Sesión 2: seleccionar y definir proyectos

INTRODUCCIÓN A LA GESTION DE PROYECTOS BAJO ENFOQUE PMI

MAESTRIA EN EDUCACIÓN

MODULO GESTIÓN DE PROYECTOS

MGS: SILVIO RAFAEL CUELLO DE AVILA

26/07/2014 Ing. Silvio Rafael Cuello de Avila 1

Identificar y seleccionar proyectos

Este capitulo busca identificar los elementos esenciales iniciar un proyecto dentro de la

organización y determinar el alcance del proyecto.


Objetivos del Capitulo y productos

• Estudiar las entradas, herramientas, técnicas y salidas del proceso de creación del acta de iniciación.

• Estudiar las entradas, herramientas, técnicas y salidas del proceso de Plan de gestión del alcance

• Estudiar las entradas, herramientas, técnicas y salidas del proceso de Definir el alcance

• Estudiar las entradas, herramientas, técnicas y salidas del proceso Crear la WBS


09/08/2014

Definiciones

Ing. Silvio Rafael Cuello de Avila 4

Definiciones Importantes

Problema o Necesidad

Justificación

Objetivos

Alternativas de solución

Selección de alternativas

Supuestos

Productos

Especificaciones

Identificación del proyecto

Business Case

Alcance del producto

Project Charter


Problema o necesidad

• Problema: Es la diferencia existente entre una situación deseada y una situación actual.

• Preguntas claves para identificar el problema:– ¿Qué ocurre?– ¿Qué es lo que molesta de la situación?– ¿Quiénes están implicados?– ¿Dónde ocurre?– ¿Cuándo ocurre?– ¿Cómo ocurre?– ¿Qué hacen o dejan de hacer las personas implicadas?– ¿Porqué ocurre?

• Evitar: – Tratar de dar soluciones.– Definir superficialmente el problema.– No dedicar suficiente tiempo.

Nota:Es conveniente incluir las restricciones en la definición del problema para tenerlas en cuenta cuando se defina la estrategia


Justificación

• Explica porque es importe resolver el problema y describe los principales beneficios que se obtendrán al solucionarlo.

• Es importante describir con precisión y claridad cuales son las mejoras económicas, de gestión administrativas, de marca, tecnológicas , entre otras que se obtendrán al resolver el problema.


Objetivo

Definición: Fin o intento a que se dirige o encamina una acción u operación(RAE).

Que debe decir

• Que se quiere hacer

• Hasta donde se quiere llegar

• Cuando se va a estar ahí

• Que resultados se obtendrán

Como se debe redactar:

• Inician con un verbo

• Creíble

• Medible en los resultados cuantitativos

• Realizable en el tiempo

• Específico o concreto

• Legible o que se entienda con claridad

• Puede incluir la meta en términos de tiempo, calidad, cantidad, recursos o costos


Lista de objetivos en proyectos de investigación


Objetivo del proyecto

Describe el compromiso adquirido por el

proyecto en pro de resolver el problema.

Comunica al equipo y a los interesados la

finalidad del proyecto

Enfocan a todos los participantes a la

consecución de los objetivos.

Facilita las definición de las metas que se desean

alcanzar con el proyecto.

Determinan los cambios de comportamiento de los beneficiarios de un

proyecto.

Definen los cambio en la forma como una institución funciona

Facilita la definición de indicadores.


Objetivos de gestión del proyecto

Están asociados a la gestión a las restricciones del proyecto y determinan como van a ser priorizadas:

Objetivos de Gestión

Determinan los productos a entregar y su calidad.

Determinan el presupuesto los márgenes de variación de tiempo y presupuesto.

Determinan los comportamientos esperados por el equipo del proyecto.


Criterio de éxito del proyecto

• Criterios de éxito determinan el nivel de aporte del proyecto a la estrategia.

• Se asocian a los factores (capacidades) que hace que la organización sea mas exitosa.

• Definen los indicador critico de éxito de los indicadores de gestión (KPI- Key Performance Indicador)

– Económicos• Rendimiento esperado del capital• Aumentar los ingresos• Disminuir los gastos

– De actuación:• Satisfacer los requisitos de la licitación.• Realizar el proyecto antes de que inicie el

invierno– Técnicos

• Utilizar la ultima tecnología• Utilizar tecnología probada

– De calidad• Numero de producto no conforme menor a

cierto limite• Resultado de las encuesta superior a cierto

valor• Porcentaje de Reducción del numero de

llamada a– Comerciales

• Reducir la cantidad de tiempo de espera de los clientes

• Abrirse un nuevo mercado• Reducir el tiempo para lanzar un nuevo

producto.


Alternativas

• Definición:

– Opción entre dos cosas o más (Rae)

– Cada una de las cosas entre las cuales se opta (Rae).

– Posibles estrategias que se pueden emplear para resolver un problema.

• Enfoque de la solución

• Aspectos positivos y negativos

• Recursos requeridos

• Riesgos de alto nivel


Enfoque, Estrategia, Metodología o Táctica

• Enfoque: Acción y efecto de enfocar. Rae.

• Estrategia: Arte, traza para dirigir un asunto. Rae.

• Metodología: Conjunto de métodos que se siguen en una investigación científica o en una exposición doctrinal. Rae.

• Táctica: Método o sistema para ejecutar o conseguir algo. Rae.

• Hace referencia al conjunto de procedimientos basados en principios lógicos, utilizados para alcanzar los objetivos del proyecto.

• Usualmente son presentados en forma secuencial y se representa en las fases del proyecto.


Selección de Alternativas

• Existen dos clases de métodos para seleccionar un proyecto entre varias alternativas:– Métodos de Beneficios

• Murder Board.• Revisión de pares.• Modelos de puntaje.• Modelos económicos.

– Métodos de restricciones o aproximaciones matemáticas.• Programación lineal.• Programación entera.• Programación dinámica.• Programación multi-objetivo.


020_SeleccionProyectos.doc

https://www.youtube.com/watch?v=tETvKKNOZLs

Recomendaciones

• Para resolver un problema existen diferentes caminos de solución, es ideal observar varias posibilidades antes de elegir una ruta.

• Un equipo multidisciplinario ayuda a identificar diferentes perspectivas para la solución del problema.

• Es posible que sea necesario integrar varias perspectivas para lograr una solución integral al problema.

• La elaboración de un caso de negocio es la herramienta mas utilizada para documentar analizar y seleccionar las alternativas de solución al problema planteado.


Productos

• Son los resultados tangibles e intangibles que el proyecto genera y que conllevan el esfuerzo que se realiza en el proyecto pueden ser finales o intermedios.

• Producto Final:

– Es el ultimo hito del proyecto.

– Desencadena el gran pago, la gran celebración.

– Habilita el nuevo servicio a ofrecer.

– Genera el nuevo equipo para comercializar.

Aspirina 1897

Globo de aire caliente 1783

Código de barras 1952


http://www.google.com/imgres?imgurl=http://2.bp.blogspot.com/_l_1tuUcy5eM/S99TVYc3SRI/AAAAAAAAAAU/sXMfAZifpKE/S700/Codigo-de-barras.jpg&imgrefurl=http://codigodebarrasipn.blogspot.com/2010/06/codigo-de-barras.html&h=289&w=529&sz=33&tbnid=B8QkZMIPRAWkqM:&tbnh=72&tbnw=132&prev=/images?q=codigo+de+barras&zoom=1&q=codigo+de+barras&usg=__60wHFDZz8DqS1_djsq3gJHD-Iys=&sa=X&ei=vN08TYn8H5LfgQfDq435CA&ved=0CCsQ9QEwAw

http://www.google.com/imgres?imgurl=http://2.bp.blogspot.com/_l_1tuUcy5eM/S99TVYc3SRI/AAAAAAAAAAU/sXMfAZifpKE/S700/Codigo-de-barras.jpg&imgrefurl=http://codigodebarrasipn.blogspot.com/2010/06/codigo-de-barras.html&h=289&w=529&sz=33&tbnid=B8QkZMIPRAWkqM:&tbnh=72&tbnw=132&prev=/images?q=codigo+de+barras&zoom=1&q=codigo+de+barras&usg=__60wHFDZz8DqS1_djsq3gJHD-Iys=&sa=X&ei=vN08TYn8H5LfgQfDq435CA&ved=0CCsQ9QEwAw

Ejemplos de Productos

– Documentos.

– Planos.

– Simulaciones

– Informes

– Permisos y autorizaciones

– Subcontratos

– Actualizaciones a la previsión de riesgos.

– Informes de avance y de cierre

– Comunicaciones

– Evaluación de calidad

– Registro de control de cambios.


Especificaciones

• Las especificaciones describen las características o criterios de aceptación de los productos que solicita el cliente del proyecto.

• Para su elaboración se requiere:

– Identificar quienes definen el producto que se va a elaborar. Por ejemplo: el cliente, los usuarios, un estudio del mercado, una ley, una no conformidad de producto o queja.

– Normas o reglamentos que especifican las técnicas o los procedimientos que se deben cumplir para satisfacer la calidad del producto terminado.

– Especificaciones contractuales de obra.

Cancha de futbol


09/08/2014

Desarrollo del Acta de Iniciación del proyecto


Objetivos

• Autorizar formalmente al proyecto por parte del patrocinador con los fondos y recursos necesarios.

• Asignar a un Director del Proyecto con autoridad para aplicar recursos a las actividades del proyecto.

• Realizar una descripción general de los resultados que el proyecto entregará.

• Garantizar que los objetivos del proyectos están alineados con los objetivos estratégicos de la organización.


Interacción con otros procesos


PMBOK, V5

Transformación

Entradas

• Enunciado del proyecto (SOW)

• Caso de negocio

• Acuerdos

• Factores Ambientales de la organización (EEF)

• Activos de procesos de la organización (OPA)

Técnicas y Herramientas

• Juicio de Expertos

• Técnicas de Facilitación

Salidas

• Acta de Iniciación (Project Charter)


ENTRADAS

SOW-Statement of WorkCaso de NegocioAcuerdosEEFOPA


1. SOW - Enunciado del Trabajo del proyecto

SOW

Necesidad del negocio

Descripción del alcance

Alineación estratégica


Necesidad del negocio

Necesidades de conocimiento

Avance tecnológico

Requisito legalNormativa y regulaciones

Consideraciones ambientales


Descripción del alcance del producto

Características del producto

Relación entre productos y necesidad del negocio

Alcance


Plan estratégico

1Visión

Metas

Objetivos

2Objetivos de alto nivel

Alineación estratégica

Contribución estratégica


2. Caso de Negocio

Determina la viabilidad del proyecto en función de la inversión requerida.

Facilita la toma de decisiones de alto nivel.

Se compara la necesidad del negocio y la relación costo beneficio.


Elementos del caso de negocio

Resumen Ejecutivo

Descripción del Problema u oportunidad de negocio.

Justificación

Análisis Financiero situación actual

• Objetivo

• Descripción

• Análisis de costos

• Análisis de Sensibilidad

• Identificación de Riesgos

Alternativas de solución

Comparación de alternativas.


3. Acuerdos

Se establecen para definir las intenciones del proyecto.

• Contratos

• Memorandos de entendimiento - MOU

• Acuerdos de nivel de servicio – SLA

• Cartas de acuerdo

• Declaraciones de intensiones

• Acuerdos verbales

• Correos electrónicos

• Otros documentos


4. Factores Ambientales de la empresa

Estándares

• Gubernamentales

• Calidad

• Industrial

• Reglamentos

• Normativa

Organizacionales

• Cultura

• Estructura de gobierno

Entorno

• Condiciones del mercado

• Ambiente Competitivo


5. Activos de procesos de la organización

Pro

ceso

s •Estándares

•Políticas

•Procesos

•Procedimientos

• Instructivos

•ManualesP

lan

tilla

s •Modelos

•Formularios

Info

rmac

ión

His

tóri

ca •Proyectos

•Registros

•Documentos de cierre

• Información sobre el resultado de las decisiones

• Información del desempeño

• Información de riesgos


Ejercicio en clase

• En grupos el docente realizara los siguientes ejemplos.

– SOW - Ejemplo

– Caso de negocio -Ejemplo

– Contrato - Ejemplo

20 min

Construya una presentación para compartir sus observaciones de clase.


http://www.sfwmd.gov/portal/page/portal/xrepository/sfwmd_repository_pdf/aws_examples_sows.pdf

http://water.epa.gov/grants_funding/dwsrf/upload/dwsrf_gpr_business_case_examples_508_compliant.pdf

https://www.dropbox.com/s/5unb813tczsik0e/Contrato.pdf

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

Juicio de Expertos

Técnicas de Facilitación


1. Juicio de expertos

Unidades organizacionales

Consultores, interesados, clientes

y patrocinadores

Grupos de la industria, Expertos de la Materia (SME)

Oficina de Dirección de proyectos (PMO)

Fuentes


2. Técnicas de facilitación

2.1. Tormenta de ideas

2.2. Solución de conflictos

2.3. Solución de problemas

2.4. Gestión de reuniones


2.1 Tormenta de ideas

Antes

• Define tiempo del ejercicio

• Explica las reglas de la tormenta de ideas.

• Presenta el problema o necesidad a resolver

• Verifica que no hayan dudas o malas interpretaciones del problema.

Durante

• Indica uno de los miembros para que diga una opinión

• Consigna la idea en un medio visible

• Pasa la palabra al siguiente miembro para expresar otra alternativa y así sucesivamente.

Despues

• Se documentan todas las ideas.

• Se analizan las ideas de mayor valor

• Se agregan al acta de inicio


Objetivo y Reglas de la Tormenta de Ideas

• Permitir que todos los miembros de un grupo aporten ideas espontáneas.

• Explorar una amplia cantidad de opciones.

• Producir excitación, creatividad, soluciones y compromiso.

Objetivos

• La cantidad de ideas es mas importante que la calidad.

• No discutir y no hacer comentarios críticos o de burla a las ideas.

Reglas


2.2 Resolución de conflictos

• ¿Qué es el Conflicto?

• Situación donde hay metas, pensamientos y emociones incompatibles entre individuos o grupos.

• Conduce a desacuerdos que hacen que las personas se bloquen unas contra otras.

POSICION 1:

• El proyecto debe costar lo menos posible.

POSICION 2:

• Debemos gastar lo que sea necesario para que el cliente quede contento.

BLOQUEO:

• Restringiré las autorizaciones de gasto, al mínimo.


Perspectivas del conflicto

Tradicional

• Asume que el conflicto es malo y su impacto es negativo.

• Se asocia a violencia, destrucción o irracionalidad.

Interaccionista

• Propone que es necesario

• Que ayuda a mejorar el rendimiento


Disparadores de conflicto

AMBIGÜEDAD en roles, limites de trabajo, responsabilidad, y autoridad.

INCOMPATIBIILIDAD en metas y objetivos

DIFICULTAD en la comunicacion.

COMPARTIR la toma de decisiones.

REQUERIR consenso. APLICAR normas de conducta.


Solución oportuna del conflicto

Evita

• Hostilidad y agresión

• El Bloqueo oportunidades

• Perdida del rendimiento

• Baja de la moral

• Pérdida de enfoque

Facilita

• La comunicación

• Balance de poder

Fomenta

• Cambio

• Innovación

• Rendimiento

• Trabajo en equipo


Tipos de conflictos en proyectos

Orientados a metas Administrativos

Interpersonales


Fases de la negociación del conflicto

Prepara • Obtener información

• Intereses

• Definir objetivos

Estrategias• Opciones

• Tácticas.

• Argumentos.

Desarrollo• Establecer limites

• Propuestas

• Objeciones

Acuerdos y conclusiones

•Acuerdos

•Contratos

•Evaluación


2.3 Solución de problemas

A. Analizar el problema.

B. Evaluar el problema

C. Reducir el problema y buscar

la causa raíz

D. Evaluar métodos y acciones de

solución


A. Analizar el problema

• Permiten definir la secuencia de procesos, documentos y acciones. Mapeo de procesos

• Permiten definir la secuencia de accionesDiagramas de flujo

• Ayudan a estimar el tiempo de un procesoDiagramas de procedencia

• Determinan las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas.Análisis FODA

• Determinan el ambiente competitivo: Competencia, entrantes, proveedores, clientes y sustitutos Cinco fuerzas de Potter


B. Evaluar el problema

• Análisis estadístico

– Análisis descriptivo

– Análisis inferencial


C. Reducir el problema

• Pareto

• Causa y efecto

• Cinco ¿porqués?


D. Evaluar métodos y acciones

• Análisis costos beneficio.

• Análisis económico.

– TIR, VPN, VP

• Análisis paramétrico.

– Lineal

– No-Lineal


Valor Presente(VP)

• El Valor presente significa el valor que tiene hoy un flujo de efectivo . Se calcula con la siguiente formula:

• Ejemplo: ¿Cuál es el valor presente de una inversión si en termino de 3 años retorna $300 millones a una rata de 10%.

PV =

Donde: FV: Valor Futuror: Tasa de interesn: Numero de periodos


Valor Presente Neto

• El VP tiene el inconveniente, y es que no incluye los costos en el análisis y estos tiene un impacto significativo en la interpretación de los resultados.

• Ejemplo: Un proyecto tiene el siguiente flujo de caja, calcule el VPN.

• VPN=Ingresos – Costos = 353 – 291 = 62

Periodo IngresosValor Presente de los

ingresos CostosValor presente de los

costos

0 0 0 200 200

1 50 45 100 91

2 100 83 0 0

3 300 225 0 0

Total 353 291


TIR• Es un valor mas preciso, que estima un porcentaje que equivale a la tasa

de interés que se espera recibir por cierta inversión. Es superior que las anteriores porque tiene en cuenta además de los costos el tiempo de inversión y maximiza los resultados para el inversionista.

• Ejemplo: Se estima que un proyecto presente el siguiente flujo de caja: Calcule el valor presente Neto.

Periodo Flujo de Caja

0 -4000

1 1200

2 1410

3 1875

4 1050

r= TIRAl resolver la ecuación se encuentra que la TIR=14.3%

En Excel se puede usar la función TIR con el rango del flujo de caja para calcular el valor

Ejemplo Métodos

Económicos


Clasificación de los Métodos Económicos

PV

NPV

TIR

Solo tiene en cuenta los ingresos

Tiene en cuenta los ingresos y los egresos pero no el valor del dinero en el tiempo

Tiene en cuenta los ingresos, los egresos yel valor del dinero en el tiempo


Ejercicio

• Identifique un problema real de su comunidad académica.

• Describa la situación actual y deseada.

• Justifique las razones que ameritan que el problema sea resuelto.

• Identifique dos alternativas que le permitan resolver el problema los siguientes ítems.

– Objetivo

– Descripción


SALIDAS

Acta de Iniciación del proyecto


Acta de Iniciación del proyecto

• Documento oficial y escrito que da existencia al proyecto y designa los recursos que necesitar para su ejecución.

• Firmado por el patrocinador (sponsor)

• Representa al proyecto desde una perspectiva de alto nivel.

• No es un documento largo, puede ser de solo una pagina.


Ejercicio 3

• Revise los siguientes ejemplos de actas de iniciación

– Ejemplo 1. Pág. 84

– Ejemplo 2. Pág. 85

– Ejemplo 3. Pag. 108

– Ejemplo 4. Pag. 111

• Elabore explore las diferencias y discútalas.

60 min


https://www.dropbox.com/s/eghsi8gfql6v2h4/cap-Integracion_lledo.pdf

https://www.dropbox.com/s/eghsi8gfql6v2h4/cap-Integracion_lledo.pdf

https://www.dropbox.com/s/0y1yzpmniti9g5r/Ejemplo_ProjectCharter-Ritamulcahy.pdf

https://www.dropbox.com/s/0y1yzpmniti9g5r/Ejemplo_ProjectCharter-Ritamulcahy.pdf

09/08/2014

Definición del alcance del proyecto


•Elaborar un documento que determine como el alcance será definido, validado y controlado.

1. Planificar la gestión del alcance

•Documentar las necesidades de los interesados y de los objetivos del proyecto.

2. Recolectar requerimientos

•Realizar una definición del proyecto y de los productos del proyecto3. Definir el alcance

•Dividir el proyecto en pequeños entregables y componentes de trabajo que sean mas fácilmente manejables.4. Crear la WBS

•Validar la aceptación de un entregable completado.5. Validar el alcance

•Asegurar que los cambios sean beneficiosos para el proyecto.6. Controlar el alcance


Planificar la gestión del alcance


Plan de gestión del alcance

Entradas

• PMP

• Acta de Iniciación (Project Charter)

• EEF/OPA



• Reuniones

Salidas

• Plan de gestión del alcance.

• Plan de gestión de requerimientos


ENTRADAS

PMP

Acta de Iniciación (Project Charter)

EEF/OPA


Entradas


Pla

n d

e G

est

ión

de

l p

roye

cto • Comprende el

conjunto de planes subsidiarios de cada área de conocimiento y las líneas base para medir el rendimiento del proyecto.

EEF: • Cultura Organizacional

• Infraestructura existente

• Políticas de personal y administración

• Condiciones del mercado

Alcance del Proyecto

• Proceso que consiste en desarrollar una descripción detallada del proyecto y del producto.

Definir el Alcance

• Las características y funciones que definen un producto, servicio o resultado.

Alcance del producto.

• El trabajo que se debe realizar para entregar un producto, servicio o resultado con las características y funciones especificadas.

Alcance del proyecto.


Reuniones

Clases de reuniones

El grupo

PreparaciónEvaluación y seguimiento

Clases de reunionesIn

form

ativ

as • Ascendentes: Ordenes o comunicados

• Descendentes: Informes y avances.

• Bi-direccionales: Doble propósito. D

e V

alo

raci

ón • Comités o comisiones: Analizan profundamente la información y entregan recomendaciones

Solu

ció

n d

e p

rob

lem

as • Determinar las causas

• Analizar las opciones

• Elegir las recomendaciones

Clases de reuniones

Dec

isió

n • Búsqueda de soluciones a los problemas.

• Participan miembros de alto nivel jerarquico. Ex

plo

raci

ón • Creatividad

• De interpretación

• Diagnosis

Causas de ineficiencia en las reuniones

No definir un plan

La impuntualidad

Planteamiento deficiente de los problemas

Las discusiones se desvían hacia otros temas.

El grupo no tiene la capacidad de resolver el problema.

Existe un numero excesivo de participantes.

Se elude la decisión por falta de autoridad (delegados)

Organización de la reuniónA

nte

s • Orden del día

• Objetivo de la reunión.

• Temas a tratar y la duración.

• Elegir el día más adecuado.

• Seleccionar el grupo

Du

ran

te • Analizar las actitudes del grupo

• Competitivas

• De Dominio

• Agresivas

• Asociativas

• Creativas

• Compresión

• Cooperación

Al F

inal

izar • Leer los acuerdos

y compromisos

• Realizar seguimiento al cumplimiento de acuerdos y compromisos

• Evaluar las calidad de las decisiones tomadas.


• El uno de los mas importantes componentes del PMP.

• Establece una guía de como se definirá, validará y controlará el alcance.

• Puede ser formal o informal según las necesidades del proyecto.

• Incluye como:

– se preparará el alcance detallado del proyecto.

– se utilizará para crear la WBS.

– obtendrá validación del alcance y mantenimiento de la WBS

– en caso de solicitudes, como se realizará la gestión de integrada de cambios

• Ejemplo: Plan de gestión del alcance


http://www.share-pdf.com/ebd3c343ca2f481d8dbda9d93abb2479/EGPR_050_04.pdf

Plan de gestión de requerimientos

• Describe como documentar, evaluar y administrar los requerimientos durante el proyecto.

• Puede incluir:

– Como se realizará la planificación y reporte de requerimientos.

– Como serán recolectados, analizados, seleccionados y ajustados los requerimientos.

– La forma como los requerimientos serán priorizados y medidos.

– La matriz de trazabilidad para identificar la relación entre el requerimiento y otros documentos.

• Ejemplo: Plan de gestión de requisitos


http://www.share-pdf.com/ae76e099f37849d085e364174c398d04/EGPR_024_04.pdf

Definir el alcance


Definir el alcance

Entradas

• Plan de gestión del alcance

• Acta de iniciación

• Requerimientos de documentación

• OPA



• Análisis de producto.

• Generación de alternativas

• Técnicas de facilitación.

Salidas

• Enunciado del alcance del proyecto.

• Actualización de documentos.


ENTRADAS


Acta de iniciación

Requerimientos de documentación

OPA



• Son documentos que proveen un listado de requerimientos de alto nivel los interesados priorizados y categorizados.

– Son progresivamente detallados a medida que el proyecto avanza.

– Deben ser medibles, consistentes y aprobados.

• Pueden ser:

– Requerimientos del negocio.

– Requerimientos de comunicación

– Análisis de impacto en la operación.

– Requerimientos funcionales, no funcionales, de calidad y técnicos.


HERRAMIENTAS Y TECNICAS

Juicio de Expertos

Análisis de producto.

Generación de alternativas

Técnicas de facilitación.


Análisis de Producto

• Se refiere una evaluación detallada de los resultados del proyecto con las metas y requiere:

– Asociar los requerimientos con los productos.

– Analizar el impacto de las condiciones económicas actuales.

• Técnicas:

– Product breakdown

– Análisis de sistemas

– Sistemas de ingeniería

– Ingeniería de valor

– Análisis de valor

– Análisis Funcional.


http://www.productbreakdownstructure.com/

http://www.adi.pt/docs/innoregio_value_analysis.pdf

SALIDAS

Enunciado del alcance del proyecto.

Actualización de documentos..


Enunciado del alcance del proyectoD

esc

rip

ció

n d

el a

lcan

ce.

• Contiene las características de los productos que serán elaborados por en el proyecto.

• Comprende todos los compromisos que tiene el equipo del proyecto

Cri

teri

os

de

ace

pta

ció

n d

el p

rod

uct

o.

• Definen los criterios que se tendrán en cuenta para aceptación los productos una vez estén completados.

Los

en

tre

gab

les

de

l pro

yect

o.

• Incluyen el producto final y los productos intermedios.

• Se describirse de manera resumida o muy detallada.


Restricciones y Exclusiones

Las exclusiones del proyecto.

Identifican lo que está excluido del proyecto.

Establecer explícitamente lo que está fuera del alcance del proyecto.

Ayuda a gestionar las expectativas de los interesados.

Las restricciones del proyecto.

Restricciones específicas asociadas con del proyecto que limitan las opciones del equipo.

Pueden ser de presupuesto, fechas de entrega, calidad o

recursos.

En caso de un contrato, las disposiciones contractuales

constituyen las restricciones.

Las restricciones deben incluirse en la declaración del alcance del

proyecto


Criterios de aceptación

• Requisitos Funcionales

• Funcionamiento esperado del producto o servicio.

• No funcionales

• Legales

• De seguridad

• De criterios de retención

• Técnicos

• De Calidad

• De soporte y entrenamiento


Crear la WBS


Definir el alcance

Entradas

• Plan de gestión del alcance

• Enunciado del alcance del proyecto

• Requerimientos de documentación

• EEF/OPA



• Descomposición.

Salidas

• Línea base del alcance

• Actualización de documentos.


ENTRADAS


Enunciado del alcance del proyecto


EEF/OPA


EEF/OPA

Factores Ambientales de la empresa

• Especificaciones de la industria sobre el diseño de la WEB.

Activos de procesos de la organización

• Políticas y procedimientos

• Plantillas de WBS

• Archivos de proyectos realizados anteriormente.

• Lecciones aprendidas de proyectos realizados anteriormente


HERRAMIENTAS Y TECNICAS

Línea base del alcance

Actualización de documentos.


Descomposición

• Consiste en partir en componentes de menor complejidad los entregables del proyecto con el fin que sean mas fáciles de construir asignar y elaborar.

• La descomposición del proyecto involucra_

– Identificar y analizar los entregables en relación al trabajo.

– Estructura y organizar la WBS.

– Descomponer de niveles superiores a niveles de mayor detalle.

– Desarrollar y asignar códigos de identificación a cada componente de la WBS.

– Verificar que el grado de descomposición del trabajo es necesario y suficiente.


SALIDAS

Enunciado del alcance del proyecto.

Actualización de documentos..


WBS – Work Breakdown Structure

1

• Herramienta que permite identificar el trabajo que se debe realizar para cumplir con los objetivos del proyecto.

2

• Es un árbol jerárquico que define el alcance del proyecto en termino de entregables y componentes de esos entregables.

3

• De acuerdo al método de descomposición utilizado también puede identificar el ciclo de vida del proyecto.

4

• Permite al director del proyecto tener una línea base para realizar el control y generar reportes de progreso.

5• Facilita la comunicación entre el director del proyecto y sus colaboradores.


WBS – Work Breakdown Structure

Fase

Principales etapas del proyecto

Las dividen la toma de

decisiones.

Las soporta una metodología

Sub-proyecto

Actividades que serán realizadas por un tercero.

Lo define un contrato.

Producto o Entregable:

Un producto, resultado o

capacidad para prestar un

servicio

Verificable que debe ser

completada en un proceso,

fase o proyecto.

Paquete de trabajo

Entregable o componente de menor nivel en un brazo de la

WBS

Incorpora un numero plural de tareas para su desarrollo.


WBS- Bicicleta

Visión del producto final

Ciclo de vida del proyecto

Ramas descompuestas en diferentes niveles de profundidad por diferentes necesidades de control.


WBS- BicicletaTa

ngi

ble

s es

pec

ific

os

Códigos de Esquema Jerárquicos

Suficiente nivel de descomposición

Entr

egab

les

Inte

rmed

ios


Diccionario de la WBS

Es un documento que acompaña a la WBS y tiene

información critica del proyecto.

Define, detalla y aclara algunos elementos de la WBS para

asegurar que cada componente esta correctamente articulado y

puede ser comunicado referenciando la WBS.

También puede incluir información adicional como por ejemplo: el tipo y cantidad de

recursos requeridos o la información de control del

contrato.

Identifica en cada paquete de trabajo:

• Una descripción de se requiere hacer

• El nivel de profundidad de una actividad

• Si tiene control de avance


Ejemplo del Diccionario de la WBS

Código WBS

Nombre Elemento

Definición Controlde Avance

Organiz.Respons.

1 WBS Bicicleta

Todos los componentes y partes requeridas paraespecificar el diseño, montaje y pruebas de una bicicleta

Dpto de ventas

1.1 Marcos Los componentes individuales que juntos constituyen el marco ensamblado

Si Dpto de ventas

1.1.1 Marco La unidad tubular que permite integrar el resto de componentes y probé la base del diseño y estilo

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1.1.2 Manubrios La unidad tubular usada para dirigir la bicicleta.También sirve como punto de soporte de frenos, luces y otros accesorios

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Ejercicio

• Ingrese a www.wbstool.com.

• Para la alternativa que considere mas apropiada determine elabore la WBS de su proyecto.

• Genere los siguientes documentos:

– Genere WBS como imagen

– Genere el diccionario de la WBS para cada uno de los productos y paquetes de trabajo de su proyecto


http://www.wbstool.com/

Sesión 2: seleccionar y definir proyectos

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