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Subdirección de Plataforma - SEACE

SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIONES DEL ESTADO - SEACE

MANUAL DE USUARIO PARA EL REGISTRO DE

PROCESOS DE SELECCIÓN

PARA

ENTIDADES PÚBLICAS

Versión 1.0.0

Subdirección de Plataforma

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MANUAL DE USUARIO

ASUNTO:

MANUAL DE USUARIO PARA EL REGISTRO DE PROCESOS DE SELECCIÓN PARA ENTIDADES PÚBLICAS

ÀMBITO:

USUARIOS - FUNCIONARIOS DE ENTIDADES DEL ESTADO

Fecha de actualización: marzo 2009

Versión: 01.00 Manual de usuario para el Registro de Procesos de Selección para entidades públicas

Preparado por: Dirección del SEACE Subdirección de Plataforma

Página: 2 de 46 OSCE - SEACE

CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ............................................................................................... 3

Ingreso al Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado - SEACE ... 4

1. OPCIONES DE LA CONSOLA DE PROCESOS. ......................................... 9

1.1 Buscador de procesos de selección ............................................... 9 1.2 Lista de procesos de selección ........................................................ 9 1.3 Crear proceso de selección ............................................................ 10

2. OPCIONES DE LA FICHA DEL PROCESO: .............................................. 22

2.1. Asignación del Comité Especial: ................................................... 22 2.2. Registro de Participantes: .............................................................. 25 2.3. Registro de Propuestas: ................................................................. 27 2.4. Acciones de la convocatoria: ......................................................... 29 2.5. Adjuntar los documentos del proceso .......................................... 37

3. ACCIONES A REALIZAR EN LA CONSOLA DEL PROCESO .................. 39

3.1. Acciones con Proceso .................................................................... 39


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INTRODUCCIÓN Todas las Entidades sujetas a la Ley de Contrataciones del Estado están en la obligación de registrar la información relacionada con sus contrataciones en el Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado - SEACE. En ese sentido, se ha elaborado el presente manual como instrumento de ayuda que tiene por finalidad describir las diferentes opciones con que cuenta el módulo de procesos para el registro de las diferentes etapas de los procesos de selección en el SEACE. La descripción del registro de información del módulo va desde la convocatoria del proceso hasta el consentimiento de la buena pro. Este Manual está dirigido de manera primordial a los usuarios-funcionarios de las entidades públicas que deben registrar la información de sus procesos de selección en este el Módulo de Procesos del SEACE, en ese sentido este documento constituye un documento de ayuda básica para el registro de información en este módulo.


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Ingreso al Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado

- SEACE

Todas las Entidades sujetas a la Ley de Contrataciones del Estado están en la obligación de reportar la información relacionada con sus contrataciones en el SEACE, bajo responsabilidad del Titular de la Entidad. El ingreso al Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado – SEACE debe realizarse desde la página web, www.seace.gob.pe.

Fig.- 1 Página de acceso al sistema

http://www.seace.gob.pe/


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Alternativamente, puede ingresar a la página web del OSCE para acceder al sistema, tal como se muestra a continuación:

Fig.- 2 Página web del OSCE

Luego de visualizar la página de inicio debe registrar su “Usuario” y “Contraseña”, tal como se muestra a continuación:


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Fig.- 3 Página de registro de usuario y contraseña

Cabe señalar que para acceder a los procesos convocados bajo el ámbito la normativa anterior se deberá seleccionar el mensaje “D.S. Nº 083-2004-PCM” ubicado en la parte superior derecha de la página de acceso.

I. Consola Principal del SEACE Esto le permitirá el ingreso a la consola principal del SEACE, la cual cuenta con un menú de los diferentes módulos existentes hasta el momento: Plan Anual, Procesos. Cualquiera de los módulos se activa acercando el cursor sobre cada uno de ellos. Por ejemplo: para activar el módulo de procesos se deberá ubicar el cursor sobre la pestaña “Procesos”. A continuación se visualiza la pantalla de la Consola Principal del SEACE.

Fig.- 4 Consola principal del SEACE


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1. Notificaciones Al seleccionar la pestaña “Procesos”, el sistema mostrará automáticamente la lista de notificaciones enviadas a la Entidad, las mismas que deberán ser respondidas a través del sistema utilizando el botón “Responder”, tal como se muestra a continuación:

Fig.- 5 Notificaciones Pendientes Tal como se indica, a continuación se muestra en la ficha de Respuesta a la Notificación, tanto la justificación como las Acciones correctivas que la Entidad haya desarrollado, deberán ser descritas de manera clara y precisa en un máximo de 500 caracteres.

Fig.- 6 Respuesta a la Notificación

2. Publicaciones de interés


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Al seleccionar la pestaña “Procesos”, el sistema mostrará adicionalmente las publicaciones de interés que el OSCE emita para acceder a los documentos podrá hacer clic en los mismos.

Fig.- 7 Publicaciones de interés

II. Consola de Procesos de Selección Al ingresar al módulo de “Procesos” ubique el cursor sobre la pestaña “Consola de Procesos”, con esta acción el sistema le permitirá el acceso al menú principal de dicha consola. Aquí tiene un buscador de procesos por año, tipo de proceso y descripción. Asimismo desde esta consola usted tiene acceso a la opción “Crear Proceso”, tal como se muestra en la siguiente figura:

Fig.- 8 Consola de procesos

A continuación explicaremos las opciones de la Consola de Procesos:


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1. OPCIONES DE LA CONSOLA DE PROCESOS.

La Consola de Procesos cuenta con las siguientes opciones:

- Buscador de procesos de selección - Lista de procesos de selección - Crear proceso

Las opciones de la Consola de Procesos las desarrollaremos siguiendo el orden antes descrito.

1.1 Buscador de procesos de selección

Para ubicar un proceso de selección convocado o guardado en borrador el sistema requiere que usted ingrese los siguientes datos: Año (año de la convocatoria del proceso de selección), Tipo (el sistema tiene habilitado los tipos LP-Licitación Pública, CP- Concurso Público, ADP-Adjudicación Directa Publica, ADS-Adjudicación Directa Selectiva y AMC-Adjudicación de Menor Cuantía), y opcionalmente Descripción (objeto de la convocatoria).

Fig.- 9 Opciones de búsqueda de procesos

1.2 Lista de procesos de selección

Luego de pulsar “Buscar” el sistema le mostrará la lista de los procesos de selección según el tipo de proceso seleccionado o por la descripción, de ser el caso. Para


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visualizar la ficha de los procesos deberá ubicar el cursor en la nomenclatura del proceso, tal como se muestra a continuación:

Fig.- 10 Lista de procesos de selección

Adicionalmente, desde esta pantalla los usuarios-funcionarios tendrán acceso directo a todos los documentos que hayan sido registrados durante la ejecución del proceso de selección, desde las Bases hasta el Contrato.

1.3 Crear proceso de selección

Pasos para la creación de un Proceso de Selección: Paso 1: Ingreso a la Ficha de Creación de Proceso de Selección

Presione la opción desde la Consola de Procesos del SEACE, tal como se muestra a continuación:


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Fig.- 11 Opción Crear proceso

Paso 2:

Registro de Datos en la Ficha de la Convocatoria:

Deberá llenar toda la información que se solicita en cada una de las secciones de la ficha de la convocatoria:

a) Documento que aprueba el Expediente de Contratación b) Enlace al PAC c) Bases de la Convocatoria d) Resumen Ejecutivo e) Datos Generales f) Código Presupuestal g) Valor Referencial h) Registro de Participantes i) Calendario j) Relación de ítems


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Fig.- 12 Ficha de Creación de proceso de selección

Tal como se puede apreciar en la ficha de la convocatoria, la tercera columna tiene algunas indicaciones que deben ser tomadas en cuenta al momento de registrar la información. Los campos con (*) son de registro obligatorio.

a) Documento que aprueba el Expediente de Contratación

En esta sección se ingresarán datos referenciales del Expediente de Contrataciones, tal como se indica a continuación: Fecha de aprobación del Expediente. El nombre y cargo del funcionario que aprueba el expediente. Así mismo, se adjuntará el archivo conteniendo el documento que aprueba el expediente. El sistema la permitirá ingresar un segundo archivo en caso haya adjuntado un archivo que no corresponde, mientras no se presione el botón “Publicar en el SEACE” será posible cambiar el archivo.

Fig.- 13 Documento que aprueba el Expediente de Contratación


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b) Enlace al PAC

Antes de hacer la vinculación de la convocatoria con la programación del PAC, se deberá seleccionar el tipo de Compra o Selección:

Por la Entidad

Compra Corporativa Facultativa

Compra Corporativa Obligatoria

Compra por Encargo

Fig.- 14 Enlace al PAC

La demás información que deba registrarse en la ficha se completará cuando se efectúe la vinculación con la contratación programada en el PAC, para esto

presionará el botón . El sistema mostrará la lista de todas las contrataciones programadas en el PAC, y usted seleccionará la que corresponda a la convocatoria que va a realizar, tal como se muestra a continuación:


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Fig.- 15 Buscador de Procesos del PAC

Cuando se seleccione las opciones de Compra Corporativa Facultativa u Obligatoria el usuario-funcionario deberá enlazarse con cada uno de los PACs de todas las Entidades Participantes. En cambio en los procesos de selección por encargo, la Entidad Encargada seleccionará únicamente el PAC de la Entidad Encargante, el sistema le mostrara fichas diferenciadas según la opción que elija, tal como se muestra a continuación:

Fig.- 16 Buscador de Procesos del PAC – Compra Corporativa Obligatoria


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Fig.- 17 Buscador de Procesos del PAC – Compra Corporativa Facultativa

Fig.- 18 Buscador de Procesos del PAC – Compra por Encargo

Cuando se convoque una Adjudicación de Menor Cuantía no programada, deberá llenar manualmente todos los datos de la ficha de la convocatoria.

Ahora la ficha contiene toda la información que fue registrada en el PAC, de ser el caso, usted podrá actualizar los datos como: cantidad, descripción del ítem, entre otros, de conformidad con la información contenida en su expediente de contratación.

c) Bases de la Convocatoria

Para adjuntar las Bases use la opción (Examinar). El sistema la permitirá ingresar un segundo archivo en caso haya adjuntado un archivo que no corresponde, mientras no se presione el botón “Publicar en el SEACE” será posible cambiar el archivo. Al momento de Publicar en el SEACE sólo se visualizará el último archivo registrado. Cuando sus bases contengan anexos en diferentes archivos, se deberá comprimir todos los documentos en un solo archivo antes de cargarlo al sistema.


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Fig.- 19 Bases de la Convocatoria

d) Resumen Ejecutivo

En el resumen ejecutivo del estudio de posibilidades que ofrece el mercado se destacará, de manera resumida, los puntos más importantes establecidos en el artículo 12º del Reglamento, según el criterio seguido por la Entidad. Para el caso de los procesos que se convoquen por Adjudicación de Menor Cuantía, el registro del resumen ejecutivo de posibilidades que ofrece el mercado es facultativo.

Fig.- 20 Resumen Ejecutivo

En tanto no presione el botón “Publicar en el SEACE y la ficha se mantenga en estado “borrador”, el sistema la permitirá ingresar un segundo archivo en caso haya adjuntado un archivo que no correspondía. Al momento de “Publicar en el SEACE” la ficha de la convocatoria, el sistema sólo permitirá visualizar el último archivo registrado.

e) Datos Generales


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Parte de esta información se completará cuando realice la vinculación con el PAC. Si se tratase de una menor cuantía no programada deberá llenar los datos manualmente.

Fig.- 21 Datos Generales

El Tipo de Proceso, corresponde a un código ya establecido para cada uno de los tipos de procesos de selección, a saber:

1. LP LICITACIÓN PÚBLICA 2. CP CONCURSO PÚBLICO 3. ADP ADJUDICACIÓN DIRECTA PÚBLICA 4. ADS ADJUDICACIÓN DIRECTA SELECTIVA 5. MC ADJUDICACIÓN MENOR CUANTÍA

Modalidad de Selección, previo a la convocatoria del proceso se deberá verificar si el bien o servicio a contratar se encuentra dentro del Listado de Bienes y Servicios Comunes, en tal caso, se seleccionará la modalidad de Subasta Inversa.

Fuentes de financiamiento, las fuentes de financiamientos son: recursos ordinarios, recursos directamente recaudados/recursos propios, donación y


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transparencia, recursos por operaciones oficiales de crédito y recursos determinados.

f) Código Presupuestal

Para llenar este dato deberá presionar el botón . El sistema le mostrará las actividades y proyectos con que cuente aprobado en el presupuesto institucional de su entidad. Cabe señalar que cada vez que convoque un proceso deberá elegir la actividad o proyecto de la cual se ha asignado el presupuesto respectivo.

Fig.- 22 Código Presupuestal

g) Valor Referencial El usuario deberá señalar el tipo de moneda en la que se está convocando el proceso de selección. El monto consignará el monto del valor referencial.

Fig.- 23 Valor Referencial

h) Registro de Participantes El usuario-funcionario deberá consignar el lugar y la hora para el registro de participantes y, el monto del derecho de participación así como el lugar donde se efectuará el pago o depósito, de ser el caso. A continuación se muestra el registro de participantes en la ficha de convocatoria:


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Fig.- 24 Registro de Participantes

i) Registro de Calendario

Las fechas que registre en el SEACE, para el calendario de la convocatoria deberán ser las mismas que han sido consignadas en el calendario de las Bases del proceso de selección, teniendo en cuenta los plazos mínimos y máximos para cada tipo de proceso de selección señalados en el Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.

Si usted está convocando un proceso de selección por la modalidad de subasta inversa, sea presencial o electrónica, deberá tener en cuenta los plazos establecidos para dicha modalidad.

Fig.- 25 Calendario


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j) Relación de Ítems

Si el proceso de selección a convocar se encontraba programado en el PAC, el sistema llenará automáticamente la información registrada; no obstante el usuario-funcionario podrá actualizar dicha información (agregar, modificar o eliminar ítems) de acuerdo con los datos contenidos en las bases del procesos de selección.

Fig.- 26 Relación de Ítems

Paso 3:

Guardar borrador Una vez que haya ingresado toda la información referente al proceso de selección, deberá guardar en borrador.

Fig.- 27 Guardar borrador

Paso 4: Publicar en el SEACE

Posteriormente podrá “Publicar en el SEACE”, antes deberá verificar que toda la información y de manera especial los archivos adjuntos cuenten con la información correcta. Una vez que se presione este botón no se podrá efectuar ninguna modificación en los datos que han sido registrados en el sistema.


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Fig.- 28 Publicar en el SEACE

2. OPCIONES DE LA FICHA DEL PROCESO:

- Cómite Especial u Órgano Encargado de Contrataciones (OEC)

- Registro de Participantes

- Registro de Propuestas - Acciones con la Convocatoria

2.1. Asignación del Comité Especial:

Para registrar el Comité Especial, el usuario-funcionario deberá ubicar el cursor en la opción “Comité”, el sistema lo llevará automáticamente a la pantalla que se muestra a continuación, luego presione el botón “Crear Comité /OEC”, tal como se muestra en la siguiente figura:

Fig.- 29 Asignación de Comité Especial

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Al presionar el botón “Crear Comité / OEC” el sistema lo llevará a una nueva pantalla con las siguiente opciones:

Crear Comité

Crear OEC

Agregar Comité Especial Permanente

Volver

Tal como se muestra a continuación:

Fig.- 30 Opciones de la Ficha Comité

Si la opción seleccionada es “Crear Comité”, el sistema le mostrará la siguiente pantalla con la Ficha Crear Comité, aquí deberá registrar los datos del instrumento que designó el Comité Especial, señalar si se trata de un Comité Especial “Ad –Hoc” o “Permanente y luego ingresar los datos de cada uno de los miembros del comité, según se señala a continuación:


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Fig.- 31 Registro del comité especial

Al finalizar el registro de los miembros del Comité Especial, deberá grabar presionando el botón

Asignación Órgano Encargado de Contrataciones (OEC) Para el caso de las Adjudicaciones de Menor Cuantía (procesos clásicos) se consignará los datos del órgano encargado de las contrataciones, salvo que se haya designado un comité especial, en cuyo caso se tendrá que seguir con el procedimiento descrito para la asignación del comité.

Fig.- 32 Registro del Órgano Encargado de Contrataciones


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Al finalizar el registro de los miembros del OEC, deberá grabar presionando el botón

Después de llenar la ficha del Comité Especial u Órgano Encargado de las Contrataciones, usted tendrá acceso a la información para recomponerlos de ser el caso, tal como se muestra a continuación:

Fig.- 33 Registro de información del comité

2.2. Registro de Participantes:

Para efectuar el registro de participantes de un proceso de selección se deberá seleccionar la opción Registro de Participantes.


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Fig.- 34 Registro de Participantes

Acto seguido deberá presionar el botón .

Fig.- 35 Ficha de registro de participantes

Una vez registrado el(los) participante(s) se deberá presionar el botón


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2.3. Registro de Propuestas:

Para realizar el registro de propuestas se deberá seleccionar la opción Registro de Propuestas.

Fig. 36 Registro de Propuestas

Acto seguido deberá presionar el botón Adicionar Propuesta.

En la ficha de propuesta deberá registrar los datos de la propuesta técnica y económica.


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Fig. 37 Ficha de Registro de propuestas

Una vez registrada la(s) propuesta(s) se deberá presionar el botón


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2.4. Acciones de la convocatoria:

En esta opción encontraremos diversas acciones que podemos realizar, tal como se muestra a continuación:

Fig. 38 Opciones de Acciones de la Convocatoria

2.4.1 Registro de Elevación de observaciones a la Entidad:

En caso se presente Elevación de observaciones a la Entidad, se deberá seleccionar esta opción de la pestaña Acciones de la Convocatoria.


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Fig.- 39 Ficha de registro Elevación de Observaciones a la Entidad

Al finalizar el registro deberá presionar el botón .

2.4.2 Registro de Elevación de observaciones al OSCE

En caso se presente Elevación de observaciones al OSCE, se deberá seleccionar esta opción.

Fig.- 40 Ficha de registro Elevación de Observaciones al OSCE



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2.4.3 Registro de Recurso de Apelación ante la Entidad

En caso se presente Recurso de Apelación ante la Entidad, se deberá seleccionar esta opción.

Fig.- 41 Ficha de registro Presentación de Recurso de Apelación ante la Entidad

Al finalizar el registro deberá presionar el botón . 2.4.4. Registro de Recurso de Revisión/Apelación

En caso se presente Recurso de Apelación ante el Tribunal del OSCE, se deberá seleccionar esta opción.

Fig.- 42 Ficha de registro Recurso de Apelación ante el Tribunal del OSCE


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2.4.5. Registrar Desierto En caso se declare desierto un proceso de selección, sea total o parcial, se deberá seleccionar esta opción.

Fig.- 43 Ficha de registro Declarar Desierto

Al finalizar el registro deberá presionar el botón . 2.4.6. Registro de nulidad de oficio

En caso se requiera declarar nulidad de oficio de un proceso de selección, sea total o parcial, se deberá seleccionar esta opción.


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Fig.- 44 Ficha de registro Declarar nulidad de oficio



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2.4.7. Registro de Cancelación:

En caso se requiera cancelar un proceso de selección, sea total o parcial, se deberá seleccionar esta opción.

Fig.- 45 Ficha de registro Cancelación



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2.4.8. Registro de Buena Pro

Para proceder con el registro de la Buena Pro se deberá seleccionar esta opción.

Fig.- 46 Ficha de registro Registrar Buena Pro

Al finalizar el registro deberá presionar el botón . 2.4.9. Registro de Consentimiento

Para proceder con el consentimiento de la Buena Pro se deberá seleccionar esta opción.

Fig.- 47 Ficha de registro Consentir Buena Pro


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Al finalizar el registro deberá presionar el botón . 2.4.10. Registro de Monto ofertado mayor a valor referencial

Cuando el objeto de la contratación se ejecución de obras, si el monto ofertado es mayor al monto referencial, podrá registrarlo en la siguiente pantalla:

Fig.- 48 Ficha de registro Monto ofertado mayor a valor referencial

2.4.11. Registro caso de empate

En caso de empate, se debe registrar en la siguiente pantalla:

Fig.- 49 Ficha de registro en caso de empate


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2.4.12. Registro No suscripción de contrato

Si no se llegara a suscribir el contrato, deberá registrarlo en la siguiente pantalla:

Fig.- 50 Ficha de registro No suscripción de contrato

2.5. .Adjuntar los documentos del proceso

Conforme van avanzando las etapas del proceso de selección, se deberá ir adjuntando los documentos que se generen en cada una de ellas:

Fig.- 51 Ficha del proceso en la que se adjunta los documentos


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Las Entidades deben adjuntar los siguientes documentos:

Pliego de Absolución de Consultas

Pliego de Absolución de Observaciones

Pronunciamiento Entidad

Bases Integradas

Cuadro Comparativo y/o Actas

Resolución de Recurso de Apelación Entidad Las Entidades deben registrar la siguiente información:

Registro de Participantes

Registro de Propuestas

Registro de Otorgamiento de la Buena Pro

Registro del Consentimiento

Registro de Contrato El OSCE registrará:

Pronunciamiento del OSCE

Resolución que resuelve el Recurso de Apelación

Acuerdos


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3. ACCIONES A REALIZAR EN LA CONSOLA DEL PROCESO

La Consola del Proceso de Selección muestra toda la información registrada durante la ejecución de un proceso de selección. Asimismo, permite el acceso a las opciones: “Acciones n Proceso”.

Fig.- 52 Acciones con Proceso

A continuación desarrollaremos las opciones contenida en el menú: “Acciones con Proceso” de la Ficha del Proceso.

3.1. Acciones con Proceso

Las acciones en un proceso de selección se detallan a continuación:

3.1.1. Documentos

En esta opción se puede visualizar todos los documentos registrados en las diferentes etapas del proceso de selección.


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Fig.- 53 Ficha de Lista de documentos

3.1.2. Fe de erratas

En caso se requiera registrar una fe de erratas, se procederá a seleccionar esta opción y deberá llenar el campo descripción y la información que se desea modificar.


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Fig.- 54 Ficha de registro Fe de Erratas


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Una vez ingresada la descripción de la Fe de Erratas, deberá presionar el botón

3.1.3. Postergación

En caso se requiera registrar una postergación, se procederá a seleccionar esta opción y deberá llenar el campo descripción, así como los datos del calendario.

Fig.- 55 Ficha de registro Postergación


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Una vez ingresada la postergación, deberá presionar el

botón

3.1.4. Derivar en AMC

Cuando un proceso de selección ha sido declarado desierto (total o parcial), deberá ser derivado a una menor cuantía (MC). En estos casos es necesario que se haya(n) registrado el(los) item(s) desierto(s).

Fig.- 56 Ficha de registro Derivar en AMC


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3.1.5. Agregar nueva convocatoria

Para el caso de las menores cuantías (MC) se podrá registrar una nueva convocatoria. Para realizar esta acción es necesario que exista(n) item(s) desierto(s).

Fig.- 57 Ficha de registro Agregar nueva convocatoria


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3.1.6. Convocatoria por Nulidad

Para activar esta opción es necesario que exista(n) item(s) nulo(s), y que se retrotraiga a la etapa de Convocatoria.

Fig.- 58 Ficha de Convocatoria por Nulidad

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