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Solución de Gestión de Facturas
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Solución de
Gestión de Facturas
EmpresasReducción de costes, productividad y
automatización de procesos de negocio
• Mejora de organización empresarial y digitalización de procesos• Agilizar la respuesta a los clientes y mejorar su nivel de satisfacción• Reducción de costes fijos de mano de obra no cualificada• Fomentar la innovación, vía para retornar a la senda del crecimiento
Empresa
Soluciones de Tramitación Electrónica de Expedientes
Nuestra experiencia en el diseño, desarrollo e implantación de soluciones tramitación electrónica de expedientes, nos ha convertido en especialistas líderes de nuestro sector, ya que nos adecuamos a los requerimientos exigidos por un cambiante marco legal, y nos adaptamos, de forma ágil, sencilla y no intrusiva, a las infraestructuras existentes, acortando los tiempos de implantación y optimizando los recursos.
Empresa
Soluciones verticales
pre-diseñadas
Adecuación a un
cambiante marco legal
Pixelware, socio ideal en sus proyectos de
Tramitación Electrónica
Módulos tecnológicos
en continua evolución
Experiencia en diseño,
desarrollo e implantación
Empresa
Solución de Gestión de FacturasSoluciones
Gestión de Facturas
Portal del Proveedor y de Factura-e
Diseñamos, desarrollamos e implantamos Soluciones de Negocio.
Digitalización Certificada
Gestión de Compras
Registro Electrónico y de Entrada / Salida
Gestión de Recursos Administrativos
Contratación Electrónica
Solución de Gestión de FacturasSoluciones
Adaptación de nuestra solución a la normativa vigente
LEY 59/2003 DE FIRMA ELECTRÓNICA
Que equipara jurídicamente la firma electrónica a la firma en papel, dotándola así de
plena validez legal para las transacciones electrónicas públicas y privadas.
Real Decreto 1496/2003, DE 28 DE NOVIEMBRE,
Se consolida la posibilidad de remitir las facturas por medios electrónicos.
Orden EHA/962/2007, DE 10 DE ABRIL
Ofrece la posibilidad de destruir las facturas recibidas en papel tras realizar un
proceso de digitalización certificada a través de un software homologado de
digitalización.
Solución de Gestión de FacturasSoluciones
Situación actual del proceso de gestión de facturas
La Facturación es el punto clave en cualquier organización.
Los procesos de facturación implican:
• Recepción de cientos de facturas en diferentes formatos (papel, fax, correo
electrónico, factura electrónica, factura-e, etc.).
• Emisión de numerosas facturas.
• Numerosas revisiones, autorizaciones y firmas.
• Distintos pasos hasta aprobar las facturas.
Solución de Gestión de FacturasSoluciones
Situación actual del proceso de gestión de facturas
Resultado de esta situación:
• Retrasos en la aprobación de facturas y su pago.
• Dependencia de diferentes personas y departamentos.
• Fallos en los plazos de pago y de cobro.
• Dificultad de almacenamiento y localización.
Solución:
• Automatizar la realización de las tareas lo máximo posible.
• Disponer de la información centralizada y accesible.
• Cumplir la nueva normativa.
Solución de Gestión de FacturasSoluciones
Estructura de módulos de la solución
Portal
Tramitación de
FacturasDigitalización
Integraciones
• Sistema financiero.
• Registro de entrada.
• Notificaciones automáticas.
• Generación y recepción de
facturas electrónicas.
• Gestión de la documentación
administrativa de los
trabajadores.
• Procedimiento de aprobación de facturas.
• Archivo de la información.
• Generación de informes.• Reconocimiento
automático.
• Digitalización certificada.
Solución de Gestión de FacturasSoluciones
Módulo de Portal electrónico
El módulo contempla las siguientes funcionalidades básicas para los proveedores:
• Consulta del histórico de facturas y del estado de aprobación de las facturas en curso.
• Creación o subida de facturas electrónicas que automáticamente iniciarán un proceso
de aprobación.
• Publicación de auto-facturas.
• Envío de la documentación administrativa necesaria de los empleados
subcontratados (elaboración de informes y agendas de vigencias).
• Consulta de avisos y comunicaciones.
Histórico de
facturas
Consulta del
estado
Publicación de
auto-facturas
Emisión y recepción de
factura electrónica
Aportar o actualizar
documentación
Solución de Gestión de FacturasSoluciones
Módulo de Digitalización
Las facturas recibidas en papel se pueden digitalizar para su archivo y consulta
remota. Esta acción permite incorporar las siguientes ventajas:
• Reconocimiento automático de caracteres (OCR) para la extracción de la información
de las facturas (Importes, fecha de factura, razón social del proveedor, CIF,
conceptos, etc.).
• Digitalización certificada. La aplicación Pixelware Legal Scan ha sido homologada
por la Agencia Tributaria para poder digitalizar las facturas manteniendo su valor
legal , posibilitando con esta acción la destrucción de los originales en papel.
• Inicio automático del proceso de aprobación.
DigitalizaciónIndexación
automática
Proceso de
aprobación
Archivo
documental
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Módulo de Tramitación de Facturas
El módulo automatiza la tramitación de las facturas, permite definir el proceso, asignar
sus actores y establecer luna clasificación lógica que permita relacionar las facturas
con la información de negocio (pedidos, contratos, albaranes, proyectos, etc.).
• Permite establecer ilimitados niveles de aprobación.
• Permite seleccionar centros de coste o cuentas contables para la imputación del gasto.
• Establece la información o documentos obligatorios para cada paso del proceso.
• Tratamiento individualizado de las facturas en función de su tipo o naturaleza.
• Integración automática con los sistemas financieros.
Integraciones
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Módulo de Tramitación de Facturas
• Posibilidad de completar los datos de la factura con documentación adicional.
• Obtención inmediata de información relevante (Ventas por clientes, saldos, IVA
repercutido, facturación a clientes nuevos, etc.).
• Control del estado del proceso de facturación.
• Información de la previsión interna de la contabilidad.
• Control de informes de la situación comercial.
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Integraciones con otros sistemas
En la tramitación de las facturas, el sistema debe interactuar con
distintos módulos adicionales; estos completan la solución y permiten
automatizar los procesos existentes.
• Sistemas contables y financieros.
• Aplicaciones de negocio.
• Buzones electrónicos de recepción de
facturas.
• Plataformas de firma electrónica.
• Registro de proveedores.
• Catálogos de productos y servicios.
• Sistemas de emisión de Burofax.
• Pasarelas de pagos.
• Gestores documentales corporativos.
• Sistemas de digitalización masiva de
documentos.
• Registros de entrada.
• Directorios de usuarios (LDAP).
• Enterprise Service Bus.
• Notificaciones electrónicas.
• Bases de datos externas.
• Cuadros de mando (BI).
Casos de éxito de la SoluciónReferencias
Sector Privado: algunos casos de éxitoReferencias
Sector Privado: algunos casos de éxitoReferencias
Homologación por parte de la Agencia Tributaria del producto de
Digitalización Certificada Pixelware Legal Scan
Empresa
Clasificación Administrativa V-2-D
Inclusión en el acuerdo marco de software 16/1999 de
Patrimonio del Estado
Certificado de conformidad en contenido de Innovación Tecnológica
(emitido por AIDIT)
Certificación UNE ISO/IEC 27001:2007 de
Gestión de Seguridad de la Información (en proceso)
Certificación UNE ISO 9001: 2008 de Gestión de la Calidad (en proceso)
Certificaciones y homologaciones
