Sojo ToBe - Ingresos.docx

7/26/2019 Sojo ToBe - Ingresos.docx

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1.1. IN: Ingresos 1.1.1. IN-010: Facturacin y Cobranza

Descripcin general de las actividades:

IN-010-010: Notificar mediante correo electrnico el inicio de obraDescripcin El Director de construccin comunica mediante correo electrnico por lista de

distribucin al personal correspondiente, que incluya por lo menos a las siguientes personas:

* Encargado de facturacin y cobran a* !esorer"a

Actividades de Control: N#$

ol!ticas yrocedi"ientos:

N#$

Iniciativas a consideraren la i"ple"entacin:

%e recomienda que el Director de construccin en&"e correo electrnico con lainformacin correspondiente a inicio, suspensin, terminacin o cualquier otrarelacionada con la obra'%e recomienda la creacin de una lista de distribucin para el en&"o de informacinrele&ante a inicio, cambios o cancelaciones, que incluya por lo menos al siguiente personal:* Encargado de facturacin y cobran a* Director de construccin* !esorer"a

Docu"entos#elacionados:

N#$

$!"ites y#esponsabilidades:

Es responsabilidad del Director de construccin en&iar correo electrnico con lainformacin rele&ante al personal que corresponda'

#iesgos : N#$

IN-010-0(0: Identificar clienteDescripcin El encargado de facturacin y cobran a identifica si es cliente nue&o o recurrente

Actividades de Control: N#$

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N#$


N#$


El encargado de facturacin y cobran a es el responsable de identificar al cliente

#iesgos : N#$

IN-010-0)0: Dar de $lta lientes en sistema En+ontrolDescripcin En caso de clientes nue&os, dar de alta en el sistema En+ontrol con el formato %olicitud

de alta a nue&os clientes

Actividades de Control: El Encargado de facturacin y cobran a monitorea que las pol"ticas de aceptacin de

nue&os clientes y procedimientos se est n siguiendo, firma las solicitudes de alta anue&os clientes'it.cora manual de los cambios solicitados para asegurar que se capturaron

oportunamente y con e/actitud'


% 2 3-04 2ol"ticas de $lta de lientesEn esta deber. incluir los criterios usados para aceptar a nue&os clientes, como puedenser: situacin financiera, riesgo de cumplimiento u otros lineamientos que se considerenimportantes'


%e recomienda dar de alta a clientes de acuerdo a una solicitud de nue&os clientes, paraasegurar el registro correcto y pertinente, adem.s de crear pol"ticas de aceptacin denue&os clientes'


% 5 6-011 $lta de lientes% 5 6-01( it.cora de ambios al $rc7i&o 8aestro de lientes


Es responsabilidad del Encargado de facturacin y cobran a dar de alta a clientes en elsistema En+ontrol'

#iesgos : 3os contratos son slo emitidos a clientes que no re9nan los criterios establecidos por ladireccin, por lo que podr"a incurrir en p rdidas financieras'

IN-010-0 0: %olicitar calendario de pagos de la obra a iniciar Descripcin El Encargado de facturacin y cobran a solicitara al .rea de costos el calendario de pago

autori ado por el cliente correspondiente a la obra a facturar'

Actividades de Control: 3os presupuestos de &entas se numeran secuencialmente' 3a secuencia de los pedidos procesados se contabili a'


N#$


%e recomienda solicitar y conser&ar el presupuesto autori ado con calendario de pagosde la obra antes de iniciar la facturacin, a e/cepcin del primer anticipo'


alendario de pagos'


Es responsabilidad del Encargado de facturacin y cobran a solicitar y almacenar el presupuesto con calendario de pagos autori ado de la obra a facturar, adem.s de proporcionar una copia al Director de construccin, slo en caso de anticipos, el soporteser. la 8inuta de la ;unta del comit e;ecuti&o'

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#iesgos : %i los presupuestos de &enta no se registran y se contabili an, los estados financieroscarecer"an de &alide para la toma de decisiones'

IN-010-0


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Es responsabilidad del Encargado de facturacin y cobran a alimentar la informacin delas facturas emitidas y su fec7a de &encimiento en el arc7i&o 5lu;o de Efecti&o'

#iesgos : N#$

IN-010-0@0: En&iar 5actura a re&isin # contra recibo

Descripcin Entregar la factura al cliente y obtener una fec7a programada de cobro seg9n t rminos decr dito del cliente'

Actividades de Control: onser&ar copia de la factura como comprobante de la recepcin de la factura en dondeconste la fec7a, 7ora, nombre de la persona que recibe, firma y puesto'


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N#$


opia de factura'


Es responsabilidad del Encargado de facturacin y cobran a entregar la factura para sure&isin al cliente en tiempo y forma seg9n las pol"ticas de recepcin de factura de ste'$dem.s debe conser&ar comprobante de la recepcin de la factura en donde conste lafec7a, 7ora, nombre de la persona que recibe, firma y puesto'

#iesgos : %i las facturas no se capturan correctamente, las cuentas por pagar estar.n errneas, as"como las cuentas rele&antes de gastos, in&entarios o acti&os' $simismo, puedenefectuarse pagos errneos a los pro&eedores'

IN-010-0A0: 6e&isar posibles &entas # 3istado de rdenes de cambioDescripcin El encargado de facturacin y cobran a re&isa las posibles &entas y#u rdenes de

cambio, que pudieran ser cobradas al cliente'Actividades de Control: El encargado de facturacin y cobran a re&isa el listado de Brdenes de cambio que

fueran con cargo al cliente, para gestionar la cobran a'


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N#$


3istado de Brdenes de cambio


Es responsabilidad del encargado de facturacin y cobran a procurar las &entas ycambios de e;ecucin de obra CBrdenes de cambio '

#iesgos : N#$

IN-010-100: onciliar 5acturacin con Depsitos bancariosDescripcin Encargado de !esorer"a reali a la conciliacin de las facturas con los depsitos bancarios

acreditados de acuerdo a estado de cuenta con la factura o facturas que correspondan'

Actividades de Control: !esorer"a prepara y se anali a mensualmente la antig edad de las cuentas por cobrar'3a cobran a al final del per"odo contable se concilia para asegurar su registro completo yconsistente en el per"odo contable apropiado, el ontador >eneral firma dic7asconciliaciones'


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%e recomienda la implementacin de un arc7i&o en E/cel de nombre $ntig edad deuentas por obrar, en donde se 7aga el registro de la facturacin y los depsitos

liberados en bancos, para as" tener un control de las cuentas pendientes por cobrar'


$ntig edad de uentas por obrar

$!"ites y

#esponsabilidades:

Es responsabilidad de tesorer"a la conciliacin de facturacin con depsitos bancarios

#iesgos : on el seguimiento oportuno, se puede identificar con tiempo los problemas decobran a, permitiendo as" que la entidad restringa &entas futuras y e&ite incurrir en p rdidas adicionales debido a los problemas de cobran a'

IN-010-110: En&iar Estado de uenta semanalmente al clienteDescripcin %emanalmente el Encargado de facturacin y cobran a deber. en&iar &"a correo

electrnico al cliente un estado de cuenta en donde refle;e la facturacin emitida porcobrar'

Actividades de Control: 3os estados de cuentas por cobrar a clientes se en&"an por correo a los mismosmensualmente'


N#$


%e recomienda en&iar &"a correo electrnico al cliente un estado de cuenta en donderefle;e la facturacin emitida por cobrar'


Estado de uenta'


Es responsabilidad del Encargado de facturacin y cobran a elaborar un estado de cuentay en&iarlo &"a correo electrnico mensualmente al cliente en donde refle;e la facturacinemitida por cobrar' En caso de 7aber diferencias in&estigarlas'

#iesgos : Fna captura incompleta de las entradas de efecti&o puede ocasionar una sobre&aluacinde las cuentas por cobrar'

IN-010-1(0: >estionar cobran aDescripcin En caso de no tener cubierto el cobro de laCs facturaCs emitidaCs en los t rminos de

cr dito pactados, solicitar al cliente por medio de correo electrnico dic7o pago, de;andoas" e&idencia de la cobran a despu s de un lapso de 4 d"as' De no obtener el cobro delaCs facturaCs emitidaCs en ese lapso de tiempo, seguir el procedimiento de gestin decobran a establecido' %e le mandara el estado de cuenta al cliente para notificarlo'

Actividades de Control:E&idencia de la cobran a a facturaCs &encidaCs despu s de un lapso de 4 d"as por mediode correo electrnico'


2rocedimiento para >estin de obran a' %e recomienda la creacin de un procedimiento que indique la manera adecuada de lle&ar un control y e&idencia de lagestin de cobran a que incluya la forma peridica y el medio indicado para 7acerlo'


%e recomienda de;ar e&idencia de la cobran a a facturaCs &encidaCs despu s de un lapsode 4 d"as por medio de correo electrnico'


orreo electrnico con cobran a'

$!"ites y

#esponsabilidades:

Es responsabilidad del Encargado de facturacin y cobran a la gestin de cobran a por

facturaCs &encidaCs a clientes con retrasos, sta puede 7acer llamadas telefnicas ocomunicar &erbalmente seg9n sea su con&eniencia' En caso que laCs facturaCs&encidaCs sea mayor a 4 d"as deber. en&iar correos electrnicos e&idenciando as" lacorrecta y oportuna cobran a'

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#iesgos : 3as uentas por obrar no refle;an las circunstancias y las condiciones econmicase/istentes del negocio, de acuerdo con las pol"ticas contables que se est.n utili ando'

IN-010-1)0: %olicitar autori acinDescripcin El Encargado de facturacin y cobran a identifica las cuentas incobrables de acuerdo a la

pol"tica aplicable, imprime la factura y actuali a la deuda registrando en la factura elmonto cobrado en su caso, anota en la factura la leyenda que e/plique lo siguiente:antig edad de la deuda, monto original del cr dito, abonos registrados a la factura,monto pendiente de cobro, moti&o por el cual se asigna a cuentas incobrables' %olicita laautori acin para su generacin'

Actividades de Control: 3os procedimientos establecidos por la gerencia para las cuentas &encidas se reali ancomo se 7an planeado'El director general re&isa y aprueba la pro&isin firmando la factura para cuentasincobrables'


2rocedimiento para cuentas &encidas' %e recomienda usar como base el $rt )1 5raccGHI de la 3I%6'


%e recomienda solicitar la autori acin y firma del Director general para asignar cuentasincobrables'


5actura'


Es responsabilidad del Encargado de facturacin y cobran a que, de acuerdo al procedimiento para cuentas &encidas, solicite al Director general la autori acin y firma para asignacin de cuentas incobrables de clientes morosos'


IN-010-1 0: $signar uentas IncobrablesDescripcin El Director >eneral autori a la generacin de cuentas incobrables firmando la factura al

calce de la actuali acin de la deuda por el ontralor, posteriormente el Encargado defacturacin y cobran a asigna las cuentas incobrables'

Actividades de Control: 3os procedimientos establecidos por la $dministracin para las cuentas &encidas sereali an como se 7an planeado'El director general re&isa y aprueba la pro&isin firmando la factura para cuentasincobrables'


2rocedimiento para cuentas &encidas' %e recomienda usar como base el $rt )1 5raccGHI de la 3I%6'% 2 3-0A 2ol"ticas para !ratamiento de uentas Incobrables


%e recomienda implementar un procedimiento que indique en qu momento y qucriterios se utili an para asignar cuentas incobrables a una factura y qu tratamiento se ledebe dar los t rminos de cr dito del cliente'


5actura'


Es responsabilidad del Encargado de facturacin y cobran a aplicar el procedimiento para cuentas &encidas y re&isar los t rminos de cr dito asignados a clientes morosos'Es responsabilidad del director de construccin re&isar y firmar las facturas de cuentasincobrables'


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