Solicitudes mant
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Desarrollo del Proceso de Seguimiento de Solicitudes
En Mantenimiento
Técnico de Gestión de Grado Medio.
Pablo Jimeno Llerena
DEFINICIÓN DEL PROCESO
Nombre de proceso Seguimiento de Solicitudes en la Unidad de Mantenimiento
Responsable Responsable de Mantenimiento
Finalidad Conocer en cada momento la situación de una Orden de Trabajo
Actividades Recepción de Solicitud de Trabajo
Triaje de Solicitud. Conversión a Orden de Trabajo.
Programación del trabajo según especificaciones.
Asignación de recursos materiales y de personal.
Seguimiento de trabajo
Comunicación con personal solicitante
Análisis y cierre del trabajo.
Generación de documentación y acciones derivadas.
Límite Inicial Generación de Solicitud de Trabajo por parte de servicio
Límite Final Cierre de Orden de Trabajo con todos los campos rellenos. Registro. Archivado.
Entradas Primarias Solicitud de trabajo
Entradas Secundarias
DEFINICIÓN DEL PROCESO
Elementos de Control Indicadores
Salidas Principales Firma de conformidad del solicitante dando fe de labor realizada
Salidas Secundarias Documentación generada para sistemas de calidad, medio ambiente, facturación.
Clientes Directos Solicitante dentro de Servicio
Paciente
Clientes Indirectos Responsable de Facturación
Responsable de Calidad
Proveedores
Medios y recursos Personal de Mantenimiento
Soporte informático
Limitaciones Tiempo de respuesta
Coste
Criticidad
Elementos de Control Indicadores
Son los documentos básicos de control de la actividad de mantenimiento.
No se debería ejecutar ningún trabajo sin la utilización de estos documentos.
A través de ellos se formalizan las actuaciones de mantenimiento, desde el momento de su solicitud, y se posibilita la captura de datos necesaria para realizar la gestión del mantenimiento.
Pueden unificarse en 1 sólo documento
Solicitud de Trabajo/ Orden de Trabajo
Su estructura típica dispone de los siguientes campos principales de información:
a) Area de solicitud/ denuncia
Identificación del equipo/ instalación
Fecha y Hora solicitud y Nombre solicitante y Número de teléfono
Descripción de la anomalía/ trabajo a realizar
Prioridad/ Urgencia de ejecución
b) Area de programación/ estudio (no aplica en caso de correctivo)
• Fecha prevista de ejecución y Responsable de ejecución
Descripción del trabajo a realizar
Solicitud de Trabajo/ Orden de Trabajo
Listado de Materiales y herramientas necesarios y Listado de personal/ especialidades con horas previstas de ejecución
Instrucciones de seguridad y Documentación necesaria/ aplicable
c) Area de ejecución del trabajo
Fecha/ responsable de ejecución real y Trabajo realizado
Materiales utilizados realmente y relación de operarios intervinientes con H/H invertidas
d) Area de análisis y cierre del trabajo
Elemento que falló, Causa y Tipo de fallo (solo en el caso de mantenimiento correctivo)
• Acciones derivadas/ Observaciones. Indicadores.
e) Control de firmas y aceptación del trabajo
Solicitud de Trabajo/ Orden de Trabajo
No todas las intervenciones de mantenimiento se realizan a través de una Orden de Trabajo. Otros mecanismos y sistemas de control que se utilizan son:
En instalaciones de producción atendidas, se suelen emplear Partes de Registro de Incidencias por maquina en los que se registran la totalidad de los paros habidos (no solo los de mantenimiento) y las causas de los mismos. A partir de estos partes se organiza el análisis de los fallos y la mejora de los índices de eficiencia de maquina. Los partes de Registro de Incidencias permiten recoger información de los microparos. Lavandería o Esterilización
En otros casos (instalaciones mas simples), se persigue solamente el control de costes y la asignación de los mismos a los distintos centros de coste (secciones o maquinas). En este caso los materiales y las H/H de personal se imputan directamente al centro de coste a través de Partes de Consumo de Material y Partes de Trabajo de Operario, respectivamente. Suministro de Pilas para Sistema Holter.
Otros Partes de Control
Desarrollo del proceso de seguimiento de solicitudes
• Recepción de Solicitudes.
• Definición de especificaciones de cliente.• Seguimiento de plazos y especificaciones.
• Comunicación con el Cliente.
• Indicadores de rendimiento.
• Cumplimiento normas/requisitos de Q, MA y RL.
RECEPCIÓN DE SOLUCITUDES
• Rechazada– Debe de ser comunicada la razón al cliente.
Ej: Quiero poner unos estores en la ventana de quirófano.
• Aceptada– Aparece un parámetro clave: Criticidad.– Paso a Orden de Trabajo.
¿ Que podemos hacer con las solicitudes?
¿ Cómo llega la solicitud?
• Vía teléfono. Urgencia e Inicio de proceso
• Solicitud de Trabajo Inicio de proceso.
• Otras vías Inicio de proceso
• YQEA. “Yaqueestásaquí” Inicio de proceso
DEFINICIÓN DE ESPECIFICACIONES DE CLIENTE
• Viene dado en la solicitud en el campo de trabajos a realizar, en descripción de anomalía y la urgencia.
• El cliente es tanto el solicitante del Servicio como el paciente.
• Si no queda claro se debe de establecer comunicación directa con peticionario.
• Se complementará con las instrucciones de seguridad y normativas vigentes.
SEGUIMIENTO DE PLAZOS Y ESPECIFICACIONES.
• Después de programación y estudio y de ser lanzado el trabajo se recoge la información que vaya surgiendo de la ejecución.
• Comprobación de los partes terminados frente a los inacabados. Indicador de rendimiento.
• Alarmas en programa cuando se sobrepasa el tiempo asignado en OT.
• Quejas de cliente, con posible modificación de especificaciones.
COMUNICACIÓN CON EL CLIENTE
Administración Responsable de Calidad
Operarios
ANTES
A través de GMAO, A través de GMAO,
Correo Electrónico Correo Electrónico
Teléfono. Teléfono.
DURANTE
Contacto Directo.Parte de trabajo.
DESPUÉSCorreo Electrónico Contacto Directo
Teléfono. Teléfono
Antes de ejecución
• Definición de los trabajos a realizar.• Explicación de posibles retrasos.• Denegación de solicitudes.• Desarrollo de mejoras.• Aviso de interrupción en los servicios. Preventivo o
mejorativo.
Durante la ejecución
• In situ replanteamiento de trabajo.
• Imposibilidad de actuación por agentes externos.
• Mejoras o ampliaciones en las especificaciones iniciales.
• Conformidad en el parte de trabajo.
Después de ejecución
• Comprobación el trabajo realizado. Calidad.• Satisfacción de cliente.• Mejoras en el proceso.• Planificación de futuros trabajos.• Tras análisis de las causas, realimentación al
servicio.Ej. Reparación de endoscopios
INDICADORES DE RENDIMIENTO
• Los indicadores nos sirven para monitorizar nuestro desempeño. Según UNE 66175:2003:
• Como norma no utilizaremos más de ocho.La utilización indiscriminada de indicadores puede desviar
nuestros recursos a la obtención de consecuencias que no aportan valor.
• Nos deben de dar información, no datos.Es decir, se tiende a relacionar datos que nos dan una referencia
para tomar decisiones.
INDICADORES DE DISPONIBILIDAD
• Disponibilidad Total• Disponibilidad por averías• MTBF• MTTR
INDICADORES DE GESTIÓN DE O.T.
• Nº de O.T. generadas• Nº de O.T. generadas por secciones• Nº de O.T acabadas• Nº de O.T pendientes:
• Pendientes de repuesto• Pendientes en espera de parada de un equipo• Pendientes por otras causas
• Nº de O.T. de emergencia• Horas estimadas de trabajo pendiente. Carga de trabajo• Índice de cumplimiento de la planificación. Cumplimiento de la planificación• Desviación media del tiempo planificado• Tiempo medio de resolución de una O.T.
INDICADORES DE COSTE• Coste de la Mano de Obra por secciones• Proporción de coste de la Mano de Obra de Mantenimiento• Coste de materiales• Coste de subcontratos• Coste de medios auxiliares
INDICADORES DE PROPORCIÓN DE TIPO DE MANTENIMIENTO• Índice de Mantenimiento Programado. IMP• Índice de Mantenimiento Correctivo. IMC• Índice de Emergencias. IME
INDICADORES DE FORMACIÓN• Proporción de horas dedicadas a formación• Proporción de desarrollo del programa de formación
INDICADORES DE GESTIÓN DE ALMACENES Y COMPRAS• Consumo de materiales en mantenimiento• Rotación de Almacén:• Origen de Materiales• Rotación de pieza de Almacén• Porcentaje de piezas con movimiento• Eficiencia en la cumplimentación de pedidos• Tiempo medio en la recepción de pedidos
INDICADORES DE SEGURIDAD y MEDIOAMBIENTE• Índice de frecuencia de accidentes• Índice de jornadas perdidas• Índice de tiempo medio de permanencia de residuos• Índice de incidentes medioambientales
CUMPLIMIENTO Q, MA, RL
• Para cumplimiento de los estándares de calidad se debe de rellenar las solicitudes de trabajo en su totalidad.
• Esto lleva a tener toda la información, si está bien diseñado el formato de OT, para poder sacar los indicadores necesarios para saber si hacemos las cosas bien, eficientemente.
• Con la ayuda del GMAO se entienden registrados y almacenados todos los requisitos documentales exigidos por la ISO 9001:2000.
Ejemplo: Gama semestral de Mantenimiento Preventivo de Basculas. Calibración.
CUMPLIMIENTO Q, MA, RL
• Tanto para el cumplimiento de requisitos Medio Ambientales como de Prevención de Riesgos se debe de hacer una labor previa en la modelización de los activos en el programa GMAO.
• Según el tipo de trabajo se asignará un perfil de operario, unas medidas de seguridad, así como la legislación aplicables, protocolos de actuación propios o regulados e instrucciones de trabajo.
CUMPLIMIENTO Q, MA, RL• Ejemplo.
Notificación de avería: Alarma de flujo en Cabina de Flujo Laminar Nº1.
En el momento de emitir la solicitud con ese activo, automáticamente se cargan las tablas asociadas a él:
NTP 616: Riesgos biológicos en la utilización, mantenimiento y reparaciónde instrumentos de laboratorio:
“Todo servicio de mantenimiento debe ser realizado utilizando precauciones universales. Los instrumentos a reparar deben ser descontaminados antes del servicio. El personal del servicio que esté expuesto debería llevar guantes y todo equipo barrera adecuado al riesgo existente”“ Guantes, mascarillas, y todas las barreras necesarias”…
NTP 233: Cabinas de seguridad biológica.
Decreto 27/99, de la gestión de los residuos sanitarios:“Los filtros HEPA de la cabinas de flujo laminar con contenido de citotóxicos y microbiológicos se recogerán atendiendo a sus características estructurales y específicas en recipientes especiales que asegurarán en todo momento su impermeabilidad y resistencia a los agentes químicos. “
Nº de Horas totales del periodo de tiempo analizadoMTBF = Nº de averías
Nº de horas de paro por averíaMTTR =
Nº de averias
MTBF - MTTR Disponibilidad por avería = MTBF
INDICADORES DE DISPONIBILIDAD
Horas totales dedicadas a mantenimientoIMP = Horas dedicadas a mantenimiento programado
Horas totales dedicadas a mantenimientoIMC = Horas dedicadas a mantenimiento correctivo
Horas totales de mantenimientoIME = Horas O.T.prioridad máxima
INDICADORES DE PROPORCIÓN
Esquema general de ejecución del mantenimiento
AveríaAvería
Plan de Mantenimiento
Preventivo/ Predictivo
Plan de Mantenimiento
Preventivo/ Predictivo
Urgente
Urgente Ejecución OT’sEjecución OT’s
Correctivo Programado
Correctivo Programado
Mantenimiento Modificativo
Mantenimiento Modificativo
PROGRAMA DE MANTENIMIENTO
PLANIFICADO
PROGRAMA DE MANTENIMIENTO
PLANIFICADOLanzamiento
OT’s
Lanzamiento OT’s
PLANIFICADOPLANIFICADO
NO PLANIFICADONO PLANIFICADOSI
NO
Detección/ solicitud avería
Estudio/ program.Trabajos
Urgente?Ejecución trabajo
CumplimentaciónOT
Tratamiento de las averías
Correctivo programado
Si No
Solicitud del trabajo
Preparación/ estudio del trabajo
Cumplimentación y cierre OT
Programación ejecución
Lanzamiento OT s/ programa
Ejecución OT
Trabajos de mantenimiento modificativo, mejoras y correctivo programado
Plan de mantenimientopreventivo/ pctvo
Mejorativo/ Correctivo programado
Cumplimentacióny cierre OT
LanzamientoPrograma mensual
Preparación OT’s s/ programa
Lanzamiento semanal OT’s
Coordinar con Servicio
Ejecución OT’s
Cierre del Programa
Planes y programas de mantenimiento
GRACIAS POR SU ATENCIÓN.