SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL          

YENNI MILENA CORONADO HERRERAFREDY ALEXANDER RUIZ JIMENEZ

         

GESTION DOCUMENTAL IIUNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTESPROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, 

BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICABOGOTÁ D.C., SEPTIEMBRE 2013

INTRODUCCIÓN

Los  sistemas  de  gestión  documental  son  la  base  estructural  del  funcionamiento  de cualquier  entidad,  ya que  garantizan  la  correcta  administración de  los  recursos  con  los que la las entidades realizan correctamente sus actividades.

Este  informe  pretende  dar  a  conocer    el  esquema  de  funcionamiento  del  sistema  de gestión  documental  de  una  entidad,  que  en  este  caso  será  la  universidad  pedagógica nacional que es una entidad publica y la importancia de la implementación de este como base del buen desempeño institucional.

OBJETIVOS

Identificar los procesos que hacen parte de los sistemas de gestión documental.

Identificar los componentes que hacen parte de la implementación de un sistema de gestión documental.

Aclarar a que van enfocados estos procedimientos, el por que y para que de cada uno de ellos.

Sistema de gestión Documental de una entidad

En una entidad ya sea publica o privada cuando se implementa un sistema de gestión documental  se  busca  optimizar  el  uso  y  manejo  de  la  información  contenida  en documentos,  para  esto  invierten  grandes  cantidades  de  dinero  en  sistemas tecnológicos  y  equipos  que  la  respalden,  pero  lo  mas  importante  de  esta  gran inversión  es  el  profesional  que  se  delegue  a  administración  del mismo,  profesional que debe estar al tanto de la implantación del este sistema desde sus primeras fases.  De esta correcta administración depende la estabilidad, rendimiento y productividad de las diferentes entidades.

En esta ocasión miraremos la implementación del sistema de gestión documental que maneja el área de correspondencia de la Universidad

Pedagógica Nacional

Sistema de correspondencia

El  sistema  de administración  de  la información  en  el  área de  correspondencia  de la  universidad pedagógica  nacional  es el Cordis. 

Sistema de correspondencia

Aplicación  desarrollada para  la  administración, manejo  y  control  de documentos  que  emite  y recibe  la  UPN,  en  las diferentes  dependencias que  la  conforman, permite  la  interconexión de los usuarios a través de una  red  Internet  - Intranet. 

Sistema de correspondencia

Registro de correspondencia: 

El módulo permite realizar el  registro  de  la Correspondencia  Externa e Interna manejada por la entidad  y  su  consulta  en cualquier  momento  en  el tiempo. 

Sistema de correspondencia

Control de trámites: 

Permite la asignación de las  actividades encaminadas  a  alcanzar el  objetivo  del documento radicado; de manera  que  se  puedan realizar la consulta de la gestión  efectuada  en cualquier  momento  en el tiempo. 

En la visita al área de correspondencia de la universidad pedagógica nacional, nos entrevistamos con la coordinadora encargada del área Sandra Doly Palacios nos direcciono a los procesos que se manejan en esta área.

ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA – UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA NACIONAL- CALLE 72 No. 11 – 86 BOGOTÁ

Es un archivo de ORDEN PUBLICO NACIONAL, donde se dan las clases de:Archivo Central: Archivo Histórico.Se  rige  según  la  normatividad del Archivo General De  La Nación  según ACUERDO No. 038 (Septiembre 20 de 2002), ACUERDO No. 039 (Octubre 31 de 2002)

Por  su  uso  se  determina  como  un  ARCHIVO  SEMIACTIVO  ya  que  los documentos  allí  reposados  ya  han  cumplido  su  trámite  pero  siguen siendo objeto de consulta

PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTOS

En este lugar se recepciona, administra y tramita los documentos internos y externos de esta institución

educativa.

Administración parametrizada de los documentos

En este lugar también se recepciona y almacenan los documentos para una posterior consulta, dada la 

naturaleza de su administración

Conclusiones

• Se ha demostrado que  la correcta administración de  los documentos por parte  de  esta  área  a  agilizado  diversos  procesos  tales  como,  vinculación estudiantil,  pagos  a  proveedores  y  servicios  especializados  de sostenimiento  de  la  universidad,  aparte  de  dar  respaldo  a  todos  los procesos, acciones y decisiones técnicas y administrativas de la entidad.

• La  implementación  del  sistema  de  información  mejoro  y  respaldo  los procesos que enmarcan cualquier actividad administrativa y  funcional de la institución.