPROCESOS ACTIVIDADES

1) Preparación para el Ingreso

1.1. Análisis de necesidades de reubicación.

1.2. Solicitud de Lista de reserva.

1.3. Recepción de la lista de reserva y expedientes

personales.

1.4. Revisión de expedientes.

1.5. Comunicación y verificación del interés del

candidato.

1.6. Cita previa al ingreso.

1.7. Recepción.

1.8. Información general sobre la Residencia.

1.9. Visita guiada.

1.10. Entrevista final.

1.11. Verificación de informes y nivel funcional

2) Gestión de plaza vacante

2.1. Comunicación interna existencia de vacante.

2.2. Baja Administrativa.

2.3. Retirada de enseres.

2.4. Valoración y adecuación de la habitación.

2.5. Propuesta de reubicación.

2.6. Valoración y adecuación de la vacante

definitiva.

2.7. Comunicación número de plaza y fecha de

ingreso.



SUBPROCESOS ACTIVIDADES

3) Ingreso y Acogida

3.1. Recepción del nuevo residente.

3.2. Acogida al residente y familia.

3.3. Valoración inicial de necesidades

3.4. Acompañamiento y alojamiento en habitación.

3.5. Plan de actuación inicial.

3.6. Asignación de mesa de Comedor.

3.7. Formalización Administrativa.

4) Adaptación del Residente

4.1. Asignación de profesional de referencia.

4.2. Orientación y acompañamiento.

4.3. Presentación del Consejo de Residentes.

4.4. Presentación del Equipo de Dirección.

4.5. Valoración profesional y Clasificación

Funcional de Residentes.

4.6. Seguimiento Trabajadora Social.

4.7. Información a la familia.



5. DIAGRAMAS INTERFUNCIONALES DEL PROCESO-SUBPROCESOS

5.1. Preparación para el ingreso

Preparación para el Ingreso

ACTIVIDAD

AU

XILIA

R D

E C

ON

TRO

L

EL/LA M

ÉDIC

O

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BA

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SOC

IAL

DIP

LOM

AD

O/A

DE

ENFER

MER

ÍA

EQU

IPO

M

ULTID

ISCIP

LINA

R

Análisis necesidades de reubicación

Solicitud Lista de Reserva

Recepción Lista de Reserva y Expediente Personal

Revisión Expedientes

Comunicación y verificación del interés del Candidato

Cita previa al Ingreso

Recepción

Información general sobre la Residencia

Visita guiada

Entrevista final

Verificación de informes y nivel funcional

Existencia de vacante



5.2. Gestión de Plaza Vacante

Gestión de la Plaza Vacante

ACTIVIDAD A

UX

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DE

ENFER

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TRA

BA

JAD

OR

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SOC

IAL

GO

BER

NA

TE/A

DIR

ECTO

R/A

J.A

.T.A.

Comunicación interna existencia vacante

Baja administrativa

Retirada de enseres

Valoración y adecuación de la habitación

Propuesta de reubicación

Valoración y adecuación de la vacante definitiva

Comunicación número de plaza y fecha ingreso

Ingreso y acogida



5.3. Ingreso y Acogida

Ingreso y Acogida

ACTIVIDAD

AD

MIN

ISTRA

CIÓ

N

AU

XILIA

R D

E C

ON

TRO

L

TRA

BA

JAD

OR

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SOC

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DIP

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O/A

EN

ENFER

MER

ÍA

EL/LA M

ÉDIC

O

AU

XILIA

R D

E EN

FERM

ERÍA

Recepción del nuevo residente

Acogida residente y familia

Valoración inicial necesidades

Traslado y alojamiento en su habitación

Plan de actuación inicial

Asignación de mesa de comedor

Formalización Administrativa

Proceso de adaptación



5.4. Adaptación del residente

Adaptación del Residente

ACTIVIDAD

EQU

IPO

DE

DIR

ECC

IÓN

TERA

PEU

TA

OC

UP

AC

ION

AL

EL/LA M

ÉDIC

O

DIP

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ENFER

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AU

XILIA

R D

E EN

FERM

ERÍA

TRA

BA

JAD

OR

/A

SOC

IAL

CO

NSEJO

DE

RESID

ENTES

Asociación del profesional de referencia

Orientación y acompañamiento

Presentación del Consejo de Residentes

Presentación del Equipo de Dirección

Valoración profesional y C.F.R.

Seguimiento Trabajadora Social

Información a la familia



DESCRIPCIÓN DE LAS ENTRADAS

1. IDENTIFICACIÓN DE LAS ENTRADAS

Como ya se ha señalado, en las Residencias para Personas Mayores conviven

personas con características muy diferentes, cuyo principal elemento diferenciador es

el nivel funcional y la consiguiente carga asistencial, por la fundamental incidencia

que tienen sobre la Misión y los principales aspectos estructurales del los Centros.

Estos niveles funcionales y los requerimientos asistenciales se elevan de forma

constante y progresiva debido a la natural involución asociada al proceso de

envejecimiento de los usuarios.

Por otro lado, la adjudicación de una plaza residencial responde a demandas y

necesidades diversas cuya respuesta se encuadra en distintos programas.

Aunque se tiende a que todas las plazas reúnan los requisitos materiales para

atender a cualquier residente, con independencia de su nivel funcional y del

programa de procedencia, existen razones organizativas por las que estas dos

realidades determinan las características de las plazas residenciales y condicionan de

forma decisiva las entradas en el Proceso de Ingreso y Acogida, ya que en este

Proceso se tienen que conjugar las necesidades internas del Centro con las de la

demanda externa.

Por eso, con carácter previo a la existencia de una vacante, debe establecerse

el número y la ubicación de las plazas destinadas a cada uno de los programas y las

necesidades internas de reubicación.

En función del programa al que esté adscrita la plaza vacante, del nivel

funcional y de la procedencia del candidato, las entradas y actividades del proceso

son diferentes.



Para los adjudicatarios de Plaza Definitiva y Estancias de Verano el

proceso que se inicia con el análisis de necesidades de reubicación y la solicitud de la

Lista de Reserva, las entradas son:

o Listado de residentes con necesidades de reubicación.

o Lista de Reserva.

o Expediente del candidato.

o La plaza vacante.

o El adjudicatario de plaza y familia.

Para los adjudicatarios de Estancias Temporales, que tienen asignadas unas

plazas concretas y cuyo ingreso suele darse por circunstancias urgentes, el proceso

se inicia con la existencia de vacante y las entradas son:

o La comunicación de adjudicación.

o El expediente personal.

o La plaza vacante.

o El adjudicatario de plaza y familia.

Para los adjudicatarios de plazas de Emergencia Social, que ingresan por

razones imprevistas y de urgencia en plazas reservadas, el proceso se inicia con la

llegada del usuario y la entrada es:

o Comunicación del SITADE (Servicio de Información Telefónica y

Atención de Emergencia).

o El usuario.



2. REQUISITOS Y CONDICIONES DE LAS ENTRADAS

2.1. Para los adjudicatarios de Plaza Definitiva y Estancias de Verano

El listado de residentes con necesidades de reubicación.

Este listado debe ser elaborado y actualizado de forma continuada por el

Equipo Multidisciplinar y en él se deben establecer las prioridades para los

distintos niveles funcionales, Módulos o plantas.

Lista de Reserva.

Debe responder a lo solicitado desde el Centro e incluir candidatos para

cualquiera de las plazas, con independencia de las características de éstas.

Expediente personal del adjudicatario.

Debe incluir toda la información necesaria para poder establecer el contacto y

valorar sus necesidades: solicitud de plaza bien cumplimentada con todos los

datos de identificación, direcciones y teléfonos, fotocopia del D.N.I., Informe

Social, Informe Médico, Certificado de Pensión, Datos Bancarios, compromiso

escrito de aportación económica por la plaza residencial.

El adjudicatario de plaza.

Su situación y necesidades de ayuda o cuidados deben corresponderse con los

evaluados para la concesión de plaza, deben ajustarse a la plaza vacante,

debe aceptar expresamente la concesión de la plaza concreta y debe ingresar

en los plazos estipulados.



2.2. Para los adjudicatarios de Plaza de Estancia Temporal

La comunicación de adjudicación.

Además de la comunicación telefónica, tiene que haber una comunicación por

escrito que constate la adjudicación.

El expediente personal.

Dado que la adjudicación de estas plazas responde a circunstancias urgentes

que en ocasiones impiden que se haya podido cumplimentar y remitir el

expediente personal con anterioridad al ingreso, éste debe recibirse lo antes

posible y como máximo 48 horas después del ingreso. En este expediente

debe constar la misma documentación que en los expedientes de Plaza

Definitiva, menos el Informe Social, y tienen especial interés los datos para la

comunicación con los familiares.

2.3. Para los adjudicatarios de Plaza de Emergencia Social

Comunicación del SITADE (Servicio de Información Telefónica y Atención de

Emergencia)

En la comunicación del ingreso se deben aportar los datos de filiación y todos

los disponibles para dar continuidad o establecer un plan básico de cuidados.

Esta comunicación, siempre que sea posible, debe realizarse por escrito con

anterioridad al ingreso o en las primeras 12 horas.



DESCRIPCIÓN DE LAS ETAPAS Y ACTIVIDADES DEL PROCESO DE INGRESO Y ACOGIDA

1. ETAPAS DEL PROCESO

El Proceso de Ingreso y Acogida que se ha definido comienza con el análisis

de necesidades de reubicación y finaliza con el seguimiento de la adaptación del

residente y la información a la familia.

Las actividades del Proceso se agrupan en cuatro subprocesos que,

congruentes con la Misión, tienen un alcance y finalidad concreta.

1.1. Preparación para el Ingreso Este subproceso se inicia con el análisis de necesidades de reubicación y

finaliza con la verificación de informes del firme candidato que acepta expresamente

la plaza en la entrevista previa.

Tiene como finalidad adecuar la plaza vacante a las expectativas y

necesidades del futuro residente.

Gestión de plaza vacante

Se inicia con la comunicación interna de existencia de vacante y finaliza con

la comunicación al adjudicatario del número de plaza y fecha de ingreso.

Su finalidad es el acondicionamiento de la habitación y conseguir la cobertura

de la vacante en el menor tiempo posible.



Ingreso y Acogida Se inicia con la recepción del nuevo residente y finaliza con la formalización

administrativa.

Su finalidad es la ubicación del residente en una plaza adecuada a sus

necesidades y garantizar la continuidad de los cuidados.

Adaptación del residente

Se inicia con la asignación de un profesional de referencia y finaliza con el

seguimiento de la adaptación e información a la familia.

Su finalidad es orientar y favorecer la adaptación del nuevo residente y

atenuar el impacto del ingreso.

Estas etapas describen globalmente el Proceso de Ingreso de un nuevo residente en la mayoría de las plazas, que son las previstas para IngresosDefinitivos.

,

Sin embargo, como hemos visto al describir las entradas, hay plazas destinadas a otros programas que condicionan el que no se lleven a cabo todas las etapas del Proceso. En las Estancias de Verano, cuya duración es un mes natural, losingresos se concentran en el primer día del mes y no se realiza la Clasificación Funcional. En las Estancias Temporales el Proceso se inicia con la Gestión de la Plaza Vacante y en las Estancias de Emergencia directamente con el Ingreso y Acogida sin la formalización administrativa ni las actividades de adaptación del residente.



2. ACTIVIDADES DE LOS SUBPROCESOS

2.1. Preparación para el Ingreso

2.1.1. Análisis de necesidades de reubicación

El Equipo Multidisciplinar, en reuniones quincenales, estudia todos los cambios

significativos en el nivel funcional de los residentes a propuesta de cualquier

profesional del Área Técnico Asistencial y elabora una relación de residentes

que deben ser reubicados, especificando en qué Módulo o planta.

2.1.2. Solicitud de Lista de Reserva

El/la Trabajador/a Social solicita mensualmente o, siempre que sea necesario,

mediante documento normalizado vía fax, la Lista de Reserva. El número de

candidatos solicitados será el resultado de analizar los ingresos medios

mensuales de los dos últimos años y teniendo en cuenta las necesidades de

reubicación pendientes. Este número será el de los ingresos medios previstos

por cada característica y perfil de usuario más uno.

Siempre que quede sólo un candidato en la Lista se repetirá la petición sin

esperar a la periodicidad mensual establecida. La petición mensual se hará de

forma razonada e incluirá los datos sobre la gestión de la Lista anterior.

2.1.3. Recepción de Lista de Reserva y Expedientes Personales

El Auxiliar de Información y Control recoge en el Servicio de Coordinación y

Regulación de la Demanda la Lista de Reserva y los Expedientes a los siete

días de haberse cursado la solicitud.



2.1.4. Revisión de Expedientes

El/la Trabajador/a Social revisa los Expedientes recibidos en las primeras

veinticuatro horas desde su recepción, comprobando que estén bien

cumplimentados y registrando las incidencias.

2.1.5. Comunicación y verificación del interés del candidato

En las primeras cuarenta y ocho horas desde la recepción de los Expedientes,

el/la Trabajador/a Social se pone en contacto telefónico con los candidatos

para comunicarles su inclusión en nuestra lista de reserva, confirmar que

siguen interesados en la plaza, ofrecerse como interlocutoras para cualquier

asunto relacionado con el ingreso y hacer, cuando sea posible, una previsión

aproximada sobre la fecha del mismo.

Cuando el contacto no puede realizarse telefónicamente, se le envía

telegrama.

Si el candidato manifiesta no seguir interesado en la plaza, el/la Trabajador/a

Social le remite por correo el impreso para formalizar la renuncia.

2.1.6. Cita previa al ingreso

Si el candidato sigue interesado en la plaza el/la Trabajador/a Social, además

de informarle, cita al interesado, en caso de mayores válidos; o a los

familiares, en caso de residentes asistidos, para visitar el Centro. Dicha

citación se realizará siempre en lunes o jueves de 11:30 a 12:30 h. y el/la

Trabajador/a Social lo comunicará por escrito a los/as Auxiliares de Control,

el/la Médico y Enfermero/a del Módulo V (ese sería el de referencia para

nuestro Centro), al menos con veinticuatro horas de antelación.



2.1.7. Recepción

El/la Auxiliar de Control recibe al candidato o familiares, transmitiendo que se

les está esperando. Una vez saludado al residente o familiares, avisa a la

Trabajador/a Social de su llegada y les acompaña a su Despacho.

2.1.8. Información general sobre la Residencia

El/la Trabajador/a Social le da una información general sobre las

características de la Residencia: los servicios que presta, tamaño y

características arquitectónicas, plantilla y actividades.

2.1.9. Visita guiada

El/la Trabajador/a Social les acompaña a uno de los Módulos en los que es

previsible el ingreso y a los distintos servicios y zonas comunes: Biblioteca,

Fisioterapia, Terapia Ocupacional, Capilla, Salón de Actos, Sala de Bingo, etc.

2.1.10. Entrevista final

Terminada la visita, regresan al Despacho del Trabajador/a Social donde los

interesados manifiestan su aceptación o no de la plaza.

En caso de no aceptación se le entrega la documentación para que renuncien

por escrito.

En caso de aceptación, se le hace entrega de la documentación informativa

sobre los requisitos para el ingreso. Además, para poder evaluar el grado de



satisfacción, se le entrega una hoja informativa sobre los pasos y actuaciones

que realizarán los diferentes profesionales el día del ingreso.

2.1.11. Verificación de informes y nivel funcional

El/la Trabajador/a Social avisa al Médico y al Enfermero/a del Módulo V que

realizan la verificación de informes en ese mismo Despacho.

2.2. Gestión de la Plaza Vacante

2.2.1. Comunicación interna existencia vacante

El/la Enfermero/a del Módulo en el que se produzca la vacante, con

independencia de quién sea el primero que tenga la información, realiza la

comunicación interna por escrito, para ello cualquier trabajador que reciba la

información: porque llamen de un hospital, porque avise la familia, porque se

haya producido un traslado, por renuncia o por un fallecimiento en la

Residencia, informa siempre al Enfermero/a del Módulo.

La comunicación escrita que realiza el Enfermero/a la recibe el Auxiliar de

Control y la distribuye a: Trabajador/a Social, Jefe del Área Técnico

Asistencial, Gobierno, Administración, Cocina, Farmacia, Lavandería y aquellos

otros destinatarios que se considere necesario.

2.2.2. Baja Administrativa

Administración, una vez comprobada la información, da de baja al residente

en el Sistema de Gestión y Control de plazas, prepara la liquidación y

comunica la baja al Instituto Nacional de Seguridad Social antes de las setenta

y dos horas.



2.2.3. Retirada de enseres

Los enseres son inventariados en presencia del Trabajador/a Social y retirados

en las primeras setenta y dos horas de haberse producido la vacante, bien por

la familia o por el/la Auxiliar de Enfermería.

En caso de ser retirado por el personal de la Residencia, se identifica y se

almacenan en la dependencia habilitada a tal efecto.

2.2.4. Valoración y adecuación de la habitación

El/la Gobernante/a valora el estado de la habitación y se responsabiliza de que

se adecue en un plazo máximo de 3 días. Solo en caso de que no sea posible,

lo comunica a los/as Trabajadores/as Sociales.

2.2.5. Propuesta de reubicación

El/la Trabajador/a Social propone al Jefe del Área Técnico Asistencial y

Director la reubicación de residentes según las prioridades establecidas por el

Equipo Multidisciplinar. Una vez firmado por el Director, se comunica a los

Enfermeros/as del Módulo y Gobernante/a para que el traslado se realice

antes de las 48 horas.

2.2.6. Valoración y adecuación de la vacante definitiva

El/la Gobernante/a valora el estado de la nueva habitación vacante y se

responsabiliza de que esté disponible en 2 días.



2.2.7. Comunicación número de plaza y fecha de ingreso

El/la Trabajador/a Social comunica telefónicamente el número de plaza, la

fecha y la hora de ingreso al primero de los candidatos, previamente

entrevistados, que se ajuste al perfil de la vacante. Simultáneamente pasa la

comunicación escrita a todas las Unidades y al Consejo de residentes y remite

los datos económicos del Expediente a Administración para cumplimentar el

Contrato.

Los ingresos son siempre el primer martes o miércoles desde que se produce

la notificación.

Cuando el candidato pide una ampliación de plazo, se intenta al menos la

formalización administrativa del ingreso y, en todo caso, el ingreso efectivo no

superará los 15 días.

2.3. Ingreso y Acogida

2.3.1. Recepción del nuevo residente

El/la Auxiliar de Control recibe al nuevo residente y familia y localiza al

Trabajador/a Social y Auxiliares de Servicios Generales. Una vez localizados,

acompaña al residente al Despacho de Trabajo Social, quedando los enseres

en Control para su traslado a la habitación por parte del Auxiliar de Servicios

Generales.

En los casos excepcionales, en que el nuevo residente sea una persona muy

asistida e ingrese en camilla, el Auxiliar de Control, después de recibirle, avisa

al Enfermero/a, acompaña a la familia y al residente al Módulo y, a

continuación, solo a la familia al Despacho de Trabajo Social.



2.3.2 Acogida al residente y familia

El/la Trabajador/a Social les da la bienvenida y les informa de los aspectos

más relevantes de Régimen Interior: horario de comedor, consulta médica,

régimen de visitas, etc., aclarando todas las dudas que le planteen.

Recoge la documentación personal del residente, formaliza el contrato e inicia

la historia social. Una vez cumplimentada toda la documentación, le entrega:

folleto informativo, Carta de Servicios, Reglamento de Organización y

Funcionamiento y Reglamento de Régimen Interior.

El/la Trabajador/a Social avisa al Médico, en los casos en que el nuevo

residente ingrese en un Módulo que corresponda al Médico de mañana, o al

Enfermero/a del Módulo en el supuesto de ingresos en un Módulo del Médico

de tarde.

Para finalizar, el/la Trabajador/a Social remite a Administración el Contrato y

la documentación del Alta.

En el supuesto de que el residente ingrese en camilla y sea trasladado

directamente a la habitación, el Enfermero/a es la persona encargada de darle

la bienvenida y el/la Trabajador/a Social realiza las demás actividades con la

familia.

2.3.3. Valoración inicial de necesidades

El/la Médico de mañana, cuando el residente ingrese en uno de sus Módulos,

lo recibe en el Despacho para su valoración e inicio de la Historia Médica. Al

finalizar dicha valoración, avisa al Enfermero/a del Módulo para que a su vez

realice su valoración e inicie la Historia de Enfermería.



Si el residente ingresa en un Módulo del Médico de tarde, el Enfermero/a hace

la valoración e inicia la Historia de Enfermería y se lo comunica al Médico para

que éste inicie su Historia esa misma tarde.

En el supuesto de residentes que ingresen en camilla, el Enfermero/a avisa al

Médico para su valoración y el inicio de las Historias Médica y de Enfermería

en la propia habitación.

2.3.4. Acompañamiento y alojamiento en su habitación

El/la Enfermero/a, una vez finalizada la valoración, acompaña al residente a su

habitación o avisa al Auxiliar de Enfermería para que lo traslade.

El/la Auxiliar de Enfermería le presenta al compañero de habitación, ayuda a

colocar sus enseres y realiza el inventario de los mismos, del que deja copia

en el armario y remite el original al Trabajador/a Social.

2.3.5. Plan de actuación inicial

El/la Enfermero/a, a partir de las valoraciones del Médico, Trabajador/a Social

y la propia de Enfermería; establece el Plan de actuación inicial, lo comunica a

los/as Auxiliares y hace las anotaciones correspondientes en los libros de

tratamiento.

2.3.6. Asignación de mesa de Comedor

El/la Enfermero/a notifica por escrito a Cocina la dieta y posteriormente, una

vez consultadas los/as Auxiliares de Enfermería, decide su ubicación en el

Comedor que el Auxiliar de Enfermería refleja por escrito en su mesa.



2.3.7. Formalización Administrativa

Administración, en base a la documentación del Expediente Personal y de la

notificación del ingreso efectivo, procede a darle de Alta en el Sistema:

Inclusión en la Base de Datos, apertura de Expediente administrativo y

notificación a la entidad pagadora para cambio de domicilio.

2.4. Adaptación del Residente

2.4.1. Asignación de profesional de referencia

El/la Enfermero/a del Módulo asigna al Auxiliar de Enfermería que es el/la

cuidador/a habitual como profesional de referencia. Este/a Auxiliar de

Enfermería, además de sus funciones habituales, se encarga de: presentarle a

otros residentes y al resto de profesionales del Módulo, le acompaña al

Comedor durante los primeros días y le orienta y acompaña, cuando sea

necesario, al resto de los servicios.

2.4.2. Presentación del Consejo de Residentes

El Consejo de Residentes le visita en su habitación en las primeras 24 horas

desde su ingreso para darle la bienvenida y ofrecerle su apoyo.

2.4.3. Presentación del Equipo de Dirección

El/la directora/a y los Jefes de Departamento se presentan al nuevo residente

en las primeras 72 horas desde su ingreso.



2.4.4. Valoración interdisciplinar y Clasificación Funcional Residente

Desde el primer momento del ingreso se hace un seguimiento por parte del

Auxiliar de Enfermería, Enfermero/a, el/la Médico y Terapeuta Ocupacional y

Fisioterapeuta en caso de que el/la Médico lo considere necesario, que

permita una valoración profesional y la cumplimentación del instrumento de

Clasificación Funcional del Residente.

El seguimiento del Enfermero/a y el/la Médico, además de para cumplimentar

el C.F.R., servirá para realizar, en los primeros siete días, las Historias de

Enfermería y Médica, iniciadas el mismo día del ingreso.

2.4.5. Seguimiento Trabajadora Social

El/la Trabajador/a Social, durante los primeros quince días, mantiene un

contacto continuado con el nuevo residente, que incluye visitas en días

alternos y siempre que sea necesario.

2.4.6. Información a la familia

El/la Trabajador/a Social se pone en contacto con la familia a las 24 del

ingreso para informarle sobre la situación del residente y repite este contacto

siempre que lo demande la familia y a iniciativa propia al menos otras dos

veces durante los primeros quince días.



3. INDICADORES DE ACTIVIDAD

Número de residentes con necesidades de reubicación valorados por el Equipo

Multidisciplinar en reuniones documentadas.

Número y fecha de solicitudes de Lista de Reserva.

Porcentaje de Listas de Reserva y expedientes de candidatos recibidos en la

primera semana desde su solicitud.

Porcentaje de expedientes de adjudicatarios debidamente cumplimentados.

Porcentaje de candidatos incluidos en Lista de Reserva que verifican inicialmente

su interés por la plaza.

Porcentaje de citas previas al ingreso desagregadas por programas.

Porcentaje de residentes que aceptan expresamente la plaza después de la

entrevista previa.

Porcentaje de reubicaciones en relación con las vacantes producidas.

Porcentaje de residentes con Historia (Médica, Enfermería y Social) en el mismo

día del ingreso.

Porcentaje de residentes con Plan Inicial de Cuidados desde el día del ingreso.

Porcentaje de residentes con valoración y clasificación funcional en los primeros

quince días desde el ingreso.



Fichas de Indicadores

Nombre del Indicador Número de residentes con necesidades de reubicación.

Definición

Son los residentes que por haber

experimentado un cambio en su nivel

funcional el Equipo Multidisciplinar propone

para su reubicación.

Método de cálculo Relación de residentes priorizados por

Módulos o plantas.

Frecuencia de medición Quincenal.

Subproceso en el que se mide Preparación para el Ingreso.

Responsable de la medición Equipo Multidisciplinar.

Objetivo Cuantificar las necesidades internas y

conocer la evolución de la carga asistencial.

Justificación Adecuar la solicitud de nuevos candidatos a

las posibilidades reales de atención.



Nombre del Indicador Número y fecha de solicitudes de Lista de Reserva.

Definición Cantidad de Listas de Reserva que se

solicitan y periodicidad con que se realiza la

solicitud.

Método de cálculo Recuento de las Solicitudes documentadas.




Objetivo Garantizar al 100% la disponibilidad de

candidatos de todos los perfiles y evaluar la

periodicidad de la actividad.

Justificación Permite desarrollar en tiempo las distintas

etapas del Proceso.



Nombre del Indicador Porcentaje de Listas de Reserva y expedientes de candidatos recibidos en tiempo.

Definición Número de Listas de Reserva y expedientes

de candidatos que llegan en la primera

semana desde su solicitud.

Método de cálculo

Numerador: número de Listas, candidatos y

expedientes recibidos por 100

Denominador: número de Listas, candidatos

y expedientes solicitados.




Objetivo Disponer del 100% de las Listas de Reserva

y expedientes de candidatos solicitados en

un plazo inferior a 7 días.

Justificación

Mejorar la comunicación con el Servicio de

Coordinación y Regulación de la Demanda

de la Dirección General del Mayor, evitar

retrasos y garantizar la disponibilidad de

candidatos.



Nombre del Indicador Porcentaje de expedientes debidamente cumplimentados.

Definición Número de expedientes de los candidatos

solicitados que se reciben debidamente

cumplimentados.

Método de cálculo

Numerador: número de expedientes

recibidos completos por 100.

Denominador: número de candidatos

solicitados.




Objetivo Recibir debidamente cumplimentados el

100% de los expedientes.

Justificación

Poder contactar con el adjudicatario en el

menor tiempo posible, valorar sus

necesidades y confirmar la adecuación del

candidato a la plaza vacante.



Nombre del Indicador Porcentaje de candidatos incluidos en Lista de Reserva que verifican inicialmente su interés por la plaza.

Definición

Número de adjudicatarios que en el primer

contacto confirman su interés por la plaza

de entre todos los incluidos en Lista de

Reserva.

Método de cálculo

Numerador: número de adjudicatarios que

confirman su interés por la plaza por 100.

Denominador: número de adjudicatarios en

Lista de Reserva.




Objetivo Verificar numéricamente la demanda real.

Justificación

Nos ayuda a establecer el tamaño de la

Lista de Reserva y nos da información sobre

el volumen de trabajo en la gestión de las

mismas.



Nombre del Indicador Porcentaje de citas previas al ingresodesagregadas por programas.

Definición

Número de candidatos en plazas definitivas

y programa de verano que, previo al

ingreso, visitan y son informados sobre las

características de la Residencia mediante

cita programada.

Método de cálculo Numerador: número de residentes con cita

previa por 100.





Objetivo Que al 100 % de los nuevos residentes se le

realicen las actividades de preparación para

el ingreso.

Justificación

Asegurar la correcta información sobre la

Residencia, concertar el ingreso, garantizar

la adecuación del usuario a la plaza vacante

y facilitar la adaptación.



Nombre del Indicador Porcentaje de reubicaciones en relación con las vacantes producidas.

Definición Número de cambios de habitación que se

producen previos a la cobertura definitiva

de las vacantes.

Método de cálculo

Numerador: número de cambios de

habitación por 100.

Denominador: número de vacantes

producidas.




Objetivo Que se reubiquen el 100 % de los

residentes con necesidades.

Justificación Adecuar la ubicación de los residentes a sus

necesidades asistenciales.

Mantener equilibrada la carga asistencial.



Nombre del Indicador Porcentaje de residentes con historia médica, enfermería y social desde el día del ingreso.

Definición Número de residentes valorados por el

Médico, Enfermería y Trabajadora Social

desde el día del ingreso.

Método de cálculo

Numerador: número de historias abiertas el

primer día por 100.

Denominador: número de residentes

ingresados.


Subproceso en el que se mide Ingreso y Acogida

Responsable de la medición El/la Médico, Enfermero/a y Trabajador/a

Social.

Objetivo Que el 100 % de los residentes tengan una

valoración inicial de necesidades desde el

día del ingreso.

Justificación Establecer el Plan de Cuidados Inicial.



Nombre del Indicador Porcentaje de residentes con Plan Inicial de Cuidados desde el día del ingreso.

Definición Número de residentes a los que se elabora

por escrito un Plan Inicial de Cuidados

desde el día del ingreso.

Método de cálculo

Numerador: número de residentes con el

Plan Inicial de Cuidados desde el primer día

por 100.


ingresados.


Subproceso en el que se mide Ingreso y Acogida

Responsable de la medición Enfermero/a.

Objetivo Elaboración de un Plan de Cuidados Inicial

al 100 % de los nuevos residentes.

Justificación Garantizar la continuidad de los cuidados.



Nombre del Indicador

Porcentaje de residentes con Valoración y Clasificación Funcional en los primeros quince días desde su ingreso.

Definición

Número de residentes con valoración

multidimensional y a los que se les

cumplimenta el Instrumento de Clasificación

Funcional de Residentes en los primeros

quince días desde su ingreso.

Método de cálculo

Numerador: número de residentes con

valoración multidimensional y Clasificación

Funcional por 100.


ingresados.


Subproceso en el que se mide Adaptación del residente.

Responsable de la medición El/la Médico, Enfermero/a, Auxiliar de

Enfermería.

Objetivo Valoración multidimensional y Clasificación

funcional del 100 % de los residentes en los

primeros quince días.

Justificación Abordaje interdisciplinar de los Planes de

Cuidados individualizados.



4. RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDAD

1. Unidad de Trabajo Social El/la Trabajador/a Social es el gestor de este proceso y responsable de:

La solicitud de Lista de Reserva.

Revisión de expedientes.

Comunicación y verificación del interés del candidato.

Cita previa al ingreso.

Información general sobre la Residencia.

Visita guiada.

Entrevista final e información sobre los requisitos del ingreso.

Inventario en la retirada de enseres.

Propuesta de reubicación.

Comunicación número de plaza y fecha de ingreso.

Acogida al residente y familia.

Seguimiento de la adaptación.

Información a la familia.

2. Unidad de Enfermería

Verificación de informes y nivel funcional.

Comunicación interna existencia de vacante.

Acogida de residentes encamados.

Valoración de necesidades e inicio de Historia de Enfermería.

Alojamiento en la habitación.

Plan de actuación inicial.

Asignación de mesa de comedor.

Asignación de profesional de referencia.



3. Auxiliar de Enfermería

Retirada de enseres de la baja producida.

Acompañamiento del nuevo residente, colocación de enseres e inventario de

los mismos.

Presentación a otros residentes y profesionales.

Orientación y/o acompañamiento a los distintos Servicios.

4. Unidad de Control

Recogida de Lista de Reserva y expedientes personales de los candidatos. Recepción y acompañamiento del candidato y familiares. Distribución de las comunicaciones.

5. Unidad Médica

Verificación de informes y nivel funcional

Valoración de necesidades e inicio de Historia Médica

6. Equipo Multidisciplinar

Análisis de necesidades de reubicación.

Valoración interdisciplinar y Clasificación Funcional del Residente.

7. Administración

Baja Administrativa.

Formalización Administrativa del ingreso.

8. Gobierno

Valoración y adecuación de la habitación.



ESTÁNDARES A CUMPLIR EN EL PROCESO DE INGRESO

1. El listado de residentes con necesidades de reubicación

Se dispondrá de un listado de residentes con necesidades de reubicación,

elaborado y actualizado de forma continuada por el Equipo Multidisciplinar, en el que

se establezcan las prioridades para los distintos niveles funcionales, Módulos o

plantas.

2. La Lista de Reserva

Debe incluir candidatos para cualquier tipo de plaza, con independencia de las

características de éstas, y estar disponible en una semana como máximo desde la

solicitud realizada por el Centro.

3. El expediente personal de los adjudicatarios. Como la Lista de Reserva, deben estar disponibles en una semana desde su

solicitud e incluir toda la información necesaria para poder establecer el contacto y

valorar las necesidades del adjudicatario: solicitud de plaza con todos los datos de

identificación, direcciones y teléfonos, fotocopia del D.N.I., Informe Social, Informe

Médico, Certificado de Pensiones, Datos Bancarios y compromiso escrito de

aportación económica por la plaza residencial.



4. La información a los usuarios sobre la Residencia

En la preparación para el ingreso, cita previa, se informará verbalmente y por

escrito sobre las características estructurales de la Residencia, Carta de Servicios,

Proceso de Ingreso y Requisitos.

El día del ingreso, además de una información general sobre el Reglamento de

Organización y Funcionamiento y del Reglamento de Régimen Interior, se le

entregará por escrito un pequeño resumen de los aspectos más relevantes: horarios

de comedor, entradas y salidas, consultas médicas, etc.

5. La adecuación de la habitación

Previa a la ocupación por un nuevo residente, la habitación debe cumplir los

siguientes requisitos:

Disponer del mobiliario adecuado y bien conservado.

Colchón, almohada y ropa de cama limpios y en perfecto estado de uso.

Puntos de luz y otros sistemas en perfecto funcionamiento.

Elementos sanitarios y grifería revisados.

En buenas condiciones de pintura, limpia y ordenada.

Dotada de toallas y material de aseo.



6. La valoración inicial de necesidades

La valoración inicial de necesidades y el inicio de las Historias Social, Médico y

de Enfermería se realizará el mismo día del ingreso e incluirá al menos los siguientes

aspectos:

Anamnesis familiar

Anamnesis personal

Exploración de órganos y sistemas

Petición de pruebas complementarias

Tratamiento

Identificación de necesidades básicas: alimentación, movilidad, eliminación,

higiene, comunicación, etc.

Peso

Constantes

Apoyo familiar

Relaciones sociales

Situación económica

Necesidades culturales, intereses sociales y religiosos

Diagnósticos profesionales



La información será recogida por escrito y los aspectos relevantes se

reflejarán en las respectivas Historias Sociales, Médica y de Enfermería.

7. El Plan de actuación inicial

Se formalizará por escrito el día del ingreso y contendrá las intervenciones

relativas a:

Tratamientos farmacológicos. Se reflejará la posibilidad o no de

automedicación.

Alimentación. Tipo de dieta, ayuda.

Movilidad. Necesidad de utilización de ayudas técnicas o de ayuda o

supervisión directa del personal para deambular o hacer las transferencias.

Seguridad. Necesidad de sujeción. Riesgo de caídas, fugas, etc.

Estado mental o cognitivo.

Comunicación. Capacidad para entender y para hacerse entender.

8. La valoración profesional y clasificación funcional del residente

Esta valoración multidimensional se realiza en los primeros quince días desde

el ingreso, contiene todos los datos para cumplimentar el instrumento de

Clasificación Funcional del Residente y de sus principales hallazgos se informa al

resto del Equipo para el abordaje interdisciplinar de los planes que se propongan.



RESULTADOS DEL PROCESO

1. RESULTADOS ESPERADOS

Los resultados del Proceso, en concordancia con los objetivos finales

previstos, serán:

1.1. La Cobertura de la plaza en menos de siete días desde que se produce

la vacante.

1.2. La adecuada ubicación de los residentes.

1.3. La prestación de todos los cuidados básicos desde el momento del

ingreso.

1.4. La adaptación del residente.

1.5. La satisfacción de los usuarios y familiares.

Estos resultados nos permitirán dar respuesta a la fuerte demanda de la

Dirección General, equilibrar la carga asistencial con las posibilidades estructurales

del Centro y mantener la ocupación próxima al 100 %.



2. EVALUACIÓN DE RESULTADOS

Se establece un sistema de información y recogida de datos que permitan

evaluar de forma continuada el Proceso a través de los indicadores de actividad y los

estándares definidos.

Para la evaluación de resultados a través de los indicadores globales del

Proceso, además del sistema de información establecido, se realizará

semestralmente una encuesta de satisfacción a los residentes ingresados en ese

periodo y a sus familiares.



ANEXO I: DOCUMENTACIÓN ASOCIADA AL PROCESO

A continuación se adjuntan Documentos que son empleados en el Proceso:

1. Modelo de listado de residentes con necesidades de reubicación.

2. Modelo de solicitud de Lista de Reserva.

3. Hoja de información general sobre la Residencia.

4. Documento de renuncia.

5. Modelo de inventario de enseres.

6. Propuesta de cambio de habitación.

7. Comunicación a las Unidades de plaza y fecha de ingreso.

8. Compromiso Residencia – usuario (documento indicativo)

9. Historias médica, social y enfermería (en soporte informático)

10. Plan de actuación inicial.

11. Registros de actividad:

• Unidad de Trabajo Social

• Unidad Médico

• Unidad de Enfermería

12. Instrumento de Clasificación Funcional (C.F.R.) (programa informático): se

muestran como ejemplo algunas de las pantallas que componen el programa

informático.



Comunidad de Madrid CONSEJERIA DE SERVICIOS SOCIALES Servicio Regional de Bienestar Social

EQUIPO MULTIPROFESIONAL REGISTRO DE RESIDENTES PENDIENTES DE REUBICACIÓN

FECHA:

NOMBRE MODULO/CAMA ORIGEN

MODULO/CAMA DESTINO

FECHA PROPUESTA

FECHA TRASLADO PRIORIDAD



SOLICITUD DE LISTA DE RESERVA

Residencia _______________________________________________________

Nº

MUJERES

Nº

HOMBRES

Nº

MATRIMONIOS

TOTAL

Ocupación a día:

Pendientes de ingreso

Vacantes Reales

Personas a incluir en

L. Reserva


D/Dª_______________________________________________________________________

con D.N.I. ____________________ Renuncia a la plaza de ingreso que le ha sido concedida

en la Residencia PP. MM. “GRAN RESIDENCIA”, por motivos __________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Madrid, a_____ de____________________de________

Fdo.:___________________________________________




ANEXO II - ACTA DE INVENTARIO

En ________________ a__________________ de __________ de _______, por la Dirección de la Residencia para Personas Mayores ___________________________, se realiza ACTA DE INVENTARIO de los bienes que se encuentran en la misma, del residente D./D0. ______________________________________________________, con D.N.I ________________ fallecido/a el día ______ de ____________ de______. Dichos bienes son los siguientes: A. Bienes del residente que se encontraban en su habitación u otras

dependencias de la Residencia (indicar relación detallada de los bienes con sus principales rasgos identificativos): ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

B. Bienes del residente depositados en la Caja Fuerte (indicar relación detallada

de los mismos, con sus rasgos identificativos, tasación o si se encuentran en sobre lacrado): ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Los bienes citados se custodiarán en esta Residencia hasta que se efectúe su entrega, manteniéndose depositados en la Caja Fuerte los objetos indicados en el apartado B., así como los siguientes que se depositan por la Dirección: _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ SELLO DE LA RESIDENCIA FIRMA DEL DIRECTOR En el momento en que se efectúe la entrega de los bienes se hará constar tal extremo, según los siguientes textos alternativos, que se incorporarán a continuación del Acta de Inventario.



A. ENTREGA DE BIENES

EN CASO DE APORTACIÓN DE TESTAMENTO

En ________________, a ________ de _____________ de________, se entregan los bienes que figuran relacionados en el presente Acta, a D./D0. ______________________________________________ con D.N.I. _____________, quien aporta testamento otorgado por el finado con fecha _____/_________/________ en el que figura como __________________________________, así como certificado del Registro General de Actos de Ultima Voluntad acreditativo de ser aquel el último que otorgó el finado, expedido con fecha ________ de _______________ de __________.

De conformidad con el artículo 36 del Reglamento de Organización y Funcionamiento de las Residencias de Ancianos que gestiona directamente el Servicio Regional de Bienestar Social, aprobado por Orden 766/1993, de 10 de Junio, la entrega de los bienes del finado a quien demuestre un derecho sobre los mismos, no prejuzgará la naturaleza del derecho que le asiste, ni la mejor condición frente a terceros, ni le exonerará de las obligaciones que de la entrega puedan derivarse para con otros.

FIRMA DEL DIRECTOR

FIRMA DE QUIEN RECIBE LOS

BIENES

SELLO DE LA RESIDENCIA



FECHA: ___________________

ASUNTO: PROPUESTA CAMBIO DE CAMA Desde el Departamento de Trabajo Social se comunica a la Dirección: Nº CAMA ACTUAL RESIDENTE Nº CAMA

DESTINO OBSERVACIONES

TRABAJADORA SOCIAL J.A.T.A. DIRECCIÓN



NOTA DE COMUNICACIONES

INTERNA

NOMBRE RESIDENTE

Comunidad de Madrid Consejería de Servicios

Sociales Servicio Regional de

Bienestar Social Residencia pp.mm.

“GRAN RESIDENCIA”

CAMA MÓDULO

ORIGEN DE

U. MÉDICA U. TRABAJO SOCIAL

U. ENFERMERÍA U. CONTROL

DESTINO A

DIRECCIÓN ADMINISTRACIÓN

J.A.T.A. GOBIERNO

U. MÉDICA COCINA

U. ENFERMERÍA MÓDULO

LAVANDERÍA

U. TRABAJO SOCIAL

COMISIÓN BIENVENIDA

FARMACIA TERAPIA OCUPACIONAL

INFORMACIÓN RELATIVA

INGRESO INGRESO U. ENFERMERÍA

CAMBIO DE CAMA

ALTA DE LA U. ENFERMERÍA

SALIDA VOLUNTARIA

BAJA POR RENUNCIA

REGRESO DE SALIDA VOLUNTARIA

BAJA POR TRASLADO

INGRESO HOSPITAL

BAJA POR DEFUNCIÓN

REGRESO HOSPITAL

BAJA FINALIZACIÓN E.T.


OBSERVACIONES

FECHA Y FIRMA

NOTA.- Documento indicativo actualmente en uso en la Residencia para Personas Mayores “Gran Residencia”, encontrándose en estos momentos en fase de rediseño para extenderlo a todas las Residencias.


CONDICIONES DE ADMISIÓN

Que D./Dª. ...........................................................................................................

con D.N.I. nº.................................... y domicilio en ...............................................

Provincia de......................................., Avda./C. ..................................................,

actuando por sí mismo o en representación de ........................................................

..................................................................................................., o familiar de

.........................................................................................................., acepta y se

compromete al cumplimiento de las siguientes condiciones de ingreso y

permanencia:

1. Que la R. PP. MM. “Gran Residencia “, del S. R. B. S., es un establecimiento

destinado a servir de alojamiento estable y común a personas mayores, en el que se presta una asistencia integral y continuada superando la meramente asistencial.

2. Que el residente, familia y/o representante legal tienen conocimiento de las

instalaciones y de los servicios que se presta al colectivo de mayores, condiciones sociales, asistenciales y residenciales considerándolos de su plena aceptación.

3. Que el ingreso se efectúa libre y voluntariamente, estando conforme con el

contenido del Reglamento de Organización y Funcionamiento.


4. Que el residente y/o su representante conoce el régimen de precios públicos y se

compromete a pagarlo íntegra y puntualmente de acuerdo a lo establecido en el artículo 27 de la Orden 766/43 sobre el abono de precios públicos.

5. El residente o su representante legal se obliga a notificar, siempre que se

produzca, cualquier variación de sus ingresos que pueda repercutir en la determinación del precio público exigible.

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6. Que el abono de precios públicos confiere el derecho a recibir sin desembolsos

adicionales los servicios siguientes:

a) Alojamiento b) Manutención (desayuno, comida y cena) relativa a los menús

oficialmente establecidos. c) Lavado, planchado, reparación y distribución de la ropa. d) La atención sanitaria y farmacológica y el transporte con estos fines,

con las condiciones y límites que establece el artículo 22 del Reglamento

e) Los servicios de apoyo Personal y Social recogidas en los puntos 1, 2 y 3 del artículo 23 de este Reglamento.

f) Los servicios religiosos, en los centros acogidos a convenios en los términos del artículo 19.

Para la utilización de otros servicios (podología, peluquería, etc.) será preceptivo el abono del precio público establecido por acuerdo del Consejo de Administración del S.R.B.S., que será publicado en el BOLTÍN OFICIAL DE LA COMUNIDAD DE MADRID, de acuerdo a los trámites contenidos en el Artículo 22 de la Ley 1/1992, de 12 de marzo; o en su caso el abono de los precios privados que pudieran establecerse.

7. A su ingreso el residente aportará la ropa de uso personal según relación facilitada de prendas mínimas por la R. PP. MM., marcada según se le indique. La reposición de la misma será a cargo del residente, familiares o tutor a instancias del Centro si es preciso.

8. Los residentes podrán utilizar gratuitamente la caja fuerte del Centro para

depositar objetos de valor de su propiedad. La residencia se responsabilizará de los bienes declarados confiados en depósito.

9. El representante/familiares acepta ser el destinatario de cualquiera de las

comunicaciones que la R. PP. MM., realice con relación al residente y se obliga a adoptar las decisiones en el supuesto de que el residente no pudiera manifestar por sí su parecer, así como autorizar a la Dirección de la R. PP. MM., a proceder al traslado interno del residente y al traslado a un centro público o privado más conveniente, si su localización no pudiera realizarse.

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10. Sus familiares o representantes están obligados al acompañamiento a centros

hospitalarios o desplazamientos diversos. En caso de no localización o imposibilidad para el acompañamiento, la R. PP. MM., proveerá los medios necesarios si no pudiera acudir solo.

11. El residente o familiares en su caso, quedan obligados a comunicar a la Unidad

de Control y Vigilancia las ausencias del Centro, precisando la autorización de la Dirección, las ausencias continuadas de más de 30 días o discontinuas superiores a 45 días en el período de 12 meses. No obstante la R. PP. MM. “Gran Residencia” no se hace responsable de los daños, perjuicios, etc., que reciba o provoque a terceros cuando se encuentre fuera del Centro.

12. En el supuesto de fallecimiento de un residente, sus enseres serán recogidos por

la persona responsable del Centro y depositados en un lugar habilitado al efecto, archivando en su expediente personal el Acta de Inventario de sus bienes.

13. Los familiares o herederos se comprometen a la retirada de las pertenencias en

un período máximo de 15 días, atendiendo para su disposición a lo recogido en el Art. 35 del R. O. F.

LA DIRECCIÓN DEL CENTRO EL RESIDENTE/REPRESENTANTE LEGAL

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PLAN DE CUIDADOS BÁSICOS DE ENFERMERÍA

NOMBRE: CAMA: FECHA:

ALERGIAS:

ACTIVIDAD VALORACIÓN

BAÑARSE INDEPENDIENTE AYUDA DEPENDIENTE

VESTIRSE INDEPENDIENTE AYUDA DEPENDIENTE

USAR RETRETE INDEPENDIENTE AYUDA DEPENDIENTE

TRANSFERENCIAS (MOVILIDAD) INDEPENDIENTE AYUDA DEPENDIENTE

CONTINENCIA INDEPENDIENTE AYUDA DEPENDIENTE

ALIMENTACIÓN INDEPENDIENTE AYUDA DEPENDIENTE

INDICE KATZ

SEGURIDAD PASIVA BARANDILLAS SUJECCIÓN CARRO SUJECCIÓN CAMA

DEAMBULACIÓN AUTÓNOMO SUPERVISAR BASTÓN ANDADOR SILLA

MEDICACIÓN AUTÓNOMO SUPERVISAR SNG DAR EN BOCA

TIPO DIETA NORMAL BLANDA TURMIX DIABÉTICO SNG OTRAS

BAÑO DÍA TURNO

OTROS CUIDADOS LAVADO DE OJOS LAVADO BOCA

PRÓTESIS DENTAL OXIGENOTERAPIA



PROCESO DE INGRESO Y ACOGIDA

HOJA DE RECOGIDA DE DATOS - INDICADORES DE ACTIVIDAD UNIDAD DE TRABAJO SOCIAL

VACANTES VACANTE PRODUCIDA TIPOLOGIA VACANTE N1 RESIDENTES

PENDIENTES REUBICACIÓN

FECHA VACANTE I II III IV V VI GAL HA HV MA MV MAT

FECHA REUBICACIÓN

VACANTE DEFINITIVA

FECHA NUEVO

INGRESO




HOJA DE RECOGIDA DE DATOS - INDICADORES DE ACTIVIDAD UNIDAD DE TRABAJO SOCIAL

LISTAS DE RESERVA EXPEDIENTES CITAS PREVIAS

SOLICITUD LISTA INTERÉS INGRESO

CUMPLI-MENTA

VERIFIC. NIV. FUNCI

INGRES DEFINITIV N1

HA HV MA MV MAT TOT

FECHA PETICIÓN

FECHA RECEPCIÓN

TAM LISTA RECIBIDA

(+) (-)

N1 PEDIDOS

FECHA RECEPCIÓN TOTAL

(+) (-)PROGRAMA

(+) (-) (+) (-)




HOJA DE RECOGIDA DE DATOS - INDICADORES DE ACTIVIDAD UNIDAD MÉDICA – ENFERMERÍA

MÓDULO ___________

RESIDENTE FECHA DE INGRESO

FECHA DE HIST. MÉDICA MÉDICO FECHA HIST.

ENFER. D.U.E. FECHA PIC FECHA CFR

Comunidad de Madrid

CONSEJERIA DE SERVICIOS SOCIALES Servicio Regional de Bienestar Social


Clasificación Funcional de Residentes (C.F.R.)

Comunidad de Madrid




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