Soluciones administrativas y logsticas del tiempoEn la sesin anterior fueron presentadas las diversas problemticas en el entorno, como en nuestro propio espacio yque perjudican gravemente nuestra organizacin. Es por esta razn, que se debe ser consciente de cules son loserrores que se estn cometiendo y as buscar alternativas para poder solucionarlos.

Vas de solucin administrativas1. PlanificacinSignifica decidir anticipadamente lo que se va a hacer, cmo y cundo hacerlo. Es una preparacin para la accin. La idea escrear las mejores condiciones para la ejecucin de la accin y obtener as buenos resultados con un mximo de economade fuerzas. Es considerar al tiempo como un recurso limitado, por lo que es necesario administrarlo de acuerdo con objetivos,y en relacin a stos, de acuerdo a prioridades. De ah la importancia de planear tanto lo que se va a hacer como lo que no seva a hacer.

Los pasos esenciales para la planeacin son los siguientes:

Analizar la situacin presente.Desarrollar los supuestos relevantes, aquellas condiciones que es probable que se den dentro del plazo de accin.Establecer objetivos.Establecer alternativas en cuanto a cmo alcanzar los objetivos.Implantar la decisin.Establecer procedimientos de revisin y control.

DiagnsticoAntes de intentar un manejo del uso del tiempo es necesario tener claro cmo se est empleado el tiempo en la realidad. Estose logra a travs de un registro del tiempo. As, los resultados deben permitir:

Identificar y eliminar lo que no ha de hacerse.Cul de mis actividades podra ser desempeada por otro?Interrogar a los compaeros de trabajo: Hago yo algo que les hace perder el tiempo?

La idea es diferenciar tiempo productivo y tiempo no productivo y actuar en consecuencia.

ObjetivosLos objetivos constituyen la base para determinar qu acciones deben ser realizadas y para establecer los criterios deevaluacin.

Planificacin del Tiempo

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Es parte esencial en la administracin del tiempo, ya que para un buen uso del recurso temporal es primordial tener en cuentalos que se desea lograr.

A continuacin estn las "Reglas para establecer objetivos":

2. OrganizacinConsiste en estructurar y aclarar actividades, responsabilidades y relacin de personas. La idea es facilitar el alcance de losobjetivos tanto de la organizacin como individuales.

ConcentracinEs un principio, permitir la convergencia de todas las fuerzas en una determinada accin u objetivo. Se pretende as evitardispersar o debilitar esfuerzos, ya que al concentrarnos en un punto todas nuestras fuerzas tendern hacia l. Cmolograrlo?

Concentrarse en lo importante.Establecer prioridades y actuar de acuerdo a ellas.Hacer slo una cosa a la vez.Finalizar y concluir lo que se comenz.

DelegacinEs vlido recordar que una mala delegacin es fuente inagotable de desperdiciadores de tiempo, en tanto que una buenadelegacin, es una herramienta muy importante para una buena administracin.

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As, una buena delegacin es un camino para un efectivo uso del tiempo. Para ello se requiere una disposicin especial:

Respetar las ideas de las otras personas.Permitir las decisiones de los colaboradores.Permitir y aceptar en su real medida los errores de los colaboradores.Confiar en sus colaboradores.Establecer y usar controles adecuados a cada situacin, actuando firme pero flexiblemente.

Una buena delegacin conduce a un logro exitoso de los fines deseados. Es la base para el trabajo en equipo. Para talefecto debe existir claridad tanto de los objetivos como de los medios con que se cuenta.

ReunionesParte importante del tiempo laboral est destinado a las reuniones. El trabajo en equipo requiere de las reuniones comomtodo para una mejor administracin. Sin embargo, si no se establece un serio control se pueden transformar enmecanismos de prdida de tiempo.

Si bien es reconocido por todo hombre de empresa que las reuniones son un instrumento eficaz para coordinar la accin ydirigir la organizacin hacia el cumplimiento de objetivos, no siempre se obtiene un buen provecho de ellas.

Para que una reunin sea productiva debe guiarse por la pauta siguiente:

Establecer propsitos definidos, conocidos por los participantes y recordados por el conductor de la misma.Elaborar una pauta con los temas a discutir y el tiempo destinado a ellos, adems del responsable directo de cadaasunto.Invitar a las personas necesarias a la cita, slo a las que tienen una contribucin que dar, a las que debe habrselescomunicado antes el objetivo de la reunin y el papel que cada una desempear.Establecer horario de trmino de la reunin.Mantener la discusin dentro del temario, afrontando de forma directa los problemas y evitando divagaciones.Designar un participante de la reunin para que tome nota y redacte el acta.Finalizada la reunin, anotar las conclusiones para asegurar la concordancia para el momento de implantar lasdecisiones.Anotar todas las decisiones tomadas, tanto los asuntos "concluidos" como aquellos que quedan "pendientes" para unaprxima pauta.

En uso de estas pautas en el manejo de sus reuniones har un mejor uso del tiempo. La idea es hacer un uso eficaz de esteinstrumento y cuidarse de caer en dilapidar inconscientemente el tiempo. Debemos recordar que a las reuniones se va adecidir sobre un tema, y no a decidir sobre qu temas tratar.

Vas de solucin logsticas1. Uso del telfono o dispositivos mviles.El telfono puede ser un gran aliado en la administracin del tiempo, o bien un factor de prdida del tiempo. Es el interruptorpor excelencia. Un llamado telefnico inoportuno, adems de interrumpir el trabajo, provoca distraccin, con lo que se hacedifcil volver a concentrarse en lo que estaba haciendo.

Por otra parte, en la actualidad los telfonos mviles son el mejor medio para conectarse con el mundo a travs de internet, loque, a fin de cuentas, hace que nuestra concentracin se perturbe y que desviemos nuestra atencin a elementos de dilacintemporales muy tentadores.

Por eso es necesario saber usar el telfono y sus funciones en el momento y lugar adecuados, as puede ser una granherramienta para el mejor uso del tiempo.

Entre las tcnicas para un mejor uso del telfono, estn las siguientes pautas:

Utilizar las funciones de conectividad del telfono slo cuando es necesario.Mientras se est en la oficina, utilizar el telfono personal, slo si es estrictamente necesario, como por ejemplo: para

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agendar reuniones y dejar recordatorios.Tener conversaciones concretas por telfono, evitando as caer en trivialidades.Ser breve y directo, dirigiendo la conversacin, al asunto especfico a tratar.Aprender a poner fin a una conversacin telefnica.

2. Controlar y Prevenir las Interrupciones y el InternetUna interrupcin significa un alto en el trabajo, que adems puede llevar a no realizar la tarea en el momento establecido,incurriendo en la desconcentracin y desvo de pensamientos.

Sin duda es necesario tener contactos con otras personas, esclarecer dudas, intercambiar ideas, planificar proyectos. As,mientras se requiera del tiempo de los dems, ellos tambin requerirn de nuestro tiempo.

Lo esencial de una buena administracin y con ello, en el buen uso del tiempo es: definir en qu se va a usar y con qupropsito.

Por otro lado, deben ser aprovechadas las posibilidades de movilidad que proporcionan los equipos cuando se trabaja fuerade la oficina; sin embargo, muchos colaboradores abusan de la infinita gama de posibilidades de comunicacin que entreganestos aparatos, desperdiciando tiempo valioso en actividades poco provechosas o interacciones sociales de ndole privadaque no aportan nada al trabajo.

Internet, los sistemas de mensajes SMS y las redes sociales pueden ser grandes interruptores a la hora de trabajar demanera eficaz.

Teniendo esto claro, analizaremos cmo enfrentar y controlar las interrupciones.

Lo primero es identificar qu o quin interrumpe, cul es el propsito, para qu asuntos, cunto tiempo demora la interrupcin,y en caso de que sea una interrupcin no necesaria, se debe encontrar la forma para evitarla.

Luego de este autoanlisis, durante un tiempo determinado, sern comprensibles en mayor medida las interrupciones,llegando inclusive a la sorpresa de conocer que muchas ms de las imaginadas son producidas por nosotros mismos.

Esta es una manera de proteger el tiempo, no obstante es posible que las interrupciones puedan continuar, aunque en menormedida, y para esto se puede minimizar el tiempo de interrupcin, teniendo en cuenta lo siguiente:

Establecer un tiempo lmite.Evitar ser muy efusivo al recibir el llamado o la visita.Ir directo al asunto, sin rodeos.No perder jams la calma y la concentracin.Saber decir No a toda tarea que no merezca su atencin.Hacer el trabajo inmediatamente.

Con estas pautas, ser ms fcil enfrentarse a una interrupcin. Las interrupciones pueden y deben ser prevenidas,impidiendo que sucedan, Cmo?

Reservando tiempo para s mismo, creando inaccesibilidad, bloqueando todas las interrupciones durante un lapsoimportante, de acuerdo con las necesidades y posibilidades. Para algunas personas ser un xito "rescatar" una horadiaria.

Este tiempo rescatado, deber ser til para concentrarse y hacer de l un perodo productivo y creativo.

Las auto-interrupciones son hbitos que hacen perder pequeos espacios de tiempo y que impiden una buenaconcentracin. Como por ejemplo: remover papeles sin causa alguna, llamar por telfono personalmente, etc.

Concentrarse solamente en el trabajo, y ahora.

Establecer un sistema de comunicacin regular, para as hacer las cosas de una sola vez y no ser interrumpido por lamisma persona varias veces al da.

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3. InformacinUna fuente inagotable de prdida de tiempo es la falta de informacin o el no contar con informacin adecuada al iniciar untrabajo.

Sin duda, puede ocurrir que en la mitad de cierta labor, la informacin que se tiene sea escasa y no conduzca cabalmente alos objetivos deseados. Aunque tambin existe la posibilidad de que a mitad de camino, llegue la suficiente informacin.

De todas maneras, en ambos casos la pausa en el trabajo ser inevitable, ya sea para buscar ms informacin o para rehacerel trabajo en virtud de los nuevos antecedentes.

Sin embargo, existe un tercer camino: No iniciar un proyecto hasta que tener toda informacin sobre el tema, hecho que permitir planear mejor el trabajo y destinar un tiempo especfico al desarrollo del mismo.

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