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Solución para Distribución y Producción de Alimentación, Trazabilidad y Gestión de Calidad

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Algunos de los beneficios que podrá obtener con la implantación de nuestra solución:

• Gestión de almacenes, delegaciones y tiendas con TPVS de forma centralizada. Explotación y análisis de información en tiempo real de ventas, producción, compras, almacén y tesorería.

• Realice ofertas generales o personalizadas y reciba en un mismo lugar la entrada de pedidos de clientes, independientemente de donde provengan (tele-venta, pre-venta o comercio electrónico web).

• Mediante la utilización de etiquetado EAN128 ó RFID a partir de las entradas de mercancía y la producción, podrá agilizar de forma exponencial sus expediciones y tener un control total de la trazabilidad. Para ello le proporcionamos soluciones en dispositivos PDA ó pantallas táctiles mediante las cuales podrá comparar sobre la marcha la mercancía pedida y servida. De forma muy sencilla, preparará pedidos, controlará bultos, los etiquetará y generará la documentación necesaria: albaranes, facturas,…

• Controle la producción sea del tipo que sea, elaboración por fases, clasificación, envasado, despiece, etc., parte de trabajo electrónico y conexión automática con sistemas de pesaje. La persona que esté en la línea de producción, será informada por el sistema de lo que tiene que hacer y avisada de posibles errores. Cualquier tipo de coste, de materias primas ó auxiliares, de personal, por paradas o costes indirectos, así como las necesidades de material para producción, serán analizados de forma exhaustiva y le permitirá poder tomar decisiones a tiempo.

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Conozca incluso la rentabilidad de cada lote o partida que compre o fabrique.

• Utilice nuestras herramientas integradas de análisis de información configurándolas a su conveniencia: Ventas comparativas por familias, grupos, artículos, clientes, proveedores, almacenes, zonas, rutas, etc…

• ¿Quiere conocer la rentabilidad real de sus rutas, zonas de reparto, almacenes y clientes?. Configure cuentas de resultados analíticas por centros de coste (rutas, zonas y almacenes) y conozca la rentabilidad real de cada centro de coste, comparando periodos e incluso cliente a cliente. Le permitirá tomar decisiones con información veraz.

• Tenga controlado su almacén mediante herramientas de reposición automática de mercancía, para generación de pedidos a proveedor y realice la entrada de mercancía en almacén de la forma más sencilla.

• Realice su facturación periódica en menos de 1 minuto, en papel o en formato electrónico (EDI o e-factura), registre facturas de proveedores y almacénelas de forma digitalizada con nuestra gestión documental centralizada integrada.

• Sepa en todo momento, lo que debe y lo que le deben. Utilice nuestras herramientas de previsión de tesorería detalladas y analice el plazo medio de pago y cobro en su empresa. Conozca su riego en banco o el de sus clientes. Utilice los estándares CSB para cobrar y pagar mediante banca electrónica.

• El cuadro de mando integral le permitirá conocer y analizar todo lo que ocurre en su empresa en tiempo real.

• Nuestro sistema de Calidad integrado, le permitirá pasar cualquier auditoría de control de calidad con el menor esfuerzo.

• La facilidad de uso y la estructura de trabajo clara e intuitiva, así como la claridad y centralización de la información, permitirán que cualquier persona de su empresa podrá realizar de forma muy sencilla, tareas que hasta ahora o no podía realizar o le resultaban complicadas.

• Si lo desea, le proporcionaremos herramientas integradas para Planificación de Producción, SGA, Business Intelligence, Comercio Electrónico, Pre-Venta, Auto-Venta ó cualquier otra solución de movilidad.

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Menú General de la Solución La navegación por las opciones de la aplicación está optimizada y es ágil para el usuario.

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Archivos Clientes

Búsqueda por cualquier campo (común en todos los archivos maestros). Relación de contactos y cargos del cliente. Envío de emails. Delegaciones de entrega de material por cliente. Histórico de todos los movimientos de cliente (presupuestos, pedidos, albaranes, facturas, acciones comerciales, llamadas recibidas e historial de venta telefónica), con posibilidad de acceso directo a cada movimiento. Configuración de periodicidad para venta telefónica al cliente (Televenta). CRM Integrado. Extracto contable (en caso de adquirir gsConta). Localización de clientes mediante Google Maps. Documentación asociada a clientes de cualquier tipo (word, excel, pdf, imágenes, etc..). Se trata de una gestión documental centralizada. Estadística de ventas del cliente por artículos, familias, grupos o proveedores por meses, tanto en importe, beneficio y unidades comparando dos ejercicios.

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Control de crédito de clientes Interno y por empresas externas (p.ej. crédito y caución). Control de bloqueo de clientes. Definición, Impresión y envío de Precios especiales de clientes entre fechas por formatos de venta. Referencias de artículo para cada cliente. Descuentos especiales por familias. Envío de emails masivos a clientes. Impresión de etiquetas de clientes para envío de mercancía desde la propia ficha. Clasificación por sectores y subsectores, zonas y rutas para preparación de expediciones. Gestión de facturación por cliente (grandes superficies, cadenas de supermercados, delegaciones de entrega por cliente). Control de días fijos de vencimiento por cliente. Histórico de últimas ventas por artículo en cada cliente.

Proveedores Relación de contactos y cargos del proveedor. Envío de emails. Histórico de todos los movimientos del proveedor (pedidos, albaranes y facturas), con acceso directo a cada movimiento. Extracto contable (en caso de adquirir gsConta). Localización de proveedores mediante Google Maps. Documentación asociada a proveedores de cualquier tipo (word, excel, pdf, img, etc..). Se trata de una gestión documental centralizada Estadística de compras del proveedor por artículos, familias o grupos por meses, tanto en importe, beneficio y unidades comparando dos ejercicios. Envío de emails masivos a proveedores. Control de bloqueo de proveedores. Relación de artículos comprados habitualmente al proveedor. Control de Registro Sanitario Industrial (RSI), incluyendo Fecha de Caducidad.

Artículos Clasificación de artículos por grupos, familias y marcas. Acceso al artículo por código, referencia de proveedor(es) y/o códigos de barras.

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Múltiples códigos de barras y referencias para el mismo artículo. Referencias personalizadas por cliente. Histórico de todos los movimientos del proveedor (pedidos, albaranes y facturas), con acceso directo a cada movimiento. Estadística de compras y ventas del artículo en importe, beneficio y unidades desde la propia ficha comparando dos ejercicios.

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Impresión de etiquetas de códigos de barras con o sin información de trazabilidad. Todos los movimientos relativos a un lote y producto quedan reflejados automáticamente en trazabilidad. Control de precios de distintos proveedores para el mismo artículo, referencias por cada proveedor. Ilimitadas tarifas de precios de venta. Construcción automática de tarifas de precios a medida. Posibilidad de impresión, envío por fax (requiere Active Fax) o email a un conjunto de clientes. Proceso para cálculo automático de precios de forma masiva, aplicando un % de incremento sobre el precio de coste, precio medio de coste, precio de tarifa o sobre una tarifa de precios existente. Control de bloqueo de artículos para comercio electrónico. Número de almacenes ilimitado. Control de stock máximo y mínimo por almacén. Gestión de cálculo de máximos y mínimos a partir de información de ventas anteriores. Uso de artículos kit. Descripción extendida del artículo. Permite incluir en documentos (Presupuestos, ventas,…) información técnica o de otro tipo.

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Imágenes asociadas al artículo. Informes de inventario actual por grupos, artículos o familias. Acceso a página web del artículo. Control de caducidades para venta, producción y despiece. Control para venta de artículos en TPV. Consulta de Trazabilidad de cada lote del artículo y acceso instantáneo a cada documento relacionado (compra, venta, parte de producción y despiece, trasvase, etc…). Análisis de rentabilidad de un lote específico de fabricación o compra. Configuración de escandallos en artículos de fabricación y consulta de histórico de partes de producción realizados.

Vendedores Ficha de vendedores con histórico de movimientos (pedidos, ventas, previsiones). Estadística de ventas por meses comparando dos ejercicios, de artículos, grupos, familias y proveedores. Detalle horario habitual y gestión de ausencias laborales.

Otros Archivos Grupos, familias y marcas. Bancos propios con utilidad para ajustar impresión de pagarés y talones para impresoras matriciales Formas de pago y cobro. Almacenes. Zonas de clientes. Tarifas de precios. Sectores y Subsectores para clasificación de clientes. Rutas de Reparto. Repartidores.

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Compras Pedidos a Proveedor

Control de unidades recibidas por cada línea de pedido de forma automática. Control automático del estado general del pedido con las entradas de mercancía. Duplicar pedidos de forma instantánea. Desdoblar pedidos de forma automática, generando un nuevo pedido con la mercancía pendiente de recibir. Impresión valorada o sin valorar con referencias del proveedor. Envío por email y fax (* requiere Active Fax). Cálculo automático del peso del pedido. Creación automática a partir de una lista de pedidos de cliente. Informe de artículos pendientes de recibir por proveedor. Reposición automática de Stock: Proceso de generación automática de pedidos a proveedor y/o partes de producción con posibilidad de cálculo a partir de los máximos y mínimos de cada almacén. Se calcula el stock teórico en base al stock físico, unidades pendientes de recibir y entregar, las unidades pendientes de consumir y fabricar de partes de producción. Pestaña de detalle sobre los datos calculados. Cálculo del coste de reposición. Acceso directo desde la misma ventana a los pedidos de proveedor y partes de producción generados.

Albaranes de Compra Entrada de albaranes de compra manual o automatizada a partir de pedidos a proveedor con la mercancía pendiente. Control de costes asociados a la entrada configurables por el usuario: transportes, descargas, intermediarios, tasas, envases, etc. Impresión de etiquetas de código de barras de productos con o sin lotes. Carga automática de los artículos del albarán de compra para impresión de etiquetas. Gestión de inspecciones e incidencias en la Recepción de Mercancía personalizable por el usuario. Estadísticas de compras por artículo, grupos, familias, resumidos y detallados por proveedor o artículos.

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Gestión de lotes internos y/o del proveedor para control de trazabilidad. Proceso de conformación de facturas recibidas a partir de albaranes de compra. Dependiendo de la forma de pago al proveedor, se puede generar automáticamente la previsión de pagos en cartera.

Facturas Recibidas Introducción manual (facturas de texto) o automática a partir uno o de un conjunto de albaranes mediante el proceso de conformación de facturas recibidas. Documentación asociada a la factura de cualquier tipo (word, hoja de cálculo, pdf, imagen, …). Evita la consulta continua del archivo físico de facturas, se trata de una gestión documental centralizada. Traspaso a cartera de pagos automática a partir de los vencimientos de la factura si el pago de la misma está programado. Número de vencimientos de la factura ilimitados. Relación de vencimientos previstos y documentos de pago reales de la factura y acceso a los mismos de forma directa. Extracto contable del proveedor (requiere adquirir gsConta).

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Informes de facturas pendientes de pago por proveedores, general y detalle de bases e ivas, etc. Contabilización de facturas según cuentas contables incluidas en factura, por grupos o familias de productos, según tipos de impuestos o por sucursales y por centros de coste para contabilidad analítica. Pagos fijos previstos y generación de pagos periódicos para previsión de tesorería a fecha. Registro de gastos para facturas recibidas de proveedores no habituales. No es necesario definir el proveedor. Contabilización automática a gsConta. Diferenciación de facturas recibidas por proveedor (nacionales, intracomunitarios, extranjeros). Identificación específica de Facturas de Aduanas. Clasificación automática por tipo de asiento en gsConta.

Control de Tesorería: Pagos Generación de registros de pagos en cartera de forma manual o automática a partir de las facturas. Generación automática de pagos de facturas de reposición. Cancelación automática de facturas recibidas al generar el registro de pago. Herramienta global para el control de la cartera de pagos, en una única ventana podrá controlar, anticipos, efectos a pagar, pagos realizados, pagos a enviar y enviados, pagos por vencimientos, proveedor, banco, etc… La información se muestra tanto gráfica como numéricamente.

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Informes de previsión de pagos por bancos, proveedores, meses, pagos en cartera + facturas pendientes, ... Selección automática de facturas pendientes al introducir un pago manual. Generación automática de remesas de pago a proveedor o banco. Impresión de carta de pago a proveedor y remesa de transferencias para banco. Impresión de pagarés y talones en impresora matricial. Envío telemático a bancos de remesas de transferencias mediante CSB y pagos por confirming. Contabilización de pagos utilizando o no cuentas de efectos a pagar. Extracto contable del proveedor (si dispone de gsConta) Proceso automático de agrupación de pagos.

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Gestión de Almacén

Recuentos de inventario para mantener un inventario permanente. Informes de costes por diferencias de inventarios. Trasvases entre almacenes. Proceso de balanceo de mercancía entre almacenes, a partir de últimas ventas por almacén. Opción muy útil para optimización de stock cuando se controlan múltiples almacenes. Creación de inventarios a una fecha determinada de forma automática. Proceso automático para cálculo de stock máximo y mínimo por almacén en función de un periodo de ventas anterior. Opción muy útil para la optimización del almacén.

Lotes y Partidas. Control de Trazabilidad Ficha de lotes y partidas desde la que podrá obtener de forma instantánea toda la trazabilidad, coste, beneficio y ventas del lote, caducidad, stock disponible en los distintos almacenes y acceder a cada uno de los registros asociados al mismo.

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Extracto de movimientos artículos-lotes-partidas entre fechas. Permite conocer el stock de un conjunto de artículos en una fecha, detallando por articulo y por lote todos los movimientos (compras, ventas, ventas, inventarios parciales, partes de producción,…) Permite acceder directamente a las fichas de movimientos relacionados. Impresión resumida y detallada. El coste de cada artículo en la venta o en la producción (caso de materias primas), se puede tomar del lote de forma específica o general del artículo.

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PRODUCCION Y DESPIECE Partes de Producción

Pedidos a fábrica y ordenes de producción con diferenciación y análisis entre cantidad prevista (a partir del escandallo) y realizada u obtenida, tanto del producto final como de materias primas.

Parte de trabajo electrónico y conexión con dispositivos de pesaje y similar. Gestión de incidencias de producción y control de calidad personalizable en función de las necesidades del sistema de calidad implantado. Etiquetado EAN128 del producto fabricado. Cada lote de producción, tendrá su coste exacto y si se desea, será este el que se tenga en cuenta en la venta para el cálculo de beneficios. Para el cálculo del coste es posible tener en cuenta la siguiente información: Costes

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de materias primas, materiales auxiliares, personal, maquinaria y cualquier tipo de coste indirecto. Si lo desea, es posible incorporar procesos que de forma automática, calculen los costes de producción por tiempos de inactividad del personal y sean aplicados. Además será posible aplicar cualquier tipo de coste no previsto, como por ejemplo la reparación de una máquina. Tanto en el parte de producción como en cada lote y en cada venta, podemos analizar un coste previsto, un coste de producción y un coste total teniendo en cuenta todos los indirectos no conocidos inicialmente, imprevistos, etc. Generador automático de lotes para el producto fabricado si se desea.

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Partes de Despiece

Partes de despiece con diferenciación y análisis entre cantidad prevista (a partir del escandallo) y realizada u obtenida, tanto de los productos finales como de la materia prima. Parte de trabajo electrónico para el despiece, posible conexión con equipos de pesaje y similar. Gestión de incidencias de despiece y control de calidad personalizable en función de las necesidades del sistema de calidad implantado. Etiquetado EAN128 de los productos obtenidos en el despiece. Control de Costes: De materias primas, indirectos y de personal implicado en cada parte de despiece. Generador automático de lotes para los productos del despiece.

Análisis y gestión de Producción. Necesidades de Producción: Análisis detallado de las materias primas necesarias para la producción de varios artículos teniendo en cuenta el stock actual. Generación automática de pedidos a proveedor o partes de fabricación sobre las cantidades necesarias para dicha producción. Completa herramienta de análisis de costes de producción y despiece por artículos, familias, grupos, marcas,… comparando periodos y diferenciando los diferentes costes como materias primas, personal, materiales auxiliares, etc.

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Preparación de expediciones y Venta Presupuestos

Planificación del presupuesto. Impresión de presupuesto, factura proforma o planing. Envío por email y fax (* requiere Active Fax). Descripción general del presupuesto para encabezamiento al imprimir. Control automático del estado del presupuesto al crear el pedido de cliente. Consulta instantánea del coste, beneficio y %margen del presupuesto. Impresión y envío por email con descripción extendida o técnica del artículo. Opcionalmente incluyendo con imágenes de artículos.

Pedidos de clientes Introducción manual o automática a partir de un presupuesto. Los pedidos también se pueden realizar mediante equipos de preventa, vía web o mediante la herramienta avanzada de venta telefónica programada (televenta). Control de pedidos por delegaciones de clientes. Control de unidades servidas por cada línea de pedido de forma automática. Control automático del estado general del pedido a partir de las ventas. Duplicar pedidos de forma instantánea. Desdoblar pedidos de forma automática, generando un nuevo pedido con la mercancía pendiente de servir. Informe de artículos pendientes de servir. Consulta del coste, beneficio y %margen del pedido. Posibilidad de incorporar captura de firma mediante pantalla táctil. Impresión del documento con la firma, lo que significa un importante ahorro de papel. Conexión con dispositivo de firma opcional.

Televenta Generador de Pedidos Telefónicos. Permite agilizar el proceso diario del personal del Call Center. A partir de la programación prevista en cada cliente, se muestra una lista con los clientes a los que llamar en el día, con

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información de la última incidencia y acceso rápido al pedido del cliente presentando o no los artículos que suele consumir.

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Preparación de Expediciones Módulo de preparación de cargas y generación de albaranes con pantalla táctil utilizando etiquetas EAN128. Visualización de la cantidad pedida y cargada.

Posibilidad de preparación de cargas y generación de albaranes mediante dispositivo PDA on-line, visualizando por cada artículo la cantidad total y la preparada. Informe detalle de carga de cliente por ruta que incluye cada pedido mediante un código de barras. Conexión con cualquier dispositivo de pesaje para artículos que no tengan el peso incluido en el EAN128. (Es necesario configurar en cada caso, consultar tipos de dispositivos). Consulta de pedidos pendientes hasta una hora concreta, preparados hoy y pendientes. Controles de artículos pendientes, a mitad, no pedidos y correctos por colores. Emisión de etiquetas de envío.

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Posibilidad de integración a nivel de etiquetado y envío de expediciones con agencias de transporte. Impresión de albarán o factura del pedido actual. Impresión masiva de albaranes y facturas desde la misma ventana de preparación de expediciones. Reparto de Pedidos entre Vehículos controlando peso por pedido y peso máximo autorizado por vehículo (PMA). Informe detalle de carga de cliente por ruta que incluye cada pedido mediante un código de barras.

Albaranes de Venta Introducción manual, automática a partir de un pedido de cliente o bien desde preparación de expediciones. Información de trazabilidad por cada artículo de la venta. Consulta del coste, beneficio y %margen de la venta. Ventas por delegaciones de clientes. Posibilidad de duplicar albaranes de forma instantánea.

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Captura de firma mediante pantalla táctil. Impresión del documento con la firma, lo que significa un importante ahorro de papel. Conexión con dispositivo de firma Opcional. Informes de albaranes pendientes de facturar. Informes resumen y detalle de ventas, por artículos, grupos, familias, clientes con o sin detalle de lotes. Extracto contable del cliente desde la propia venta (si se adquiere gsConta). Impresión de albarán valorado o no valorado con detalle de lotes. Impresión automática de forma masiva de albaranes según ruta o transportista. Información en el albarán de los paquetes, agencia de transporte, coste de transporte y peso. Opcionalmente enlace con agencias de transporte. Control de envases de salida. Posibilidad de facturación directa de una venta desde el propio albarán. Ventana de introducción rápida de albaranes. Venta mediante TPV táctil. Cierre de caja para la venta de TPV. Proceso de facturación automática de albaranes de forma individual o conjunta. Todos los clientes o uno concreto, agrupando por clientes, formas de pago o delegaciones. Dependiendo de la forma de pago del cliente, se puede generar de forma automática la previsión de cobros en cartera. Gestión de comisiones de Vendedores.

Facturas Emitidas Introducción manual (facturas de texto libre) o automática a partir uno o varios albaranes mediante el proceso de facturación automática. Traspaso a cartera de cobros automática a partir de los vencimientos de la factura si están programados. Número de vencimientos de la factura ilimitados. Relación de vencimientos previstos y documentos de cobro reales de la factura y acceso a los mismos de forma directa. Consulta del coste, beneficio y %margen de la factura. Reproducción automática de facturas. Impresión masiva. Emisión de facturas por email. Opcionalmente puede emitir sus facturas en formato electrónico (PDF firmado o factura-e) y enviarlas por email.

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Emisión de cartas de reclamación de facturas emitidas de forma conjunta. Extracto contable del cliente (requiere adquirir gsConta). Informes de facturas pendientes de cobro por clientes, general, periodos,… Contabilización de facturas según cuentas contables incluidas en factura, por grupos o familias de productos, según tipos de iva o por sucursales.

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Herramientas INTEGRADAS de Análisis de Venta Estadísticas de resultados de venta y beneficios por meses o trimestres de: Grupos, artículos, vendedores, proveedores, familias, clientes, zonas, sucursales o total, comparando 3 ejercicios tanto numérica, como gráficamente. Estadísticas de resultados de venta y beneficios comparando dos ejercicios hasta tres niveles: por ejemplo: Zonas, Clientes y Familias ó Sucursales, Familias y Artículos. Miles de posibilidades y combinaciones. Estadística de análisis de ventas gráfica y numérica, se configura la información que se desea obtener en 4 cuadrantes diferentes. Podrá realizar todas las configuraciones que desee.

Otros sistemas recurren a herramientas externas para conseguir resultados similares.

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Control de Tesorería: Cobros Generación de registros de cobros en cartera de forma manual o automática a partir de las facturas. Ventana de cobros múltiples para registrar de forma rápida los cobros de los vendedores. Cancelación automática de facturas al generar el cobro. Herramienta global para el control de la cartera de cobros, en una única ventana podrá controlar, anticipos, documentos en cartera disponibles para remesar, remesados, riesgo en banco, vencimientos por meses, bancos, clientes, … La información se muestra tanto gráfica como numéricamente.

Informes de previsión de cobros por bancos, clientes, meses, documentos en cartera + facturas pendientes, ... Selección automática de facturas pendientes al introducir un cobro manual. Generación automática de remesas de cobro a banco por tipo de documento. Impresión de remesas de cobro para bancos.

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Envío telemático a bancos de remesas de cobro mediante CSB 19 y 58. Contabilización de cobro utilizando o no cuentas de efectos a cobrar. Extracto contable del banco (si dispone de gsConta) Control de devoluciones de clientes y contabilización. Control de gastos financieros en remesas. Registro de Movimientos Caja - Banco y Banco – Caja. Contabilización

Tesorería – Informes y Resultados Cuadrante de caja con todos los movimientos de entrada y salida de efectivo. Informe plazo medio de cobro total, por clientes, vendedores, zonas y sucursales. Informe plazo medio de pago total, por proveedores y sucursales.Previsión de Tesorería a fecha incluyendo cobros y pagos previstos.

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Comercial CRM

Ficha de futuros clientes clasificados por actividades, sectores y subsectores. Histórico de visitas o acciones comerciales realizadas a futuros clientes ó a cliente, con detalle de horas, kilómetros y dietas. Informes específicos de gastos y consumos. Definición de cartas estándares con inclusión de datos de la aplicación (clientes, proveedores, futuros clientes,…) mediante variables. Definición de cartas estándares con inclusión de datos de la aplicación (clientes, proveedores, futuros clientes,…) mediante variables. Envío masivo de emails a futuros clientes y clientes. Registro de llamadas recibidas. Opcionalmente se pueden incluir herramientas como el planing de visitas de vendedores o la agenda gráfica de citas.

Calidad e Iso Gestión de no conformidades. Gestión de incidencias. Módulo de control sanitario con gestión de inspecciones periódicas por tipos, unidades y zonas de inspección. Gestión Análisis de peligros y puntos de control críticos: APPCC Módulo para control de calibraciones. Módulo opcional para realizar encuestas, con envío masivo por fax o email.

Otros Módulos Preventa – Opcional Posibilidad de trabajar con dispositivos de preventa on-line y off-line tanto táctiles como no táctiles. Incluye gestión de pedidos de cliente, últimas ventas del cliente, ofertas, varias tarifas de precios y gestión de cobros. Consulte soluciones. Autoventa – Opcional Intercambio de archivos para trabajar con dispositivos de auto venta off-line. Consulte soluciones.

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Otros Pantalla táctil para impresión de etiquetas de trazabilidad EAN 128, EAN 13, EAN 14. Impresión de etiquetas con posibilidad de seleccionar entre varias imágenes. Útil para uso de varias marcas.