Auditorias Internas al Sistema de Gestión Integrado

Fecha: 01/10/11 Doc: SK.CSMA.04 Rev.: 9 Pág: 1 de 6

Emitió

CSMA

Revisó

Gerente CSMA

Aprobó

CEO

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1. OBJETO

Establecer la metodología a utilizar en Skanska LA para poder planificar e implementar Auditorías Internas al Sistema de Gestión Integrado.

2. ALCANCE

Desde la elaboración del Plan de Auditorías hasta la finalización del mismo.

3. RESPONSABLES

Gerencia CSMA de Skanska LA Auditores Internos Responsable del Área a ser auditada Gerente CSMA País

4. PROCEDIMIENTO 4.1 Preparación de la Auditoría 4.1.1 Frecuencia de las Auditorías

Las Auditorías internas se realizan en toda la Organización a intervalos planificados anualmente, según el tipo de actividad, la dimensión y duración del Proyecto/Servicio. No obstante esto, la Gerencia CSMA de Skanska LA puede decidir una Auditoría en cualquier caso en que se identifique alguna señal de incumplimiento que afecte en forma significativa la aplicación satisfactoria del Sistema de Gestión Integrado en cualquier Área. La Gerencia CSMA de Skanska LA, es quien debe evaluar y tomar la decisión de establecer o modificar las oportunidades de realizar las Auditorías Internas al Sistema de Gestión, y es quien emite y actualiza el Programa Anual de Auditorías Internas. Toda vez que Skanska LA es contratada para un nuevo Proyecto / Servicio, el Gerente de CSMA País informa del mismo vía mail a la Gerencia CSMA de Skanska LA, para que lo incorpore al Programa Anual de Auditorias Internas.

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4.1.2 Elaboración del Plan de cada Auditoría Interna de CSMA Para cada Auditoría, con antelación suficiente, el Gerente de CSMA País notifica al Área la Auditoria a realizar, comunicando, si ello fuese necesario, los detalles y alcance.

Las Auditorias Internas son efectuadas con recursos propios de cada país, definiendo la Gerencia de CSMA de Skanska LA en cuales participa como auditor líder.

4.1.3 Auditores Internos El equipo Auditor estará integrado por uno o más auditores.

Requisitos que debe reunir un Auditor:

No tener responsabilidad directa con el Área a auditar.

Haber recibido capacitación y entrenamiento necesarios, especialmente en los siguientes puntos:

conocimiento y comprensión de las Normas ISO 9001, ISO 14001 y

OHSAS 18001;

técnicas para examinar, interrogar, evaluar e informar;

entrenamiento en auditorías internas

Debe presentar como atributos personales la capacidad de expresar de manera clara y fluida ideas y conceptos en forma oral y escrita, criterio amplio y maduro, firmeza de juicio y capacidad analítica.

Los dos últimos requisitos deben demostrarse por medios aceptables. Por ejemplo: mediante apreciación de ejercitaciones orales o escritas.

4.1.4 Documento de trabajo

El Documento se denomina Informe de Auditoria CSMA; este documento puede adoptar la forma de:

Informe de Monitoreo del Proyecto/Servicio (Solicitado por Gcia. CSMA).

Informe de Monitoreo del Proyecto/Servicio (Uso Interno). Este monitoreo debe ser realizado por lo menos con una antelación de 60 días respecto a la fecha establecida en el programa de Auditoría Interna que es emitido y difundido por la Gerencia CSMA de Skanska LA.

Informe final de Auditoría.

El documento de trabajo se encuentra disponible en el sitio web cuyo link es: www.csma.net.ar

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4.1.5 El Responsable del Área auditada debe:

Informar a su personal involucrado el Objetivo y el Alcance de la Auditoría a recibir,

Designar miembros responsables de su personal para acompañar al Auditor, y asistirlo en las verificaciones, ubicar documentación archivada, etc.,

Poner a disposición del Auditor todos los medios necesarios para asegurar un efectivo y eficiente proceso de Auditoría,

Permitir al Auditor el acceso a las instalaciones y a todos los elementos de juicio, que éste solicite para sus comprobaciones.

4.2 Realización de la Auditoría 4.2.1 Apertura

La Auditoría se inicia con una explicación al Responsable del Área a auditar de los objetivos de la Auditoría, del Programa de las Áreas a verificar.

4.2.2 Recolección de evidencias

Las evidencias deben recogerse mediante entrevistas, examen de documentos y observación de las actividades propias de cada Área que se verifique.

La información confidencial debe ser tratada con discreción. Cuando sea necesario, la misma sólo puede ser tratada entre el Auditor y el máximo Responsable del Área auditada. Todo indicio que sugiera el pedido de un PAC y que resulte significativo a criterio del Auditor, debe ser investigado aún cuando no esté previsto en el check-list. Los Auditores deben reunir evidencia objetiva y suficiente que permita responder a preguntas tales como:

¿Están disponibles, son conocidos, comprendidos y usados por el personal del Área auditada, los procedimientos y documentos establecidos por el Sistema de Gestión Integrado vigente en el Área?

¿Son adecuados todos los documentos que afectan al Sistema de Gestión Integrado para alcanzar los objetivos de Gestión requeridos?

4.2.3 Pedidos de Acción Correctiva. Reunión de cierre

Todos los PACs solicitados por la Auditoría deben ser registrados y avalados por evidencia objetiva.

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Los PAC´s confeccionados en Monitoreos Internos y Auditorías

internas anteriores, que al momento de la realización de la

Auditoría Interna se constate que no estén cerrados, serán

identificados por el Auditor como un nuevo PAC en dicho informe.

El Auditor debe analizar todos sus hallazgos, y asegurarse que constituyen No Conformidades con las disposiciones escritas vigentes en el Área auditada, y que por ello se solicitan los Pedidos de Acción Correctiva/Preventiva. Los PACs deben ser revisados en una reunión de cierre por el Auditor con el Responsable del Área auditada, a fin de asegurar que los resultados de la Auditoría fueron claramente comprendidos y aceptados. Para cada una de ellas se completará parcialmente (descripción del evento y causa raíz si se conoce) en el formulario correspondiente, entregando los originales al Responsable del área auditada para su tratamiento.

4.3 Informe final de Auditoría

Es preparado y controlado por el Auditor interno para que el Informe sea preciso, claro y completo. El auditor comunica vía mail la finalización del informe de la Auditoría a la Gerencia CSMA de Skanska LA, quien tras revisar el mismo lo hará llegar al área auditada, al Country Manager, al Gerente de CSMA País/Región y a toda aquella persona que corresponda.

4.3.1 Contenido del informe

Fecha de emisión del Informe y firma del Auditor.

Detalles de la Auditoría (por ejemplo: Objeto y Alcance de la Auditoría, Área auditada y el Responsable de la misma).

Identificación de los Documentos de Referencia usados en la Auditoría.

Enumeración de los PACs solicitados.

Conclusiones obtenidas de la Auditoría.

Recomendaciones para mejorar la efectividad del Sistema de Gestión Integrado en el Área auditada.

Indicadores representativos de las disciplinas CSMA.

Índice del Grado de Conformidad con el Sistema de Gestión Integrado (valor ubicado en una escala tipo semáforo).

4.3.2 La Gerencia de CSMA de Skanska LA tiene a su cargo el archivo de

todos los documentos de las Auditorías realizadas.

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4.4 Finalización de la Auditoría

La Auditoría finaliza una vez realizada la distribución del Informe, según la lista de distribución correspondiente.

4.5 Seguimiento de las Acciones Correctivas/Preventivas y

Observaciones 4.5.1 El Auditor decidirá si algún PAC u Observación requiere la planificación

de una Auditoría de Seguimiento, lo que se indicará en el Informe de la Auditoría ya realizada.

4.5.2 El Responsable del Área auditada debe completar el Informe PAC iniciado

por el Auditor, el cual es parte del Informe de Auditoría Interna (Fo.SK.CSMA.04.01), determina e inicia las acciones necesarias para solucionar y evitar la repetición de los desvíos registrados en el dicho informe.

Debe informar al personal involucrado de los PACs registrados y de las acciones tomadas.

4.5.3 Dentro de los 7 días posteriores a la recepción del “Informe Final de

Auditoria” (Fo.SK.CSMA.04.01), el Proyecto/Servicio debe completar el formulario “Plan de Acción para Seguimiento de los Desvíos de Auditorias Interna CSMA” (Fo.SK.CSMA.04.02). Completado el Plan de Acción y luego de contar con la aprobación del Gte. CSMA País; el Responsable del Proyecto/Servicio debe firmarlo y enviarlo a la casilla CSMA Skanska LA (csma@skanska.com.ar) poniendo también en conocimiento al Country Manager, Gerente Operativo / Área y al Gerente CSMA País. El Gerente CSMA País es el responsable por el seguimiento del “Plan de Acción” verificando el cumplimiento de los Plazos establecidos para la implementación de las Acciones Correctivas propuestas. Una vez verificado por el Gerente CSMA País que el “Plan de Acción” fue cumplido y cerrado debe enviarlo a CSMA Skanska LA para ser adjuntado al “Informe Final de Auditoria” del Proyecto/Servicio correspondiente. Asimismo la verificación del cierre de los PAC´s será revisado durante la próxima auditoría interna.

4.5.4 Las observaciones redactadas en el informe de Auditoría que no generen un PAC, deben ser tratadas por el auditado. La verificación de su tratamiento y cierre será constatado a través de evidencias durante la próxima auditoría interna.

4.5.5 Los Informes de Auditorías Internas / Externas deben ser tratados en la reunión de revisión por la Dirección correspondiente al proyecto/servicio auditado, dejándose constancia de ello, de los temas tratados y las acciones a ser adoptadas.

4.5.6 Los PAC´s correspondientes a desvíos en Salud y Seguridad tendrán

prioridad máxima en la toma de acciones Correctivas/ Preventivas.

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4.5.7 El Gerente de CSMA País/Región dispone de los Pacs de Auditoria Interna convenientemente cerrados y firmados, enviando una copia de los mismos a la Gerencia CSMA de Skanska LA.

5. REFERENCIAS

Adjuntos Fo.SK.CSMA.04.01.Rev.5 - Informe de Auditoría CSMA

Fo.SK.CSMA.04.02.Rev.0 - Plan de Acción para Seguimiento de Desvíos de Auditoría Interna CSMA