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Sistemas de información

Cuando se piensa sobre el

porqué del uso de

computadoras en las

empresas, la respuesta

parece bastante obvia, para

registrar los eventos que se

van sucediendo. Sin

embargo existe un motivo

aún más importante y no

tan obvio, y es que la

información puede usarse

para respaldar la toma de

decisiones. Sin importar el

tamaño de una empresa u

organización, la conducción

exitosa de la misma estará

dramáticamente

influenciada por la precisión

de sus registros y la

adopción de decisiones

acertadas.

Los enlaces de comunicación y las bases de datos permiten el acceso a recursos de

información que están más allá de la inmediatez física, sobrepasando las

limitaciones geográficas. Las computadoras permiten la utilización de masas de

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información las cuales, no eran concebibles hasta hace algunos años. Pero no sólo

basta la disponibilidad de la cantidad de información, se trata de contar con

información de calidad. Los sistemas de información basados en computadoras no

sólo son capaces de suministrarnos información de calidad y oportuna, sino que

también pueden respaldar la toma de decisiones.

¿Qué es un sistema de información?

Los sistemas de información dentro de una organización, no son algo nuevo. Desde

mucho antes de utilizar las computadoras para su automatización, las

organizaciones reunían, almacenaban y actualizaban información en el transcurso

normal de su actuación diaria. Tanto antes como ahora, los sistemas de

información consistían en procedimientos y reglas establecidas para entregar

información a los miembros de la organización. Cada una de estas personas,

requiere información distinta en la realización de su trabajo, las reglas del

sistema indican el tipo, momento, formato y cuál es la persona a quien se debería

entregar una información específica.

Pero un sistema manual de información puede llegar a ser ineficiente y frustrante,

incluso en organizaciones pequeñas. Un sistema de información automatizado o

basado en computadoras, es la integración de hardware, software, personas,

procedimientos y datos. Todos estos elementos se conjugan, trabajando juntos,

para proporcionar información básica para la conducción de la empresa. Esta

información hace posible que las empresas lleven a cabo sus tareas con mayor

calidad y facilidad.

Los sistemas de información computarizados, además de llevar un seguimiento de

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las transacciones y operaciones diarias, propias del negocio, sirven de apoyo al

flujo de información interno de la organización. La finalidad de los sistemas de

información organizacionales es, procesar entradas, mantener archivos de datos

relacionados con la organización y producir información, reportes y otras salidas

para los usuarios que las necesitan. Puesto que los sistemas de información dan

soporte a los demás sistemas de la organización, los analistas de sistemas tienen

que estudiar primero el sistema organizacional como un todo y así entonces, poder

precisar cuáles son y cómo funcionan los sistemas de información de la

organización.

Un sistema de información procesa datos y produce información.

Un sistema de información realiza cuatro actividades

básicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de información.

Entrada de Información:

Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que

requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o

automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por

el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o

son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfases

automáticas.

Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales,

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las cintas magnéticas, las unidades de diskette, los códigos de barras, los

escáners, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre

otras.

Almacenamiento de información:

El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que

tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede

recordar la información guardada en la sección o proceso anterior. Esta

información suele ser almacenada en estructuras de información

denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los discos

magnéticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los discos compactos

(CD-ROM).

Procesamiento de Información:

Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con

una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse

con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están

almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de

datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo

que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una

proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o

un balance general de un año base.

Salida de Información:

La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información

procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son

las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y

los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de

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Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo.

En este caso, también existe una interfase automática de salida. Por ejemplo, el

Sistema de Control de Clientes tiene una interfase automática de salida con el

Sistema de Contabilidad, ya que genera las pólizas contables de los movimientos

procesales de los clientes.

Componentes de un sistema de información.

Los sistemas de información dependen de otros subsistemas componentes para

poder llevar a cabo las actividades de entrada, proceso, salida, almacenamiento y

control que convierten recursos de datos en productos de información. Estos

subsistemas incluyen personas, hardware, software, procedimientos y datos. En lo

que sigue se detalla sobre cada uno de ellos.

Personas: Un sistema de cómputo involucra una variada gama de personas

relacionadas con el mismo, puesto que su construcción, mantenimiento y uso

representan una labor con cierto grado de complejidad. Se pueden dividir en dos

grandes grupos: Los usuarios finales y los especialistas o profesionales.

Los usuarios finales son aquellos que operan o interaccionan directamente con el

sistema a través de una estación de trabajo o incluso, quienes reciben reportes e

información generada por el sistema.

Entre los profesionales se encuentran: Los analistas de los sistemas de

información, encargados de idear soluciones cuando se requiere un nuevo sistema,

actualizarlo, modificarlo o reconstruirlo; los programadores, que crean los

programas de cómputo que forman parte de los sistemas de información;

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los administradores del sistema, encargados de mantener el sistema en buenas

condiciones; los capacitadores, que instruyen y preparan a los usuarios para la

utilización del sistema.

Hardware: Consiste en los equipos, dispositivos y medios necesarios que

constituyen la plataforma física mediante la cual, el sistema de información puede

funcionar. Se incluyen aquí, por supuesto, los que permiten las comunicaciones y

los enlaces de red. Estos recursos son, por ejemplo, computadoras, monitores,

impresoras, disquetes o componentes de almacenamiento de información externos,

disco óptico, papel de impresión, cableado de red, y otros.

Software o programas: Son el componente lógico, es decir, los programas, las

rutinas e instrucciones que conforman el sistema de información. Se les suele

denominar aplicación de sistema de información. Es así como los sistemas de

información pueden tener aplicaciones particulares, por ejemplo, para el área de

ventas, de contabilidad, de personal o de compras. La aplicación que conforma un

sistema de información completo contiene subconjuntos de programas que se

encargan de apoyar las distintas actividades propias de la organización.

Componentes de un Sistema de Información

Cuando se habla de sistema

de información, las

personas suelen pensar que

se refiere sólo a la

aplicación, al conjunto de

programas que la

constituye. En general este

es el uso convencional y

aceptado, pero realmente

es sólo una parte, un

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componente o subsistema

como se ha explicado.

Datos: Unidades de

información que son

almacenadas y generadas en

el transcurrir de la labor de

la empresa. Los datos son

almacenados en las

denominadas bases de

datos o bases de

conocimiento.

Impacto de los sistemas de información.

La implantación y uso de un sistema de información dentro de una organización

regularmente desencadena una serie de consecuencias, de las cuales unas son

positivas y otras no lo son. A continuación, algunas de las ventajas de contar con

un sistema de información y algunos puntos negativos que las organizaciones deben

enfrentar al implantar un sistema de información:

Entre las ventajas de la utilización de un sistema de información computarizado:

Control más efectivo de las actividades de la organización.

Integración de las diferentes áreas que conforman la organización.

Integración de nuevas tecnologías y herramientas de vanguardia.

Ayuda a incrementar la efectividad en la operación de las empresas.

Proporciona ventajas competitivas y valor agregado.

Disponibilidad de mayor y mejor información para los usuarios en tiempo

real.

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Elimina la barrera de la distancia trabajando con un mismo sistema en

puntos distantes.

Disminuye errores, tiempo y recursos superfluos. Permite comparar

resultados alcanzados con los objetivos programados, con fines de

evaluación y control.

Entre las desventajas se puede encontrar:

El tiempo que pueda tomar su implementación.

La resistencia al cambio de los usuarios. Problemas técnicos, si no se hace

un estudio adecuado, como fallas de hardware o de software o

funciones implementadas inadecuadamente para apoyar ciertas

actividades de la organización.

Categorías de los sistemas de información.

En la medida en que más funciones de las organizaciones se han automatizado, los

sistemas de información se han tornado aceleradamente más especializados,

dando origen a distintos sistemas de información. Estos sistemas individuales

podrían llegar a combinarse para convertirse en componentes o subsistemas del

sistema general de información propio de una organización. Los sistemas componen

una pirámide, sirviendo de apoyo esencialmente más no es exclusivo, a uno de los

niveles jerárquicos conformados por el personal de la empresa. En esencia, se

tiene en las organizaciones, tres tipos de sistemas de información especializados.

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Categorías de los sistemas de información organizacionales.

1. Sistema de procesamiento de transacciones: (Registra las operaciones

diarias). Estos sistemas permiten a la organización mejorar y mantener un

seguimiento o registro de sus operaciones o transacciones rutinarias, cuyos

datos son almacenadas en una base de datos. Es por esta razón que también

se les llama sistemas de procesamiento de datos. Los datos de las operaciones son

integrados a la base de datos, en la cual se registran las transacciones de la

organización. La base de datos así conformada puede servir de apoyo a los otros

tipos de sistemas de información. Un sistema común de procesamiento de

transacciones en todas las empresas es el relacionado con el área de

contabilidad. Entre las actividades que automatiza se encuentra el procesamiento

de órdenes de venta, control de cuentas por cobrar, inventario, cuentas por

pagar y nómina.

2. Sistema de información gerencial o administrativa: (Produce reportes

estructurados). Es un tipo de sistema de información que arroja reportes

estandarizados en forma breve y estructurada. Apoya la gestión del personal

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de rango medio. Se diferencian de los sistemas de procesamiento de

transacciones en que los primeros asisten o mantienen a la base de datos, en tanto

que el sistema de información gerencial realmente hace uso de la base de datos.

Puede requerir de administración de la base de datos que integre las bases

de datos de los diferentes departamentos. El personal de nivel medio

requiere en general de información resumida originada en distintas unidades

funcionales. Es capaz de producir reportes predeterminados, con un formato

previo ya determinado que presenta siempre el mismo tipo de contenido.

Existen tres categorías comunes de reportes en toda organización. Los reportes

periódicos, que se producen a intervalos de tiempo regulares, por ejemplo,

los reportes de ventas mensuales. Los reportes de excepción, que indican

acontecimientos inusuales, por ejemplo, un reporte que muestre que la venta

de cierto artículo se encuentre muy por encima de los pronósticos. Los reportes a

solicitud, que son realizados por petición expresa, por ejemplo, cantidad de

empleados, de sexo femenino, en un rango determinado de edad; es un reporte que

no se requiere con periodicidad, sino en una situación ocasional, como la

evaluación para la contratación de un seguro médico para los empleados.

3. Sistema de apoyo ejecutivo o soporte de decisiones: (Apoyo al análisis

de situaciones imprevistas). Se diferencia de los anteriores, en que es una

herramienta flexible de análisis que produce reportes sin formato fijo. Estos

sistemas permiten a los gerentes obtener respuestas a problemas

inesperados y relativamente excepcionales. Existen algunas decisiones que no son

de naturaleza recurrente y que deben enfrentarse muy ocasionalmente o incluso

una sola vez. Una decisión se considera no estructurada cuando no se cuenta

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con procedimientos claros, preestablecidos para adoptarla y no es posible

identificar anticipadamente todos los factores a considerar en la decisión.

Un factor clave en el uso de estos sistemas es la flexibilidad de definir la

información necesaria. Incluso ocurre que conforme se adquiere información, el

gerente requiera más información, dando un nuevo giro a sus requerimientos

iniciales. Como se percibe, en estos casos, no es posible diseñar previamente

ni el formato, ni el contenido de los reportes del sistema.

Este tipo de sistema debe brindar flexibilidad para que el usuario (gerente o

directivo) pueda solicitar informes definiendo el contenido y la manera de

presentar la información. El criterio de los directivos juega un papel

importante en la toma de decisiones en problemas no estructurados. Los

sistemas que dan soporte, se limitan a respaldar, pero no reemplazan el criterio

del directivo.

Otros sistemas de información.

Sistemas de automatización para oficinas: Los empleados de una empresa

utilizan diversas aplicaciones, como procesadores de texto, hojas de cálculo y

programas de comunicaciones para encarar tareas diarias y rutinarias de una

oficina: envío de cartas, memorandos, relación de productos o servicios. Los

sistemas automatizados de una oficina pueden constituirse a partir de

aplicaciones comerciales básicas que pueden ser adquiridas en el mercado, en lugar

de desarrollar hasta las más mínimas soluciones.

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Sistemas expertos: Estos sistemas automatizan el proceso de toma de decisiones

en un área específica, como diagnósticos médicos, mecánicos o revisión de

historias de crédito para aprobación de solicitudes de préstamo. Los sistemas

expertos tienen la capacidad de analizar datos y luego suministrar una

recomendación que indica el curso de acción. Por ejemplo, un sistema de

diagnóstico mecánico experto, puede proporcionar el diagnóstico más probable

basándose en condiciones que presenta una maquinaria. La creación de un sistema

experto requiere de una abundante colección de destreza y experticia humana en

un campo específico que es recogido en una base de datos de tipo especial

altamente detallada que se denomina base de conocimientos. Una pieza de

software llamada mecanismo de inferencia, examina los datos disponibles,

relacionados con la base de conocimientos y selecciona la respuesta más apropiada.

Sistema de trabajo en grupo (Groupware): Existen situaciones en que para la

resolución de problemas complicados es necesario conformar equipos que se

encarguen del asunto. Un sistema de apoyo de decisiones grupales permite el

trabajo colectivo. Esto se consigue utilizando computadoras con software

interactivo, que usa diversas tecnologías de telecomunicación, y permite la

intercomunicación inmediata entre usuarios ubicados incluso en sitios lejanos.

Estos sistemas pueden integrar programas que les permitan tener acceso a otros

sistemas de información propios de la empresa para obtener información

inmediata y especifica de, por ejemplo, producción, finanzas, ventas, y otros.

Funciones de un Sistema de Información.

Los sistemas de información difieren en sus tipos de entradas y salidas, en el tipo

de procesamientos y en su estructura. Estos elementos están determinados por el

propósito u objetivos del sistema, el cual es establecido a su vez, por la

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organización, en todos ellos podemos encontrar un conjunto de funciones que,

según Senn, son las siguientes:

1- Procesamiento de Transacciones: La cual consiste en capturar o recolectar,

clasificar, ordenar, calcular, resumir y almacenar los datos originados por las

transacciones, que tienen lugar durante la realización de actividades en la

organización.

2- Definición de Archivos: Consiste en almacenar los datos capturados por el

procesamiento de transacciones, de acuerdo a una estructura u organización

de almacenamiento adecuado (base de datos o archivo) un método que facilite su

almacenamiento, actualización y acceso, y un dispositivo apropiado de

almacenamiento (disco, cintas, diskettes, y otros).

3- Mantenimiento de Archivos: Los archivos o bases de datos del sistema deben

mantener actualizados. Las operaciones básicas de mantenimiento son la inserción,

la modificación y la eliminación de datos en los medios de almacenamiento.

4- Generación de Reportes: La realización de esta función es esencial para el

sistema de información, ella se encarga de producir la información requerida y

trasmitirla a los puntos o centros de información que la soliciten. Esta transmisión

de información se puede efectuar mediante el movimiento físico de los elementos

de almacenamiento (papel, cintas magnéticas, diskettes, y otros) o mediante

la comunicación deseñales eléctricas digitales o analógicas a dispositivos

receptores (terminales, convertidores, estaciones remotas u otro computador).

Los reportes que genera el sistema de información se clasifican en:

a) Reportes de Errores: Proporcionan información sobre los errores que ocurren

y se detectan durante el procesamiento de transacciones.

b) Reportes de Actividades: Proporcionan información sobre las actividades

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elementos de la organización. No están orientados a la toma de decisiones. Por

ejemplo. Listados de empleados, listados de inventarios de piezas, y otros.

c) Reportes Regulares: Están orientados a la toma de decisiones. Se preparan a

intervalos definidos de tiempo y en un formato fijo, por lo que se pueden generar

automáticamente.

d) Reporte de Excepción: Útiles para controlar situaciones anormales pues

señalar la ocurrencia de condiciones "fuera de limite". Tienen un formato

predefinido y se pueden generar automáticamente bajo solicitud o cuando ocurra

la condición anormal.

e) Reportes no Planeados: Requeridos eventualmente para la toma de decisiones.

Se generan cuando se solicitan y pueden tener un formato predefinido.

f) Reportes Especiales: Requeridos generalmente una sola vez con fines de

analizar situaciones o resolver problemas involucran el uso de modelosque

respondan a interrogantes del tipo "que ocurre si…" No tienen formato

predefinido y pueden o no generarse automáticamente. Los dos primeros reportes

son producidos por los subsistemas de procesamiento de transacciones, mientras

que los restantes los producen los subsistemas de procesamientos de información.

5- Procesamientos de Consultas: Parte de la información requerida por los

usuarios responde a interrogantes no predefinidas y cuyas respuestas son

generalmente cortas por lo que no requiere un formato complejo como el de los

reportes. Estas interrogantes reciben el nombre de consultas interactivas y

constituyen un medio directo de comunicación hombre-máquina. Esta función es

generalmente ejecutada por los subsistemas de administración de datos, que

facilita el acceso a los datos y de procesamiento de información. La mayoría

de Sistemas de Manejo de Bases de Datos que existen, poseen una herramienta

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que facilita la realización de esta función, denominada lenguaje de consultas o de

interrogación o lenguajes para el diálogo hombre-máquina.

6- Mantenimiento de la Integridad de los Datos: Los datos mantenidos por

el sistema de información deben ser confiables y veraces por lo que una de

sus funciones debe garantizar la integridad de tales datos y protegerlos contra

accesos indebidos o no autorizados y contra modificaciones mal intencionadas.

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Bibliografía

http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_informaci%C3%B3n

http://www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf.shtml

http://www.monografias.com/trabajos66/sistema-informacion/sistema-informacion.shtml

http://www.rena.edu.ve/cuartaEtapa/Informatica/Tema10.html

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Conclusión

Un Sistema de Información surge cuando una empresa sobrevive y crece y la

supervisión de ella está fuera del alcance de un solo hombre, por no poder estar al

mismo tiempo en varios lugares para planear, dirigir, coordinar, analizar y

controlar las diferentes actividades de la organización. Cuando esto sucede los

problemas de autoridad, responsabilidad y organización comienzan a asumir

proporciones considerables; es aquí donde empieza a tomar forma la necesidad de

un SI formal.

Un Sistema de Información evoluciona en función de los resultados que vayan

obteniendo y alcanzan su desarrollo óptimo cuando se evitan situaciones como:

cruces de información, procesos dobles o cuando se hayan fijado flujos formales

de información que permitan conocer los problemas de una manera inmediata.

En ocasiones el desarrollo de los SI dependen de otros factores como: ambiente

externo, cambios en las necesidades internas, cambios tecnológicos, actualización

de sus diseñadores y administradores.

Las principales tendencias respecto a los Sistemas de Información son las

siguientes:

La tecnología de información se usará como parte de la estrategia corporativa, es

decir, el uso de los Sistemas de Información que dan ventaja competitiva

(sistemas estratégicos) se incrementará. Las empresas de más éxito serán

manejadas por personas que sean capaces de desarrollar aplicaciones estratégicas

de la tecnología de la Información de manera creativa.

La tecnología será parte del trabajo en equipo en las empresas. Esta tecnología

será usada para reducir el trabajo, mejorar la calidad, dar mejores servicios a los

clientes o para cambiar la forma en que ser trabaja. Los trabajadores usarán las

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computadoras personales conectadas en red, y las fábricas usarán la tecnología

para el diseño y control de producción.

El uso de la tecnología transformará a la organización y cambiará su estructura.

Como ejemplo de ello puede verse el uso del correo electrónico, el intercambio

electrónico de datos y el acceso a información externa por medio de redes como

Internet.

La tecnología facilitará la creación de las oficinas virtuales para las personas que

requieren estar en diferentes localidades, permitiendo el uso del correo

electrónico y de conferencias por computadoras y de esta manera facilitar la

comunicación global.

Creemos que la implementación de alguno de los software propuestos en Pinturas

Don Polo S.A. de C.V. tendrá excelentes beneficios para la empresa por lo que

entre más pronto lo ponga en marcha, más rápidamente podrá comenzar a

cosechar los frutos económicos. El punto esencial es que la empresa cuente

realmente con la infraestructura necesaria que le permita la adecuada ejecución

del software, la cual es realmente fácil de conseguir por lo que no representa

ningún problema.

Es necesario que primeramente se haga un listado completo de todos los pasos

necesarios para lograr el éxito en la implementación y consiguiente ejecución de la

herramienta seleccionada, siempre teniendo en mente los objetivos de la empresa

a corto y largo plazo.

La empresa también debe tomar en cuenta que una vez que la herramienta

seleccionada sea implementada, es necesario darle un mantenimiento constante a

toda la arquitectura de TI a fin de lograr que siempre funcione eficazmente.

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