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SISTEMA AUTOMÁTICO

DE RESERVAS

AREA AGENCIA

(Versión del Documento: Comercial marzo 2010)

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INTRODUCCÍON

Tenemos un sistema automatico de reservas para su comodidad. Encuentre una breve explicación de lo que podemos ofrecerles más abajo. Este sistema de enviar reservas nos ayudará a ser más eficientes. Cuando los datos son procesados por el sistema de Reservas de Goldcar, se envía una confirmación de reserva al colaborador en momentos (con la excepción de los grupos de vehículos especiales). Además, el sistema puede enviar un e-mail al cliente. IMPORTANTE: Las reservas “last minute” con recogidas en los sucursales fuera de los aeropuertos y en las oficinas locales (24 horas antes de la recogida del vehículo) para nuestras oficinas se enviarán directamente a la oficina correspondiente.

ÁREA AGENCIA

La Web (extranet) denominada Área Agencia es un espacio específico para la Agencia, en el cual puede realizar gestiones y consultas sobre todo lo relacionado con sus reservas. Las reservas, modificaciones y cancelaciones se realizan por la agencia mediante formularios en la extranet. Las tarifas, no-shows y stop-sales se pueden consultar aquí también. La entrada a la extranet se realizada por medio de una pantalla inicial en la cual se tiene que introducir un usuario y una contraseña. El usuario requerido es el Número de Agencia asignado por GOLDCAR (por ejemplo: 12345-00). Está accesible en la dirección http://sartest.goldcar.es . (Dirección secundaria: http://sar2.goldcar.es)

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Las opciones disponibles en el Área Agencia son las siguientes:

En el menú principal disponemos de acceso a todas las opciones:

EXPLORADOR RESERVAS

El Explorador de Reservas es una herramienta de consulta de:

- Reservas - Reservas No-Show - Cancelaciones

La consulta genera un listado, mostrado por páginas, con información sobre las reservas que hemos solicitado. Podemos especificar la Fecha de Reserva o la Fecha de Inicio del Alquiler (Fecha Salida), así como el Grupo de Vehículo y el Lugar de Inicio de Alquiler (Lugar Salida). En los campos fecha, podemos omitir el campo día, mostrando la consulta, el listado completo de las reservas del mes-año elegido. En el campo Tipo Reservas, podemos escoger ver Todas las Reservas o Reservas por Tipos: Reservas Confirmadas, Reservas No-Show o Reservas Canceladas.

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En cada línea del listado, podemos observar en la parte izquierda, un botón-radio. Al seleccionar la reserva, marcando el botón-radio, y dándole al botón Información Reserva (en la parte inferior de la página), nos aparecerá una nueva ventana con los datos de la reserva. En el caso de ser una reserva normal (no reserva no-show), la información mostrada equivale a la confirmación de la reserva.

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BUSCAR RESERVA/CANCELACIÓN/NO-SHOW Desde esta opción podemos buscar un Número de Referencia de Reserva de Agencia de una reserva solicitada, y la búsqueda nos mostrará el resultado de nuestra solicitud, siendo la confirmación de la reserva, si la reserva está correcta y confirmada; la confirmación de la cancelación de la reserva, si habíamos solicitado una cancelación; la confirmación de la reserva ya caducada y por consiguiente reserva no-show, si es el caso.

Para realizar la consulta que hemos elegido tenemos que utilizar el botón Buscar Reservas.

EXPLORADOR INCIDENCIAS

Una incidencia de reserva, es un problema especificado, por el cual la reserva enviada no ha sido gestionada correctamente o ha sido rechazada por algún motivo y por consiguiente no ha sido confirmada. El explorador de incidencias, es similar al explorador de reservas, pero además de realizar un listado, también permite buscar incidencias de reservas por medio del Número de Referencia de Reserva de Agencia.

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HACER UNA RESERVA

La opción Hacer una Reserva permite realizar una solicitud de reserva a GOLDCAR. Para Área Agencia del sistema automático de reservas, las reservas se introducen de esta opción. Existen multitud de campos para poder rellenar con la solicitud de la reserva. Los campos en el la Área Agencia con el título en color rojo, son campos obligatorios.

Número de Referencia de Reserva de Agencia es el campo obligatorio donde la agencia debería seleccionar un nombre de referencia y/o número que se adapte a sus necesidades. Este número se utilizará para buscar, modificar, cancelar esa reserva en particular. Tarifa Neta Alquiler es un campo nuevo. Aquí agencia debe indicar el importe que va a cobrar a su cliente (en euros). Este importe viene establecido por Goldcar. Esta cantidad se compara con el precio establecido por Goldcar. Si el importe consignado por la agencia se diferencia del precio de Goldcar, el sistema rechazará la solicitud de reserva. Si el campo se deja en blanco, el sistema no hará ninguna comparación y el precio que se aplicaría será el precio de nuestro sistema. El margen de error de este es de ,025 €, por lo tanto si la tarifa que introducimos en este campo no está dentro del margen de error, va a ser negada.

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HACER UNA MODIFICACIÓN

La opción Hacer una Modificación de una reserva, permite solicitar una modificación de una reserva que ha sido confirmada anteriormente. Para Área Agencia del sistema automático de reservas, las modificaciones se introducen de esta opción. Para realizar la búsqueda de la reserva, será necesario introducir el del Número de Referencia de Reserva de Agencia. Si la reserva está confirmada, se nos mostrará la reserva en un formulario preparado para realizar las modificaciones requeridas. La modificación de las reservas será posible siempre y cuando el vehículo no haya sido entregado (alquilado), es decir mientras todavía sea una reserva. En el otro caso, la modificación del contrato de alquiler (por ejemplo por una prolongación) tendrá que ser realizada por los cauces habituales (no desde el “Área Agencia”).

HACER UNA CONFIRMACIÓN DE LA RESERVA Cuando los datos son procesados por el sistema de reservas GOLDCAR, la confirmación de reserva se envía a la agencia en unos pocos minutos. Las confirmaciones son automáticas para todos los vehículos con excepción de los grupos especiales. Hay varias maneras de enviar y notificar a la agencia de reservas y/o clientes por correo electrónico (HTML o texto sin formato).

HACER UNA CANCELACIÓN

Para Área Agencia del sistema automático de reservas, la solicitud de cancelaciones se realiza desde esta opción. Para realizar una cancelación de una reserva, es necesario introducir el Número de Referencia de Reserva de Agencia en el campo requerido. La cancelación de la reserva será automática, por lo que no será posible recuperar la reserva cancelada.

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STOP SALES La opción “Stop Sales”, muestra el listado de stop sales actual. (Para desplegar las sucursales, pulsar sobre el botón +) La información sobre stop sale tiene un retraso de aproximadamente una hora, por lo tanto hay que tratarla como un dato que no es absolutamente real.

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Consultar Precios

Opción consultar precios está disponible en Área Agencia. Pueden buscar tarifas por temporada y elegir varias temporadas haciendo clic en el menú desplegable para mostrar la lista de todas las estaciones disponibles para las reservas.

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APÉNDICE A – CONFIRMACIONES RESERVAS

La confirmación de una reserva será enviada por e-mail a la agencia o al cliente (o a ambos) según decida la Agencia. También se puede elegir el formato del e-mail: HTML o Texto-Plano. Por defecto, la confirmación será enviada a la agencia en formato HTML (web). MODIFICACIONES La confirmación de una modificación será enviada por e-mail a la agencia en formato HTML. CANCELACIONES La confirmación de una cancelación será enviada por e-mail a la agencia en formato de Texto-Plano. INCIDENCIAS

Si por cualquier causa existe un problema con la Reserva, Modificación o Cancelación, se creará una incidencia. Un mensaje descriptivo, en texto-plano, de la incidencia será enviado por e-mail a la Agencia.

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APÉNDICE B - LISTA DE CÓDIGOS DE SUCURSALES

ALC Alicante Airport LEI Almeria Airport GRO Gerona Airport GRX Granada Airport XRY Jerez Airport LPA Las Palmas Airport AGP Malaga Airport PMI Mallorca Airport MJV Murcia Airport REU Reus Airport SVQ Sevilla Airport TFS Tenerife South Airport VLC Valencia Airport AGU Aguilas ABE Benidorm ADE Denia MNA Malaga

PPM Palma – Paseo Marítimo - Sea Promenade

ASJ San Juan XSP Sancti Petri ATR Torrevieja

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APÉNDICE C - LISTA DE CÓDIGOS DE PAISES

AF AFGHANISTAN AL ALBANIA DE GERMANY AD ANDORRA AO ANGOLA AI ANGUILLA AQ ANTARCTICA AG ANTIGUA AND BARBUDA AN NETHERLANDS ANTILLES SA SAUDI ARABIA DZ ALGERIA AR ARGENTINA AM ARMENIA AV ARUBA AU AUSTRALIA AT AUSTRIA AZ AZERBAIJAN BS BAHAMAS BH BAHRAIN BD BANGLADESH BB BARBADOS BE BELGIUM BZ BELIZE BJ BENIN BM BERMUDA BT BHUTAN BY BELARUS BO BOLIVIA BA BOSNIA AND HERZEGOVINA BW BOTSWANA BR BRAZIL BN BRUNEI DARUSSALAM BG BULGARIA BF BURKINA FASO BI BURUNDI CV CAPE VERDE KH CAMBODIA CM CAMEROON CA CANADA TD CHAD CL CHILE CN CHINA CY CYPRUS VA VATICAN CITY STATE CO COLOMBIA KM COMOROS CG CONGO KR KOREA, REPUBLIC OF

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KP KOREA, DEMOCRATIC PEOPLE’S REPUBLIC OF

CI CÔTE D’IVOIRE CR COSTA RICA HR CROATIA CU CUBA DK DENMARK DJ DJIBOUTI DM DOMINICA EC ECUADOR EG EGYPT SV EL SALVADOR AE UNITED ARAB EMIRATES ER ERITREA SK SLOVAKIA SI SLOVENIA ES SPAIN US UNITED ESTATES EE ESTONIA ET ETHIOPIA FK FALKLAND ISLANDS (MALVINAS) FJ FIJI PH PHILIPPINES FI FINLAND FR FRANCE GA GABON GM GAMBIA GE GEORGIA GH GHANA GI GIBRALTAR GD GRENADA GR GREECE GL GREENLAND GP GUADELOUPE GU GUAM GT GUATEMALA GF FRENCH GUIANA GN GUINEA GQ EQUATORIAL GUINEA GW GUINEA-BISSAU GY GUYANA HT HAITI NL NETHERLANDS HN HONDURAS HK HONK KONG HU HUNGARY IN INDIA ID INDONESIA IR IRAN, ISLAMIC REPUBLIC OF IQ IRAQ IE IRELAND BV BOUVET ISLAND

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NF NORFOLK ISLAND PN PITCAIRN ISLAND IS ICELAND KY CAYMAN ISLANDS CX CHRISTMAS ISLANDS CK COOK ISLANDS FO FAROE ISLANDS HM HEARD ISLAND AND MCDONALD ISLANDS CC COCOS (KEELING) ISLANDS MP NORTHERN MARIANA ISLANDS MH MARSHALL ISLANDS UM US MINOR OUTLYING ISLANDS SB SOLOMON ISLANDS SJ SVALBARD AND JAN MAYEN TC TURKS AND CAICOS ISLANDS VG VIRGIN ISLANDS, BRITISH VI VIRGIN ISLANDS, U.S. WF WALLIS AND FUTUNA IL ISRAEL IT ITALY JM JAMAICA JP JAPAN JO JORDAN KZ KAZAKHSTAN KE KENYA KG KYRGYZSTAN KI KIRIBATI KW KUWAIT LA LAO PEOPLE’S DEMOCRATIC REPUBLIC LS LESOTHO LV LATVIA LB LEBANON LR LIBERIA LY LIBYAN ARAB JAMAHIRIYA LI LIECHTENSTEIN LT LITHUANIA LU LUXEMBOURG MO MACAO

MK MACEDONIA, THE FORMER YUGOSLAV REPUBLIC OF

MG MADAGASCAR MY MALAYSIA MW MALAWI MV MALDIVES ML MALI MT MALTA MA MOROCCO MQ MARTINIQUE MU MAURITIUS MR MAURITANIA YT MAYOTTE MX MEXICO

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FM MICRONESIA, FEDERATED STATES OF MD MOLDOVA, REPUBLIC OF MC MONACO MN MONGOLIA MS MONTSERRAT MZ MOZAMBIQUE MM MYANMAR NA NAMIBIA NR NAURU NP NEPAL NI NICARAGUA NE NIGER NG NIGERIA UN NIUE NO NORWAY NC NEW CALEDONIA NZ NEW ZEALAND OM OMAN PK PAKISTAN PW PALAU PS PALESTINIAN TERRITORY PA PANAMA PG PAPUA NEW GUINEA PY PARAGUAY PE PERU PF FRENCH POLYNESIA PL POLAND PT PORTUGAL PR PUERTO RICO QA QATAR GB UNITED KINGDOM DO DOMINICAN REPUBLIC CF CENTRAL AFRICAN REPUBLIC CZ CZECH REPUBLIC

CD CONGO, THE DEMOCRATIC REPUBLIC OF THE

RE REUNION RO ROMANIA RU RUSSIAN FEDERATION RW RWANDA EH WESTERN SAHARA KN SAINT KITTS AND NEVIS WS SAMOA AS AMERICAN SAMOA SM SAN MARINO PM SAINT PIERRE AND MIQUELON VC SAINT VINCENT AND THE GRENADINES SH SAINT HELENA LC SAINT LUCIA ST SAO TOME AND PRINCIPE SN SENEGAL CS SERBIA AND MONTENEGRO

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SC SEYCHELLES SL SIERRA LEONE SG SINGAPORE SY SYRIAN ARAB REPUBLIC SO SOMALIA LK SRI LANKA ZA SOUTH AFRICA SD SUDAN SE SWEDEN CH SWITZERLAND SR SURINAME SZ SWAZILAND TH THAILAND TW TAIWAN, PROVINCE OF CHINA TJ TAJIKISTAN TZ TANZANIA, UNITED REPUBLIC OF IO BRITISH INDIAN OCEAN TERRITORY TF FRENCH SOUTHERN TERRITORIES TL TIMOR-LESTE TG TOGO TK TOKELAU TO TONGA TT TRINIDAD AND TOBAGO TN TUNISIA TM TURKMENISTAN TR TURKEY TV TUVALU UA UKRAINE UG UGANDA UY URUGUAY UZ UZBEKISTAN VU VANAUTU VE VENEZUELA VN VIET NAM YE YEMEN ZM ZAMBIA ZW ZIMBABWE

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programa\Microsoft\Templates\Normal.dot Título: Asunto: Autor: ERAC Palabras clave: Comentarios: Fecha de creación: 01/03/2010 10:34:00 Cambio número: 5 Guardado el: 01/03/2010 10:38:00 Guardado por: anamalodemolina Tiempo de edición: 6 minutos Impreso el: 01/03/2010 10:57:00 Última impresión completa Número de páginas: 16 Número de palabras: 2.673 (aprox.) Número de caracteres: 14.707 (aprox.)