Software contable uno Trans Acc

Introduccin

2GESTION DE TRANSACCIONES

3GESTION DE TRANSACCIONES

Introduccin

Objetivos del Mdulo

El objetivo general de este mdulo es brindar a los usuarios una herramienta para registrar y controlar todas las transacciones directas y conexas a la gestin de transacciones de compras, e inventarios. Este mdulo est orientado tanto a las reas operativas, es decir a la actualizacin entradas de almacn, notas de compras, acusacin de facturas, salidas de almacn, traslados, etc., como a las reas administrativas y gerenciales de la empresa brindando informacin consolidada o detallada de la gestin y reportes de diversa ndole, que facilitan el seguimiento de la operacin y la oportuna toma de decisiones.

Como objetivos particulares se pretende que al final de ste mdulo, los usuarios estn en capacidad de hacer las siguientes operaciones:

Gestin de entradas y notas de compras

Acusacin de facturas de proveedores

Captura de movimientos entre procesos

Gestin de pedidos internos

Gestin de movimientos de inventarios

Ajustes e inventarios fsicos

Generacin del kardex

Resmenes de transacciones

Balances de inventario

Comprobante contable de compras

Comprobante contable de consumos

Comprobante contable de costos de ventas

Ajustes por inflacin

Comprobante contable de ajustes por inflacin

Presupuestos de Consumos

Men Monitor

En el siguiente formato de pantalla se puede visualizar la ubicacin de los diferentes programas que conforman el mdulo de Gestin de Transacciones.

La explicacin detallada de cada uno de ellos, su aplicacin y operacin en todos los elementos que los conforman, son la razn de ser de los captulos que se presentan a continuacin:El usuario puede desplazarse a travs de estos, con las teclas de movimiento del cursos (Flechas), o seleccionando directamente el nmero o letra de la opcin. Papel del mdulo de inventarios:

El mdulo de inventarios se considera el NUCLEO DEL SISTEMA COMERCIAL CM-UNO, porque es el punto de partida de la gestin cotidiana que conlleva el tener actualizado en todo momento las existencias y costos por cada tem de inventario en las diferentes bodegas. Este mdulo es la base para la operacin exitosa de compras, ventas y produccin. De ah el hecho de que en toda transaccin siempre haga referencia a la bodega de donde entran o salen partes de inventario.

En el momento de registrar cualquier tipo de transaccin en CMUNO ocurren tres situaciones, que son:

1. Generacin del documento soporte de la transaccin

2. Actualizacin simultnea de todos los archivos implicados en el proceso. Este hecho evita tener que ejecutar posteriormente procesos de acumulacin sobre los archivos maestros del sistema

3. Funcionalmente el proceso de operacin de actividades de medida y costos, tiene las siguientes caractersticas.

a) Las cantidades permiten dos posibilidades en cuanto a la unidad de medida, las cuales son totalmente independientes pero complementarias.

Unidad de Inventarios que interacta mediante equivalencias con las unidades de presentacin (Venta) y de orden (Compra).

Unidad de medida adicional sin ninguna equivalencia con la unidad de inventarios.

Los costos se actualizan simultneamente en cuanto a:

- Ultimo costo

- Costo promedio

Tiene la opcin para empresas en las que hay procesos de fabricacin de poder incluir costos estndar, cuya determinacin se ha hecho previamente mediante estudios tcnicos..

Diagrama explicativo de la gestin de inventarios cuando no hay transformacin de materia prima:

no

si .....Al iniciar el registro transacciones, ya no es posible modificar directamente los saldos

iniciales (Hacer nota interna de ajuste)

si

no

si

no

si

no

Entradas con base en una orden de compra:

El objetivo de estos programas es brindar la oportunidad al usuario de registrar las diferentes transacciones de Compras, incluyendo dentro de stas las compras nacionales, las importaciones, las compras de caja menor y las notas por devoluciones, descuentos y ajustes en compras.

Los programas de captura de entradas por compras se encuentran ubicados en el siguiente formato de pantalla del men monitor:

Al ingresar por la opcin de Entradas con base en una orden de compra se deben diligenciar los siguientes campos:

Encabezado del documento de entrada de almacn:

Captura de datos relativos a la orden de compra, registros y cantidades:

Una vez seleccionado el nmero de registro correspondiente a la parte de inventarios que se est ingresando, se procede a informar la cantidad recibida. El sistema valida las cantidades pendientes y valora el registro de ingreso de acuerdo a las condiciones, precios y descuentos de la orden as:

Explicacin de los campos de la entrada de almacn con base en orden de compra:

Encabezado del documento de entrada de almacn:

Ref.:

Despus de haber escogido la opcin 1 captura es posible asociar la entrada de almacn a una referencia, que es un criterio de libre utilizacin por parte del usuario. Ej.: nombre de la persona, fecha - hora de realizacin, etc. Posteriormente, en las consultas y listados es posible utilizar este campo para limitar el anlisis a una referencia especfica.

Lapso:

Campo numrico de 4 posiciones en formato AAMM, que indica el ao - mes en que se realiza la entrada de almacn.

Empresa:

Cdigo de identificacin de la empresa en la que se realiza la transaccin.

C.u:

Cdigo de identificacin del centro de utilidad donde se generan las transacciones.

Documento:

Tipo y nmero de documento. Corresponde al documento de entrada previamente catalogado y el nmero consecutivo del mismo. Ejemplo: EA-00001.

Fecha:

Campo en formato AAMMDD que corresponde a la fecha de realizacin de la transaccin .

Autorizado:

Corresponde al cdigo de firma de quien realiza la entrada.

O.C. Nro.:

Corresponde el tipo de documento y nmero de la Orden de Compra, previamente realizada en el mdulo correspondiente sobre la cual se desea hacer la entrada de almacn.

Documento Alterno:

Campo informativo, se utiliza para registrar el nmero de remisin o factura del proveedor con la cual es recibida la mercanca.

Observaciones:

Son 5 lneas de 60 caracteres cada una. Se utiliza para registrar los comentarios y/o observaciones que se desee hacer al momento de realizar la recepcin de la compra.

Captura de datos relativos a la orden de compra, registros y cantidades:

Concepto:

Corresponde al cdigo de concepto previamente definido con el cual se va identificar la transaccin de compra. Por ejemplo Entrada por Compras Nacionales

Item de O.C.:

Corresponde al nmero de registro o tem de la orden de compra que se est recibiendo.

Cant. Recibida 1:

Corresponde a la cantidad recibida en unidad de inventario de la parte seleccionada.

Can. Recibida 2:

Corresponde a la cantidad recibida en unidad de medida adicional de la parte seleccionada.

Observaciones:

Campo alfanumrico de 20 caracteres. Se utiliza para registrar un pequeo comentario referente a la parte de inventarios que se esta ingresando.

El sistema despliega en la pantalla la informacin relativa a los valores, descuentos, existencias, costos unitarios, cantidades pendientes en ordenes de compra, cdigo de bodega a la que ingresa el producto, cdigo de ubicacin del producto y nuevo disponible de inventarios. En la parte superior se van registrando los valores totales acumulados correspondientes al registro de la entrada por compras: nmero de tems registrados, % de descuento global, valor bruto acumulado, valor descuentos acumulados, valor impuestos y valor neto.

Adems de lo anterior, se actualiza la informacin de las fuentes de compras.

Si se tienen costos por fletes en la entrada de almacn que se acaba de registrar, es necesario aumentar o disminuir el costo unitario de cada uno de los tems recibidos, lo que implica realizar tambin una nota de sobrecostos.

Una vez terminada la captura de registros en el documento, se debe digitar 2 veces la tecla para pasar al siguiente formato de pantalla donde se pregunta si se desea imprimir el documento. En caso afirmativo se debe seleccionar el nmero de formato (el estndar es 00001) y las opciones adicionales de impresin del documento:

Modificacin y Retiro de Entradas con base en Orden de compra:

El objetivo de este programa es permitir hacer las correcciones y reversiones a que diere lugar cuando en el proceso de entrada se ha cometido algn error. El sistema permite modificar los datos relativos al encabezado del documento de entrada. Si el error consiste en el registro de una cantidad o un tem equivocado, se debe ingresar bajo la modalidad de Retiro, suprimir el registro y posteriormente volver a la captura de entrada con base en orden de compra para hacer el registro correcto.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Al ingresar por la opcin 2 de Modificacion / Retiro el usuario deber informar el lapso, empresa, centro de utilidad, tipo y nmero de documento a modificar o retirar:

Entradas Directas:

El objetivo de este programa es permitir hacer el documento y registro de entrada de almacn cuando no se tiene una orden de compra previa, o cuando no se tiene disponible el mdulo de ordenes de compra.


Al ingresar al programa de Entradas Directas se deben diligenciar los siguientes campos:

Explicacin de los campos de Entradas Directas:

Ref.:

Despus de haber escogido la opcin 1 captura es posible asociar la entrada de almacn a una referencia, que es un criterio de libre utilizacin por parte del usuario. Ej.: nombre de la persona, fecha - hora de realizacin, etc. Posteriormente, en las consultas y listados es posible utilizar este campo para limitar el anlisis a una referencia especfica.

Lapso:

Campo numrico de 4 posiciones en formato AAMM, que indica el ao - mes en que se realiza la entrada de almacn.

Empresa:


C.U.:


Documento:

Tipo y nmero de documento. Corresponde al documento de entrada previamente catalogado y el nmero consecutivo del mismo. Ejemplo: EA-00001.

Fecha:


Autorizado:

Corresponde al cdigo de firma de quien realiza la entrada.

Proveedor:

Corresponde al cdigo del proveedor de quien se est recibiendo la compra.

Sucursal:

Corresponde al cdigo de sucursal del proveedor, si ste tiene sucursales, de la cual se est recibiendo la compra.

O.C. Nro.:

Corresponde el tipo de documento y nmero de la Orden de Compra. Estos son informativos y no se valida su existencia previa.

Documento Alterno

Campo informativo, se utiliza para registrar el nmero de remisin o factura del proveedor con la cual es recibida la mercanca.

Descuento global:

Corresponde al porcentaje de descuento que otorga el proveedor para la totalidad de los tems de la compra.

Cdigo de moneda:

Si el proveedor es del exterior y /o la compra se realiza en una moneda diferente de la nacional, se debe capturar aqu el cdigo de la moneda respectiva. De lo contrario para realizar el documento de entrada en moneda nacional.

Observaciones:

Son 5 lneas de 60 caracteres cada una. Se utiliza para registrar los comentarios y/o observaciones que se desee hacer al momento de realizar la recepcin de la compra.

Concepto:

Corresponde al cdigo de concepto previamente definido con el cual se va identificar la transaccin de compra. Por ejemplo Entrada por Compras Nacionales

Bodega:

Corresponde al cdigo de la bodega donde van a ingresar los tems.

Parte:

Corresponde al cdigo de la parte de inventarios a la cual se le desea reportar el ingreso de la compra.

Extensin:

Corresponde al cdigo de extensin de la parte de inventarios a la cual se desea hacer el registro de compra.

Lote:

Cuando la parte de inventarios controla existencias por lote, se debe ingresar el cdigo de cada uno de los nmeros de lote y fecha de vencimiento de la parte de inventarios que se recibe.

Cantidad:

Cantidad en unidad de inventario, unidad de orden y/o unidad de medida adicional que se est recibiendo.

Precio Unitario:

Corresponde al valor de una unidad de inventario o unidad de compra, segn se est reportando la cantidad, de la parte de inventario que se est ingresando.

Dscto. Lnea:

Corresponde al porcentaje de descuento que otorga el proveedor para el tem que se est reportando.

Los campos de % de impuesto, valor descuento de lnea y valor impuesto, son calculados por el sistema con base en los parmetros digitados, no obstante el usuario puede redigitarlos en el evento que los valores calculados no correspondan con los valores que facture el proveedor. Esto se debe a que el sistema calcula todas las variables sobre el precio unitario y ste por la cantidad da los valores finales. Algunos proveedores hacen los clculos sobre valores totales, incluyendo decimales, por lo que es factible que los valores no coincidan plenamente, en cuyo caso se hace necesario poder corregir el valor del registro de entrada.

Observaciones:

Campo alfanumrico de 20 caracteres. Se utiliza para registrar un pequeo comentario referente a la parte de inventarios que se esta ingresando.

Cuando ya no hay ms tems para registrar se pulsa 2 veces con el propsito de iniciar la impresin del documento. Si se est utilizando el formato estndar se deben diligenciar adems las opciones adicionales de impresin solicitadas por el formato

Notas:

Esta opcin permite la realizacin y gestin de los documentos de notas de compras tanto dbito como crdito. Normalmente se recomienda que se utilice un mismo tipo de documento para realizar las notas por los diferentes conceptos y naturaleza que se requieran.


Al ingresar al programa de captura de Notas de compras se deben reportar los siguientes campos:

Una vez definida la naturaleza de la nota que se desea realizar, se reportan los siguientes campos:

Explicacin de los campos en la elaboracin de Notas de compras:

Ref.:

Despus de haber escogido la opcin 1 captura es posible asociar la nota de compras a una referencia, que es un criterio de libre utilizacin por parte del usuario. Ej.: nombre de la persona, fecha - hora de realizacin, etc. Posteriormente, en las consultas y listados es posible utilizar este campo para limitar el anlisis a una referencia especfica.

Lapso:

Campo numrico de 4 posiciones en formato AAMM, que indica el ao - mes en que se realiza la nota de compras.

Empresa:


C.U.:


Documento:

Tipo y nmero de documento. Corresponde al documento de entrada previamente catalogado y el nmero consecutivo del mismo. Ejemplo: NC-00001.

Fecha:


Autorizado:

Corresponde al cdigo de firma de quien realiza la nota.

Proveedor:

Corresponde al cdigo del proveedor a quien se est elaborando la nota.

Sucursal:

Corresponde al cdigo de sucursal del proveedor, si ste tiene sucursales, a la cual se est elaborando la nota.

O.C. Nro.:

Corresponde el tipo de documento y nmero de la Orden de Compra. Estos son informativos y no se valida su existencia previa.

Documento Alterno:

Campo informativo, se utiliza para registrar el nmero de remisin o nota del proveedor con la cual se est soportando la transaccin.

Descuento global:

Corresponde al porcentaje de descuento que otorga el proveedor para la totalidad de los tems de la nota.

Cdigo de moneda:

Si el proveedor es del exterior y /o la nota se requiere realizar en una moneda diferente de la nacional, se debe capturar aqu el cdigo de la moneda respectiva. De lo contrario para realizar el documento quede en moneda nacional.

Observaciones:

Son 5 lneas de 60 caracteres cada una. Se utiliza para registrar los comentarios y/o observaciones que se desee hacer al momento de realizar la el documento.

Concepto:

Corresponde al cdigo de concepto previamente definido con el cual se va identificar la transaccin de la nota de compras. Por ejemplo Devolucin en Compras Nacionales

Bodega:

Corresponde al cdigo de la bodega donde van a registrar los tems.

Parte:

Corresponde al cdigo de la parte de inventarios a la cual se le desea registrar la transaccin.

Extensin:

Corresponde al cdigo de extensin de la parte de inventarios a la cual se desea hacer el registro.

Lote:

Cuando la parte de inventarios controla existencias por lote, se debe ingresar el cdigo de cada uno de los nmeros de lote que se desea afectar en la transaccin.

Cantidad:

Cantidad en unidad de inventario, unidad de orden y/o unidad de medida adicional que se est reportando.

Precio Unitario:

Corresponde al valor de una unidad de inventario o unidad de compra, segn se est reportando la cantidad de la parte de inventario que se est registrando.

Dscto. Lnea:

Corresponde al porcentaje de descuento que otorga el proveedor para el tem que se est reportando.

Los campos de % de impuesto, valor descuento de lnea y valor impuesto, son calculados por el sistema con base en los parmetros digitados, no obstante el usuario puede redigitarlos en el evento que los valores calculados no correspondan con los valores que facture el proveedor. Esto se debe a que el sistema calcula todas las variables sobre el precio unitario y ste por la cantidad da los valores finales. Algunos proveedores hacen los clculos sobre valores totales, incluyendo decimales, por lo que es factible que los valores no coincidan plenamente, en cuyo caso se hace necesario poder corregir el valor del registro.

Observaciones:

Campo alfanumrico de 20 caracteres. Se utiliza para registrar un pequeo comentario referente a la parte de inventarios que se esta reportando.

Cuando ya no hay ms tems para registrar se pulsa 2 veces con el propsito de iniciar la impresin del documento. Se puede elaborar notas en slo cantidad, lo que implica que en el campo de valor unitario de digite .

Se pueden elaborar notas en solo valores, lo que implica que en el campo de cantidad se digite . En este caso el valor unitario deber ser el valor total deseado para cada tem. Ello debido a que al no existir cantidad no se puede hacer clculo de valor total por lo que ste ser igual al unitario.

Modificacin o Retiro de Entradas y Notas Directas:

El objetivo de este programa es permitir hacer las correcciones y reversiones a que diere lugar cuando en el proceso de entradas directas o notas se ha cometido algn error. El sistema permite modificar los datos relativos al encabezado del documento. Si el error consiste en el registro de una cantidad, valor o un tem equivocado, se debe ingresar bajo la modalidad de Retiro, suprimir el registro y posteriormente volver a la captura para hacer el registro correcto.


Al ingresar por la opcin 6 de Modificarion / retiro el usuario podra modificar todos los datos y registros del documento:

Generacin automtica de notas por Sobrecostos

El objetivo de esta opcin es permitir hacer notas de ajustes por mayor o menor valor en compras, por ejemplo para reportar el valor de fletes, descuentos por volumen, fletes y liquidacin de aranceles de una importacin.


Al ingresar por el programa de Generacin Automtica Notas por Sobrecostos se deben diligenciar los siguientes campos:

Una vez seleccionados los datos de lapso, empresa, centro de utilidad, tipo y nmero de documento a realizar, fecha del documento y autorizado, se debe seleccionar el documento fuente sobre el cual se distribuir el valor de la nota por sobrecostos.

El sistema sugiere que el proveedor de la nota sea el de la entrada de almacn capturada, pero no obstante de no ser as, el usuario puede seleccionar el nombre del proveedor a nombre de quien desea hacer la nota.

Seguidamente se debe seleccionar la naturaleza de la nota a elaborar. D= Dbito al proveedor se utiliza por ejemplo para reportar descuentos otorgados por volumen. C= Crdito al proveedor se utiliza para reportar notas que aumentan el valor del inventario, por ejemplo fletes, o sobrecostos en una importacin.

Seguidamente se debe reportar la informacin relativa al detalle y valor de la nota:

El valor de la nota es el valor que se desea distribuir, por ejemplo el valor del flete o un valor de descuentos total.

El sistema pregunta entre 5 opciones, cual ser la base de distribucin del valor de la nota entre los tems de la entrada seleccionada as:

Costo:

Significa que el sistema deber hallar el porcentaje de costo de cada parte de inventario del total de costo de la entrada de almacn. Con base en este porcentaje calcular el valor a distribuir del reportado en la nota de sobrecostos.

Cantidad (Unidad de inventario):

Significa que el sistema deber hallar el porcentaje correspondiente a las cantidades en unidad de inventario de cada parte de inventario del total de unidades de inventario de la entrada de almacn. Con base en este porcentaje calcular el valor a distribuir del reportado en la nota de sobrecostos

Cantidad (Unidad Adicional):

Significa que el sistema deber hallar el porcentaje correspondiente a las cantidades en unidad de medida adicional de cada parte de inventario del total de unidades de medida adicional de la entrada de almacn. Con base en este porcentaje calcular el valor a distribuir del reportado en la nota de sobrecostos

Peso (Kilos Tericos):

Significa que el sistema deber hallar el porcentaje correspondiente al peso en kilos de cada parte de inventario (con base en el valor registrado al crear la parte en el campo de peso terico) del total del peso terico de la entrada de almacn. Con base en este porcentaje calcular el valor a distribuir del reportado en la nota de sobrecostos

Volumen (DCM3 Tericos):

Significa que el sistema deber hallar el porcentaje correspondiente al volumen terico de cada parte de inventario (con base en el valor registrado al crear la parte en el campo de volumen terico) del total del volumen terico de la entrada de almacn. Con base en este porcentaje calcular el valor a distribuir del reportado en la nota de sobrecostos

Liquida Aranceles:

Este caso se da cuando se hace una entrada por importacin a precio FOB y posteriormente se desea reportar el valor de los sobrecostos correspondientes a fletes y seguros para hallar el valor total sobre el cual se debern liquidar los aranceles, los cuales tambin debern sumar al costo del inventario. El sistema pregunta si al valor de la nota + la entrada (base para liquidar aranceles) se le desea sumar el valor de los aranceles. El valor de los aranceles es calculado con base en el porcentaje definido en el catlogo de aranceles al cual fue asociada la parte de inventarios al momento de crearla y haberla definido como procedencia I= Importada.

Descripcin a Items No-Stock:

El objetivo de este programa es permitirle al usuario adicionar y/o modificar la descripcin y unidad de medida de las partes de inventario creadas como tems de No-Stock.


Es necesario recordar que este tipo de partes no tienen una descripcin ni una unidad de medida especfica, pues son un comodn. Esta se debe capturar al momento de hacer el registro en el documento de Entrada, usualmente es necesario complementar esta descripcin con algunas lneas de detalle adicional, por ello que se hace necesario modificar en el documento la descripcin de los registros correspondientes a No-Stocks. Se debe diligenciar el siguiente formato de pantalla.

Impresin de documentos de compras:

El objetivo de este programa es permitir al usuario imprimir o reimprimir los documentos de entradas y/o notas de compras capturados en las opciones anteriores.


Al ingresar por la opcin 9 de Impresin de documentos el usuario debe diligenciar el siguiente formato de pantalla:

Consultas y Listados de documentos de Compras:

El objetivo de este grupo de programas es brindar al usuario la oportunidad de generar consultas o informes de las transacciones de compras, representadas en los documentos de entradas y notas, desde 4 diferentes opticas o criterios de seleccin de informacin.


Al ingresar a las opciones de consultas y/o reportes de compras por nmero de documento, el usuario deber diligenciar los siguientes campos:

Al ingresar a las opciones de consultas y/o reportes de compras por cdigo de proveedor, el usuario deber diligenciar los campos relativos a los parmetros de seleccin de la informacin, de manera similar a la anterior.

Un ejemplo del tipo de informacin que se presenta se puede visualizar en los siguientes formatos de pantalla correspondientes a la consulta por nmero de documento:

Causacin de facturas de proveedor

El objetivo de este grupo de programas es permitir al usuario reportar las facturas de proveedores, hacer su causacin y posteriormente generar el comprobante contable de Compras, para de esta forma completar el ciclo de gestin y contabilizacin de compras.

Lo anterior implica que la informacin de la gestin de compras en trminos reales tiene tres fases a saber:

Comprende el proceso de cotizacin, elaboracin de la orden de compra y elaboracin de la entrada de almacn al recibo de los productos.

Comprende la causacin y/o reporte de la factura del proveedor. Es cruzar la informacin registrada en la orden de compra y/o entrada de almacn con el documento que enva el proveedor, en trminos generales puede decirse adems que es un proceso de auditora previo a la contabilizacin final de la compra.

Comprende el proceso de interfase contable, el cual se basa en las tablas de equivalencias contables y los documentos causados, para generar y contabilizar automticamente el comprobante de Compras.

Consulta de Entradas y Notas Pendientes de Causacin:

A travs de ste programa el usuario puede conocer diariamente y por proveedor, cuales son las entradas y notas de compras que an no se han causado, es decir, no se les ha reportado la factura del proveedor. En el siguiente formato de pantalla se puede observar los datos que se requiere diligenciar:


Al ingresar por la opcin 1 de Consulta Entradas/ Notas Pendientes Se debe digitar el cdigo del proveedor del cual se desea conocer y el lapso a partir del cual se desea visualizar los documentos pendientes. Una vez hecha esta seleccin, se presenta el siguiente formato de pantalla con el contenido de los documentos:

Listado de Entradas y Notas pendientes de causacin, por proveedor:

En la consulta anterior el usuario puede visualizar la informacin de documentos pendientes por proveedor. Este reporte contiene la misma informacin detallada en la consulta, con la opcin adicional de que se puede generar para todos los proveedores o uno en particular. Se recomienda generarlo almenos una vez al mes para conocer el estado real de la causacin de compras.


Al ingresar por la opcin 2 de Listado se deben diligenciar los campos relativos a los parmetros de seleccin y ordenamiento de la informacin:

Causacin de Cuentas por Pagar:

Proceso en el que se cruza la informacin de las rdenes de compra, las entradas de almacn y notas con la factura del proveedor, para brindar una forma de trabajo acorde con el correcto manejo contable, evitando contabilizar las compras manualmente. Se parte as de los documentos generados durante el proceso interno para hacer la contabilizacin final.


El siguiente es el formato de pantalla se presentan los campos a diligenciar en el proceso de causacin:

Datos bsicos del comprobante de causacin:

Informacin de la Factura y/o Nota del proveedor:

Seleccin de Entradas y Notas de compras y aplicacin del valor de la factura:

Liquidacin de retenciones:

Uso de la tecla de para causar retenciones adicionales:

Uso de la tecla para consultar parmetros de liquidacin:

Explicacin de los campos de la Causacin de Cuentas por Pagar:

Datos bsicos del comprobante de causacin:

Lapso:

Cdigo del lapso contable en el cual se causar la factura.

Empresa:

Cdigo de la empresa por la cual se est causando.

C.U.:

Cdigo del centro de utilidad por el cual se est causando.

Documento:

Corresponde al tipo y nmero de documento del comprobante de causacin. Normalmente se crea el tipo de documento CC como Comprobante de Causacin, y el consecutivo lo asigna el sistema.

Fecha:

Corresponde a la fecha del comprobante de causacin.

Autorizado:

Cdigo de firma de la persona que est causando.

Proveedor:

Cdigo del proveedor al cual se est causando.

Sucursal:

Cdigo de la sucursal del proveedor de la cual se est causando.

Naturaleza de la CxP:

Campo con dos posibles valores:

D= Dbito:

Significa que se desea debitar la cuenta por pagar. Es utilizado cuando se est reportando una nota crdito del proveedor sobre una nota dbito del sistema por concepto, por ejemplo de una devolucin en compras.

C= Crdito:

Significa que se desea acreditar la cuenta por pagar. Es utilizado cuando se est reportando una factura de proveedor o una nota dbito y se va a cruzar con entradas de almacn o notas crdito del sistema. Por ejemplo en una compra.

Informacin de la Factura y/o Nota del proveedor:

Factura No:

Corresponde al tipo y nmero de documento creado para las facturas y/o notas de proveedores. Normalmente se utiliza FP.

Fecha:

Corresponde a la fecha de la factura del proveedor.

Valor Neto:

Corresponde al valor de la factura del proveedor.

Nmero de cuotas:

Corresponde al nmero de contados o cuotas en los cuales se desea pagar la factura. 01 implica que se pagar en una sola cuota todo el valor de la factura.

Das de gracia:

Corresponde al nmero de das de gracia que otorga el proveedor para el pago de la factura. Estos se suman a los das entre cuotas para prolongar la fecha de vencimiento real de la factura.

Das entre cuotas:

Corresponde al nmero de das del crdito. Si se digita 01 cuotas, y 030 en ste campo, significa que se pagara en una sola cuota dentro de 30 das.

Fecha de Vcto.:

Fecha calculada por el sistema con base en la fecha del comprobante de causacin ms los das de gracia, ms los das entre cuotas.

Descuento Financiero:

Corresponde al porcentaje de descuento por pronto pago que otorga el proveedor por pago anticipado de su factura.

Si cancela antes:

Corresponde al nmero de das a partir de la fecha del comprobante de causacin, en los cuales debe pagarse la factura para hacer efectivo el descuento financiero.

C.U. Causacin:

Corresponde al centro de utilidad de la cuenta donde se desea hacer la contabilizacin de la causacin.

Observaciones:

Corresponde a la descripcin que se desea registrar en las cuentas contables como detalle de la transaccin. Se recomienda utilizar solo la primera lnea. En el evento en que se utilicen ms, stas quedarn en el documento impreso o formato de causacin pero no sern registradas en el detalle contable de las transacciones.

Seleccin de Entradas y Notas de compras y aplicacin del valor de la factura:

Entradas de almacn desde el lapso:

Corresponde al lapso contable a partir del cual se desea hacer la bsqueda y/o seleccin de los documentos a causar.

Entre nmero de (RG) a Aplicar:

Corresponde al nmero de registro que se presenta en la pantalla por cada documento. Se debe seleccionar tantos registros como sea necesario. El usuario podr seleccionar ms de uno y hasta 999 cuyas sumatorias algebraicas sean un valor igual al valor reportado de la factura. En la medida de que se seleccionan registros, el sistema va sumarizando sus valores algebraicamente y muestra ste resultado en el valor aplicado. Cuando ste valor sea igual al reportado de la factura, se podr finalizar con la seleccin y oprimir para terminar. El usuario tiene la oportunidad de desplazarse por los registros en pantallas de a 20 cada uno, utilizando las teclas y .

Liquidacin de retenciones:

El sistema liquida automticamente las retenciones a que diera lugar la transaccin, de acuerdo a los parmetros definidos por el usuario. Se tienen en cuenta los cdigos de impuestos asociados a los grupos de inventario a que pertenecen las partes contenidas en los documentos seleccionados, el indicador de modalidad de retencin de los parmetros generales, los indicadores de la empresa, centro de utilidad y el beneficiario.

El sistema da la oportunidad al usuario de agregar retenciones y/o consultar los parmetros sealados a travs de dos teclas as:

Uso de la tecla de para causar retenciones adicionales:

Se utiliza para agregar retenciones en un comprobante de causacin. Se debe seleccionar el tipo de retencin (1=Renta, 2=Iva, 3=Ica, 4=Gremios) y seguidamente el cdigo de tabla de impuestos a aplicar. El sistema har la liquidacin en forma automtica.

Uso de la tecla para consultar parmetros de liquidacin:

En el formato de pantalla que se despliega al digitar se contienen los parmetros de la empresa, el centro de utilidad y el beneficiario, los cuales segn su combinacin darn los resultados a que la transaccin diere lugar.

Retiro de Comprobantes de Causacin:

El objetivo de este programa es permitir reversar las causaciones realizadas por cada uno de los comprobantes de causacin.


Al ingresar por la opcin 4 de Retiro el usuario deber informar el lapso, la empresa, centro de utilidad, tipo y nmero del comprobante de causacin a retirar, as:

Impresin de Comprobantes:

El objetivo de este programa es permitirle al usuario imprimir o reimprimir los comprobantes de causacin generados.


Para ello deber reportar la siguiente informacin:

Consultas y listados de causacin:

El objetivo de este grupo de programas, es brindar la opcin al usuario de consultar y/o generar reportes del detalle de las transacciones y documentos de proveedores causados.

En el siguiente formato de pantalla se puede visualizar la ubicacin y opciones de consulta y listado de los comprobantes de causacin:

La consulta por nmero de comprobante requiere diligenciar lo siguiente:

Una vez seleccionado el rango de informacin requerido, se despliega el encabezado y totales de los documentos de causacin. Para ver el detalle de los registros contenidos en cada comprobante, ste se debe seleccionar as:

Al seleccionar el comprobante deseado, se presenta el detalle de las condiciones de pago, descuentos y cuotas, adicionalmente se presenta el detalle del comprobante, as:

La seleccin por cdigo de proveedor requiere un tipo de informacin previa un poco diferente, pero conducente al mismo detalle del comprobante presentado.

La seleccin por nmero de factura es una bsqueda dentro de la informacin por proveedor, que de manera directa conduce al detalle de los registros contenidos en el comprobante. Se utiliza para identificar si un documento del proveedor ya ha sido causado y qu registros de entradas y notas fueron asociados a ste:

Movimientos entre Procesos, Ensambles y Desensambles

El objetivo de estos programas es ofrecer una opcin para controlar el inventario y su costo de transformacin en procesos sencillos de manufactura. El sistema permite aqu trasladar componentes para ser cargados y convertidos en otros productos, admitiendo se incorporen costos de conversin predeterminados. Un ejemplo de aplicacin de sta opcin es el proceso de hamburguesas en empresas que utilizan CM-UNO para el control de las existencias de las materias primas utilizadas (Pan, tomate, carne, lechuga).

Fase 1: Manejo de inventario

de cada una de las partesFase 2: Traslado entre procesos.Fase 3: Operaciones de salida

El ciclo de actividades que debe realizar el usuario interesado en aplicar esta opcin del sistema es:

Nota: Para el control de problemticas de produccin ms complejas, CM-UNO dispone del mdulo de control de produccin y explosin de materiales.

Captura Movimiento Entre Procesos

El objetivo de este programa es permitir al usuario reportar las transacciones que por movimientos entre procesos de produccin se presenten.


Al seleccionar la opcin 1 de Captura es posible asociar el documento a una referencia que es un criterio de libre utilizacin por parte del usuario. Ejemplo: Nombre de la persona, fecha, hora de realizacin, etc. Posteriormente en las consultas y listados es posible restringirlas a una referencia especfica. Como valor sugerido por el sistema, se tiene al usuario activo al momento de realizar el documento.

Seguidamente se debe informar los campos bsicos de la transaccin a realizar, as:

Explicacin de los campos en la captura de movimientos entre procesos:

Lapso:

Campo numrico de 4 posiciones en formato AAMM, que indica el ao - mes en que se realiza el movimiento entre procesos.

Empresa:


C.U.:

Cdigo de identificacin del centro de utilidad.

Documento:

Campo en formato ..-xxxxx, donde las dos primeras posiciones indican el tipo de documento asociado a la transaccin, seguido por el consecutivo de 5 dgitos. Es de anotar, que mediante la tecla es posible consultar los tipos de documentos disponibles. Ejemplo: TP-0005.

Fecha:


Dcto Alt:

Campo opcional, que se puede utilizar para citar un documento de uso interno, que este relacionado con esta operacin.

Autorizado:

Iniciales del nombre y apellido de la persona que realiza la operacin. Este campo debe haber sido creado previamente en el catlogo de firmas. Con la tecla es posible consultar las firmas disponibles.

Detalle:

Campo conformado por 5 lneas de 80 caracteres cada una, mediante los cuales el usuario describe la operacin a realizar.

Concepto:

Cdigo del concepto asociado a esta transaccin. Con la tecla se pueden consultar los conceptos disponibles. Ej: 20= Proceso de manufactura.

Bodega:

Cdigo de la bodega donde se sacar las partes o componentes. Con la tecla se puede consultar el catlogo de bodegas.

Parte:

Cdigo de tem a producir o resultante del proceso. Con la tecla se puede consultar el catlogo de partes.

Cantidad 1:

Nmero de partes tomadas en la unidad base de inventario.

Cantidad 2:

En caso de que el cdigo de parte tenga declarado el manejo de unidad de medida adicional, tambin se indicar las unidades tomadas para el proceso en la unidad de medida adicional. A medida que se va indicando las cantidades, el sistema va mostrando el inventario disponible que va quedando as como los costos unitarios y totales.

Cantidad horas:

Se reporta aqu el nmero de unidades de costeo. Si en el concepto se defini que se trabajar por horas, el pregunta por el nmero de horas. Si se defini que se trabajar con unidades equivalentes otro factor, se pregunta en este campo la cantidad que se desea aplicar por cada unidad de factor definida.

Bodega Entrada:

Bodega donde entra la parte transformada.

Parte de Entrada:

Cdigo de parte obtenido como resultado del proceso.

Cantidad 1:

Cantidades obtenidas en las unidades de inventario.

Cantidad 2:

Cantidades obtenidas en la unidad de medida adicional, en caso de que se tenga declarada unidad de medida adicional.

Modificacin / retiro de comprobantes de causacin:

El objetivo de este programa es permitir hacer modificaciones a los documentos elaborados, cuando diere lugar a ello. La opcin de modificacin slo permite la variacin de los datos bsicos contenidos en el encabezado del documento. Si la modificacin deseada consiste en el cambio de alguno de los registros en cuando a cantidad o cdigo de parte, se debe retirar el registro y posteriormente volver a capturar el documento, agregando el registro correcto.


Al ingresar por la opcin 2 se debe diligenciar los siguientes campos:

Captura de Ensambles:

Cada vez es ms comn la prctica comercial de mercadear en un KIT varios productos simultneamente. Es el caso de supermercados donde se ofrece paquetes promocionales en los que se encuentran varios productos. Ejemplo: Dos jabones de bao, dos cremas dentales y un Shampoo de 500 c.c. en un solo paquete.

Con el fin de manejar eficientemente esta problemtica, aparecen los Ensambles, como operacin previa en la cual se toma los elementos componentes, se descargan del inventario y simultneamente se da entrada al Kit, como un tem ms del inventario.

Se debe tener muy presente que en los ensambles no hay costos de conversin, hecho que si ocurre en el movimiento entre procesos, explicado en el numeral 5.2.

Diagrama para el manejo de Ensambles en CM-UNO

si

no

Diagrama de la frmula:

Aqu se definen los componentes y las correspondientes cantidades que conforman un Kit. Para el ejemplo que se est analizando tenemos:

Nota: Esta frmula debe crearse en el sistema a travs del mdulo de Explosin de materiales y Ordenes de produccin, en la parte dedicada a la creacin y actualizacin de formulaciones.

Procedimiento para crear frmulas de kits:

La ruta de acceso al programa de Actualizacin del Maestro de Frmulas es la siguiente:

Al seleccionar la opcin [1]= Actualizacin, [I]= Ingreso, se deben informar los siguientes campos:

Explicacin de los campos en la creacin de frmulas de kits:

Padre:

Cdigo de identificacin de la parte o Kit a ensamblar. Este cdigo debe ser creado como manufacturado en catlogo de partes.

Componente:

Cdigo de identificacin de la parte componente

Cantidad Requerida:

Nmero de unidades del cdigo componente.

Tipo de Entrega:

De acuerdo a dos posibilidades U= Unidad, G= Granel. Para el ejemplo que se esta explicando seria U.

Captura de Ensambles:

Despus de haber creado la formulacin que regula los componentes y las cantidades, se procede a utilizar la opcin de ensamble con el fin de actualizar los inventarios con los consumos reales que implica armar un Kits. Se debe tener creado un documento para el reporte de este tipo de transacciones. Igualmente se debe haber creado un concepto cuya naturaleza es tipo 3, se asocia al mdulo de inventarios, movimiento entre procesos. Este concepto no deber manejar costos adicionales como por ejemplo reporte de horas.


Al ingresar a la opcin [3] Captura de Ensambles se debe diligenciar los siguientes campos:

Explicacin de los campos en la captura de Ensambles:

Ref.:

Es posible asociar el documento a una referencia, que es un criterio de libre utilizacin por parte del usuario. Ejemplo: nombre de la persona, fecha y hora de realizacin, etc. Posteriormente en las consultas o listados es posible restringirlas a una referencia especfica.

Lapso:

Campo numrico de 4 posiciones en formato AAMM, que indica el ao - mes en que se realiza la transaccin.

Empresa:

Cdigo de identificacin de la empresa que realiza la transaccin.

C.U.:


Documento:

Campo en formato ..-xxxxx, donde las dos primeras posiciones indican el tipo de documento asociado a la transaccin, seguido por el consecutivo de 5 dgitos. Es de anotar, que mediante la tecla es posible consultar los tipos de documentos existentes.

Fecha:

Campo en formato AAMMDD que corresponde a la fecha de la transaccin.

Dcto Alt.:

Campo opcional para citar un documento de uso interno que est relacionado con esta operacin.

Autorizado:

Iniciales del nombre y apellido de la persona que realiza la operacin. Este campo debe haber sido creado previamente en el catlogo de firmas. Con la tecla es posible consultar las firmas existentes.

Detalle:

Campo conformado por 5 lneas de 80 caracteres cada una en las cuales se describe la operacin a realizar.

Concepto:

Cdigo de concepto en el que estn indicados los parmetros de funcionamiento del ensamble a realizar.

Bodega:

Cdigo de la bodega donde ingresaran los Kit ensamblados.

Parte a ensamblar:

Cdigo del tem a ensamblar.

Cantidad a ensamblar:

Cantidad de kits a ensamblar.

Bodega de componentes:

Cdigo de la bodega de donde se sacarn los componentes para la operacin de ensamble.

En caso de que los requerimientos de tems sean superiores a las existencias actuales el sistema informa sobre la cantidad mxima que se puede ensamblar.

Por ltimo, se dan los parmetros de impresin del documento soporte de esta transaccin de ensamble.

Adicin de Componentes:

El objetivo de este programa es permitir al usuario adicionar componentes o elementos que estn o no en la frmula del Kit, se utilicen o consuman en mayor proporcin o en forma adicional en un proceso de ensamble.


El usuario deber diligenciar los siguientes campos:

Explicacin de los campos en la Adicin de Componentes:

Ref.:


Lapso:


Empresa:


C.U.:


Documento:

Corresponde al tipo y nmero del documento de ensamble donde se desea agregar componentes a la operacin. Es de anotar, que mediante la tecla es posible consultar los tipos de documentos existentes.

Parte ensamblada:

Cdigo del tem ensamblado al cual se desea agregar componentes.

Concepto:

Cdigo de concepto en el que estn indicados los parmetros de funcionamiento del ensamble a realizar.

Componente:

Corresponde al cdigo de parte del componente a adicionar.

Bodega de salida:

Cdigo de la bodega de donde salen los componentes a adicionar.

Cantidad:

Cantidad de unidades a adicionar.

Detalle:

Lnea de comentario adicional.

Retiro de Ensambles:

El objetivo de este programa es permitir retirar registros de documentos de ensamble.


Los campos que se deben diligenciar son los siguientes:

Se debe reportar el Lapso, Empresa, C.U., Tipo y Nmero de documento, y nmero de tem que se desea retirar. Al seleccionar el tem ste reversar todas las transacciones que lo soportan, es decir todos los componentes.

Captura de Desensambles:

Este programa es complementario a los anteriores. Su objetivo es permitir al usuario reportar el desarme o desensamble de kits. Se basa igualmente en la formulacin de cada elemento. Se utiliza por ejemplo cuando se desea descomponer los kits de una oferta y retornar los elementos a su estado natural e individual.


Los campos que se deben diligenciar son los siguientes:

Explicacin de los campos de Desensamble de Kits:

Ref.:


Lapso:


Empresa:


C.U.:


Documento:

Campo en formato ..-xxxxx, donde las dos primeras posiciones indican el tipo de documento asociado a la transaccin, seguido por el consecutivo de 5 dgitos. Es de anotar, que mediante la tecla es posible consultar los tipos de documentos existentes.

Fecha:

Campo en formato AAMMDD que corresponde a la fecha de la transaccin.

Dcto Alt.:

Campo opcional para citar un documento de uso interno que est relacionado con esta operacin.

Autorizado:

Iniciales del nombre y apellido de la persona que realiza la operacin. Este campo debe haber sido creado previamente en el catlogo de firmas. Con la tecla es posible consultar las firmas existentes.

Detalle:

Campo conformado por 5 lneas de 80 caracteres cada una en las cuales se describe la operacin a realizar.

Concepto:

Corresponde al cdigo de concepto definido para desensambles.

Bodega:

Corresponde al cdigo de bodega donde esta reportada la existencia del Kit que se desea desensamblar.

Parte a Desensamblar:

Corresponde al cdigo de parte a desensamblar.

Cantidad a Desensamblar:

Corresponde al nmero de unidades de inventario de la parte (Kit) a desensamblar.

Bodega de Componentes:

Corresponde al cdigo de bodega donde ingresarn los elementos o componentes resultantes del desensamble.

Distribuye costo total proporcional a:


1= Costo estndar de componentes: Significa que el costo de los componentes se valorar con base en el costo estndar de las partes de inventarios.

2= Costo promedio de los componentes: Significa que el costo de los componentes se valorar con base en el costo promedio actual de las partes de inventarios.

Detalle:

Lnea de comentarios adicional.

Retiro de Desensambles:

El objetivo de este programa es permitir reversar las transacciones de desensambles reportadas en el sistema.


Se debe diligenciar los siguientes campos:

Se debe seleccionar el lapso, empresa, C.u., y tipo y nmero de documento de ensamble a reversar. Este proceso reversa la totalidad de las transacciones comprendidas en el documento reportado.

Consultas y Listados de Movimientos entre Procesos, Ensambles y Desensambles:

El objetivo de estos programas es permitirle al usuario consultar y/o listar los documentos correspondientes a los reportes de Movimientos entre Procesos, Ensambles y Desensambles; estos programas estn contenidos en el siguiente formato de pantalla:

Al ingresar a la opcin de consulta o listado se deben diligenciar los siguientes campos relativos a los parmetros de seleccin de la informacion:

Pedidos Internos

Un pedido interno es un proceso en el que una bodega hace una solicitud a otra bodega. Tambin tiene aplicacin en las solicitudes desde diferentes departamentos o secciones a una bodega. A diferencia de los procesos de salidas de inventarios estudiados hasta el momento, aqu hay un seguimiento a la cantidad solicitada, y al igual que en el proceso de compras, estn disponible varias consultas sobre los pedidos internos pendientes y cumplidos.

Mercanca

Pedido interno en vez de

solicitud directa.

La aplicacin de esta modalidad de trabajo se da por ejemplo en bodegas remotas, donde hay una bodega principal en la que se centraliza todo el proceso de compras o manufactura.

Es utilizado igualmente en las solicitudes al almacn para controlar la entrega de elementos por parte de ste.

Los pedidos internos pueden ser capturados directamente por el usuario, o generados en forma automtica con base en los pedidos puntos mnimo, mximo y de pedido de los parmetros de control.

Generacin automtica de pedidos internos:

Para hacer uso de esta opcin se requiere tener totalmente adecuado el funcionamiento de los parmetros de control, de tal manera que las Cantidades a pedir calculadas sean adecuadas a las condiciones de la empresa.


Al ingresar por la opcin programa de Generacin Automtica se deben diligenciar los siguientes campos:

Explicacin de los campos de Generacin Automtica:

Ordenamiento del reporte:

Este campo define la variable de ordenamiento del reporte que se genera de este proceso y tiene 3 posibles valores:

1= Por Grupo: Significa que el reporte ser generado y ordenado por el grupo de partes.

2= Por Caracterstica: Significa que el reporte ser generado y ordenado por cdigo de caracterstica de las partes.

3= Por Clasificacin: Significa que el reporte ser generado y ordenado de acuerdo a la clasificacin (A,B,C,D) de las partes de inventario.

Cdigo de Bodega:

Cdigo de la bodega de la cual se tomar la informacin de existencias y estadstica para calcular el pedido interno.

Ordenamiento de las partes:

Este ordenamiento es en segunda prioridad dentro del reporte. Se refiere al ordenamiento de las partes de inventario y tiene 3 posibles valores:

1= Por cdigo de parte.

2= Por referencia

3= Alfabtico.

Discrimina ref. alternas:

Se utiliza para presentar las referencias o cdigos adicionales asociados a las partes.

Opcin del proceso:

Campo con 2 posibles valores:

1= Genera Listado: Significa que se genera un reporte mostrando la cantidad a pedir de acuerdo a los parmetros.

2= Genera Listado y Pedido Interno: Significa que se genera el reporte y adems un pedido interno al almacn para que ste solicite o no a compras, segn considere.

Solicitante:

Si se escoge la opcin 2, se requiere el cdigo de firma a nombre de quien saldr el pedido interno.

Detalle:

Observaciones del documento.

Generacin Manual de Pedidos Internos:

El objetivo de este programa es dar la posibilidad de hacer un pedido (o requisicin interna) de inventarios, desde una bodega o departamento, a la persona o departamento encargado de entregar o distribuir los productos.


Al ingresar por el programa de Generacin Manual se deben diligenciar los siguientes campos:

Explicacin de los campos de la generacin manual:

Pedido nmero:

Cdigo automtico asignado por el sistema a los pedidos internos.

Fecha:

Fecha en que es elaborado el pedido.

Solicitante:

Cdigo de firma de quien solicita.

Destino:

Campo informativo para sealar el cdigo de departamento o centro de costos que solicita.

O.P. Numero:

Campo informativo para indicar el nmero de orden de produccin en el evento en que el pedido sea con destino a una OP.

Observaciones:

Lneas de detalle para comentarios y observaciones que se requiera hacer.

Parte:

Cdigo de la parte a pedir.

Bod._ Entrada:

Cdigo de la bodega a donde debern ingresar los productos pedidos.

Cantidad:

Cantidad pedida.

Generacin del archivo Interfase:

El objetivo de este programa es permitir transmitir los pedidos generados desde un lugar remoto a otro, por ejemplo a las oficinas o almacenes centrales de la empresa. Para hacer uso de l se debe capturar inicialmente los pedidos, sea en forma automtica o manual y posteriormente generar el archivo plano para transmitirlos a donde se desea.


En el siguiente formato de pantalla se presenta la informacin que se requiere para hacer uso de este mdulo:

Captura automtica de pedidos va interfase.

El objetivo de este programa es recepcionar el archivo plano generado por alguna sucursal oficina a travs de la opcin anterior, y transmitido por cualquier medio disponible, con la informacin detallada de los pedidos capturados en ella.


En el siguiente formato de pantalla se explica el proceso:

Explicacin de los campos

Bodega de Captura:

Corresponde a la bodega de donde saldrn los productos una vez sea despachado el pedido.

Nmero de pedido:

Consecutivo automtico asignado por el sistema.

Captura manual de pedidos internos:

Este mdulo es utilizado para grabar directamente en la misma base de datos los pedidos, ya sea desde un departamento especfico o de otra bodega.


Al ingresar al programa de Captura Manual se debe diligenciar los siguientes campos:

Explicacin de los campos de la captura manual:

Pedido nmero:

Cdigo automtico asignado por el sistema a los pedidos internos.

Fecha:

Fecha en que es elaborado el pedido.

Solicitante:

Cdigo de firma de quien solicita.

Bodega:

Cdigo de la bodega que solicita.

Destino:

Campo informativo para sealar el cdigo de departamento o centro de costos que solicita.

O.P. Numero:

Campo informativo para indicar el nmero de orden de produccin en el evento en que el pedido sea con destino a una OP.

Observaciones:

Lneas de detalle para comentarios y observaciones del usuario.

Parte:

Cdigo de la parte a pedir.

Bod_ Salida:

Cdigo de la bodega de donde se despacharn los tems solicitados.

Cantidad:

Cantidad pedida.

Detalle:

Lnea de observaciones por tem.

Anulacin de Pedidos:

El objetivo de este programa, es permitir al usuario anular y reversar un pedido interno en particular.


Para hacer uso de ella se debe seleccionar el nmero de pedido que se desea anular, como se muestra a continuacin:

Descripcin a Items No-Stock:

El objetivo de este programa es permitirle al usuario adicionar y/o modificar la descripcin y unidad de medida de las partes de inventario creadas como tems de No-Stock. Es necesario recordar que este tipo de partes no tienen una descripcin ni una unidad de medida especfica, pues son un comodn. Estas son capturadas al momento de hacer el registro del tem de no stock, sin embargo a menudo es necesario complementar estas descripciones y es por ello que se hace necesario accesar y modificar o adicionar en el documento la descripcin de los registros correspondientes a No-Stocks.


Al ingresar por la opcin 7 de Descripcin de tems de no stock se debe diligenciar los siguientes campos:

Dar por cumplido un pedido interno:

El objetivo de este programa es permitirle al usuario dar por cumplido, es decir, no pendientes los pedidos internos de acuerdo a la necesidad.


Al ingresar a la opcin 8 de Dar por Cumplido un Pedido se debe seleccionar el nmero del pedido y escoger entre 2 opciones siguiendo las instrucciones que el programa demanda as:

La tecla de funcin permite consultar y seleccionar el nmero tem del pedido interno que se desea dar por cumplido.

La tecla de funcin da por cumplido todos los tems del pedido interno.

Eliminar pedidos cumplidos:

El objetivo de este programa es limpiar la base de datos de aquellos documentos ya gestionados y/o tramitados, o simplemente dados por cumplidos que ya no se requiere.


Al ingresar por la opcin 9 de Eliminar Pedidos Cumplidos el sistema despliega el siguiente formato de pantalla informando al usuario las caractersticas del proceso:

Impresin de documentos

El objetivo de este programa es permitir al usuario imprimir o reimprimir uno o varios pedidos internos.


Al ingresar por la opcin A de Impresin de Documentos se deben diligenciar los campos que se presentan en el siguiente formato de pantalla:

Consultas y listados de Pedidos Internos

El objetivo de este grupo de programas es proporcionar al usuario la forma de consultar y /o generar los diferentes informes de los pedidos o la informacin que ellos contienen, desde varios puntos de vista a saber: por nmero de documento, por fecha, por solicitante y por cdigo de parte o grupo, etc. Estos programas se encuentran en el siguiente formato de pantalla:

Al ingreso de cada opcin se deben diligenciar los campos bsicos para la seleccin de la informacin. El siguiente formato de pantalla da una visin grfica de los campos solicitados:

Otros Movimientos de Inventarios

El objetivo de ste grupo de programas, es permitir al usuario registrar todas aquellas transacciones diferentes de compras, ventas y produccin, como son por ejemplo los consumos de inventario, las notas de ajuste de inventarios, las devoluciones de consumos, las transferencias o traslados de inventarios, etc.

Captura de Entradas / Salidas:

El objetivo de ste programa es permitir la captura de transacciones de entrada al inventario, por ejemplo las entradas por devoluciones de consumos, obsequios de proveedores, ajustes dbito en cantidad o costo, o ambos al inventario; igualmente se pueden registrar transacciones de salida del inventario, por ejemplo los consumos internos, consumos con cargo a un centro de costos, notas de ajustes, etc.


Al ingresar a la opcin de Captura Entradas / Salidas se deben diligenciar los siguientes campos:

Datos bsicos del encabezado del documento:

Detalle de registros del documento:

Explicacin de los campos en la captura de Entradas / Salidas:

Ref.

Campo informativo, puede ser utilizado para seleccionar la grabacin de registros de diferentes usuarios.

Lapso:

Cdigo del lapso en el que se realiza la transaccin.

Empresa:

Cdigo de la empresa a travs de la cual se realiza la transaccin.

C.U.:

Cdigo del centro de utilidad donde se realiza la transaccin.

Documento:

Tipo y nmero de documento a realizar, por ejemplo SA-00001 para una Salida de Almacn.

Fecha:

Fecha en la que se realiza la transaccin. Esta debe pertenecer al lapso seleccionado.

Dcto_Alt.:

Campo informativo para registrar el nmero de documento fuente de la transaccin.

Autorizado:

Cdigo de firma de la persona que autoriza o realiza la transaccin.

Beneficiario:

Campo informativo. Se utiliza para registrar nmeros de nit o cdula de beneficiarios a los cuales se les enva o de quien se recibe. Este debe estar previamente creado en el catlogo de beneficiarios.

Sucursal:

Cdigo de la sucursal del beneficiario.

Detalle:

Lneas de para registrar las observaciones o comentarios a que diere lugar la transaccin. Estas sern impresas en el documento generado.

Concepto:

Cdigo del concepto a travs del cual se desea registrar la transaccin.

Bodega:Cdigo de la bodega de donde sale o a donde ingresan las partes de inventario que se desea registrar.

Parte:

Cdigo de la parte de inventarios sobre la cual se desea hacer el registro transaccional.

Cantidad-1:

Cantidad en unidades de inventario que se desea afectar con la transaccin.

Cantidad-2:

Cantidad en unidades de medida adicional que se desea afectar en la transaccin.

Costo Unitario:

Valor de una unidad de inventario. Este costo se solicita o se calcula de acuerdo al indicador del concepto para el calculo del costo. Normalmente en los registros de entrada se captura, y en los registros de salidas se calcula.

Costo Total:

Valor calculado por el sistema al multiplicar el costo unitario por el total de cantidad-1.

Destino:

Cdigo del destino asociado y destino sobre el cual se desea dejar huella o cargar los costos de la transaccin. Por ejemplo un Centro de Costos, un Vehculo, una Obra, etc. Este se solicita siempre y cuando el indicador del concepto est activado para ello.

Mquina:

Cdigo del catlogo de mquinas sobre la cual se desea dejar huella o cargo de los costos de la transaccin. Este se solicita siempre y cuando el indicador del destino est activado para ello.

Producto:

Cdigo del catlogo de productos sobre el cual se desea hacer cargo de la transaccin. Este se solicita siempre y cuando el indicador del concepto est activado para ello.

Detalle:

Lnea adicional de observaciones por cada cdigo de parte.

Al terminar la captura de las partes, es decir de los registros, se debe digitar la tecla para terminar el documento y definir las opciones adicionales de impresin.

Consideraciones para las salidas:

a. El sistema no permite saldos en rojo, por lo tanto debe existir cantidad suficiente en existencia para registrar la salida por consumo interno.

b. Tener creado previamente el concepto para la posterior contabilizacin de la transaccin.

c. Tener creado el tipo de documento asociado a esta transaccin: Ej. SA, salida de almacn.

Modificacin / Retiro de Entradas / Salidas

El objetivo de este programa es permitir al usuario hacer modificaciones o retiro parcial o total de los documentos y transacciones de otros movimientos correspondientes a las entradas o salidas de inventarios.


Al ingresar al programa Modificacin/Retiro se deben diligenciar los campos que se ingresaron en la captura, tal como se presenta en el siguiente formato de pantalla:

Captura de Transferencias /Traslados

El objetivo de este programa es permitir hacer en un solo documento, registros de entrada y salida simultneamente, es decir de traslado de partes de una bodega a otra, considerando en el proceso las variables de existencias y costos promedios unitarios.

El siguiente ejemplo nos muestra en una forma grfica el proceso de un traslado:

INCRUSTAR MS_ClipArt_Gallery

INCRUSTAR MS_ClipArt_Gallery

INCRUSTAR CorelFLOW.Document

Como consideracin especial se debe mencionar que es necesario tener previamente creado el documento y el concepto con los cuales se va a registrar la transferencia o traslado. El sistema no permitir hacer un traslado si la bodega de salida no tiene existencias reportadas, esto debido a que el sistema no permite el manejo de cantidades ni costos negativos.


Al ingresar al programa de Captura Transferencias / Traslados el usuario deber diligenciar los campos que se presentan en el siguiente formato de pantalla:

Explicacin de los campos del Traslado:

Ref.


Lapso:


Empresa:


C.U.:


Documento:

Tipo y nmero de documento a realizar, por ejemplo TR-00001 para una transferencia de inventarios.

Fecha:


Dcto_Alt.:


Autorizado:


Beneficiario:

Campo informativo. Se utiliza para registrar nmeros de nit o cdula de beneficiarios a los cuales se les enva o de quien se recibe. Este debe estar previamente creado en el catlogo de beneficiarios.

Sucursal:

Cdigo de la sucursal del beneficiario.

Detalle:


Informacin del Transportador:

Cuando se desea hacer un traslado de un lugar geogrfico a otro, se puede adicionalmente capturar la informacin del transportador:

Cdula o Nit:

Nmero de identificacin de quien transporta.

Nombre Transportadora:

Cuando el transporte se efecta por parte de una compaa especializada, se debe registrar aqu el nombre de la misma.

Nombre del Conductor:

Se debe registrar aqu el nombre de la persona que conduce el vehculo de transporte.

Placa del vehculo:

Corresponde al nmero de placa del vehculo utilizado para el transporte.

Direccin de despacho:

Corresponde a la descripcin de la direccin a donde es remitido el despacho.

Ciudad de despacho:

Corresponde al nombre de la ciudad o municipio a donde se despacha.

Nmero de gua:

Corresponde al nmero de cupn o gua de transporte emitido por las compaas transportadoras.

Nro. de Cajas / Bultos:

Se utiliza para definir el nmero de paquetes, cajas, bultos, etc. que se despachan.

Peso en kilos:

Es el peso en kilos que se transporta. Este puede ser calculado por el sistema e impreso en el formato de remisin, de acuerdo al peso terico en kilos registrado al crear las partes de inventario.

Volumen en Mt3:

Es el volumen que ocupan los productos que se transportan. Este puede ser calculado por el sistema e impreso en el formato de remisin, de acuerdo al volumen terico registrado en el campo de Mt3 al crear las partes de inventario.

Valor asegurado:

Corresponde al valor por el cual se desea asegurar el despacho.

Observaciones:

Lnea de observaciones o comentarios finales.

Concepto:

Cdigo del concepto a travs del cual se desea registrar la transaccin.

Bodega:

Cdigo de la bodega de donde salen las partes de inventario que se desea registrar.

Parte:

Cdigo de la parte de inventarios sobre la cual se desea hacer el registro de salida.

Bodega:

Cdigo de la bodega a donde ingresan las partes de inventario que se estn registrando.

Parte:

Cdigo de la parte de inventarios sobre la cual se desea hacer el registro de ingreso. El sistema por default sugiere que sea la misma de salida.

Cantidad-1:

Cantidad en unidades de inventario que se desea afectar con la transaccin.

Cantidad-2:

Cantidad en unidades de medida adicional que se desea afectar en la transaccin.

Costo Unitario:

Valor de una unidad de inventario. Este costo es calculado por el sistema de acuerdo al costo promedio del inventario existente en la bodega de salida.

Costo Total:

Valor calculado por el sistema al multiplicar el costo unitario por el total de cantidad-1.

Destino:

Cdigo del destino asociado y destino sobre el cual se desea dejar huella de la transaccin. Por ejemplo un Centro de Costos, un Vehculo, una Obra, etc. Este se solicita siempre y cuando el indicador del concepto est activado para ello.

Mquina:

Cdigo del catlogo de mquinas sobre la cual se desea dejar huella de la transaccin. Este se solicita siempre y cuando el indicador del destino est activado para ello.

Producto:

Cdigo del catlogo de productos sobre el cual se desea dejar huella de la transaccin. Este se solicita siempre y cuando el indicador del concepto est activado para ello.

Detalle:


Para terminar se debe digitar la tecla hasta registrar los campos de impresin o salir del mdulo de captura.

Modificacin / Retiro de Traslados

El objetivo de este programa es permitir al usuario hacer modificaciones o retiro parcial o total de los documentos y transacciones de traslados y/o transferencias registrados.


Al ingresar al programa 4 de Modificacin/Retiro se deben diligenciar los campos que se ingresaron en la captura en el encabezado del documento, tal como se presenta en el siguiente formato de pantalla:

Descripcin a tems de No-Stock

El objetivo de este programa es permitirle al usuario adicionar y/o modificar la descripcin y unidad de medida de las partes de inventario creadas como tems de No-Stock.


Es necesario recordar que este tipo de partes no tienen una descripcin ni una unidad de medida especfica, pues son un comodn. Estas se capturan en el momento de hacer el registro de las transacciones. Eventualmente se requiere ampliar la descripcin de las mismas y es por ello que se hace necesario modificar o agregar en el documento la descripcin de los registros correspondientes a No-Stocks. Se debe diligenciar el siguiente formato de pantalla.

Salidas / Transferencias con base en pedidos internos

El objetivo de este programa es permitir hacer las salidas con base en los documentos de pedidos internos grabados en el sistema, de tal manera que se controle las cantidades pendientes y despachadas por cada pedido.


Al ingresar al programa de Salidas / Transferencias se deben diligenciar los siguientes campos:

Explicacin de los campos en las salidas / transferencias de pedidos internos:

Ref.


Lapso:


Empresa:


C.U.:


Documento:

Tipo y nmero de documento a realizar, por ejemplo SA-00001 para una Salida de Almacn con base en pedidos internos.

Fecha:


Dcto_Alt.:


Autorizado:


Detalle:


Concepto:

Cdigo del concepto a travs del cual se desea registrar la transaccin. Este debe ser de salida o transferencia de inventarios.

Pedido nmero:

Corresponde al nmero del pedido interno que se desea despachar.

Cantidad a despachar:

Cantidad en unidades de inventario que se desea despachar por cada parte de inventario del pedido interno.

Bodega de Entrada:

Cdigo de la bodega donde debern ingresar los inventarios despachados.

Detalle:


Da por cumplido este pedido:

Se puede hacer varias salidas con base en un pedido interno, sin embargo al hacer el registro de cada salida, el sistema pregunta si se desea dar por cumplido el pedido, con el objetivo de no dejarlo pendiente. Esto corresponder a las polticas de cada empresa.

Anulacin de documentos con base en pedidos

El objetivo de este programa es permitir al usuario anular y reversar las transacciones de salidas y/o traslados efectuadas con base en pedidos internos. El efecto que se genera es que al anular los documentos de despacho, se reviven los pedidos.


El siguiente formato de pantalla muestra los campos requeridos en este programa:

Impresin de documentos

El objetivo de este programa es permitir al usuario imprimir o reimprimir uno o varios documentos, en orden consecutivo ascendente, cuando sea necesario hacerlo. Se pueden imprimir todos los documentos de entradas, salidas y transferencias capturados en las diferentes opciones de Entradas / Salidas, Transferencias / Traslados y Salidas / Traslados explicados en los numerales anteriores.


El siguiente formato de pantalla muestra la informacin que se debe registrar para hacer una seleccin e impresin de documentos:

Ajustes por Inventario Fisico

El objetivo de este mdulo es permitir al usuario hacer con ayuda del sistema, los procesos de inventario fsico necesarios para actualizar la informacin terica del sistema con la realidad de las existencias fsicas. Podra decirse que este proceso es una auditora del estado de los inventarios ya que permite confrontar la realidad con los datos de informacin resultantes de los procesos transaccionales.

Como consecuencia de este proceso se genera un archivo de variaciones, que al ser aprobado por las personas responsables de la administracin del inventario, finalmente se actualiza igualando el dato terico con el fsico. Entre las causales de las variaciones ms comunes se pueden citar las malas imputaciones en los cdigos al momento de realizar las diferentes transacciones de entrada / salida, faltantes por robo, mltiples documentos realizados para una misma transaccin y transacciones no informadas en el sistema (obsequios, donaciones, dadas de baja, etc.).

El siguiente diagrama de ambientacin muestra el proceso desde la preparacin para la toma del inventario fsico, hasta la parte final de ajustes:

Listados para la toma del inventario fsico:

El objetivo de estos programas es brindar al usuario diferentes alternativas para la realizacin de esta labor preliminar, permitiendo generar listados y formatos especiales tanto para la mesa de control como para la toma fsica del inventario. El usuario podr seleccionar entre las diferentes alternativas la que sea mas conveniente para las circunstancias del negocio.

La ruta de acceso a estos programas se puede visualizar en el siguiente menu:

Al ingresar por las opciones 1, 2, 3 o 4 se deben diligenciar los campos relativos a los parmetros de seleccin y ordenamiento del reporte, un ejemplo de ello se puede visualizar en el siguiente formato de pantalla:

Explicacin de los campos para toma de inventario fisico

Opcin del reporte:


0= Discrimina todas las partes: Significa que se generara el listado de todas las partes de inventario contenidas en el catlogo de partes, ordenadas segn la seleccin del reporte, es decir, por cdigo de parte, por grupo o caracterstica.

1= Discrimina partes por bodega: Significa que solamente se imprimirn en el reporte las partes que tengan o hayan tenido movimiento en una o varias bodegas seleccionadas. Cuando se selecciona esta opcin, se debe registrar adems los cdigos de las bodegas de las cuales se har el inventario, para que el sistema seleccione solamente las partes que han tenido movimiento en ellas.

Ordenamiento del Reporte:

Campo con 3 posibles valores adicionalmente al rompimiento del reporte seleccionado (parte, grupo, caracterstica).

1= Por cdigo:

2= Por referencia:

3= Alfabtico:

Opciones Adicionales:

Se brindan algunas opciones adicionales para complementar el reporte, estas son:

Discrimina referencias alternas > 0=No, 1=S.

Discrimina lotes por parte > 0=No, 1=S.

Presenta partes con existencias en cero > 0=No, 1=S.

Ordena el reporte por ubicacin > 0=No, 1=S.

Salta pgina por ubicacin > 0=No, 1=S.

Fecha de actualizacin (de la toma) > ________

Forma Especiales (Previamente diseado en labels)

Las formas especiales son usualmente formas continuas comercialmente conocidas o diseadas especficamente por algunos usuarios.

Inicializacin del maestro fsico

Este proceso genera un archivo (CMMAEFIS) donde se almacenar toda la informacin de la captura y diferencias, el cual servir como base para la generacin de los anlisis de variaciones y ajustes del inventario. Quiere decir esto que la captura del inventario no actualiza en lnea las existencias del sistema. Esta es una captura en u archivo intermedio de trabajo el cual, una vez realizados los procesos de verificacin y auditora, podr actualizar los archivos maestros y de movimiento a travs del proceso automtico de ajustes.

Este archivo deber inicializarse cada vez que se desea hacer un inventario fsico. Como caractersticas especiales se debe considerar que no deber haber inventarios pendientes de ajuste para un nuevo inventario fsico. Igualmente no se debe olvidar que el usuario deber preparar la informacin para que el proceso sea exitoso. Esto quiere decir que:

No deber haber documentos pendientes de captura a la fecha del inventario

Durante el proceso de captura y reporte del inventario al sistema, no se deber hacer registro de transacciones.

Se deber reportar todas las partes seleccionadas para el inventario.

Si el fsico de una parte es 0, esta se deber reportar, de lo contrario el sistema no har ajuste para las partes no reportadas.

Si la parte que se reporta no exista anteriormente en el sistema, se deber diligenciar adems el costo unitario.

Se recomienda generar los reportes o consulta para verificar la informacin capturada.

Se recomienda hacer el proceso de ajuste automtico y posteriormente justificar las diferencias. Esto debido que la existencia fsica es una realidad y la bsqueda de errores o malos manejos es un proceso administrativo. Se debe hacer el ajuste para no entorpecer el registro de las transacciones en adelante.


Al ingresar al programa de Inicializacin del Maestro Fsico se deber diligenciar los siguientes campos:

Captura del inventario fsico

Despus de haber realizado el trabajo de conteo de las partes existentes en una bodega, se deber reportar al sistema el resultado del conteo. Este programa permite al usuario hacer el reporte de las cantidades fsicas del inventario.


Al ingresar a la opcin 6 de Captura del Inventario Fisico el usuario deber diligenciar el siguiente formato de pantalla:

Explicacin de los campos en la captura del fsico:

Bodega:

Cdigo de la bodega donde se desea reportar el inventario fsico.

Parte:

Cdigo de la parte inventariada.

Cantidad-1:

Cantidad fsica inventariada en la unidad de inventario de la parte.

Cantidad-2:

Cantidad fsica inventariada en la unidad de medida adicional de la parte.

Costo unitario:

Costo unitario en unidad de inventario de la parte. Este campo solo se solicita cuando no existe registro o maestra de la parte en la bodega.

Consultas y listados del inventario fsico reportado

El objetivo de este grupo de programas es permitir al usuario consultar o listar el inventario fsico reportado para hacer las revisiones o verificaciones que sean necesarias.

La ruta de acceso a estos programas se puede visualizar en el siguiente menu:

En el siguiente formato de pantalla se presenta un ejemplo de los datos que deber diligenciar el usuario para hacer la consulta o generar un listado del inventario reportado:

Generacin automtica de ajustes

Este programa tiene como finalidad hacer la actualizacin de los archivos maestros de existencias y de movimiento, con base en el inventario fsico reportado. Para las partes de inventario que presentan diferencias, el sistema elabora automticamente una nota interna de inventarios de tal manera que la historia de los ajustes se refleje en las transacciones del kardex.


El siguiente formato de pantalla presenta la descripcin del proceso y los campos que deber diligenciar el usuario:

Explicacin de los campos del proceso automtico de ajustes de inventario:

Lapso:

Corresponde al cdigo del lapso contable en el cual se realiza el ajuste. Este campo lo registra el sistema con base lapso capturado en el archivo de inventario fsico CMMAEFIS.

Fecha:

Corresponde a la fecha registrada en el archivo de inventario fsico.

Empresa:

Cdigo de la empresa en la cual se desea hacer el ajuste de inventario.

C.U.:

Cdigo del dentro de utilidad del inventario.

Tipo de Documento:

Corresponde al cdigo del documento que se utilizar para registrar los ajustes del inventario en el sistema. Normalmente se utiliza un AJ de Ajuste de Inventario.

Autorizado por:

Cdigo de firma de la persona que autoriza la elaboracin del ajuste.

Concepto de entrada:

Cdigo del concepto con el cual se registrarn los sobrantes de inventario fsico.

Concepto de salida:

Cdigo del concepto con el cual se registrarn los faltantes del inventario fsico.

Bodega:

Cdigo de la bodega que se desea ajustar. ajusta todas las bodegas incluidas en el archivo de inventario fsico.

Proceso CMCCFAC.

Este programa tiene como finalidad hacer la actualizacin de los archivos de facturacin, movimiento, estadsticas, y maestros de existencias, con base en el inventario fsico reportado.

Esta opcin es utilizada cuando se requiere que las diferencias generen una factura de venta. Para las partes de inventario que presentan diferencias, el sistema elabora automticamente una factura de venta de tal manera que la historia de los ajustes se refleje en las transacciones del kardex.


El siguiente formato de pantalla presenta la descripcin del proceso y los campos que deber diligenciar el usuario:

Explicacin de los campos del proceso de ajustes CMCCFAC:

Lapso:

Corresponde al cdigo del lapso contable en el cual se realiza el ajuste. Este campo lo registra el sistema con base lapso capturado en e

Software contable uno Trans Acc

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