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PROCEDIMIENTO DE CALIDAD PARA LA RECEPCIÓN Y PROGRAMACIÓN DE

SOLICITUDES DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS E INVITACIÓN A PROVEEDORES

PC DIFEM AD 01

Elaboró:

Titular del Departamento de Programación de Adquisiciones

Versión:

4

Autorizó Titular de la Dirección de Finanzas, Planeación y Administración

Fecha de Revisión:

11-01-2018

Objetivo:

Incrementar la eficiencia en la celebración de los actos adquisitivos. Recibir y tramitar las solicitudes de adquisiciones, elaboradas por las Unidades Administrativas del DIFEM, verificando que se encuentren debidamente requisitadas, para llevar a cabo el trámite de adquisición de bienes y/o prestación de servicios y estar en posibilidades de programar los actos adquisitivos en sus diferentes modalidades, conforme a la normatividad e invitar a los proveedores externos a participar en los procesos. 1. Alcance Aplica a los servidores públicos encargados de la atención de las solicitudes de adquisiciones de bienes y/o prestación de servicios, programación de actos adquisitivos e invitación a proveedores externos involucrados en el Sistema de Gestión de la Calidad. EXCLUSION: Los Expedientes de Adquisición de Bienes y/o Contratación de Servicios regidos con la Normatividad Federal quedan fuera del alcance de este Procedimiento. 2. Referencias

Ley de Contratación Pública del Estado de México y Municipios; publicada en Gaceta de Gobierno, reformas y adiciones.

Reglamento de la Ley de Contratación Pública del Estado de México y Municipios; publicado en gaceta de Gobierno, reformas y adiciones.

Código Financiero del Estado de México y Municipios; publicado en Gaceta de Gobierno, reformas y adiciones.

Código de Procedimientos Administrativos del Estado de México; publicado en Gaceta de Gobierno, reformas y adiciones.

Presupuesto de Egresos del Gobierno del Estado de México; publicado en Gaceta de Gobierno, reformas y adiciones.

Políticas, Bases y Lineamientos, en materia de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Servicios de las Dependencias, Organismos Auxiliares Tribunales Administrativos del Poder Ejecutivo del Estado de México, publicadas en Gaceta de Gobierno, reformas y adiciones.

Programa Anual de Adquisiciones 2018. Catálogo de Proveedores de Bienes y Servicios del Gobierno del Estado de México;

(SICAPEM). Manual General de Organización del DIFEM; publicado en Gaceta de Gobierno, reformas y

adiciones.



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11-01-2018

3. Responsabilidades y Autoridades Es responsabilidad de los servidores públicos involucrados en el Sistema de Gestión de la Calidad documentar sus actividades conforme a este procedimiento. El Titular de la Dirección de Finanzas, Planeación y Administración es responsable de revisar y aprobar este procedimiento para su aplicación, así como todos los procedimientos (operativos y administrativos) que se requieran. El Titular de la Dirección de Finanzas, Planeación y Administración deberá firmar las Bases para los actos adquisitivos, así como validar las Solicitudes de Adquisiciones de Bienes y/o Prestación de Servicios. Es responsabilidad de la Dirección de Finanzas, Planeación y Administración, emitir el Acta de Fallo de los procesos adquisitivos. Es responsabilidad de la Dirección de Finanzas, Planeación y Administración, firmar el Contrato Administrativo de Adquisición de Bienes y/o Contratación de Servicios. Es responsabilidad del Titular de la Subdirección de Recursos Materiales, elaborar el procedimiento de recepción y programación de solicitudes de adquisición de bienes y servicios e invitación a proveedores. Es responsabilidad del Titular de la Subdirección de Recursos Materiales, rubricar las Bases para los actos adquisitivos; autorizar las Solicitudes de Adquisiciones de Bienes y/o Prestación de Servicios, rubricar el Acta de Fallo y los Contratos Administrativos de Adquisición de Bienes y/o Prestación de Servicios. Es responsabilidad del Titular del Departamento de Programación de Adquisiciones, elaborar de recepción y programación de solicitudes de adquisición de bienes y servicios e invitación a proveedores. El Titular del Departamento de Programación de Adquisiciones, es responsable de recibir, revisar y validar la Solicitud de Adquisiciones de Bienes y/o Prestación de Servicios FO DIFEM AD 01, presentadas por las Unidades Administrativas. El Titular del Departamento de Programación de Adquisiciones, es responsable de determinar la modalidad de los actos adquisitivos a celebrarse. (Licitación Pública Nacional, Invitación Restringida y Adjudicación Directa. Es responsabilidad del Titular del Departamento de Programación de Adquisiciones, elaborar las Bases o Invitación para la Adjudicación Directa, según corresponda.



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El Titular del Departamento de Programación de Adquisiciones, es responsable de convocar a los integrantes del Subcomité de Adquisiciones y Servicios, para la revisión de Bases de Licitación Pública Nacional Presencial FORMATO LIBRE e Invitación Restringida FORMATO LIBRE en su carácter de titular. Es responsabilidad del Titular del Departamento de Programación de Adquisiciones, rubricar las Bases o Invitación para la Adjudicación Directa, según corresponda. El Titular del Departamento de Programación de Adquisiciones, es responsable de verificar la publicación de la Convocatoria para Licitación Pública Nacional Presencial FORMATO LIBRE, la venta de Bases de Licitación Pública Nacional Presencial FORMATO LIBRE y Bases de Invitación Restringida FORMATO LIBRE, de los actos adquisitivos. El Titular del Departamento de Programación de Adquisiciones, es responsable de elaborar, revisar y validar: Bitácora de Invitación, Invitación a Cotizar, Control de Entrega de Bases, Precios de Referencia y Oficio de entrega de Expediente de Compra FO DIFEM AD 23 al Departamento de Compras y Adjudicaciones. El Titular del Departamento de Programación de Adquisiciones, es responsable de verificar que el Expediente de Compra FO DIFEM AD 23, se encuentre debidamente integrado conforme a su procedimiento, antes de remitirlo al Departamento de Compras y Adjudicaciones. El titular del Departamento de Programación de Adquisiciones es responsable de entregar los Expedientes de Compra FO DIFEM AD 23 debidamente integrados al titular del Departamento de Compras y Adjudicaciones. 4. Definiciones

Solicitud de Adquisiciones de Bienes y Servicios.- Es el documento a través del cual las Unidades Administrativas del DIFEM interesadas en la adquisición de bienes o prestación de servicios, tramitan ante el Departamento de Programación de Adquisiciones, su requisición.

Programa Anual de Adquisiciones.- Es el documento que contiene las cantidades anuales y

calendarizadas de los bienes y servicios requeridos por las Unidades Administrativas del DIFEM, para la realización de sus programas operativos en cumplimiento de sus funciones.

Calendario de actos adquisitivos.- Documento que contiene las fechas, horarios y lugares en que se llevarán a cabo los actos adquisitivos en sus diferentes modalidades.



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Convocatoria.- Documento público por el que la convocante invita a participar en un procedimiento de licitación pública, a todas aquellas personas con interés y capacidad para presentar propuestas.

Bitácora de Invitación.- Es el documento que contiene la evidencia de la invitación realizada a los oferentes vía telefónica, escrita o por correo electrónico.

Oferente.- Persona que presenta propuesta técnica y económica para participar en un procedimiento de adquisición de bienes o contratación de servicios.

Precio de Referencia.- Es el precio que presenta la Unidad Administrativa en su Solicitud de Adquisiciones de Bienes y Servicios FO DIFEM AD 01, para que se autorice el techo presupuestal, y adquirir los bienes o la contratación de servicios, con las mejores condiciones de costo.

5. Insumos Solicitud de Adquisiciones de Bienes y Servicios FO DIFEM AD 01. 6. Resultados Integración de Expedientes de Compra FO DIFEM AD 23. 7. Interacción con otros procedimientos Procedimiento de Calidad para Celebrar Actos Adquisitivos y Suscripción de Contratos PC DIFEM AD 02. 8. Políticas

Se podrá asesorar a las Unidades Administrativas del DIFEM en la formulación de requerimientos en materia de adquisiciones o contratación de servicios, con el objeto de prever la calidad y cantidad de bienes y servicios requeridos.

Toda Solicitud de Adquisiciones de Bienes y Servicios FO DIFEM AD 01, deberá estar

debidamente requisitada.



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Cada Unidad Administrativa será responsable de verificar con la Subdirección de Contabilidad y Presupuesto, que se cuente con el recurso disponible para llevar a cabo la adquisición del bien o la prestación del servicio.

Para la adquisición de bienes, la Solicitud de Adquisiciones de Bienes y Servicios FO DIFEM AD 01, deberá contener el sello de no existencia en el Almacén y la firma del Jefe del Departamento de Almacenes.

La revisión de la Solicitud de Adquisiciones de Bienes y Servicios FO DIFEM AD 01, se realizará conjuntamente con la Unidad Administrativa solicitante, en un tiempo no mayor de quince minutos para aceptarla o rechazarla.

9. Desarrollo NO. PUESTO/UNIDAD

ADMINISTRATIVA ACTIVIDAD

1 Unidad Administrativa Solicitante Elabora en original y copia la Solicitud de Adquisiciones de Bienes y Servicios FO DIFEM AD 01, anexa documentación soporte e ingresa con el responsable de la recepción de solicitudes.

2 Responsable de la recepción de solicitudes

Recibe Solicitud de Adquisiciones de Bienes y Servicios FO DIFEM AD 01 y documentación soporte para su verificación. (Ver IT DIFEM AD 01). Verifica y determina:

3 Responsable de la recepción de solicitudes

Si la solicitud no se encuentra debidamente requisitada, la devuelve a la Unidad Administrativa solicitante para su elaboración nuevamente

4 Unidad Administrativa Solicitante Recibe Solicitud de Adquisiciones de Bienes y Servicios FO DIFEM AD 01, y elabora nuevamente. Se conecta con actividad 1.

5 Responsable de la recepción de solicitudes.

Si la Solicitud de Adquisiciones de Bienes y Servicios FO DIFEM AD 01 se encuentra debidamente requisitada, registra en el Libro de Control de Solicitudes Autorizadas FO DIFEM AD 02, determina modalidad de compra de acuerdo a los montos autorizados, asigna folio y sella de recibido en original y copia, entrega copia a la Unidad Administrativa solicitante. Turna la Solicitud de Adquisiciones de Bienes y Servicios FO DIFEM AD 01 y documentación soporte mediante el formato libre de control interno Reporte



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de Solicitudes de Adquisición de Bienes y Servicios al Titular del Departamento de Programación de Adquisiciones.

6 Titular del Departamento de Programación de Adquisiciones

Recibe Solicitud de Adquisiciones de Bienes y Servicios FO DIFEM AD 01 con la documentación soporte y formato libre de control interno Reporte de Solicitudes de Adquisición de Bienes y Servicios, revisa, valida mediante firma y remite al Subdirector de Recursos Materiales para su autorización.

7 Titular de la Subdirección de Recursos Materiales

Recibe y sella formato libre de control interno Reporte de Solicitudes de Adquisición de Bienes y Servicios de recibido de la Solicitud de Adquisiciones de Bienes y Servicios FO DIFEM AD 01 autoriza y recaba firma de autorización del Titular de la Dirección de Finanzas, Planeación y Administración. Devuelve Solicitud de Adquisiciones de Bienes y Servicios FO DIFEM AD 01 debidamente autorizada, al Titular del Departamento de Programación de Adquisiciones para continuar el proceso adquisitivo y formato de control interno, sellado de recibido.

8 Jefe del Departamento de Programación de Adquisiciones

Recibe formato libre de control interno Reporte de Solicitudes de Adquisición de Bienes y Servicios y Solicitud de Adquisiciones de Bienes y Servicios FO DIFEM AD 01 debidamente autorizada y de acuerdo a la modalidad de compra determina y sella formato de control interno de recibido y archiva para su control.


Si la modalidad es Licitación Pública Nacional Presencial (LPNP), Invitación Restringida (IR) o Adjudicación Directa (AD), turna al responsable de programación e instruye elaboración de bases de Licitación Pública Nacional FORMATO LIBRE o Bases de Invitación Restringida FORMATO LIBRE, Convocatoria para Licitación Pública Nacional FORMATO LIBRE y en su caso, Invitación para Adjudicación Directa FORMATO LIBRE.

10 Responsable de la programación Recibe instrucción y Solicitud de Adquisiciones de Bienes y Servicios FO DIFEM AD 01 debidamente autorizada. Elabora el Calendario de Actos Adquisitivos FO DIFEM AD 04, conforme al Instructivo de Trabajo para Programar Licitaciones Públicas Nacionales,



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Invitación Restringida y Adjudicaciones Directas IT DIFEM AD 02. Elabora documentos de acuerdo a lo siguiente:

A) Licitación Pública Nacional Presencial, Bases de Licitación Pública Nacional Presencial FORMATO LIBRE ver IT DIFEM AD 04.

B) Invitación Restringida, Bases de Invitación Restringida FORMATO LIBRE ver IT DIFEM AD 04.

C) Adjudicación Directa, Invitación para Adjudicación Directa FORMATO LIBRE ver IT DIFEM AD 04.

Abre Expediente de Compra FO DIFEM AD 23, integra Solicitud de Adquisiciones de Bienes y Servicios FO DIFEM AD 01, la documentación soporte y la Hoja Única para el Control del Expediente de Procedimiento Adquisitivo FO DIFEM AD 27. Archiva temporalmente. De acuerdo al Calendario de Actos Adquisitivos FO DIFEM AD 04 convoca al Subcomité Técnico de Revisión de Bases de Licitación Pública Nacional FORMATO LIBRE, Invitación Restringida FORMATO LIBRE, Adjudicación Directa FORMATO LIBRE según sea el caso. Turna de manera económica las Bases de Licitación Pública Nacional Presencial FORMATO LIBRE, las Bases de Invitación Restringida FORMATO LIBRE o la Invitación de Adjudicación Directa FORMATO LIBRE al Titular del Departamento de Programación de Adquisiciones.

11 Titular del Departamento de Programación de Adquisiciones.

Recibe bases de Licitación Pública Nacional Presencial FORMATO LIBRE, Bases de Invitación Restringida FORMATO LIBRE o Invitación de Adjudicación Directa FORMATO LIBRE y las presenta para revisión conjunta con el Subcomité Técnico de Revisión de Bases.

12 Subcomité Técnico de Revisión de Bases Jefe del Departamento

Revisan y analizan los proyectos de bases Licitación Pública Nacional Presencial, Invitación Restringida y



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de Programación de Adquisiciones.

Adjudicación Directa, según corresponda. Realizan validación y el Departamento de Programación de Adquisiciones continúa con el proceso.


Remite al Titular del Departamento de Compras y Adjudicaciones en su carácter de Secretario Ejecutivo del Comité de Adquisiciones y Servicios del DIFEM, las Bases de Licitación Pública Nacional Presencial FORMATO LIBRE, Bases de Invitación Restringida FORMATO LIBRE o la Invitación de Adjudicación Directa FORMATO LIBRE, para su validación por parte del Comité de Adquisiciones y Servicios.

14 Secretario Ejecutivo del Comité de Adquisiciones y Servicios

Recibe Bases de Licitación Pública Nacional Presencial FORMATO LIBRE, Bases de Invitación Restringida FORMATO LIBRE o Invitación de Adjudicación Directa FORMATO LIBRE y convoca al Comité de Adquisiciones y Servicios.

15 Comité de Adquisiciones y Servicios

Recibe y valida las Bases de los procesos adquisitivos de Licitación Pública Nacional Presencial FORMATO LIBRE, Bases de Invitación Restringida FORMATO LIBRE o la Invitación de Adjudicación Directa FORMATO LIBRE. y turna al Titular del Departamento de Programación de Adquisiciones para continuar con el proceso.


Recibe Bases de Licitación Pública Nacional Presencial FORMATO LIBRE, Bases de Invitación Restringida FORMATO LIBRE o la Invitación de Adjudicación Directa FORMATO LIBRE de los procesos adquisitivos y procede según sea el caso. Y turna al responsable de la programación.

17 Responsable de la Programación Recibe:

A. Bases de Licitación Pública Nacional Presencial FORMATO LIBRE, elabora Convocatoria para Licitación Pública Nacional FORMATO LIBRE elabora y remite oficio debidamente firmado por el Titular del Departamento de Programación de Adquisiciones a la Unidad de Comunicación Social para su publicación en un diario Nacional y uno Local. (ver IT DIFEM AD 03).



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B. Bases de Invitación Restringida FORMATO

LIBRE, elabora Invitación a Cotizar FO DIFEM AD 18.

C. Se elabora la Invitación para Adjudicación

Directa FORMATO LIBRE. Extrae Expediente de Compra FO DIFEM AD 23 que fue archivado temporalmente e integra estos documentos según la modalidad de compra y remite Expediente de Compra FO DIFEM AD 23 al responsable de la invitación a proveedores.

18 Responsable de la invitación a proveedores

Recibe Expediente de Compra FO DIFEM AD 23, debidamente requisitado y determina: En el caso de Adjudicación Directa e Invitación Restringida, verifica en la página de Internet (SAAC), posibles proveedores de bienes y servicios y presenta propuesta de proveedores al Jefe del Departamento de Programación de Adquisiciones


Recibe y valida propuesta de proveedores e instruye al responsable de la invitación a proveedores, verifique en el sistema de consulta del Boletín de Empresas Objetadas de la Secretaría de la Contraloría del Gobierno del Estado de México

20 Responsable de la Invitación a proveedores externos

Recibe instrucción y procede a la verificación el sistema de consulta del Boletín de Empresas Objetadas de la Secretaría de la Contraloría del Gobierno del Estado de México e imprime resultado de la verificación e integra al Expediente de Compras FO DIFEM AD 23. Así como la Elaboración de lo siguiente: Bitácora de Invitación a Oferentes FO DIFEM AD 09, Control de Entrega de Bases a Oferentes FO DIFEM AD 10, Registro de Asistencia al Acto de Presentación, Apertura y Evaluación de Propuestas, Dictamen y Fallo FO DIFEM AD 13, Formato Invitación a Cotizar FO DIFEM AD 18, formato Promedio de Precios de Referencia FORMATO LIBRE, Formato Cédula de Autocontrol Adquisición de Bienes y Servicios



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FORMATO LIBRE, según modalidad. Llenado del formato Hoja Única para el Control de Expediente de Procedimiento Adquisitivo FO DIFEM AD 27. e integra al Expediente de Compras FO DIFEM AD 23. Obtiene firma de validación del Jefe de Programación de y Adquisiciones del Expediente de Compra FO DIFEM AD 23

21 Responsable de la Invitación a proveedores externos

En el caso de Licitación Pública Nacional Presencial, entrega copia de las Bases a los proveedores que acrediten mediante el recibo de pago la adquisición de las mismas para el procedimiento adquisitivo, registrándose en el formato Control de Entrega de Bases a Oferentes FO DIFEM AD 10 y valida el control de entrega de Bases a oferentes e integra en el Expediente de Compra FO DIFEM AD 23, así como copia del recibo de pago bases.

En el caso de Invitación Restringida, envía la invitación vía correo electrónico a los proveedores propuestos para confirmar su participación conforme al Instructivo de Trabajo para la Invitación a Oferentes IT DIFEM AD 05. Entrega copia de las bases a los proveedores externos que acrediten mediante el recibo de pago la adquisición de las mismas para el procedimiento adquisitivo, registrándose en el formato Control de Entrega de Bases a Oferentes FO DIFEM AD 10, valida el control e integra en el Expediente de Compra FO DIFEM AD 23, así como copia del recibo de pago bases.

En el caso de Adjudicación Directa, envía la invitación vía correo electrónico a los proveedores propuestos para confirmar su participación conforme al Instructivo de Trabajo para la Invitación a Oferentes IT DIFEM AD 05. Integra el Expediente de Compra FO DIFEM AD 23 y verifica en el formato Hoja Única para el Control de Expediente de Procedimiento Adquisitivo FO DIFEM AD 27.



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Turna el Expediente de Compra FO DIFEM AD 23 al Jefe del Departamento de Programación de Adquisiciones.


Recibe Expediente de Compra FO DIFEM AD 23 y turna a través de oficio al Jefe de Departamento de Compras y Adjudicaciones para su seguimiento. Se conecta al Procedimiento de Calidad para la Celebración de Actos Adquisitivos PC DIFEM AD 02.

10.- Medición Lograr el 80% de atención a solicitudes de adquisición de bienes y/o prestaciones, en un plazo no mayor a 30 días. 11.- Registro de Evidencias Gráficas de evaluación del indicador e interpretación Hoja Única para el Control de Expediente de Procedimiento Adquisitivo FO DIFEM AD 27. 12.- Objetivos de Calidad Asegurar que los bienes y/o servicios solicitados por las áreas usuarias sean adquiridos en el tiempo y condiciones oportunas, para satisfacer sus necesidades de operación. 13.- Formatos e Instructivos Solicitud de Adquisición de Bienes y Servicios FO DIFEM AD 01 Reporte de solicitudes de Adquisiciones de Bienes y Servicios FORMATO LIBRE Libro de Control de Solicitudes Autorizadas FO DIFEM AD 02 Libro de Control de Modalidades Adquisitivas FO DIFEM AD 03 Calendario de Actos Adquisitivos FO DIFEM AD 04 Convocatoria para Licitación Pública Nacional Presencial FORMATO LIBRE Bases de Licitación Pública Nacional Presencial FORMATO LIBRE Bases de Invitación Restringida FORMATO LIBRE Invitación para Adjudicación Directa FORMATO LIBRE Bitácora de Invitación a Oferentes FO DIFEM AD 09 Control de Entrega de Bases a oferentes FO DIFEM AD 10 Invitación a Cotizar FO DIFEM AD 18 Expediente de Compra FO DIFEM AD 23



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11-01-2018

Promedio de Precios de Referencia FORMATO LIBRE Formato Reporte de Solicitudes de Adquisición de Bienes y Servicios Instructivo de Trabajo para Recibir Solicitudes de Adquisiciones IT DIFEM AD 01 Instructivo de Trabajo para Programar Licitaciones Públicas Nacionales Presenciales, Invitaciones Restringidas y Adjudicaciones Directas IT DIFEM AD 02 Instructivo de Trabajo para Publicación de Convocatoria IT DIFEM AD 03 Instructivo de Trabajo para la Elaboración de Bases IT DIFEM AD 04 Instructivo de Trabajo para la Invitación a Oferentes IT DIFEM AD 05

PROCEDIMIENTO DE CALIDAD PARA CELEBRAR ACTOS ADQUISITIVOS Y

SUSCRIPCIÓN DE CONTRATOS

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Titular de la Subdirección de Recursos Materiales

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Fecha de Revisión:

11-01-2018

Objetivo Celebrar los actos adquisitivos de los bienes y prestación de servicios solicitados por las unidades administrativas del DIFEM, mediante Licitación Pública Nacional Presencial, Invitación Restringida o Adjudicación Directa según sea el caso, a efecto de proveer los insumos o servicios necesarios para el cumplimiento de los objetivos de los programas institucionales. Suscribir los contratos para proveer los insumos o servicios necesarios a las unidades administrativas del DIFEM, para el cumplimiento de los objetivos de los programas institucionales, mediante la celebración de actos adquisitivos de los bienes y/o prestación servicios solicitados.

1. Alcance Aplica a los servidores públicos encargados de la celebración de actos adquisitivos y suscripción de contratos, involucrados en el Sistema de Gestión de la Calidad. 2. Referencias

Ley de Contratación Pública del Estado de México y Municipios; publicada en Gaceta de Gobierno, reformas y adiciones.

Reglamento de la Ley de Contratación Pública del Estado de México y Municipios; publicado en Gaceta de Gobierno, reformas y adiciones.

Código Financiero del Estado de México y Municipios; publicado en Gaceta de Gobierno, reformas y adiciones.

Código de Procedimientos Administrativos del Estado de México; publicado en Gaceta de Gobierno, reformas y adiciones.

Presupuesto de Egresos del Gobierno del Estado de México; publicado en Gaceta de Gobierno, reformas y adiciones.

Políticas, Bases y Lineamientos, en materia de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Servicios de las Dependencias, Organismos Auxiliares Tribunales Administrativos del Poder Ejecutivo del Estado de México, publicadas en Gaceta de Gobierno; reformas y adiciones.

Programa Anual de Adquisiciones; 2018. Catálogo de Proveedores de Bienes y Servicios del Gobierno del estado de México

SICAPEM, reformas y adiciones. Manual General de Organización del DIFEM; publicado en Gaceta de Gobierno, reformas y

adiciones. 3. Responsabilidades y Autoridades Es responsabilidad de los servidores públicos involucrados en el Sistema de Gestión de la Calidad documentar sus actividades conforme a este procedimiento.



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Fecha de Revisión:

11-01-2018

El titular de la Dirección de Finanzas, Planeación y Administración, es responsable de revisar y aprobar este procedimiento para su aplicación, así como todos los procedimientos (operativos y administrativos) que se requieran. El titular de la Dirección de Finanzas, Planeación y Administración, es responsable de firmar el acta de fallo FORMATO LIBRE en su carácter de convocante. El titular de la Dirección, Planeación y Administración, es responsable de firmar los Contratos FORMATO LIBRE. El titular de la Dirección, Planeación y Administración, en su carácter de Presidente del Comité de Adquisiciones y Servicios es responsable de convocar a los integrantes del Comité de Adquisiciones y Servicios a la celebración de los actos de presentación y apertura de propuestas técnicas y económicas, dictamen y fallo. Es responsabilidad del titular de la Subdirección de Recursos Materiales, elaborar el procedimiento de Celebración de Actos Adquisitivos y Suscripción de Contratos y vigilar su cumplimiento. Es responsabilidad del titular de la Subdirección de Recursos Materiales, rubricar los Contratos FORMATO LIBRE. El Titular del Departamento de Compras y Adjudicaciones, es responsable de la verificación y recepción del Expediente de Compra FO DIFEM AD 23, remitido por el Departamento de Programación de Adquisiciones. El Titular del Departamento de Compras y Adjudicaciones, es responsable de convocar a los integrantes del Comité de Adquisiciones y Servicios para la validación de Bases de Licitación Pública Nacional Presencial FORMATO LIBRE e Invitación Restringida FORMATO LIBRE en su carácter de Secretario Ejecutivo. El Titular del Departamento de Compras y Adjudicaciones, es responsable de rubricar las Bases de Licitación Pública Nacional Presencial FORMATO LIBRE e Invitación Restringida FORMATO LIBRE. El Titular del Departamento de Compras y Adjudicaciones, es responsable de llevar a cabo el Acto de Junta de Aclaraciones, en su caso. El Titular del Departamento de Compras y Adjudicaciones, es responsable de llevar a cabo el Acto de Presentación y Apertura de Propuestas Técnicas y Económicas. El Titular del Departamento de Compras y Adjudicaciones, es responsable de convocar a los integrantes del Comité de Adquisiciones y Servicios para llevar a cabo la evaluación de propuestas y emisión del Dictamen, en su carácter de Secretario Ejecutivo.



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Fecha de Revisión:

11-01-2018

El Titular del Departamento de Compras y Adjudicaciones, es responsable de rubricar el Acta de Fallo. El Titular del Departamento de Compras y Adjudicaciones, es responsable de llevar a cabo el Acto de Comunicación de Fallo. Es responsabilidad del Titular del Departamento de Compras y Adjudicaciones, elaborar, revisar y rubricar los Contratos Administrativos de Adquisición de Bienes y/o Contratación de Servicios. Es responsabilidad del titular del Departamento de Compras y Adjudicaciones elaborar este procedimiento y vigilar su cumplimiento. El titular del Departamento de Compras y Adjudicaciones, es responsable de convocar a la Junta de Aclaraciones a la unidad administrativa interesada en la adquisición de bienes o servicios y al representante del Órgano de Control Interno. El titular del Departamento de Compras y Adjudicaciones, es responsable de verificar que los Expedientes de Compra FO DIFEM AD 23 contengan:

La documentación presentada por los oferentes (propuesta técnica y económica). Acta de Presentación y Apertura Propuestas Técnicas y Económicas FORMATO LIBRE. Dictamen de Adjudicación FORMATO LIBRE. Acta de Fallo FORMATO LIBRE. Acta de Comunicación de fallo FORMATO LIBRE.

El titular del Departamento de Compras y Adjudicaciones es responsable de revisar y rubricar el contrato FORMATO LIBRE. El titular del Departamento de Compras y Adjudicaciones en su carácter de Secretario Ejecutivo del Comité de Adquisiciones y Servicios, es responsable de elaborar y firmar el Dictamen de Adjudicación FORMATO LIBRE y elaborar y rubricar el Acta de Fallo FORMATO LIBRE. El titular del Departamento de Compras y Adjudicaciones, es responsable de elaborar y firmar el Acta de Presentación y Apertura de propuestas Técnicas y Económicas FORMATO LIBRE y el Acta de Comunicación de Fallo FORMATO LIBRE. 4. Definiciones



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Fecha de Revisión:

11-01-2018

Junta de Aclaraciones.- Es el acto mediante el cual los oferentes participantes, solicitan por escrito se les aclare sobre los aspectos técnicos y administrativos establecidos en las Bases de Licitación Pública Nacional Presencial o Invitación Restringida según corresponda. Presentación y Apertura de Propuestas Técnicas y Económicas.- Es el acto mediante el cual los oferentes entregan sus propuestas técnicas y económicas, las cuales se analizan verificando que las mismas cumplan con la información, documentación y demás requisitos solicitados en las Bases de Licitación Pública Nacional Presencial, Invitación Restringida o Invitación para Adjudicación Directa. Dictamen.- Es el documento en el que se hace constar la reseña cronológica de los actos de procedimiento y el análisis de las propuestas, invocando las razones y el fundamento de su aceptación o desechamiento, el cual servirá de base para el fallo de adjudicación. Fallo.- Es el documento mediante el cual se informa la adjudicación efectuada a favor del oferente que de entre los participantes reunió los requisitos solicitados en las bases y que haya ofrecido las mejores condiciones en cuanto a precio y calidad para el Organismo. Comunicación de Fallo.- Es el documento en que el o los oferentes acusan de recibido el fallo. Contrato.- Es el documento mediante el cual se establecen las obligaciones y derechos tanto del Organismo como del proveedor externo adjudicado. Servidor Público designado por la Convocante.- Servidor público que designa la Convocante para llevar a cabo el desarrollo de los actos de junta de aclaraciones, recepción y apertura de propuestas técnicas y económicas, dictamen, fallo y comunicación del fallo, con nivel mínimo de Jefe de Departamento. 5. Insumos Expediente de Compra FO DIFEM AD 23 (actos adquisitivos). 6. Resultados Suscripción de Contratos FORMATO LIBRE 7. Interacción con otros procedimientos. Procedimiento de Calidad para la Recepción y Programación de Solicitudes de Adquisición de Bienes y Servicios e Invitación a Proveedores PC DIFEM AD 01.



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11-01-2018

8. Políticas

Se deberán adquirir con calidad y de manera oportuna los bienes y servicios requeridos por las Unidades Administrativas del DIFEM.

En la modalidad de Adjudicación Directa, la apertura de ofertas técnicas y económicas se

deberán llevar a cabo sin la presencia de los oferentes.

Los oferentes interesados deberán registrarse dentro de los 30 minutos anteriores a la hora programada para la celebración de la Junta de Aclaraciones, en su caso.

Los oferentes interesados deberán registrarse dentro de los 30 minutos anteriores a la hora programada para la celebración del acto de presentación y apertura de propuestas Técnicas y Económicas.

El Expediente de Compra FO DIFEM AD 23, deberá ser debidamente requisitado e integrado

9. Desarrollo.

No. Puesto/ Unidad Administrativa Actividad

1 Titular del Departamento de Compras y Adjudicaciones

Recibe Expediente de Compra FO DIFEM AD 23, verifica que se encuentre debidamente integrado y determina:


En caso de que no esté debidamente integrado, regresa Expediente de Compra FO DIFEM AD 23 al Titular del Departamento de Programación de Adquisiciones, señala documentación faltante.


Recibe Expediente de Compra FO DIFEM AD 23 y se integra la documentación correspondiente faltante.

Se conecta con la actividad No. 1.


Si el Expediente de Compra FO DIFEM AD 23 está debidamente integrado, procede de la siguiente forma:

A) Si se trata de Licitación Pública Nacional Presencial o Invitación Restringida, convoca a Junta de Aclaraciones en su caso, mediante oficio FORMATO LIBRE, a la unidad administrativa interesada en la adquisición de los bienes o servicios y al



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Fecha de Revisión:

11-01-2018


representante del Órgano de Control Interno.

B) Si se trata de Adjudicación Directa elabora oficio FORMATO LIBRE para firma del Titular de la Dirección de Finanzas, Planeación y Administración en su carácter de Presidente del Comité de Adquisiciones y Servicios, el cual convoca a los integrantes del Comité de Adquisiciones y Servicios para la apertura de propuestas técnicas y económicas de los oferentes participantes. Se conecta al paso 16.


Turna Expediente de Compra FO DIFEM AD 23 a la Secretaria del Departamento de Compras y Adjudicaciones e instruye para elaborar Registro de Participantes a Junta de Aclaraciones FO DIFEM AD 11.

6 Departamento de Compras y Adjudicaciones/ Secretaria

Realiza el registro. y remite al Titular del Departamento de Compras y Adjudicaciones el Expediente de Compra FO DIFEM AD 23


Para el caso de Licitaciones Públicas Nacionales o Invitaciones Restringidas, en la fecha señalada en las Bases de Licitación Pública Nacional FORMATO LIBRE, Bases de Invitación Restringida FORMATO LIBRE celebra Junta de Aclaraciones, en su caso (ver IT DIFEM AD 06) a efecto de dar respuesta a las preguntas planteadas por los oferentes.

Instruye a la Secretaria para elaborar el Acta de Junta de Aclaraciones FORMATO LIBRE.

Recaba la firma de los participantes e indica a la Secretaria obtener copias del Acta de Junta de Aclaraciones FORMATO LIBRE para su entrega a los participantes.

Integra original del Acta de Junta de Aclaraciones FORMATO LIBRE al Expediente de Compra FO DIFEM AD 23, y lo archiva temporalmente.


Instruye al encargado de las sesiones del Comité de Adquisiciones y Servicios, la elaboración de la carpeta para



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la celebración del acto de presentación, apertura y evaluación de propuestas, dictamen y fallo y oficio de convocatoria firmado por el Titular de la Dirección de Finanzas, Planeación y Administración en su carácter de Presidente del Comité de Adquisiciones y Servicios para la Sesión correspondiente.


8 Encargado de las Sesiones del Comité de Adquisiciones de Bienes y Servicios.

Recibe instrucción, integra carpeta para el Comité de Adquisiciones y Servicios, (ver IT DIFEM AD 09) para la celebración del acto de presentación, apertura y evaluación de propuestas, dictamen y fallo.

Elabora en original y copia el oficio FORMATO LIBRE para firma del Titular de la Dirección de Finanzas, Planeación y Administración en su carácter de Presidente del Comité de Adquisiciones y Servicios para convocar a los integrantes a la Sesión correspondiente.

Entrega carpeta y oficio original a los integrantes del Comité de Adquisiciones y Servicios previo acuse de recibo y lo integra a la carpeta del Comité.

9 Secretaria del Departamento de Compras y Adjudicaciones

Recibe instrucción y en la fecha señalada en las Bases de Licitación Pública Nacional FORMATO LIBRE, Bases de Invitación Restringida FORMATO LIBRE o Invitación a Adjudicación FORMATO LIBRE, elabora Registro de Asistencia al Acto de Presentación, Apertura y Evaluación de Propuestas, Dictamen y Fallo FO DIFEM AD 13 y lo entrega al Titular del Departamento de Compras y Adjudicaciones junto con el Expediente de Compra FO DIFEM AD 23.


Recibe Registro de Asistencia al Acto de Presentación, Apertura y Evaluación de Propuestas, Dictamen y Fallo FO DIFEM AD 13 y Expediente de Compra FO DIFEM AD 23.

Celebra en la hora señalada en las Bases de Licitación Pública Nacional Presencial FORMATO LIBRE, Bases de Invitación Restringida FORMATO LIBRE o Invitación a Adjudicación Directa FORMATO LIBRE, el Acto de



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Presentación y Apertura de propuestas Técnicas y Económicas.

Lleva a cabo la apertura de las propuestas técnicas y económicas y evalúa cuantitativamente para determinar la aceptación o desechamiento de las mismas (ver IT DIFEM AD 07).

Instruye al encargado de las sesiones del Comité de Adquisiciones y Servicios para la elaboración del Acta de Presentación y Apertura de propuestas Técnicas y Económicas FORMATO LIBRE.


Una vez aperturadas las propuestas Técnicas y Económicas determina.


Si los precios ofertados no son convenientes para la Institución, solicita a los oferentes presentar Contraoferta FO DIFEM AD 26, (ver IT DIFEM AD 07). Si ésta es conveniente para la Institución, se adjudica e instruye al encargado de las sesiones del Comité de Adquisiciones y Servicios que elabore el Acta de Cotraoferta FORMATO LIBRE.

Revisa Contraoferta FO DIFEM AD 26, en caso de que aun los precios contraofertados no sean convenientes para la Institución, se solicita a los oferentes presenten una segunda y última contraoferta FO DIFEM AD 26, si los precios aún resultan inconvenientes se procede a declarar desierto el procedimiento o las partidas, según corresponda.

Elabora Acta de Presentación y Apertura de propuestas Técnicas y Económicas FORMATO LIBRE, Dictamen de Adjudicación FORMATO LIBRE, Acta de Fallo FORMATO LIBRE y Acta de Comunicación de Fallo FORMATO LIBRE, asentando que se declara desierto el procedimiento o las partidas y recaba firmas de los asistentes y la integra al Expediente de Compra FO DIFEM AD 23.

Instruye a la Secretaria para la elaboración de oficio original para informar al Titular del Departamento de Programación



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de Adquisiciones, para su reprogramación.

Se conecta al PC DIFEM AD 01.


Si los precios ofertados son convenientes para la Institución, elabora Acta de Presentación y Apertura de Propuestas Técnicas y Económicas FORMATO LIBRE, recaba firmas de los asistentes, obtiene copias del Acta para su entrega e integra al Expediente de Compra FO DIFEM AD 23.

Da inicio a la Sesión del Comité de Adquisiciones y Servicios para llevar a cabo el análisis cualitativo de las propuestas Técnicas y Económicas.

14 Titular del Departamento de Compras y Adjudicaciones en su carácter de Secretario Ejecutivo del Comité de Adquisiciones de Bienes y Servicios.

Instruye al encargado de las sesiones del Comité de Adquisiciones y Servicios para la elaboración del Dictamen de Adjudicación FORMATO LIBRE y asigna número de dictamen según Libro de Control de Dictámenes FO DIFEM AD 16.

Recaba firmas de los integrantes del Comité de Adquisiciones y Servicios, (ver IT DIFEM AD 07).

Instruye al encargado de las sesiones del Comité de Adquisiciones y Servicios para la elaboración del Acta de Fallo FORMATO LIBRE y recaba firma del Titular de la Dirección de Finanzas, Planeación y Administración en su carácter de convocante.

Toma una copia del Acta de Fallo FORMATO LIBRE y la entrega a cada uno de los oferentes participantes. Instruye al encargado de las sesiones del Comité de Adquisiciones y Servicios para la elaboración del Acta de Comunicación de Fallo FORMATO LIBRE, firma y recaba firmas de los oferentes participantes.

Verifica la integración del Expediente de Compra FO DIFEM AD 23 de este procedimiento que deberá contener:

Propuestas Técnicas y Económicas. Acta de Presentación y Apertura de Propuestas



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Técnicas y Económicas FORMATO LIBRE. Contraoferta FO DIFEM AD 26 y Acta de

Contraoferta en su caso. Dictamen de Adjudicación FORMATO LIBRE Acta de Fallo FORMATO LIBRE Acta de Comunicación de Fallo FORMATO LIBRE

Remite Expediente de Compra FO DIFEM AD 23 al responsable de elaboración de contratos.

15 Responsable de elaboración de contratos

Recibe Expediente de Compra FO DIFEM AD 23

Con base al Acta de Fallo FORMATO LIBRE, elabora Contrato FORMATO LIBRE según corresponda (ver IT DIFEM AD 08).

16 Responsable de elaboración de contratos.

Entrega al Titular del Departamento de Compras y Adjudicaciones para su validación.


Recibe Contrato FORMATO LIBRE ya elaborado.

Revisa y rubrica Contrato FORMATO LIBRE.

Remite al SubTitular de la Dirección de Recursos Materiales para su revisión y rubrica.

18 SubTitular de la Dirección de Recursos Materiales

Recibe Contrato FORMATO LIBRE.

Revisa y rubrica Contrato FORMATO LIBRE.

Obtiene firma del Titular de la Dirección de Finanzas, Planeación y Administración.

Devuelve Contrato FORMATO LIBRE debidamente firmado al Titular del Departamento de Compras y Adjudicaciones.


Recibe Contrato FORMATO LIBRE debidamente firmado y turna al Responsable de elaboración de contratos.

20 Responsable de elaboración de contratos.

Recibe Contrato FORMATO LIBRE debidamente firmado y cita al proveedor adjudicado para la suscripción del Contrato FORMATO LIBRE.

Recaba firma del proveedor en el Contrato FORMATO



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LIBRE e integra al Expediente de Compra FO DIFEM AD 23.



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10.- Medición

Lograr el 80% de atención a solicitudes de adquisición de bienes y/o prestaciones, en un plazo no mayor a 30 días.

11. Registro de Evidencias

Expediente de compra FO DIFEM AD 23. 12. Formatos e Instructivos

Expediente de compra FO DIFEM AD 23. Registro de Participantes a Junta de Aclaraciones FO DIFEM AD 11 Acta de Junta de Aclaraciones FORMATO LIBRE Registro de Asistencia al Acto de Presentación, Apertura y Evaluación de Propuestas,

Dictamen y Fallo FO DIFEM AD 13 Acta de Presentación y Apertura de propuestas Técnicas y Económicas FORMATO LIBRE. Dictamen de Adjudicación FORMATO LIBRE Libro de Control de Dictámenes FO DIFEM AD 16 Acta de Fallo FORMATO LIBRE Acta de Comunicación de Fallo FORMATO LIBRE Contraoferta FO DIFEM AD 26 Acta de Contraoferta FORMATO LIBRE Instructivo de Trabajo para la Operación del Acto de Junta de Aclaraciones IT DIFEM AD 06 Instructivo de Trabajo para la Operación del Acto de Presentación, Apertura y Evaluación de

Propuestas, Dictamen y Fallo IT DIFEM AD 07 Instructivo de Trabajo para la Elaboración de Contratos IT DIFEM AD 08 Instructivo de Trabajo para la Integración de la Carpeta para el Comité de Adquisiciones y

Servicios IT DIFEM AD 09

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