Subdirección de Enlace Operativo DGETI Sinaloa

PREPARACIÓN PRUEBA ENLACE Sistema de Captura

EVAPE 4.0

MANUAL DE USUARIO

Por:

Ing. Ángel Alejandro Haya Ramírez

Noviembre de 2014

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CONTENIDO Introducción ............................................................................................................................ 3 Requerimientos del sistema .................................................................................................... 4 Iniciando el programa ............................................................................................................. 5 Seleccionando la base de datos .............................................................................................. 6 Verificando la base de datos ................................................................................................... 8 Iniciando la captura ................................................................................................................ 9 Dividiendo la captura ............................................................................................................ 13 Juntando la información ....................................................................................................... 15 Apéndice................................................................................................................................ 19

Sobre el juntado de la información ................................................................................... 19 Directorio ........................................................................................................................... 20

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INTRODUCCIÓN

El objetivo de este manual es explicar de manera sencilla la operación del Sistema

de Captura para la Evaluación de Preparación para la Prueba Enlace (EVAPE 4.0). Explicando paso a paso lo que se debe llevar a cabo para el correcto funcionamiento del sistema.

Se tratarán desde los requerimientos del sistema, hasta los pasos que se deben

seguir para realizar una determinada tarea. Esperando que el sistema sea lo mas amigable posible para el usuario, dejamos en

sus manos el presente manual para consulta.

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REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA Los siguientes son los requisitos para que el sistema funcione correctamente:

1. Sistema Operativo: Windows XP Service Pack 2 o 3, o superior. 2. Microsoft Office 2003, 2007 o 2010 que incluya Access de 32 bits.

3. Maquina Virtual de Java versión 1.6 o 1.7 de 32 bits.

Nota: Es muy importante que sea la versión 1.6 o 1.7 y de 32 bits, ya que de lo contrario, el sistema no funcionará. Se puede descargar de la siguiente dirección: http://www.java.com/es/download/manual.jsp

4. Equipo con procesador Pentium IV o superior. 5. 256 Mb RAM.

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INICIANDO EL PROGRAMA Para iniciar el programa, debemos tener un equipo que cumpla con todos los requerimientos

supracitados ↑. Una vez que lo tenemos, procedemos a ejecutar el archivo PE_4.0_Captura.jar, el cual

contiene el programa de Captura. Nos encontramos con la siguiente pantalla:

Este es el menú principal del programa, desde donde accedemos a todas las opciones del

mismo. Como se puede observar, consta de tres opciones principales:

1. Base Datos En esta opción encontramos utilidades que tienen que ver con la base de datos, como seleccionar la que utilizaremos, verificar cual es la que estamos usando o como juntar la información de diversas bases de datos.

2. Captura Utilizaremos esta opción para capturar las respuestas de los alumnos a la evaluación, es necesario que antes de utilizar esta opción seleccionemos la base de datos en la cual trabajaremos, de lo contrario no tendremos acceso a la información.

3. Salir Como su nombre lo indica, esta opción es para salir del sistema, previo a la confirmación de salida.

Son necesarias algunas cosas antes de comenzar a capturar, las cuales se explican a lo largo de

este documento.

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SELECCIONANDO LA BASE DE DATOS

El primer paso para realizar la captura, es seleccionar la Base de Datos en la que estaremos trabajando, esta base de datos es la que se proporcionó a cada plantel por parte de la SEO junto con el Software de Captura EVAPE. Es una base de datos hecha en Access, cuya extensión es .mdb y puede encontrarse en la siguiente dirección de descarga:

http://www.cbtis051.edu.mx/docs/bd_blanco_evape.rar. Se debe colocar la base de datos en la misma ubicación que el ejecutable del Sistema (Por

Ej.: que los archivos PE_4.0_Captura.jar y CBTis051_PE.mdb se encuentren en la misma ubicación).

Para ello entramos en la opción Base Datos, con lo que nos encontramos ante la siguiente pantalla:

Ahora damos clic en el botón Examinar… con lo que se abre un cuadro de diálogo para que seleccionemos la base de datos:

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Buscamos la base de datos que corresponde a nuestro plantel, la seleccionamos con el Mouse y pulsamos Seleccionar. Con lo que regresamos a la ventana anterior.

Ahora en el cuadro de texto que está a la izquierda del botón Guardar se encuentra la Ruta de la base de datos que acabamos de seleccionar:

Ahora pulsamos Guardar. El programa nos indica si la ruta de la base de datos fue guardada con

éxito o no. Si todo va bien, obtendremos un aviso como el siguiente:

En este punto ya está seleccionada la base de datos en la que estaremos trabajando, antes de

comenzar a capturar, verificaremos que la base de datos que escogimos este correcta.

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VERIFICANDO LA BASE DE DATOS Para verificar que efectivamente hemos seleccionado la base de datos en la que trabajaremos,

procedemos a hacer lo siguiente: Entramos en la opción Base Datos, con lo que nos encontramos ante la siguiente pantalla:

Ahora damos clic en el botón Verificar la BD Actual. El programa nos mostrará un aviso

indicándonos que base de datos hemos seleccionado. Algo como:

Si así sucede, estamos listos para iniciar la captura de las respuestas de los exámenes, pulsamos

Aceptar y luego Cancelar para volver al menú principal.

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INICIANDO LA CAPTURA

Para iniciar con la captura de las respuestas, entramos en la opción Captura, con lo que nos vemos ante la siguiente pantalla:

En esta pantalla tenemos que seleccionar, primero el grupo al que pertenece el alumno. La

información de los alumnos esta organizada de acuerdo al grupo al que pertenecen, y se muestra ordenada por el numero de control.

Escogemos el grupo al que pertenece el alumno, seleccionándolo de la lista desplegable:

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Al seleccionar el grupo, en el cuadro de abajo aparecerá una lista de los alumnos que lo conforman:

Seleccionamos el alumno deseado y pulsamos Capturar, con lo que nos encontramos ante la

siguiente pantalla:

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Ahora es el momento de capturar las respuestas del examen, basta con posicionarse en el número de pregunta deseada y presionar la letra correspondiente a la respuesta del alumno, al hacerlo, el cursor automáticamente se pasa a la siguiente pregunta y así sucesivamente hasta capturarlas todas:

Cuando terminemos de capturar todas las respuestas, pulsamos el botón Guardar. Al hacerlo, el

programa automáticamente nos manda a la captura de las respuestas del siguiente alumno del grupo:

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Capturamos las respuestas ahora del segundo alumno, luego del tercero y así sucesivamente

hasta terminar el grupo. Cuando llegamos al último alumno del grupo, el sistema automáticamente nos regresará a la ventana donde seleccionamos el alumno.

Observación: Si no se desea capturar las respuestas de los alumnos en el orden en el que

aparecen, basta con pulsar el botón Cancelar, si habíamos realizado algún cambio sin haberlo guardado, el programa nos mostrará un mensaje advirtiéndonos que si no hemos guardado las respuestas del alumno en el que estamos actualmente se perderán.

Si no queremos perder la información presionamos el botón No y después damos clic en

Guardar para posteriormente dar clic en Cancelar. Al hacerlo, regresamos a la ventana de selección de alumno. En esta pantalla seleccionamos el alumno que queremos capturar y presionamos Capturar, repitiendo el procedimiento ya mencionado.

Cuando hemos terminado de capturar a todos los alumnos del grupo, podemos seleccionar el

siguiente grupo o terminar el proceso, para esto último presionamos el botón Cancelar, con lo que regresamos al menú principal.

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DIVIDIENDO LA CAPTURA En algunos planteles, la cantidad de alumnos es muy grande, por lo que realizar la captura en

una sola estación de trabajo resulta un trabajo muy agobiante y tardado. En tales casos se opta por dividir la captura en varias estaciones de trabajo, repartiendo por partes iguales a cada estación uno o más grupos de la base de datos.

A continuación se explicará como llevar a cabo este proceso en un escenario en donde la base de datos del plantel CBTis 051 contiene 30 registros, organizados en 3 grupos, 10 registros (alumnos) en cada grupo.

La base de datos del plantel se llama: CBTis051_PE_2013.mdb y se encuentra ubicada en C:\. Se planea dividir la captura en 3 estaciones de trabajo repartiendo un grupo en cada estación,

para que cada una de estas capture solo 10 registros. Vamos a hacerlo de la siguiente manera:

1. Teniendo la base de datos CBTis051_PE_2013.mdb ubicada en C:\, la copiamos tantas veces como estaciones de trabajo vayamos a utilizar, en este caso serán 3.

2. Renombramos la base de datos original como CBTis051_PE_2013_PRINCIPAL.mdb.

3. Las 3 copias que realizamos de ella, las renombramos de la siguiente manera:

a. CBTis051_PE_2013_PC1.mdb. b. CBTis051_PE_2013_PC2.mdb. c. CBTis051_PE_2013_PC3.mdb.

4. Trasladamos cada una de las bases de datos a la estación de trabajo correspondiente. 5. Estando en la primera estación de trabajo, colocamos en C:\ la base de datos llamada a.

CBTis051_PE_2013_PC1.mdb y el archivo ejecutable PE_2013.jar Nota: Cada estación de trabajo debe cumplir con las especificaciones del sistema explicadas al inicio de este manual.

6. Ejecutamos el archivo PE_2013.jar. 7. Entramos en la opción Base Datos y presionamos el botón Examinar…

8. Escogemos la base de datos que acabamos de situar en C:\:

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9. Y presionamos Seleccionar. 10. Presionamos el botón Guardar.

11. Estando ahora en el menú principal, procedemos capturar sólo los alumnos del grupo 1

en este caso.

12. Cuando se termina de capturar a todos los alumnos del grupo, salimos del sistema.

13. Para las otras 2 estaciones de trabajo se repiten los pasos anteriores (5-12).

14. Cuando terminamos de capturar los alumnos en las diferentes estaciones de trabajo, recopilamos las bases de datos en un dispositivo de almacenamiento (USB por ejemplo).

Hasta este punto ya hemos terminado la captura de todos los alumnos del plantel, el último

paso es juntar la información de las tres bases de datos en las que capturamos para obtener la base de datos final.

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JUNTANDO LA INFORMACIÓN El último paso en la utilización del sistema es juntar la información que hemos capturado en las

diversas bases de datos en sus correspondientes estaciones de trabajo, en una sola base de datos para poder enviarla a la Subdirección de Enlace Operativo para que esta califique las respuestas y emita los resultados correspondientes.

Para juntar la información se procede de la siguiente manera (Continuando con el ejemplo de la sección anterior):

1. Contamos con 3 bases de datos, cada una con 10 alumnos ya capturados:

a. CBTis051_PE_2013_PC1.mdb. b. CBTis051_PE_2013_PC2.mdb. c. CBTis051_PE_2013_PC3.mdb.

También contamos con una 4ta base de datos, que es en la que juntaremos la información de las demás:

d. CBTis051_PE_2013_PRINCIPAL.mdb 2. Colocaremos las 4 bases de datos en la PC en la que juntaremos la información en la

ubicación: C:\. 3. Colocamos el archivo ejecutable PE_2013.jar también en la ubicación C:\. De tal

manera que los 5 archivos (4 bases de datos y 1 ejecutable) estén en la misma ubicación.

4. Ejecutamos el archivo PE_2013.jar y entramos en la opción Base Datos. 5. Presionamos el botón Juntar BD, con lo que llegamos a esta ventana:

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6. Presionamos el botón Examinar… y en el cuadro de diálogo que aparece, seleccionamos

la base de datos en la que juntaremos la información, en este caso CBTis051_PE_2013_PRINCIPAL.mdb.:

7. Presionamos Seleccionar, con lo que volveremos a la pantalla anterior, solo que ahora en el cuadro de texto que está a la izquierda del botón Examinar… se encuentra la ruta de la base de datos que acabamos de seleccionar:

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8. Ahora agregaremos las bases de datos en las que juntamos la información, presionamos el botón Agregar y seleccionamos la base de datos: CBTis051_PE_PC1.mdb:

9. Presionamos Agregar, con lo que regresamos a la pantalla anterior pero ahora en el cuadro de abajo tenemos la ruta de la base de datos que acabamos de agregar:

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10. Repetimos el mismo proceso (pasos 8 y 9) para las otras 2 bases de datos, después de lo cual tendremos la siguiente pantalla:

11. Ya tenemos todo listo para juntar la información, presionamos el botón Juntar. El

programa nos mostrará una serie de mensajes indicándonos cuantos alumnos fueron juntados a la base de datos:

12. Después de los mensajes, regresaremos al menú principal.

Hasta este momento, la información ha sido juntada en la base de datos PRINCIPAL. Misma que está lista para ser enviada a la SEO para su evaluación.

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APÉNDICE.

SOBRE EL JUNTADO DE LA INFORMACIÓN Es importante recalcar que una vez que se junta la información de las bases de datos, en la base

de datos principal, ya no se pueden efectuar cambios en los registros, es decir, si intentamos volver a juntar la información de un alumno que ya fue juntado, la primera información que se juntó es la que permanecerá.

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DIRECTORIO M. C. Mario Alberto Ibarra Cebreros Encargado Subdirección de Enlace Operativo de la DGETI en Sinaloa Lic. José Javier Manjarrez Rojo Técnico Operativo de la SEO M. C. Gloria Isabel Leyva Rodríguez Planeación y Evaluación de la SEO C.P. Maria Justina Morachis Manjarrez Servicios Administrativos Ing. Ángel Alejandro Haya Ramírez Desarrollo de Software

Desarrollado con la tecnología…

www.haya.mx