Taller de Excel Para Contadores
18
Taller de Excel para Contadores mayo 2010 Consejo Profesional de Ciencias Económicas de Catamarca Comisión de Capacitación Cr. Walter E. Zafe Cr. Marcos S. Herrera Basualdo Elaboración de Estados Contables
-
Upload
antonio-gochez -
Category
Documents
-
view
81 -
download
3
Transcript of Taller de Excel Para Contadores
Taller de
Excel para
Contadores
mayo
2010 � Consejo Profesional de Ciencias Económicas de Catamarca
Comisión de Capacitación
Cr. Walter E. Zafe
Cr. Marcos S. Herrera Basualdo
Elaboración de
Estados
Contables
Taller de Excel para Contadores Consejo Profesional de Ciencias Económicas de Catamarca
mayo de
2010
2
Introducción
El presente taller tiene como finalidad transmitir a nuestros colegas ciertas herramientas y modos
de trabajo a fines de minimizar los errores cometidos en la elaboración de los Estados Contables
presentados ante la Secretaría Técnica. A tales fines, y tomando en cuenta las recomendaciones
efectuadas en el Taller “Observaciones frecuentes de Secretaría Técnica”, es que vamos a trabajar
sobre un caso práctico de una entidad sin fines de lucro, en la cual a partir de un libro diario o en
su defecto desde un balance de sumas y saldos, elaboraremos los Estados Contables Básicos,
Notas Complementarias a los EECC y Anexos.
Una aclaración muy importante a tener en cuenta es que la modalidad de trabajo que vamos a
desarrollar no es la única existente, ya que existen infinitas maneras de llegar a los mismos
resultados por diferentes medios. Es nuestra intención compartir con ustedes una de ellas.
Por otro lado también veremos de manera general como importar datos en el SIAp provenientes
del Excel. Puntualmente, llevaremos al aplicativo de Ganancias para Personas Jurídicas los datos
correspondientes a las retenciones de ganancias efectuadas a un contribuyente y que previamente
fueron cargadas en una hoja de cálculo.
A través de este ejemplo podremos ver cuáles son los principios generales para llevar datos de
Excel a SIAp, en aquellos casos donde este habilitada la importación de datos.
Sin más que decir, esperamos les sea de utilidad.
Cr. Walter E. Zafe Cr. Marcos S. Herrera Basualdo
Taller de Excel para Contadores Consejo Profesional de Ciencias Económicas de Catamarca
mayo de
2010
3
Desarrollo del Caso Club Social y Deportivo Rivadavia
1. Libro diario. La primera instancia es la confección del libro diario en el Excel, el cual puede
haber sido exportado desde algún sistema de registraciones o haber sido cargado
manualmente.
El libro desde el cual iniciamos es el siguiente:
Taller de Excel para Contadores Consejo Profesional de Ciencias Económicas de Catamarca
mayo de
2010
4
i) Sumatoria de débitos y créditos. Es lo primero que realizamos a fines de corroborar el
cumplimiento del principio de la partida doble. Si la suma en ambas columnas no es
coincidente, deberíamos verificar los asientos y ver porque no balancean.
Taller de Excel para Contadores Consejo Profesional de Ciencias Económicas de Catamarca
mayo de
2010
5
ii) Redondeo. Luego, vamos a proceder a desestimar todas las cifras decimales que
excedan los dos dígitos, esto es a fines de evitar posibles errores de redondeo
generados por la acumulación de dichas cifras. Para ello en dos columnas nuevas
tomaremos los valores de las columnas D y E (Debe y Haber), pero le aplicamos la
fórmula REDONDEAR1 para que nos devuelva los mismos valores pero desestimando
todo número que exceda las dos cifras decimales.
iii) Finalmente, volvemos a confirmar que coincidan la suma de las nuevas columnas del
debe y del haber. Si esto es correcto, procedemos a armar el Balance de Sumas y
Saldos.
1 La función REDONDEAR redondea un número a un número de decimales especificado.
La sintaxis de la función REDONDEAR es la siguiente REDONDEAR(número; núm_decimales) y tiene los siguientes
argumentos:
• número (Obligatorio). Número que desea redondear.
• núm_decimales (Obligatorio). Número de decimales al que desea redondear el argumento de número.
Taller de Excel para Contadores Consejo Profesional de Ciencias Económicas de Catamarca
mayo de
2010
6
2) Balance de Sumas y Saldos. En esta hoja lo que vamos a hacer es exponer todas las cuentas
utilizadas en el libro diario y determinar por un lado la sumatoria de los movimientos en el
debe y por otro la sumatoria de los movimientos en el haber. Cumplido esto, podemos
determinar los saldos mayorizados de cada una de las cuentas. Los pasos son los siguientes:
i) Listado de Cuentas. De la Hoja “Libro Diario” vamos a copiar de manera íntegra las
dos columnas en donde se expresan los códigos y los nombres de la cuentas; para
luego pegarlas en las dos primeras columnas de nuestra nueva hoja denominada
“Balance de Sumas y Saldos”.
Taller de Excel para Contadores Consejo Profesional de Ciencias Económicas de Catamarca
mayo de
2010
7
ii) Eliminación de cuentas duplicadas. Ahora nos queda eliminar todas aquellas filas que
repitan códigos y nombres de cuentas ya incluidos en el listado. Para eso utilizamos
una herramienta de datos, denominada Quitar duplicados y que se encuentra en la
Ficha Datos.
Taller de Excel para Contadores Consejo Profesional de Ciencias Económicas de Catamarca
mayo de
2010
8
iii) Reordenamiento de la cuentas. A fines de trabajar de una manera más prolija,
procedemos a ordenar las cuentas de acuerdo al código de las mismas.
Taller de Excel para Contadores Consejo Profesional de Ciencias Económicas de Catamarca
mayo de
2010
9
iv) Saldos Mayorizados. Una vez depuradas las cuentas, obtenemos la suma de
movimientos en el debe y en el haber. Para ello utilizaremos una función condicional
denominada SUMAR.SI2, con la cual traeremos los valores del libro diario. Y
posteriormente, en una nueva columna y por diferencia entre Debe y Haber,
obtenemos los saldos Mayorizados. Para validar dichos saldos, debemos comprobar
que la sumatoria de la columna sea igual a cero.
2 La función SUMAR.SI sirve para sumar los valores en un rango que cumple los criterios que se especifican.
La sintaxis de la función SUMAR.SI es la siguiente SUMAR.SI (rango, criterio, [rango_suma]) y cuenta con los
argumentos siguientes:
• rango (Obligatorio). El rango de celdas que se desea evaluar según los criterios especificados. Las celdas de
cada rango deben ser números, o bien nombres, matrices o referencias que contengan números. Los valores
en blanco y los de texto no se tienen en cuenta.
• criterio (Obligatorio). El criterio en forma de número, expresión o texto, que determina las celdas que se van a
sumar.
• rango_suma (Opcional). Las celdas reales para agregar, si desea agregar celdas a las ya especificadas en el
argumento rango.
Taller de Excel para Contadores Consejo Profesional de Ciencias Económicas de Catamarca
mayo de
2010
10
v) Clasificación de las cuentas. La última tarea que nos queda realizar en la Hoja
“Balance de Sumas y Saldos” es indicar a que Rubro y Subrubro pertenecen cada una
de las cuentas, a fines de ir determinando la composición de las notas y anexos a los
EECC. Para ello insertamos dos columnas antes del Debe y Haber, y las vamos
completando en forma manual.
A fines de poder agrupar rápidamente las cuentas pertenecientes a cada rubro, vamos
a insertar Autofiltros en la hoja, tal como se ve en la siguiente imagen:
Taller de Excel para Contadores Consejo Profesional de Ciencias Económicas de Catamarca
mayo de
2010
11
3) Notas a los Estados Contables. Primero que todo empezamos preparando las notas del Estado
de Situación Patrimonial (ESP). Los saldos que surgen de este cálculo son los que se exponen a
continuación en dicho estado contable.
Antes de continuar, queremos aclarar que las columnas comparativas con el ejercicio anterior
son datos que se ingresarán en forma manual para cada uno de las notas y anexos.
Hecha esta aclaración, iremos armando tantas notas como rubros tengamos en el ESP;
poniendo en la primera columna el nombre de la cuenta tal y como figura en el Balance de
Sumas y Saldos y obteniendo el saldo con la función SUMAR.SI. Esto también se puede
obtener haciendo una referencia simple para cada cuenta.
En caso de que tengamos una cuenta que tenga saldo Corriente y No Corriente, optaremos
por ingresar en forma manual el saldo No Corriente; y en la celda que calcula el saldo
Corriente, tomaremos el recaudo de hacer una referencia a fines de deducir el saldo No
Corriente.
Taller de Excel para Contadores Consejo Profesional de Ciencias Económicas de Catamarca
mayo de
2010
12
4) Anexo de Bienes de Uso. A este cuadro lo vamos a armar con referencias simples y trabajando
por diferencias de saldos. Esto significa que obtendremos los saldos finales de los valores de
origen y de las amortizaciones acumuladas con una referencia simple desde el Balance de
sumas y Saldos; los saldos iniciales los ingresamos manualmente como dato desde el Anexo de
Bienes de Uso del año anterior; las Bajas de bienes de uso corresponden a la sumatoria de
movimientos en el Haber de los valores de origen, mientras que las bajas de amortizaciones
acumuladas coinciden con la sumatoria de movimientos en el Debe de dichas cuentas;
finalmente la amortización del ejercicio la tomamos con una referencia desde el Balance de
Sumas y Saldos; y las Altas de bienes de uso surgen por diferencia entre Valor al Cierre, Valor
de Inicio y Bajas del ejercicio.
El Valor Residual es aquel que llevamos al ESP a través de una referencia simple. Para terminar
dicho estado contable solo nos estaría faltando el valor del Patrimonio Neto al cierre tomado
del Estado de Evolución del Patrimonio Neto (EEPN).
Taller de Excel para Contadores Consejo Profesional de Ciencias Económicas de Catamarca
mayo de
2010
13
5) Detalle de Gastos (Cálculos Auxiliares). Esta hoja sirve como cálculo auxiliar para prorratear
los gastos en diferentes categorías tales como Gastos de Administración, Gastos de
Comercialización, Otros gastos, etc. En el caso Club Social y Deportivo Rivadavia, los
clasificaremos en Gastos Generales de Administración, Específicos de Sectores, y Otros; los
cuales son necesarios dada la naturaleza del ente.
La forma de trabajo es similar a la utilizada en las Notas a los EECC, en donde ponemos los
nombres de las cuentas tal y como figuran en el Balance de Sumas y Saldos, y a través de la
función SUMAR.SI traemos los saldos al cierre de cada una de ellas.
En las columnas siguientes, tenemos el grado de apropiación de cada gasto en cada categoría,
con su respectivo valor absoluto que surge de multiplicar la columna de Total con la de
Porcentaje. Asimismo, dichas celdas utilizan la función REDONDEAR, de manera de utilizar
solamente dos cifras decimales. Las columnas finales se utilizan a fines de encontrar si es que
han quedado restos como consecuencia de los redondeos y en caso de no haberse realizado
las apropiaciones en un 100%, nos indica el porcentaje pendiente de apropiación.
Taller de Excel para Contadores Consejo Profesional de Ciencias Económicas de Catamarca
mayo de
2010
14
6) Detalle de Gastos: Simplemente toma los valores de la Hoja “Detalle de Gastos C.A.” y
alimenta posteriormente al Estado de Recursos y Gastos.
La única particularidad que tiene aparte de esto, es que en la columna otros, incluimos las
diferencias que se hubieran podido generar como consecuencia del redondeo en la
apropiación de gastos.
7) Detalle de Ingresos (Cálculos Auxiliares). La metodología utilizada es similar a la utilizada en el
Detalle de Gastos (Cálculos Auxiliares).
8) Detalle de Ingresos. La metodología utilizada es similar a la utilizada en el Detalle de Ingresos.
Taller de Excel para Contadores Consejo Profesional de Ciencias Económicas de Catamarca
mayo de
2010
15
9) Estado de Recursos y Gastos. Toma los valores de los Detalles de Ingresos y Gastos y en el
mismo se determina el Superávit o Déficit del Ejercicio. Utilizamos la función lógica SI3 para
alternar entre Superávit o Déficit del Ejercicio según el resultado sea mayor o menor a cero,
respectivamente.
3 La función SI devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO.
La sintaxis de la función SI es la siguiente SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) y cuenta con los
argumentos siguientes:
Prueba_lógica es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO.
Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es VERDADERO.
Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es FALSO. Valor_si_falso puede ser otra
fórmula.
Taller de Excel para Contadores Consejo Profesional de Ciencias Económicas de Catamarca
mayo de
2010
16
10) Estado de Evolución del Patrimonio Neto. Esta hoja se alimenta casi en su totalidad de
manera manual. Contiene datos tomados del EEPN del año anterior, que son los saldos
iniciales, y además toma datos de otras hojas tales como los Ajustes de Resultados de
Ejercicios Anteriores y el Resultado del Ejercicio.
Taller de Excel para Contadores Consejo Profesional de Ciencias Económicas de Catamarca
mayo de
2010
17
11) Estado de Situación Patrimonial. Una vez completadas las Notas a los EECC, el Estado de
Recursos y Gastos y el Estado de Evolución del Patrimonio Neto, estamos en condiciones de
armar el ESP, ya que solamente nos faltaba vincular la línea del Patrimonio Neto con el estado
respectivo.
Taller de Excel para Contadores Consejo Profesional de Ciencias Económicas de Catamarca
mayo de
2010
18
12) Estado de Flujo de Efectivo. En la primera parte de este último estado contable básico
exponemos los saldos al inicio y al cierre del efectivo y sus equivalentes según lo dispuesto en
las resoluciones técnicas; con lo cual obtenemos la variación neta del efectivo en el ejercicio. A
los mismos los obtenemos del ESP mediante referencias simples.
En la segunda parte, explicamos las causas de variación del efectivo y para ello vamos a ir
relacionando a través de referencias simples las partidas de ingresos y egresos derivadas de
los anexos respectivos con los saldos iniciales y finales de partidas vinculadas pertenecientes al
Activo y Pasivo, los cuales vamos a tomar de las Notas a los EECC y el Anexo de Bienes de Uso.
Con esto damos por concluida la confección de los Estados Contables, solamente nos restaría
armar el asiento de refundición de cuentas, el cual surge de filtrar en el balance de sumas y saldos
las cuentas de resultados y dejarlas con saldo cero, en donde la diferencia nos dará el resultado
del ejercicio, que posteriormente lo cargamos al Patrimonio Neto.
De la misma manera, podemos armar el Asiento de Apertura del ejercicio siguiente, pero tomando
los saldos de las cuentas patrimoniales.
