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Introducción a RMS Versión 4.2
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Servicio de Coordinación y Apoyo al Área Económica
Fecha: 29/05/2019 [email protected]
Tabla de contenidos Introducción ......................................................................................................................................... 3
Entrada a RMS ................................................................................................................................. 3 Qué va por el Gestor de Expedientes y qué no .................................................................................... 4 Filosofía general ................................................................................................................................... 5
Expedientes vs. documentos presupuestarios ................................................................................... 5 Tareas en workflow vs. expedientes y documentos ......................................................................... 5 Tramitación conducida por workflow .............................................................................................. 6
Creación de expedientes ....................................................................................................................... 7 Datos básicos .................................................................................................................................... 8 Definición de datos adicionales ........................................................................................................ 8 El campo CPV .................................................................................................................................. 9 El campo Centro gestor .................................................................................................................. 10 Finalización del asistente y creación del expediente ...................................................................... 11 Creación de expedientes de contratos basados en acuerdo marco ................................................. 11
Tipo de expediente ..................................................................................................................... 11 Acuerdo marco de referencia ..................................................................................................... 11
Búsqueda de expedientes ................................................................................................................... 13 Expedientes creados por el asistente de apertura de expedientes ................................................... 13 Expedientes creados por Gestión de registros ................................................................................ 14 Detalle de un expediente ................................................................................................................ 15 Imprimir y exportar el listado de expedientes de una búsqueda .................................................... 16
Bandeja de entrada de workflow en RMS .......................................................................................... 17 Tareas relativas a expedientes: opciones siempre disponibles ....................................................... 17
Visualizar expediente ................................................................................................................. 18 Cancelar y conservar workitem en entrada ................................................................................ 18
Tareas relativas a expedientes de anexado de documentación ....................................................... 18 Adjuntar más documentos de un mismo tipo ............................................................................. 20 Borrar un documento .................................................................................................................. 20
Tareas de expedientes relativas a documentos presupuestarios ..................................................... 20 Tareas de expedientes relativas al avance del mismo .................................................................... 24 Tareas relativas a documentos presupuestarios .............................................................................. 24 Tareas realizadas fuera de la bandeja de entrada de workflow ...................................................... 24
Modificación de reservas de gestión RY .................................................................................... 25 Creación de ajustes de valor ....................................................................................................... 25 Creación del índice de salida de documentos ............................................................................. 27
Notas sobre la tramitación de diferentes expedientes ........................................................................ 28 Procedimiento abierto .................................................................................................................... 28 Procedimiento negociado ............................................................................................................... 28 Contratos de menor importe basados en acuerdo marco ................................................................ 29
Anexo I - Digitalizar documentación con reconocimiento de caracteres ........................................... 30 Configurar Adobe Acrobat para una digitalización correcta ......................................................... 30 Digitalización desde Acrobat ......................................................................................................... 31
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Aplicar reconocimiento de caracteres en un PDF existente ........................................................... 32 Anexo II - Diagrama de tramitación del expediente basado en AD ................................................... 34
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Introducción
En 2006 se puso en marcha un módulo al que se accede de manera independiente a Génesis.
Este módulo tiene por objeto procedimentar y controlar todas las fases de la contratación
administrativa, cubriendo no solo las fases presupuestarias, sino también los actos administrativos
que no tienen reflejo contable ni presupuestario, pero son parte imprescindible del procedimiento de
contratación.
El módulo SAP usado se llama genéricamente Record Management System, abreviado
como RMS. La adaptación específica para la UCM recibe el nombre de Gestor de Expedientes.
La abreviatura RMS con la que nos referimos al Gestor de Expedientes no tiene ninguna relación con los proyectos de obras que comienzan con esas mismas tres letras. En los proyectos de obras, RMS significa Reforma, Mantenimiento y Seguridad.
Entrada a RMS
Para entrar en RMS, abra SAP
Logon Pad y escoja la línea con el
título Gestor Expedientes. En el
entorno de producción accederá
directamente al menú principal.
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Qué va por el Gestor de Expedientes y qué no
Para determinar qué se tramita por el Gestor de Expedientes y qué se tramita directamente
en Génesis, hay que considerar varios aspectos:
• Naturaleza del gasto: suministros, servicios, obras …
• Uso de centrales de adquisición de suministros y servicios homologados.
• Importe del gasto, excluido IVA.
El reglamento de gestión económico-financiera y las normas de ejecución del presupuesto
de cada año proporcionan criterios sobre los aspectos anteriores que ayudan a elegir la tramitación
correcta; las normas de ejecución incluyen también un cuadro resumen para aquellas tramitaciones
que suponen un contrato administrativo que requiere la intervención de los servicios de
Contratación u Obras; en todo caso, las normas de ejecución no pueden incluir instrucciones
específicas sobre el uso de la aplicación informática.
Para evitar confusiones, se ha eliminado temporalmente de este apartado el esquema de tramitación de gastos. Será restaurado próximamente incorporando todas las novedades que se incluyan en las Normas de Ejecución del Presupuesto de 2019 y el resto de normas de ámbito superior.
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Filosofía general
Expedientes vs. documentos presupuestarios
RMS utiliza registros en el sistema que representan expedientes administrativos de
contratación. Un expediente administrativo de contratación comprende todas las actuaciones, tanto
de tipo presupuestario como exclusivamente administrativo, que se llevan a cabo desde el inicio del
expediente hasta la finalización del mismo.
Un expediente administrativo de contratación puede contener (y casi siempre contendrá)
varios documentos presupuestarios (documentos de fases R, A, D y O, o que acumulan varias de
estas, como AD o ADO).
Un expediente administrativo se identifica con un código cuyo formato puede ser
YYYY/012345, donde YYYY representa el ejercicio de inicio del expediente.
Por el contrario, los documentos presupuestarios tienen identificadores de diez dígitos
numéricos como 1000123456, 2003012345, 3000123456, 4000123456, etc. y nunca incluyen el
ejercicio en su identificador.
Tareas en workflow vs. expedientes y documentos
RMS se basa profundamente en el workflow, que es la parte de SAP que opera con circuitos
de trabajo. Los circuitos de trabajo definen:
• dónde y por quién se crean los expedientes,
• qué fases contiene la tramitación,
• cómo se encadenan éstas, y
• cuáles de ellas dan lugar a la finalización del expediente.
Cada paso de ese circuito representa una tarea, algo que tiene que hacer alguien. La tarea
puede ser tramitar una reserva, indicar la fecha de la resolución de adjudicación, registrar facturas
para confeccionar un O, etc. Cuando un usuario accede a su bandeja de entrada de workflow en
RMS y examina las carpetas de workflow asociadas, verá las tareas de las que puede hacerse cargo.
Por otra parte, los documentos presupuestarios también tienen un circuito de workflow, que
define por qué centros y servicios deben pasar hasta el momento de su contabilización. Esto da
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lugar a las correspondientes tareas en workflow, que serán visibles para los usuarios que tengan
asignados los permisos correspondientes.
En ambos casos, hay que distinguir claramente que lo que se muestra en el workflow no
son expedientes ni documentos, sino tareas relativas a unos y otros. Por ello, es perfectamente
posible que un mismo usuario pueda tener tareas en su workflow relativas a un expediente dado y,
al mismo tiempo, otras relativas a documentos presupuestarios pertenecientes al expediente.
Tramitación conducida por workflow
Puesto que los expedientes tienen un circuito de workflow, que éste define los pasos de la
tramitación en forma de tareas que reciben los usuarios correspondientes en workflow, y que la
realización de una tarea determina la preparación de la siguiente, hay una diferencia fundamental en
la operativa en RMS respecto de la de Génesis:
• En Génesis, el usuario debe escoger de entre las opciones de menú la que considere correcta.
Eso le obliga a conocer cada paso del procedimiento, con independencia de que algunos de los
pasos no se puedan ejecutar sin haber concluido correctamente los pasos previos.
• Por el contrario, en RMS, es el sistema el que determina qué es lo siguiente que hay que hacer
en un expediente y quiénes deben hacerlo, asignándoles la tarea en workflow, de modo que el
usuario debe limitarse, en la mayoría de los pasos, a seguir las instrucciones indicadas por la
tarea del expediente que tiene en su workflow.
Por excepción a lo anterior, hay algunas tareas relacionadas con expedientes o sus documentos presupuestarios que se hacen fuera del circuito del workflow. En concreto, los ajustes de valor se acceden desde la ruta de menú SAP Operaciones -> Ajustes de valor , según se explica más adelante.
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Creación de expedientes
Si se equivoca al elegir la tipología para crear un nuevo expediente, deberá crear un nuevo expediente. Por tanto, se recomienda extremar el cuidado al seleccionar la tipología a usar.
Para crear un expediente, debe
comenzar accediendo a través de la ruta de
menú SAP Gestión de expedientes -> Apertura
de expedientes . Aparecerá el asistente de
creación de apertura, que irá solicitando
datos en sucesivos pasos, creando el
expediente solo al alcanzar la última
pantalla.
Todos los expedientes creados por este asistente incluyen pasos de anexado de documentación digitalizada, incluyendo la digitalización de facturas y abonos.
El aspecto de la
pantalla es el de la imagen de
la derecha, donde se
distinguen cuatro áreas:
1. Fases para la apertura
del expediente: cada
punto indica un paso del
asistente. El texto
resaltado indica la fase en
la que se encuentra el
asistente, no pudiendo accederse a la fase siguiente sin haber completado correctamente los
datos solicitados en la fase actual.
2. Información de la fase en la que se encuentra el asistente: información de apoyo a la
cumplimentación de datos del área siguiente.
3. Captura de los datos necesarios para la generación del expediente: en esta área hay que
cumplimentar los datos solicitados. A igual fase pueden solicitarse datos distintos, ya que estos
varían en función de los datos introducidos en las fases anteriores.
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4. Botones de navegación: permite avanzar y retroceder por las pantallas del asistente. Al alcanzar
la última pantalla, el botón Continuar se sustituye por el botón Finalizar.
Datos básicos
En los datos básicos hay dos campos que es conveniente aclarar:
• Ejercicio: debe indicar el ejercicio en el que se inicia la tramitación del expediente. Por
ejemplo, si va a iniciar en 2017 un expediente de tramitación anticipada cuya ejecución tendrá
lugar en 2018, deberá indicar en este campo 2017.
• Importe: corresponde al presupuesto base de licitación, tal como se define en el art. 100 de la
Ley de Contratos del Sector Público. Es decir, es el importe máximo de licitación, IVA
incluido, con independencia de si los gastos se imputarán posteriormente a un sector de
actividad u otro, o a elementos comunes.
• Responsable: debe indicar el nombre o cargo de la persona a que será posible dirigirse para
cualquier cuestión relacionada con el expediente administrativo.
• Acuerdo marco de referencia: si está creando un contrato de menor importe o un expediente
basado en AD que están basados en un acuerdo marco, debe elegir aquí el acuerdo marco en
vigor al que se refiere el expediente que está creando. Tiene más información al final del
apartado de creación de expedientes, incluyendo la lista de acuerdos marcos en vigor.
Definición de datos adicionales
En este paso tiene a continuación aclaraciones sobre los siguientes campos (salvo el campo
CPV, que cuenta con su propio apartado):
• Artículo: el artículo de la Ley de Contratos del Sector Público por la que se justifica la no
publicidad. En los expedientes que sí cuenten con publicidad (como el expediente abierto) o que
no requieran procedimiento de adjudicación (como el contrato menor o el expediente basado en
AD) debe elegir como opción del desplegable la primera, que es un guion “-“.
• Tramitación gasto: elija Anticipada solo si se trata de un expediente de tramitación anticipada
de un solo ejercicio futuro. Elija General para expedientes de tramitación únicamente en el
ejercicio en curso, o Plurianual cuando existan varias anualidades, sea o no la primera del
ejercicio en curso.
• Prorrogable: elija Prorrogable cuando prevea que es posible que se dé la circunstancia de
necesitar extender la vigencia del contrato, sin que eso implique obligación de efectuar
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finalmente tal prórroga. Por ejemplo, no necesita elegir Prorrogable en un expediente de
suministros, pero quizá sí en uno de servicios periódicos plurianual.
El campo CPV
En el paso de datos adicionales
se solicita, para algunos tipos de
expedientes, el código CPV (Common
Public Sector Vocabulary), que es una
clasificación de ámbito europeo de
bienes y servicios. La lista de códigos
CPV es extensísima, por lo que, al
pulsar el botón de ayuda, el asistente solo oferta los primeros 500 códigos, que rara vez son
coincidentes con los que se deben registrar.
La imagen de la derecha es la que
presenta el sistema y para cambiar los
parámetros de búsqueda se debe pulsar el
elemento recuadrado.
Al hacerlo, se abre un área de
selección sobre la que podemos actuar
según el ejemplo de la imagen de la
derecha. Use el campo superior si conoce
parte del código numérico, o el inferior
para hacer búsquedas por descripción. El
campo intermedio no debe usarse, pues
realiza una coincidencia exacta entre
mayúsculas y minúsculas.
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En esta fase del asistente
también puede encontrar, si desplaza
hacia abajo el texto de ayuda de la
parte superior de la ventana, un
enlace web que puede copiar y pegar
para acceder directamente a la lista de
códigos CPV oficial.
El campo Centro gestor
La cumplimentación del centro
gestor sigue un proceso distinto al
habitual, ya que permite añadir múltiples
valores. El aspecto de la pantalla es el de
la imagen de arriba, y la agregación de
centros gestores se inicia pulsando el
botón , que nos habilita la siguiente
pantalla de selección:
Tras especificar un
criterio de filtrado (que puede
ser perfectamente el código
exacto que se desea añadir) y
pulsar el botón Aceptar de la
esquina inferior izquierda, se
obtiene el listado de la derecha, donde es necesario marcar la casilla de selección que precede a
cada centro que se desea añadir, para a continuación aceptar los centros gestores deseados pulsando
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el botón Aceptar señalado en la imagen. Puede repetirse el proceso para añadir distintos centros
que no tengan un patrón común en su codificación.
Por motivos técnicos, no debe utilizarse el centro gestor 0909, ya que es de uso compartido por todos los centros y servicios y las tareas de tramitación no se dirigirán correctamente. En su lugar, indique en este punto el centro gestor del presupuesto ordinario de su centro (p.e.: 0390101, 0390103, etc.). En los documentos presupuestarios sí deberá indicar la imputación correcta (centro gestor 0909, fondo 182T…).
Finalización del asistente y creación del expediente
Al concluir el asistente y pulsar Finalizar se obtendrá el número del expediente creado, con
el formato YYYY/012345, donde YYYY representa el ejercicio y 012345 un número secuencial
dentro de cada ejercicio.
Creación de expedientes de contratos basados en acuerdo marco
Desde 2019, para realizar adquisiciones con cargo a un acuerdo marco debe crear un
expediente que refleje el contrato basado en dicho acuerdo marco. La creación de estos expedientes
sigue el procedimiento general, con unas pocas particularidades que se mencionan a continuación.
Tipo de expediente
Los expedientes de contratos basados en acuerdo marco serán siempre de uno de estos tipos:
• Contrato de menor importe: usado en las adquisiciones inferiores a 15.000,00 Euros, IVA
excluido, cuando así lo determinen las instrucciones del acuerdo marco concreto.
• Expediente basado en AD: usado en el resto de adquisiciones en el ámbito de un acuerdo marco.
Acuerdo marco de referencia
En la definición de datos básicos es imprescindible que haga referencia al acuerdo marco
que contiene los suministros o servicios que van a adquirirse. La ayuda de códigos del campo
Acuerdo marco de referencia muestra los acuerdos marco en vigor, que son los siguientes:
Núm. expediente RMS Acuerdo marco Descripción 2018/000599 UCM 19/2018 Suministro de mobiliario de despacho, aulas y complementario, de
archivo, de bibliotecas, mamparas, clínico, de laboratorio y cocinas 2018/000600 UCM 16/2018 Suministro de libros y material impreso en las bibliotecas 2018/000601 UCM 14/2018 Suministro de productos, instrumental y material de naturaleza fungible y
pequeño equipamiento de laboratorio
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Núm. expediente RMS Acuerdo marco Descripción 2018/000602 DGRCC 02/2016 Suministro de ordenadores personales, portátiles y monitores 2018/000603 DGRCC 08/2011 Suministro de elementos y sistemas de seguridad 2018/000604 DGRCC 10/2012 Suministro de equipos y software de comunicaciones 2018/000605 DGRCC 13/2013 Suministro de servidores y sistemas de almacenamiento 2018/000606 DGRCC 14/2017 Suministro de vehículos de turismo 2018/000607 JCCCM 2.2/2011 Suministro de material oficina y consumibles informática 2018/000608 DGRCC 02/2011 Suministro de vehículos industriales pesados (lote 2 del AM). 2018/000611 JCCCM 5.8/2010 Suministro de ropa de trabajo 2019/000024 UCM 15/2018 Suministro de equipamiento informático 2019/000679 JCCCM POST/2018 Servicios postales y de burofax
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Búsqueda de expedientes
La búsqueda de expedientes también depende del tipo de expediente y, más concretamente,
del modo en que se creó.
Expedientes creados por el asistente de apertura de expedientes
Desde 2018, todos los expedientes se crean por el asistente de apertura de expedientes. Para
buscar estos expedientes debe acceder, desde el menú principal del Gestor de expedientes, a la
opción Gestión de expedientes -> Visualizar expedientes .
Accederá a una pantalla
donde puede efectuar filtrado por
cualquier campo de los atributos del
expediente, sin importar la tipología
del mismo. La imagen de la derecha
muestra solo algunos de los campos
de que dispone. Tras indicar los
criterios que considere oportunos
(p.e.: ejercicio, centro gestor y procedimiento y forma de adjudicación), pulse Ejecutar ( ).
Obtendrá un listado con todos los expedientes que cumplen los criterios indicados
previamente. Además de poder imprimir y exportar este listado, puede hacer doble clic en el
expediente que le interese para acceder al detalle del mismo.
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Expedientes creados por Gestión de registros
Para buscar expedientes de ejercicios anteriores creados
por esa opción debe acceder a ella desde el menú Gestión de
registros . Una vez en ella, asegúrese de estar visualizando el
panel Vista basada en roles (si es necesario, haga clic sobre el
botón de ese panel para activarlo).
En el panel, despliegue la carpeta Expedientes, haga clic
con el botón derecho del ratón en la línea correspondiente a la
tipología de expedientes que desea buscar y escoja la opción
Buscar (o haga doble clic sobre la línea).
Obtendrá una
ventana con criterios de
selección para delimitar la
búsqueda. La relación
exacta de criterios de
selección depende de la
tipología de expediente
elegido, pero algunos
criterios están siempre
disponibles:
• Descripción breve: puede buscar expedientes que contengan palabras determinadas en su
descripción con el comodín *. Por ejemplo, el criterio *ordenador* buscará expedientes que
contengan ordenador u ordenadores en su nombre.
• Referencia de documento: el número de expediente que otorga el sistema. Si conoce el número
de un expediente y quiere visualizarlo, puede escribir aquí su número exacto para acceder
rápidamente a él.
• Fecha de alta: fecha en la que se dio de alta el expediente.
• Ejercicio: ejercicio presupuestario en el que se inició el expediente.
• Importe: importe inicialmente previsto para el expediente.
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• Centro gestor: centro gestor que soporta el gasto derivado del expediente. Si un expediente
tiene asociados varios centros gestores, aparecerá en la lista de resultados si se indica uno
cualquiera de esos centros.
Una vez escritos los delimitadores deseados, debe pulsar el botón Ejecutar búsqueda ( ).
En el área inferior aparecerá una lista con los resultados de la búsqueda. Puede visualizar la ficha
del expediente deseado haciendo doble clic sobre la línea deseada. También puede imprimir y
exportar el listado de resultados (consulte el apartado Imprimir y exportar más abajo).
Si necesita acceder a varios elementos de la lista de resultados, puede abrirlos en ventanas independientes haciendo clic una sola vez en la línea del primer expediente deseado, haciendo clic en el botón En un modo nuevo del pie de la ventana, y repitiendo la operación con cada uno de los expedientes de la lista que desee.
Detalle de un expediente
Al acceder al detalle de
un expediente, verá una
imagen similar a la de la
derecha (con ligeras
diferencias dependiendo de si
se trata de un expediente
creado por Gestión de registros
o por Apertura de expedientes).
Desde esta pantalla
puede acceder a diversa
información del expediente,
siempre en modo consulta:
• Situación del expediente en el workflow (1): al pulsar en su parte izquierda aparece
una ventana flotante con varios iconos. Pulse el icono de workflow ( ) y escoja Resumen
de workflow del menú emergente que aparecerá, para ver una lista histórica de fases de
tramitación e identificar en qué fase se encuentra (para más detalles, consulte el manual sobre
workflow).
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• Atributos del expediente (2): ficha de atributos del expediente, donde figuran los datos que
cumplimentó durante la creación del expediente, así como algunos datos adicionales
introducidos durante las distintas fases de tramitación.
• Documentos presupuestarios (3): despliegue esta carpeta y sus subcarpetas para acceder a la
totalidad de los documentos presupuestarios correspondientes al expediente, con independencia
del ejercicio en el que se generaron (para el caso de expedientes plurianuales). Haciendo doble
clic en uno de los documentos (4), navegará a Génesis para visualizar el documento en detalle.
• Documentación (5) (solo expedientes creados por Apertura de expedientes): estos expedientes
requieren que se adjunten versiones digitalizadas de la documentación no estrictamente
económica, que puede ser luego accedida desde aquí. Dentro de la documentación encontrará
distintas carpetas (6) que representan diferentes fases de tramitación del expediente. En cada
una de ellas encontrará los documentos anexados (7). Haciendo doble clic en uno de los nodos
se abrirá un panel de lectura en la parte derecha de la ventana con el documento anexado (el
panel dispone de una barra de botones que, en su extremo derecho, tiene un botón para cerrarlo).
Para cerrar la visualización del expediente, pulse el botón Cerrar ( ) que hay en la
esquina derecha de la pantalla del expediente (8).
Imprimir y exportar el listado de expedientes de una búsqueda
Para imprimir el listado que obtiene como
resultado al efectuar una búsqueda de expedientes solo
tiene que pulsar el icono de impresión que hay justo
encima de la lista con los resultados.
Para exportar el listado
dispone de un icono, también
sobre la lista de resultados. Del
menú emergente, elija Fichero
local y, a continuación, Hoja
cálculo coste. Se le pedirá el directorio y el nombre del archivo en un diálogo como el que figura
junto a este párrafo. Aunque el aspecto del diálogo sugiere lo contrario, simplemente pulsando en el
icono señalado en la imagen accederá a un diálogo Guardar como… estándar de Windows donde
podrá especificar tanto el directorio como el nombre del archivo que desea usar, tras lo cual solo
tendrá que pulsar Crear para crear el archivo (o Reemplazar si ya existía y quiere sobrescribirlo).
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Bandeja de entrada de workflow en RMS
El modo preferente para acceder a la
bandeja de entrada de workflow en RMS es,
desde el menú principal de RMS, en la opción
Bandeja de Entrada Workflow . Accederá a su
bandeja de entrada de workflow, donde
encontrará las tareas de expedientes y
documentos que correspondan a su usuario:
En la imagen anterior, la primera tarea corresponde a un expediente, mientras que la
segunda corresponde a un documento presupuestario (la autorización de la orden ADO/O
4000163462). Observe también que la segunda tarea está aceptada o En tratamiento por el usuario
y por ello el icono de la columna Status no es completamente blanco.
En general, evite mantener tareas aceptadas, o en tratamiento, en su workflow (para más detalles, consulte la documentación sobre workflow).
Tareas relativas a expedientes: opciones siempre disponibles
Las tareas relativas a
expedientes incluyen en su descripción
el número del expediente
correspondiente (p.e.: 2016/000050,
2018/000123...). Cuando haga doble
clic en una tarea relativa a un
expediente verá una imagen similar a
ésta. En ella, cada franja gris en la imagen es, en realidad, un botón que representa una opción. Los
dos botones marcados en la imagen siempre estarán disponibles.
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Visualizar expediente
Si pulsa el botón Visualizar expediente, accederá al detalle del mismo. El apartado Detalle
de un expediente, anteriormente en este documento, explica la información que puede obtener en él.
No podrá acceder al detalle de un expediente que corresponda a varios centros, a menos que tenga autorización para trabajar con todos ellos.
Cancelar y conservar workitem en entrada
Este botón simplemente le permite volver a la bandeja de entrada o carpeta de workflow.
Recuerde que la tarea se quedará en tratamiento, impidiendo a otros usuarios atenderla. Aparte siempre las tareas en tratamiento para no bloquear el avance de los expedientes.
Tareas relativas a expedientes de anexado de documentación
Si en un paso de la tramitación del expediente es necesario adjuntar documentación (como la
memoria de necesidades, o el pliego de prescripciones técnicas), se presentará una tarea que permite
incorporar dicha documentación al sistema.
Puede suceder que un paso concreto requiera a la vez crear un documento presupuestario de
fase R, A o D y adjuntar documentación; en ese caso, aparecerán en su bandeja de entrada de Gestor
de expedientes dos tareas; mientras no se completen ambas, el expediente no avanzará al paso
siguiente. También es posible que la misma tarea incluya un botón específico para anexar
documentación, junto a otros para otras operaciones.
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Al hacer doble clic en una tarea de anexado
aparece la habitual pantalla con botones que
representan cada opción disponible. En estas
tareas, la opción Anexar documentación permite
acceder a la lista de documentos que el sistema
espera que se incorporen en la fase correspondiente. Al pulsar ese botón, se accede a una pantalla
como la siguiente:
Para cada documento que desee adjuntar, deberá seleccionar primero la línea
correspondiente al tipo que quiera incluir (recuadro marcado con 1 en la imagen). Luego, si el
documento tiene marca de plantilla, deberá pulsar el botón Firmar documento; en caso contrario,
el botón Crear documento (marcados con 2 en la imagen).
Los documentos deben anexarse SIEMPRE en formato PDF con la función de OCR (reconocimiento óptico de caracteres) aplicada. Esta función se aplica, en Adobe Acrobat, a través de su opción de menú Documento -> Reconocimiento de texto OCR -> Reconocer texto usando OCR... Al final de este documento hay un anexo sobre la digitalización de documentos usando Adobe Acrobat.
Cada tipo de documento tiene un indicador de estado, con las siguientes posibilidades:
• Documento obligatorio no incorporado: el tipo de documento es necesario para
continuar la tramitación, pero aún no se ha incorporado al expediente. Por ejemplo, no puede
pasar a crear un documento R sin incorporar antes la memoria justificativa de necesidades.
• Documento opcional no incorporado: el tipo de documento no siempre es obligatorio,
aunque puede que en el expediente concreto que está tramitando sí lo necesite, y aún no se ha
incorporado. Por ejemplo, a veces deberá añadir un certificado de exclusividad, si el suministro
objeto del expediente solo puede ser entregado por un proveedor en España.
• Documento ya incorporado: representa un documento incorporado al expediente (con
independencia de si era obligatorio u opcional).
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Aunque el documento tenga la marca de plantilla, actualmente no hay ningún sistema de plantillas incluido en RMS. Algunas plantillas están disponibles en la web.
Adjuntar más documentos de un mismo tipo
En ocasiones necesitará adjuntar más de un
documento de un mismo tipo (por ejemplo, varias
ofertas/presupuestos). Para ello, marque una línea del
tipo del que quiere crear más documentos, que ya tendrá
su indicador de estado en color verde, y pulsar de nuevo
el botón Crear documento (o Firmar documento, si es
de plantilla).
Borrar un documento
Si necesita borrar un documento anexado, puede marcar la línea del documento que quiere
borrar y pulsar el botón Borrar documento ( ). No obstante, si el documento es
obligatorio, el estado de la línea volverá a ser Documento obligatorio no incorporado.
Solo puede borrar documentos anexados mientras tiene la tarea correspondiente a ese documento. Si ha finalizado la tarea, tendrá que contactar con los Servicios de Contratación o de Gestión y Contratación de Obras para cualquier modificación en los documentos anexados.
Tareas de expedientes relativas a documentos presupuestarios
Algunos tipos habituales de tareas correspondientes a expedientes que generan documentos
presupuestarios son:
• Tramitación de documento reserva
• Tramitación de documento AD
• Tramitación de documento O
• Tramitación de documento ADO
La tarea mostrada corresponde a la tramitación de la fase R de un expediente.
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Normalmente, el usuario habrá
entrado en la tarea para ejecutarla, esto es,
para crear el documento presupuestario. Por
tanto, deberá hacer clic en la opción
Tramitación de Documento R (o A, D o
AD), lo que le llevará a la pantalla normal
de creación del documento de la fase correspondiente.
En las fases R y A, el importe que debe indicar es, para un gasto que se imputará al sector de actividad I o a elementos comunes, el importe máximo de licitación, IVA incluido; y para un gasto que se imputará al sector de actividad II, el importe máximo de licitación, IVA excluido. En la fase D (o AD) es el importe de adjudicación, IVA incluido, salvo si el gasto se imputa al sector de actividad II. Recuerde tener en cuenta el IVA autorrepercutido, cuando proceda.
En las tareas de tramitación de documentos ADO y O, el aspecto es este otro:
Las opciones que aparecen (que, en ocasiones, no mantienen el orden mostrado en la imagen
de arriba) son las siguientes:
• Anexar documentación: este botón permite acceder a la pantalla de anexado de documentación
digitalizada, que opera igual que las descritas anteriormente en este manual. Los tipos de
documentos que se incluyen para ser anexados son los siguientes:
o Certificado de conformidad: es un documento que relaciona los gastos (facturas) a los que se les otorga la conformidad. Está recogido en la Ley de Contratos del Sector Público (LCSP, art. 198.4) y en las Normas de ejecución del presupuesto 2017 (NEP, art. 62.3). Obligatorio
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para los gastos en los que dicha conformidad no se otorga por el acta de recepción (como en los suministros) o la certificación de obra.
o Incidencias de obligación: en el caso de que un reconocimiento de obligaciones sea reparado, puede usar este tipo de documento para anexar la documentación asociada, tanto los reparos efectuados por el órgano de control interno como las contestaciones a los mismos y la resolución final.
o Reconocimiento de obligación: solo debe adjuntar aquí el ADO/O, una vez recabadas las firmas del centro/servicio tramitador. No incluya las facturas ni el resto de documentación que acompaña el documento presupuestario en el PDF adjuntado aquí, ya que dispone de otros apartados para ello.
o Factura: cada una de las facturas incluidas en el documento ADO/O. No es necesario incluir los albaranes en los PDF. Si las facturas son electrónicas y la empresa ha enviado como adjunto una representación de la factura en PDF, puede usarla. En caso contrario, puede adjuntar el PDF que genera automáticamente la consola de recepción de facturas.
• Registro de facturas: use
esta opción para registrar
facturas recibidas en papel
únicamente. Pasará a una
pantalla prácticamente
idéntica a la de registro de
facturas de pago
centralizado. La única
diferencia relevante es que
en todos los expedientes
existe un documento
presupuestario de fase anterior al registro, por lo que encontrará cumplimentado el número de
documento presupuestario. No obstante, tendrá que cumplimentar usted la posición apropiada
(es decir, el número de línea dentro del documento presupuestario).
• Registro de abonos:
esta opción, de nuevo,
es equivalente al
registro de abonos de
pago centralizado, con
las mismas
observaciones que en el
caso anterior (entre
ellas, que solo debe
usarse para registrar
abonos recibidos en
papel).
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• Incorporación de facturas/abonos:
mediante esta opción podrá crear
documentos presupuestarios ADO/O a
partir de las facturas o abonos
registrados previamente, tanto en papel
como en formato electrónico. También
esta opción es equivalente a la de la
incorporación de facturas o abonos para
pago centralizado, con la única
diferencia de que el campo "Número de
expediente" aparece precumplimentado
(y bloqueado) con el número del expediente en cuestión.
• Modificar reserva de gestión: esta tarea está disponible solo para el contrato menor de obras.
• Finalizar proceso ADO/O: esta tarea no está disponible para los contratos menores de obra. La
mayoría de los expedientes permiten la realización de múltiples documentos presupuestarios de
fase ADO/O, por lo que es necesario indicar de alguna forma que la tramitación de los mismos
ha concluido. Cuando esté seguro de que no va a necesitar tramitar más facturas ni abonos, y no
haya documentos presupuestarios pendientes de fiscalización por Intervención, debe elegir esta
opción para finalizar la tramitación.
• Visualizar expediente: esta opción le permite pasar a visualizar el expediente. Si el expediente
es multicentro, solo podrá visualizarlo si tiene autorización para todos ellos.
• Proceso de facturas/abonos electrónicas, a veces titulado Registro administrativo contable
de factura: desde este botón puede registrar facturas y abonos pendientes de procesar en la
consola de registro de facturas. También permite tramitar las facturas registradas en el RACF
(ya sustituido por la consola de recepción de facturas).
• Cancelar y conservar workitem en entrada: este botón vuelve a la bandeja de entrada. Deberá
refrescar la lista de tareas de la bandeja de entrada de workflow y apartar la tarea (botón derecho
sobre ella, opción de menú Apartar).
Es muy importante que no finalice el proceso de ADO/O hasta que esté seguro de que no va a necesitar tramitar más facturas ni abonos, así como que los documentos presupuestarios ya tramitados hayan sido fiscalizados de conformidad. En especial, NUNCA finalice tramitación de ADO/O de expedientes centralizados, como el servicio de fotocopias en distintos centros.
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Tareas de expedientes relativas al avance del mismo
Algunas de las tareas definidas en los expedientes sirven para reflejar el avance
administrativo del mismo, tal como se define en la Ley de Contratos del Sector Público. Entre esas
tareas se encuentran la cumplimentación de fechas, el registro de licitadores y la posterior selección
de uno de ellos como adjudicatario, la introducción de importes o porcentajes de garantías, o la
contestación a preguntas correspondientes a fases, como “¿Se ha presentado recurso?” o “¿Es
correcta la documentación?”. La mayoría de estas tareas corresponden a pasos ejecutados en los
servicios de contratación de suministros, servicios y obras.
Hay otras tareas que tienen un carácter de control técnico del expediente por el sistema. Por
ejemplo, cuando se concluye la revisión administrativa en Intervención del documento de fase D
hay una tarea que sirve al sistema para comprobar que, efectivamente, se ha contabilizado el
documento en Génesis antes de avanzar al paso siguiente. También, al pulsar Finalizar
tratamiento de facturas y abonos durante el reconocimiento de obligaciones, hay un paso que
pide confirmar que, efectivamente, no queda ninguna orden pendiente de contabilizar.
Tareas relativas a documentos presupuestarios
Las tareas de documentos presupuestarios incluyen el número de documento en su
descripción (1000123456, 2003012345, 3000123456, 4000123456...), y son de estos tipos:
• Autorizar (permite autorizar y rechazar)
• Aut+/- (permite autorizar, rechazar y anular ajustes de valor)
• Modificar (permite modificar un documento que ha sido rechazado)
Para saber el procedimiento exacto a seguir con cada tipo de tarea de documentos
presupuestarios, consulte la información general sobre el workflow.
Tareas realizadas fuera de la bandeja de entrada de workflow
Por excepción a lo comentado anteriormente, hay algunas tareas relativas a los expedientes y
sus documentos presupuestarios a las que no se accede desde el circuito de workflow del
expediente:
• Modificación de reservas de gestión RY
• Creación de ajustes de valor
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• Creación del índice de salida de documentos
Modificación de reservas de gestión RY
Las reservas de gestión RMS se pueden generar en dos clases de expedientes: contratos
menores de obra y expedientes basados en AD. En ocasiones puede necesitar modificar esas
reservas de gestión para ajustar su importe o añadir nuevas posiciones. La tarea de tramitación de
ADO de los contratos menores de obras dispone de un botón para modificar la reserva, pero en el
caso del expediente basado en AD deberá modificar la reserva directamente desde Génesis.
Si tiene que añadir nuevas posiciones a una reserva RY, debe seleccionar todas las
posiciones añadidas, acceder a la vista de detalle pulsando el icono del puzzle ( ) e introducir manualmente el número de expediente en cada una de ellas.
No olvide grabar las modificaciones a la reserva pulsando el icono del disquete ( ).
Creación de ajustes de valor
En ocasiones, será necesario realizar ajustes de valor en documentos presupuestarios de
fases R, A o D. Dependiendo del tipo de expediente, deberá acceder por distintas rutas de menú
SAP:
• Para los expedientes basados en AD antes de 2018,
debe entrar en Gestión de registros , ficha Vista
basada en roles, en la carpeta Herramientas,
opción Crear ajuste del valor .
• Para el resto de expedientes, debe entrar en
Operaciones -> Ajuste de valor .
Por ambas rutas se accede a una
pantalla con el mismo comportamiento. En
esta pantalla debe comenzar introduciendo
el número del expediente (no del
documento presupuestario) y pulsar Ejecutar ( ).
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A continuación aparecerá un selector de
fases presupuestarias. Elija la fase
presupuestaria de la que desea realizar el ajuste
de valor y, a continuación, pulse el botón
Buscar documento.
Dependiendo de la fase elegida, el sistema
le ofrecerá el o los documentos presupuestarios de
ese expediente y correspondientes a esa fase.
Escoja el documento haciendo doble clic en la
línea y éste se reflejará en la casilla asociada de la
pantalla principal. Desde ahí, pulse Ejecutar ( )
para entrar en la opción de Génesis de creación de
ajustes de valor.
En la pantalla de creación de ajustes de valor debe comenzar
eligiendo si quiere un aumento o una depreciación (reducción) del
documento y especificar la posición del documento que quiere ajustar
(los ajustes de valor se hacen para líneas individuales de los documentos
presupuestarios; si necesita ajustar varias líneas de un mismo
documento, deberá hacer un ajuste de valor para cada una de ellas). A
continuación, pulse Enter .
En la siguiente pantalla,
solo tiene que introducir el
importe del ajuste (la cantidad en
la que desea variar esa línea del
documento presupuestario, sin
signo) y un motivo para el
ajuste. A continuación, pulse
Verificar ( ) para comprobar
que el ajuste es viable y, en caso
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de que sea así, pulse Grabar ( ). El ajuste queda identificado por el número del documento
principal, la línea ajustada y el número de modificación en la misma (p.e.: 3005003212/001/0001).
Tenga en cuenta que un ajuste negativo no puede dar lugar a que el importe final de esa línea sea inferior su consumo, y un ajuste positivo no puede superar el importe disponible en la fase anterior.
Creación del índice de salida de documentos
Puede generar el índice de salida de documentos desde
Gestión de registros , ficha Vista basada en roles, carpeta
Herramientas, subcarpeta Tramitación de Documentos,
opción Generar Índice Salida de Documentos . Una vez accede a la
pantalla correspondiente, el procedimiento es idéntico al seguido
en Génesis.
El índice de salida de documentos puede generarse directamente desde Génesis aunque los documentos presupuestarios que se incluyen en él hayan sido generados en el Gestor de expedientes.
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Notas sobre la tramitación de diferentes expedientes
En este apartado encontrará algunas notas prácticas sobre la tramitación de las diferentes
tipologías de expedientes. Consisten en aclaraciones sobre algunas tareas en las que la operativa
puede no ser totalmente intuitiva.
Procedimiento abierto
El procedimiento abierto incluye la variante ordinaria, la simplificada, y la simplificada
sumaria recogidas en la LCSP. Las diferencias de tramitación entre estas variantes no afectan en el
sistema a las fases R y O, solo a los pasos comprendidos entre la creación del A y la formalización
del contrato, que son gestionadas por el Servicio de Contratación o la Unidad de Gestión de
Contratación de Obras, los cuales conocen dónde se producen esas diferencias y cómo solventarlas.
Aparte de lo anterior, en la tarea de anexado de documentación inicial se definen tres tipos
de documentos (más el genérico Otra documentación), todos ellos de carácter opcional:
• Memoria de necesidades
• Memoria económica
• Propuesta de contratación
En realidad, los dos primeros han sido reemplazados por la memoria justificativa, por lo que
basta anexar esta en el tipo Memoria de necesidades. Asimismo, tanto la memoria justificativa
como la propuesta de contratación son imprescindibles, por lo que deben ser anexados aunque el
sistema no los marque como obligatorios.
Procedimiento negociado
En la tarea de anexado de documentación inicial del procedimiento negociado se definen
tres tipos de documentos (más el genérico Otra documentación), todos ellos de carácter obligatorio:
• Memoria de necesidades
• Memoria económica
• Propuesta de contratación
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En realidad, los dos primeros han sido reemplazados por la memoria justificativa. Puesto
que es obligatorio anexar documentos en los tres, deberá anexar la memoria justificativa dos veces,
en el tipo Memoria de necesidades y en el tipo Memoria económica.
Contratos de menor importe basados en acuerdo marco
Los contratos de menor importe tienen una fase inicial con dos tareas simultáneas, creación
de documento R y anexado de documentación asociada a esta fase. Esta fase inicial corresponde a la
petición de bienes y, una vez finalizada, se pasa a la fase de reconocimiento de obligaciones, en la
que se registra la factura y se incorpora en el documento ADO.
Puesto que se recomienda acumular varios pedidos cuando su importe es inferior a 1.000
Euros, la operativa que debe seguir en estos casos es:
• Puede acumular varios pedidos en el mismo expediente de contrato de menor importe siempre
que no alcancen al menos 1.000 Euros y, en todo caso, sin que hayan pasado más de dos
semanas desde que se recibió la factura correspondiente al primer pedido. No se preocupe
porque no coincida el atributo de importe del expediente con el gasto finalmente realizado.
• Para acumular varios pedidos debe conservar sin finalizar la tarea Tramitación de reserva –
Documentación 01, que es la que le permite incorporar los documentos de pedido, oferta, etc.
Para conservar la tarea, use el botón Volver al menú ( ) en lugar del botón
Finalizar tratamiento.
• Para cada pedido deberá adjuntar la solicitud del mismo y la oferta recibida, además de
cualquier otra documentación que proceda.
• Para cada pedido deberá modificar el documento de reserva, añadiendo posiciones a la misma o
incrementando el importe de las que ya existen, dependiendo de si es preciso especificar
imputaciones diferentes o no.
• Cuando se den las circunstancias descritas en el primer punto (se hayan superado 1.000 Euros
en importe de los pedidos, o hayan transcurrido dos semanas desde la recepción de la primera
factura del expediente), deberá pasar el expediente a la fase de reconocimiento de obligaciones.
Para ello, finalice la tarea de anexado de documentación inicial pulsando el botón Finalizar
tratamiento ( ) en la ventana de anexado de documentos. En la tarea de
reconocimiento de obligaciones que aparecerá a continuación, tendrá entonces que registrar
todas las facturas, con referencia a su posición correspondiente de la reserva, e incorporarlas
inmediatamente.
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Anexo I - Digitalizar documentación con reconocimiento de caracteres
Configurar Adobe Acrobat para una digitalización correcta
Siga estos pasos si tiene configurado en Windows un dispositivo de escaneo que puede usar directamente, sin necesidad de iniciar el proceso de escaneo manualmente desde el propio aparato.
En el escritorio de su equipo tendrá un icono correspondiente a Adobe
Acrobat (no confundir con Adobe Reader). Haga doble clic sobre él para abrir la
aplicación. Dependiendo de su configuración, puede que aparezca una pantalla de
bienvenida. Ciérrela y acceda a la pantalla principal de Adobe Acrobat.
Antes de digitalizar documentos
para su incorporación a expedientes debe
configurar los valores predeterminados en
Adobe Acrobat. Para ello, en la ventana
principal, pulse el botón Crear y, en el
menú emergente que aparece, elija PDF
desde escáner → Configurar valores preestablecidos… En la ventana de diálogo que aparece
deberá verificar y, en su caso, cambiar los siguientes valores:
• Escáner: seleccione su dispositivo. Es
posible que, aunque solo disponga de
un aparato, aparezcan dos líneas en esta
lista; en ese caso, es aconsejable que
elija la que contenga el término TWAIN
en ella. Si realmente dispone de varios
dispositivos, elija que el vaya a utilizar
habitualmente.
• Valores preestablecidos: elija
Documento en escala de grises si no
quiere que los documentos escaneados
mantengan las tonalidades de color.
• Caras: si su escáner no es dúplex
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(capaz de digitalizar ambas caras de una misma hoja), o si los documentos que va a digitalizar
no están impresos a doble cara, debe elegir Lados frontales.
• Resolución: habitualmente 300 PPP (Puntos Por Pulgada) será suficiente.
• Tamaño de papel: asegúrese de usar A4 para obtener documentos en ese formato estándar de
tamaño de papel.
• Solo si su escáner no tiene alimentador automático, marque la casilla “Solicitar digitalización
de más páginas”.
• Optimizar PDF digitalizado: marque esta casilla para reducir el tamaño del archivo resultante
a cambio de una pequeña pérdida de calidad de imagen en los documentos más complejos.
• Hacer susceptible de búsquedas (Ejecutar OCR): asegúrese de marcar esta casilla para que el
documento trate el texto escaneado como tal, permitiendo hacer búsquedas de texto.
Pulse Aceptar para cerrar la ventana de dialogo cuando termine.
Digitalización desde Acrobat
Una vez en la pantalla principal de Adobe Acrobat, puede digitalizar un documento
siguiendo una de estas dos rutas:
• Pulse el botón Crear de la barra de herramientas de Adobe Acrobat. En el menú desplegable
que aparece, escoja PDF desde escáner y luego Documento en escala de grises.
• Escoja la opción de menú Archivo → Crear → PDF desde escáner → Documento en escala
de grises.
Si su escáner dispone de alimentador, se procesarán todas las hojas del mismo; en caso
contrario, se digitalizará cada hoja y se le preguntará si quiere digitalizar más hojas o ha completado
el proceso, en cuyo caso debe sustituir cada hoja antes de responder. Una vez haya concluido,
escoja Digitalización completada y pulse Aceptar.
Adobe Acrobat procesará entonces
las páginas digitalizadas, ejecutará el
reconocimiento óptico de caracteres
(OCR) en ellas y presentará el documento
PDF resultante. Observe que el texto se
mantiene como tal y puede seleccionarse,
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copiarse al portapapeles de Windows y pegarse en otras aplicaciones. Guarde el archivo PDF
(Archivo → Guardar, o el icono del disquete) en el directorio que considere oportuno. El archivo
PDF generado es el que, posteriormente, se incorporará al expediente con el procedimiento descrito
anteriormente.
Asegúrese de que el PDF contiene información OCR. Puede comprobarlo haciendo doble clic sobre cualquier texto (excepto los escritos a mano) del PDF. Si el texto sobre el que ha hecho doble clic queda seleccionado y puede copiarse y pegarse en otro documento, es que el PDF contiene información OCR.
Aplicar reconocimiento de caracteres en un PDF existente
En muchos centros y
servicios existen dispositivos de
escaneado en red que crean
automáticamente archivos PDF
y los depositan en una unidad de
red, sin el reconocimiento óptico
de caracteres aplicado. Para
solucionarlo, solo hay que seguir
estos pasos:
1. Abra el archivo
con Adobe Acrobat.
2. Abra el panel lateral Herramientas y
despliegue la sección Proceso de
documentos. Si no aparece esa sección,
puede acceder a ella también a través del
menú Ver → Proceso de documentos.
3. Elija Optimizar PDF digitalizado.
4. En la ventana de diálogo, asegúrese de que
están seleccionadas las opciones Todas las
páginas (excepto si el PDF solo tiene una
página) y Hacer susceptible de búsqueda
(aplicar OCR).
5. Pulse Aceptar.
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6. Acrobat aplicará la optimización, incluyendo el OCR. Como resultado, se reducirá el
tamaño del archivo y se podrá buscar el texto contenido en él.
7. Guarde el documento ya optimizado.
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Anexo II - Diagrama de tramitación del expediente basado en AD
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