SOPORTES DOCUMENTALES CONTABLES

ANDREA JOHANNA PEÑA LUZCODIGO: 2010152157

DOCENTE: LUIS ALFREDO MORALES CRUZ

ESCUELA COLOMBIANA DE CARRERAS INDUSTRIALESTECNICO EN SISTEMAS

BOGOTA

2012INTRODUCCIÓN

Los soportes contables son los que sirve de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de elaborar cada unos de ellos.

Dichos soportes deben ser adjuntados con los comprobantes contables respectivos, firmados y sellados por cada una de las personas que intervengan en cada uno de ellos, de la misma forma deben estar completamente diligenciados de forma tal que no contenga tachones ni enmendaduras.

De esta forma damos comienzo a lo que son las normas contables en cuanto a los documentos internos y externos que se manejan en una empresa, teniendo cada uno una normatividad, y justificación anexa.

JUSTIFICACIÓN

Los soportes contables, son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de elaborarlos.

Todas las operaciones económicas que realizan las empresas deben ser registradas en los libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos registros sean justificables deben soportarse con los documentos pertinentes para cada una de ellas, es por ello que a continuación se presentan los principales papeles comerciales y títulos valores que pueden ser utilizados en el ciclo contable, su definición y sus principales características.

La legislación tributaria Colombiana, establece que en el evento en que los valores registrados en los libros de contabilidad, difieran de los valores contenidos en los comprobantes y soportes contables, prevalecerán estos últimos, por lo que resulta de suma importancia conservar debidamente cada uno de los documentos que dieron origen a los valores registrados en los libros.

Documentos relacionados:• Componente inflacionario en los contribuyentes no obligados a llevar contabilidad• Componente inflacionario en los contribuyentes obligados a llevar contabilidad• Responsables del impuesto sobre las ventas sometidos al régimen común no obligados a llevar contabilidad• No siempre los responsables del régimen común deben llevar contabilidad• La obligación de expedir.

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OBJETIVOSGENERAL:

Conocer y manejar los diferentes soportes contables.

ESPECIFICOS:

1. Identificar los principales soportes contables que se emplean en una empresa.

2. Diligenciamiento de los soportes contables de acuerdo a cada característica.

3. Registrar las transacciones según soporte contable.

4. Conocer la importancia de cada soporte dentro de los registros contables.

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SOPORTES CONTABLES

Los soportes de contabilidad son los documentos que sirven de base para el registro de las transacciones comerciales de una empresa. Se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan. Estos son de orden interno y externo.

Los soportes internos son los que sirven para registrar operaciones que no afectan a terceros, tales como reservas, diferidos, distribución de costos y depreciaciones, entre otros.Los soportes externos son los documentos que se producen al realizar operaciones con terceros, tales como: recibo de caja, comprobante de consignación bancaria, comprobante de deposito y retiro de cuenta de ahorros, facturas, comprobante de venta con tarjeta de crédito, comprobante de pago, nota débito, nota crédito, recibo de caja menor, pagaré y letra de cambio, entre otros.

RECIBO DE CAJA

Es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo, cheques y otras formas de recaudo. El original se encarga al cliente, y las copias generalmente se archivan así: Una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

El recibo de caja se contabiliza con débito a la cuenta Caja, y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por concepto diferentes de ventas al contado, o cuando ingresa socio con aporte en efectivo, cheque o titulo valor.

Ejemplo:

La empresa ALMACEN TU ROPA LTDA., el 09 de junio del 2004, recibe el pago de la factura No. 321 de su cliente Mario Calderón, por valor de $ 217.000 con el cheque No. 6532448-1 de Bancomercio.

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RECIBO DE CONSIGNACION

Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna. Hay dos tipos de formatos de consignaciones, uno para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas. Los soportes de contabilidad se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan.

Ejemplo:

Consignación por $ 2.000.000 en el Banco Agrario de Roldanillo en cuenta corriente No. 0305512427-08 de Roldanillo a nombre del Almacén Tu Ropa Ltda. El día 10 de junio del 2004.

COMPROBANTE DE DEPÓSITO Y RETIRO DE CUENTA DE AHORROS

Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una; depósitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente.

FACTURA DE VENTA

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la factura de venta es un documento que debe expedir los responsables del impuesto sobre las ventas, los comerciantes, los profesionales liberales y demás establecidos en las normas tributarias. Este documento tiene efectos netamente fiscales.

La factura cambiaria es un título valor que tiene efectos jurídicos y que además puede tener efectos fiscales, si además cumple con los requisitos establecidos en las normas tributarias.

Requisitos de la factura:

La factura debe expedirse con los siguientes requisitos:

Estar denominada expresamente como factura de venta, pre impreso. Numeración en orden consecutivo, pre impreso. Apellido y nombres o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el

servicio, pre impreso. Apellido y nombres o razón social del adquiriente de los bienes o servicios,

cuando éste exija la discriminación del IVA. Fecha de expedición. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios

prestados. Valor total de la operación. El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura, preimpreso. Indicar la cantidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

Documentos equivalentes a la factura: son documentos equivalentes la factura:

Los tiquetes de máquinas registradoras. Los tiquetes de transporte. Los recibos de pago de matrículas y pensiones expedidos por

establecimientos de educación reconocidos por el gobierno. Póliza de seguro, títulos de capitalización y los respectivos comprobantes de

paga. Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de valores, fondos de

pensiones y cesantías.

Facturas electrónicas: entiéndese por factura electrónica el documento computacional que soporta una transacción de venta de bienes o prestación de servicios, transferidos bajo un lenguaje estándar universal denominado EDIFACT de un computador a otro.

Quiénes están obligados a facturar:

Las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes. Quienes ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a

éstas.

Quienes enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera cuando el valor supere el monto establecido por el gobierno nacional para cada vigencia fiscal.

Los importadores. Los prestadores de servicios. En los contratos de mandato, las facturas deben ser expedidas por el

mandatario. Si el mandatario adquiere bienes o servicios las facturas deben ser expedidas a nombre del mandatario.

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Los responsables del impuesto sobre las ventas que pertenezcan al régimen común.

Quienes presten el servicio de elaboración de facturación, aunque pertenezcan al régimen simplificado.

Los consorcios o uniones temporales, que tienen la opción de que lo hagan a nombre propio y representación de sus miembros, o en forma separada o conjunta cada una de ellos.

Quienes no están obligados a facturar: no se encuentran obligados a expedir factura en sus operaciones:

Los bancos, las corporaciones financieras, las corporaciones de ahorro y vivienda, las compañías de financiamiento comercial.

Las cooperativas de ahorro, crédito y los fondos de empleados, en relación con las operaciones financieras que realizan.

Las responsables inscritos en régimen simplificado. Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo, en

lo referente a estos productos. Quienes presten servicios de baños públicos en relación con esta

actividad. Las personas naturales que enajenen productos agropecuarios, cuando el

valor de la operación no sobrepase la cuantía señalada para cada año por el gobierno nacional.

Las personas naturales vinculadas por una relación laboral en relación con esta actividad.

Las empresas que prestan el servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros.

Facturas de ventas de mercancías al contado

Al contabilizar las ventas al contado se debita Caja y se acredita Comercio al por Mayor y al por Menor, si la mercancía no está gravada; se está gravada se acredita también la cuenta Impuesto sobre las Ventas por Pagar.

Al contabilizar las compras al contado se debita Compras, si la mercancía no está gravada se debita además Impuesto sobre las Ventas por Pagar, y se acredita Bancos o Cajas.

Facturas de venta de mercancía a crédito

El vendedor elabora la factura en original y copias, de acuerdo con su organización contables, así: original para cartera, una copia para el cliente, otra para archivos consecutivo y otra anexar al comprobante diario de contabilidad.

Las empresas que compran mercancía al contado o a crédito, seleccionan los proveedores que les cotizan los artículos de acuerdo con la calidad, precio y condiciones de pago que se ajusten a sus necesidades. Después de estudiar las solicitudes de mercancía de su almacén, efectúan los pedidos de mercancías mediante un orden de compra para el proveedor elegido, por haber presentado la mejor cotización.

Ejemplo:

El 12 de junio de 2004, el Almacén Tu Ropa Ltda., de Roldanillo vende mercancías de contado al señor Oscar Fernández, según factura No. 224 por valor de $ 1.250.000

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COMPROBANTE DE VENTA CON TARJETA DE CRÉDITO

La tarjeta de crédito (o dinero plástico) es un medio de pago que utiliza el tarjeta habiente en los establecimientos afiliados al sistema. La tarjeta de crédito se adquiere mediante un contrato de apertura y utilización de tarjeta de crédito, suscrito mediante entidad financiera y una persona natural o jurídica. Por medio del contrato, el tarjeta habiente se compromete a utilizar este documento en forma personal e intransferible y a pagar periódicamente a la entidad financiera los valores correspondientes a los bienes o servicios comprados a través de este medio.

El establecimiento comercial, para afiliarse al sistema, suscribe un contrato con la entidad financiera, mediante el cual el afiliado se compromete a aceptar las tarjetas de crédito como un medio de pago de sus clientes; y, a sus vez, la entidad financiera se compromete a pagar al afiliado las sumas de los comprantes firmados por los tarjeta habientes, deducido por el servicio un porcentaje de comisión que oscila entre el 5% y el 10%.

CONSIGNACION COMPROBANTE DE VENTA

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El vendedor consigna el comprobante de venta con tarjeta de crédito en la cuenta corriente del afiliado para lo cual se presenta la liquidación y el formato establecido debidamente diligenciado.

CHEQUE

Es un título valor por medio del cual una persona llamada girador (quien posee una cuenta corriente bancaria) orden de un tercero llamado beneficiario.Formato de cheque:

COMPROBANTE DE EGRESO Y COMPROBANTE DE PAGO

Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de determinada cantidad de dinero por medio de un cheque o efectivo.

Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Algunos negocios entregan una copia al beneficiario del pago.Para mayor control, en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario al contabilizar este documento se acredita la cuenta de bancos y se debita la cuenta que corresponde según el concepto del pago.

Ejemplo:El Almacén Mi Rubí paga al Almacén Tu Ropa Ltda., mercancías compradas a crédito según factura No. 150 con cheque del Banco Agrario por valor de $955.000, según comprobante de pago No. 20 del día 20 de junio de 2004.

COMPROBANTE DE PAGO No. 20Cheque No. 7821223 BANCO AGRARIO

CONCEPTO CODIGO DEBITOS CREDITOSBancos: Cancelación m/cias compradas a crédito  1110 $ 955.000

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BANCOLOMBIACheque Nº 5862081 $350.000.-

CIUDAD: Roldanillo FECHA 25 de Julio de 2004

PÁGUESE A LA ORDEN DE: ANA MILENA CASTRO

LA SUMA DE TRECIENTOS CINCUENTA MIL PESOS M/Cte. .x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x. x. x.

CTA. CTE. Nº 4-598-2548 ____________________

 Caja: Cancelación m/cias compradas a crédito 1105 $ 955.000BENEFICIARIO Recibí:NOMBRE: Almacén Tu Ropa Ltda. Firma y sello

Elaborado Por: Contabilizado Por: Aprobado Por:

CONCLUSIONES

Los soportes contables deben contener:

Razón social. Nombre número y fecha del documento. Descripción. Firmas de los responsables para poder contabilizar.

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Cualquier comprobante debe ser respaldado por un registro contable, como fuente de información.

Los documentos deben ser archivados de acuerdo a fecha y referencia del mismo, en forma ordenada, para luego poder ser accesible de forma inmediata.

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