SISTEMA DE ABASTECIMIENTO
-
Upload
g12360121-cahuana-ferro -
Category
Documents
-
view
244 -
download
0
description
Transcript of SISTEMA DE ABASTECIMIENTO
SISTEMA DE
ABASTECIMIENTO
Plan Operativo
HERRAMIENTAS
VISIÓN FUNCIONAL DE LA GESTIÓN
PÚBLICA
Reformulación
•Objetivos
•Metas
Racionalización
•Recursos Humanos y Materiales
Reestructuración
•Recursos Financieros
NIVEL DE EQUILIBRIO
Plan Estratégico Plan Operativo PAC
ROF MOF MP
Costos Presupuestos y Estados Financieros
Sistemas
Administrativos
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
Conjuntos de principios, normas, procedimientos, técnicas e instrumentos que regulan la utilización y promueven la eficiencia en el uso de los recursos en las entidades de la administración pública.
Son sistemas de gestión que actúan como normas de calidad.
PRINCIPALES SISTEMAS
ADMINISTRATIVOS
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
SISTEMA NACIONAL DE PRESUPUESTO
SISTEMA NACIONAL DE TESORERIA
SISTEMA NACIONAL DE
ABASTECIMIENTO
SISTEMA NACIONAL DE CONTABILIDAD
SISTEMA NACIONAL DE INVERSIÓN PÚBLICA
SISTEMA NACIONAL DE
PLANIFICACIÓN
LEY GENERAL DEL SISTEMA NACIONAL DE
PRESUPUESTO LEY Nº 28411
LEY GENERAL DEL SISTEMA NACIONAL DE TESORERIA
LEY Nº 28693
LEY GENERAL DEL SISTEMA NACIONAL DE
ABASTECIMIENTO D.LEY Nº 22056
LEY GENERAL DEL SISTEMA NACIONAL DE
CONTABILIDAD LEY Nº 28708
LEY DEL SISTEMA NACIONAL DE INVERSIÓN PÚBLICA
LEY Nº 27293
LEY DEL SISTEMA NACIONAL DE
PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO
D. LEG. Nº 1088
SISTEMA NACIONAL DE CONTROL LEY Nº 27785
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIRECCIÓN NACIONAL DE
PRESUPUESTO PÚBLICO
DIRECCIÓN NACIONAL DE TESORERÍA
DIRECCIÓN NACIONAL DE
ABASTECIMIENTO
DIRECCIÓN NACIONAL DE
CONTABILIDAD
DIRECCIÓN NACIONAL DE INVERSIÓN PÚBLICA
CENTRO NACIONAL DE
PLANEAMIENTO ESTRATEGICO
D.Ley. 22056
(01.01.1978)
Procesos Técnicos:
- Catalogación.
- Registro de Proveedores.
- Programación.
- Distribución.
- Registro y Control.
- Mantenimiento.
- Recuperación de bienes.
- Disposición final.
Sist. de Abastecimiento
Asegurar la unidad,
racionalidad, eficiencia y
eficacia de los bienes y
servicios no personales en
la Administración Pública,
a través de los procesos
técnicos
CREACIÓN DEL SISTEMA DE
ABASTECIMIENTO
ÓRGANOS DE EJECUCIÓN DEL SISTEMA
DE ABASTECIMIENTO
• Oficinas de Abastecimientos de los Ministerios.
• Organismos cuyos jefes tengan rango de Ministro.
• Organismos Públicos Descentralizados
• Concejos Municipales.
Criterios, reglas y condiciones previamente establecida, orientados al racional empleo y combinación de bienes y servicios (eficiencia) así como conseguir los objetivos propuestos (eficacia) del mejor modo posible.
PROCESOS TÉCNICOS DEL
ABASTECIMIENTO
LA CATALOGACIÓN
Poseer información simple, completa, homogénea y ordenada referida a los bienes y servicios materia de abastecimiento, para facilitar la toma de decisiones y el desarrollo de los procesos técnicos.
Directiva Nº 01-80-INAP/DNA Resolución Jefatural Nº 015-80-INAP/DNA
REGISTRO DE PROVEEDORES
Poseer información sobre los proveedores de las entidades públicas a fin de clasificarlos de acuerdo al giro de sus negocios.
10.4 Normas Generales del Sistema de Abastecimiento SA.02 Integridad de Administración del Abastecimiento
Actualmente se cuenta con el Registro Nacional de
Proveedores (Art. 9º de la Ley de Contrataciones del
Estado)
LA PROGRAMACIÓN
Preveer en forma racional y sistemática la satisfacción de las necesidades de bienes y servicios no personales para el cumplimiento de las metas asignadas a sus dependencias.
Directiva Nº 055-89-INAP/DNA Resolución Jefatural Nº 001-89-INAP/DNA
LA ADQUISICIÓN
Esencia del Sistema de Abastecimiento y de las contrataciones del Estado, a través del cual las entidades publicas se relacionan con los proveedores con el fin de concertar comercialmente de la forma mas conveniente y oportuna la contratación de bienes, contratación de servicios y ejecución de obras.
Reglamento Único de Adquisiciones 10.4 Normas Generales del Sistema de Abastecimiento SA.02 Integridad de Administración del Abastecimiento
PROCESOS DE SELECCIÓN
Co
mp
ras
s/p
roc
eso
s
Adjudicación de Menor
Cuantía
Adjudicación Directa
Concurso Publico
Licitación Publica
MODALIDADES
Compras Corporativas
Subasta Inversa
Convenio Marco
LA ADQUISICIÓN
REGISTRO Y CONTROL
Aplicación de métodos estadísticos para compilar, procesar, analizar, interpretar y aprovechar la información generada en el desarrollo de procesos técnicos, es función complementaria de la unidades orgánicas responsable de abastecimiento.
Directiva Nº 003-80-INAP/DNA Resolución Jefatural Nº 059-80-INAP/DNA
ALMACENAMIENTO Y
DISTRIBUCIÓN (I)
Esta referido a la ubicación temporal de bienes en un espacio físico determinado con fines de custodia, como vía para trasladarlos físicamente (temporal y definitivo) a quienes lo necesitan.
Resolución Jefatural Nº 335-80-INAP/DNA
ALMACENAMIENTO Y
DISTRIBUCIÓN (II)
El almacén es un área física seleccionada bajo criterios y técnicas adecuados; destinada a la custodia y conservación de los bienes que van a emplearse para la producción de bienes y servicios o de bienes económicos. Stock de seguridad del disponible para consumo
Resolución Jefatural Nº 335-80-INAP/DNA
MANTENIMIENTO
Es el eficiente estado de conservación de los bienes de la Entidad, a través de los servicios preventivo y correctivo requeridos.
10.4 Normas Generales del Sistema de Abastecimiento SA.02 Integridad de Administración del Abastecimiento
RECUPERACIÓN DE BIENES
Es una actividad técnica administrativa y jurídica orientada ha recuperar el dominio o disposición sobre los bienes.
10.4 Normas Generales del Sistema de Abastecimiento SA.02 Integridad de Administración del Abastecimiento
DISPOSICIÓN FINAL
Esta relacionado con la situación técnica, administrativa y jurídica de los bienes asignados en uso a la Entidad, que como consecuencia de su normal uso han sobrepasado su periodo de utilidad por lo que es pertinente tramitar su baja.
10.4 Normas Generales del Sistema de Abastecimiento SA.02 Integridad de Administración del Abastecimiento
FUNCIONES DEL ÓRGANO DE
ABASTECIMIENTO
• Actividades de Programación
• Ejecución de procesos de selección
• Administración de contratos
• Control de Almacenes
• Registro y control de bienes patrimoniales
• Seguridad integral
• Servicios Generales
•Actividades de
Programación
•Ejecución de procesos de
selección
•Administración de contratos
•Registro y Control de
Almacenes
•Registro y control de bienes
patrimoniales
•Seguridad integral
•Servicios Generales
FUNCIONES DEL ÓRGANO DE
ABASTECIMIENTO
ORGANIZACIÓN DEL ÓRGANO DE
ABASTECIMIENTO
JEFATURA
Área de Programación Área de Control Patrimonial
Área de Proc. de Selección Área de Servicios Generales
Área de Adquisiciones Área de Seguridad
Área de Almacén
ÁREA DE PROGRAMACIÓN
Implicancias Función- Dependencias involucradas
Funciones Generales
Proyección PAC seguimiento y modificaciones
Evaluación de Requerimientos generación de expedientes
Seguimiento de la Ejecución de Calendarios de Compromisos
Elaboración del POA
En base a los cuadros de necesidades, se
realiza la revisión, identificación de procesos y consolidación. Se coordina con la oficina usuaria, Unidad de Presupuesto y Unidad de Programación.
Lo ideal es que en todos los casos los requerimientos se presenten con anticipación (sin presiones) a la convocatoria, a fin de proceder a la revisión de especificaciones y a las evaluaciones presupuestarias. Se encamina el requerimiento para que la aprobación del Expediente de Contratación.
Se realiza el seguimiento a través de cuadros a través de programas informáticos, en los cuales se registra el avance de la ejecución del calendario.
En base a las actividades identificadas en coordinación con la Administración y el Órgano de Abastecimiento; y en coordinación con la Unidad de Programación.
Normas relacionadas
•Directiva PAC OSCE •Ley de presupuesto para el Año Fiscal
•Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento.
•Directiva para la Ejecución del Proceso Presupuestario para el Año Fiscal.
•Instructivo para la formulación de Actividades para el Año Fiscal
PROGRAMACIÓN – PROBLEMÁTICA
• Retraso en la elaboración del PAC.
• Continuas inclusiones y exclusiones modificaciones al PAC.
Las oficinas usuarias no cumplen con los plazos para presentar sus cuadros de Necesidades. Los TDR/EETT no se elaboran adecuadamente.
PROBLEMA CAUSA PROPUESTA DE SOLUCIÓN
Los usuarios deben tener un especialista responsable para elaboración de los TDR /EETT
Capacitación a los usuarios.
Falta de previsión por parte de las oficinas usuarias e improvisación de sus necesidades.
Equipo que coordine con los usuarios en la programación de necesidades y el requerimiento.
• La presentación de los requerimientos por parte de las oficinas usuarios no se ajustan a los plazos determinados.
• Las especificaciones técnicas no son preparadas de acuerdo a la necesidad real.
PROGRAMACIÓN – PROBLEMÁTICA
PROBLEMA CAUSA
• Demora en la programación de metas.
• Reprogramaciones y modificaciones en la elaboración del Plan Operativo de la Unidad de Abastecimiento.
Las áreas usuarias no cumplen con los plazos establecidos.
Desfinanciamiento de los servicios básicos para la Sede Central.
Que cada área usuaria designe responsables para la aprobación de los formatos y elaboración de metas.
Oficina de Presupuesto o Planificación a través de sus Unidades correspondientes debe cumplir con priorizar dentro del Marco Presupuestal los servicios básicos para la Entidad así como para la adquisición de insumos y materiales en general
PROPUESTA DE SOLUCIÓN
ÁREA DE PROCESOS DE
SELECCIÓN
Implicancias de la función – Dependencias involucradas
Función General
Asistencia a Comités Especiales. en procesos de Adjudicación Directa, Concurso y Licitación Pública. También exoneraciones
Norma relacionada
Proyección de Contratos
La función implica la preparación del proyecto de Resoluciones de designación de Comités Especiales.
La proyección de las Bases, actas del Comité Especial, cuadros de evaluación, cartas de Buena pro, informes del Comité Especial y demás documentos relacionados al proceso de selección.
Las Dependencias involucradas son las Oficinas usuarias, el Área de Programación, Oficina de Asesoría Jurídica, Oficina de Administración, Alta Dirección y postores.
Ley de contrataciones del Estado y su
Reglamento
Ley de Contrataciones del Estado y su
Reglamento
Coordinación con los postores ganadores de la buena pro de los procesos de selección para la presentación oportuna de los documentos necesarios para la suscripción del contrato
Las Dependencias involucradas son la Oficina de Asesoría Jurídica, Oficina de Administración, Alta Dirección y postores ganadores de la Buena pro.
PROCESOS DE SELECCIÓN
PROBLEMÁTICA
• Incumplimiento de los plazos para presentar requerimientos, no permite convocar el proceso en el plazo previsto, permitiendo retraso en su ejecución. Falta de previsión de impugnaciones o declaratoria de desierto.
• Presiones a los Comités Especiales, lo cual no les permite cumplir su función; no se tiene margen de tiempo prudencial para evaluar y calificar propuestas.
• El ingreso de similares requerimientos en distintos períodos, trae como consecuencia la convocatoria de varios procesos de selección, incluso del mismo tipo, por las mismas fechas, lo cual genera carga de trabajo.
• Falta de planificación de
las dependencias usuarias
de la programación de sus
necesidades
• Usuarios señalan que su
presión se debe a la
pérdida del calendario de
compromisos.
• Desconocimiento y falta
de planificación de las
necesidades por parte de
los usuarios
PROBLEMA CAUSA PROPUESTA DE SOLUCION
Adecuada planificación de las
necesidades por parte de las
dependencias usuarias.
Coordinación efectiva entre los
usuarios y la Unidad de
Programación para los
calendarios de compromisos.
Capacitación, poniendo énfasis
a la autonomía de los Comités
Especiales.
Disciplinar a las Oficinas
usuarias
PROCESO DE SELECCIÓN
PROBLEMÁTICA
• La formulación de
características técnicas
incompletos, imprecisos,
ambiguos, genera retrasos en
la elaboración de Bases,
cuando al analizar el
expediente se tiene que
solicitar precisiones para
proceder con la convocatoria
del proceso.
• Exceso de tiempo en la
formalización de Resoluciones
de inclusión de procesos en el
PAC, aprobación de
expedientes y designación de
Comités Especiales,
generando retraso en la
convocatoria.
• Expedientes que ingresan al
área con el tiempo límite al
vencimiento del valor
referencial, que no permite
analizar adecuadamente el
contenido de los
requerimientos.
• Falta de conocimiento técnico por parte del equipo que trabaja o formula las características técnicas.
• Carga de trabajo excesiva en las Oficinas por donde fluye la documentación (OAJ y áreas involucradas).
• Demora en la expedición de la disponibilidad presupuestal.
PROBLEMAS CAUSAS
Las personas elegidas por las oficinas usuarias deben ser los más competentes o en su defecto el representante administrativo evalúe las características técnicas, antes de ser enviada a la Administración.
Priorizar estos asuntos en Asesoría Jurídica y áreas involucradas y/o mayor anticipación y previsión por parte de los usuarios.
Coordinación mas efectiva entre usuarios y las Unidades de Presupuesto y Programación
PROPUESTA DE SOLUCION
ÁREA DE ADQUISICIONES
Determinación de Valore Referencial
Asistencia a Comités Especiales en Procesos de Menor Cuantía
Emisión de Ord. Compra y Servicio
Ejecución Contractual y Administración de Contratos
Compras Directas y Adquisiciones por Caja Chica
Implicancias de la función – Dependencias involucradas
Funciones Generales
Implica estudio de posibilidades que ofrece el mercado Solicitud de disponibilidad presupuestal y proyecta aprobación Del Expediente de contratación. Interrelación: OFICINAS USUARIAS
Apoyo a los Comités Especiales en elaboración de bases, registro en el SEACE, elaboración de actas y cuadros de evaluación. Interrelación: OFICINAS USUARIAS, Área de Programación y Presupuesto
Emite O/C y O/S r de procesos de selección, servicios básicos. Compromisos y devengados de O/C y O/S, Interrelación: OFICINAS USUARIAS y la Unidad de Fiscalización
Adendas, ampliación de plazo, reducciones adicionales, contratación complementaria Administración y liquidación de contratos, administra cartas fianza. Interrelación: OFICINAS USUARIAS, Oficina de Administración y Of. de Economía y Finanzas
Efectúa la atención de bienes y servicios por la modalidad de compra directa y caja chica. Interrelación: OFICINAS USUARIAS y Oficina de Administración.
Norma relacionada
Ley de Contrataciones del Estado
y su Reglamento
Ley de Contrataciones del Estado
y su Reglamento
Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento
Directiva de Tesorería
Manual de Pago a Proveedores
ADQUISICIONES – PROBLEMÁTICA
• Características técnicas mal formuladas por usuarios.
• Requerimientos urgentes (para el mismo día).
• Actualizaciones repetitivas del valor referencial (duplicidad de trabajo).
• Demora en el procesamiento de la información.
• Desconocimiento de
la necesidad.
• Falta de planificación.
• Características
técnicas mal
formuladas.
• Falta de programas
informáticos.
• Equipos de cómputo
obsoletos.
PROBLEMA CAUSA
Seminarios o talleres de
capacitación.
Mejorar la programación
de necesidades
Mayor conocimiento e
información del
requerimiento.
Adquisición de equipos
de cómputo nuevos o
evaluar repotenciación.
PROPUESTA DE SOLUCION
• Pérdida de calendario por demora en la ejecución de contratos.
• Falta de liquidez en la caja chica.
• Retraso en el trámite de algunas órdenes de compra y servicio.
• Las oficinas no
cuentan con la
información o si la
tienen ha sufrido
variaciones.
• Excesivos
requerimientos bajo
dicha modalidad.
• Falta de una efectiva
coordinación entre
las oficinas usuarias y
Programación..
PROBLEMA CAUSA
No comprometer un
contrato sin que no se
haya previsto el acto de
inicio de la ejecucion.
Mejor programación en
sus requerimientos
permitirá una atención
oportuna sin generar una
cartera pesada.
Reunión y coordinación
constante con
Programación para
solucionar aspectos
operativos.
PROPUESTA DE SOLUCION
ADQUISICIONES – PROBLEMÁTICA
ÁREA DE ALMACÉN
Implicancias de la función – Dependencias involucradas
Función General
•Recepción, Registro y Almacenamiento de bienes y materiales
• Área de Programación • Área de Adquisiciones • Área de Control Patrimonial
• Oficinas Usuarias
Norma relacionada
• Sistema de Abastecimiento Decreto Ley Nº 22056 • INAP /DNA -Normas Generales de Abastecimientos
•Despacho y Distribución • Oficinas Usuarias
•Resolución Jefatural Nº335-90 INAP/DNA-Manual de Adm. Almacenes •Resolución de Contraloria Normas de Control Interno en el Sector Publico.
•Emisión de Documentos Fuentes NEA, Pecosas, Kárdex,
• Oficinas Usuarias
•Resolución Jefatural Nº335-90 INAP/DNA-Manual de Adm. Almacenes •Normas de Control Interno en el Sector Público.
•Información Contable • Oficina de Administración Financiera • Área de Contabilidad
•Resolución Nº 039-98/SBN Reglamento para el Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado
ALMACÉN – PROBLEMÁTICA
1. Implementación de Medidas de Seguridad, para los Almacenes Periféricos e internos.
2. Falta de Infraestructura, para un adecuado ambiente en el almacenamiento de los bienes.
3. Inadecuado manejo del procedimiento de almacenaje.
4. Custodias y Material de poco movimiento.
5. Stock mínimo y su reposición.
1. Falta de presupuesto y un adecuado tratamiento a los requerimientos y/o solicitud de implementación de las medidas de seguridad requeridas.
2. Lugares inadecuados para la asignación de almacenes temporales ( cocheras ).
3. No se cuenta con cursos de capacitación adecuados para el responsable de Almacén.
4. Materiales de Gestiones de años anteriores .
5. Falta de una adecuada programación para la determinación del Stock mínimo y su reposición pertinente.
PROBLEMA CAUSA
1. Priorizar por parte de
programación y presupuesto el
desembolso de la partida
presupuestal correspondiente.
2. Coordinación con Servicios
Generales/ Infraestructura, para la
solución correspondiente.
3. Programación de Cursos de
capacitación permanentes.
4. Oportuna gestión de Bajas.
5. Coordinación con el área de
Programación, para la
determinación correspondiente a
las necesidades de atención del
almacén.
PROPUESTA DE SOLUCION
ÁREA DE CONTROL
PATRIMONIAL
Implicancias de la Función- Dependencias involucradas
Funciones Generales
•ADMINISTRACIÓN Y DISPOSICIÓN DE BIENES DE LA ENTIDAD
• INVENTARIO, REGISTRO Y CONTROL DE BIENES PATRIMONIALES
• SEGUROS
Administra los bienes patrimoniales asignados en uso a los usuarios, ejecución de altas y bajas y su disposición final
Registro y control de bienes, conciliación contable en coordinación con la Oficina de Finanzas (ajustar y depreciar activos fijos)
Seguro de los bienes muebles, inmuebles y valores - Pólizas de Seguros Multiriesgo, Deshonestidad y de vehículos
Normas relacionadas
Decreto Supremo Nº 007- 2008-VIVIENDA- Rgto. de la Ley de 29151- Ley General Del Sistema Nacional de Bienes Estatales.
Resolución N° 039-98/SBN Reglamento para el Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado.
Resolución Nº 320-2006-CG- Normas de control interno.
PATRIMONIO – PROBLEMÁTICA
• Activos fijos son entregados a los usuarios sin el documento fuente, lo que origina que se desconozca el origen de procedencia del bien.
• Contratación de personal con falta de conocimiento de la normativa aplicable y sin experiencia en el componente funcional de control patrimonial.
• Existencia de bienes muebles e inmuebles sin el saneamiento debido.
• Almacén entrega los bienes sin la PECOSA correspondiente, siendo el único documento sustentario para la salida del bien.
• Deficiencia en los
perfiles para la contratación del personal.
• Desconocimiento de la normativa.
PROBLEMA CAUSA
Las entregas de los bienes a
las áreas usuarias deben estar acreditadas con la PECOSA respectiva.
Mejorar los perfiles y términos de referencia para la contratación del personal.
Capacitación permanente para el personal del área.
PROPUESTA DE SOLUCION
Que se comprará? Cuándo se comprará? Donde se comprará?
Definir e identificar periodicidad de la compra.
Tiempos de respuesta de proveedores. Discriminar las compras que necesitan una
atención particular, de aquellas que calificamos de rutinarias.
Mayor atención a la compra que involucre más dinero.
PLANIFICACIÓN DE LAS
COMPRAS PÚBLICAS
36
PLANIFICACIÓN DE LAS
COMPRAS PÚBLICAS
EQUIPO DE PROGRAMACION Y CONTRATACION
•Que se comprará? Cuándo se
comprará?
•Definir e identificar periodicidad
de la compra.
•Tiempos de respuesta de
proveedores.
•Discriminar las compras que
necesitan una atención particular,
de aquellas que calificamos de
rutinarias.
•Mayor atención a la compra que
involucre más dinero.