UNIVERSIDAD CENTRAL DEL

ECUADOR

Facultad de Comunicación Social

TRABAJO DE COMUNICACIÓN

INSTITUCIONAL II

La Sesión Solemne

Christian Naula Faúndez

29-09-2009

La sesión solemne es un acto público o privado, que tiene por motivo realizar un homenaje ya sea

por aniversario o para reconocer a una persona o una institución. Estos actos se caracterizan por

su formalidad y el protocolo que suele aplicarse para su realización.

Para Jeanette Razo, docente de la Escuela de Turismo de la Facultad de Filosofía, la sesión solemne

es un evento bastante complejo “ya que implican factores como logística y protocolo, y estos son

los que determinan el éxito del evento.”

En logística intervienen: selección del escenario donde se llevará a cabo la sesión; selección de los

invitados, la confección de las invitaciones y su seguimiento (envío y respuesta); adecuación del

escenario (flores, manteles, sistema de audio y video, colocación de los invitados en la mesa

directiva y en los asientos, espacios especiales para prensa, coro, etc.); elaboración de un guion

para el evento; elementos para el brindis. El protocolo comprende una serie de diferentes normas

que se hay que tener en cuenta para la realización del evento, además de normas de

comportamiento personal.

Mario Bedoya, ex Vicepresidente de la Junta parroquial de Perucho, coincide en esta apreciación,

pero añade que: “esta (la sesión) debe ser lo más sencilla posible, para no aburrir a los asistentes.

No debe extenderse mucho, ni complicarse con largos números“.

Para una mejor explicación se ha dividido al evento en un antes, un durante y un después.

Antes del Evento: Logística

Antes de seleccionar el sitio de reunión, debe tenerse en cuenta la cantidad de personas invitadas

para la sesión, las necesidades de espacio que haya (sitio para prensa, coro, escenario principal,

equipo de audio y video, etc.). Dependiendo de estos datos se tomará la decisión sobre el sitio

adecuado para realizar la sesión.

Una vez realizada la lista de invitados se realiza las invitaciones, en las cuales debe constar los

siguiente: logotipo o identificación de la Institución u Organización que realiza la sesión, el motivo

de la reunión, el lugar (que en caso de no ser muy conocido, deberá adjuntarse la dirección

exacta), la fecha y la hora. Ambos entrevistados coincidieron que no es importante adjuntar el

programa de la sesión o recalcar en el atuendo apropiado para asistir a esta, “es algo que esta

sobreentendido al decir solemne” apunta el Sr. Bedoya. En caso de invitación a personajes de

mucha importancia, esta se realizará en sobre cerrado, donde constará su título, nombre y cargo

que ostenta. Se recomienda también adjuntar un oficio en caso de que se desee que estos den un

discurso, donde se explicará el tema del mismo. También es necesario realizar un seguimiento

para confirmar su asistencia.

El montaje del escenario debe realizarse con varias horas de anticipación al evento y si este se

realiza temprano por la mañana, el montaje debe realizárselo la noche anterior. En el montaje

constan: pruebas de sonido, adecuación de los espacios destinados para el escenario principal,

para la prensa y para un coro, si es necesario. También se realiza un ensayo de sesión para evitar

contratiempos. A continuación analizaremos más en detalle cada parte.

Escenario Principal.- Es el sitio desde estará colocada una Mesa Directiva, un atril, y otros

elementos necesarios. La Mesa Directiva es el sitio donde se coloca a los invitados especiales y

principales directivos del ente organizador con el fin de presidir la sesión. La Mesa estará

conformada por un mínimo de cinco y un máximo de nueve personas las cuales estarán sentadas

en orden jerárquico. Para esto debe tenerse en cuenta lo que en Protocolo se denomina

Precedencia. Según esto, en el centro de la mesa se colocará la persona de más alta jerarquía

dentro de la Institución u Organización que realiza el evento. A su izquierda se ubicará al principal

invitado y su comitiva en orden jerárquico; y a su derecha se ubicarán otros miembros de

importancia dentro del ente que organiza la sesión, también en orden jerárquico.

Frente a ellos se colocará una mesa lo bastante larga como para que entren en el mismo lado los

miembros de la Mesa Directiva. Sobre esta no se colocará ningún objeto que obstaculice

identificarlos y por el contrario deberá existir membretes e identificadores donde constarán los

nombre y los cargos que ocupan cada uno. En la mesa se colocará frente a cada uno, un vaso de

vidrio para que se sirvan agua y junto a los vasos se ubicarán servilletas de tela. Los vasos deberán

estar llenos a ¾ de su capacidad antes de iniciar la sesión. La Lcda. Razo precisó que es mejor

colocar una jarra con agua y de esta se sirva a los miembros de la Mesa Directiva cuando lo

soliciten. El Sr. Bedoya añadió que también se puede usar botellas de agua, pero esto dependerá

de la solemnidad de la ocasión.

En el escenario también se colocará un atril o pedestal donde se ubicará el Maestro de

Ceremonias o quien conduzca el evento, así como será el sitio desde donde se den los discursos;

este contará con un micrófono y también del Petitorio, que es un documento donde constan los

nombre de los principales invitados y autoridades presentes en el evento y su lectura se la

realizará al inicio de cada discurso.

Otros elementos decorativos como banderas o flores se colocarán en otros puntos del escenario.

Un consejo práctico del Sr. Bedoya es colocarlos de tal manera que oculten daños o desperfectos

del escenario, pero cuidando que haya cierta armonía. En el caso de las banderas están deben

colocarse en un sitio visible y también en jerarquía. La de mayor rango es la Bandera Nacional la

cual debe de la más grande tanto en dimensión como en largo del asta y a la izquierda de esta se

colocarán por orden territorial las correspondientes a la provincial y la ciudad en donde se realiza

el evento. Después se colocarán otras banderas institucionales siempre a la izquierda.

Elementos Audio-Visuales.- Con respecto al sonido, hay que tener en cuenta que el sonido no

afecte a los asistentes en especial a aquellos que estén ubicados cerca de los parlantes. Por esto

hay que realizar una calibración de los equipos para evitar problemas.

Si se va a presentar videos o diapositivas, hay que cuidar que todos los asistente las vean; por

estos es necesario que en caso de que si la pantalla está en el fondo del escenario, la mesa

directiva esté colocada hacia un lado de este, y así evitar que los miembros de la Mesa tengan que

acomodarse para ver la pantalla. Otra opción es colocar un monitor a un costado del escenario

para que las personas de la Mesa puedan observar cualquier proyección audiovisual.

Los medios de comunicación deben estar colocados en sitios estratégicos tanto para que realicen

su labor con comodidad así como para que no interrumpan el normal desarrollo de la sesión. Si el

local cuenta con galería o segundo piso, ese es un buen sitio para que se coloquen las cámaras de

los medios. Caso contrario, se pueden ubicar a un costado del escenario cerca del atril cuidando

que no molesten a los asistentes.

Lo mismo ocurre con el Coro; este puede colocarse en una galería, siempre y cuando se tenga un

buen sistema de amplificación. Sino, se pueden destinar unos puestos al inicio para que los ocupen

los miembros del Coro. Hay que considerar que si se va a invitar a un Coro para cantar los himnos,

estos deben solo constar de una pista musical sin las liricas (letra cantada); el ambiente se

saturaría con el ruido de un Coro compitiendo con la pista por demostrar quien canta más alto y

mejor.

La Vestimenta.- Si bien es obvia que la vestimenta debe estar acorde con la ocasión, sirva la

ocasión para realizar las siguientes puntualizaciones:

El Sr. Bedoya aconseja que los hombres deban asistir de terno el cual debe ser de tonos oscuros,

evitando colores claros y llamativos, salvo que la sesión se lleve a cabo en regiones cálidas donde

se aconseja ternos claros sin llegar a ser llamativos. La camisa deberá ser de manga larga y esto es

fácil de notar, ya que la camisa debe sobresalir más o menos un par de centímetros por debajo del

puño del saco de terno. La corbata debe estar bien combinada con el terno, su nudo estará bien

realizado y no debe tener ningún estampado. El calzado tiene que ser de cuero, evitando el charol,

y puede ser tipo mocasín o cordón

La Lcda. Razo sugiere para las damas el uso del llamado traje de sastre, ya sea de falda o pantalón,

evitando que el modelo sea demasiado llamativo (faldas muy cortas o pantalones muy apretados).

Los accesorios (aretes, cadenas, collares, anillos, pulseras, etc.) deben ser elegantes, procurando

que no sean llamativos, es decir, grande y coloridos. La Lcda. recomienda que estos deben

combinar con la vestimenta. Con respecto al calzado, hay que apuntar que se prefiere el zapato de

taco alto, pero se puede usar zapatos de taco medio, si estos son elegantes.

Durante el Evento: La Sesión en Sí

El evento deberá empezar a la hora fijada en punto; si alguno de los invitados especiales llega

tarde deberá esperarse a que el número en desarrollo termine para que ingresen. Si la persona

atrasada es alguien de menor rango y que estaba destinada para la Mesa Directiva, este sitio

deberá ser ocupado por un miembro ya sea de la comitiva invitada o por algún directivo de menor

rango del ente organizador.

El personal de protocolo debe acompañar a los invitados especiales a sus lugares correspondientes

los cuales deben estar identificados para evitar inconvenientes; entrarán primero los de menor

rango que pertenecen al ente organizador, luego por jerarquía la comitiva del invitado y

finalmente quien preside el acto junto con su invitado especial.

Al momento de cantar el himno, debe cuidarse de no arrugar el traje; la posición más aconsejable

es pararse erguido, con los brazos estirados a los costados o cruzados enfrente y con las manos

juntas.

El orden de los discursos es el siguiente: primero tomará la palabra quien preside la sesión

solemne con el fin de dar la bienvenida a los invitados y asistentes en general. El último en tomar

la palabra será el invitado especial o la máxima autoridad presente en el salón.

La postura de los presentes es algo que el protocolo también norma; así se aconseja sentarse

derecho con los dos pies en el suelo y dado que es difícil mantener esta posición por más de cinco

minutos, se recomienda cruzar la pierna pero manteniendo contacto pantorrilla con pantorrilla y

evitando mostrar la suela del zapato. Se puede ladear el cuerpo y apoyarse sobre el respaldo de la

silla, pero sin encorvarse ni resbalarse por la silla. Las manos deben colocarse juntas en el regazo

ya sea cruzando los dedos. Es necesario que en el caso de que se use saco de terno este no se vea

arrugado al sentarse ni enfrente ni por la nuca.

Si las mujeres traen una cartera grande, esta no debe colgarse del respaldo de la silla; deberá

colocársela en el regazo o en el suelo a los pies de la dueña.

Si bien en algunas sesiones solemnes se evita los números artísticos, estos no están vedados de

realizarse, siempre y cuando guarden correspondencia con el acto. Así, el Coro puede interpretar

un número artístico ya sea de música nacional o de arias clásicas, o se puede invitar a un artista.

Como se anota, esto no está vedado, pero hay que estar a tono con la solemnidad del evento.

El acto cerrará con un el himno de la cuidad donde se realiza el acto o con el de la Institución que

organiza la sesión.

Después del Evento: El Brindis o Recepción

Una vez clausurado el acto, la salida de la Mesa Directiva será a la inversa del ingreso, es decir,

primero saldrá quien preside la reunión acompañado de su invitado de honor y luego saldrán de

acuerdo a la jerarquía primero la comitiva del invitado y luego los demás miembros de la Mesa.

El brindis o recepción deberá realizarse en un espacio diferente ya que no todos los asistentes a la

sesión son invitados al brindis.

El Sr. Bedoya nos manifestó que el brindis se suele realizar con champaña, aunque puede usarse

vino blanco. El brindis debe ser dirigido por una persona diferente de las que actuaron durante la

sesión solemne. En este acto se suele brindar también bocaditos, que pueden ser dulces y salados.

Se puede colocar música de fondo durante el brindis, para lo cual hay que cuidar que esta no

sature el ambiente y provoque que los asistentes tengan que hablar a gritos; este fondo musical

también debe estar acorde con la solemnidad de la sesión.

Consejos finales:

Procurar que los asistentes reciban una buena impresión para lo cual debe trabajarse

sobre los cinco sentidos:

o La Vista: Se debe jugar con la luces ya que se debe destacar los espacios más

importantes (Mesa directiva, atril) y se debe ocultar espacios poco trascendentes

para la sesión en sí.

o El Oído: La prueba de sonido es básica para el correcto desarrollo del acto. Así se

evitará problemas al público por un sonido defectuoso. La música de fondo debe

estar bien seleccionada ya que no queremos que el brindis termine en baile.

o El Tacto: La selección de los asientos también es importante, ya que por más

brillantes que estén los discursos, las personas se acordarán del acto por los

incómodos asientos.

o El Olfato: hay que cuidar que los servicios higiénicos este en óptimas condiciones,

así como la ventilación. Es buena idea usar aromatizantes o velas para evitar

olores que desagraden a los asistentes.

Fuentes:

Entrevistas:

o Lcda. Jeanette Razo, Docente de la Escuela de Turismo de la Facultad de Filosofía

(UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR).

o Sr. Mario Bedoya, ex Vicepresidente de la Junta Parroquial de Perucho (2001-

2009), funcionario públicos relacionado con organización de actos solemnes.

Bibliografía:

o CHUMANIA, Gladys, et al (comps.). ¿Cómo se hace?, Actividades para el

comunicador institucional, Quito, 2005. Biblioteca Facso.

o JIJENA SANCHEZ, Rosario. Organización de eventos: Problemas e imprevistos.

Soluciones y sugerencias. Ugerman, Buenos Aires, 2007. Biblioteca UTE- Campus

Occidental

GUION SESIÓN SOLEMNE POR INAGURACION DEL CICLO LECTIVO 2009-2010

Jonathan: BIENVENIDAS Y BIENVENIDOS A LA SESIÓN SOLEMNE CON LA QUE LA FACULTAD

DE COMUNICACIÓN SOCIAL DE LA UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

DECLARA INAGURADO EL CICLO LECTIVO 2009- 2010

Agradecemos a todos quienes se han dado cita a esta celebración y que nos

honran con su presencia.

Les invitamos a entonar las sagradas notas del Himno Nacional.

Jonathan: Nuestra Facultad se apresta a comenzar un nuevo periodo de estudios que

esperamos nos depare triunfos y alegrías. A continuación les presentamos el video

Institucional de la Facultad.

Jonathan: A continuación invitamos a la Dra. Alizon Urdánigo, Decana de la Facultad de

Comunicación Social.

(Intervención Decano)

Jonathan: Formar profesionales con conciencia social ha sido el principal anhelo de la antes

Escuela de Periodismo, hoy Facultad de Comunicación Social. Ante los nuevos

retos que la sociedad plantea, nuestra Facultad ha asumido el reto de

modernizarse mediante reformas, innovaciones y constantes procesos de

actualización.

Jonathan: Es por eso que invitamos a Alfredo Espinosa, Vicedecano y docente de nuestra

institución.

(Intervención Vicedecano)

Jonathan: La excelencia académica es una de las prioridades en nuestro Centro de Estudios.

Por eso es este momento pasamos a otorgar a los alumnos que obtuvieron las

mejores calificaciones, el presente diploma con el siguiente texto:

La Facultad de Comunicación Social de la Universidad Central del Ecuador confiere

el presente DIPLOMA, por su gran aprovechamiento académico

Quito, 29 de septiembre de 2009

Firman:

Lcda. Alizon Urdánigo Decana

Mst. Alfredo Espinosa Vicedecano

Jonathan: A continuación les invito a recibir con un aplauso a:

Luis Vásquez.

Maritza Hidalgo.

Darío Villacrés.

Tamara López.

Jacqueline Torres.

Jonathan: Ahora la Srta. Jacqueline Torres dirigirá unas palabras de agradecimiento en

nombre suyo y de sus compañeros.

(Intervención Jacqueline)

Jonathan: El apoyo de las autoridades de la Universidad es fundamental para que nuestra

Facultad se posicione como una de las mejores del país. A continuación palabras

del Rector de la Universidad Central del Ecuador, Doctor Fabricio Cuenca.

(Intervención Rector)

Jonathan: Para finalizar, les invitamos a entonar el himno a Quito.

Jonathan: Les agradecemos a todos por acompañarnos en esta celebración y los invitamos a

acompañarnos en el brindis que se realizará en el Decanato.