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SISTEMA DE GESTIÓN

ADMINISTRATIVA

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Área Página

Presentación …………………………………………………………………… 3

Subdirección Administrativa …………………………………………………. 4

Subdirección Financiera ……………………………………………………… 8

Procuraduría, Secretaría General …………………………………………… 10

Planificación, Tecnología de Información ………………………………….. 13

ÍNDICE

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El documento que presentamos contiene un detalle resumido del aporte que las áreas de apoyo administrativo deben desarrollar en el crecimiento formal y ordenado de la Facultad Latinoamericana de Ciencias Sociales FLACSO Sede Ecuador en el año 2013.

En el mismo se destaca la colaboración de 4 departamentos con sus respectivas responsabilidades generales, estos son:

Subdirección Administrativa

Talento Humano Mantenimiento y Limpieza

Seguridad Física, Industrial, Salud Ocupacional y Ambiente Adquisiciones

Control de Bienes Subdirección Financiera Contabilidad Tesorería Presupuesto

Procuraduría, Secretaría General

Coordinación de Planificación Planificación Tecnologías de la Información

PRESENTACIÓN

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Su estructura se relaciona con el servicio y apoyo al quehacer docente e investigativo en labores de desarrollo y control de los colaboradores de la institución y la entrega de los bienes y servicios que requieren para su labor. Podemos resumir su estructura de la siguiente manera:

Objetivo de la Gestión Administrativa

Llegar a ser un área con profesionales poseedores de un alto grado y afán de servicio a la Institución, que de soporte a las demás áreas académicas y técnicas, convirtiéndola en un órgano fundamental para el cumplimiento de los objetivos organizacionales. Una de las funciones principales se enmarca en la planificación, coordinación, dirección y ejecución de las labores determinadas por la ley, los principios y reglamentaciones específicas

Objetivos Específicos

• Implantación de los Procesos desarrollados en la Organización

SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

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• Selección de broker y empresa aseguradora independientes que provean de seguros de vida y asistencia médica a los empleados y estudiantes.

• Selección de una empresa aseguradora y broker que

aseguren los bienes institucionales.

• Estabilización y potenciamiento del Sistema Administrativo Financiero CGWEB.

TALENTO HUMANO

Objetivo General: Proporcionar las capacidades humanas requeridas por la organización y desarrollar habilidades y aptitudes del talento humano para hacerlo más satisfactorio a sí mismo y a la institución. Asegurar que la FLACSO cuente con el talento humano requerido para el cumplimiento de sus objetivos mediante el establecimiento de un sistema de gestión integrada de recursos humanos por competencias. Objetivos Específicos: • Poner en ejecución el Manual de Funciones y Perfiles de

Cargos.

• Poner en ejecución el proceso de Reclutamiento y Selección de personal por competencias.

• Poner en ejecución el proceso de Evaluación del Desempeño.

• Desarrollar el plan de capacitación, en base a los resultados de la Evaluación del Desempeño.

• Actualizar e implantar el proceso de Valoración Cargos.

• Implantar el proceso de Inducción para personal nuevo.

• Mejorar la sistematización de la nómina dentro del sistema CGWEB.

• Sistematizar el proceso de licencias, vacaciones y permisos.

• Restablecer el proceso de Controles (asistencia, normas, etc.)

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MANTENIMIENTO

Objetivos

1. Conservar los bienes y activos en condiciones seguras y preestablecidas de operación.

2. Garantizar Productividad, Confort, Imagen Corporativa, Salubridad e Higiene.

3. Evitar incidentes o accidentes y aumentar la seguridad para las personas que ocupan nuestras instalaciones.

4. Contribuir al mejoramiento continuo de la Organización en proyectos, sistemas de gestión internos y externos que brinde el servicio y crecimiento institucional.

Proyectos:

Reparación de gres de la plazoleta principal

Salida del parqueadero adicional

Plan de mantenimiento formal anual

Gestión de desechos

Bodegas de Calderón

SEGURIDAD

Objetivos

1. Desarrollar planes de seguridad física personal y de bienes.

2. Implantar conjuntamente con mantenimiento el plan de Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y Ambiente con su respectiva reglamentación.

Proyectos:

• Gestión Administrativa – Potenciamiento del Dispensario médico – Desarrollar el Comité de Seguridad, Salud laboral y Ambiente – Legalizar el Reglamento de Seguridad Salud ocupacional y

Ambiente

• Desarrollo de la Gestión Técnica total

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ADQUISICIONES

Objetivos 1. Proporcionar a las diversas unidades sus respectivos

requerimientos materiales de oficina, aseo y material eléctrico a tiempo.

2. Cumplir con el Reglamento de Adquisiciones y Contrataciones

de FLACSO Sede Ecuador en los diferentes procesos de compras.

3. Coadyuvar a la mejora del clima laboral, satisfaciendo la

demanda justa de materiales de oficina, aseo y materiales eléctricos de la institución

Proyectos

Calificación de Proveedores - SGS

Implementar los pedidos de Compras y requisición de bodega en línea.

Implementar el Plan Anual de Compras (PAC) por departamento.

Actualizar el Reglamento de Adquisiciones y Contrataciones de FLACSO Sede Ecuador.

Implementar un Sistema de Seguimiento de trámites.

ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS

OBJETIVOS

• Establecer un reglamento de Administración de Bienes basado en los lineamientos de la Contraloría General del Estado.

• Automatizar la toma física de bienes a través de herramientas informáticas que permitan un control, seguimiento y actualización de movimientos, bajas, transferencia de bienes de forma inmediata, eficaz y efectiva.

• Integrar la participación de los usuarios FLACSO en la conservación de bienes y su custodia de manera responsable, creando sistemas informáticos de solicitud, movimientos, transferencias de bienes.

Proyectos • Implementación de un Reglamento de Administración de bienes. • Automatización de la toma física. • Sistema de Visualización de Actas en Línea. • Control de Administración de oficinas para profesores visitantes. • Control de arriendos y prestación de servicios de los mismos. • Administración de Seguros Multiriesgo de bienes institucionales .

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SF

SERVICIO

COMPROMISO

ETICA

TRANSPARENCIAEQUIDAD

TRABAJO EN

EQUIPO

ACTITUD PROACTI

VA

Coordinación Financiera

Subdirección Financiera

Presupuesto Contabilidad Tesorería

Mensajería

Asistente

MISIÓN

Ser servicio, apoyo y soporte a la comunidad académica proporcionando información oportuna, transparente y confiable; con un equipo de trabajo multidisciplinario, comprometido con actitud proactiva, capacitación permanente y recursos adecuados que contribuyan a alcanzar los objetivos institucionales.

VISIÓN La Subdirección mantiene un modelo de gestión financiero propio e innovador, con un sistema de información integrado, con políticas y procesos definidos aplicando normas de calidad, articulado con el modelo de gestión institucional.

VALORES ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

SUBDIRECCIÓN FINANCIERA

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OBJETIVOS

1. Adaptar el sistema financiero NIIF’s al nuevo modelo de Gestión Institucional.

2. Actualizar los procesos financieros.

3. Entrega de información financiera oportuna a los órganos de

control internos y externos.

4. Seguimiento y evaluación de la ejecución presupuestaria institucional.

5. Controlar y evaluar el plan estratégico y operativo de la Subdirección Financiera.

6. Actualizar y difundir las políticas y reglamentos financieros.

7. Mantener al día el pago de: obligaciones laborales, tributarias, estipendios, servicios básicos y proveedores y realizar inversiones de los remanentes.

8. Desarrollar e implementar un manual contable financiero.

9. Mantener una cartera saludable de cuentas por cobrar.

10. Sistematizar los procesos financieros con el apoyo de tecnologías.

11. Creación del Comité de Auditoria.

12. Implementar los controles en tiempos de despacho de documentación financiera.

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Secretario/a General

Procurador

Asistente 4

Asistente 1 Asistente 2

Asistente 3

ÓN FINANCIERA

CONFORMACIÓN ORGANIZACIONAL ALCANCE SECRETARÍA GENERAL

Elaboración, revisión, registro, despacho de certificaciones, certificados de notas, de asistencia o pertenencia a programas, actas de recepciones de tesis, diplomas de acreditación de realización de cursos, concurrencia a seminarios, eventos, certificaciones especiales a pedido del/la interesado/a, validación de reportes de información académica ante las autoridades nacionales del Sistema de Educación Superior del país- CES, SENESCYT, CEAACES- y ante los órganos del Sistema Internacional. Elaboración de expedientes, actas referentes a Consejo Académico, recopilación y difusión de la información referente a los temas a ser tratados en las sesiones del Consejo. Sistematización, digitalización y actualización de los expedientes y actas de Consejo Académico.

ALCANCE PROCURADURÍA

Elaboración y/o revisión de convenios con universidades, escuelas

politécnicas, instituciones u organismos de cooperación nacional e

internacional, organismos del Estado Ecuatoriano, elaboración de

cuadros matrices de seguimiento de ejecución de convenios con

instituciones nacionales a través del sistema informático de registro

de FLACSO, archivo electrónico y custodia.

PROCURADURÍA, SECRETARÍA GENERAL

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Elaboración de contratos de becas y estipendios, razones de renovación, adendums, actas de finiquito, comunicaciones de requerimientos de pagos de estudiantes becarios/as en condiciones de incumplimiento y seguimiento correspondiente, seguimiento de acciones de cobro encargados a abogado/a externo, organización y actualización de archivos físicos y electrónicos, y resúmenes de listados de instrumentos jurídicos relacionados con requerimiento de cumplimiento de obligaciones de becarios/as. Elaboración y/ o revisión de contratos de adquisiciones de bienes y servicios, adendums, alcances, actas de liquidación de ser necesarias, en actos y contratos de cuantías que no requieran elaboración de pliegos, elaboración y actualización de cuadros de procesos. Elaboración y/o revisión de pliegos y convocatorias de procesos de contratación de adquisiciones, construcciones, reparaciones, compra venta, arrendamiento o similares de bienes y servicios por parte de la Sede a base de solicitudes de otras dependencias de FLACSO, particularmente del área administrativa, seguimiento jurídico de procesos de contratación; revisión y elaboración de contratos de adquisiciones de bienes y servicios, adendums, alcances, actas de liquidación de ser necesarias, elaboración y actualización de cuadros de procesos y contratos que han sido objeto de revisiones u observaciones por materias y fechas. Revisión para que todo proceso y documentos se ajusten al Reglamento de Adquisiciones y Contrataciones de FLACSO. Apoyo en la participación de FLACSO en consultorías provenientes de organismos internacionales u organismos del Estado Ecuatoriano, apoyo en elaboración de pliegos, elaboración y/o revisión de propuestas, ingreso de las mismas al Portal del INCOP, participación en negociaciones y revisión de actas de negociación, revisión de contratos finales de consultoría, elaboración y/o revisión de contratos que se originen en la ejecución de contratos de consultoría referentes a adquisiciones de bienes y servicios, de contrataciones de personal e investigadores, atendiendo a la naturaleza particular de cada contrato. Organización, desarrollo, elaboración y/o revisión del trabajo jurídico del régimen de contrataciones del personal de colaboradores/as de FLACSO, en régimen de dependencia o de prestación de servicios bajo honorarios, que incluye profesores/as, investigadores/as, empleados/as, trabajadores/as y otras personas contratadas por la Sede a base de requerimientos originados particularmente a través de las Coordinaciones de

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Docencia y de Investigación, Coordinación Administrativa y otras dependencias. Ello implica: Elaboración de contratos modelo o revisiones y modificaciones, adendums, actas de finiquito, procesos de desahucio y vistos buenos, coordinación con las áreas académicas y administrativas para el impulso y trámite de obtención de hojas de vida y documentos habilitantes a ser incorporados en el expediente de los/as contratados/as. Revisiones a contemplarse: horarios especiales y cumplimiento de régimen de registro de Ministerio de Relaciones Laborales. Elaboración de solicitudes escritas a los organismos del Estado correspondientes y apoyo en la tramitación para la obtención de permisos de trabajo o de visas para profesores/as extranjeros.

OBJETIVOS

1. Sistematizar procesos: gran parte del tiempo se consume en identificar documentos, completar expedientes. Al sistematizar procesos, especialmente aquellos de trayectoria predecible, se optimizará el tiempo del Procurador para enfocarse en los temas de sustancia. Se está dividiendo el trabajo por especialización.

2. La planificación de la Procuraduría es difícil de formularla, toda

vez que su trabajo se basa en la normativa que va surgiendo, las consultas que van absolviendo.

3. La planificación se va construyendo.

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ALCANCE MISIÓN

Proporcionar la información que FLACSO requiere, para lograr sus objetivos a través de la provisión de servicios y recursos tecnológicos que garanticen su operación con criterios de calidad, pertinencia, confidencialidad, integridad, disponibilidad, y confiabilidad.

OBJETIVOS

1. Planear y organizar los procesos y recursos tecnológicos para contribuir de la mejor manera al logro de los objetivos institucionales, implementando una Estructura Organizacional y una Arquitectura Empresarial de TIC apropiadas y ajustadas al direccionamiento de FLACSO.

2. Identificar soluciones integradas que se requieran implementar, para desarrollarlas o adquirirlas de acuerdo a la evolución tecnológica institucional

3. Diseñar, construir, implementar y consolidar el sistema de información de FLACSO "INFOFLAX" en sus etapas de operación, proyección e inteligencia empresarial (BI)

4. Entregar y administrar servicios tecnológicos prestando la seguridad y continuidad exigidas por FLACSO, así como brindar soporte a los usuarios, administrar los datos y las instalaciones que las soportan.

PLANIFICACIÓN, TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN

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5. Monitorear y evaluar la calidad y cumplimiento de los servicios brindados, realizando control interno, evaluación del desempeño y del cumplimiento regulatorio.

METAS Y PROCESOS

METAS TECNOLOGIA (perspectivas cuadro de mando integral) BSC de Win Van Grembergen ISACA

PROCESOS COBIT 4.1 Figura 23, Pág 29, 72, 101, 152

Contribución Corporativa

1. Responder a los requerimientos de gobernanza acorde con las disposiciones de la dirección de FLACSO P01 P02 P010 ME1 ME4 2. Mejorar costo-eficiencia de las TI y su contribución al desarrollo de la institución PO5 DS6

3. Responsabilizarse y proteger todos los activos de TI PO9 DS5 DS9 DS12 ME2 4. Proteger el logro de los objetivos de TI PO9 DS10 ME2 5.Clarificar el impacto institucional de los riesgos de las TI en recursos y objetivos de las TI P09 6. Asegurar que la información crítica y confidencial no sea accedida por quienes no tienen autorización PO6 DS5 DS11 DS12 Orientación al Usuario

7. Asegurar la satisfacción de los usuarios finales con oferta y niveles de servicio P08 AI4 DS1 DS2 DS7 DS8 DS10

DS13

8. Asegurar satisfacción mutua en relaciones con proveedores y terceras partes DS2

9. Optimizar el uso de la información PO2 DS11 10. Asegurar la transparencia y comprensión de costos, beneficios, estrategias, políticas y niveles de servicio de las TI PO5 PO6 DS1 DS2 DS6 ME1 ME4

11. Reducir los defectos y repeticiones de trabajo en las soluciones y la entrega de servicios PO8 AI4 AI7 DS10

12. Asegurar la disponibilidad de los servicios de TI cuando sean requeridos DS3 DS4 DS8 DS3

13. Mantener la integridad de la información y de la infraestructura de procesamiento AI6 DS5 Excelencia Operacional

14. Asegurar la confiabilidad de las transacciones institucionales y los cambios a la información son confiables PO6 AI7 DS5 15. Responder a los requerimientos del negocio alineado con su estrategia P01 P02 P04 P010 AI1 AI6 AI7 DS1 DS3 ME1

16. Definir la forma en que los requerimientos funcionales y de control son traducidos en soluciones automatizadas efectivas y eficientes

AI1 AI2 AI6

17. Adquirir y mantener sistemas de aplicaciones integradas y estandarizadas PO3 AI2 AI5

18. Adquirir y mantener infraestructura de TI integrada y estandarizada AI3 AI5

19. Asegurar la integración apropiada de las aplicaciones en los procesos PO2 AI4 AI7

20. Asegurar el uso y el desempeño apropiados de las aplicaciones y soluciones tecnológicas PO6 AI4 AI7 DS7 DS8

21. Optimizar la infraestructura de TI, recursos y capacidades PO3 AI3 DS3 DS7 DS9 22. Asegurar que los servicios de TI y la infraestructura pueden resistir apropiadamente y recuperarse de fallas debido a errores, ataques deliverados o desastres PO6 AI7 DS4 DS5 DS12 DS13 ME2 23. Asegurar un mínimo impacto institucional, en el evento de una interrupción o cambio en el servicio de las TI P06 AI6 DS4 DS12 24. Asegurar el cumplimiento de las TI con leyes, regulaciones y contratos DS11 ME2 ME3 ME4 Orientación al Futuro

25. Crear agilidad en las TI P02 P04 P07 AI3 26. Adquirir, desarrollar y mantener las habilidades de TI que responden a la estrategia de TI PO7 AI5

27. Entregar proyectos a tiempo y dentro de presupuesto, manteniendo estándares de calidad PO8 PO10

28. Asegurar que las TI demuestra eficiencia de costos de la calidad de servicios, mejoramiento continuo y están listas para cambios futuros PO5 DS6 ME1 ME4

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Procesos y Objetivos de soporte 1. Implementación del sistema Service Desk 2. Actualizar el sistema Equitrac para control de impresión Centro

de Cómputo. 3. Renovación de equipos. 4. Ampliación capacidad de equipos existente. 5. Plan de mantenimiento preventivo de equipos por

departamentos. 6. Plan de mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de

impresión, digitalización, proyección de video. 7. Implementación y gestión del sistema de respaldos. 8. Licenciamiento de software. 9. Licenciamiento software de seguridad (Antivirus, antispan,

etc.). 10. Implementación del sistema de Gestión de Calidad de Servicios

y Soporte. 11. Implementar un servidor para gestionar instalación de

actualizaciones de software. 12. Soporte a usuarios. 13. Creación de usuarios correo / active directory. 14. Administración de garantías. 15. Asesoría adquisición SOFTWARE Y HARDWARE solicitados a

medida TDR. 16. Soporte a aplicaciones desarrolladas. 17. Plan de contingencias.

Procesos y Objetivos Redes 1. Implementación del dominio flacso.edu.ec y la integración de

una plataforma de colaboración de correos electrónicos vía web con la inclusión de herramientas de colaboración como de contactos, calendario y puedan visualizar en dispositivos móviles como fijos.

2. Implementación de una Red Privada Virtual - VPN

3. Gestión de Redes y comunicaciones

4. Implementación de un repositorio digital institucional que permita el almacenamiento masivo de documentos y archivos digitales (FLAXBOX)

5. Restructuración de componentes físicos de la Red de datos institucional (Cableado y dir IP)

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6. Implementar un Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información (Políticas, Infraestructura)

Procesos y objetivos Auditoría 1. Implantación Control de Calidad.

2. Implantación Sistema de Seguridad Información.

3. Auditoría de calidad en base a los objetivos de TI.

4. Simulación de contingentes.