SUCESIONES. I. OBJETIVO: Autorizar la escritura publica por la que se liquida una herencia siempre...
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SUCESIONES
PROCEDIMIENTO DE SUCESIONES
Código: ES-P-02 Página 2 de 9Versión: 1 FECHA: AGO/2012
PROCEDIMIENTO DE SUCESIONES
Código: ES-P-02 Página 3 de 9Versión: 1 FECHA: AGO/2012
IV. DIAGRAMA DE FLUJO
1. Solicitud servicio
Inicio
Fin
2. Reconocer el poder
3. Revisión de documentos
4. Autorización Notario
6. Elaborar acta
7. Elaborar telegramas
8. Digitar edicto
9. Recopilar documentos
10. Firma
11. Fijar edicto
11. Entregar telegrama
12. Recibir copia
13. Entregar edictos
14. Desfijar edicto
15. Firma
16. Archivar edicto
17. Entregar documentos
18. Archivar documentos
19. Extender escritura
20. Retirar documentos
5. Reconocimiento del apoderado
PROCEDIMIENTO DE SUCESIONES
Código: ES-P-02 Página 4 de 9Versión: 1 FECHA: AGO/2012
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓNFRECUENCI
AREGISTRO
RESPONSABLE
Solicitud del Servicio
Se presenta en la notaria solicitando la iniciación del tramite sucesoral.
Entregar los siguientes documentos:
1.Poder otorgado al abogado
2.Solicitud Sucesión
3.Acta de inventarios y avalúos
4.Trabajo de partición
5.Registro civil de defunción del causante
6.Registros civiles de nacimiento de los herederos para demostrar parentesco
7.Registro civil de matrimonio del cónyuge
Cuando se requiera
Solicitud Sucesión
Acta de inventarios y
avalúos
Trabajo de partición
Registros civiles
Usuario
Reconocer el poder
Los herederos deben reconocer el poder.Cuando se solicite el servicio
Poder otorgado al abogado
Herederos
VII. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
PROCEDIMIENTO DE SUCESIONES
Código: ES-P-02 Página 5 de 9Versión: 1 FECHA: AGO/2012
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓNFRECUENCI
AREGISTRO
RESPONSABLE
Revisión de documentos
Revisa los documentos entregados por el apoderado y verifica el ultimo domicilio o asiento principal de los negocios del causante que sea Zipaquirá o Cogua además de cumplir con los demás requisitos de ley.
Es correcto?
SI: Continua con el procedimiento
No: Devuelve los documentos indicando los faltantes.
Cuando se solicite el servicio
Relación Sucesiones
Asesor Jurídico
Autorización Notario
El notario debe autorizar la sucesión para su iniciación.
Cuando se solicite el servicio
N/ANotario
Reconocimiento del apoderado
Reconoce la solicitud, la relación de inventarios y avalúos y el trabajo de partición.
Cuando se solicite el servicio
Solicitud Sucesión
Relación de inventarios y
avalúos
Trabajo de partición
Apoderado
Elaborar actaElabora acta de iniciación de tramite de liquidación notarial, asigna numero e imprime.
Una vez se tengan todos los
documentosActa de iniciación de tramite de liquidación notarial
Digitador de Escrituración
Elaborar telegramas
Elabora telegrama a la Superintendencia, Imprime dos copias.
La sucesión supera el monto de 16.000.000?
Si: Elabora telegrama a las DIAN, Imprime dos copias.
No: Continúa con el procedimiento.
Una vez se tengan todos los
documentos
Telegrama Superintendencia
Telegrama DIAN
Digitador de Escrituración
PROCEDIMIENTO DE SUCESIONES
Código: ES-P-02 Página 6 de 9Versión: 1 FECHA: AGO/2012
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓNFRECUENCI
AREGISTRO
RESPONSABLE
Digita el edicto Digita el edicto de sucesiones, imprime 3 copias.
Una vez se tengan todos
los documentos
Edicto sucesiones
Digitador de Escrituración
Recopilar documentos
Recopila los documentos y estampa sello rubrica.
Una vez se tengan todos
los documentos
Sello Rubrica Asesor Jurídico
Firma Firma los documentos
Una vez se tengan todos
los documentos
Documentos del tramite sucesoral
Notario
Fijar edicto Fija un edicto en la cartelera de la Notaria por 10 días.
Cuando se tengan los
documentos firmados.
Edicto sucesiones
Asesor Jurídico
Entregar telegrama
Entrega el telegrama para la Superintendencia al correo y entrega la copia del telegrama con sello de adpostal.
Cuando se tengan los
documentos firmados.
N/A Mensajero
Recibir copiaRecibe la copia del telegrama y archiva en la carpeta del tramite de la sucesión correspondiente.
Cuando se tengan los
documentos firmados.
N/A Asesor Jurídico
PROCEDIMIENTO DE SUCESIONES
Código: ES-P-02 Página 7 de 9Versión: 1 FECHA: AGO/2012
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓNFRECUENCI
AREGISTRO
RESPONSABLE
Entregar edictos
Entrega al abogado los edictos para que los lleve a una emisora local y a un diario de circulación nacional , el telegrama a la DIAN acompañado de la copia original de los inventarios y avalúos.
Cuando se tengan los
edictos.Edictos Asesor Jurídico
Desfijar edictoTranscurridos 10 días de la fijación del edicto en cartelera, procede a desfijar el edicto. Elabora nota de desfijación de edicto y estampa sello rubrica.
Transcurridos 10 días de la fijación del
edicto.
Nota de desfijación
Sello Rubrica
Asesor Jurídico
Firma Firma de la nota de desfijacion.
Cuando se haga la
desfijacion del edicto.
Nota de desfijación
Notario
Archivar edictoArchiva el edicto con nota de desfijacion en carpeta del tramite de la sucesión correspondiente.
Cuando se haga la
desfijacion del edicto.
Edictos
Nota de desfijación
Asesor Jurídico
Entregar documentos
Entrega:•Edicto con sello de certificación de la emisora en la que fue publicado•Pagina del diario en el que se publico el edicto con sello de certificación del diario sobre el texto del edicto.•Copia del telegrama de la DIAN con sello de radicado de la DIAN.
Cuando se haga la
desfijacion del edicto
N/A Apoderado
PROCEDIMIENTO DE SUCESIONES
Código: ES-P-02 Página 8 de 9Versión: 1 FECHA: AGO/2012
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓNFRECUENCI
AREGISTRO
RESPONSABLE
Archivar documentos
Archiva los documentos en la carpeta de sucesiones.
Cuando la DIAN conteste, recibe el oficio de respuesta e informa al abogado.
Respuesta del telegrama a la DIAN fue favorable?
Si: Archiva el telegrama en la carpeta de sucesiones.
No: Contesta el oficio de la DIAN, atendiendo el requerimiento hecho.
Cuando se tengan la
totalidad de los documentos.
Telegrama DIAN
Asesor Jurídico
Extender escritura
Se presentan a extender la escritura, otorga el abogado.
Ver Procedimiento de Escrituración.
Cuando se tengan la
totalidad de los documentos.
EscrituraHerederos y Apoderado
Retirar documentos
Retira los documentos de la carpeta y los anexa a la escritura.
Cuando se tengan la
totalidad de los documentos.
Escritura Asesor Jurídico
PROCEDIMIENTO DE SUCESIONES
Código: ES-P-02 Página 9 de 9Versión: 1 FECHA: AGO/2012
SELLO “RUBRICA”
Aprueba_______________________________Representante del Notario
Autoriza_______________________________Notario
Elabora_______________________________Coordinador de Calidad
Revisa_______________________________Asesor Jurídico