Solución guia n 3
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GUIA NUMERO 3
SERVICIO AL CLIENTE
María Dufay Samuel C
Instructora
Claudia Esperanza Pérez F
Aprendiz
Centro de Desarrollo Agroempresarial
SENA chía
Agosto 2013
Solución Gua N 3
1. Escriba al Frente qué clase de documento realizaría de acuerdo al Enunciado:
Una Felicitación. (Carta) Una fiesta de fin de año de la empresa. (Circular) Un cambio de dirección de la empresa. (Memorando Interna) Un llamado de atención. (Memorando) Una solicitud de pedido de papelería. (Carta de pedido) Una reunión de socios. (Circular) Una visita a las diferentes sucursales de la empresa para mejorar el Clima
Organizacional. (Circular)
Lea la guía técnica Colombiana GTC 185 y responde:
1. Cuáles son las características (de redacción y presentación), utilización,
partes y clases de una carta?
Respuesta:
Se busca que tenga un solo tema a tratar
Redactar en forma clara, concreta y precisa
Redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de
usted en plural o singular.
Emplear estilo gramatical
Utilizar los formatos normativos en los manuales de cada
organización
Utilización
Se busca Informar sobre un hecho o informar una situación
Agilizar y dar respuesta a un asunto
Reiterar información por un requerimiento o solicitud
Confirmar eventos Pendientes o que ya ocurrieron.
Partes de una carta
Código: Muestra el lugar de referencia para su envió
Lugar de origen y fecha de elaboración
Destinatario
Denominación o título académico
Nombre del destinatario
Cargo
Organización
Dirección
Nombre del lugar de origen
País
Asunto
Saludo texto
Despedida
Remitente y firmas responsables
2. Cuáles son las características, utilización y partes de un memorando?
Respuesta:
Características
Utilizar los formatos normalizados en los manuales
Redactar en forma clara y breve
Tratar un tema por memorando
Utilización del memorando
Busca informar sobre un hecho en forma breve
Expresar necesidades, hacer requerimientos
Dar respuesta a una comunicación recibida
Conocer detalles sobre un aspecto determinado
Partes de un memorando
Se consta de varias partes como lo son:
Encabezado
Denominación del documento
Código
Fecha
Destinatario y remitente
Asunto, texto, Despedida
Remitente y firmas responsable
3. Cuáles son las características, utilización y partes de una circular?
Respuesta: Características Se usa para informar o dar a conocer diversidad de información y tener en cuenta:
Tratar un solo tema
Iniciar y finalizar con un lema de cortesía
Utilizar un estilo gramatical y sencillo
PARTES
Encabezado. Código. Lugar de origen y fecha de elaboración. Encabezamiento y destinatarios. Asunto Saludo Texto Despedida Remitente y firmas responsables Líneas especiales Identificación de páginas subsiguientes
4. Cuáles son las características, utilización y partes de un acta?
CARACTERISTICAS 1. Aclaración del carácter de la reunión (ordinario y extraordinario) 2. No debe presentar errores técnicos ortográficos gramaticales ni de imputación 3. Los párrafos deben ser claros concisos y con énfasis en las decisiones tomadas 4. La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados UTILIZACION Las actas se utilizan como registro de todo lo acontecido y acordado en una reunión o situación. PARTES
Titulo Denominación del documento y número Encabezado Lugar de origen y fecha de la reunión Hora Lugar Asistentes Representaciones Invitados Ausentes Orden del día Desarrollo Compromisos Convocatoria •Firmas, nombres y cargos Líneas especiales •Paginas subsiguientes
5. Cuáles son las características, utilización y partes de un Informe?
Respuesta: CARACTERISTICAS 1. Tratar un solo tema por informe 2. Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa 3. Usar tratamiento respetuoso y cortes 4. Utilizar los formatos normalizados, de acuerdo con los manuales de 5. elegir el lenguaje técnico adecuado, así como el tono para presentar Cada organización; disponer el orden en que se van a describir y contar las actividades realizadas los hechos. UTILIZACION
Regular o aclarar una situación Informar, desarrollar o agilizar un asunto Reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente Impugnar o corregir una situación y presentar detalles sobre un aspecto
determinado PARTES
Encabezamiento Razón social Dependencia •Código Titulo
Lugar de origen y fecha de elaboración
Autoría del resumen ejecutivo Objetivo Temas o numerales Paginas subsiguientes Conclusiones Nombre, cargos y firmas Rúbrica