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UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS
Universidad del Perú. Decana de América
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL CON
FIRMA DIGITAL
DOCUMENTO ANEXO
ESTANDARIZACIÓN DE PROCEDIMIENTO
Trámite de Anulación de Matrícula
DATOS DEL DOCUMENTO:
Código PRO-AE-DEP-038 Versión 1.0
Fecha de Elaboración 29 de mayo de 2020
Fecha de Actualización 29 de mayo de 2020
Fecha de Autorización
ELABORACIÓN:
ÁREA PRO PROCESOS
SUBÁREA PRO-AE Análisis y Estandarización
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HISTORIAL DE REVISIONES
ÍTEM FECHA VERSIÓN NOMBRE AUTOR RAZÓN DEL CAMBIO REVISIÓN O
APROBACIÓN
01 29/05/2020 1.0 Claudia Pilar Vega
Chaicha
Primera versión del documento.
Descripción del flujo de proceso.
Andrés López
Villanueva
NOTA
● La presente versión sustituye completamente a todas las precedentes de manera que
este sea el único documento válido.
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CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................... 4
2. OBJETIVO ...................................................................................................................................... 4
3. ALCANCE ....................................................................................................................................... 4
4. VIGENCIA ...................................................................................................................................... 4
5. PROCEDIMIENTO PARA LA ANULACIÓN DE MATRÍCULA ...................................................... 5
FLUJO DE TRÁMITE DE ANULACIÓN DE MATRÍCULA (SGD) ................................... 7
FLUJO DE TRÁMITE DE ANULACIÓN DE MATRÍCULA (BPMN) ................................ 8
FLUJO DE TRÁMITE DE ANULACIÓN DE MATRÍCULA (TRAZABILIDAD
DOCUMENTAL VS BPMN) ............................................................................................ 9
6. MATRIZ RACI .............................................................................................................................. 18
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1. INTRODUCCIÓN
La Anulación de Matricula puede ser realizado en cualquiera de las 20 facultades de la UNMSM.
Hasta la fecha, viene siendo ejecutada de forma manual y de acuerdo con las consideraciones que
cada facultad ha establecido. Dicha situación tiene como consecuencias:
- Control Manual de los requisitos y documentos relacionados.
- Diversidad de procedimientos para que proceda la Anulación.
- Susceptibilidad a falsificación por los controles realizados sobre papel.
- Falta de Información para la generación de indicadores (requisitos, rango de fecha, tipo de
solicitante, etc.)
El proyecto “Sistema de Gestión Documental con Firma Digital” en su Fase III, ha realizado el
levantamiento de información sobre el procedimiento asociado a la Anulación de Matricula en las
20 facultades de la UNMSM. Dicho esfuerzo permitió consolidar los diversos procedimientos y
establecer finalmente el procedimiento estándar replicable en todas las facultades. De este modo,
el trámite estandarizado se incluye en el sistema de información SGD/FD, obteniendo los siguientes
beneficios:
- Numeración Automática en los expedientes.
- Unicidad de procedimiento para la Anulación de Matricula.
- Único formato y automatización de la Anulación de Matricula.
- Integridad y no Repudio de los documentos por el Uso de Firma Digital.
- Repositorio centralizado de información para la explotación de información y generación de
indicadores de control, rendimiento, seguimiento, etc.
2. OBJETIVO
Establecer y describir las actividades a ejecutar en el trámite de Anulación de Matricula a fin de
estandarizar e implementar el proceso administrativo en todas las facultades de la UNMSM.
3. ALCANCE
La implementación del procedimiento considera a las 20 facultades, según normativa de la UNMSM.
Además, contempla todas las actividades necesarias para que se pueda llevar a cabo la Anulación de
Matrícula.
4. VIGENCIA
La vigencia del procedimiento presentado está condicionada a:
• Los cambios de política en la UNMSM.
• Los cambios de versión del presente documento.
• Cambios en la Normativa asociada a los Sistemas de Información en las entidades públicas.
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5. PROCEDIMIENTO PARA LA ANULACIÓN DE MATRÍCULA
Nº Dependencia Acciones Tiempo Estimado Documento Emitido Facultad Normal Máximo Prioridad
0 Solicitante Entrega todos los requisitos estipulados en el TUPA, y las que crea conveniente por
la simplificación administrativa, para dar inicio al trámite.
1 día 1 día N
Requisitos TUPA
1.1
Unidad de Trámite Documentario y Archivo – UTDA
Recibe, verifica y escanea los documentos entregados por el solicitante. Genera
Expediente Digital y adjunta los documentos escaneados.
Formato Único de trámite
1.2 Deriva el Expediente Digital a la Unidad de Matrícula, Registros Académicos, Grados
y Títulos.
1.3 Entrega el Expediente Físico a la Unidad de Matrícula, Registros Académicos, Grados
y Títulos.
1.4 Unidad de
Matrícula, Registros
Académicos, Grados
y Títulos – UMRAGT
Recibe el Expediente Físico y contrasta que corresponda con lo consignado en el
sistema. De ser así, recibe el Expediente Digital y mantiene bajo custodia el Expediente
Físico.
Expediente Físico
2.1 Verifica el Expediente Digital y elabora un Informe de dando opinión académica del
solicitante. 1 día 2 días N Informe
2.2 Verifica el Informe, firma y deriva a Unidad de Bienestar.
3.1 Unidad de
Bienestar – UB
Recibe, verifica el Expediente Digital y elabora un Informe dando opinión sobre el
trámite según la sustentación dada. 1 día 2 días N Informe
3.2 Verifica el Informe, firma y deriva a Decanato.
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4.1
Decanato – D
Recibe el Expediente Digital, verifica el Informe de UMRAGT y UB, con base a ello
elabora la Resolución Decanal.
2 días 3 días N Resolución Decanal
4.2 Envía a Vicedecanato Académico para V°B° de la Resolución Decanal quedando
pendiente de su firma.
4.3 Vicedecanato
Académico – VDA
Recibe el Expediente Digital, verifica la Resolución Decanal, si no tuviera ningún
inconveniente, da V°B° a la Resolución Decanal, de lo contrario, indica las
observaciones.
4.4 Decanato – D Firma la Resolución Decanal y deriva el Expediente Digital a la Oficina del SUM con
copia a Matricula.
Total 5 días 8 días
Nº Dependencia Acciones Tiempo Estimado Documento Emitido Oficina del Sistema Único de Matrícula Normal Máximo Prioridad
5.1 Oficina del Sistema
Único de Matrícula -
SUM
Da conformidad al Expediente Digital y la Resolución Decanal emitida. Dar acceso a
Unidad de Matricula, Registros Académicos, Grados y Títulos para ejecutar la
anulación de matrícula por traslado interno.
1 día 1 día N -
Total 1 día 1 día
Nº Dependencia Acciones Tiempo Estimado Documento Emitido Facultad Normal Máximo Prioridad
6.2
Unidad de
Matricula, Registros
Académicos, Grados
y Títulos – UMRAGT
Verifica la Resolución Decanal, y ejecuta la Anulación de Matricula en el sistema
cuando se le haya habilitado. 1 día 1 día N -
Total 1 día 1 día
Duración estimada del Trámite 7 días 10 días
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FLUJO DE TRÁMITE DE ANULACIÓN DE MATRÍCULA (SGD)
UNIDAD DE MATRÍCULA,
REGISTROS ACADÉMICOS,
GRADOS Y TÍTULOS
UNIDAD DE TRÁMITE
DOCUMENTARIO Y
ARCHIVO
FUT
Expediente
Digital
Expediente
Físico
Solicitante
1.2
1.1
1.3
VICEDECANATO
ACADÉMICO
Resolución
Decanal V°Bº
4.3
DECANATO
Informe
1.1
Envío Digital
Envío Físico
LEYENDA
4.1
OFICINA DEL
SUM
Resolución
Decanal
5.1
5.2
4.2 4.4
2.1
2.2 1.4
1.1
UNIDAD DE
BIENESTAR
Informe
0
3.1
3.2
Resolución
Decanal
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FLUJO DE TRÁMITE DE ANULACIÓN DE MATRÍCULA (BPMN)
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FLUJO DE TRÁMITE DE ANULACIÓN DE MATRÍCULA (TRAZABILIDAD
DOCUMENTAL VS BPMN)
R: Responsable del área.
T: Trabajador o trabajadora del área.
S: Sistema.
# Área F. Doc. ROL Actividad
1
Unidad de Trámite
Documentario y
Archivo
1.1
T Recibir, verificar y escanear los documentos
entregados por el solicitante.
2 T Generar el Expediente Digital y adjuntar los
requisitos escaneados,
3 1.2 R Derivar el Expediente Digital,
4 1.3 T Entregar el Expediente Físico,
5 Unidad de Matrícula,
Registros Académicos,
Grados y Títulos
1.4 T Recibir el Expediente Físico,
6 2.1
T Recibir y verificar el Expediente Digital,
7 T Elaborar el Informe,
8 2.2 R Verificar y firmar el Informe,
9
Unidad de Bienestar 3.1
T Recibir y verificar el Expediente Digital,
10 T Elaborar el Informe,
11 3.2 R Verificar y firmar el Informe,
12
Decanato 4.1
R Recibir y verificar Expediente Digital
13 R Elaborar la Resolución Decanal
14 4.2 R Envía Resolución Decanal para V°B°
15 Vicedecanato
Académico 4.3 R Verificar y dar V°B° a la Resolución Decanal
16 Decanato 4.4 R Verifica V°B° y firmar la Resolución Decanal
17 Oficina de Sistema
Único de Matrícula 5.1 R
Recibir y verificar el Expediente Digital
18 Dar acceso al sistema a la UMRAGT
19 Unidad de Matrícula,
Registros Académicos,
Grados y Títulos
5.2 R Recibir y verificar el Expediente Digital
20 R Ejecutar la Anulación de la Matrícula
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1. Entrega, recepción y custodia de los requisitos del trámite
A. Tiempo Estimado Normal 1 día Máximo 1 día B. Prioridad NORMAL
C. Áreas Responsables Unidad de Trámite Documentario y Archivo - UTDA
Unidad de Matrícula, Registros Académicos, Grados y Títulos - UMRAGT
D. Personal Involucrado
Jefe o jefa de la UTDA
Asistente o asistenta de la UTDA
Secretario o secretaria de UMRAGT
E. Descripción
1.1. El asistente o asistenta de la Unidad de Trámite Documentario y Archivo.
1.1.1. Recibe los siguientes requisitos establecidos en el TUPA vigente:
1) Formato Único de Trámite (FUT).
2) Recibo de Pago.
3) Documentos de sustentación (OPCIONAL).
1.1.2. Entrega el cargo del FUT al solicitante, para indicar la recepción de la documentación física.
1.1.3. Genera el Expediente Digital y registra los datos del nuevo trámite en el SGD/FD:
a. Tipo de Procedimiento: TRÁMITE DE ANULACIÓN DE MATRÍCULA.
b. Tiempo Atención para el destinatario: 2 días.
c. Tipo de Remitente: CIUDADANO.
d. DNI remitente: Escribe el DNI del solicitante.
e. Tipo de Documento: FORMATO ÚNICO DE TRÁMITE.
f. Asunto: TRÁMITE PARA LA ANULACIÓN DE MATRÍCULA.
g. Destinatario: UNIDAD DE MATRÍCULA, REGISTROS ACADÉMICOS, GRADOS Y TÍTULOS.
h. Indicación: “También se envía para custodia de Expediente Físico”.
i. Prioridad: NORMAL.
1.1.4. Verifica con ayuda del sistema que el número de requisitos presentados por el solicitante sean
los necesarios para continuar con el trámite.
1.1.5. En caso de que los requisitos sean correctos, escanea cada uno de los requisitos generando un
documento en formato PDF según el trámite.
1.1.6. Guarda de forma local el FUT y los requisitos escaneados y nombrados de la siguiente manera:
Código del Estudiante - Nombre del Documento
Por ejemplo:
• 13200188-FUT
• 13200188-Requisitos
Dichos archivos deben ser colocados en una carpeta estructurada de la siguiente manera
Ej.: D:/Documentos SGDFD/2018/04-ABRIL/Trámite de anulación de matrícula por traslado
interno /13200188-Pérez Ramón, JUAN
Donde /2018/04-ABRIL, representa el año (2018), número de mes (04) y nombre del mes (ABRIL)
1.1.7. Luego, carga al sistema el Formato Único de Trámite como documento principal y como anexo
el documento “Requisitos”, previamente escaneados.
1.1.8. Genera dos voucher de expediente, uno para identificar al Expediente Físico y otro como cargo
de recepción para Unidad de Matrícula, Registros Académicos, Grados y Títulos.
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1.2. El jefe o jefa de la Unidad de Trámite Documentario y Archivo
1.2.1. Evalúa el Expediente Digital, la pertinencia, calidad y legibilidad de los requisitos presentados.
1.2.2. Deriva el Expediente Digital a Unidad de Matrícula, Registros Académicos, Grados y Títulos,
en el caso que no tenga ninguna observación, para la continuación del trámite.
1.3. El asistente o asistenta de la Unidad de Trámite Documentario y Archivo lleva el Expediente Físico a
la Unidad de Matrícula, Registros Académicos, Grados y Títulos y entrega a la secretaria o secretario
de dicha unidad.
1.4. El secretario o secretaria de la Unidad de Matrícula, Registros Académicos, Grados y Títulos.
1.4.1. Verifica los documentos físicos y realiza la contrastación entre el contenido de los expedientes
físicos que recibe y los documentos escaneados presentes en el Expediente Digital.
1.4.2. Recibe el Expediente Físico si la contrastación no lleva a ninguna observación.
1.4.3. Mantiene bajo custodia y responsabilidad el Expediente Físico.
1.4.4. Firma el cargo de recepción de documentación física por cada expediente y lo entrega al
personal de Unidad de Trámite Documentario y Archivo.
F. Flujos Alternos
i. Requisitos TUPA incompletos u observados
- Si el asistente o asistenta de Unidad de Trámite Documentario y Archivo encuentra que faltan
requisitos y/o tienen errores, entonces detiene el registro de trámite y se comunica al interesado
solicitándole regrese con los requisitos faltantes u observados. Para lo cual cuenta con un plazo no
mayor a tres días, después de los cuales debe archivar el Expediente Físico.
ii. Documentos físicos no coinciden con documentos digitales
- Si el secretario o secretaria de la UMRAGT detecta que los documentos digitales presentan
diferencias con los documentos físicos, no recibirá el expediente en el sistema. Para este caso, la
Unidad de Matrícula, Registros Académicos, Grados y Títulos en coordinación con la Unidad de
Trámite Documentario y Archivo se encargarán de subsanar el error generado en aras de no afectar
el flujo del trámite.
iii. Documentos escaneados y anexados de forma incorrecta
- Si el asistente o asistenta de la Unidad de Trámite Documentario y Archivo detecta algún defecto en
los documentos escaneados y aún está en estado: “EN REGISTRO”, podrá usar el sistema para agregar
los anexos correctos y eliminar los incorrectos.
- Si el asistente o asistenta de la Unidad de Trámite Documentario y Archivo detecta algún defecto en
los documentos escaneados, podrá usar el sistema para agregar los anexos correctos y eliminar los
incorrectos.
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iv. El destinatario especificado es el incorrecto
- Si el asistente o asistenta de la Unidad de Trámite Documentario y Archivo detecta que un
destinatario es incorrecto y aun el expediente no ha sido registrado, entonces el personal podrá
corregir el error con ayuda del sistema.
- Si el expediente fue registrado con un destinatario incorrecto y aún no fue recibido por el
destinatario, entonces la unidad de Unidad de Trámite Documentario y Archivo subsanará el error
con la ayuda del personal a cargo del sistema.
- Si el expediente fue registrado con un destinatario incorrecto y recibido por dicho destinatario,
entonces la unidad destinatario tendrá que anular la recepción para que luego Unidad de Trámite
Documentario y Archivo subsane su error con la ayuda del personal a cargo.
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2. Elaboración del Informe de Unidad de Matrícula, Registros Académicos, Grados y Títulos
A. Tiempo Estimado Normal 1 día Máximo 2 días B. Prioridad NORMAL
C. Área Responsable Unidad de Matrícula, Registros Académicos, Grados y Títulos – UMRAGT
D. Personal Involucrado Jefe o jefa de la UMRAGT
Secretario o secretaria de la UMRAGT
E. Descripción
2.1. El secretario o secretaria de Unidad de Matrícula, Registros Académicos, Grados y Títulos.
2.1.1. Revisa los documentos remitidos por la Unidad de Trámite Documentario y Archivo para luego
recibir el expediente.
2.1.2. Atiende la solicitud de trámite y especifica los siguientes datos en el SGD/FD:
a. Tipo de Documento: INFORME.
b. Destinatario: UNIDAD DE BIENESTAR.
c. Tiempo de Atención para el Destinatario: 2 días.
d. Prioridad: NORMAL.
2.1.3. Elabora el Informe dando opinión académica y conformidad de los requisitos enviados por la
Unidad de Trámite Documentario y Archivo que será editada en formato Word y convertido a
formato PDF para ser subido al sistema.
2.1.4. Eleva el Informe al despacho para la firma del jefe o jefa de la UMRAGT.
2.2. El jefe o jefa de la Unidad de Matrícula, Registros Académicos, Grados y Títulos.
2.2.1. Verifica el Informe, si hay conformidad,
2.2.2. Firma el Informe y deriva el Expediente Digital a la Unidad de Bienestar para la continuación
del trámite.
F. Flujos Alternos
i. Errores en la documentación enviada por la Unidad de Tramite Documentario y Archivo
- Si la Unidad de Matrícula, Registros Académicos, Grados y Títulos aún no ha recibido el expediente y detectara
algún fallo en lo remitido debe comunicar a la Unidad de Trámite Documentario y Archivo para que subsane
el error con ayuda del encargado del sistema.
- Si la Unidad de Matrícula, Registros Académicos, Grados y Títulos ha recibido el expediente y detectara algún
fallo debe anular la recepción y comunicar a la Unidad de Trámite Documentario y Archivo para que subsane
el error con ayuda del encargado del sistema.
ii. El destinatario especificado es el incorrecto
- Si el secretario o secretaria de la Unidad de Matrícula, Registros Académicos, Grados y Títulos detecta que un
destinatario es incorrecto y el expediente aún no ha sido elevado a despacho, entonces puede corregirlo con
ayuda del sistema.
- Si el Jefe o Jefa de la Unidad de Matrícula, Registros Académicos, Grados y Títulos detecta que un destinatario
es incorrecto y el expediente aún no ha sido derivado, entonces debe cambiarle a estado “EN PROYECTO” para
que el secretario o secretaria pueda corregirlo y nuevamente lo suba a despacho para las respectivas firmas.
- Si el Jefe o Jefa de la Unidad de Matrícula, Registros Académicos, Grados y Títulos detecta que un destinatario
es incorrecto y el expediente ha sido derivado, pero aún no ha sido recibido por el destinatario, entonces debe
cambiarle a estado “EN PROYECTO” para que el secretario o secretaria pueda corregirlo y nuevamente lo suba
a despacho para las respectivas firmas.
- Si el expediente fue derivado con un destinatario incorrecto y luego recibido por dicho destinatario, entonces
la unidad destinatario tendrá que anular la recepción para que luego la Unidad de Matrícula, Registros
Académicos, Grados y Títulos subsane su error.
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3. Elaboración del Informe de Unidad de Bienestar
A. Tiempo Estimado Normal 1 día Máximo 2 días B. Prioridad NORMAL
C. Área Responsable Unidad de Matrícula, Registros Académicos, Grados y Títulos – UMRAGT
D. Personal Involucrado Jefe o jefa de la Unidad de Bienestar
Secretario o secretaria de la Unidad de Bienestar
E. Descripción
3.1. El secretario o secretaria de Unidad de Bienestar
3.1.1. Revisa los documentos remitidos por la Unidad de Trámite Documentario y Archivo para luego
recibir el expediente.
3.1.2. Atiende la solicitud de trámite y especifica los siguientes datos en el SGD/FD:
a. Tipo de Documento: INFORME.
b. Destinatario: DECANATO.
c. Tiempo de Atención para el Destinatario: 2 días.
d. Prioridad: NORMAL.
3.1.3. Elabora el Informe dando opinión tras la verificación de la sustentación del solicitante que será
editada en formato Word y convertido a formato PDF para ser subido al sistema.
3.1.4. Eleva el Informe al despacho para la firma del jefe o jefa de la UMRAGT.
3.2. El jefe o jefa de la Unidad de Bienestar
3.2.1. Verifica el informe, si hay conformidad,
3.2.2. Firma el Informe y deriva el Expediente Digital al Decanato para la continuación del trámite.
F. Flujos Alternos
i. No conformidad con el expediente
- Si el secretario o secretaria de la Unidad de Bienestar detecta algún error u omisión en la documentación
mediante coordinación directa con la Unidad de Matrícula, Registros Académicos, Grados y Títulos, no recibirá
el expediente hasta que sea subsanado el error.
ii. El destinatario especificado es el incorrecto
- Si el secretario o secretaria de la Unidad de Bienestar detecta que un destinatario es incorrecto y el expediente
aún no ha sido elevado a despacho, entonces puede corregirlo con ayuda del sistema.
- Si el jefe o jefa de la Unidad de Bienestar detecta que un destinatario es incorrecto y el expediente aún no ha
sido derivado, entonces debe cambiarle a estado “EN PROYECTO” para que el secretario o secretaria pueda
corregirlo y nuevamente lo suba a despacho para las respectivas firmas.
- Si el jefe o jefa de la Unidad de Bienestar detecta que un destinatario es incorrecto y el expediente ha sido
derivado, pero aún no ha sido recibido por el destinatario, entonces debe cambiarle a estado “EN PROYECTO”
para que el secretario o secretaria pueda corregirlo y nuevamente lo suba a despacho para las respectivas
firmas.
- Si el expediente fue derivado con un destinatario incorrecto y luego recibido por dicho destinatario, entonces
la unidad destinatario tendrá que anular la recepción para que luego la Unidad de Bienestar subsane su error.
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4. Elaboración de la Resolución Decanal
B. Tiempo Estimado Normal 1 día Máximo 2 días C. Prioridad NORMAL
D. Áreas Responsables Decanato – D
Vicedecanato Académico – VDA
E. Personal Involucrado
Decano o Decana
Secretario o secretaria del Decanato
Vicedecano Académico o Vicedecana Académica
F. Descripción
4.1. El secretario o secretaria del Decanato.
4.1.1. Verifica la información del expediente y recibe el Informe de conformidad de la Unidad de
Matrícula, Registros Académicos, Grados y Títulos.
4.1.2. Atiende la solicitud de trámite y especifica los siguientes datos en el SGD/FD:
b. Tipo de Documento: RESOLUCIÓN DECANAL.
c. Destinatario: OFICINA DEL SISTEMA ÚNICO DE MATRÍCULA.
d. Tiempo de Atención para el Destinatario: 3 días.
e. Prioridad: NORMAL.
f. VºBº: VICEDECANATO ACADÉMICO
4.1.3. Luego, adiciona un destinatario, con tipo de Tramite COPIA, a la Unidad de Matricula,
Registros Académicos, Grados y Títulos.
4.1.4. Elabora la Resolución Decanal que será editada en formato Word y convertida a formato PDF
para ser subido al sistema.
4.2. El secretario o secretaria del Decanato eleva al despacho la Resolución Decanal solicitando la firma del
Vicedecano Académico o Vicedecana Académica para la posterior firma del Decano o Decana.
4.3. El Vicedecano Académico o Vicedecana Académica revisa la Resolución Decanal para dar el VºBº, en
caso contrario observa el documento anotando la justificación respectiva.
4.4. El Decano o Decana
4.4.1. Verifica la Resolución Decanal y que el VºBº del Vicedecanato Académico ha sido dado sin
observación.
4.4.2. Firma la Resolución Decanal y deriva a la Oficina del Sistema Único de Matrícula y a la Unidad
de Matrícula, Registros Académicos, Grados y Títulos para la continuación del trámite.
G. Flujos Alternos
i. No conformidad con el expediente
- Si el secretario o secretaria de Decanato detecta algún error u omisión en la documentación
mediante coordinación directa con la Unidad de Bienestar, no recibirá el expediente hasta que sea
subsanado el error.
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ii. El destinatario especificado es el incorrecto
- Si el secretario o secretaria de Decanato detecta que un destinatario es incorrecto y el expediente
aún no ha sido elevado a despacho, entonces puede corregirlo con ayuda del sistema.
- Si el Decano o Decana detecta que un destinatario es incorrecto y el expediente aún no ha sido
derivado, entonces debe cambiarle a estado “EN PROYECTO” para que el secretario o secretaria
pueda corregirlo y nuevamente lo suba a despacho para las respectivas firmas.
- Si el Decano o Decana detecta que un destinatario es incorrecto y el expediente ha sido derivado,
pero aún no ha sido recibido por el destinatario, entonces debe cambiarle a estado “EN PROYECTO”
para que el secretario o secretaria pueda corregirlo y nuevamente lo suba a despacho para las
respectivas firmas.
- Si el expediente fue derivado con un destinatario incorrecto y luego recibido por dicho destinatario,
entonces la unidad destinatario tendrá que anular la recepción para que luego el Decanato subsane
su error.
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Código PRO-AE-DEP-038
Versión 1.0
DOCUMENTO DE ESTANDARIZACIÓN DE PROCEDIMIENTO N° 038
Trámite de Anulación de Matrícula Fecha 29/05/2020
Página 17 de 18
UNMSM/SGDFD/PRO/Área de Análisis y Estandarización
5. Ejecución de la Anulación de Matrícula por Traslado Interno
A. Tiempo Estimado Normal 2 días Máximo 2 días B. Prioridad NORMAL
C. Áreas Responsables Oficina del Sistema Único de Matrícula – SUM
Unidad de Matricula, Registros Académicos, Grados y Títulos – UMRAGT
D. Personal Involucrado Usuario de la Oficina del Sistema Único de Matrícula
Jefe o jefa de la Unidad de Matrícula, Registros Académicos, Grados y Títulos
E. Descripción
5.1. El usuario de la Oficina del Sistema Único de Matrícula
5.1.1. Verifica la información del expediente y recibe la Resolución Decanal.
5.1.2. Ejecuta lo redactado en la Resolución Decanal, da acceso a la Unidad de Matrícula, Registros
Académicos, Grados y Títulos al SUM.
5.2. El jefe o jefa de la Unidad de Matricula, Registros Académicos, Grados y Títulos
5.2.1. Verifica el acceso al SUM.
5.2.2. Realiza la Anulación de Matricula del solicitante.
5.2.3. Notifica al solicitante.
F. Flujos Alternos
i. No conformidad con el expediente
- Si el Usuario del SUM detecta algún error u omisión en la Resolución Decanal en coordinación
directa con Decanato, debe remitir una Hoja de envío, indicando lo que se debe corregir o agregar
para que se elabore una rectificación de la Resolución Decanal.
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Código PRO-AE-DEP-038
Versión 1.0
DOCUMENTO DE ESTANDARIZACIÓN DE PROCEDIMIENTO N° 038
Trámite de Anulación de Matrícula Fecha 29/05/2020
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UNMSM/SGDFD/PRO/Área de Análisis y Estandarización
6. MATRIZ RACI
Leyenda Descripción
R Responsable Es el rol encargado de realizar la tarea, no decide cuando está completo o no.
A Aprobador Es el rol que aprueba el trabajo realizado por el Responsable.
Certifica que la tarea se ha realizado.
C Consultado
Son aquellas personas a las cuales se les solicita su opinión sobre algún
aspecto de la tarea ya sea porque deben tenerse en cuenta o porque son
expertos en la materia.
I Informado
Son aquellas personas a las que hay que comunicar sobre la evolución de la
tarea. Lo más frecuente es informar de cuando se ha completado la tarea
pero dependiendo del rol y de la implicación pueden solicitar que se les
Informe de la evolución.
Roles
Actividades
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Entrega, recepción y custodia de los requisitos
del trámite R A R R
Elaboración del Informe de UMRAGT. A R
Elaboración del Informe de Unidad de Bienestar. A R
Elaboración de la Resolución Decanal. A R C
Ejecución de la Anulación de Matricula. I R/A R