Autor:Lcdo. Salcedo José.

   

Octubre, 2013.

Universidad Fermín ToroMaestría en Gerencia Empresarial

Sistema de Información GerencialEstudio Aplicado a Promotora Tantalo Barquisimeto

Promotora Tántalo,   organización con más de 16 años de experiencia en el desarrollo de centros comerciales y en proceso de consolidación en el ramo hotelero, con  visión  de  futuro  ha  visto  la  importancia  de  la  construcción  de  nuevos  centros comerciales y de ofrecer nuevas alternativas de compras para el consumidor de una determinada  zona,  lo  cual  brinda  razones  suficientes para  invertir en nuevos planes que revistan altos márgenes de rentabilidad para sus clientes e inversionistas. Es por ello que en su proceso de expansión  incorpora tres nuevos proyectos en las zonas de Baruta (Caracas), Los Teques (Miranda) y San Diego (Valencia).

Misión Ofrecer espacios comerciales eficientes, rentables, confiables y seguros, superando las expectativas de clientes, consumidores y accionistas.  

Visión Ser la primera opción comercial de Venezuela. 

ValorHonestidad, Compromiso, Vocación de Servicio, Trabajo en Equipo, 

Mentalidad Emprendedora y Equidad.

PLANEACION

Para Promotora Tantalo la misión está bien definida y cumple con las características  o  requisitos  que  debe  contener  la  Misión  de  una Organización, es clara, concreta, motivadora y posible.

F.  R. David,  1989  considera que en  la misión de una organización  se deben  incluir puntos muy  importantes como que producto o servicio ofrecen, en que ramo operan y a quien va dirigido o quiénes son sus clientes.

En  la  Visión  Promotora Tantalo  se  muestra  ambiciosa  su planteamiento  es  concreto.  “Ser  la  primera  opción  comercial  de Venezuela”  no  limita  en  tiempo  cuando  seguirla  pero  si  delimita espacialmente quizás de manera Temporal o en una  fase. Pero tiene muchas  ventajas  y  oportunidades  que  permiten  que  esta  Visión  sea alcanzada y es que ellos han estado trabajando en todos los niveles y departamentos para alcanzar esa gran meta. 

PLANEACION

Administradora Tántalo Es  la  unidad  de  negocio  de  la  empresa  Promotora  Tántalo  que  tiene  como  función  central  la  operación  de  centros comerciales. Inicia sus labores en el año 1993 con la puesta en marcha del Centro Comercial La Granja en la ciudad de Valencia, para 1994 se consolida con el Centro Ciudad Comercial Las Trinitarias en Barquisimeto, en el 2003 comienza a operar el Centro Expreso Chacaito y al siguiente año el Centro Expreso La Trinidad ambos en la ciudad de Caracas.

Hotel Trinitarias Suites 

Es la división de Promotora Tántalo responsable de operar el Hotel Trinitarias Suites, cuya construcción se inicio en el año 2006  y  abrió  sus  puertas  en enero de 2007 pensando en atender  al  cliente ejecutivo,  hombre de negocios  y  el viajero  de  recreación.  Cada  detalle  de  este  complejo,  fue  estudiado  cuidadosamente,  a  fin  de  lograr  la  mayor comodidad  de  nuestro  cliente.  Excelentes  salones  para  eventos  y  lujosas  habitaciones  que  incluyen  tecnología, seguridad,  conexión  a  internet,  caja  fuerte.  Así mismo  cuenta  con  piscina,  cancha  de  tenis,  gimnasio,  restaurantes, whisky Bar y conexión directa con el Centro Ciudad Comercial Las Trinitarias.

Ingeniería Tántalo 

Es  el  ramo  de  Promotora  Tántalo  cuya  competencia  radica  en  el  diseño,  construcción  y  gerencia  de  diversas  obras integrales,  como  centros  comerciales,  hoteles,  edificios de oficinas,  entre otro tipo de  inmuebles.  Ingeniería  Tántalo inicia sus operaciones en el año 1991 con el fin de ofrecer las mejores soluciones al cliente con respuestas adecuadas desde el punto de vista de diseño, construcción y gerencia, garantizando la ejecución de sus proyectos con el menor costo y tiempo posible.

ORGANIZACIÓN

La  estructura  organizativa  de  Promotora Tantalo Barquisimeto esta  representada por un organigrama horizontal, departamental.

ORGANIZACIÓN

GERENCIAGENERAL

GERENCIA RRHH

DEPARTAMENTO PROMOCIONES Y 

EVENTOS 

DEPARTAMENTO DE SERVICIOS

MANTENIMIENTO TECNICO

DEPARTAMENTO DE OPERACIONES

RELACIONESINTER 

INSTITUCIONALES

DEPARTAMENTO DE 

CONSERVACION

Tal  como  muestra  la  estructura  organizativa    a  nivel  General  en Barquisimeto Promotora Tántalo es dirigida por la Gerencia General. De igual manera para cumplir con las estrategias y objetivos empresariales cuenta con los supervisores o  jefes  de  departamentos  los  cuales  se  dividen  en  5  y  son  los  departamentos responsables del funcionamiento operativo de la empresa.

En relación a la capacidad directiva, se puede observar que existe un grado alto de fortaleza, esto es debido a que la organización cuenta con un equipo humano eficiente y eficaz para emprender estrategias y actividades aprobadas por la Gerencia de la organizaciónón

DIRECCIÓN

Las  actividades  de  control  supervisión  y  revisión  están  a  cargo  de  los “Delegados  de  departamentos”  cada  departamento  cuenta  con  un  mínimo  de  3 (Promociones y eventos y Mantenimiento Técnico) y máximo 5 delegados    (Servicio, Conservación, Operaciones) según los turnos en los que se divide la jornada laboral.

En relación a la capacidad de talento humano, Tántalo posee un mediano grado de fortaleza ya que la mayoría de los empleados cumplen con sus actividades, roles de manera efectiva  y productiva. De  igual manera,  la organización  cuenta  con programas para la capacitación continua en los procesos de cambio.

CONTROL

La  problemática  que  se  presenta  es  que  no  hay  un  sistema automatizado  para  cargar  las  incidencias,  reclamos,  accidentes, eventualidades  dentro  de  las  instalaciones  del  centro  comercial,  los departamentos de Operaciones (seguridad, monitores, vigilancia) y Servicios (Facilitadores, atención al publico, personal de estacionamiento) trabajan en conjunto  y  tienen  funciones  complementarias  y/o  suplementarias  .  Cuando se presenta una incidencia en el estacionamiento con un vehículo, ya sea por robo,  hurto,  agravios,  ticket  extraviado,  pernoctas,  entre  otros.  El procedimiento  de  levantar  informe  esta  a  cargo  del  delegado  de estacionamiento  con  el  apoyo  de  Monitores  y  seguridad,  algunos  casos requieren  validación  o  confirmación    de  documentos,  entrega  de  informes, pero esto se hace solo de manera manual y en muchos casos la información no fluye a otros delegados y supervisores de turnos lo cual para el cliente o agraviado  representa una molestia cuando días después se dirige a  solicitar un informe, una constancia o carta sobre los hechos ocurridos y no se le da respuesta  oportuna  en  muchos  casos,  además  que  las  estadísticas  de reportes e incidencias no cuentan con una base de datos digital que permita verificación y realización de estudios y cruce de información. 

DESCRIPCION DE PROBLEMÁTICA DETECTADA

• Capacitar al personal  involucrado con el uso del Sistema de  Información Gerencial (SIG).

• Se mantendrá el archivo físico (impresión de planillas, archivar firmada y sellada).  El  sistema  no  reemplazara  los  archivos  físicos,  será  una herramienta automatizada para los registros y tratamiento de casos.

• Establecimiento  de  usuarios  y  permiso  de  acceso  a  la  información  y registros.

• Hardware y Software con requerimientos mínimos para la implantación y funcionamiento del SIG.

ASPECTOS A CONSIDERAR

• Respuesta inmediata sobre los informes e incidencias.• Aporte de análisis estadísticos confiables por casos y por afectados.• Incorporación  de  las  herramientas  tecnológicas  de  información  que 

permitirá que la organización se encuentre actualizada • En relación a la capacidad tecnológica, la  organización posee  un  alto 

nivel  tecnológico  ya que  trata de estar  a  la  par  con novedosos  sistemas automatizados.

• En relación a la capacidad financiera, la organización tiene un alto grado de fortaleza porque su capacidad finaciera es óptima, eficiente y con una gran estabilidad.

VENTAJAS DE LA IMPLANTACIÓN

ESQUEMA DE IMPLANTACION

DATOS DEL DELEGADO

DATOS CLIENTE O AFECTADO

DATOS DEL VEHICULO

DATOS DEL ESTABLECIMIENTO

INCIDENCIA DESCRIPCION DEL

EVENTO

OTROS DATOS REFERENTES AL HECHO

FORTUITO

CANTIDAD DE AFECTADOS

CANTIDAD DE VEHICULOS AFECTADOS

CANTIDAD DE LOCALES AFECTADOS

REGISTROS DE CASOS O EVENTOS

REGISTROS DE OTROS DATOS DE INTERES

INFORME DE INCIDENCIA INDIVIDUAL

INFORME ESTADISTICO POR

CASOS

INFORME ESTADISTICOS POR

USUARIO

INFORME DE INCIDENCIAS POR

TURNOS

OTROS INFORMES DE INTERES

ENTRADAS PROCESO SALIDAS