Sistematizacion

Subproyecto: Organización y Sistemas Sistematización: definición, conceptos básicos de la sistematización; normas, políticas, funciones,

procesos, actividades, tareas, procedimientos. Prof. Dexi Azuaje

Facilitada por Prof. Dexi Azuaje. Subproyecto Organización y Sistemas. UNELLEZ Fuente: Prof. Ángel Martínez – Prof. Dexi Azuaje

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Sistematización: Consiste en la aplicación de diferentes técnicas que permitan una mejor distribución del trabajo, el establecimiento de responsabilidades y visualizar la participación de los distintos niveles administrativos en un procedimiento específico. Para llevar a cabo la sistematización en una organización existen los manuales, los diagramas y los formularios. En la sistematización, se manejan una serie de términos que es preciso diferenciarlos para su óptima utilización: Normas: Son las reglas establecidas en una organización para regularizar las diferentes actividades que definen el funcionamiento de la misma. Políticas: Son los patrones de conducta o guías de acción que persiguen los diferentes objetivos de una organización. Funciones: Son las principales funciones que se distinguen en una organización. Se presentan por áreas tales como finanzas, ventas, producción, compras. Procesos: En cada área funcional, se presentan varios procesos, los cuales son específicos para cada área. Por ejemplo: Facturación, pago de nóminas, recepción de materiales. En una gran organización, puede haber entre 10 y 30 funciones y entre 100 y 300 procesos (James Martin. Strategic Data – planning Methodologies). Actividades: son las acciones que se realizan en cada proceso. A veces suelen llamarse sub-procesos. Normalmente un proceso puede tener de 5 a 10 actividades. Tareas: Cada una de las acciones físicas o mentales, pasos o etapas que es necesario ejecutar para llevar una actividad o labor determinada. Constituye la mínima división en el trabajo administrativo. Procedimiento: Conjunto de normas aplicadas y el método utilizado en el desarrollo de una actividad específica. El método es la manera como se efectúa una operación o una secuencia de operaciones.

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El Procedimiento.

Es un instrumento formal expuesto generalmente en gráficos o instructivos que describen las operaciones que comprende un sistema. Provee un modo definido de proceder en el trabajo. Es una serie de pasos que en forma ordenada o cronológicamente le dice a las personas como actuar para realizar una actividad.

Procedimientos Administrativos: La sistematización de las operaciones es fundamental en toda la organización ya que la misma permite cumplir con los objetivos propuestos y satisfacer las necesidades administrativas de la empresa. Koontz O’ Donnell (1975), define el procedimiento administrativo como pautas de acción que detallan la forma exacta en la que se deben realizar determinadas actividades. Estos son de gran importancia ya que regulan y formalizan las operaciones administrativas.

Presentación escrita de los procedimientos:

a. La identificación: título o código del procedimiento. b .El objetivo o finalidad del mismo. c. La responsabilidad: se refiere a quien realiza la operación. d. Los formularios que se utilizan: se deben indicar las formas utilizadas en el procedimiento

y acompañar éste con una copia de los formatos que formen parte de él.

En la elaboración de los procedimientos se deben tener presente las palabras más adecuadas a ser utilizadas y que denoten acción, la forma correcta es el presente simple del verbo escogido: envía- muestra- expide- coloca- decide- registra- entrega, etc.

Los elementos básicos que deben conjugarse para que exista un procedimiento administrativo

son los siguientes: Unidad orgánica. Formularios. Tarea administrativa.

Los procedimientos administrativos no son estáticos ya que existe una interrelación entre ellos y es la siguiente:

De Orden: A todo paso del trámite, excepto el primero y el último, le preceden y continúa otro paso, siendo por lo tanto el orden requerido por una secuencia.

De Unidad: Entre los elementos de los procedimientos administrativos debe haber una

relación de unidad, para que el trámite pueda darse en forma integrada y sea posible detectar que el mismo no pase por unidades innecesarias donde no cumple tareas administrativas, que los formularios se den en el número necesario para alcanzar los objetivos del trámite y que no se dé cumplimiento del proceso.

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De carga administrativa: El conjunto de tramites que pasan por cada sector o

unidades orgánicas, señalan las administrativas del mismo y sirve como dato para suministrar equipos, recursos, dotar personal, etc.

De integridad: Cada trámite en cuanto a su secuencia completa constituye una unidad

administrativa independiente, la cual forma parte del conjunto total de tramites, por lo tanto cada tramite en particular se relaciona con otro y así sucesivamente hasta lograr el conjunto que los abarcan todos.

Los procedimientos administrativos responden a las características de una situación particular,

los cuales facilitan su aplicación continua y sistemática para facilitar las labores de control y coordinación.

En este orden de ideas, Melinkoff (1990), afirma que todo proceso se descompone en una serie de procedimientos, y éstos a su vez en métodos, así existe una secuencia lógica y orgánica entre ellos. Los procedimientos administrativos son aplicables a aquellas actividades repetitivas, facilitando la comunicación y control de las mismas, es por ello que deben ser flexibles para así adaptarse a las situaciones que se presenten a lo largo del proceso. Estos pueden representarse formalmente mediante los manuales de procedimiento, normas y formularios, como la expresión descriptiva de los procedimientos administrativos en cuanto a su ciclo, secuencia, formularios a utilizar y sectores intervinientes.

Tipos de procedimientos:

a) De toda la organización: tiene como propósito unir las actividades de dos o más

departamentos. Están redactados en forma sencilla con párrafos cortos de los pasos y sus secuencias. Van dirigidos a todos los jefes de departamentos, supervisores y funcionarios.

b) De departamentos: tienen como propósito coordinar el trabajo de dos o más grupos de

un mismo departamento, incluye todo el flujo de trabajo de ese departamento y sus actividades. Va dirigido a los supervisores y directores de los grupos del departamento involucrado.

c) Esquema de tareas: su propósito es explicarle al trabajador la manera de realizar sus

tareas. Detalla todos los pasos esenciales. Va dirigido al trabajador involucrado y a su jefe.

Grados de Procedimientos Grado D: Este suele ser de baja calidad cuya elaboración no ha sido producto de una investigación previa; indica la forma como se realiza un trabajo en la actualidad sin plantear alternativas de solución a los problemas existentes.




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Grado C : Estos son elaborados con cierta planificación por lo tanto su calidad es mejor que la del grado D. A través de él se puede desarrollar la coordinación de actividades y son utilizados en la resolución de problemas administrativos. Grado B: Son aquellos elementos que han sido planificados sin embargo no es el resultado de un estudio a fondo. Requiere de una buena habilidad analítica y suficiente tiempo de trabajo Grado A: Son mas adecuados entre los mencionados, viene hacer el resultado de un estudio de una investigación prelimar de todo el sistema, busca objetivos claramente delimitados.

Presentación gráfica de un procedimiento

El flujograma es un diagrama que permite registrar los hechos relativos al procedimiento, permite al analista exponer el movimiento o ruta que siguen los papeles, las funciones o las etapas del procedimiento.

Los flujogramas se utilizan:

a) Como dispositivo para visualizar un flujo propuesto dentro de un sistema nuevo. b) Como recurso para comprender el flujo presente en el ciclo del sistema. c) Como bosquejo del flujo general hecho por el analista antes de redactar el procedimiento. d) Para reemplazar el procedimiento escrito. e) Para analizar con mayor facilidad el procedimiento escrito. f) Ayuda a mostrar el contraste entre el sistema actual y el propuesto cuando se presente el

nuevo plan.

Simplificación de Trabajo

Es un conjunto de técnicas desarrollables en cualquier oficina para hacer mas sencilla las tareas del personal. Es un empleo adecuado del sentido común. Comienza con un examen del trabajo en el que hay que preguntar: Porque? Que? Donde? Cuando? Quien? Como? Eliminar? Combinar? Cambiar secuencia? Cambiar lugares? Cambiar personas?. Todo esto persigue como objetó Mejorar.

Simplificación del Trabajo

En la actualidad utilizamos el término división del trabajo en lugar de división de labores para indicar que todas las actividades organizacionales, desde la producción hasta la administración pueden ser especializadas. Otro término para división del trabajo es especialización del trabajo. Mucha gente piensa que la evolución de la civilización se puede atribuir a esta especialización, que le dio al ser humano los recursos para desarrollar el arte, la ciencia y la educación.

Por qué la división del trabajo aumentó en tal medida la productividad? La respuesta es que ninguna persona es física ni psicológicamente capaz de desempeñar todas las operaciones que




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componen a la mayoría de las complejas actividades, ni aún suponiendo que una persona pudiera adquirir todas las habilidades especializadas para hacerlo. En contraste, la división del trabajo crea actividades simplificadas que pueden aprenderse y completarse con relativa rapidez. Además, crea una variedad de trabajos, permitiendo a la gente escoger o ser asignada a posiciones que concuerdan con sus talentos e intereses. Factores Básicos con los que tiene que tratar la Simplificación de Trabajo

- La resistencia al cambio - Mente abierta - El tiempo: Planeación deficiente del trabajo Instrucciones Equipos dañados o inadecuado Apuro excesivo - El desperdicio: Trasporte, tiempo ocioso, demora, almacenamiento.

- La distribución del espacio

- La medición del trabajo

- Los instrumentos y las técnicas.

En este caso solo se explicaran los últimos tres que tienen una mayor pertinencia con el estudio de los procedimientos

1.- La distribución del espacio: Para este tipo de estudio se requiere un plano a escala de la superficie, que muestre paredes, divisiones, puertas, pasillos principales y otros a fin de darle al espacio la mejor utilización, es decir que provea las condiciones de trabajo más prácticas.

Existen varias formas de resolver el problema del espacio:

a) Arreglando el área actual para acomodar más personal o equipo. b) Expandiendo el área para eliminar congestiones. c) Dándole el máximo uso a los equipos. d) Mejorando la apariencia del área. e) Fijando espacios de trabajo. f) Planificando nuevas instalaciones para oficinas o unidades.

Recomendaciones para aprovechar el espacio: a) Los escritorios deben colocarse en la misma dirección siempre que sea posible. b) El equipo pesado debe colocarse contra las paredes. c) Los pasillos principales deben tener por lo menos 1,50mts de ancho y los secundarios

0,75cms como mínimo. d) Ubicar a los empleados que tienen contacto con el público cerca de los pasillos.




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e) No dotar al personal sino del mobiliario necesario y ubicar los archivos y equipos cerca del trabajador, también deberá ser eliminado el equipo inactivo.

f) Utilizar al máximo la luz natural. g) Eliminar las oficinas privadas o reducir su tamaño.

2.- La medición del trabajo: Permite valorar el progreso del esfuerzo productivo mediante la comparación de lo que se ha hecho con lo que se esta haciendo. Entre el objetivo de esta es determinar las necesidades futuras del personal, planear una secuencia efectiva del trabajo y ubicar las áreas de operaciones que requiere mejorarse, entre otras.

3. Los instrumentos o técnicas.:Entre los instrumentos más utilizados en la simplificación del trabajo están los formularios los cuales no son más que una hoja de papel impresa con una información fija y unos espacios en blanco para ser llenados con información variable.

Etapa de la Simplificación -Selección de un trabajo importante. -Dividirlo para examinarlo en detalle -Desarrollar la mejora que se propondrán -Instalar las mejoras Propósito de la Simplificación de trabajó Reducir los costos Acelerar la producción Prestar un mejor servicio al público, entre otros.

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