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Curso de verano –Ciclo 2018

MANUAL

Sistemas de

Almacenamiento en la Nube:

explorando Dropbox y

Google Drive.

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¿Qué es un sistema de almacenamiento en la nube?

Es un modelo de servicio en el cual los datos de un sistema de cómputo se almacenan, se administran y

respaldan de forma remota, típicamente en servidores que están en la nube y que son administrados por un

proveedor del servicio. Estos datos se ponen a disposición de los usuarios a través de una red, como lo es

Internet.

Ventajas principales de un sistema en la nube:

• Elasticidad en el espacio disponible. Se suelen manejar por bloques de información, por ejemplo, es

posible contratar 5GB, 10GB, 30GB o 100GB.

• Resulta útil para respaldar la información almacenada, tenerla accesible desde cualquier dispositivo y,

hasta, compartir archivos y carpetas.

• Algunos sistemas ofrecen la posibilidad de edición online de forma colaborativa.

A continuación exploraremos dos tipos de sistemas: Google Drive y Dropbox.

Google Drive

Para hacer uso del servicio es necesario disponer de una cuenta de Google.

Google Drive nos permite almacenar diferentes archivos y carpetas para

que estén disponibles desde cualquier PC o dispositivo móvil en cualquier

parte. De esta manera si actualizamos un archivo desde cualquier lugar

esta actualización será visible en todos los demás dispositivos desde

donde accedamos a nuestra cuenta de Google, y esto se realiza de

manera transparente para el usuario.

Actualmente Google Drive nos permite almacenar gratuitamente

hasta 15 GB de datos, con opción a ampliar espacio previo pago.

También nos permite crear documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones y formularios, que serán

almacenados directamente en Google Drive por lo que podremos acceder a ellos desde cualquier sitio con

cualquier dispositivo móvil o PC.

Esta funcionalidad es muy útil y nos permite disponer de nuestros archivos desde cualquier PC o dispositivo

móvil, de esta manera no vamos a depender de tener un PC in situ con dichos archivos, y además con programas

adecuados para la gestión de documentos, hojas de cálculo, de presentaciones. De esta manera para trabajar

con nuestros archivos tan solo necesitaremos un navegador y una conexión a internet.

Podemos compartir carpetas y archivos evitando, de esta manera, tener que usar el correo electrónico, u otros

métodos más rudimentarios, para estar enviando y recibiendo archivos entre diferentes personas.

La funcionalidad más interesante que permite la compartición de archivos es que todos los usuarios que tengan

un mismo archivo podrán editarlo a la vez, y todos verán los cambios que están realizando los demás en su

propia pantalla mientras se tiene el documento abierto. Como los archivos que se están editando en Google

Drive no necesitan ser almacenados cada vez que hay un cambio, sino que se almacenan automáticamente

cada vez que se detecta un cambio, el más mínimo cambio en el archivo es almacenado y se refleja en todas las

pantallas de los usuarios que tengan abierto el mismo documento.

Google Drive guardará un historial perpetuo de revisiones de los documentos, hojas de cálculo y presentaciones

que generemos con él, esto quiere decir que cada.

En el caso que generemos documentos, hojas de cálculo y presentaciones de manera colaborativa con otras

personas Google Drive permite trabajar en dichos archivos de forma única, sin tener que estar manejando varias

copias del archivo.

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¿Cómo acceder a Google Drive?

• ¿Qué necesitamos para acceder?

Para acceder a Google Drive necesitamos una cuenta de Google, si dispones de una cuenta de Gmail ya

dispones de una cuenta de Google y puedes acceder a Google Drive.

• ¿Cómo acceder desde mi Gmail?

1- Ingresar a Google y desde hacer click en la opción GMAIL que se encuentra en el margen superior

derecho de la pantalla

2- Colocar el usuario y contraseña de tu cuenta de Google.

3- Dirigirse con el cursor al margen superior derecho de la pantalla. Al hacer click sobre el icono

se desplegará un menú de opciones. Seleccionar Drive.

¿Qué encontramos en la interfaz?

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1- Nuevo: este botón te permite acceder a un menú desplegable para: crear una carpeta. Subir

archivos, subir una carpeta y/o crear documentos de Google, hojas de cálculo y presentaciones.

Asimismo, haciendo click en “más” se desplegarán otras opciones como: creación de formularios

de Google, Dibujos de Google, Google MyMaps y Sitios de Google.

2- Mi unidad: Aquí tendrás una visión general de los archivos que hayas creado y de los archivos

que hayas subido a la aplicación.

3- Compartidos conmigo: Aquí verás los archivos que otros miembros de Google Drive han

compartido contigo.

4- Reciente: Aquí encontrarás todo lo que hayas abierto o editado recientemente desde Google

drive.

5- Google Fotos: Se mostrarán las fotos guardadas en la aplicación. La App permite guardar

archivos multimedia gratis y de manera ilimitada, manteniendo la resolución original hasta los

16MP para las fotos y los 1080p en HD para los vídeos. En la versión gratuita de la aplicación, los

contenidos de mayor definición son archivados en un formato comprimido, pero que, según la

empresa, conserva la calidad.

6- Destacados: En esta sección verás los archivos o carpetas que ha marcado como los más

importantes (favoritos) con la “estrella”.

7- Papelera: Aquí se guardan por un tiempo determinado los archivos eliminados. En caso de borrar

accidentalmente un archivo, podemos recuperarlo de manera sencilla.

8- Copia de seguridad: Opción asociada a tu dispositivo móvil para la creación de un Backup de

información, fotos, etc. Debe ser activado desde el celular.

9- Opción para aumentar el espacio de almacenamiento a través de cuentas pagas.

10- Mi unidad: se desplegará un menú con las mismas opciones que aparecen en “Nuevo”

11- Tipos de vista: Vista de lista o vista de cuadrícula

12- Ver detalles: en el lateral derecho de la pantalla aparecerá el detalle de cada documento o

carpeta. Incluye datos sobre el tamaño, ubicación, propietario, si se encuentra compartido,

fecha de creación y de última modificación.

13- Configuración: Aquí podrás cambiar la configuración de la cuenta, manejar las aplicaciones que

tengas conectadas, cambiar la manera de ver la interfaz y descargar Drive a tu PC.

14- Cuadro de búsqueda: Si tienes muchos archivos en la aplicación desde aquí podrás buscar

directamente el archivo, indicándole el nombre o también puedes desplegar un menú con un

click en la flecha gris accedemos a la búsqueda avanzada para filtrar tus archivos por: Su tipo

(Documento, Presentación, PDF…), ver solo los compartidos con otros miembros o ver solo los

que has creado desde la aplicación.

15- Otros servicios de Google: Podrás acceder directamente a otros servicios de Google como

Noticias, Gmail, YouTube, Google Maps, etc.

16- Notificaciones

17- Datos de la cuenta de Google con la que se accedió al Drive.

¿Cómo subir archivos o carpetas a mi Google Drive?

Para subir un elemento desde nuestro equipo a Google Drive pulsaremos

sobre elbotón “Nuevo”

Al desplegarse el menú de opciones, haremos click en “Subir archivo” o el “Subir carpeta”, según la acción deseada. Se abrirá una ventana de exploración y seleccionaremos el elemento que queramos subir.

¿Cómo crear una carpeta nueva?

Para ello pulsaremos elbotón:

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Luego, colocaremos un nombre a la carpeta para poder crearla.

Evidentemente una vez que creemos cualquier elemento o subamos cualquier carpeta o

archivo estos estarán disponibles inmediatamente en cualquier dispositivo o PC desde el

que accedamos a nuestra cuenta de Google Drive.

Opciones del menú contextual

Al pulsar el botón derecho del mouse sobre alguno de los

archivos guardados en Google Drive, se desplegará un menú

contextual con diversas opciones.

• Vista previa: En elementos que no son carpetas muestra una

ventana emergente de previsualización de contenido. Desde

esta ventana no se puede modificar el contenido.

• Abrir con…: Se desplegarán opciones para el acceso al

programa de edición de Google Drive. La primer opción será

“Documentos de Google” u “Hojas de cálculo de Google”,

según corresponda. Al elegir una de las opciones se abrirá

nuestro documento para su edición en línea.

• Compartir: Se pueden compartir todo tipo de elementos, y vemos la siguiente ventana:

Podemos seleccionar la dirección del documento a compartir y cortar/pegar en un

correo electrónico. Y seleccionaremos quién tiene acceso al elemento pulsando en

Cambiar:

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Se puede compartir un elemento de manera pública, con lo que aparecerá en el buscador

de Google, a cualquier persona que reciba el enlace, de estas dos maneras se puede acceder

al documento sin iniciar sesión en Google.

Si lo compartimos de manera privada solo se podrá consultar el elemento autenticándose

en Google y solo podrán verlos aquellas personas que hayan sido invitadas a través de su

correo electrónico de Google. Estas invitaciones podemos realizarlas desde el cuadro de

texto de la ventana Configuración para compartir:

Una vez que hayamos añadido correos electrónicos de las personas que queramos invitar a

acceder al documento hay que seleccionar que tipo de acceso va a tener dicha persona:

Los permisos serán de edición, de comentario y de acceso para simplemente ver el

elemento.

Antes de guardar la configuración de compartición debemos seleccionar si queremos

mandar una notificación vía email a las personar con las que hemos compartido el

documento. Si no lo hacemos estas personas no serán conscientes de dicha compartición

hasta que vean el elemento cuando entren en su Google Drive, y esto puede no ser evidente

si la estructura de carpetas del espacio Google Drive es complejo, o si es que hay muchos

archivos en dicho espacio. Así que es conveniente realizar la notificación vía email.

Una vez realizada la compartición si volvemos a elegir la opción de compartir este

elemento veremos un listado como el siguiente:

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Desde el que podemos cambiar el tipo de acceso general al documento, y en particular a

cada una de las personas que hayamos invitado previamente. E incluso eliminar dicha

compartición pulsando el botón X.

• Mover a: Los elementos seleccionados se moverán a la carpeta especificada.

• Destacar: Al seleccionar esta opción, destacaremos el archivo y será ubicado en la

sección “Destacados” del menú principal.

• Cambiar nombre: permite elegir un nuevo nombre para la carpeta o archivo

• Detalles: Nos muestra una posible vista previa del documento y toda la información

asociada a él de una sola vez, así como acceso a la edición de varias propiedades

delelemento:

• Crear una copia: Crea una copia idéntica al elemento pero con otro nombre. Esto es muy

útil a la hora de replicarformularios.

• Descargar: Permite descargarse elelemento a la PC.

• Eliminar: Haciendo uso de este botón eliminamos cualquier elemento seleccionado.

¿Cómo editar un archivo de manera colaborativa?

Para trabajar de manera colaborativa dentro de un archivo es tan simple como que dos

personas (o más) estén editando a la vez el mismo archivo. Para ello es necesario que dichas

personas tengan acceso al mismo archivo, lo cual se habrá conseguido previamente

compartiendo dicho archivo (ver explicación en el punto anterior). Y no hay que hacer nada

más, para nosotros todo será igual a la edición normal de un archivo, salvo que si la otra

persona realiza cualquier modificación la vamos a ver inmediatamente y además acompañada

de un indicador que nos va a informar del autor de los cambios.

Lo primero que debemos hacer es click sobre el

archivo que deseamos editar. Por ejemplo

Editamos “Listado colaborativo”.

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Se abre el documento en el procesador de texto de Google:

Si bien el entorno de trabajo es el mismo, se observan dos detalles que delatan la presencia

de otro usuario editando el documento a la vez que nosotros:

El icono con la F indica que otro usuario cuyo nombre empieza por F está editando el archivo

simultáneamente, y el señalador nos va a marcar los cambios que va realizando en el

documento el otro usuario. Si tocamos cualquiera de los dos indicadores nos aparece el

nombre del usuario al que representan.

El otro usuario vera lo mismo en su pantalla, pero con otro color. Y en general veremos

tantos marcadores e indicadores de usuarios de diferente color como usuarios haya

editando el documento a la vez.

Cuando más de un usuario estén trabajando en el mismo archivo también aparece este

botón que si lo pulsamos comenzamos un chat con el resto de usuarios que están editando

el archivo.

A la hora de editar, si nosotros por ejemplo escribimos un párrafo no ocurrirá nada extraño en

nuestra pantalla, pero sí en las de los demás usuarios. Incluso si se marca un elemento de la

pantalla o del texto por un usuario, los demás verán esa selección acompañado del indicador

del autor.

Recuerda que los cambios se guardan automáticamente.

¿Cómo incluir comentarios en un archivo de edición colaborativa?

Es posible realizar comentarios en cualquier de los documentos, hojas de

cálculo o presentaciones que tengamos en nuestra unidad de Google Drive.

Dichos comentarios puede realizarlos el dueño de un archivo y cualquiera con

quien se haya compartido dicho archivo, así sí un archivo se ha compartido con

más usuarios, un comentario puede transformarse en un debate en cualquier

momento.

Estos comentarios son útiles a la hora de resaltar cualquier elemento de un archivo,

para nosotros mismos o para el resto de usuarios con el que esta compartido el

archivo, bien sea para solicitar una revisión, o para llamar la atención sobre cualquier

cuestión asociada a dicho elemento.

Antes que nada hay que abrir un archivo, ya que los comentarios se hacen dentro

de los archivos, y dado que cada comentario va asociado a un texto, o a una celda,

o a un elemento, primero hay que seleccionar el elemento que se quiere

comentar.

Ahora hay dos maneras de crear un comentario. La primera es abriendo el menú Insertar y pulsamos en

Comentario.

De esta manera nos aparece un cuadro donde escribiremos el comentario:

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Una vez realizado el comentario y pulsado el botón Comenzar, el elemento que

hubiéramos seleccionado para realizar el comentario aparecerá destacado en

amarillo claro, y el propio comentario aparecerá flotando al lado del archivo.

La otra manera es a través del botón

Comentarios:

De esta manera nos aparecen otros dos botones, así como un listado de

todos los comentarios que se han realizado en este archivo:

Desde aquí podemos crear un comentario nuevo asociado al elemento que

tenemos seleccionado pulsando en el botón

Comentar:

¿Cómo enviar un archivo adjunto desde el correo electrónico a nuestra unidad de Google

Drive?

Al recibir un archivo adjunto a través de nuestro correo electrónico, solemos descargarlo y guardarlo en

la computadora. Sin embargo, no siempre deseamos descargar el archivo en ese momento, o no

estamos utilizando nuestra PC por lo tanto no queremos efectuar la descarga.

En esos casos, Google nos brinda la posibilidad de añadir el archivo adjunto a nuestra unidad de Drive

evitando la descarga.

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Para ello, debemos abrir el mail, posicionarnos con el cursor sobre el archivo adjunto:

Y hacer click sobre el icono de Google Drive. Si contamos

con carpetas dentro de nuestra unidad de Drive, podemos

seleccionar la opción “Organizar” con el fin de derivar el

archivo a una carpeta específica.

Dropbox

Dropbox es un servicio de alojamiento de archivos multiplataforma en la nube,

operado por la compañía Dropbox. El servicio permite a los usuarios

almacenar y sincronizar archivos en línea y entre computadoras y

compartir archivos y carpetas con otros. Existen versiones gratuitas y

de pago, cada una de las cuales con opciones variadas.

Para crearse un usuario en Dropbox, sólo será necesario contar con una

cuenta de correo electrónico (puede ser Yahoo, Hotmail, Gmail. Live,

Outlook). Es posible tener más de una cuenta gratuita siempre y cuando

se utilicen diferentes correos.

El espacio disponible es las cuentas gratuitas es de 2 GB.

Dado que es posible descargarse Dropbox a la PC, en el instructivo mostraremos cómo

utilizar ambos servicios.

Cargar archivos en tu Dropbox

En www.dropbox.com

1. Iniciásesión endropbox.com.

2. HacéclicenelbotónCargaren el margen

derecho de la pantalla.

3. Seleccionáelarchivoquequerésagregaryhacé

clicenAbrir.

4. O

bien,simplementearrastráysoltálosarchivos

directamenteentuexploradorweb.

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En Windows

1. IntalarDropbox en tu PC. Podés hacer clickAQUÍ para acceder

2. Arrastrálosarchivosysoltalos enlacarpetadeDropbox que se instalará en tu PC.Recordá que tenés que haber seleccionado la carpeta “Dropbox”, de lo contrario no se guardarán los cambios.

3. Otra opción es hacer click con el botón derecho del mouse sobre la carpeta o archivo, elegir la opción “Copiar o Cortar”. Luego abrir la carpeta “Dropbox” y con el botón derecho del mouse hacer click en “pegar”.

Crear una carpeta

En www.dropbox.com

1. Iniciá sesión en dropbox.com.

2. Hacé clic en el botón “Archivo” en el menú que se encuentra en el

margen izquierdo de la pantalla principal.

3. Luego hacer click en la opción “Nueva carpeta” o “Nueva carpeta

compartida” según el tipo de carpeta que se desee crear.

3. Al crearse la carpeta, asignale un nombre.

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En Windows

1. Dentro de la carpeta de Dropbox en tu PC, hacer click con el botón derecho del mouse. Al

desplegarse un menú, elegir la opción “Nuevo”, luego “Carpeta”.

2. Al crearse la carpeta, asignale un nombre. Hacer click en la tecla “Enter” para que se guarden los

cambios.

Mover archivos a una carpeta

En www.dropbox.com y en Windows

1. Hacer click sostenido con el botón izquierdo

del mouse sobre el archivo que se desea

mover.

2. Mover el mouse de manera ascendente o

descendente (según dónde esté ubicada la

carpeta) sin dejar de apretar el botón del

mouse. El archivo se comenzará a arrastrar.

3. Soltar el archivo al llegar a la carpeta

deseada. Veremos un sombreado verde o celeste cuando el archivo llegó a la carpeta.

Comparte un vínculo a un archivo

En www.dropbox.com 1. Iniciasesiónendropbox.com,ybuscarelarchivoolacarpetaque queréscompartir. (Recuerda que

al compartir un archivo, éste sólo podrá visualizarse y descargarse pero no podrá ser editado

online. Para acceder a la edición colaborativa se debe compartir una carpeta).

2. Seleccionar la carpeta deseada haciendo un click en el cuadrado pequeño que se encuentra hacia la izquierda de la carpeta. Luego, hacer click en la opción “Compartir” que aparecerá al ladodel nombre de la carpeta.

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3. Ingresá las direcciones de correo electrónico de las personas con quienes querés compartir la carpeta y haz clic en Invitar. O bien, haz clic en Crear un vínculo para compartir con quienes quieras, aunque no usen Dropbox. Podés copiar y pegar el vínculo en un correo electrónico, mensaje instantáneo o donde quieras que las personas accedan a él.

En Windows

1. Abrí la carpeta de Dropbox, y buscá el archivo o la carpeta que querés compartir. 2. Hacé clic con el botón derecho del mouse en el archivo y seleccioná Compartir. Deberás colocar

los correos electrónicos de las personas con quienes querés compartirlo.

Editar un archivo de manera colaborativa

En www.dropbox.com

1. Hacé doble click sobre el archivo que deseas editar. (Recuerda que previamente tenés que haber compartido la carpeta con otras personas para poder editarlo de manera colaborativa)

2. Hacéclick en “Abrir” ubicado en el margen superior derecho de la pantalla.

Si otros usuarios se encuentran editando el

archivo en ese momento, verás que el cursor

tiene diferentes colores y se muestra el

nombre de la o las personas que está haciendo

los cambios.

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IMPORTANTE:

• Los archivos .doc sólo pueden visualizarse pero no editarse de manera colaborativa.

• En algunos casos puede que aparezca el siguiente anuncio “Modo de compatibilidad. Funcionalidad

actualmente limitada”, que indica que la edición del archivo puede realizarse pero están bloqueadas

las opciones de insertar imagen o cambiar su tamaño.

• Recuerde que la opción de guardado de los cambios es automática.

• Recuerde que la edición del archivo de manera colaborativa sólo puede realizarse a través del sitio

web www.dropbox.com. Si tenés Dropbox en la PC, no será posible que dos o más usuarios abran un

mismo archivo al mismo tiempo. Si esto sucede, se generará una “copia en conflicto” del archivo, es

decir, se guardarán en diversos documentos con cambios realizados por cada usuario.

Aplicación Paper

Paper es un producto de Dropbox que te permite trabajar en tiempo real con tu equipo. Podés escribir

a la vez, compartir comentarios, insertar imágenes y mucho más. La aplicación permite descargar el

documento en formato Word aunque es probable que se modifique el formato de edición.

Se recomienda el uso de la aplicación el caso de que se requiera la edición compartida del archivo.

Fundamentalmente en la distribución de tareas dentro de un equipo o en el diseño de un proyecto que

muchas personas involucradas.

1. Ingresar a la aplicación a través de Dropbox.com, haciendo click en

la opción “Paper” del menú ubicado en la página principal de tu

cuenta.

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2. Para crear un documento, es posible hacer click en esa

opción que se encuentra en el margen derecho de la

pantalla o utilizar la opción de “importar un documento de

Word” que tengamos guardado en la PC.

Edición del documento:

Paper ofrece un amplio conjunto de opciones de formato para editar y organizar. Para ver el menú de opciones, hacé doble clic en una palabra o selecciónala con el mouse:

Este menú te permite hacer lo siguiente:

• Crear texto en negrita

• Tachar texto

• Crear títulos de secciones o subsecciones

• Crear una lista numerada o con viñetas

• Crear una lista de tareas

• Añadir un hipervínculo

• Introducir comentarios

Para otras opciones de formato:

1. Desplaza el cursor a la izquierda de una línea o un párrafo de texto. 2. Haz clic en el icono + que aparecerá.

Las opciones disponibles en este menú son las siguientes:

• Insertar una imagen • Insertar un archivo o un enlace de Dropbox • Crear una tabla • Crear una lista de tareas • Crear una lista de viñetas • Insertar un separador de página o una línea de código

Para salir de este menú, haz clic en el icono X junto a las opciones del menú.

Tablas

Para añadir una tabla a tu documento de Paper:

1. Desplaza el cursor a la izquierda de una línea o un párrafo de texto. 2. Haz clic en el icono + que aparecerá. 3. Haz clic en el icono de tabla (Insertar tabla).

Para aplicar formato a tu tabla:

• Redimensiona las columnas: haz clic en el borde de la columna y arrástrala hasta que tenga la anchura deseada. • Elimina filas o columnas individuales: haz clic en - (botón menos) cerca del borde de la columna

o la fila que quieras eliminar. • Añade o elimina varias filas o columnas: haz clic y arrastra los botones + (más) o - (menos) en el

borde de una columna o una fila.

• Crea una tabla de la anchura deseada: haz clic en el icono de la esquina inferior derecha de la tabla y arrástralo. • Reorganiza columnas: haz clic y arrastra el extremo izquierdo de una fila o parte superior de una

columna para reorganizarlas.

Tareas y casillas de verificación

Para crear casillas de verificación, escribe los símbolos [] o [ ] seguidos de un espacio. Se generará automáticamente una casilla de verificación que puedes marcar o dejar sin marcar. Para usar las casillas de verificación como tareas y asignárselas a alguien, menciona mediante el símbolo @ a una persona en la misma línea. La persona etiquetada recibirá una notificación por correo electrónico con un vínculo a ese elemento.

Emoji

Para añadir un emoji, escribe : (dos puntos) para ver las opciones disponibles. Podrás hacer clic en el emoji deseado o seguir escribiendo el código correspondiente: