Sistema Integral de AdministraciónSistema Integral de … · 2020-02-20 · SIA Comisiones...

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Módulo de Comisiones OficialesMódulo de Comisiones OficialesMódulo de Comisiones OficialesMódulo de Comisiones Oficiales

Manual de Manual de Manual de Manual de OOOOperaciónperaciónperaciónperación

SIA Comisiones 2017201720172017

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Contenido:

TEMA PÁG. I. Aspectos Generales del Sistema I.1 Introducción ………………………………………………………………………………………………. 3 I.2 Acceso al sistema ……………………………………………………………………………………… 3 I.3 Privilegios .………………………………………………………………………………………………… 4 I.4 Flujo del sistema ..…………………………………………………………………………………….. 5 II. Solicitud de Viáticos y Pasajes …………………………………………………………………………….. 6 II.1 Registro de Solicitudes de Viáticos y Pasajes …………………………………………….. 6 II.1.a. Comisión Nacional ……………………………………………………………………… 9 II.1.b. Comisión Internacional …..………………………………………………………….. 16 II.2 Modificaciones a las Solicitudes de Viáticos y Pasajes ….………………………….. 24 II.3 Réplica de Solicitudes de Viáticos y Pasajes .……………………………………………… 25 III. Solicitud de pago ………………………………………………………………………………………………… 29 III.1 Filtro de Solicitud de Pago ………………………………………………………………………… 29 III.2 Registro de Solicitud de Pago .…………………………………………………………………… 31 IV. Comprobación de viáticos y pasajes ……………………………………………………………………. 38 IV.1 Filtro de Comprobación de Viáticos y Pasajes .…………………………………………… 38 IV.2 Comprobación de una comisión nacional ..………………………………………………… 40 IV.3 Comprobación de una comisión internacional ..………………………………………… 53 V. Liquidación …………………………………………………………………………………………………………. 66 V.1 Filtro de Liquidación .………………………………………………………………………………… 66 V.2 Registro de Liquidación ..…………………………………………………………………………… 67

VI. Reclasificación de gasto ………………………………………………………………………………………. 78 VI.1 Reclasificación de Solicitud de viáticos y pasajes en estatus comprobada … 79 VI. 2 Reclasificación de Solicitud de viáticos y pasajes en estatus finalizada ……… 85 VII. Consultas ………….………………………………………………………………………………………………… 87


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I. ASPECTOS GENERALES DEL SISTEMA

I.1 Introducción El Módulo de Comisiones forma parte del Sistema Integral de Administración (SIA), es una herramienta disponible en la intranet institucional que permite registrar, dar seguimiento y controlar la gestión de viáticos y pasajes con motivo de comisiones oficiales que se autoricen, desde la solicitud de los recursos financieros hasta el finiquito de su comprobación, generando la documentación soporte así como las operaciones para la afectación presupuestal, contable y financiera. El módulo comparte y a su vez genera información para otros sistemas informáticos que impactarán en la operación de todos ellos. El objetivo del presente manual es describir el funcionamiento de esta herramienta, para el adecuado registro, seguimiento y control de las solicitudes de viáticos y pasajes, así como el aprovechamiento de la información que se genera a través de las diferentes consultas, y que serán de apoyo al trabajo administrativo y la toma de decisiones.

I.2 Acceso al sistema Los servidores públicos tendrán acceso para consulta y registro de comisiones oficiales a nombre propio, solo será necesario contar con una cuenta de usuario de los servicios de red del INEGI, con ello podrá acceder a través de la intranet institucional, en el apartado de Servicios/ Recursos Financieros http://intranet.inegi.org.mx/Servicios/Financieros/comisiones_oficiales/SitePages/default.aspx ), donde encontrará las opciones correspondientes a Solicitud de Viáticos y Pasajes, así como de Comprobación.

Adicionalmente se tienen los siguientes perfiles de usuario: CAPTURA

• Corresponde a cualquier servidor público que realiza tareas de apoyo administrativo relativas al registro y gestión de viáticos y pasajes. Este perfil permitirá registrar solicitudes de viáticos y pasajes, así como comprobaciones en nombre y por cuenta de otro(s) servidor(es) público(s). Para la asignación de este perfil de usuario se requiere realizar el trámite ante la Tesorería para la vinculación de los servidores públicos que apoyará en el registro de sus comisiones. El acceso al sistema es a través de la intranet, en la sección Servicios / Recursos Financieros, http://intranet.inegi.org.mx/Servicios/Financieros/comisiones_oficiales/SitePages/default.aspx utilizando su cuenta institucional y contraseña.


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FINANCIERO

• Corresponde a los servidores públicos adscritos a las Áreas de Administración que realizan funciones asociadas a la gestión de solicitudes de viáticos y pasajes, desde su trámite de pago hasta la liquidación del gasto. El acceso al sistema para este tipo de usuarios será a través de la liga http://intranet.sia.inegi.gob.mx y requiere la asignación de los roles correspondientes que se tramitarán ante la Tesorería.

I.3 Privilegios El acceso al sistema se realiza a través de las cuentas de usuarios registradas previamente con sus respectivos privilegios, los cuales pueden ser:

Privilegios Función Documentos relacionados

Solicitud de viáticos y pasajes

Registro de una comisión oficial. Oficio de comisión (SIA) Oficio de modificación de comisión (SIA)

Solicitud de pago

Generación de una solicitud de pago anticipado de una comisión oficial.

Cuenta por liquidar de pago diverso CXL (SAPFIN)

Comprobación

Registro de los gastos realizados derivados de la comisión oficial efectuada.

Comprobación de viáticos y pasajes (SIA) Informe de Comisión (SIA)

Reclasificación de gasto

Reclasificación de claves presupuestarias y/o conceptos del gasto para alinear el registro conforme a los gastos reales.

Oficio de Rectificación ORE (SAPFIN)

Liquidación

Validación de los gastos registrados por el comisionado, que soportan la comisión nacional realizada.

Oficio de Comprobación de Gastos OCG (SAPFIN) Cuenta por liquidar de pago directo CXL (SAPFIN) Aviso de Reintegro AR (SAPFIN)

Consultas

Permite consultar a detalle la información de las comisiones oficiales registradas.

Reportes diversos

Réplica de solicitudes de viáticos y pasajes

Reproducción de una comisión oficial registrada, a nombre de otro(s) servidor(es) público(s).

Oficio(s) de comisión (SIA)

Generación de constancias

Emite reporte por servidor público del gasto total realizado por concepto de viáticos y pasajes de comisiones oficiales realizadas durante un ejercicio fiscal.

Constancia de viáticos y pasajes (SIA)

Pasajes aéreos

Registro del costo de los pasajes aéreos utilizados en una comisión oficial.

El proceso para llevar a cabo el registro de usuarios para el trámite de comisiones oficiales en el

SIA, será administrado por la Tesorería del Instituto.

Los Subdirectores de Recursos Financieros de las Áreas de Administración, o su equivalente en las

Coordinaciones Estatales definirán y solicitarán los privilegios de cada usuario, mediante el

Formulario para el Registro de Usuarios en SIA Comisiones (anexo 1), indicando si se trata de alta,

baja o modificación de privilegios y enviarlo a la cuenta de correo electrónico sia.cnacionales.


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I.4 Flujo del sistema. El flujo general de operación de una solicitud de viáticos y pasajes es el siguiente:


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II. SOLICITUD DE VIÁTICOS Y PASAJES Esta opción del Menú permite el registro de una Solicitud de Viáticos y Pasajes y en el caso de algún cambio en la comisión se podrá Modificar la solicitud. Al concluir el proceso de registro, el sistema generará los documentos “Oficio de comisión” y/o “Oficio de Modificación de Comisión” según corresponda, tanto Nacionales como Internacionales. Los estatus asociados en la generación de una Solicitud de viáticos y pasajes que se detonan en esta opción son:

� En captura. Este estatus permite continuar haciendo cambios a una Solicitud. � Registrada. En este estatus se generará el Oficio de comisión nacional o internacional para

su impresión. � Modificada. Corresponde a una Solicitud pagada y que posteriormente se aplicó una

Modificación por ajustes en la comisión. � Cancelada. Corresponde a una comisión que ya no se va a efectuar y que debe ser

cancelada. II.1 Registro de Solicitud de Viáticos y Pasajes Para iniciar la captura de una Comisión, se debe seleccionar en el menú la opción “Solicitud de Viáticos y Pasajes”.


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Una vez accediendo a esta opción, presenta la siguiente pantalla:

1) Por default aparece seleccionada la opción Unidad, adicionalmente permite seleccionar Otras unidades para el registro de Solicitudes de viáticos y pasajes de servidores públicos adscritos a Unidades distintas a la que registra la Solicitud.

2) En esta sección se deberá especificar el criterio de búsqueda, señalando Proyecto, Unidad responsable, Entidad y Ámbito.

3) Seleccionar el ejercicio presupuestal que corresponda; la selección de algún ejercicio anterior al vigente, permitirá únicamente la consulta de Solicitudes de Viáticos y Pasajes.

4) Capturar en forma completa o parcial el nombre y/o apellido(s) o CURP del servidor

público comisionado, para realizar la búsqueda. Una vez que se dé clic en el botón Buscar, se mostrará dentro del combo Lista de personas el nombre del (los) servidor(es) público(s) que cumpla con la condición especificada.

Una vez que se selecciona el servidor público, aparece la pantalla con el Listado de Solicitudes de

viáticos y pasajes:

La información en la tabla Listado de Solicitudes de Viáticos y Pasajes es la siguiente:

Acciones: Descripción:

Consultar solicitud

Permite consultar el detalle de la Solicitud de viáticos y pasajes.

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1

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Editar solicitud Permite aplicar cambios a la Solicitud previamente registrada, el ícono estará visible mientras la Solicitud se encuentre en estatus en Captura o Registrada.

Modificar comisión

Esta opción permite generar una Modificación a la Solicitud de viáticos y pasajes, el ícono estará activo cuando la Solicitud se encuentre en estatus Pagada.

Fecha de elaboración Fecha en que la Solicitud es elaborada.

Unidad ejecutora Nombre de la Unidad a la que pertenece el servidor público comisionado.

Entidad Nombre de la entidad federativa.

Tipo de viático VI – Viático Internacional VN – Viático Nacional

Oficio de comisión Número del oficio de comisión, la numeración se reinicia en cada ejercicio presupuestal, por Unidad Administrativa.

Oficio de modificación Número del oficio de modificación. Este consecutivo comienza en 1 para cada Solicitud de viáticos y pasajes.

Lugar Lugar(es) de la comisión.

Periodo Periodo(s) de la comisión por cada lugar especificado.

Estatus Estatus de la Solicitud de viáticos y pasajes.

Bitácora

Permite consultar los estatus por los que ha pasado la Solicitud de viáticos y pasajes, mostrando el usuario que detonó cada estatus, fecha y hora, motivo del cambio de estatus y la liga para la descarga de los volantes de rechazo.

Al dar clic en el botón Imprimir, el sistema genera la bitácora en formato PDF:


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Documentos relacionados

Muestra la liga para descargar los documentos en formato PDF:

• Oficio de comisión y en su caso el de Modificación, siempre y cuando la Solicitud o Modificación se encuentre o haya pasado por el estatus Registrada,

• Comprobación de viáticos y pasajes, cuando la Solicitud se encuentre o haya pasado por el estatus Comprobada; mostrará una versión preliminar del formato cuando se encuentre en estatus en Comprobación,

• Informe de la comisión, cuando la Solicitud se encuentre o haya pasado por el estatus Comprobada; mostrará una versión preliminar del formato cuando se encuentre en estatus en Comprobación,

• Reclasificación de la comprobación de viáticos y pasajes, para el caso en que se haya reclasificado la Solicitud.

Operaciones en SAPFIN Muestra el consecutivo de la(s) operación(es) generada(s) en SAPFIN, así como su estatus en ese sistema.

II.1.a Comisión Nacional

Para generar una Solicitud de viáticos y pasajes nacionales, se deberá dar clic en el botón Generar nueva comisión nacional; el sistema mostrará la pantalla para capturar los datos de la comisión oficial. � Datos del empleado, se muestran los datos generales del comisionado: número de empleado,

CURP, RFC, nombre del empleado, adscripción, nivel-grupo-puesto y tipo de plaza, teléfono-

extensión, correo electrónico y tipo de pago.

� Datos de la comisión, esta sección presenta de forma automática el lugar de adscripción del comisionado y fecha de elaboración de la Solicitud, muestra también el consecutivo del Oficio de comisión, el sistema asigna este valor una vez que se ha guardado la información de la comisión. Se deberá seleccionarse la Denominación del encargo que aplique y capturarse el Objetivo de la comisión, ambos datos son obligatorios.


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� Macroactividad a afectar, será obligatorio seleccionar la macroactividad a la que se cargará el costo de la comisión.

� Lugar y periodo de la comisión, se deberá indicar la entidad y el municipio en donde se llevará

a cabo la comisión; al seleccionar el periodo de la comisión, el sistema calcula el número de días y pone por default el importe diario de acuerdo al nivel jerárquico del servidor público comisionado, se deberá seleccionar el porcentaje de la tarifa de viáticos, en automático el sistema calcula el importe total de los viáticos.

La opción de homologar tarifa, permite otorgar a un servidor público la misma tarifa de

viáticos de un superior jerárquico, al marcar la casilla correspondiente se habilitará el

buscador para seleccionar el servidor público con el que se homologa, así mismo se deberá

registrar la justificación para la homologación de la tarifa. Los datos del servidor público con

quien se homologa y su justificación aparecerán de forma automática en la sección de

observaciones del Oficio de Comisión.


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La comisión del servidor público de rango superior con quién se homologa debe registrarse previamente, el sistema valida que coincida el destino y periodo de la comisión en ambos comisionados.

Una vez incorporada la información del lugar y destino de la comisión, se dará clic en el botón Agregar para que se muestre el registro dentro de la tabla Detalle de la comisión. El registro en esta tabla, podrá editarse o eliminarse a través de los iconos de acción para este fin. Se podrán incorporar tantos destinos como sea necesario.

Cuando se registren 2 o más periodos en la misma comisión que no son consecutivos, el sistema asignará día completo al final de cada periodo intermedio.

En el caso de que posterior al periodo de viáticos continúe un gasto de campo, se debe seleccionar la casilla “Al final del periodo de viáticos, existe un Gastos de Campo subsecuente”, el sistema contemplará como día completo el último día de viáticos. En este caso, el sistema pondrá de forma automática en el campo de Observaciones del Oficio de comisión, la leyenda correspondiente:

� Medios de transporte, se elegirá el (los) tipo(s) de transporte para el traslado al lugar de

comisión, indicando el lugar de origen y destino. Opcionalmente se podrán especificar viajes redondos.


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Para el caso de transportación aérea se deberán seleccionar los aeropuertos de origen y destino. Para el resto de los medios de transporte se habilitará la entidad y municipio de origen y destino, así como el campo para la captura de los costos de los traslados a realizar.

Al dar clic en Agregar se presentarán los datos del medio de transporte, en la tabla Detalle del medio de transporte; el registro se podrá editar o eliminar a través de los iconos de acción que se identifican en la tabla.

� Los comentarios o notas adicionales relacionadas con la comisión, se ingresarán en el campo

de Observaciones, el cual es opcional y de captura libre, en donde se podrá incluir alguna explicación o justificación sobre la comisión registrada.

� Se deberá elegir el servidor público que autorice la comisión seleccionando del catálogo

alguno de los facultados disponibles, y corresponderá con el facultamiento otorgado a través del formato de “Registro de Servidores Públicos facultados para autorizar viáticos, pasajes y gastos de campo”.


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� Los botones de acción son:

Concluir Captura: el sistema valida que todos los campos obligatorios hayan sido capturados

y almacena la información capturada. Esta acción asigna un consecutivo a la Solicitud, mismo

que corresponde al Oficio de comisión, se genera el formato “Oficio de Comisión Nacional”,

la solicitud quedará en estatus Registrada.

El sistema mostrará en pantalla el número de Oficio de comisión generado y la liga para

descargarlo en formato PDF, así mismo muestra la liga para la descarga de los consejos y

recomendaciones al realizar la comisión nacional:

Al dar clic en el botón Aceptar, se presentará la ventana para el envío opcional del correo de

notificación de generación del Oficio de Comisión, por default el sistema presenta la cuenta

de correo del servidor público comisionado y adicionalmente se podrá especificar otra cuenta

de correo.


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La información que se envía por correo es el número de Oficio de Comisión, nombre del

comisionado, lugar y periodo de la comisión, así como el usuario que generó la Solicitud de


Guardar solicitud / Guardar y regresar a en captura: almacena la información capturada y se

asigna un número consecutivo a la Solicitud (cuando no se haya asignado previamente), la

solicitud se encuentra en estatus En Captura.

Cancelar solicitud: el botón aparecerá visible cuando haya una Solicitud previamente

registrada; permite cancelar la Solicitud, quedando inutilizado el consecutivo generado, esta

acción no se puede revertir, la solicitud quedará en estatus Cancelada.

Regresar: cierra la ventana sin que quede registro de la información capturada.


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La estructura del Oficio de Comisión es la siguiente:

1. Datos Generales: - Lugar y fecha Lugar de adscripción del servidor público comisionado y fecha de

generación de la solicitud de viáticos y pasajes.

- Nombre Nombre del servidor público comisionado.

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1

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4

5

6

7

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- Cargo Cargo que ocupa el servidor público comisionado al momento de generar la solicitud de viáticos y pasajes.

- Adscripción Área de adscripción del servidor público comisionado.

- Oficio No. Número consecutivo del oficio de comisión asignado por SIA Comisiones.

- Teléfono Teléfono institucional del servidor público comisionado.

- Extensión Extensión del servidor público comisionado.

- Tipo pago

Instrumento bancario a través de la cual se realiza el pago al servidor público comisionado.

- Macroactividad Clave de la macroactividad para la afectación presupuestal.

2. Objetivo

Aparecerá la información capturada en los campos Denominación del encargo y Objetivo de la comisión.

3. Lugares y periodos de la comisión

Indica el destino de la comisión oficial, detallando la tarifa, cuota diaria, número de días e importe de viáticos para cada lugar y periodo. Este apartado mostrará en todos los casos el importe autorizado para la comisión con independencia de recibir por anticipado los recursos financieros para sufragar la misma.

4. Medio de transporte

Indica los medios de transporte a utilizar y el monto autorizado por cada uno de ellos. No aplica monto para transportación aérea.

5. Total autorizado para la comisión

Presenta la suma del importe autorizado para viáticos y pasajes.

6. Autorizaciones de la comisión

Nombre y firma del servidor público que autoriza la comisión oficial.

7. Observaciones

Campo de captura libre y opcional en donde se podrá precisar alguna explicación o justificación relacionada con la comisión oficial.

8. El comisionado Nombre y firma del servidor público comisionado.

II.1.b Comisión Internacional

Para generar una Solicitud de viáticos y pasajes internacionales, se deberá dar clic en el botón Generar nueva comisión internacional de la ventana del filtro, el sistema mostrará la pantalla para capturar los datos de la comisión oficial.


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� Datos del empleado, se muestran los datos generales del comisionado: número de empleado,

CURP, RFC, nombre del empleado, adscripción, nivel-grupo-puesto y tipo de plaza, teléfono-

extensión, correo electrónico y tipo de pago.

� Datos de la comisión, esta sección presenta de forma automática el lugar de adscripción del comisionado y fecha de elaboración de la Solicitud, muestra también el consecutivo del Oficio de comisión, el sistema asigna este valor una vez que se ha guardado la información de la comisión. Se deberá seleccionarse la Denominación del encargo que aplique y capturarse el Objetivo de la comisión, ambos datos son obligatorios.

� Macroactividad a afectar, será obligatorio seleccionar la macroactividad a la que se cargará el costo de la comisión.

� Lugar y periodo de la comisión, se deberá indicar el país y la ciudad de destino, así como el periodo, el sistema calcula el número de días; se deberá seleccionar la divisa y el porcentaje de la tarifa de viáticos, el sistema calcula el importe total de los viáticos con base en la información previamente capturada.


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Una vez incorporada la información del lugar y destino de la comisión, se dará clic en el botón Agregar para que se muestre el registro dentro de la tabla Detalle de la comisión. El registro en esta tabla, podrá editarse o eliminarse a través de los iconos de acción para este fin. Se podrán incorporar tantos destinos como sea necesario.

Es posible seleccionar como destino de la comisión un lugar dentro del país, en este caso se deberá indicar la entidad y municipio de destino; para este lugar de la comisión aplicará la tarifa de viático nacional que corresponda al servidor público comisionado.

Una vez que se dé clic en el botón Agregar, la información será incorporada en la tabla Detalle de la comisión:

� Eventos que atiende, se deberá especificar el nombre del evento al que asiste, así como el

lugar y periodo de duración. Los lugares que muestra el sistema estarán en función de los lugares de comisión previamente registrados, el periodo que se muestra estará acotado al periodo de comisión del destino seleccionado.

Una vez incorporada la información del evento, lugar y periodo, al dar clic en el botón Agregar se muestra la información dentro de la tabla Detalle de los eventos que atiende. El registro en esta tabla, podrá editarse o eliminarse a través de los iconos de acción destinados para este fin. Se podrán incorporar tantos eventos como se requieran.


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� Medios de transporte, se elegirá el (los) tipo(s) de transporte para el traslado al lugar de comisión.

Para el caso de transportación aérea se deberá registrar el número de vuelo, tramo (aeropuertos de origen y destino), fecha y hora del vuelo. Para el medio de transporte Terrestre por línea comercial y Marítimo, lacustre y fluvial, se deberá especificar la divisa de pago y el costo del boleto.

Se podrá registrar el medio de transporte de Otros traslados, para asignar recursos para el traslado del lugar de residencia a la terminal área y viceversa, en este caso la única divisa disponible es Moneda Nacional.

Al dar clic en el botón Agregar se presentarán los datos del medio de transporte registrado en las tablas Detalle del medio de transporte aéreo y Detalle del medio de transporte terrestre según corresponda; el registro se podrá editar o eliminar a través de los iconos de acción que se identifican en la tabla.

� Otros gastos requeridos, se podrán registrar gastos como pueden ser: vacunas, impuesto de

internación y otros impuestos y derechos, así como comisiones bancarias; se deberá seleccionar adicionalmente la divisa y el importe del gasto.


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Al dar clic en el botón Agregar se presentarán los datos en la tabla Detalle de otros gastos requeridos, el registro se podrá editar o eliminar a través de los iconos de acción que se identifican en la tabla.

� Los comentarios o notas adicionales relacionadas con la comisión, se ingresarán en el campo

de Observaciones, el cual es opcional y de captura libre; en él se podrá incluir alguna explicación o justificación sobre la comisión registrada.

� Se deberá elegir el servidor público que instruye la comisión y quien la autoriza.

� Los botones de acción son:

Concluir Captura: el sistema valida que todos los campos obligatorios hayan sido capturados

y almacena la información capturada. Esta acción asigna un consecutivo a la Solicitud, mismo

que corresponde al Oficio de comisión, se genera el formato “Oficio de Comisión

Internacional”, la solicitud quedará en estatus Registrada.

El sistema mostrará en pantalla el número de Oficio de Comisión generado y la liga para la

descargarlo en formato PDF:


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Al dar clic en el botón Aceptar, se presentará la ventana para el envío opcional del correo de

notificación de generación del Oficio de Comisión, por default el sistema presenta la cuenta

de correo del servidor público comisionado y adicionalmente se podrá especificar otra cuenta

de correo.

La información que se envía por correo es el número de Oficio de Comisión, nombre del

comisionado, lugar y periodo de la comisión, así como el usuario que generó la Solicitud de


Guardar solicitud / Guardar y regresar a en captura: almacena la información capturada y se

asigna un número consecutivo a la Solicitud (cuando no se haya asignado previamente), la

solicitud se encuentra en estatus En Captura.


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Cancelar solicitud: el botón aparecerá visible cuando haya una Solicitud previamente

registrada; permite cancelar la Solicitud, quedando inutilizado el consecutivo generado, esta

acción no se puede revertir, la solicitud quedará en estatus Cancelada.

Regresar: cierra la ventana sin que quede registro de la información capturada.

La estructura del Oficio de Comisión es el siguiente:

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1

4

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7

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9

3


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1. Datos Generales:

- Lugar y fecha Lugar de adscripción del servidor público comisionado y fecha de generación de la solicitud de viáticos y pasajes.







- Tipo pago

Instrumento bancario a través de la cual se realiza el pago al servidor público comisionado.

- Macroactividad Clave de la macroactividad para la afectación presupuestal.

2. Datos del Evento

Nombre, lugar y fecha del (los) evento(s) al que asiste.

3. Objetivo

Aparecerá la información capturada en los campos Denominación del encargo y Objetivo de la comisión.


Indica el destino de la comisión oficial, detallando la tarifa, cuota diaria, número de días, porcentaje de la tarifa e importe de viáticos en la divisa que corresponda, para cada lugar y periodo. Este apartado mostrará en todos los casos el importe autorizado para la comisión con independencia de recibir por anticipado los recursos financieros para sufragar la misma.

5. Medio de transporte

Indica los medios de transporte a utilizar y el monto autorizado por cada uno de ellos en la divisa que corresponda. No aplica monto para transportación aérea.

6. Total autorizado para la comisión

Presenta la suma del importe autorizado por cada divisa, para viáticos y pasajes.

7. Autorizaciones de la comisión

Nombre y firma del servidor público que instruye y el que autoriza la comisión oficial.


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8. Observaciones

Campo de captura libre y opcional en donde se podrá precisar algún dato relacionado con la comisión oficial.

9. El comisionado Nombre y firma del servidor público comisionado.

II.2 Modificación a las Solicitudes de Viáticos y Pasajes Las Modificaciones tienen como objetivo registrar algún cambio a las Solicitudes de Viáticos y Pasajes Nacional o Internacional registradas previamente, estos cambios podrán hacerse al objetivo, periodo(s) y lugar(es) de la comisión, evento que atiende (comisiones internacionales), medios de transporte o cambio(s) de servidor púbico que autoriza la comisión. Es importante considerar lo siguiente al realizar una Modificación:

• Cuando se incrementa el periodo de comisión o se agrega un medio de transporte (distinto al aéreo), el sistema permite generar el pago anticipado de la diferencia que resulte por estas adiciones, o bien se podrá pagar como reembolso una vez que se haga la comprobación de la comisión.

• Cuando se reduce el periodo de la comisión, el sistema calculará al realizar la comprobación, el reintegro por los días pagados en exceso, adicionalmente, el sistema “libera” los días no comisionados lo que permitirá asignarlos a otra comisión con viáticos o gasto de campo.

• Cuando se haya asignado un medio de transporte con costo pagado de forma anticipada que no vaya a ser utilizado, no podrá eliminarse en la Modificación, sin embargo al momento de la comprobación el sistema calculará el reintegro por este concepto.

• Cualquier dato registrado en la Solicitud que sea sujeto de cambio deberá registrarse a través de una Modificación, aunque esta no impacte en el importe pagado.

Las Modificaciones podrán registrarse cuando la Solicitud se encuentre en estatus En Trámite de Operación de Pago o Pagada, es decir, se haya realizado el proceso de solicitud de pago en el sistema. Se podrán realizar tantas Modificaciones como sean requeridas, a cada modificación se le asignará un número consecutivo que las identifique y la comprobación se hará considerando la última Modificación registrada. Para elaborar el Oficio de Modificación de Comisión Nacional o Internacional se dará clic en el

icono , que se encuentra en la columna de Acciones, como se muestra en la imagen.


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El sistema muestra la información de la Solicitud registrada, permitiendo realizar los cambios pertinentes, adicionalmente se deberá registrar los motivos que originan la Modificación; al concluir el registro de Modificación el sistema asignará el número consecutivo que corresponda. La siguiente imagen muestra una Solicitud Modificada:

II.3 Réplica de Solicitudes de Viáticos y Pasajes Las Réplicas tienen como finalidad permitir la elaboración múltiple de solicitudes, a través de la “copia” de una Solicitud de viáticos y pasajes Nacional o Internacional registrada previamente, a nombre de otro(s) comisionado(s). Aplica para comisiones que tienen objetivos y destinos similares. Para realizar la réplica de una Solicitud, se debe seleccionar en el menú la opción correspondiente:

Al dar clic a esta opción el sistema muestra la ventana donde se deberá seleccionar la Solicitud sobre la cual se realizará la réplica; en la primera sección se deberá seleccionar los filtros para la consulta de la información, en seguida se muestra la tabla Listado de Solicitudes de viáticos y pasajes:


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A través del ícono se podrá consultar el detalle de la Solicitud registrada sobre la que se hará la réplica:

En la parte inferior de esta pantalla, se podrán seleccionar el o los servidores públicos a los cuales se les generará una copia de la Solicitud de viáticos y pasajes consultada:

1) Permite hacer la búsqueda del servidor público al que se requiere generar la copia de la Solicitud de viáticos y pasajes, capturando de forma parcial o completa el nombre o CURP, en el combo Lista de personas el sistema pondrá el resultado encontrado.

2) Al dar clic en el botón Seleccionar, el servidor público encontrado se agregará a la tabla Empleados a replicar comisión, se podrán agregar tantos comisionados como se requiera.

3) Se deberá especificar el servidor público que autoriza la comisión.

4) Al dar clic en el botón Replicar comisión, el sistema genera las Solicitudes de viáticos y pasajes para los servidores públicos seleccionados y les asigna su número consecutivo.

1

2

3

4


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El sistema generará las nuevas Solicitudes de viáticos y pasajes con la misma información de la Solicitud “base”, quedando en estatus En Captura para realizar, de ser necesario, los ajustes pertinentes a las Solicitudes copiadas.


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III. SOLICITUD DE PAGO Esta opción del Menú permite a las Áreas de Administración tramitar el pago al servidor público comisionado, en función del monto autorizado a través del Oficio de Comisión y/o de Modificación. Esta opción genera la operación de pago diverso (CXL) en SAPFIN. Los estatus asociados a la generación de una solicitud de pago son:

� En gestión de pago. La Solicitud cambia a este estatus cuando el usuario selecciona la solicitud de viáticos y se define la información para la generación de la cuenta por liquidar.

� Trámite de Operación de Pago. Cuando el usuario genera a través del sistema la operación de pago diverso en SAPFIN.

� Pagada. Este estatus se genera cuando la operación de pago diverso concluye su trámite en SAPFIN.

III.1 Filtro de Solicitud de Pago Para iniciar la captura se debe seleccionar en el menú la opción “Solicitud de Pago”.

En esta opción se presenta la siguiente ventana para selección del filtro de búsqueda de la información:

En la primera sección se deberá especificar como criterio de búsqueda el Proyecto, Unidad, Entidad y Ámbito; adicionalmente se deberá seleccionar el Instrumento de pago del comisionado (corresponde a los vigentes en el módulo de SIA-Recursos Humanos) y el Ejercicio.


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Una vez que se han especificado los datos de búsqueda, el sistema realiza la consulta mostrando la siguiente leyenda con el número de Solicitudes de viáticos y pasajes pendientes de generar pago:

El sistema considera como pendientes de generar pago aquellas Solicitudes del personal vigente en estatus Registrada y que de acuerdo a la Norma Interna de Viáticos, Pasajes y Gastos de Campo (NIVPGC) se encuentre dentro de los plazos para la generación del pago anticipado. Al dar clic sobre el número de Solicitudes encontradas, el sistema abre una ventana con la información que se muestra en la grafica siguiente:

Adicionalmente en la ventana de filtro se mostrará un listado con las solicitudes de pagos generadas:

1) Botones de acción: los botones de acción permitirán consultar cada solicitud de pago

generada; eliminar la operación de pago diverso generada en SAPFIN (CXL); y editar

la solicitud de pago.

1

2

3


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2) Operaciones SIA: muestra el número de solicitud de pago generada; número de oficio de comisión / modificación; y el tipo de viático: VN o VI para viáticos nacionales e internacionales respectivamente. Al pasar el mouse sobre el consecutivo de la solicitud de pago, el sistema muestra el usuario que generó la solicitud.

3) Operaciones SAPFIN: muestra el instrumento de pago, consecutivo de la CXL, así como su estatus en SAPFIN, la fecha programada de pago e importe total.

Ícono Consultar solicitud de pago : Al dar clic sobre este ícono, se abre una ventana de consulta de la operación de pago diverso generada (CXL):

Ícono Eliminar operación de pago : Este ícono estará disponible siempre y cuando la operación de pago diverso (CXL) no haya sido autorizada en SAPFIN, al dar clic sobre este ícono, se abre una ventana para la captura de los motivos de la eliminación de la CXL:


31

Una vez que se han especificado los motivos de la eliminación de la operación de pago y se da clic en el botón Eliminar operación en SAPFIN, muestra el siguiente mensaje:

Ícono Editar solicitud de pago : Este ícono estará disponible siempre y cuando la operación de pago diverso (CXL) no haya sido autorizada en SAPFIN, al dar clic sobre este ícono abrirá la ventana para continuar editando la solicitud de pago (misma ventana que para el registro de una solicitud de pago nueva). III.2 Registro de la Solicitud de Pago En la ventana principal de la opción del menú Solicitud de pago, una vez que se han especificado los datos para la consulta de información, el sistema muestra una leyenda con el número de solicitudes de viáticos pendientes de generar el pago anticipado, así como el ícono para generar una nueva solicitud de pago:

Al dar clic sobre el ícono aparece la siguiente ventana:

1) Muestra el consecutivo de la solicitud de pago, una vez que se ha generado.

2

1

3

4


32

2) Proyecto, unidad ejecutora, entidad y ámbito, de acuerdo a la selección realizada en la ventana del filtro.

3) Fecha de pago del viático anticipado.

4) Instrumento de pago seleccionado y en su caso la cuenta bancaria.

El botón Consultar hará la búsqueda de acuerdo a los datos seleccionados, mostrando el resultado en la tabla Oficios de comisión / modificación pendiente de pago. Es importante mencionar que el número de Solicitudes pendientes de generar pago que muestra el sistema en la ventana del filtro puede diferir del número de Solicitudes que se muestren una vez que se ha especificado la fecha del pago, ya que estas últimas estarán en función de los plazos establecidos en la NIVPGC para el pago anticipado de viáticos. La tabla Oficios de comisión / modificación pendiente de pago contiene la siguiente información:

1) Íconos de acción, los botones disponibles dependerán del estatus de la Solicitud.

2) Muestra la clave de la unidad ejecutora, ámbito, entidad, coordinación estatal, tipo de comisión, consecutivo del Oficio de Comisión / Modificación, nombre del comisionado y periodo de la comisión.

3) En las columnas etiquetadas como Pagado, muestra el consecutivo de la operación de

pago diverso (CXL) generada e importe, esta información se presenta en los casos de Solicitudes de viáticos que tengan un pago anticipado y posteriormente se genere una Modificación a la Solicitud. Muestra también el importe pendiente de pago y el considerado para pago.

Ícono Consultar resumen de la comisión : Al dar clic sobre este ícono, se abre una ventana con el resumen de la comisión:

2

1 3


33

1) Datos del comisionado: número de empleado, CURP, RFC, y nombre del empleado.

2) Datos de la comisión: número consecutivo del oficio de comisión o modificación, estatus de la Solicitud de viáticos y pasajes, lugar, periodo de la comisión y número de días de la misma.

3) Importe autorizado y pagado para cada uno de los conceptos de gasto por viáticos y

pasajes según se haya registrado.

4) Observaciones del Oficio de Comisión.

5) Botones de acción: Regresar a en captura, permite continuar editando la Solicitud de viáticos y pasajes, pasa a estatus en Captura; Cancelar oficio: la Solicitud de viáticos y pasajes es cancelada, pasa a estatus Cancelado; y el botón Regresar, cierra la ventana y regresa a la pantalla previa.

Ícono Eliminar de solicitud de pago : Este ícono estará disponible cuando no se haya generado la operación de pago diverso (CXL), permite desasociar la Solicitud de viáticos y pasajes de la solicitud de pago, al dar clic mostrará el siguiente mensaje:

2

1

3

4

5


34

Ícono Editar solicitud de pago : Este ícono estará disponible cuando no se haya generado la operación de pago (CXL), al dar clic abre una ventana que permite editar la información presupuestal que se haya definido previamente:

Objeto para la selección de la Solicitud de viáticos y pasajes : Al seleccionar el objeto check box, el sistema habilita el botón Definir información presupuestal:

Al dar clic sobre el botón se abre la siguiente ventana:


35

1) Muestra el importe autorizado, el consecutivo del Oficio de comisión / Modificación, nombre del comisionado e importe.

2) Muestra cada uno de los conceptos de gasto autorizados y su importe, a través del ícono, se podrá definir la información presupuestal.

Se habilitan los siguientes campos para su selección: Unidad, Estado, Ámbito, Clave presupuestal, Partida, Fuente de financiamiento e Importe. La Clave presupuestaria seleccionada por default será la que se haya definido en la generación del Oficio de Comisión, sin embargo este dato podrá modificarse, en este caso el sistema mostrará el siguiente mensaje:

Dependiendo del concepto de gasto que se esté definiendo serán las partidas de gasto disponibles para su selección. El importe no podrá modificarse y corresponde al autorizado para el concepto seleccionado.

Una vez que se ha definida la información presupuestal, a través del ícono quedará determinada esta información:

2

1

3


36

3) Los botones son: Guardar y Regresar, para registrar los cambios realizados o ignorarlos, respectivamente.

Posteriormente, el sistema marcará con un tono distinto la Solicitud de viáticos y pasajes a incluirse en la solicitud de pago:

Se podrán adicionar una o más Solicitudes de viáticos y pasajes a la misma solicitud de pago y se irá mostrando al calce, el monto total por cada una de las claves presupuestarias a afectar:

Los botones que se muestran son: Generar operación de pago: abre una ventana en donde muestra las Notas especiales y/o aclaraciones que el sistema asigna de forma automática respecto de los datos del pago, en las Observaciones de la UE, el sistema de forma automática asigna un texto sugerido, el cual podrá editarse, adicionalmente se deberán seleccionar las firmas de Visto bueno y Autorización de la Cuenta por liquidar:


37

Al dar clic sobre el botón Registrar operación a SAPFIN, abre la ventana para la selección de la entidad para el consecutivo de la Cuenta por liquidar:

En seguida se muestra el número consecutivo de la solicitud de pago y el de la operación de pago diverso:

Una vez generada la operación de pago, el sistema envía correo de notificación al comisionado:


38

IV. COMPROBACIÓN DE VIÁTICOS Y PASAJES Esta opción del Menú permite realizar la comprobación de las Solicitudes de Viáticos y Pasajes por las comisiones nacionales e internacionales realizadas, mediante el registro detallado de los gastos efectuados durante una comisión oficial. Los estatus asociados a la comprobación de una Solicitud de viáticos y pasajes son:

� En comprobación. Este estatus permite continuar registrando los gastos realizados, se genera en versión preliminar los formatos Comprobación e Informe de la Comisión Nacional o Internacional.

� Comprobada. Una vez que se ha concluido el registro de los gastos, la Solicitud pasa a este estatus, se genera en versión definitiva los formatos Comprobación e Informe de la Comisión Nacional o Internacional; el Área de Administración podrá comenzar con el proceso de Liquidación.

IV.1 Filtro de Comprobación de Viáticos y Pasajes Para iniciar la captura de la comprobación, se debe seleccionar en el menú la opción “Comprobación de Viáticos y Pasajes”.


2

1

3

4


39

1) Por default aparece seleccionada la opción Unidad, y podrá seleccionar la opción Otras unidades en el caso de registro de Solicitudes de viáticos y pasajes de servidores públicos adscritos a otras unidades.

2) Especificar el criterio de búsqueda señalando Proyecto, Unidad responsable, Entidad y Ámbito.

3) Indicar el ejercicio presupuestal. La selección del ejercicio presupuestal permite acotar el resultado de la búsqueda, la selección de un ejercicio anterior al vigente, permitirá únicamente la consulta de las comprobaciones de las Solicitudes de Viáticos y Pasajes.



Una vez que se selecciona al empleado comisionado, el sistema mostrará la tabla Comprobación de viáticos y pasajes:

1) Íconos de acción, los cuales se activarán dependiendo el estatus que tenga la Solicitud de

viáticos y pasajes, podrán ser: consultar o editar la comprobación .

2) Muestra la clave operativa y nombre del comisionado, la fecha de elaboración de la comprobación, el tipo de viático (VN o VI), el consecutivo del Oficio de Comisión / Modificación, el destino y periodo de la comisión.

3) Muestra el estatus de la Solicitud de viáticos y pasajes, así como un semáforo que indica la cercanía para la terminación del plazo que tiene el servidor público comisionado para comprobar la comisión: el semáforo de color rojo indica que el plazo de comprobación ha excedido el límite, el semáforo amarillo indica que faltan 1 o 2 días para que concluya el plazo, el semáforo verde indica que faltan 3 días o más, de acuerdo a lo establecido en la NIVPGC. Cuando el semáforo se enciende en amarillo, el sistema de forma automática enviará un correo electrónico al comisionado indicando que el plazo de la comprobación está por vencerse, conforme al siguiente ejemplo:

1

2

3

4


40

4) Muestra la flecha en que la comprobación fue concluida (estatus Comprobada), la liga para la descarga de los documentos generados por el SIA, el consecutivo y estatus de las operaciones generadas en SAPFIN.

IV.2 Comprobación de una comisión nacional

El registro o edición de la comprobación de una Solicitud de viáticos y pasajes será a través del

ícono correspondiente ( ) de la pantalla del filtro de comprobaciones. Al abrir la ventana para el registro, el sistema muestra la pantalla siguiente:

Una comisión devengada (comisión que se lleva a cabo sin recursos pagados por anticipado) podrá comprobarse cuando la Solicitud de viáticos y pasajes se encuentre en estatus Registrada, y además el periodo de la comisión haya concluido; una comisión con pago anticipado podrá comprobarse cuando la Solicitud se encuentre en estatus Pagada, aún y cuando la comisión no haya concluido.


41

Además de los datos generales, el sistema mostrará tres pestañas:

� Resumen

Esta pestaña muestra de manera sintetizada y por cada uno de los conceptos de viáticos el importe autorizado para la comisión, el importe pagado (viáticos anticipados), importe comprobado, por reintegrar y por rembolsar; estas últimas tres columnas se irán actualizando conforme se registren gastos en la comprobación. La columna de reclasificado aplica cuando se haya hecho una Reclasificación.

El renglón de Excedente aparecerá con un importe distinto a cero cuando se haya hecho una Modificación y el importe autorizado para el concepto de viáticos sea inferior al importe pagado, este importe será considerado automáticamente como reintegro.

� Gastos con comprobante En esta pestaña se deberán registrar los gastos efectuados y documentados con comprobante. En la primera parte de este apartado, el sistema muestra la tabla Comprobantes registrados:


42

1) Muestra los íconos de acción, los cuales permitirán editar o eliminar el gasto registrado

.

2) Folio fiscal del comprobante y estatus de la validación del comprobante fiscal ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT). Dicha validación la realiza el sistema de forma automática al momento que se carga un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), mostrando cualquiera de los siguientes indicadores:

Indica que al momento de la verificación, el comprobante fue correcto, certificado por el SAT y se encuentra vigente.

Indica que al momento de la verificación, el comprobante no es correcto, no ha sido certificado por el SAT o se encuentra cancelado; al pasar el mouse sobre la imagen, el sistema indicará la información recuperada del sistema del SAT, como se muestra en la siguiente imagen:

Aunque en esta etapa la validación del CFDI no concluya de forma satisfactoria, se podrá concluir la comprobación; al realizar el proceso de Liquidación el sistema verificará nuevamente ante el SAT el estatus del CFDI, en caso de que el comprobante continúe en estatus inválido, deberá sustituirse o eliminarse para que el Área de Administración pueda continuar con la Liquidación.

3) Comprobantes de gasto: al dar clic sobre la imagen, el sistema abre una ventana para la

descarga del CFDI en los formatos PDF y XML, o el archivo PDF para el caso de otros comprobantes. Se podrá descargar también, cuando sea el caso, el archivo PDF cargado del método de pago:

2

1 3

4 5


43

4) Nombre o razón social del proveedor. Para el caso de comprobantes fiscales, cuando se realiza la carga del comprobante, el sistema verifica que el proveedor esté registrado en SAPFIN, indicando a través de dos íconos el estatus de esta verificación:

Indica que el proveedor está registrado en el catálogo de proveedores de SAPFIN.

Indica que el proveedor no está registrado en el catálogo de proveedores de SAPFIN. Aunque la validación de los proveedores no concluya de forma satisfactoria, se podrá concluir la comprobación, pero será necesario que el Área de Administración realice la validación del proveedor ante el SAT, previo al proceso de Liquidación de la Solicitud de viáticos y pasajes.

5) Muestra el detalle del gasto registrado: concepto del gasto, subtotal, IVA, otros impuestos,

total comprobando, un indicador de si el comprobante corresponde a un gasto de hospedaje (SI / NO), el método de pago y el tipo de comprobante (Fiscal / Otro).

Registro de gastos con comprobante fiscal (CFDI)

Al seleccionar la opción de registro de gastos con comprobante fiscal, el sistema muestra la siguiente plantilla para la carga de información:

2

1

3

4

5


44

1) Se deberá seleccionar el archivo PDF y el XML correspondientes al CFDI, al dar clic en el botón Cargar, el sistema extrae del XML los datos para su descarga en los diferentes campos. Los datos extraídos del XML no podrán modificarse.

2) Se deberá especificar la fecha del gasto e indicar si la factura fue compartida con otro(s) servidor(es) público(s) comisionado(s).

3) El sistema descargará del XML el Subtotal, IVA, Otros impuestos, Descuento, y Total en el renglón Importe total del comprobante. En el renglón Comprobado por el comisionado se deberá registrar el monto erogado en el ejercicio de la comisión, el sistema valida que los importes capturados en cada campo no excedan el valor total de la factura, o el saldo para el caso de facturas compartidas. Así mismo el sistema validará que el IVA registrado no exceda el resultado de multiplicar el subtotal por la tasa del 16%. En el renglón Comprobado por otros comisionados, aparecerá el importe total de la factura que ha sido registrada en otra(s) comprobación(es), al pasar el mouse sobre esta etiqueta, aparecerá la referencia de las comisiones en donde se ha registrado la misma factura.

El Saldo es la diferencia entre el importe de la factura menos los importes registrados en las comprobaciones.

4) Se deberá especificar el concepto del gasto, al seleccionar “Viáticos nacionales”, se habilitará la casilla Hospedaje, para su selección opcional.

El sistema descargará el método de pago del XML, así mismo se deberá seleccionar el método utilizado del combo (pueden diferir entre ellos). Será necesario adjuntar el comprobante del método de pago (váucher, estado de cuenta, etc.) cuando en el combo se ha seleccionado algún método electrónico (tarjeta de débito / crédito) y el método señalado en el CFDI es distinto.


45

5) El botón Agregar, registrará en la tabla Comprobantes registrados los datos del gasto capturado. El botón Cancelar, ignorará la información del gasto registrado y limpiará los campos para una nueva captura.

Registro de gastos con Otro comprobante

Al seleccionas la opción de registro de otro comprobante, el sistema muestra el siguiente mensaje de advertencia:

Al dar aceptar, se mostrará una plantilla para la carga de la información:

1) Se deberá seleccionar el archivo PDF del comprobante.

2) Se deberá especificar el folio del comprobante; el nombre del emisor del comprobante, el cual debe registrarse previamente como beneficiario extranjero en el catálogo del SAPFIN; la fecha del gasto e importe.

3) Se deberá especificar el concepto del gasto, al seleccionar Viáticos nacionales, se habilitará la casilla Hospedaje, para su selección opcional. Así mismo se deberá seleccionar el método de pago utilizado, cuando se trate de pago con Tarjeta de débito o crédito, se deberá subir al sistema como parte de la comprobación, el comprobante del método de pago (váucher, estado de cuenta, etc.).

2

1

3

4


46

4) El botón Agregar, registrará en la tabla Comprobantes registrados los datos del gasto capturado. El botón Cancelar, ignorará la información del gasto registrado y limpiará los campos para una nueva captura.

� Gastos sin comprobante En esta pestaña se deberán registrar los gastos efectuados sin comprobante:

1) En la tabla de Gastos registrados, muestra en la primera columna los íconos de acción, los

cuales permitirán editar o eliminar el registro , en el resto de las columnas muestra el detalle del gasto.

2) Se deberá registrar la fecha del gasto, el concepto e importe. El importe máximo de los

gastos registrados sin comprobante considerados para la comprobación estará sujeto a lo indicado en la NIVPGC vigente.

3) El botón Agregar registrará el gasto en la tabla Gastos registrados. Al intentar registrar un

gasto que exceda el límite, el sistema enviará un aviso:

Antes de concluir con la comprobación, se deberá capturar la información correspondiente a las Actividades realizadas, Resultados obtenidos, Conclusiones y Contribuciones, en el ejercicio de la comisión. Adicionalmente se podrán capturar dentro del campo Observaciones, alguna situación de relevancia relacionada con la comprobación para sustentar los gastos al momento de la fiscalización.

2

1

3


47

Los botones disponibles en la comprobación son:

El botón Cancelación de la comisión estará disponible en Solicitudes de viáticos y pasajes con pago anticipado, y que esté en estatus Pagada, al dar clic aparecerá el siguiente mensaje:

Para registrar la cancelación de la comisión se deberá especificar los motivos:

Al registrar los motivos de la cancelación, la Solicitud de viáticos y pasajes pasará a estatus Comprobada, en la opción de Liquidación se generará un reintegro por la totalidad del importe


48

pagado. Es importante que cuando una comisión con pago anticipado se cancele, se utilice esta opción ya que el sistema “liberará” los días seleccionados del periodo de la comisión para, en su caso, se puedan seleccionar para otra comisión oficial. El botón Concluir comprobación guarda la información, la Solicitud de viáticos y pasajes pasa a estatus Comprobada. Previo al cambio de estatus el sistema envía información sobre el importe de los gastos sin comprobante que serán considerados como parte de la comprobación:

Para las comisiones anticipadas que se haya pagado la tarifa completa de viáticos y no se registren gastos de hospedaje, el sistema ajustará la comprobación a la tarifa del 50% (sin pernocta), el sistema envía el siguiente mensaje:

Al finalizar la comprobación el sistema envía un mensaje con la liga para la descarga los documentos generados: Comprobación de viáticos y pasajes e Informe de la comisión:

Cuando se registren comprobaciones sin gasto, el sistema asume que la comisión oficial se llevó a cabo y no se realizaron gastos, por lo que se generará un reintegro por la totalidad del importe pagado. La estructura del formato de Comprobación de viáticos y pasajes nacionales es la siguiente:


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1. Datos Generales: - Lugar y fecha Lugar de adscripción y fecha de generación de la comprobación de

viáticos y pasajes.

- Nombre Nombre de la o el servidor público comisionado.

- Cargo Cargo que ocupa la o el servidor público comisionado al momento de generar la comprobación de viáticos y pasajes.

- Adscripción Área de adscripción de la o el servidor público comisionado.

1

2

3

4

5 6

7

8

9


50

- Oficio No.

Número de oficio de comisión que se comprueba.

- CxL Para el caso de viáticos anticipados mostrará el número de Cuenta por Liquidar con la que se realizó el pago al comisionado. En viáticos devengados este campo aparecerá vacío.

- Importe autorizado

Corresponde al importe autorizado para viáticos y, en su caso para pasajes.

- Tipo de viático Anticipado / Devengado


- Extensión Extensión de la o el servidor público comisionado.

2. Lugar y periodo de la comisión

Mostrar el lugar y el periodo de duración de la comisión nacional que se comprueba.

3. Viáticos 4. Gastos con

comprobante

Presenta el monto autorizado por concepto de Viáticos para la comisión oficial, así como el importe pagado para este concepto para el caso de viáticos anticipados. Presenta el detalle de los comprobantes cargados en SIA de los gastos por concepto de Viáticos Nacionales, indicando nombre o razón social del proveedor, folio del comprobante fiscal, método de pago indicado en el archivo XML, método de pago, fecha e importe del gasto, mostrando el total de este rubro. Cuando se trate de un comprobante compartido deberán capturar en SIA los datos relativos a subtotal, IVA, otros impuestos, descuento y total conforme al gasto que le corresponda al comisionado.

5. Gastos sin comprobante

Detalle de los gastos sin comprobante registrados en SIA, mostrando el total de este rubro.

6. Monto del reintegro / Monto a pagar

Suma de los gastos registrados con y sin comprobante, así como el importe de los recursos a reintegrar por concepto de Viáticos, o bien para el caso de viáticos devengados por pagar, lo cual se determinará en función del monto autorizado, pagado y comprobado.

7. Pasajes

Presenta el monto autorizado y pagado para Pasajes, así como el detalle de los comprobantes fiscales de los gastos realizados por traslado terrestre, marítimo, en vehículo oficial, particular o propio, y otros traslados, indicando nombre o razón social del proveedor, folio del comprobante fiscal, fecha e importe del gasto.


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Al final de esta sección muestra el total comprobado para Pasajes y el importe a reintegrar en el caso de viáticos anticipados.

8. Reembolsos Muestra el detalle de los comprobantes fiscales de los gastos realizados por concepto de Pasajes (terrestre, marítimo, en vehículo oficial, particular o propio, y otros traslados) que deban cubrirse al comisionado.

9. Firmas Nombre y firma de la o el servidor público comisionado y del servidor público que autorizó la comisión nacional.

La estructura del formato de Informe de comisión nacional es la siguiente:

1. Datos Generales: - Lugar y fecha Lugar de adscripción de la o el servidor público comisionado y

fecha de generación de la comprobación de viáticos y pasajes.


- Cargo Cargo que ocupa la o el servidor público comisionado al momento de generar la comprobación de la comisión nacional.


5

4

3

2

1


52

- Oficio No. Número de oficio de comisión respecto del cual se emite el Informe.

- Teléfono Teléfono institucional de la o el servidor público comisionado.



Indica el lugar y el periodo de duración de la comisión nacional.

3. Objeto

Denominación del encargo y el objetivo de la comisión registrados en el Oficio de Comisión Nacional.

4. Resultados obtenidos

Detallar las actividades realizadas, los resultados obtenidos, las contribuciones y las conclusiones por la comisión nacional realizada.

5. Firma Nombre y firma de la o el servidor público comisionado.

Guardar comprobación, almacenará la información capturada, la Solicitud de viáticos y pasajes pasa a estatus en comprobación, envía el siguiente mensaje:

Eliminar comprobación, elimina los registros de gasto incluidos en la comprobación, la Solicitud de viáticos y pasajes con pago anticipado pasa a estatus Pagada, en otro caso pasa a Registrada, envía el siguiente mensaje:

Al dar clic en el botón Aceptar, envía el siguiente mensaje:


53

El botón Regresar ignora la información registrada, regresa el control a la ventana del filtro de la opción de Comprobación. IV.3 Comprobación de una comisión internacional

El registro o edición de la comprobación de una Solicitud de viáticos y pasajes será a través del

ícono correspondiente ( ) de la pantalla del filtro de comprobaciones. Al abrir la ventana para el registro, el sistema muestra la pantalla siguiente:

Una comisión devengada (sin pago anticipado) podrá comprobarse cuando la Solicitud de viáticos y pasajes se encuentre en estatus Registrada, y además el periodo de la comisión haya concluido; una comisión con pago anticipado podrá comprobarse cuando la Solicitud se encuentre en estatus Pagada, aún y cuando la comisión no haya concluido. Además de los datos generales, el sistema mostrará dos pestañas:

� Resumen

Esta pestaña muestra de manera sintetizada y por cada uno de los conceptos de viáticos el importe autorizado para la comisión, el importe pagado (viáticos anticipados), el importe comprobado, por reintegrar y por rembolsar; estas últimas tres columnas se irán actualizando conforme se registren gastos en la comprobación. La columna de reclasificado aplica cuando se haya hecho una Reclasificación. La columna del importe autorizado aparecerá en la(s) divisa(s) que se haya(n) autorizado, el resto de las columnas serán en moneda nacional.

El renglón de Excedente aparecerá con un importe distinto a cero cuando se haya hecho una Modificación y el importe autorizado para el concepto de viáticos sea inferior al importe pagado, este importe será considerado automáticamente como reintegro.


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� Registro de gastos En esta pestaña se deberán registrar los gastos efectuados durante la comisión, en la primera parte de este apartado, el sistema muestra la relación de comprobantes registrados:

1) Muestra los íconos de acción, los cuales permitirán editar o eliminar el gasto registrado

.

2) Comprobantes de gasto: al dar clic sobre la imagen, el sistema abre una ventana para la descarga del archivo PDF que ampara el gasto de hospedaje:

2

1 3

4


55

3) Muestra el concepto y detalle del gasto realizado.

4) Muestra el importe del gasto en la divisa autorizada y el equivalente en moneda nacional.

El sistema permite el registro tanto de los gastos realizados en el extranjero como los realizados en el territorio nacional.

Registro de gastos en el extranjero

Al seleccionas la opción de registro de gastos en el extranjero, el sistema muestra la siguiente plantilla para la carga de la información:

1) Se deberá seleccionar el concepto del gasto, cuando se selecciona la opción “Viáticos internacionales” se habilita la opción Detalle del gasto para el registro de “Hospedaje”, en cuyo caso se requerirá la carga del comprobante en archivo PDF.

2) Se deberá especificar la fecha del gasto.

3) Especificar para cada gasto la divisa en la que se haya realizado e importe. En caso de que la divisa del gasto no corresponda con la divisa autorizada, se deberá especificar el factor de conversión, el sistema calculará el importe en la divisa autorizada multiplicando el factor de conversión por el importe erogado.

2

1

3

4


56

El importe en moneda nacional se calcula multiplicando el importe del gasto en la divisa autorizada por el tipo de cambio en la fecha del gasto. El tipo de cambio se toma de los registros que realiza diariamente la Tesorería en SAPFIN.

4) El botón Agregar, registrará en la tabla “Gastos en el extranjero” los datos del gasto capturado. El botón Cancelar, ignorará la información del gasto registrado y limpiará los campos para una nueva captura.

Registro de gastos en territorio nacional

Al seleccionar la opción de registro de gastos en territorio nacional se mostrará una plantilla para la carga de la información:

1) Se deberá seleccionar el archivo PDF y el XML correspondientes al CFDI, al dar clic en el

botón Cargar, el sistema extrae del XML los datos para su descarga en los diferentes campos. Los datos extraídos del XML no podrán modificarse.


2

1

3

4

5


57

3) Se deberá especificar el concepto del gasto, al seleccionar “Viáticos internacionales”, se habilitará la opción Detalle del gasto para su selección.

4) El sistema descargará del XML el Subtotal, IVA, Otros impuestos, Descuento, y Total en el renglón Importe total del comprobante. En el renglón Comprobado por el comisionado se deberá registrar el monto erogado en el ejercicio de la comisión, el sistema valida que los importes capturados en cada campo no excedan el valor total de la factura, o el saldo para el caso de facturas compartidas. Así mismo el sistema validará que el IVA registrado no exceda el resultado de multiplicar el subtotal por la tasa del 16%.

5) El botón Agregar, registrará en la tabla “Gastos registrados” los datos del gasto capturado. El botón Cancelar, ignorará la información del gasto registrado y limpiará los campos para una nueva captura.

Cuando se haya autorizado tarifa de viáticos nacional y no se compruebe al 100% el importe

otorgado se generará un reintegro por el remanente. En caso de que no se incorpore

comprobante de hospedaje, se deberá reintegrar el importe total asignado por lo tanto los

gastos realizados en territorio nacional deberán ser cubiertos con la tarifa de viáticos

internacionales.

Registro de otros gastos requeridos

Al seleccionar la opción de otros gastos requeridos se mostrará una plantilla para la carga de la información:


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1) Se deberá especificar el gasto, las opciones disponibles son: vacunas, impuesto de internación y otros impuestos y derechos, y comisiones bancarias.


3) Especificar para cada gasto la divisa en la que se haya realizado e importe. En caso de que la divisa del gasto no corresponda con la divisa autorizada, se deberá especificar el factor de conversión, el sistema calculará el importe en la divisa autorizada multiplicando el factor de conversión por el importe erogado. El importe en moneda nacional se calcula multiplicando el importe del gasto en la divisa autorizada por el tipo de cambio en la fecha del gasto. El tipo de cambio se toma de los registros que realiza diariamente la Tesorería en SAPFIN.

4) El botón Agregar, registrará en la tabla “Otros gastos realizados” los datos del gasto capturado. El botón Cancelar, ignorará la información del gasto registrado y limpiará los campos para una nueva captura.

Antes de concluir con la comprobación, se deberá capturar la información correspondiente a las actividades realizadas, los resultados obtenidos, las conclusiones y las contribuciones, en el ejercicio de la comisión. Adicionalmente se podrán capturar dentro del campo Observaciones, alguna situación de relevancia relacionada con la comprobación para sustentar los gastos al momento de la fiscalización.

2

1

3

4


59

Los botones disponibles en la comprobación son:

El botón Cancelación de la comisión estará disponible en Solicitudes de viáticos y pasajes con pago anticipado, y que esté en estatus Pagada, al dar clic aparecerá el siguiente mensaje:

Para registrar la cancelación de la comisión se deberá especificar los motivos:


60

Al registrar los motivos de la cancelación la Solicitud de viáticos y pasajes pasará a estatus Comprobada, en la opción de Liquidación se generará un reintegro por la totalidad del importe pagado. Es importante que cuando una comisión anticipada se cancele, se utilice esta opción ya que el sistema “liberará” los días seleccionados del periodo de la comisión para que, en su caso, se puedan seleccionar para otra comisión oficial. El botón Concluir comprobación guarda la información, la Solicitud de viáticos y pasajes pasa a estatus Comprobada. Al dar clic el sistema envía el siguiente mensaje:

Para las comisiones anticipadas que se haya pagado la tarifa completa de viáticos y no se registren gastos de hospedaje, el sistema ajustará la comprobación a la tarifa del 50% (sin pernocta), el sistema envía el siguiente mensaje:

Al finalizar la comprobación el sistema envía un mensaje con la liga para la descarga los documentos generados: Comprobación de viáticos y pasajes e Informe de la comisión:

Cuando se registren comprobaciones sin gasto, el sistema asume que la comisión oficial se llevó a cabo y no se realizaron gastos, por lo que se generará un reintegro por la totalidad del importe pagado. La estructura del formato de Comprobación de viáticos y pasajes internacionales es la siguiente:


61

1. Datos Generales: - Lugar y fecha Lugar de adscripción y fecha de generación de la comprobación

de viáticos y pasajes.


- Cargo Cargo que ocupa la o el servidor público comisionado al momento de generar la comprobación de viáticos y pasajes.


2

1

3

4

5

6

7

8

9

10


62

- Oficio No.

Número de oficio de comisión que se comprueba.

- CxL Para el caso de viáticos anticipados mostrará el número de Cuenta por Liquidar con la que se realizó el pago al comisionado. En viáticos devengados este campo aparecerá vacío.

- Importe autorizado Corresponde al importe autorizado para viáticos y, en su caso para pasajes.

- Tipo de viático Anticipado / Devengado




Mostrar el lugar y el periodo de duración de la comisión internacional que se comprueba.

3. Viáticos 4. Gastos de viáticos

Indica el monto autorizado por concepto de Viáticos para la comisión oficial, así como el importe pagado para este concepto para el caso de viáticos anticipados. Indica el detalle de los gastos realizados por concepto de Viáticos Internacionales, indicando el concepto del gasto, la fecha, el importe en divisa, tipo de cambio e importe en Moneda Nacional. Para el caso de los gastos realizados en territorio nacional, indicar nombre o razón social del proveedor, así como el folio del comprobante fiscal.

5. Monto del reintegro / Monto a pagar

Suma de los gastos registrados, así como el importe de los recursos a reintegrar por concepto de Viáticos, o bien para el caso de viáticos devengados por pagar, lo cual se determinará en función del monto autorizado, pagado y comprobado.

6. Pasajes

Muestra el monto autorizado y pagado para Pasajes, así como el detalle de los gastos realizados por traslado terrestre, marítimo, y otros traslados, indicando el concepto del gasto, la fecha, el importe en divisa, tipo de cambio e importe en Moneda Nacional. Al final de esta sección muestra el total comprobado para Pasajes y el importe a reintegrar en el caso de viáticos anticipados.

7. Otros gastos realizados

Muestra el monto autorizado y pagado para Otros gastos realizados, indicando el concepto del gasto, la fecha, el importe en divisa, tipo de cambio e importe en Moneda Nacional. Al final de esta sección muestra el total comprobado e importe a reintegrar para el caso de pagos anticipados.


63

8. Reembolsos Detalle de los gastos realizados por concepto de Pasajes

(terrestre, marítimo, y otros traslados) que deban cubrirse al comisionado.

9. Observaciones Indica cualquier aclaración, explicación o justificación de los gastos registrados.

10. Firmas Nombre y firma del servidor público comisionado y del servidor público que autorizó la comisión internacional.

1. Datos Generales: - Lugar y fecha Lugar de adscripción del comisionado y fecha de generación de

la comprobación de viáticos y pasajes.

- Nombre Nombre del comisionado.

- Cargo Cargo que ocupa el comisionado al momento de generar la comprobación de la comisión internacional.

- Adscripción Área de adscripción comisionado.

2

1

3

4

5


64

- Oficio No. Número de oficio de comisión respecto del cual se emite el Informe.

- Teléfono Teléfono institucional del comisionado.

- Extensión Extensión del comisionado.


Indica el lugar y el periodo de duración de la comisión internacional.

3. Objeto

Denominación del encargo y el objetivo de la comisión registrados en el Oficio de Comisión Internacional.

4. Resultados obtenidos

Detallar las actividades realizadas, los resultados obtenidos, las contribuciones y las conclusiones por la comisión internacional realizada.

5. Firma Nombre y firma del comisionado.

Guardar comprobación, almacenará la información capturada, la Solicitud de viáticos y pasajes pasa a estatus en comprobación, envía el siguiente mensaje:

Eliminar comprobación, elimina los registros de gasto incluidos en la comprobación, la Solicitud de viáticos y pasajes con pago anticipado pasa a estatus Pagada, en otro caso pasa a Registrada, envía el siguiente mensaje:


65

Al dar clic en el botón Aceptar, envía el siguiente mensaje:

El botón Regresar ignora la información registrada, regresa el control a la ventana del filtro de la opción de Comprobación.


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V. LIQUIDACIÓN Proceso a través del cual las Áreas de Administración revisan y validan los gastos registrados por los comisionados con base en la normatividad vigente, al concluir este proceso se da por aceptada la comprobación y no será posible realizar cambios a los registros y documentos. Los estatus involucrados son:

� En validación. Comienza el proceso de liquidación por el Área de Administración. � Aceptada. El Área de Administración aprueba la comprobación, el sistema genera las

operaciones en SAPFIN: comprobación de gastos, reintegro y/o reembolso según correspondan.

� Finalizada. Las operaciones generadas en el proceso de liquidación, concluyen su gestión en SAPFIN. El sistema hace el cambio de manera automática.

V.1 Filtro de Liquidación Para iniciar la Liquidación de una Comisión Nacional, se selecciona en el menú la opción “Liquidación”.


1) En la primera sección se deberá especificar el criterio de búsqueda señalando Proyecto, Unidad responsable, Entidad, Ámbito, Ejercicio y Tipo de viático (Anticipado / Devengado).

1

2


67

2) La búsqueda podrá realizase por número de Oficio de Comisión o consecutivo de la operación de pago (CXL), al dar clic en el botón Buscar se mostrará el resultado encontrado.

Una vez realizada la búsqueda, el sistema mostrará el resultado en la tabla Liquidación de solicitudes de viáticos y pasajes:

Resultado para búsquedas de comisiones anticipadas:

Resultado para búsqueda de comisiones devengadas:

1) Dependiendo del estatus de la Solicitud de viáticos y pasajes, el sistema muestra el ícono

de acción para realizar el registro de la liquidación ( ), y/o consultar una liquidación

registrada ( ).

2) Para el caso Solicitudes de viáticos y pasajes con pago anticipado, muestra el consecutivo de la CXL con la que se gestionó el pago en SAPFIN, así como el importe total pagado.

3) Muestra el tipo de viático (VN o VI), el consecutivo del Oficio de Comisión / Modificación, el estatus de la Solicitud de viáticos y pasajes e importe autorizado.

4) Muestra las operaciones generadas en el proceso de Liquidación, indicando el consecutivo de la operación y su estatus en SAPFIN.

V.2 Registro de Liquidación

En la elaboración de una Liquidación, el sistema muestra los datos generales de la Solicitud de viáticos y pasajes seleccionada:

1

2

3 4

1 3 4


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1) Muestra la información general de la Unidad, así como el instrumento de pago y tipo de viático, seleccionados en el filtro previo.

2) Muestra el consecutivo de la operación del pago, este dato se muestra solo para viáticos anticipados.

3) Muestra los íconos de acción, ( ) permite seleccionar el registro para realizar el proceso de liquidación, el ícono permite consultar el detalle de la Solicitud de viáticos y pasajes. Estos íconos de acción se mostrarán disponibles para las Solicitudes que por su estatus (Comprobada, Reclasificada, en Validación, Aceptada), se pueda elaborar la liquidación.

4) Muestra el consecutivo del Oficio de Comisión / Modificación y nombre del comisionado, el estatus de la Solicitud de viáticos y pasajes, así como el importe autorizado, pagado, comprobado, reintegro y reembolso, estos dos últimos son calculados por el sistema con base en la comprobación registrada. En caso de que se trate de viáticos devengados, el dato del importe pagado será cero.

Al consultar el detalle de la Solicitud de viáticos y pasajes, a través del ícono se muestra la

ventana con la información de la siguiente imagen:

En la primera sección se encuentran los datos generales del servidor público comisionado.

1

2

3

4


69

En el campo Fecha de recepción de la documentación se deberá especificar la fecha en que el

comisionado entregó en el Área de Administración sus formatos de Comprobación e Informe

de la Comisión. A través de la opción Descarga masiva de archivo digitales, podrán descargar

los CFDI’s que el comisionado anexó a su comprobación.

En la segunda sección de la ventana el sistema podrá mostrar dos leyendas:

� Para el caso de comprobaciones que no incluyan comprobantes de hospedaje y la tarifa

autorizada sea con porcentaje del 100%, aparecerá esta leyenda; en caso de que el

comisionado haya recibido pago anticipado para efectuar la comisión, el sistema en

automático calculará un reintegro considerando una tarifa con porcentaje del 50% sin

pernocta.

� La segunda leyenda indica el importe máximo que será considerado como gasto sin

comprobante, calculado por el sistema de acuerdo a lo señalado en la Norma Interna y

conforme al Reglamento de la Ley del Impuesto Sobre la Renta vigente.

En esta sección se presenta además un cuadro resumen de los importes autorizados, pagados,

comprobados, reclasificados, el importe calculado para reintegrar y para rembolsar, por cada

uno de los conceptos de viáticos, tal como lo muestra la imagen anterior.


70

El detalle de los gastos registrados se podrá visualizar a través del mecanismo:

, al dar clic sobre este objeto el sistema despliega la relación de gastos

registrados:

Los botones que se encuentran disponibles en la ventana son los siguientes:

Rechazar comprobación, esta acción permite al Área de Administración regresar la Solicitud de viáticos y pasajes a estatus en Comprobación, para que el servidor público comisionado realice ajustes a la comprobación registrada. Se deberán indicar las razones del rechazo de la comprobación a través de la ventana que se muestra en la siguiente imagen:

Una vez que se ha capturado el motivo del rechazo, se deberá seleccionar el nombre del servidor público comisionado o el usuario capturista designado, para el envío del correo de notificación de rechazo:

Es indispensable definir al menos un servidor público para el envío del correo, al dar clic en el botón Enviar, el sistema envía un correo electrónico a las cuentas especificadas, y generará el Volante de rechazo, el cual podrá descargarse del sistema a través de la ventana que abre, o bien


71

a través de la bitácora la cual se puede consultar en la ventana del filtro de la opción de Solicitud de viáticos y pasajes:

Un ejemplo del correo de notificación de rechazo se muestra en la siguiente imagen:


72

El Volante de rechazo contiene la siguiente información:

1. Datos Generales: - Lugar y fecha Lugar de adscripción del servidor público comisionado y fecha de

generación de la solicitud de viáticos y pasajes.





- CURP Clave Única de Registro de Población.

1

2 3

4

5


73

- RFC Registro Federal de Contribuyentes.



- Tipo pago

Instrumento bancario a través de la cual se realizó el pago al servidor público comisionado.


Indica el destino de la comisión oficial, detallando la tarifa, cuota diaria, número de días, porcentaje de la tarifa e importe de viáticos en la divisa que corresponda, para cada lugar y periodo. Este apartado mostrará en todos los casos el importe autorizado para la comisión con independencia de recibir por anticipado los recursos financieros para sufragar la misma.

3. Importes de la comisión

Presenta el importe autorizado y pagado para los conceptos de viáticos y pasajes.

4. Motivo del rechazo

Motivo por lo que la comprobación de la Solitud de viáticos y pasajes fue rechazada.

5. Acuse

Acuse de recepción por parte del comisionado el cual contiene los mismos datos mencionados anteriormente, en esta sección se recaba nombre y firma de quien lo recibe.

Eliminar validación, se encuentra disponible cuando la Solicitud de viáticos y pasajes está en estatus en Validación y se requiere pasarla a estatus Comprobada, esta situación puede utilizarse cuando es necesario realizar una Reclasificación. Guardar, la Solicitud de viáticos y pasajes pasa a estatus en Validación, este estatus permitirá continuar con el proceso de Liquidación. Regresar, ignora los cambios realizados, la Solicitud de viáticos y pasajes permanece en estatus Comprobado. Una vez que la Solicitud de viáticos y pasajes ha pasado al estatus en Validación, se habilita en pantalla las opciones para continuar con el proceso de Liquidación:

1 2

3


74

1) A través del icono ( ) se podrán seleccionar las Solicitudes de viáticos y pasajes que se requiera realizar la liquidación. Está sección muestra todas las Solicitudes cuyo pago anticipado se haya realizado con la misma operación de pago (CXL), sin embargo no es necesario realizar la liquidación de todas las Solicitudes involucradas.

2) Conforme se vayan seleccionado las Solicitudes de viáticos y pasajes el sistema irá calculando en esta sección el importe total del Oficio de comprobación de gasto (OCG) y Aviso de reintegro (AR).

3) Cuando alguna(s) Solicitud(es) genera reembolso, en esta sección muestra el importe total por reembolsar.

Dependiendo de las operaciones en SAPFIN que se vayan a generar como resultado del proceso de Liquidación, el sistema habilitará las siguientes pestañas:

� Comprobación de gasto: a través de esta pestaña se deberán definir los datos para la generación de Oficio de Comprobación de Gastos (OCG) en SAPFIN:

1. Observaciones de la Unidad, el sistema muestra en automático un texto el cual podrá modificarse;

2. Firmas de quién otorga el visto bueno y autorización del OCG. Una vez definidos los datos se deberá dar clic en el botón Guardar:

� Reintegro: a través de esta pestaña se deberán definir los datos para la generación de Aviso de Reintegro (AR) en SAPFIN:

1. Observaciones de la Unidad, el sistema muestra en automático un texto el cual podrá modificarse;

2. Firmas de quién otorga el visto bueno y autorización del ARE. Una vez definidos los datos se deberá dar clic en el botón Guardar:


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� Reembolso / Viático devengado: a través de esta pestaña se genera el reembolso o el pago de viáticos devengados, se deberá definir:

1. La información presupuestal a afectar, a través del ícono , el sistema pone en automático el concepto del gasto por reembolsar, al darle clic en el ícono se abrirán las opciones para su definición:

2. Las notas especiales de la Unidad, 3. La fecha programada del pago, 4. Las firmas de visto bueno y autorización de la CXL.

Una vez definidos los datos se deberá dar clic en el botón Guardar, el sistema en automático pondrá las observaciones a la Institución bancaria, las cuales no podrán modificarse:


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Una vez que se han definido los datos para la generación de las diversas operaciones en SAPFIN, se deberá dar clic en el botón Generar operaciones en SAPFIN:

El sistema muestra el consecutivo de las operaciones generadas, para su seguimiento y gestión correspondiente:

Una vez que las operaciones se han generado, la Solicitud de viáticos y pasajes pasa a estatus Aceptada, el seguimiento de estas operaciones se hará en SAPFIN. Mientras que todas las operaciones generadas no hayan concluido su trámite en SAPFIN, el sistema permitirá eliminar las operaciones, habilitando el botón para tal fin:


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Eliminar operaciones en SAPFIN, este botón permite eliminar el OCG, ARE y/o CXL que se hayan generado, al dar clic en este botón aparecerá el siguiente mensaje:

Una vez que se han especificado los motivos de la eliminación, envía el mensaje:

Cuando todas las operaciones generadas (OCG, ARE y/o CXL) hayan concluido su trámite en SAPFIN, la Solicitud de viáticos y pasajes pasará a estatus Finalizada.


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VI. RECLASIFICACIÓN DE GASTO Proceso que permite a las Áreas de Administración adecuar el registro del gasto en las partidas y conceptos de gasto en los que efectivamente se realizaron las erogaciones durante la comisión oficial, logrando compensar remanente de viáticos para cubrir excedente en gastos de pasajes, siempre y cuando estén debidamente sustentados y comprobados en apego a la normatividad aplicable. Una reclasificación será procedente cuando la Solicitud de viáticos y pasajes se encuentre en estatus Comprobada o Finalizada. Los estatus involucrados en una reclasificación son:

� En reclasificación SIA. En este estatus se define la información para la reclasificación. � En reclasificación SAPFIN. El sistema ha generado el Oficio de Rectificación (ORE) en

SAPFIN y se encuentra en trámite. � Reclasificada. Ha concluido la reclasificación.

Para iniciar la reclasificación de una Solicitud de viáticos y pasajes, se debe seleccionar en el menú la opción Reclasificación de gasto.


1) En la primera sección se deberá especificar el criterio de búsqueda señalando Proyecto, Unidad responsable, Entidad y Ámbito.

2) Indicar el ejercicio presupuestal. La selección de un ejercicio presupuestal anterior al vigente, permitirá únicamente la consulta de reclasificaciones.

1

2

3


79



En la tabla Reclasificación de gasto muestra el detalle de la Solicitud de viáticos y pasajes, el estatus

y los documentos generados en SIA.

1) Dependiendo del estatus de la Solicitud de viáticos y pasajes, el sistema muestra el ícono

de acción para realizar el registro de la reclasificación ( ), y/o la consulta de las

reclasificaciones previamente registradas ( ).

2) Muestra la clave operativa, el nombre del comisionado y la fecha de registro de la reclasificación, en caso de existir.

3) Detalla el tipo de viático (VN o VI), el consecutivo del Oficio de Comisión / Modificación, el lugar y periodo de la comisión.

4) Muestra el estatus de la Solicitud de viáticos y pasajes y la liga para la visualización de los documentos relacionados con la comisión, generados por SIA-Comisiones.

Se pueden generar reclasificaciones en dos momentos distintos de la Solicitudes de viáticos y

pasajes: cuando se encuentran en estatus Comprobada o Finalizada.

VI.1 Reclasificación de Solicitud de viáticos y pasajes en estatus comprobada El objetivo principal de este tipo de reclasificaciones es para compensar importes reflejados en las Solicitudes de viáticos y pasajes que al momento de la liquidación generarían tanto reintegro como reembolso; la reclasificación evitará generar ambas operaciones, detonándose solo una de ellas por el importe neto de ambas. Adicionalmente se puede generar la reclasificación para rectificar algunos de los componentes de la(s) clave(s) presupuestaria(s) definida(s) en el pago anticipado, por ejemplo, la fuente de financiamiento, la macroactividad, etc.

1

2 3

4


80

Al dar clic dentro de la tabla Reclasificación de gasto, en el ícono para generar nueva reclasificación

( ), el sistema abre una ventana en donde en la primera sección se muestran los datos generales del comisionado, adicionalmente el número de Oficio de Comisión y/o Modificación, el lugar y periodo de la comisión, así como el consecutivo del pago anticipado:

En la segunda sección de la ventana muestra la tabla Detalle de las claves presupuestarias a reclasificar:

1) El ícono ( ) permite indicar que la clave presupuestaria y concepto del gasto no requieren

reclasificación, al dar clic sobre este ícono el sistema envía a la columna del Debe decir, la misma información del Dice:

El ícono del lápiz ( ) permite registrar el detalle de la reclasificación. Al dar clic sobre este ícono abre la siguiente ventana:

1

3

2 4


81

a) En la sección del Dice, muestra la clave presupuestaria y concepto del gasto definido en el pago anticipado, así como el importe comprobado y el pendiente de comprobar, este último será el importe máximo que se podrá reclasificar a una clave presupuestaria / concepto del gasto distinto.

b) En la sección del Debe decir, muestra la(s) clave(s) presupuestaria(s) y concepto(s) del

gasto reclasificado.

c) En la sección Especificar clave presupuestaria se deberá indicar cada uno de los componentes de la nueva clave, así como el concepto del gasto. Al dar clic en el ícono , la información definida será incorporada a la sección de Debe decir. Es importante que el importe total de la sección Dice sea el mismo que el de Debe decir.

El sistema valida que en la sección Debe decir se haya incluido la clave de la sección Dice con un importe igual o superior que el importe comprobado, en caso contrario, el sistema envía un mensaje de error:

Los ícono Quitar ( ) y Modificar permiten respectivamente eliminar el registro o modificarlo.

a

b

c


82

2) En la sección Dice de la tabla, muestra la clave presupuestaria y su descripción de acuerdo al Clasificador por Objeto del Gasto, muestra también el concepto del gasto definido al generar la Solicitud de viáticos y pasajes, el importe comprobado y el importe sin comprobar; la suma de ambos importes corresponde al importe total solicitado como pago anticipado para la clave presupuestaria.

3) En la sección Debe decir de la tabla irá mostrando la nueva definición de cada clave presupuestaria y concepto.

4) El total de las columnas de las secciones del Dice y Debe decir, debe ser la misma.

Cuando en Debe decir se incluyen conceptos de gasto que corresponden a partidas presupuestarias distintas a la del Dice; o cuando algún componente de la clave presupuestaria en Debe decir es distinto al del Dice el sistema generará en SAPFIN una operación de rectificación (ORE), este tipo de reclasificaciones corresponden a Reclasificaciones SAPFIN. Un ejemplo se muestra en la siguiente imagen:

Por otro lado, cuando en Debe decir se incluyen conceptos de gasto que corresponden a la misma partida presupuestaria del Dice, se genera una Reclasificaciones SIA, en este caso no existen operaciones presupuestarias. Un ejemplo se muestra en la siguiente imagen:

Las reclasificaciones a Solicitudes de viáticos y pasajes que no tienen pago anticipado, corresponden a Reclasificaciones SIA. En este caso en las secciones del Dice y Debe decir únicamente se involucran los conceptos de gasto autorizados a través del Oficio de Comisión, como lo muestra la siguiente imagen:


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En la tercera sección el sistema habilitará, únicamente para el caso de la Reclasificaciones SAPFIN los campos adicionales para el Oficio de Rectificación (ORE) que se generará en SAPFIN:

Los botones de acción que se muestran son:

Concluir reclasificación, guarda la información capturada, el sistema muestra el resumen de la

comprobación con la reclasificación aplicada, lo anterior con el objetivo de verificar y validar la

correcta afectación de los cambios:

En el caso de Reclasificaciones SAPFIN, al dar clic en el botón Si, el sistema muestra el consecutivo

de la operación generada en SAPFIN, la Solicitud de viáticos y pasajes pasa a estatus En

Reclasificación SAPFIN, una vez que el ORE ha sido autorizado en SAPFIN, la Solicitud de viáticos y

pasajes pasará a estatus Reclasificada:


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En el caso de Reclasificaciones SIA, al dar clic en el botón Si, el sistema muestra el siguiente

mensaje, la Solicitud de viáticos y pasajes pasa a estatus Reclasificada:

Guardar reclasificación, el sistema guarda la información capturada, la Solicitud de viáticos y

pasajes pasa a estatus “En reclasificación SIA”.

Eliminar reclasificación, este botón se encuentra habilitado cuando la Solicitud de viáticos y

pasajes se encuentra en estatus En Reclasificación SIA, el sistema abre una ventana para la captura

de los motivos de la eliminación:

Al dar clic en el botón Aceptar, el sistema muestra el mensaje:

Regresar, cierra la ventana e ignora los cambios realizados.

Cuando la Solicitud de viáticos y pasajes ha pasado por el estatus Reclasificada, el sistema genera

el formato Reclasificación de la comprobación de Viáticos y Pasajes, el cual muestra la información

de la comprobación después de su reclasificación, en el pie de este documento se muestra la

referencia del número de Oficio de Rectificación generado, para el caso de Reclasificaciones

SAPFIN.


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VI.2 Reclasificación de Solicitud de viáticos y pasajes en estatus finalizada Este tipo de reclasificación se realiza típicamente para la rectificación de alguno(s) de los componentes que conforman la clave presupuestaria, cuando se haya registrado inadecuadamente al realizar la liquidación de la Solicitud de viáticos y pasajes. Es indispensable que todas las operaciones que se generaron en el proceso de liquidación hayan concluido su trámite en SAPFIN, para que el sistema habilite la Solicitud para generar este tipo de reclasificación.


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Al dar clic dentro de la tabla Reclasificación de gasto, en el ícono para generar nueva reclasificación

( ), el sistema abre una ventana en donde en la primera sección se muestran los datos generales del comisionado, adicionalmente el número de Oficio de Comisión y/o Modificación, el lugar y periodo de la comisión, así como el consecutivo del pago anticipado (misma información que para las reclasificaciones de Solicitudes de viáticos y pasajes comprobadas). En la siguiente sección se deberá seleccionar la operación a reclasificar:

Al seleccionar la operación, el sistema muestra los importes por clave presupuestaria generados

al momento de la liquidación; el mecanismo para la definición de la clave presupuestaria en la

sección Debe decir, es el mismo que para las Reclasificaciones de Solicitudes comprobadas:

Es importante mencionar que los importes y claves que muestra esta sección, puede no coincidir

con el Oficio de Rectificación (ORE) que se detone al SAPFIN, esto sucederá en los casos en los que

la liquidación se haya generado para más de una Solicitud de viáticos y pasajes, en este caso el

ORE incluirá en la sección del Dice el importe total de la clave presupuestaria, mientras que en el

SIA se muestra el importe correspondiente a la comisión.


87

VII. CONSULTAS

La opción de consultar del Menú tiene como finalidad proporcionar reportes con diferentes

objetivos, la ventana de filtro que se muestra en la imagen contiene todos los datos que se pueden

seleccionar para la mayoría de ellos:

1) En esta opción se encuentran los diferentes reportes disponibles. 2) Opcionalmente se podrá buscar algún servidor público en particular, a través de la captura

completa o parcial de nombre o CURP, al dar clic en el botón Buscar, muestra el resultado en el combo Lista de personas, para que de ahí se seleccione un registro.

3) Opcionalmente se podrá seleccionar el proyecto, unidad responsable, estado y ámbito.

4) Seleccionar el periodo que cubre la(s) comisión(es) a consultar.

5) Seleccionar Tipo de comisión, estatus por las que puede pasar una Solicitud de viáticos y pasajes.

6) Seleccionar el formato de salida de la consulta entre: PDF, Excel o Excel sin formato.

7) A través del botón Consultar, se genera la consulta.

Consulta: Estatus de las solicitudes de viáticos y pasajes. Objetivo: conocer el estatus de las Solicitudes de viáticos y pasajes, mostrando la información básica. Los filtros que aplican para esta consulta son:

- especificación de un empleado,

1

3

2

4

5 6


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- proyecto / unidad responsable / estado / ámbito, - periodo de la comisión, - tipo de comisión, - estatus de las solicitudes de viáticos y pasajes: todos los estatus.

Un ejemplo de este reporte se muestra en la siguiente imagen:

Consulta: Comprobación de viáticos y pasajes. Objetivo: mostrar el avance en la comprobación de las Solicitudes de viáticos y pasajes, así como los importes autorizados, pagados, monto del reintegro y del reembolso. Los filtros que aplican para esta consulta son:

- especificación de un empleado, - proyecto / unidad responsable / estado / ámbito, - periodo de la comisión, - tipo de comisión, - estatus de las solicitudes de viáticos y pasajes: cancelada, en comprobación, comprobada,

en validación, aceptada, y finalizada.



89

Consulta: Información presupuestal / financiera de las comisiones. Objetivo: mostrar las claves presupuestarias en cada operación presupuestal / financiera involucrada en las Solicitudes de viáticos y pasajes. Los filtros que aplican para esta consulta son:

- especificación de un empleado, - proyecto / unidad responsable / estado / ámbito, - periodo de la comisión, - tipo de comisión, - estatus de las solicitudes de viáticos y pasajes: cancelada, aceptada, y finalizada - instrumento de pago, - documento presupuestal / financiero.


Consulta: Costo total de las comisiones - consolidado. Objetivo: mostrar el costo total por comisionado. Los filtros que aplican para esta consulta son:

- especificación de un empleado, - proyecto / unidad responsable / estado / ámbito, - periodo de la comisión, - tipo de comisión, - instrumento de pago, - documento presupuestal / financiero.



90

Consulta: Costo total de las comisiones. Objetivo: mostrar el costo total por Solicitud de viáticos y pasajes. Los filtros que aplican para esta consulta son:

- especificación de un empleado, - proyecto / unidad responsable / estado / ámbito, - periodo de la comisión, - tipo de comisión, - instrumento de pago, - documento presupuestal / financiero.


Consulta: Informe de las comisiones. Objetivo: mostrar el objetivo y resultados obtenidos de las Solicitud de viáticos y pasajes. Los filtros que aplican para esta consulta son:

- especificación de un empleado, - proyecto / unidad responsable / estado / ámbito, - periodo de la comisión, - tipo de comisión, - estatus de las Solicitudes de viáticos y pasajes: cancelada, aceptada, finalizada, - instrumento de pago, - documento presupuestal / financiero.



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Consulta: Percepciones de las comisiones nacionales, internacionales y gastos de campo. Objetivo: mostrar el total de percepciones de los empleados por las comisiones realizadas, por cada uno de los conceptos de gasto. Los filtros que aplican para esta consulta son:

- especificación de un empleado, - proyecto / unidad responsable / estado / ámbito, - periodo de la comisión, - tipo de comisión.

La salida de esta consulta es en los formatos Excel y Excel sin formato, en la siguiente imagen se muestra un extracto de la salida de esta consulta:

Consulta: Constancia de viáticos. Objetivo: generar la constancia anual de los viáticos y pasajes asignados a los servidores públicos por las comisiones oficiales encomendadas. Los filtros que aplican para esta consulta son:

- proyecto / unidad responsable / estado / ámbito, - especificación de un empleado, - ejercicio presupuestal.

La salida de esta consulta es en los formatos Excel y PDF, en la siguiente imagen se muestra un ejemplo de la salida de esta consulta:


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