Sistema de información para el control de nomina
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July Castellanos BlancoAndrés Campiño Monroy
Javier Contreras
FICHA 397356 A
Análisis y desarrollo de Sistemas De Información
SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL DE NOMINA EN EMPRESAS TEMPORALES
INTRODUCCIÓNEl SI que se presenta a continuación se basará en un estudio al sistema actual de cálculo de nómina que posee el área
de nomina en la empresa Temporal “COOMPHIA”, y en el cual se realizará una propuesta con el fin de optimizar
sus recursos y lograr la implantación de un nuevo sistema que perfeccione el
funcionamiento en determinadas actividades del mismo.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Después de haber realizado un estudio en varias empresas Temporales y se evidencia que el proceso de nomina se realiza a través de la
entrega de la información en Excel por parte de las empresas privadas, transcribiendo la
información. De este modo se presentan errores en la entrega de la información y en el cálculo y
liquidación de la nómina. Así que se ha planteado la necesidad de diseñar un sistema
de nómina con el fin de facilitar a los trabajadores de la empresa privada el ingreso,
proceso y entrega de la información.
JUSTIFICACIÓNCoomphia es una empresa Temporal que
realiza manualmente el ingreso de información a la plataforma actual de nomina generando posibles perdidas
de información, haciendo que los reportes finales presenten
inconvenientes tanto para la Temporal como para el empleado. La
implementación de un sistema de información permitirá a la empresa
Temporal gestionar de manera eficaz y optimizar el proceso de cálculo, liquidación y pago de la nomina.
OBJETIVOSObjetivo General
Desarrollar e implantar un sistema de información para la liquidación y control de nomina de las empresas Temporales
que prestan servicios a las empresas privadas, con la finalidad de optimizar
sus procesos y aumentar la confiabilidad de la compañía con sus trabajadores y
clientes.
OBJETIVOSObjetivo Específicos
1.Analizar y Determinar los requerimientos establecidos por la empresa para
implementar un nuevo sistema de control de nómina.
2.Consolidar la información recolectada de los datos de nomina, usuarios y base de
datos para asegurar su fidelidad y seguridad a los datos generados
OBJETIVOSObjetivo Específicos
3. Diseñar un sistema de información con base en la información recolectada
4. Desarrollar un sistema de información de control de nomina que facilite el cálculo del pago de nomina, siendo confiable y eficaz
5. Implementar el sistema permitiendo al usuario su acceso con mayor funcionabilidad
y eficacia y garantizando su confiabilidad
OPORTUNIDAD DE NEGOCIO
Observando los problemas que se presentan cada ves que se realiza el
trámite de nómina para el pago de los empleados vinculados a las Temporales, contratadas por las empresas privadas
para agilizar todos los tramites de selección de personal; es claro que éstas requieren de una forma mas práctica y confiable para el proceso de nómina sin
generar altos costos.
OPORTUNIDAD DE NEGOCIO
La intensión de este proyecto es que dichas Temporales realicen el pago a los
empleados de todas las empresas con las que ésta cuenta, sin que se genere perdida
de información o un troque de la misma, evitando retrasos en pagos, exactitud con el monto a pagar y confiabilidad para cada una de las partes; con un acceso seguro y una interfaz agradable para el fácil manejo
del sistema
SOLUCION PROPUESTA
SI de tipo Servidor-WEB, que agilice y optimice el proceso de nomina, además de generar una base de datos sobre todo empleado
vinculado (ya sea persona con contratación nueva, que este en proceso de selección o
que ya lleva tiempo trabajando), la cual será modificable solamente por el administrador del sistema y permitirá llevar un registro y
control de la actividad laboral del empleado. Permite el ingreso de varios usuarios en simultáneo sin generar demoras en el
proceso.
SOLUCION PROPUESTAPermite el acceso desde cualquier plataforma (WEB
o física)
Acceso seguro por medio de un usuario y contraseña
Interface de manejo rápido y personalizable
Sistema multiusuario
Descarga de certificados laborales y copias de contratos para los empleados
Descarga del formato de nomina diligenciado por el empleador
ALCANCE
Con este sistema de información tratamos de unificar tanto los procesos contables como los procesos de recursos humanos, para que así
la empresa pueda tener un mayor control frente a sus empleados y un orden de toda la
información que proporciona la empresa privada; generando una confianza entre las empresas, lo cual fomentaría confianza para
que otras empresas temporales puedan trabajar con este sistema de información.
ALCANCE
Beneficiarios del proyecto
Temporales, empresas privadas y aprendices del programa ADSI.
SOCIAL: Agiliza el proceso de nomina y acorta el tiempo que puede demorar realizar los informes nominales para cada empresa
del sector privado.
ECONÓMICO: Evita gastos adicionales como la impresión de desprendibles de pago para cada uno de los empleados vinculados a la
empresa.
Impacto
AMBIENTAL: Reducción en la manipulación de equipos de cómputo, lo cual genera un ahorro
de energía y contribuye de manera positiva con el medio ambiente
TECNOLOGICO: Innova y genera procesos más eficientes, los cuales se realizan con varios sistemas de información, unificando todo
proceso de nomina y seguimiento del empleado.
Impacto
ALCANCE
TABULACIÓN ESTADÍSTICAS
CUAL ES EL SISTEMA DE NOMINAS QUE MANEJA
TABULACIÓN ESTADÍSTICAS
PROCESOSEmpresa
privada envía la información
Empresa privada envía la
información
Temporal recibe la información de cada una
de las empresas en distintos formatos, es
distribuida a cada una de las personas del área de
nomina.
Temporal recibe la información de cada una
de las empresas en distintos formatos, es
distribuida a cada una de las personas del área de
nomina.
Cada una de las personas del área
de nomina ingresan las información al aplicativo SIGO o
ANJASOFT
Cada una de las personas del área
de nomina ingresan las información al aplicativo SIGO o
ANJASOFT
Después de ingresada la información se
descarga y enviada al área de calidad
Después de ingresada la información se
descarga y enviada al área de calidad
Después de la revisión se envía a la empresa privada, de este modo termina el proceso y se realiza
el envió de desprendibles de
nomina
Después de la revisión se envía a la empresa privada, de este modo termina el proceso y se realiza
el envió de desprendibles de
nomina
RIESGOS
RIESGO TECNOLOGICOCuando se realizó la entrevista al gerente no se encontraron riesgos tecnológicos ya que tienen hosting y sus equipos de cómputo funcionan perfectamente RIESGO POLITICO En la realización de la entrevista y las encuestas no encontramos ningún tipo de riesgo político ya que están de acuerdo con la implantación de un sistema de nómina, desde el gerente hasta los empleados, por lo tanto no hay riesgo político alguno
RIESGOS
RIESGO DE RECURSOSLa empresa debe adquirir más personal capacitado para el área de nómina ya que manejan bastantes empresas, debería haber más de 4 personas encargadas del área de nominaRIESGO HUMANONo se encontraron riesgos humanos dentro de la empresa, ni a las personas a las cuales desarrollaron las encuestas.
RESTRICCIONES
La empresa manifestó ser muy reservada con su información personal, como son la base de datos, información de sus empresas, y el acceso dentro de sus instalaciones fue un poco restringido para nosotros ya que la cita para realizar las encuestas tardo un poco más de lo estipulado.
REQUISITOS
REQUISITOS FUNCIONALES Recopilación de la información en un solo paso,
sin pasar por las manos de cada uno de los empleados.
Permitir el acceso desde cualquier plataforma (WEB o física)
Acceso seguro por medio de un usuario y contraseña
Permitir la descarga de certificados laborales y copias de contratos para los empleados
Permitir la descarga del formato de nómina diligenciado por el empleador
REQUISITOSREQUISITOS NO FUNCIONALES
1.Unificación de procesos generales del área administrativa, teniendo en cuenta que la prioridad
es agilizar el proceso de nómina.
2.Equipos de cómputo con especificaciones de software necesarias para la aplicación (equipos con capacidad para navegar en Internet: conectividad a
una red local y capacidad para ejecutar un navegador WEB)
3.Los permisos para realizar modificaciones solo los tiene el administrador.
CONCLUSIONES
1. los métodos de recolección de datos que se utilizaron fueron eficientes ya que se realizó la entrevista al gerente de la empresa y a los empleados del
área de nómina. Obteniendo la información necesaria
CONCLUSIONES
2. En la realización de la encuesta se evidencio que tienen un aplicativo de
nómina bastante funcional sin embargo están de acuerdo con la implantación
de un nuevo sistema de nomina
CONCLUSIONES 3. La administración de proyectos es una
ventaja competitiva para las empresas que la utilicen formalmente, por permitir a las organizaciones incrementar su nivel de eficiencia y eficacia, maximizando el
uso de recursos financieros, materiales y de capital humano, dentro de los tiempos
establecidos para el desarrollo de producto o servicio.