SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL ROLES Y RESPONSABILIDADES.

Departamento Administrativo de la Función Pública

República de Colombia



SISTEMAS DE GESTIÓN Y SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROLCONTROL

ROLES Y RESPONSABILIDADESROLES Y RESPONSABILIDADES



Establecer la importancia del autocontrol en los servidores para el mejoramiento de ambos sistemas.

Dar a conocer los principales roles y responsabilidades dentro de las entidades frente a los sistemas de gestión de calidad y de control interno.

OBJETIVOS DE LA SESIÓNDar a conocer los aspectos más relevantes relacionados con el clima y la cultura organizacionales como determinantes para el desarrollo efectivo de los sistemas.



GENERALIDADES



• Las acciones de cada uno deben Las acciones de cada uno deben ser incorporadas en todas las ser incorporadas en todas las operaciones de la entidad operaciones de la entidad continuamente.continuamente.

• Son inherentes a la manera en la Son inherentes a la manera en la que la gerencia administra la que la gerencia administra la organización.organización.

• Las acciones de cada uno deben Las acciones de cada uno deben ser incorporadas en todas las ser incorporadas en todas las operaciones de la entidad operaciones de la entidad continuamente.continuamente.

• Son inherentes a la manera en la Son inherentes a la manera en la que la gerencia administra la que la gerencia administra la organización.organización.

LOS SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL COMO PROCESO INTEGRAL



EFECTUADO POR EL REPRESENTANTE LEGAL

Y LA TOTALIDAD DE LOS FUNCIONARIOS

Cada individuo lleva a su lugar de trabajo una historia única y

sus propias habilidades técnicas, teniendo así

diferentes necesidades y prioridades.Estas realidades afectan,

y son afectadas, por los sistemas de gestión y de

control.

CLIMAORGANIZACIONAL

QUIÉNES EJECUTAN LOS SISTEMAS

Los cambios organizacionales y la actitud gerencial tienen un

profundo impacto en la eficacia de ambos sistemas



• Cuando hablamos sobre Clima Cuando hablamos sobre Clima Organizacional, nos referimos a las Organizacional, nos referimos a las percepciones de los empleados de su percepciones de los empleados de su lugar de trabajo, la toma de decisiones, lugar de trabajo, la toma de decisiones, las relaciones interpersonales entre los las relaciones interpersonales entre los empleados (jefes y compañeros), la empleados (jefes y compañeros), la comunicación informal, entre otroscomunicación informal, entre otros, está , está vinculado con el ambiente laboral.vinculado con el ambiente laboral.

• Cuando hablamos sobre Clima Cuando hablamos sobre Clima Organizacional, nos referimos a las Organizacional, nos referimos a las percepciones de los empleados de su percepciones de los empleados de su lugar de trabajo, la toma de decisiones, lugar de trabajo, la toma de decisiones, las relaciones interpersonales entre los las relaciones interpersonales entre los empleados (jefes y compañeros), la empleados (jefes y compañeros), la comunicación informal, entre otroscomunicación informal, entre otros, está , está vinculado con el ambiente laboral.vinculado con el ambiente laboral.

CLIMA ORGANIZACIONAL



El clima se refiere a las características del medio ambiente de trabajo.

El clima tiene repercusiones en el comportamiento laboral.

El clima es posible promoverlo a través del análisis de diferentes factores como: Físicos, Psicológicos, Comunicación, Incentivos, Promociones y Capacitaciones.





Es un fenómeno interviniente que media entre los factores del sistema organizacional y las tendencias motivacionales que se traducen en un comportamiento que tiene consecuencias sobre la entidad (productividad, satisfacción, rotación, etc.).

Es un fenómeno interviniente que media entre los factores del sistema organizacional y las tendencias motivacionales que se traducen en un comportamiento que tiene consecuencias sobre la entidad (productividad, satisfacción, rotación, etc.).



CULTURA ORGANIZACIONAL

• La Cultura Organizacional está La Cultura Organizacional está relacionada con relacionada con las normas escritas de las normas escritas de una empresa que deben ser seguidas una empresa que deben ser seguidas por los colaboradores para el correcto por los colaboradores para el correcto funcionamiento de la organización funcionamiento de la organización y y que puede incluir: Sus planes que puede incluir: Sus planes estratégicos (visión, misión, objetivos estratégicos (visión, misión, objetivos entre otros) y su gestión entre otros) y su gestión (procedimientos para capacitación, (procedimientos para capacitación, procedimiento para la toma de procedimiento para la toma de vacaciones, ausencias, etc.) vacaciones, ausencias, etc.)

• La Cultura Organizacional está La Cultura Organizacional está relacionada con relacionada con las normas escritas de las normas escritas de una empresa que deben ser seguidas una empresa que deben ser seguidas por los colaboradores para el correcto por los colaboradores para el correcto funcionamiento de la organización funcionamiento de la organización y y que puede incluir: Sus planes que puede incluir: Sus planes estratégicos (visión, misión, objetivos estratégicos (visión, misión, objetivos entre otros) y su gestión entre otros) y su gestión (procedimientos para capacitación, (procedimientos para capacitación, procedimiento para la toma de procedimiento para la toma de vacaciones, ausencias, etc.) vacaciones, ausencias, etc.)



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CULTURA ORGANIZACIONALCULTURA ORGANIZACIONAL





FACTORES QUE INFLUYEN EN UNA CULTURA FUERTE O DÉBIL

1. Estabilidad de los miembros de la organización.

2. Homogeneidad del Equipo Directivo

3. Intensidad de las experiencias compartidas

con el grupo4. Mecanismos de

aprendizaje en grupo

LA CULTURA DE UNA ORGANIZACIÓN, COMO LA SOCIEDAD, NO ES FIJA Y PUEDE

CAMBIAR.



VER ENCUESTA



TIPOS DE CULTURA ORGANIZACIONAL Y EL LIDERAZGO




¿Desarrollan los administradores que ascienden con mayor rapidez en una organización las

mismas actividades y con el mismo énfasis que aquellos que efectúan el mejor trabajo?




Administrador Promedio




Administrador Exitoso




Administrador Eficaz



HABILIDADES GERENCIALES




Elementos que definen y garantizan un adecuado

clima organizacional:



ELEMENTO ACUERDOS, COMPROMISOS Y PROTOCOLOS ÉTICOS



OBJETIVOS DEL ELEMENTO ACUERDOS, COMPROMISOS Y PROTOCOLOS ÉTICOS

Determinar la percepción que tienen los servidores sobre las prácticas éticas en la Entidad, así como las posibilidades y oportunidades para mejorarlas.

Evaluar la existencia de un documento orientador o Código de Ética que consolide e interiorice prácticas éticas.



OBJETIVOS DEL ELEMENTO ACUERDOS, COMPROMISOS Y PROTOCOLOS ÉTICOS

Generar el marco de referencia que permita construir en forma consensuada los parámetros para la gestión ética.

Proporcionar los criterios, procedimientos e instrumentos requeridos para el seguimiento y la evaluación de la gestión

ética.

Establecer las acciones sistemáticas encaminadas a operativizar la gestión ética de la Entidad.



EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y EL SISTEMA DE CALIDAD Y EL SISTEMA DE

CONTROL INTERNOCONTROL INTERNO

ROLES Y RESPONSABILIDADESROLES Y RESPONSABILIDADES



SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Herramienta de Gestión Sistemática y Transparente

“Que permite dirigir y evaluar el desempeño Institucional en términos de calidad y satisfacción social en el desarrollo de su objeto social con el suministro de productos y/o la prestación de servicios”

Planes, Métodos, Principios, Normas, Procedimientos y Mecanismos de Verificación y Evaluación adoptados por una entidad.• Ejecución ordenada, ética, económica, eficiente y efectiva de las operaciones• Cumplimiento de las obligaciones de responsabilidad.• Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables• Salvaguarda de los recursos para evitar pérdidas, mal uso y daño.

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

PROPÓSITO DE LOS SISTEMAS



MECI CALIDADAutocontrol: Inherente a las actuaciones de cada servidor público.

Participación activa de los servidores públicos

Autorregulación: Capacidad de la entidad para reglamentar y poner en marcha las políticas y procesos

Liderazgo: Conciencia y unidad de propósito

Autogestión: Cumplir lo que el ordenamiento legal le asigna a la entidad

• Enfoque hacia el cliente Enfoque basado en procesos• Coordinación, cooperación y articulación• Enfoque del sistema para la gestión• Enfoque basado en hechos y datos• Relaciones mutuamente beneficiosa con proveedores• Transparencia• Mejora continua

LOS PRINCIPIOS

ELEMENTOS DE ARTICULACIÓN



Informa en tiempo real los inconvenientes detectadosInforma en tiempo real los inconvenientes detectados

ResponsabilidadResponsabilidadde Implementarde Implementar

SGC y SCISGC y SCI

GOBERNANTE O GOBERNANTE O GERENTE GERENTE PUBLICOPUBLICO

Establecer, Desarrollar y MantenerEstablecer, Desarrollar y Mantener

Diseñar Métodos y Procedimientos Diseñar Métodos y Procedimientos

AplicarlosAplicarlos

Mide el Grado de Avance y Desarrollo del SGC y SCIMide el Grado de Avance y Desarrollo del SGC y SCI

REPRESENTANTE DE LA ALTAREPRESENTANTE DE LA ALTADIRECCIÓNDIRECCIÓN

Evaluador IndependienteEvaluador Independiente

SERVIDORESSERVIDORESPUBLICOSPUBLICOS

NIVELNIVELDIRECTIVODIRECTIVO

JEFE DE CONTROLJEFE DE CONTROLINTERNOINTERNO

EQUIPOEQUIPOMECI-CALIDADMECI-CALIDAD

RESPONSABLES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SGC Y MECI