SISTEMA INFORMATICO SIC - JAC

El Sistema Contable "SIC-JAC" es un sistema bimonetario, moneda nacional (Bs.) y moneda extranjera (US$). Soporta desde Microsoft Windows 98 y versiones posteriores de Windows.

SIC-JAC es un sistema bimonetaria, puede trabajar en varias computadoras (multiusuario), o en una sola maquina (monousuario), tiene niveles de seguridad que permite personalizar a los usuarios.

MODULOS Y OPCIONES

El módulo de contabilidad

El Modulo de Contabilidad es un sistema bimonetaria, emite reporte en moneda nacional (Bs.) y moneda extranjera (US$) o cualquier otra moneda extranjera (Ej. Euros €). Los reportes son mostrados por pantalla con la opción de imprimirlos o exportar al formato EXCEL.

El sistema contable en las principales opciones tiene:

Comprobantes:

Contabilización de Comprobante (Calculo automático del crédito fiscal, debito fiscal e impuesto a las transacciones. Asumido o retenido en compras o servicios)

Borrado de comprobante Modificación de comprobante Despliegue e impresión de comprobante Resumen del total de comprobantes Impresión de comprobantes (Rango de números)

Libros:

Libro diario mensual Libro mayor Estado de cuentas compuestas Libro de ventas IVA Libro de compras IVA

Exportación de los libros IVA en archivo plano (.TXT) al Sistema Da Vinci de Servicio de Impuestos Nacionales. Con los formatos de la Resolución Normativa de Directorio No. 10.0016.07 del nuevo sistema de facturación (NSF-07)

Plan de cuentas:

Adición de cuentas Modificación de cuentas Borrado de cuentas Reporte del plan de cuentas Estados Financieros: Balance de comprobación de sumas y saldos Balance general Estado de resultados

Otros:

Aplicación de las normas contables número 3 y numero 6 (índices UFV y tipo de cambio) Parámetros para mantener los porcentajes de crédito fiscal, debito fiscal e impuesto a las

transacciones. Edición del tipo de cambio Edición de índices UFV Respaldo de información (Backup) Generación del asiento de apertura Exporta los reportes en formato EXCEL

Plan de cuentas

El Plan de Cuentas pueden manejar hasta 5 niveles de cuentas: Grupo (activo, pasivo patrimonio, ingreso y egreso), Rubro (activo corriente, pasivo corriente, etc), Titulo (activo disponible, activo exigible, activo realizable, etc), Cuenta compuesta (caja, banco moneda nacional, banco moneda extranjera, cuentas por cobrar, etc) y Subcuenta o de detalle (banco de crédito cuenta corriente No. XXXX, banco nacional caja de ahorro No. XXYYZZ, etc,).

La estructura del plan de cuentas tiene 10 dígitos y 5 niveles, de acuerdo con el siguiente detalle:

G = Grupo (ACTIVO, PASIVO, INGRESO Y EGRESO) NIVEL 1

R = Rubro (CORRIENTE, NO CORRIENTE, ETC) NIVEL 2

TT = Titulo (DISPONIBLE, EXIGIBLE, REALIZABLE, ETC) NIVEL 3

CC = Cuenta Compuesta (CAJA, BANCOS, ANTICIPOS, ETC.) NIVEL 4

SSSS = Sub Cuenta o de Detalle (CAJA MONEDA NACIONAL, CAJA CHICA) NIVEL 5

Las cuentas contables pueden ser de grupo o de detalle, cuando son de grupo significa que contienen otras subcuentas, sirven para totalizar y agrupar otras cuentas, las cuentas de detalle son las que se utilizan para realizar los asientos contables y no pueden contener subcuentas.

Todas las cuentas deben tener:

Código de 10 dígitos Nombre de longitud máxima de 50 caracteres Clave de la cuenta Clave “G” (Grupo) Clave “R” (Rubro) Clave “T” (Titulo) Clave “C” (Compuesta) Clave “S” (Subcuenta) Moneda Moneda “1” (Bs.) Moneda “2” ($us)

En las cuentas de detalle se deben identificar la moneda (1=Bs. y 2=$us). En cambio las cuentas agrupadoras no tiene el tipo de moneda (para mantener la estructura se debe registrar 0).

Comprobantes contables

Las transacciones comerciales son registradas en comprobantes contables. Los comprobantes contables son de tres tipos:

Tipo 1 Comprobantes de ingreso Tipo 2 Comprobantes de egreso Tipo 3 Comprobantes de traspaso

Los comprobantes de ingreso registran transacciones que significan entrada, a la empresa o institución, en términos monetarios.

Los comprobantes de egreso registran transacciones que significan salida, de la empresa o institución, en términos monetarios.

En los comprobantes de traspaso se registran aquellas transacciones que no signifiquen ni entrada ni salida.

Reportes

Con el registro de los comprobantes, el sistema contable emite los siguientes reportes:

Plan de cuentas Comprobantes contable (Ingreso, egreso y traspaso) Libro Diario Libro Mayor Libro de compras y ventas IVA Estados de cuentas Balance de sumas y saldos Balance general Estados de pérdidas y ganancias

El módulo de planilla de sueldos

El Modulo de Planilla de sueldos y salarios es un sistema que permite exponer la información de forma periódica (mensual), en términos de unidades monetarias relativa al conjunto de remuneraciones, aportes patronales, descuentos laborales y otros beneficios que perciben los dependientes de una empresa, mediante la generación de reportes periódicos (mensuales).

El sistema de Planilla de Sueldos en las principales opciones tiene:

Parametrizacion:

Registro de Índice UFV Registro Sueldo Básico Registro % (porcentajes) Aportes Laborales Registro % (porcentaje) Retenciones RC-IVA Registro de Divisiones en la empresa

Empleados:

Adición de Datos del Empleado Registro % (porcentajes) Aportes AFPs Personas No Aportantes Rentistas < 65 anos Personas No Aportantes Jubilados < 65 anos Personas Aportantes Jubilados < 65 anos

Modificación de Datos del Empleado Borrado de Empleados

Proceso mensual:

Registro de Datos Anticipo General Deuda Otros descuentos Formulario 110 Control de Anticipos Planilla de Sueldos Planilla Impositiva (RC-IVA) Cierre Planilla Mensual

Reportes Mensuales:

Planilla de Sueldos Planilla Impositiva (RC-IVA) Papeletas de pago

Reportes Anuales:

Planilla de Aguinaldo Papeletas de Aguinaldo

Software Da Vinci:

Exportación de planilla en formato TXT (Exporta al software Davinci, RC-IVA)

Resguardo Información:

Generación de Backup Restauración de Backup

Parametrizacion del módulo de planilla de sueldos

El módulo de planilla de sueldos nos permite realizar reportes automáticos para lo cual se deberá realizar la parametizacion correspondiente con los siguientes datos:

INDICE UFV: Se debe registrar el índice UFV de cierre de un periodo anterior y la UFV de cierre del mes vigente para la actualización del saldo a favor del dependiente en la planilla impositiva.

SUELDO BASICO: Debe introducirse el sueldo mínimo nacional vigente dictado por el gobierno.

APORTE LABORAL: En esta opción se deben introducir datos de porcentajes (%) que corresponden a diferentes aportes reglamentados por la ley, calculados sobre el total ganado de cada empleado según planilla de sueldos y salarios.

DIVISION: Esta opción nos permite registrar las diferentes áreas que existen en una empresa, las cuales están sujetas a ser, modificadas y borradas.

PIE DE PAGINA, PLANILLA Y PAPELETA: En pie de página, planilla y papeleta, se establecerá los nombres y cargos de las personas que intervengan en estos reportes.

Introducidos estos datos deben llenarse los datos de los empleados en:

ABC EMPLEADOS

En esta opción podemos introducir los datos de los empleados, modificarlos y borrarlos.

Para generar reportes mensuales deberán ser introducidos también los siguientes datos:

Anticipos Deudas Otros descuentos Formulario 110

Con la introducción de todos estos datos el sistema genera:

Planilla de Sueldos Planilla Impositiva (RC-IVA) Papeletas de pago Otros reportes ya descritos. PROCESOS MENSUALES

PROCESA PLANILLA MENSUAL:

Las planillas pueden procesarse varias veces dentro de un mes, por cambios registrados en el mes.

Si la planilla es cerrada no podra volver a ser procesada.

CIERRE PLANILLA MENSUAL:

Las planillas pueden ser cerradas una sola vez en el mes.

Módulo de inventarios

El Sistema de Inventarios permite el control y seguimiento físico valorado de los ítems o productos de un almacén. Los ítems son organizados en los siguientes niveles: Categoría, Subcategoria y producto (items). Por tal efecto el Sistema de Inventarios, le permite manipular su información en forma ordenada y minimizándole tiempo para el manejo y control de sus inventarios.

Características Generales del Sistema de Inventarios:

Las características principales que identifican al sistema son: Sistema de rápida parametrizacion e implementación. Manejador de Tipos de Cambio y UFV. Asociación de documentos externos de los Ítems, cliente, proveedor y personal. Importación de datos desde otro Sistema (por ejemplo: Sistema Contable SIC- JAC). Exportación de reportes a Microsoft Excel® y TXT. Reportes por movimiento. Respaldos de la información (BACKUP).

Sin embargo el Modulo de Inventarios le permite tener un control en cuanto al manejo de sus ítems, para ello cargue todos los parámetros a través del siguiente análisis:

ITEMS:

Categoría de Producto: Representa el conjunto en general de los ítems o también denominados familia para la agrupación en el llenado de la parametrizacion.

Sub Categoría de Producto: Dentro de las Categorías se ingresan la Sub Categoría del Producto que se encuentran entrelazadas ambas tablas, para el adecuado manejo.

Unidad de Manejo: El sistema lleva consigo algunas unidades de manejo, pero le es permitido al usuario poder configurar, adicionar o modificar los campos dentro las tablas.

Ítems: Desde esta opción se pueden generar los distintos ítems o productos, listos para su correspondiente movimiento.

ADMINISTRACION DE LOS CLIENTES/PROVEEDOR/PERSONAL:

Dentro de los datos requeridos están los datos de los clientes, proveedores y personal, es una de las ventajas que ofrece el Sistema de Inventarios para llevar de forma minuciosa e integrada el manejo de su información.

TIPOS DE MOVIMIENTO:

Tipos de Ingreso: A su vez el Sistema de Inventarios permite el registro o adición del tipo de movimiento que pueda ser suscitado durante el almacenamiento de la información.

Tipos de Egreso: También permite generar el tipo de movimiento, en este caso el más importante representado por las salidas de los ítems.

MOVIMIENTOS DE UN ITEM:

Entrada al Almacén (Compras): Según como se configure el sistema, los ítems pueden requerir de los distintos movimientos, esta opción en el sistema le permite almacenar o ingresar la compra de un determinado ítem.

Salida del Almacén (Ventas): Las salidas del almacén de un ítem específico, determinan las ventas. Es importante recordar al usuario que el Sistema de Inventarios está manejando el Método Precio Promedio Ponderado.

REPORTES DE LOS INVENTARIOS:

Reporte Diario de Entradas y Salidas Reporte Kardex Físico Valorado Reporte del Resumen de Kardex Reporte General Reporte Resumen de Entradas y Salidas

OTRAS APLICACIONES:

Inicializar Inventario Importación de Datos de Versión Anterior Actualización del Inventario Índice UFV Índice Tipo de Cambio

Módulo de activos fijos

Define los bienes de uso, activos fijos, propiedad planta y equipo o capital inmovilizado al conjunto de bienes muebles y/o inmuebles, maquinaria, vehículos automotores, etc, que posee una empresa para utilizarlos en el desarrollo especifico de sus actividades. Para ello el sistema le ofrece una forma automatizada de poder manejar y controlar sus activos fijos.

Características Generales del Sistema de Activos Fijos:

Las características principales que identifican al sistema son:

Sistema de rápida parametrizacion e implementación. Manejador de Tipos de Cambio y UFV, Multiusuario. Asociación de documentos externos a los activos fijos y responsables. Importación de datos desde otro Sistema (por ejemplo: Sistema Contable SIC- JAC) Exportación de reportes a Microsoft Excel y TXT. Reportes por usuarios. Respaldos de la información (BACKUP).

Por tanto el Modulo de Activos Fijos permite tener un control en cuanto al manejo de activos fijos, a través del siguiente análisis:

PARAMETRIZACION AL SISTEMA DE ACTIVOS FIJOS:

Registro de los Tipos de Cambios: Tabla editable en sus correspondientes filas y columnas, permite llenar de forma manual los tipos de cambio por día.

Registro del Índice UFV: Tabla editable en sus correspondientes filas y columnas, permite llenar de forma manual el índice UFV por día.

Apertura de Activos Fijos: La opción mencionada permite realizar la apertura de registros de todos los activos fijos.

ADMINISTRACION DE TABLAS:

Proyecto: Nombre del proyecto donde se encuentra la ubicación del activo fijo, usualmente utilizado para empresas en construcción.

Unidad: Representado por el nombre del departamento.

Ciudad: Representado por el nombre de la ciudad.

Edificio: Tabla llenada por el nombre del edificio.

Oficina: Representada por la ubicación del nombre al departamento que ingresa el activo fijo.

Responsable: Se debe registrar los nombres de los responsables asignados un determinado activo fijo

Rubro contable: Tabla llenada con los tipos de rubros contables segun Decreto Supremo N? 24051 promulgado el 29 de junio de 1995, referido al reglamento del impuesto sobre las utilidades de las empresas.

Tipo de bien: Tabla caracterizada y llenada por el activo fijo como tal.

MOVIMIENTOS DE UN ACTIVO FIJO:

Adición y Alta de Activos Fijos: El sistema de manejo de activos fijos permite registrar bienes nuevos y bienes usados. La incorporación de bienes nuevos dentro el mes y gestión “vigente” asigna el tiempo de vida útil del bien (convertido en meses) de acuerdo al ANEXO DEL ARTÍCULO 22 DEL DECRETO SUPREMO Nro. 24051 Depreciación del Activo Fijo. En la incorporación de bienes usados o revalorizados en el mes y gestión “vigente” al ingresar el tiempo de vida útil “estimado” del bien (convertido en meses).

Editar Activos Fijos: El sistema le ofrece también la opción de poder modificar algunos datos del activo fijo, como fecha, moneda, estado de bien, valor inicial unitario, depreciación acumulada y descripción de activo fijo.

Baja Activos Fijos: Para dar de baja un activo fijo desde el sistema, se pueden tener los diferentes motivos, entre ellos se tienen: Enajenación, Hurto, robo o pérdida fortuita, Mermas, Vencimiento, descomposiciones, alteraciones y deterioros, Inutilización u obsolescencia, Reconstrucción de edificaciones, desmantelamiento total o parcial, Reacondicionamiento o transformación física, Siniestros, ERROR DE TRANSCRIPCION y Otros.

Transferencia de Activos Fijos: Entre otras de las modalidades que ofrece el sistema, se tiene la transferencia de activos fijos de una oficina a otra oficina y de un responsable asignado un activo fijo a otro que lo requiera.

REPORTE DE ACTIVOS FIJOS:

Reporte Rubro Contable Reporte Resumen Rubro Contable Reporte de Altas Reporte de Bajas Reporte Grupo Gasto Reporte Edificio Reporte Oficina

Reporte Responsable

OPCIONES PARA IMPRESION DE REPORTES:

Caracterizada por botones y pantallas para la impresión de los reportes mencionados con anterioridad y hecha la configuración a la opción de imprimir.

ACTUALIZACION Y/O DEPRECIACION:

Selección Tipo de Índice: La actualización es debido a la variación del tipo de cambio con relación a la moneda dólar y se realiza tomando en cuenta el tipo de cambio al inicio del periodo (bienes adquiridos en periodos anteriores) y tipo de cambio de la fecha de compra (bienes adquiridos durante el periodo, mes “vigente”). El sistema consta de una ventana hecha para le selección del tipo de índice.

Actualización y Depreciación de Activos Fijo: Para la depreciación de activos fijos se aplica el método de la línea recta. Tanto la actualización como la depreciación se realizan en periodos mensuales.

Cierre Mensual: La actualización como la depreciación se realiza en periodos mensuales, una vez cerrado el mes no se puede incorporar activos fijos en los meses cerrados. Tampoco se puede actualizar o depreciar nuevamente, permitiéndole el sistema cerrar el mes.

OTRAS APLICACIONES:

Nuevo Usuario Acceso a Usuarios Respaldo de la Información (BACKUP) Importación de Datos Editar Datos de una Empresa Mantenimiento de Índices