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19 de junio, 2014

Comisario Juan José Andrade MoralesDIRECCION GENERAL DE LA FUERZA PÚBLICA

Estimado señor:

ASUNTO: Remisión del documento de advertencia N° 22-72-2014 AD/SA sobre la compra de uniforme policial con mayor tecnología según contratación administrativa Nº 2013CD-000056-09003, el cual está relacionada con la contratación según demanda Nº 2010LN-00017-09003 a favor de la empresa Sáenz Fallas S.A.

Mediante pedido de compra N° 4500153427 del 6 de junio del 2013 se adquirie-

ron 4500 unidades por un monto de ¢238.954.500,00 que ingresaron al Ministerio en el mes de junio del 2013 y pedido de compra N°4500158993 del 16 de setiembre del 2013 se compraron 7730 unidades por un monto de ¢ 410.470.730,00 que ingresaron al Ministerio mediante entregas parciales entre los meses de diciembre 2013 y marzo del 2014, todas de marca Propper.

La garantía del producto de acuerdo a lo indicado en los documentos antes men-cionados es de 12 meses después de la entrega, contra defectos de fábrica, bajo condi-ciones normales de uso, almacenamiento y manipuleo; de manera que a la fecha, po-drían existir unidades a las cuales ya se les venció la garantía de fabricación y otras a las que les falta algún tiempo.

Asimismo en el Cartel de la Contratación según demanda N° 2010LN-00017-09003 contrato según demanda a favor de la empresa Sáenz Fallas S.A. se establece textualmente las siguientes condiciones que deberán ser tomadas en caso de un posible reclamo ante la empresa proveedora:

13. VIGENCIA DE LA GARANTIA DE LAS PRENDAS.13.1 Los oferentes deben garantizar mediante declaración jurada, que las prendas a suministrar, junto con los componentes que no sean de su manu-factura, son nuevos y de última tecnología. Los materiales empleados son de buena calidad, los diseños, operación, capacidades y eficiencias son los asignados por el fabricante y cuentan con un periodo de garantía no me-

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nor de 12 meses, a partir de la recepción de cada grupo de prendas reque-ridas por el Ministerio. 13.2 El contratista quedará comprometido a reponer, por su cuenta y ries-go, incluyendo el transporte y cualquier otro gasto adicional, las prendas que se pruebe se han dañado durante el período de garantía como conse-cuencia de defectos de fabricación, por mala calidad de los materiales em-pleados, o por cualquier otra causa imputable al adjudicatario.13.3 Las prendas reemplazadas por las causas enumeradas anteriormente tendrán la misma garantía, la cual regirá una vez recibido las prendas por la institución. (El subrayado es nuestro.)

En visita realizada por esta Auditoría General a Delta 49 de la Provincia de Here-dia pudo determinarse, que existe disconformidad de parte de los usuarios de los unifor-mes de referencia respecto a la calidad de la tela utilizada para su confección.

De acuerdo con declaración de los señores Luis Carlos Masis Nájera y Edward Madriz Fonseca destacados en Delta 49, el principal problema que presentan los unifor-mes es la decoloración de la tela. Según se nos informó el proceso de desteñido se ini-cia en las partes que se ven más expuestas al sol y al roce de las manos y el chaleco antibalas; y es todavía más evidente a partir de las primeras lavadas de la prenda.

Esta Auditoría General procedió a observar algunos uniformes y se pudo demos-trar los siguientes aspectos:

a- La parte superior de la camisa que cubre los hombros está sumamente deco-lorada (Ver anexo N° 1).

b- La parte superior del pantalón hasta la rodilla, especialmente las bolsas están sumamente decoloradas. (Ver anexo N° 2, N° 3 y N° 4).

c- La camisa se decolora a un ritmo diferente del pantalón, siendo que se obser -va de un tono de azul diferente y más claro que el pantalón. (Ver anexo N° 5).

d- La faja que forma parte del uniforme en cuestión, se deshilacha con mucha facilidad por lo que algunos oficiales han tenido que quemar el borde para de-tener este proceso. (Ver anexo 6).

De acuerdo con información suministrada por los usuarios de los uniformes, la ma-yoría se han visto obligados a teñirlos por cuenta propia debido a que según expresaron “les da pena presentarse a su trabajo luciendo tan mal”. Lo anterior, a pesar de que significa una solución de emergencia para los oficiales, pone en un mayor riesgo la tex-tura de la tela debido a que este proceso podría acelerar el deterioro de por sí, ya ace -lerado de la prenda.

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Por lo anterior, esta Auditoría es puntual en señalar la responsabilidad que le corresponde a la Administración, en relación a las actividades de control necesarias para el cumplimiento de los objetivos de la institución, de acuerdo con la “Ley General de Control Interno”, artículos N° 10, 12, disponen lo que se transcribe a continuación:

“Artículo 10.—Responsabilidad por el sistema de control interno. Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucio-nal. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.”

“Artículo 12. —Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno. En materia de control interno, al jerarca y los titulares subordinados les corresponderá cumplir, entre otros, los siguientes deberes:a) Velar por el adecuado desarrollo de la actividad del ente o del órgano a su cargo.b) Tomar de inmediato las medidas correctivas, ante cualquier evidencia de desviaciones o irregularidades…”.

Asimismo la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Admi-nistrativa en el oficio N° DGABCA-NP-444-2011 del 23 de mayo del 2011, en relación a los deberes y responsabilidades que tienen los Jefes de Programa, sub-programa o pro-yectos para dar seguimiento a los procesos de contratación que les competen y que en lo que interesa señala lo siguiente:

“…el Jefe de Programa, Subprograma o proyecto antes de realizar una decisión inicial debe realizar toda una planificación de los bienes, obras y servicios que va a contratar… y una vez concluida la contratación verificar que los bienes y servicios sean los que realmente se adjudicaron al contratista, para lo que debe nombrar a un funcionario que realice esta labor, el que revisará que todos los requerimientos técnicos y las condiciones de tiempo, modo, lugar, y precio pactados, se cumplan o de lo contrario debe comunicarlo a la Proveeduría Institucional para que se inicien los procedimientos correspondientes para aplicar las sanciones administrativas y pecuniarias correspondientes al contratista.” (El subrayado no es del original)

Por último, la Ley de Contratación Administrativa establece textualmente:

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“Artículo 4º—Principios de eficacia y eficiencia. Todos los actos relati-vos a la actividad de contratación administrativa deberán estar orienta-dos al cumplimiento de los fines, las metas y los objetivos de la adminis-tración, con el propósito de garantizar la efectiva satisfacción del interés general, a partir de un uso eficiente de los recursos institucionales.”

Por lo anterior, sugerimos a su Despacho, girar las instrucciones necesarias para que se inicie de inmediato un análisis sobre la condición real en que se encuentran los uniformes llamados “de mayor tecnología” marca Prooper adquiridos mediante contratación Administrativa 2013CD-000056-09003 y de ser necesario se haga cumplir con la garantía del producto ofrecida por la empresa proveedora.

Lo anterior lo sugerimos de conformidad con el artículo 12, inciso b) de la “Ley General de Control Interno Nº 8292”, en el que se establece como deber del Jerarca y de los titulares subordinados tomar de inmediato las medidas correctivas ante cualquier evidencia de desviaciones o irregularidades.

Emitimos el presente documento de “advertencia”, de conformidad con las potestades establecidas para esta Auditoría General en la “Ley General de Control Interno”, las “Normas para el ejercicio de la auditoría interna en el Sector Público” y el “Manual de normas generales de auditoría para el Sector Público”, formulados por la Contraloría General de la República.

Dejándolo informado para la toma de decisiones, suscribe.

Atentamente;

Máster. Juan de Dios Araya NavarroAUDITOR INTERNO

C.: Lic. Gustavo Mata Vega - Viceministro de Seguridad Pública

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ANEXOS

Anexo N° 1 Deterioro en la parte superior de la camisa

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Anexo N° 2 Deterioro en el pantalón

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Anexo N° 3 Deterioro en el pantalón

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Anexo N° 4 Detalle de las bolsas del pantalón

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Anexo N° 5 La camisa se deteriora a un ritmo diferente que el pantalón

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Anexo N° 6 Daños en la faja