Sistema Organizacional 8 15 Calidad
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8/18/2019 Sistema Organizacional 8 15 Calidad
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Insumos)
Recursos
Beneficios esperados
Organismo como
proceso de conversion
Correccion de
desviaciones control)
Mecanismos de control.
eneficio
final
Por tanto, un organismo es un sistema abierto que intercambia informaci6n,
energia y materiales con su medio. Y adopta una estructura determinada por su in-
tegraci6n con los sistemas que forman su medio ambiente : c1ientes, causantes,
proveedores, bancos, gobiemo, etc. El organismo como sistema, forma a su vez un
ambiente condicionante, los subsistemas y elementos que se integran en el, por ejem-
plo los recursos humanos son
un
elemento cuyo rendirniento depende de la apli-
caci6n que se
Ie
de y del medio desarrollado en
su
entomo.
El punto de vista del sistema abierto hace el estudio de los organismos mucho
mas dificil, que bajo la perspectiva de sistema cerrado, y concentrarse
s610
en las
operaciones intemas e ignorar las influencias ambientales. Sin embargo, esto puede
llevarnos a conc1usiones err6neas.
Hay
un
pun to que es necesario
ac1arar
Cuando se habla de organismos como sis-
temas abiertos, deberia decirse sistemas relativamente abiertos. De hecho, la ma-
yori de los organismos biol6gicos y los organismos sociales estan parcialmente
abiertos y parcialmente cerrados.
Pensar en una empresa publica 0 privada, 0 una instituci6n educativa, como
un
sistema es reconocer que todo organismo esta compuesto por multiples elementos,
interconectados de manera compleja, y en evoluci6n permanente bajo la influencia
del medio exterior;
y
que debe ser orientado hacia la realizaci6n de objetivos ge-
nerales.
Pero si la empresa u organismo pueden ser concebidos como sistemas totales, es
util discemir diversos niveles: por ejemplo, el sistema estrategico que formula obje-
tivos y politicas generales y controla su realizaci6n; el sistema de coordinaci6n que
transforma los objetivos en directrices y planes y los ejecuta; y el sistema operativo
que realiza las operaciones.
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Componentes del sistema
organizacional
De
acuerdo con
10
expuesto anteriormente, el principal componente del sistema
administrativo puede ser comprendido como un gran transformador 0 procesador de
insumos 0 recursos, a productos finales que se envfan al medio ambiente .
Los componentes del sistema organizacional son los siguientes:
a) El medio ambiente social, econ6mico, politico y cultural, cuyo ambito de
acci6n llega a contener esferas regionales, nacionales y aun intemacionales,
mediante una 0 varias entradas. Las entradas dan paso a varios insumos 0
recursos del medio.
b) Los insumos del sistema que serfan los componentes que ingresan a el y que
pueden comprender recursos existentes en el medio ambiente tales como:
recursos humanos, financieros, materiales, directrices, politicas, instrucciones
operativas, informaci6n, normas legales, etcetera.
c) Los procesos de conversi6n, que comprenden las estructuras organizativas de
procedimiento, as como predisposiciones y experiencias person ales de los ad-
ministradores, los procesos de conversi6n no
s610
transforman los insumos en
productos sino que, en ocasiones, pueden abstenerse de procesar algunos para
orientar los prioritarios.
d) Las salidas
0
productos que pueden ser de condici6n diversa como: bienes, ser-
vicios, informaci6n, normas, opiniones, etcetera, y que provocan ciertos efec-
tos sobre el medio ambiente, los cuales pueden ser beneficos
0
perjudiciales,
de acuerdo con la forma en que se acercan 0 se desvfan del cumplimiento de
los objetivos fijados
al
sistema.
e) La retroalimentaci6n del sistema organizacional que permite medir sus resul-
tados de acuerdo con dos variables: su eficiencia, es decir, la relaci6n entre los
insumos requeridos y los productos elaborados y su eficacia, referida al mayor
o menor logro de los objetivos.
El medio ambiente, los insumos, el proceso de conversi6n, los productos y la
retroalimentaci6n, se relacionan e interactuan unos con otros, de la manera que se
muestra en la figura
lA
A todo el conjunto de esos elementos y sus interacciones
se
Ie
denomina sistema organizacional.
Un sistema organizacional no es simplemente la unidad administrativa conteni-
da en el proceso de conversi6n.
Un sistema administrativo es la combinaci6n de la
unidad administrativa, con todos los elementos y los procesos que interactuan con
la unidad, es decir:
a) EI entomo en el que opera la unidad administrativa y que influye en la unidad
y es afectado por esta.
b) Insumos y productos de la unidad, conectados entre
sf
por el proceso de con-
versi6n y los mecanismos de retroalimentaci6n.
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•
RECURSOS:
- Humanos
- Materiales
- Tecnicos
• DIRECTRICES
• POLITICAS
• NORMAS
• INSTRUCCIONES
• INFORMACI6N
CONTROL
o
Administracion
o
~ g : 1 1----
D O D
Bienes / S
ervi
cios
Normas
Opiniones
In
form
a
ci
on
fJ v
i
I - - - - - - - - - - - - - RELACI6N
DE
EFICIENCIA
. - - - - - -
Sistema de informacion
Para obtene r los
objet ivos propuestos
I
I 1
1 1
RELACl6N
DE
EFICACIA __
: : : : : : : : :: : : : : : : : :: : : : : : : : _
(MEDIO AMBIENTE )
(social-economico
politico -cultural
regional-nac ion a l
mundia l
El sistema administrativo_
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Este tipo de sistema constituye una estructura util para tratar temas individuales;
pues no
s610
enfoca la atenci6n sobre una descripci6n simple de las partes separadas,
sino tambien en la importancia y la relaci6n de esas partes entre
sf
Como estructura conceptual, el sistema administrativo nos ayuda a pensar en la
administraci6n publica 0 privada, y puesto que no es un conjunto fijo de participantes
activos puede servir para dirigir nuestras ideas hacia sucesos generales (es decir, las
generalizaciones sobre actividades administrativas de todos los organismos sociales),
o sobre sucesos particulares (es decir, actividades administrativas circunstanciales).
El sistema organizacional no es un conjunto de patrones fijos en el que los admi-
nistradores establecen relaciones documentadas con su medio ambiente. El sistema es
una estructura conceptual que tiene como finalidad servir de ayuda en el estudio de la
administraci6n.
De la misma forma, podemos desglosar mas nuestra empresa u organismo, en con-
junto de procesos, como son entre otros, los de ventas, producci6n, finanzas, perso-
nal, etc., teniendo cada uno su propio adaptador, el cual
esta constituido por el ana-
lizador de informaci6n de entrada, las reglas de decisi6n, el analizador de informaci6n
intema y la unidad de control. Aunque cada subproceso puede operarse independien-
temente, es necesario un
a d a p t a ~ o r
que integre a todos estos para asegurar una ade-
cuada coordinaci6n entre ellos. A su vez, la subdivisi6n de cada subproceso se hara
en terminos semejantes.
En la figura
1 5
se representa con cierto detalle una empresa como sistema total.
Se tiene como entrada de la informaci6n del ambiente intemo y extemo en materia
econ6mica, politica, social y psico16gica. En esta representaci6n
s610
se muestran los
subsistemas de ventas y producci6n, insistiendo en que los resultados del subsistema
de ventas afectan directamente al de producci6n. Tambien se seiiala que, ademas de
que cada subsistema tiene
su
propio adaptador, existe otro de coordinaci6n general.
t I
1 6 Subs i s t emas de un s is tema organizacional
Como ya se cit6 anteriormente se debe considerar a un organismo social en terminos
de un modelo general de sistema abierto. El sistema abierto esta en interacci6n con-
tinua con su medio ambiente y logra un estado estable 0 de equilibrio dinamico mien-
tras conserva su capacidad de trabajo 0 de transformaci6n de energfa. En efecto, la
supervivencia del sistema
no sena
posible sin un flujo continuo de transformaci6n y
producci6n. El sistema recibe suficientes recursos para mantener su operaci6n, y saca
los recursos transformados hacia el medio ambiente, en cantidad suficiente para que
el cicIo continue, por ejemplo.
EI
organismo recibe insumos de la sociedad en diver-
sas formas: personal, materiales, dinero, informaci6n; transforma estos insumos en
productos, servicios; y paga sueldos y salarios al personal del organismo para man -
tener su participaci6n.
Se debe hacer el mismo tipo de analisis para cualquier tipo de organismo. El punto
de vista de sistema abierto proporciona la base para el desarrollo de una teorfa admi-
nistrativa mas integral.
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No
progra
mada
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Sociologico
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Proceso
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1
Produccion
Yentas
Recursos
humanos
Nivel
estrategico
1.6 Subsistemas de
un
sistema organizacional
ENTR D S
1
1
Finanzas Personal
f+-
S LID S
F E
OR
UNCION S
I
Recursos
I
ateriales
Informacion
POR SU
NATURALEZA
Relaciona al organismo
---+ con su medio ambiente
• Diseiia planes
• Diseiia sistemas integrales
,
1
Otros
servicios
de apoyo
Productos
Sistemas
ambientales
Abierto
Nivel
Coord. Integra las actividades
--'. • Internas
Nivel
operativo
Logra objetivos
efi iente
y efectivamente
POR
SU
NIVEL JER RQUICO
Cerrado
Subsistemas par funcion, par naturaleza, par nivel jerarquica.
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Si examinamos el interior de los elementos del sistema descubriremos que estos
elementos estan compuestos por partes interrelacionadas que actuan para producir
en conjunto las acciones que debe cumpl ir el elemento dentro del sistema. En otras
palabras tambien los elementos son sistemas en si que vienen a ser subsistemas del
sistema examinado.
En general todos los sistemas -fisicos biologicos y sociales- pueden ser consi
derados en un sentido organizacional. Un sistema esta compuesto por subsistemas de
orden menor y tambien forma parte de
un
suprasistema. Por tanto existe cierta je
rarquia entre los componentes del sistema. Muchos autores de la teoria general de
sistemas han concluido que esta relacion jerarquica es muy importante en todo tipo
de sistema. La estructura jerarquica
no
solo se relaciona con los niveles sino que se
basa en la necesidad de agrupamientos incluyendo combinaciones de subsistemas en
un sistema mas amplio con el proposito de coordinar las actividades y procesos.
El sistema administrativo esta integrado por subsistemas los cuales pueden ser
clasificados de acuerdo con los siguientes criterios:
• Por la funcion
0
actividad por ejemplo: comercializacion produccion finan
zas etcetera.
• Por su naturaleza por ejemplo: hombres maquinas informacion productos
etcetera.
• Por el nivel organizacional por ejemplo: estrategico de coordinaci6n y ope
rativo.
En la figura 1.6 podemos observar claramente
1
anterior.
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1 Las organizaciones estan compuestas por niveles 0 subsistemas. Indique
cuales son.
2. De acuerdo con el autor Sayles L. l,cual debe ser el papel del adrninistrador
moderno, bajo el enfoque de sistemas?
3. Segun el grado de aislamiento 0 influencia con el resto del entorno,
l como
se
clasifican los sistemas?
4. Enumere las caracterfsticas de los sistemas abiertos.
5. Explique brevemente los componentes de un sistema organizacional.
6
El sistema organizacional esta integrado por subsistemas. Explique como
pueden ser estos.