SISTEMA DE PLANEACION Y PRESUPUESTO Módulo de...
Transcript of SISTEMA DE PLANEACION Y PRESUPUESTO Módulo de...
SISTEMA DE PLANEACION Y PRESUPUESTO
Módulo de informes
Este apartado del sistema tiene como finalidad registrar el ejercicio del gasto de forma
diaria por cada uno de los centros de costo que conforman la unidad ejecutora, de
acuerdo a las disposiciones de disciplina presupuestaria establecidas en el presupuesto
aplicable para el ejercicio 2010, utilizando los documentos autorizados por la
secretaría como son:
- Orden de pago de nomina.
- Solicitud de pagos diversos.
- Solicitud de gastos a comprobar.
- Solicitud de reembolso para el fondo fijo de caja.
- Solicitud de pago de adquisiciones directas.
- Solicitud de gastos de viaje a comprobar.
- Solicitud de adquisición de bienes y/o servicios.
- Contrato.
- Comprobación de gastos.
- Certificación presupuestal.
Proceso general para el registro presupuestal 2010
En este documento se mostraran algunos ejemplos de los movimientos que podrá hacer
en este módulo, para iniciar el registro deberá acceder al módulo de informes y
enseguida seleccionar registrar ejercicio; seguido de esto elegir el mes a reportar:
En seguida seleccionara alguno de los documentos autorizados:
- Orden de pago de nómina.- En el caso de las dependencias es el documento
que quincenalmente emite la secretaría, a través de la Dirección General de
Administración de Personal. Contiene el monto total de las percepciones,
deducciones y neto a pagar, por concepto de servicios personales de las
unidades ejecutoras.
Seguido de esto se capturarán los datos principales del documento como son: Fecha
de elaboración, no. de quincena y concepto.
En el momento que se guarda el registro el sistema generará un folio con el cual podrá
acceder al detalle del documento, una vez seleccionado el tipo de documento y el folio,
notará que el sistema abrirá otro radio botón llamado “claves presupuestarias” y con
él podrá capturar o consultar el detalle del movimiento.
Detalle
En la parte inferior de la pantalla después del detalle del documento encontrará un
registro detallado de la partida de gasto así como un total por centro de costo y
proyecto.
Una vez terminado la captura del movimiento se realiza la afectación presupuestal
directamente a pagado y podrá imprimir la solicitud de orden de pago de nomina,
documento que no se tramita sólo se imprime para su revisión.
Es importante comentar que así como en la mayoría de los reportes que maneja el
sistema aquí también será necesario cerrar el folio para que desaparezca la filigrana
con la leyenda “Documento borrador”. este aparece en la parte inferior
izquierda de la pantalla.
- Solicitud de pagos diversos.- Es el documento para el trámite de pago por las
adquisiciones de bienes y/o servicios que realizan las unidades ejecutoras, con
cargo a las partidas de gasto de los capítulos, 1000, 2000, 3000, 4000,
5000, 7000 y 9000.
Como en todos los casos será necesario seleccionar el mes a registrar y el tipo
de documento que se desea utilizar.
En este caso nos referiremos a una solicitud de pagos diversos a un proveedor en
donde se capturan los datos principales: fecha de elaboración, fecha de vencimiento,
proveedor y concepto; en el momento de guardar esta información el sistema nos
arrojara un número de folio que servirá para identificar el movimiento.
Para continuar con el movimiento se seleccionará el folio y este a su vez habilitará el
radio botón “claves presupuestarias” que seleccionará para capturar el detalle del
movimiento (proyecto, fuente de financiamiento, centro de costo, partida de gasto, y
clasificación contable y monto).
Una vez guardado el registro se realiza la afectación presupuestal directamente a
devengado como se muestra en la parte inferior de la pantalla.
Cuando se haya concluido con la captura de los movimientos de este folio será
necesario cerrar el folio teniendo en cuenta que una vez realizada esta
acción ya no se podrán agregar nuevas claves presupuestarias.
En cuanto el folio este cerrado desaparecerá del documento la filigrana “Documento
borrador ”y estará en posibilidad de realizar su trámite ante tesorería y se imprimirá
de la siguiente forma:
Una vez que se tenga el número de contra-recibo se tendrá que registrar junto con la
fecha de elaboración.
En este momento la afectación presupuestal pasa a pagado, posteriormente podremos
si está a nuestro alcance, capturar los datos del o los cheques que refieran el pago
como son: (número de cheque, fecha de elaboración, banco y monto).
Hasta aquí queda concluido el proceso de solicitud de pago diverso a un proveedor
aunque como una aportación extra se incluyó el registro de la documentación
comprobatoria, misma que servirá para acompañar la caratula del trámite ante
tesorería registrando el concepto, cantidad, monto unitario y fecha de dicha
documentación.
El reporte de documentación comprobatoria es el siguiente:
Existe otra modalidad de solicitud de pagos diversos que se genera de un contrato, y
esta es la única forma en que podemos comprometer los recursos, se siguen los mismos
pasos que la modalidad anterior con la diferencia de que primero es necesario
generar una solicitud de adquisición de bienes y/o servicios, y en seguida capturar los
campos principales como son: fecha de elaboración, no. de control y concepto.
Nota.- El no. de control puede ser el que asigna la Dirección General de Recursos
Materiales o bien cualquier número de control que se le asigne.
Una vez que capture los datos principales del folio podrá capturar el detalle de claves
presupuestarias.
En este momento nuestro presupuesto pasa a comprometido para poder utilizar lo en
un contrato.
Una vez que se llevó a cabo la licitación pública y ya existe un proveedor designado
para la compra del bien y/o servicio entonces es necesario realizar un contrato; para
esto será necesario generar un folio de contrato y seleccionar el origen del contrato
que este caso será el número de solicitud de bien y/o servicio, a continuación nos
enviará en pantalla los datos de la solicitud del bien y/o servicios por si haya que
hacer alguna modificación, si no es así entonces solo lo guardamos y en este momento
estará en posibilidad de guardar las claves presupuestarias correspondientes.
Cabe hacer mención que solo podremos afectar las claves presupuestarias en las que
tengamos comprometido el recurso y que este no podrá ser mayor al recurso
comprometido.
En este paso no hacemos afectación presupuestaria ya que sólo estamos asignando al
contrato los recursos comprometidos con anterioridad; ahora para poder generar el
pago, tendrá que elaborar una solicitud de pagos diversos y donde nos solicita el
origen del pago, seleccionará el número de contrato.
En este momento pasará nuestra afectación a devengado y en el momento que tenga
el numero de contra – recibo se tendrá que registrar para que nuestra afectación pase
a pagado.
- Solicitud de gasto a comprobar.- Es el documento para obtener los recursos que
permitan a las unidades ejecutoras sufragar ciertos gastos, con cargo a las
partidas de los capítulos 1000, 2000 y 3000.
Como en todos los casos será necesario seleccionar el mes a registrar y el tipo
de documento que desea utilizar.
Una vez que el sistema haya asignado un folio deberá de seleccionarlo para
poder capturar los datos principales del documento como son: fecha de
elaboración y concepto.
Una vez capturados estos datos tendrá que efectuar el registro del detalle del
documento oprimiendo en el radio botón “Claves presupuestarias”, y en seguida
tendrá que registrar todas las claves que integran la clave presupuestaría y su
monto.
Es necesario que una vez que se hayan terminado de capturar todas las claves
presupuestarias se cierre el folio para seguir con el trámite y se pueda imprimir el
documento sin el texto “Documento borrador”, para estar en posibilidad de
seguir con el trámite ante tesorería y la afectación presupuestal queda como
comprometido.
En ese momento ele sistema activará nuevas opciones para seguir con el proceso
normal de este documento.
Una vez que tesorería entregue el contra-recibo será necesario registrar la fecha
de elaboración y el número de contra-recibo en el sistema y la afectación
presupuestal no sufre ningún cambio y sigue en comprometido.
Cuando tesorería entregue el cheque será necesario registrar el detalle del o los
cheques como son: fecha, número, monto y banco, y en ese momento la afectación
presupuestal queda como devengado.
- Solicitud de reembolso para el fondo fijo de caja.- Es el documento necesario
para la recuperación de recursos por gastos efectuados derivados de gastos
urgentes de gasto corriente.
Como en todos los casos será necesario seleccionar el tipo de documento que se
desea utilizar.
Una vez que el sistema nos haya asignado un folio deberemos de seleccionarlo
para poder capturar los datos principales del documento como son: fecha de
elaboración y concepto.
Una vez capturados estos datos nos enfocaremos a la captura del detalle del
documento oprimiendo en el radio botón “Claves presupuestarias”, y
capturaremos todos los movimientos de ejercicio presupuestal.
Es necesario que una vez que hayamos terminado de capturar todas nuestras
claves presupuestarias se cierre el folio para seguir con el trámite y nos pueda
imprimir el reporte sin el texto “Documento borrador”, para estar en posibilidad
de seguir con nuestro trámite ante tesorería y nuestra afectación presupuestal
queda como comprometido.
En ese momento nos activará nuevas opciones para seguir con el proceso normal
de este documento.
Una vez que tesorería nos entregue el contra-recibo es necesario registrar la
fecha de elaboración y el número de contra-recibo en el sistema y nuestra
afectación presupuestal pasa a devengado.
Cuando tesorería nos entregue el cheque es necesario registrar los detalles del
cheque como son: fecha, número, monto y banco, y en ese momento nuestra
afectación presupuestal queda como pagado.
- Solicitud de pago de adquisiciones directas.- Es el documento necesario para
tramitar el pago al proveedor del bien o servicio.
Como en todos los casos será necesario seleccionar el tipo de documento que se
desea utilizar.
Una vez seleccionado el documento solicitud de pago de adquisiciones directas se
capturan los datos principales: fecha de elaboración, proveedor y concepto; en el
momento de guardar esta información el sistema nos arrojara un número de folio que
nos servirá para identificar el movimiento.
Para continuar con el movimiento se seleccionará el folio que nos generó el
sistema y este a su vez habilitará el radio botón “claves presupuestarias” que
seleccionará para capturar el detalle del movimiento (proyecto, fuente de
financiamiento, centro de costo, partida de gasto, y clasificación contable y
monto.
Una vez guardado el registro se realiza la afectación presupuestal directamente
a devengado como se muestra en la parte inferior de la pantalla.
Una vez que se haya concluido con la captura de los movimientos de este folio
será necesario cerrar el folio teniendo en cuenta que una vez
realizada esta acción ya no se podrán agregar nuevas claves presupuestarias.
En cuanto el folio este cerrado desaparecerá del documento la filigrana
“Documento borrador” y se imprimirá de la siguiente forma:
Una vez que se tenga el número de contra-recibo se procederá a capturar el
cuerpo de él, registrando el número de contra-recibo y la fecha de elaboración.
En este momento la afectación presupuestal pasa a pagado, posteriormente
podremos capturar los datos del o los cheques una vez que se tengan los datos
para su registro como son: (número, fecha de elaboración, monto y banco).
Hasta aquí queda concluido el proceso de solicitud de pago de adquisiciones
directas aunque como una aportación extra se incluyó el movimiento de
documentación comprobatoria, registrando el concepto, cantidad, monto unitario
y fecha.
- Solicitud de gastos de viaje a comprobar.- Es el documento necesario para
promover la autorización y liberación de recursos, atendiendo a la
normatividad.
Como en todos los casos será necesario seleccionar el mes y el tipo de
documento que desea generar, después de esto habrá que capturar los campos
que se solicitan como son: fecha de elaboración, nombre del servidor público
comisionado, puesto funcional, destino, motivo, período, por instrucciones de,
número de días y observaciones.
Enseguida de esto se deberá capturar las claves presupuestarias que habrá de
afectar y en este momento nuestra afectación presupuestal se encuentra como
comprometido.
Se siguen con el proceso acostumbrado para registrar el número de contra –
recibo una vez que se tenga, y en este momento la afectación presupuestal que
da como devengado.
Al igual que la solicitud de gastos a comprobar cuando se registren los datos
del cheque la afectación presupuestal seguirá como devengada, hasta que
generemos una comprobación de gastos, (vea el proceso comprobación de gastos).
- Solicitud de adquisición de bienes y/o servicios.- (vea el proceso de pagos
diversos).
- Contrato.- (vea el proceso de pagos diversos).
- Comprobación de gastos. Es el documento que las unidades ejecutoras deben
presentar, relacionando los comprobantes de gasto y presentando la
documentación para su afectación correspondiente.
Como en todos los casos será necesario seleccionar el tipo de documento que
desea generar.
Una vez seleccionado el documento “Comprobación de gastos” será necesario
relación identificar el número de solicitud de gastos a comprobar al que
haremos referencia; y seguido de esto deberá si es necesario modificar el
concepto del documento y la fecha y después guardar.
En seguida habrá que capturar las claves presupuestarias.
Una vez termina la captura de las claves presupuestarias deberá cerrar el folio
del documento y la afectación presupuestal pasara automáticamente a pagado.
Al oprimir el botón consultas podrá ver de manera detallada los datos de la
comprobación de gastos relacionada con la solicitud de gastos a comprobar
que la generó.
- Pago diverso de partidas consolidadas. Es el documento para el trámite de
pago por las adquisiciones de bienes y/o servicios que realizan las unidades
ejecutoras, con cargo a las partidas consolidadas.
Como en todos los casos será necesario seleccionar el mes a registrar y el
proceso será semejante al que se hace para el registro del pago de nómina, en
donde lo registrado pasa directamente pagado, (vea el proceso de pago de
nómina).
- Solicitud de gastos de representación.- El proceso es muy similar al que se
realizar en una solicitud de gastos a comprobar.