Sistema MVNet, SMV Virtual, Gestión Documental y , , yMicroformas

Por: José Espinoza Aldave

Hitos ImportantesNuevo SGDNuevo SGD

Act Norma y SMV Virtual

E-ProspectusServicios

IOFE

Nuevos servicios

Adecuación al Sistema

Certificación SGD - Microformas

MVNet: Firma Digital

SGD – Entorno Web – BPM Workflow

Sistema Gestión Documental

1999-2002 2003 2005 2007-2009 2013 20142010 2011

Fuente Externa: Digital

DomicilioElectrónico

Servidor de Autoridad de Certificación

Aplicaciones

Sistemas de S i ió

EmpresasSupervisadas

Supervisión

HTTPS

Bitácora y Base de datos Institucional

Servidor Web

PortalSMV

Sistema de Gestión Documental

Sistema MVNet – Red del Mercado de Valores

Fuente Externa: Digital – SMV Virtual

Estrategias de Implementación

1. Revisión de las normas del mercado y normas internas Reglamento del Sistema MVNet Directiva del Sistema de Gestión Documental

2 Distribución de un certificado digital y una lectora para2. Distribución de un certificado digital y una lectora para todas las empresas.

3. Cambio en los requisitos en el TUPA Se cobra por el servicio de escaneo Nueva empresa en el RPMV: requisito adquirir certificado digital

y token.y

4. Sanción por no uso del Sistema a las empresas5. Ventanilla Única con la Bolsa de Valores de Lima

Estrategias de Implementación

1. Diseño del Sistema Enfoque similar al esquema físico Enfoque similar al esquema físico Uso de certificado para autenticación pero sólo para los

responsables de firma.U i fi d i l Usuarios que no firman acceden con usuario y clave

2. Cargo electrónico automático3 Notificaciones al domicilio electrónico3. Notificaciones al domicilio electrónico4. Procedimientos de contingencia (Trámite)5. Integración con el Sistema de Gestión DocumentalgComentario:Si bien la firma digital tiene el mismo valor que una firma manuscrita, la experiencia nos ha enseñado que si es similar al mundo físico tieneexperiencia nos ha enseñado que si es similar al mundo físico tiene menos rechazo.

Tipos de Documentos Electrónicos

Origen (Empresa) Características Documento Electrónico

1. Estructurado

E d Pl ill l A hi lEn documentos u otros medios

Plantillas en excel Archivos textos o planos

En documentos u otros medios

Especificaciones TécnicasTaxonomía - IFRS

Archivos XBRL(Estándar Internacional)

Sistemas informáticos Especificaciones Técnicas Archivos textosArchivos XML

En documentos u En formulario (MVNet) Archivos PDFotros medios

En documentos u otros medios

En formulario y plantillas word (MVNet)

Archivos Word

Si t E ifi i Té i A hi T t XMLSistemas Informáticos

Especificaciones TécnicasProceso en línea

Archivos Texto y XML(Firma agente automatizado)

2. No Estructurado

En documentos u Libre / sin especificaciones Archivos en Word Excel y pdfEn documentos u otros medios

Libre / sin especificaciones Archivos en Word, Excel y pdf

Gestión de Documentos

Documentos: Soporte papel

D t Fí iCiudadanos Fedatario InstitucionalDocumentos FísicosCiudadanosInstitucionesEmpresas

DocsDocsFirma Digital

Es ventana

DocumentosElectrónico

No

Es ventana única?

Si

Docs Electrónicos: Generación en SMV

Notificaciones Electrónicas

FirmadasDigitalmenteDigitalmente

ExpedienteExpedienteElectrónico

DomicilioElectrónico

Bitácora

Acuse de Recibo

Bandeja SGD

Información General SGD

Documentos SGD

Expedientes SGD

Estrategias de Implementación

1. Directiva de Gestión Documental Expedientes obran en el Sistema. Uso obligatorio Simplificación de tipos de documentos y numeración única Excepciones mínimasExcepciones mínimas Los físicos se quedan en Trámite Foliación por archivo y orden cronológico

E t i t i l Estaciones receptoras especiales

2. Acceso de documentos Sólo personal autorizado y por la estación asignada.p y p g Designación de responsables.

3. Procedimientos de reescaneo e integridad documentos

Estrategias de Implementación

1. Servicio de mensajería integrado al MVNet y SGD (cargo escaneado)(cargo escaneado)

2. Proceso de notificación valida las personas autorizadas a firmar.

3. Las boletas de contribuciones son notificadas por el Sistema y debe tener 2 firmas.

4 Trazabilidad del expediente y de los documentos4. Trazabilidad del expediente y de los documentos

Comentario:Comentario:Los documentos deben ser firmados digitalmente a tiempo.

Conservación de Documentos

Microformas de Digital a Digital

Verifica, Escanea Escanea

Indiza

Cargo

Control de

Control Calidad SMV

Firma Digital Fedatario

Generación

Recepción Preparación y

Control de Calidad

Fedatario

Generación de Medios

(DVDs)

Acta de

Sistema Gestión Documental

Revisa y deriva

Enviar Archivo Di it l

Recepción y Validación

p yMuestra de Exp

Microformas

Acta de Conformidad

Sistema MVNetDigital

VALOR LEGAL: CERTIFICADO DE IDONEIDAD TÉCNICA – INDECOPI

Acervo Documental

UNIDADES DE ALMACENAMIENTO ARCHIVO CENTRAL: FISICOACTIVIDADES CANTIDAD EN FOLIOS POR ELIMINAR TOTALACTIVIDADES CANTIDAD EN FOLIOS POR ELIMINAR TOTAL

ARCHIVO CENTRAL 1,740,000 1245,000 495,000- TRAMITE DOCUMENTARIO 375,000 255,000- CONVERTIDOS A MICROFORMAS 990,000 990,000ARCHIVOS DE GESTIÓN 270,000 270,000

ARCHIVO DIGITAL:

373 DVDs originales 1 - 3.980 gb373 DVDs originales 2 - 3.980 gb

Información a abril 2014

Solicitud expedientes por terceros

Solicitud de expedientes11. Usuario involucrado en el procedimiento sancionador2. Ciudadanos por Ley de Transparencia3. Órgano de Control Institucional (OCI)4. Auditores Externos5. Contraloría General 6 Ministerio Público (ver Caso)6. Ministerio Público (ver Caso)7. Poder Judicial8. Reniec9 C MEF BCR SBS t t9. Congreso, MEF, BCR, SBS entre otros

Comentario:Comentario:Es muy importante que en las normas de Contraloría, Ministerio Público y Poder Judicial se señale expresamente el reconocimiento a los documentos firmados digitalmentelos documentos firmados digitalmente.

Atención de SolicitudesAtención de Solicitudes

Microformas

Fedatario Institucional

Fedatario Juramentado

Muchas Gracias