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SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD OFICINA DE CONTROL INTERNO INFORME SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES ESTRATÉGICAS E IMAGEN INSTITUCIONAL JULIO DE 2.017 Bogotá D.C.
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SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
OFICINA DE CONTROL INTERNO
INFORME SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES ESTRATÉGICAS
E IMAGEN INSTITUCIONAL
JULIO DE 2.017
Bogotá D.C.
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TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO ....................................................................................................................................... 3
2. ALCANCE ........................................................................................................................................ 3
3. MÉTODOLOGÍA ............................................................................................................................. 3
4. JUSTIFICACIÓN ............................................................................................................................. 4
5. INFORME ........................................................................................................................................ 4
5.1 EVALUACIÓN CUMPLIMIENTO FUNCIONES ASIGNADAS MEDIANTE DECRETO 2462
DEL 7 DE NOVIEMBRE DE 2013. ...................................................................................................... 4
5.2 SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS OPERACIONALES ..................................................... 8
5.3 SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN.................................................... 11
6. SEGUIMIENTO A NO CONFORMIDADES Y RECOMENDACIONES ............................... 13
7. CONSLUSIONES Y RECOMENDACIONES ........................................................................... 18
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1. OBJETIVO
La Oficina de Control Interno de la Superintendencia Nacional de Salud, en cumplimiento de sus
funciones, y en atención al Plan Anual de Gestión – Plan Anual de Auditorías y Seguimientos
(PAAS), aprobado para la Vigencia 2.017 mediante Resolución 4130 del 15 de diciembre de
2.016, realizará seguimiento y evaluación a la gestión desarrollada por parte de la Oficina
Asesora de Comunicaciones Estratégicas e Imagen Institucional.
2. ALCANCE
La Oficina de Control Interno de la Superintendencia Nacional de Salud, define como alcance del
presente seguimiento, el siguiente:
1. Evaluación cumplimiento funciones asignadas mediante Decreto 2462 del 2013.
➢ “11. Apoyar y coordinar con las demás dependencias los procesos de construcción de la
cultural institucional y la divulgación del Sistema Integrado de Gestión”.
2. Evaluación cumplimiento procedimiento.
➢ “Comunicación Organizacional Integral” - COPD01 V3.
3. Seguimiento Mapa de Riesgos Operacionales.
➢ “Falta de respuesta efectiva a los casos sensibles reportados por medios de comunicación y
redes sociales remitidos por la Oficina de Comunicaciones a la Delegada de Protección al
Usuario”.
➢ “Pérdida de información por no contar con copias de seguridad”.
4. Seguimiento Mapa de Riesgos de Corrupción
➢ “Presentar información parcializada respecto a la realidad institucional y de las actuaciones
de la Superintendencia con el fin de recibir algún tipo de contraprestación/favor a cambio”.
5. Seguimiento a las recomendaciones presentadas por la Oficina de Control Interno y hallazgos
derivados de Auditorías y Seguimientos de Gestión.
3. MÉTODOLOGÍA
La metodología a seguir es la siguiente:
• Anuncio del Seguimiento a la Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas e Imagen
Institucional
• Solicitud de información
• Trabajo de campo (verificación in – situ)
• Presentación del Informe de Seguimiento al Despacho del Señor Superintendente Nacional de
Salud
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4. JUSTIFICACIÓN
De conformidad con las funciones contenidas en la Ley 87 de 1.993, la Ley 1474 de 2.011, y los
Decretos reglamentarios 1826 de 1.994 y 1537 de 2.001, entre otras, corresponde a la Oficina
de Control Interno, verificar que el Sistema de Control Interno esté formalmente establecido
dentro de la organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos
los cargos; así como también, verificar que los controles asociados con todas y cada una de las
actividades de la organización, estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren
permanentemente, para el cumplimiento de las metas y objetivos Institucionales.
5. INFORME
La Oficina de Control Interno de la Superintendencia Nacional de Salud, en cumplimiento de las
funciones asignadas por la Ley, en especial, lo preceptuado en la Ley 87 de 1993 y demás
normas concordantes y en atención a las actividades definidas en el Plan Anual de Gestión (PAG)
– Plan Anual de Auditorías y Seguimientos (PAAS), correspondientes a la Vigencia 2.017, en el
mes de Julio realizó seguimiento y evaluación a la Oficina Asesora de Comunicaciones
Estratégicas e Imagen Institucional, conforme a los ítems que a continuación se relacionan.
5.1 EVALUACIÓN CUMPLIMIENTO FUNCIONES ASIGNADAS MEDIANTE DECRETO 2462
DEL 7 DE NOVIEMBRE DE 2013.
En atención al Decreto 2462 del 7 de noviembre de 2013 “Por medio del cual se modifica la
estructura de la Superintendencia Nacional de Salud’, y se asignan funciones a la
Superintendencia Nacional de Salud, así como las dependencias que conforman la estructura
organizacional de la misma, la Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas e Imagen
Institucional, le fueron asignaron funciones concretas las cuales se encuentran expuestas en el
Artículo 12 del Decreto en comento.
De lo anterior, y mediante muestreo aleatorio y selectivo, la Oficina de Control Interno evaluó el
numeral once (11), del ya referido Decreto y Artículo, el cual señala:
*Tomado del Decreto 2462 del 7 de noviembre de 2013 hoja No. 11
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a. La Oficina de Control Interno pudo evidenciar que la Oficina Asesora de Comunicaciones
Estratégicas e Imagen Institucional, a través del procedimiento “Comunicación Organizacional
Integral” – COPD01 V3, cuyo Objetivo y Alcance señalan:
Objetivo: “Planear, diseñar y ejecutar las políticas y estrategias de comunicación Organizacional
mediante los distintos canales de comunicación institucional, para Informar a los colaboradores
sobre las actuaciones, acciones y decisiones tomadas por la alta dirección para el cumplimiento
de la misión, el mejoramiento del clima organizacional y la adecuada prestación del servicio al
ciudadano”
Alcance: “Inicia desde la definición de necesidades de comunicación organizacional, continua
con la definición de acciones comunicativas y termina con la divulgación y seguimiento de la
comunicación mediante los distintos canales de comunicación institucional”.
En atención a la solicitud elevada por parte de la Oficina de Tecnologías de la Información de la
Superintendencia Nacional de Salud, a través de correo electrónico del día 18 de mayo de 2017
(el cual se ilustra a continuación), fue solicitado el diseño “elaborar una pieza grafica para el
escritorio que contenga la información enviada, esta pieza estar disponible a partir del 24 mayo
de 2016 hasta el 26 de mayo de 2017”, adjuntando el formato “Brief comunicación
Organizacional” - COFT01 V3.
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Mensaje que fue transmitido a los funcionarios de la Entidad a través del correo electrónico Institucional el día 24 de mayo de 2017; en atención al Subsistema de Seguridad de la Información de la Entidad.
Igualmente, en atención a la solicitud elevada por parte del Grupo de Talento Humano de la
Superintendencia Nacional de Salud, a través de correo electrónico del día 11 de mayo de 2017
(el cual se ilustra a continuación), fue solicitado el diseño “Campaña de Políticas de Subsistema
de Seguridad y Salud en el Trabajo.”, adjuntando el formato “Brief comunicación Organizacional”
- COFT01 V3.
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Mensaje que fue transmitido a los funcionarios de la Entidad a través del correo electrónico
Institucional el día 18 de mayo de 2017; en atención a las Políticas del Subsistema de Seguridad
el Trabajo.
Situaciones que guardan relación con lo definido en el procedimiento “Comunicación
Organizacional Integral” – COPD01 V3, el cual indica:
Por lo anterior, la Oficina de Control Interno, de conformidad con los documentos aportados por
la Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas e Imagen Institucional, pudo evidenciar
cumplimiento del numeral 11 del Artículo 12 del Decreto 24621 del 2013, a través de la
implementación del procedimiento “Comunicación Organizacional” – COPD01 V3.
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5.2 SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS OPERACIONALES
La Oficina de Control Interno, en atención a la Resolución 40871 de 19 de diciembre de 2014,
con el fin de realizar verificación de las acciones de mitigación y efectividad de los controles
dispuestos para administrar y mitigar los riesgos asociados a los procesos y procedimientos y de
acuerdo al Mapa de Riesgos publicado en la página Web de la Entidad, realizó evaluación al
siguientes Riesgos Operacionales:
1. Riesgo Operacional: “Falta de respuesta efectiva a los casos sensibles reportados por
medios de comunicación y redes sociales remitidos por la Oficina de Comunicaciones a
la Delegada de Protección al Usuario”.
Causas:
1. “No existe un procedimiento documentado que permita un seguimiento y control a los casos reportados
por la Oficina Asesora de Comunicaciones Imagen institucional a la Delegada de Protección al Usuario y
que son recibidos a través de los medios de comunicación o redes sociales”.
2. “Incremento en el volumen de PQRD a través de redes sociales”.
Descripción: “Debido a que no existe un procedimiento documentado que permita un seguimiento y
control a los casos reportados por la Oficina Asesora de Comunicaciones e Imagen Institucional a la
Delegada de Protección al Usuario y que son recibidos a través de los medios de comunicación o redes
sociales, no existe respuesta efectiva a los casos sensibles reportados por medios de comunicación y
redes sociales remitidos por la Oficina de Comunicaciones a la Delegada de Protección al Usuario, lo que
podría generar afectación de la imagen de la entidad”.
Consecuencias/Efectos Potenciales:
a. “Mala imagen que afecte el índice reputacional de la entidad”.
Controles Existentes:
1. “Control en matriz de Excel de casos recibidos a través de redes sociales y medios de comunicación”.
2. “Envió de correo electrónico solicitando información sobre la respuesta”.
3. “Tabla de identificación de volumen de PQRD que ingresa por mes a través de redes sociales”.
Acciones:
1. “Elaboración y aprobación de un procedimiento para el tratamiento de las PQRD recibidas por redes
sociales y medios de comunicación en conjunto con la Delegada de Protección al Usuario y Oficina de
Planeación”.
Frecuencia:
a. “Anual”.
1 Por la cual se adoptan el Modelo Estándar de Control Interno MECI-2014 en la Superintendencia Nacional de Salud el Manual de
Operaciones y se dictan otras disposiciones
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Durante la evaluación efectuada, y de conformidad a la información suministrada por la Oficina Asesora
de Comunicaciones Estratégicas e Imagen Institucional, respecto al tratamiento y en concreto a la “Acción”
allí referida, del riesgo en comento, no se cuenta con procedimiento alguno que permita efectuar
seguimiento y control y el respectivo tratamiento a las PQRD que son recibidas a través de las redes
sociales y medios de comunicación. Igualmente, los controles existentes, frente a la acción ya señalada y
a la frecuencia que refiere el riesgo, no guardan relación.
Por lo anterior, es preciso que se efectúen los análisis pertinentes a fin de logar identificar si el Riesgo
Operativo que ahora se evalúa debe ser controlado por parte de la Oficina Asesora de Comunicaciones o
por el contario, el mismo ya se encuentra inmerso dentro del Riesgo Operativo “Incumplimiento de los
atributos de calidad, oportunidad y legalidad contemplados en el Manual de Acuerdo de Nivel de Servicios
de la Entidad” asociado al proceso “Gestión de Atención al Usuario del Sistema General de Seguridad
Social en Salud – SGSSS” a cargo de la Superintendencia Delegada Para la Protección al Usuario.
Por ende, la Oficina de Control Interno, recomienda a la Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas
e Imagen Institucional en ejecución del proceso “Comunicación Informativa” solicitar acompañamiento de
la Oficina Asesora de Planeación para analizar y determinar si el riesgo que ahora es motivo de análisis
es de control de esa Oficina y de conformidad al análisis que se efectúe, establecer las correspondientes
mesas de trabajo con la Superintendencia Delegada Para la Protección al Usuario para efectuar las
acciones que consideren procedentes a fin de dar cumplimiento a la acción y demás situaciones que señala
el riego ahora evaluado.
2. Riesgo Operacional: “Pérdida de información por no contar con copias de seguridad”.
Causas:
1. “No contar con una política de backup de la información en la entidad”.
Descripción: “Debido a la no existencia de una política de backup de la información en la entidad podría
presentarse pérdida de información por falta de copias de seguridad, lo que generaría retraso en las
actividades programadas, reprocesos para la recuperación de la información, ausencia de evidencias de
la gestión.”.
Consecuencias/Efectos Potenciales:
a. “Retraso en las actividades programadas”.
b. “Reprocesos para la recuperación de la información”.
c. “Ausencia de evidencias de la gestión”.
Controles Existentes:
1. “Carpeta compartida en el área”.
Acciones:
1. “Almacenar copia de seguridad de la información en cada cuenta de One Drive”.
2. “Almacenar copia de seguridad en la carpeta compartida de la Oficina”.
Frecuencia:
3. “Anual”.
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Durante la evaluación efectuada, y de conformidad a la información suministrada por la Oficina
Asesora de Comunicaciones Estratégicas e Imagen Institucional, respecto al tratamiento y en
concreto a la “Acción” allí referida, del riesgo en comento, la Oficina de Control Interno
recomienda se efectúen los análisis pertinentes a fin de logar identificar si el Riesgo Operativo
que ahora se evalúa debe ser controlado por parte de la Oficina Asesora de Comunicaciones,
máxime cuando a través del Proceso “Administración del Sistema Integrado de Gestión” -
“Política de Tercer Nivel del Subsistema de Seguridad de la Información” (ASPO09 V3) , numeral
“7.13 Políticas de tercer nivel de Subsistema de Seguridad de la información respaldo de la
información” se hace referencia a estos eventos.
Subsistema que de conformidad a la Resolución No. 678 del 10 de abril 2014 “Por la cual se
adopta el Sistema Integrado de Gestión de la Superintendencia Nacional de Salud y se dicta
otras disposiciones”; el cual en el artículo No. 8, designa a la Oficina de Tecnologías de la
información como líder operativo.
Imagen tomada de la Resolución No. 678 del 10 de abril 2014
Por ende, la Oficina de Control Interno, recomienda a la Oficina Asesora de Comunicaciones
Estratégicas e Imagen Institucional en ejecución del proceso “Comunicación Informativa” solicitar
acompañamiento de la Oficina Asesora de Planeación para analizar y determinar si el riesgo que
ahora es motivo de análisis es de control de esa Oficina o por el contrario, es de la Oficina de
Tecnologías de la Información.
De la evaluación efectuada a los Riesgos tanto Operacionales y de Corrupción, de conformidad
a las situaciones manifestadas en el presente documento, y a las recomendaciones formuladas;
la Oficina Asesora de Tecnologías de la Información efectúo pronunciamiento a través de correo
electrónico del miércoles 12 de julio de 2017, mediante el cual hacen “Solicitud de
acompañamiento para revisión de Riesgos” a la Oficina Asesora de Planeación.
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Por lo anterior, la Oficina de Control Interno en seguimiento a efectuar en el mes de noviembre
de la presente vigencia, efectuará evaluación de las acciones que se hayan emprendido por parte
de la Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas en atención a la recomendación que por
este informe se efectúa.
5.3 SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN
La Oficina de Control Interno, en atención a la Resolución 40872 de 19 de diciembre de 2014,
con el fin de realizar verificación de las acciones de mitigación y efectividad de los controles
dispuestos para administrar y mitigar los riesgos asociados a los procesos y procedimientos y de
acuerdo al Mapa de Riesgos publicado en la página Web de la Entidad, realizó evaluación al
siguiente Riesgo de Corrupción:
Riesgo: “Presentar información parcializada respecto a la realidad institucional y de las actuaciones de la Superintendencia con el fin de recibir algún tipo de contraprestación/favor a cambio.”. Consecuencias/Efectos Potenciales: a. “Apertura de procesos disciplinarios a los funcionarios.” b. “Apertura de investigaciones de entes de control.” c. “Pérdida de credibilidad en la institución y afectación de la imagen de la entidad.” Registro: a. “Actas”. b. “Listas de asistencia”.
2 Por la cual se adoptan el Modelo Estándar de Control Interno MECI-2014 en la Superintendencia Nacional de Salud el Manual de
Operaciones y se dictan otras disposiciones
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c. Correos electrónicos.
La Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas e Imagen Institucional aportó a la Oficina
de Control Interno, evidencias en las que se puede observar los ajustes efectuadas por parte del
Superintendente Nacional de Salud, frente a la información suministrada a los medios de
comunicación.
Si bien esta actuación no se observan los “Registros” – “Actas, Listas de Asistencia, Correos
Electrónicos”, que son señalados en el Mapa de Riesgos de Corrupción, se evidencia que la
actividad se desarrolla; por lo que se recomienda a la Oficina Asesora de Comunicaciones
Estratégicas e Imagen Institucional, disponer de los registros – evidencias que son enunciados
en documentos que conforman del Sistema Integrado de Gestión o de considerar otro tipo de
registro, efectuar la correspondiente inclusión, que para el caso, obedece al Riesgo de
Corrupción definido para esa Oficina Asesora.
Por ende, y de conformidad con las evidencias aportadas, el Riesgo de Corrupción “Presentar
información parcializada respecto a la realidad institucional y de las actuaciones de la
Superintendencia con el fin de recibir algún tipo de contraprestación/favor a cambio”, en el
proceso de Comunicación Organizacional no se ha materializado.
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6. SEGUIMIENTO A NO CONFORMIDADES Y RECOMENDACIONES
La Oficina de Control Interno mediante Memorando NURC 3-2017-003143 del 28 de febrero de
2017, presentó al Despacho del Superintendente Nacional de Salud Informe de Auditoría
efectuado a la Oficina Asesora de Planeación, documento en el cuál se emitieron dos (2) NO
Conformidades y una (1) Recomendación a la Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas
e Imagen Institucional, así:
1. No Conformidad:
“3. Materialización del Riesgo “Ejecución Deficiente de los Planes y Programas”, por cuanto de
las Once (11) acciones suscritas en el Plan de Mejoramiento de Rendición de Cuentas, se dio
cumplimiento a Cinco (5), es decir el 45% del total programado, esto según lo observado por la
Oficina de Control Interno, en Informe presentado al señor Superintendente Nacional de Salud
con Nurc No. 3-2016-022140 del 30 de Noviembre de 2016.”, de responsabilidad de la Oficina
Asesora de Planeación, Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas e Imagen Institucional,
Grupo de Talento Humano y Grupo de Gestión Documental.
1.1 Plan Mejoramiento:
La Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas e Imagen Institucional, en atención a la no
conformidad generada a través de Auditoría de Gestión realizada a la Oficina Asesora de
Planeación, desarrollo la siguiente Acción Correctiva: “Inclusión de las actividades no cumplidas
en 2017, en el plan de mejora de Rendición de Cuentas a la Ciudadanía del 2017, el cual contiene
la actividad de mejora, tiempos y responsables”.
La cual se puede ver reflejada en el Sistema Integrado de Planeación y Gestión – ITS bajo la
acción N. 322.
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Definiendo metodología del análisis de causas (5 porqué) para la identificación de las situaciones
que originaron la NO Conformidad.
Situación que igualmente puede ser evidenciada a través del acta GE-1367 del 28 de febrero de
2017, cuyo objetivo fue “Aprobar la formulación del Plan de Mejoramiento del Procedimiento de
Rendición de Cuentas a la Ciudadanía”, y los temas tratados fueron “Revisar la ejecución del
Plan de Mejoramiento de Rendición de Cuentas a la Ciudadanía 2016, aprobar el del 2017 y
revisar la fecha de realización de la audiencia participativa”.
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No Proceso Fuente Tipo de Acción Hallazgo Estado Fecha
Fin
322
FORMULACIÓN, IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN DE
PLANES Y PROGRAMAS
AUDITORÍAS DE CONTROL INTERNO
Acción Correctiva
Materialización del Riesgo Ejecución Deficiente de los Planes y Programas, por cuanto de las Once (11) acciones
suscritas en el Plan de Mejoramiento de Rendición de Cuentas, se dio
cumplimiento a Cinco (5), es decir el 45% del total programado, esto según lo
observado por la Oficina de Control Interno, en Informe presentado al señor Superintendente Nacional de Salud con
Nurc No. 3-2016-022140 del 30 de noviembre de 2016.
Cerrada 2017-07-05-
11:51:03
Así las cosas, es preciso señalar que se da por finalizada la acción correctiva generada para
subsanar la NO Conformidad detectada.
2. No Conformidad:
“11. Incumplimiento de las Políticas de Operación No. 13.1, 13.2 y 13.11 del Procedimiento
“Elaboración y Control de Documentos y Registros”, código ASPD01 - Versión 4 aprobado
mediante Resolución No. 002189 del 28 de Julio de 2016; toda vez que se evidenció la
publicación en la Página web de la Entidad del “Manual de identidad Visual”, sin el lleno de los
requisitos que define la mencionada Política de Calidad; situación que constituye una No
Conformidad a la Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas e Imagen Institucional.”
2.1 Plan Mejoramiento:
La Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas e Imagen Institucional, en atención a la no
conformidad generada a través de Auditoría de Gestión realizada a la Oficina Asesora de
Planeación, desarrollo la siguiente Acción Correctiva: “Se cambió el manual al formato
establecido por el SIG”; la cual se puede ver reflejada en el Sistema Integrado de Planeación y
Gestión – ITS bajo la acción N. 331.
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No Proceso Fuente Tipo de Acción Hallazgo Estado Fecha
Fin
331
FORMULACIÓN, IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN DE
ESTUDIOS Y PROYECTOS
AUDITORÍAS DE CONTROL INTERNO
Acción Correctiva
Incumplimiento de las Políticas de Operación No. 13.1, 13.2 y 13.11 del
Procedimiento Elaboración y Control de Documentos y Registros, código ASPD01
- Versión 4 aprobado mediante Resolución No. 002189 del 28 de Julio de 2016; toda vez que se evidenció la
publicación en la Página web de la Entidad del Manual de identidad Visual, sin el lleno de los requisitos que define
la mencionada Política de Calidad; situación que constituye una No
Conformidad a la Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas e Imagen
Institucional. Responsable Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas
e Imagen Institucional.
Cerrado 2017-07-06-
11:29:24
Así las cosas, es preciso señalar que se da por finalizada la acción correctiva generada para
subsanar la NO Conformidad detectada.
• Imágenes tomadas de la página web de la
Entidad https://www.supersalud.gov.co/es-
co/comunicaciones/politicas-y-manuales-de-
comunicacion.
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3. No Conformidad:
“11. Incumplimiento de las Políticas de Operación No. 13.1, 13.2 y 13.11 del Procedimiento
“Elaboración y Control de Documentos y Registros”, código ASPD01 - Versión 4 aprobado
mediante Resolución No. 002189 del 28 de Julio de 2016; toda vez que se evidenció la
publicación en la Página web de la Entidad del “Manual de identidad Visual”, sin el lleno de los
requisitos que define la mencionada Política de Calidad; situación que constituye una No
Conformidad a la Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas e Imagen Institucional.”
3.1 Plan Mejoramiento:
La Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas e Imagen Institucional, en atención al
Seguimiento efectuado a esa dependencia, fijo como plan de mejoramiento “Crear el plan
estratégico de comunicaciones”, la cual se puede ver reflejada en el Sistema Integrado de
Planeación y Gestión – ITS bajo la acción N. 334.
No Proceso Fuente Tipo de Acción
Plan de Mejoramiento Porcentaje Avance Estado
334 COMUNICACIÓN
ORGANIZACIONAL OTRO
Acción Correctiva
Socializar al interior de la oficina el Decreto 2462 de 2013
100%
Fecha finalización 31/05/2017
Cerrado
Crear el plan estratégico de comunicaciones.
0%
Fecha finalización 31/08/2017
Abierto
1. Solicitar a la Oficina de Planeación asesoría y acompañamiento para la revisión de los procedimientos. 2. Modificar los procedimientos de la oficina para que quede incluido el plan estratégico de comunicaciones, la manera en que se debe generar y la periodicidad. 3 Socializar el plan estratégico de comunicaciones al interior de la oficina.
70%
Fecha finalización 31/08/2017
Abierto
Del plan de mejoramiento definido, se puede evidenciar el cumplimiento de la acción “Socializar
al interior de la oficina el Decreto 2462 de 2013” mediante acta GE-1656 del 03 de mayo de 2017.
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De lo anterior, se puede señalar que la Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas e
Imagen Institucional ha cumplido en un 57% las acciones definidas dentro del plan de
mejoramiento diseñado a fin de subsanar el hallazgo detectado; así las cosas, la Oficina de
Control Interno efectuará el correspondiente seguimiento en el mes de noviembre a fin de
determinar la eficacia en el cumplimiento del mismo.
7. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
De acuerdo al seguimiento llevado a cabo por la Oficina de Control Interno, a la Oficina Asesora
de Comunicaciones Estratégicas e Imagen Institucional en el mes de marzo de 2017, se puede
concluir y recomendar:
• En atención al Decreto 2462 del 7 de noviembre de 2013 “Por medio del cual se modifica la
estructura de la Superintendencia Nacional de Salud’, y se asignan funciones a la
Superintendencia Nacional de Salud, así como las dependencias que conforman la estructura
organizacional de la misma, la Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas e Imagen
Institucional, le fueron asignaron funciones concretas las cuales se encuentran expuestas en el
Artículo 12 del Decreto en comento.
• Se concluye que la Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas e Imagen Institucional
ha dado cumplimiento al numeral 9no del Artículo 12 de Decreto 2462 de 2013, el cual señala:
“Supervisar los contenidos que se suben en la página web y en la intranet y el adecuado manejo
de la imagen institucional y en coordinación con la Oficina de Tecnologías de la Información, la
incorporación de contenidos en la página web y el óptimo aprovechamiento de las redes sociales,
para la defensa de los derechos de los usuarios”, esto, evaluado a través del procedimiento
“Comunicación Organizacional Integral” – COPD01 V3
• Se evidencia cumplimiento del numeral 11 del Artículo N. 12 del Decreto 2462 del 2013, el
cual señala “Apoyar y coordinar con las demás dependencias los procesos de construcción de
la cultural institucional y la divulgación del Sistema Integrado de Gestión”.
• Una vez verificados los Riesgos tanto Operacionales como de Corrupción contenidos en el
“Mapa de Riesgos Institucional” asociados a la Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas
e Imagen Institucional, que fueron objeto seguimiento y en atención a las pruebas aportadas a la
Oficina de Control Interno recomienda:
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a. A la Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas e Imagen Institucional en ejecución del
proceso “Comunicación Informativa” solicitar acompañamiento de la Oficina Asesora de
Planeación para analizar y determinar si el riesgo “Falta de respuesta efectiva a los casos
sensibles reportados por medios de comunicación y redes sociales remitidos por la Oficina de
Comunicaciones a la Delegada de Protección al Usuario”, es del control de esa Oficina y de
conformidad al análisis que se efectúe, establecer las correspondientes mesas de trabajo con la
Superintendencia Delegada Para l Protección al Usuario para efectuar las acciones que
consideren procedentes a fin de dar cumplimiento a la acción y demás situaciones que señala el
riego ahora evaluado.
b. Igualmente se recomienda a la Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas e Imagen
Institucional en ejecución del proceso “Comunicación Informativa” solicitar acompañamiento de
la Oficina Asesora de Planeación para analizar y determinar si el Riesgos Operacional “Pérdida
de información por no contar con copias de seguridad”, son de control de ese proceso, o por el
contrario, si el control y monitoreo es responsabilidad la Oficina de Tecnologías de la Información
como líder del Subsistema de Seguridad de la Información.
Situaciones que por parte de la Oficina de Control Interno serán motivo de seguimiento en
el mes de noviembre a fin de determinar las acciones que se hayan emprendido respecto
de las recomendaciones anteriormente formuladas.
• La Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas e Imagen Institucional, en atención a las
NO Conformidades evidenciadas, y con el ánimo de generar mejora continua a los procesos que
ejecuta, ha desarrollado Planes de Mejoramiento, de los cuales, dos (2) evidencian cumplimiento
del 100%.
El tercer hallazgo, el cual tiene como fecha límite para su ejecución el 31 de agosto de 2017,
presenta cumplimiento del 57% de las acciones determinadas dentro del plan de mejoramiento
diseñado a fin de subsanar el mismo; de lo cual, la Oficina de Control Interno efectuará el
correspondiente seguimiento en el mes de noviembre a fin de determinar el cumplimiento al
100% de las acciones definidas.
Cordialmente,
JUAN DAVID LEMUS PACHECO
Jefe de la Oficina de Control Interno
Superintendencia Nacional de Salud
Proyectó: Ingeniero Peter William Vargas Pinilla-Profesional Especializado Oficina de Control Interno
