AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS Automatización de Procesos Administrativos I TAREA 2: INFORMACION Y COMUNICACIÓN, Y SISTEMATIZACION Valor: 5 pts. Comité Área de Automatización de Procesos Administrativos Página 1 Nombre: ___Jose Gabriel Montenegro Classon Carné:_1110726_ CEI:_Central A distancia ____ Fecha: 04/10/2014 _Tutor: Hugo Renaldo Giron Rivera , Andrea Morales___

TAREA 2 Comunicación en la Organización: Ejercicio 3 Toda organización debe contar con visión, misión, metas y objetivos, es por ello que todos los administradores eficaces deben de comunicar estos elementos a todos los integrantes de la misma, por tal razón se solicita que de acuerdo a la estructura organizacional que propuso en su tarea 1, sobre La fábrica de muebles El Súper Mueble de Oficina realice lo siguiente: Tarea: (2 Pts.) Denuncie que forma o sentido de comunicación propone para dar cumplimiento al proceso de comunicación en la organización y explique por qué razón. Indique según su organigrama propuesto, en la tarea 1, que flujos de comunicación utilizaría para hacer eficiente el proceso de comunicación. (debe graficar sobre su organigrama propuesto en tarea 1). AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS Automatización de Procesos Administrativos I TAREA 2: INFORMACION Y COMUNICACIÓN, Y SISTEMATIZACION Valor: 5 pts. Comité Área de Automatización de Procesos Administrativos Página 2

TAREA NO. 2

Respuestas (pregunta 1)

La comunicación Interna tipo Vertical, tanto ascendente, como descendente y tipo Horizontal, determina que la comunicación generada proviene de los mandos medios, lo cual se desarrolla a través de los medios, y concluye con los bajos.

Como se trata de proponer comunicación sobre elementos de comportamiento, considero que una medida de comunicación rápida, efectiva y tal vez hasta con un fin de ayudar a la agilización de información, conforme a las jerarquías o estructura organizacional, se pudiera implementar cuadros que estén a la vista y comprensión de los empleados los cuales deberán estar ubicados en todos los niveles (si es en caso de edificio) y/o en cada departamento.

También propondría realizar una inducción con una presentación institucional, en la cual pudiera incluir en las diapositivas el significado y el porqué de estos valores.

Otra medida que probablemente ayudaría, es que cada empleado posea un fondo de escritorio (en su computador) con una presentación de dichos elementos. Al mismo tiempo en el lugar donde porte su carné que

lo identifica como trabajador de la empresa, un contraportada con estos mismo elementos.

* Respuesta (pregunta 2)

Flujo de Comunicación Interna:Tipo vertical, tanto ascendente como descendente.Tipo Horizontal.

Diagrama de FLUJO DE COMUNICACIÓN INTERNA:

Vertical Ascendente (respuesta a Solicitudes)

Flujo Vertical Unilateral (descendente)

TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACION Ejercicio 4 Considerando que estamos trabajando en La fábrica de muebles El Súper Mueble de Oficina, y que actualmente vivimos en una sociedad de información, basada en tecnologías que hacen posible la disponibilidad de grandes volúmenes de información, y derivado de su expansión podemos notar que cada día es necesario implementar Sistemas de Información que permitan agilizar el proceso de manipulación de datos y toma de decisiones, es por ello que se solicita que tomando como base la Estructura Organizacional propuesta, se solicita realice lo siguiente: Tarea: (3 Pts.) Hacer un análisis del organigrama y proponga que tipos de sistemas de información, permitirían elevar la productividad de la fábrica de muebles. Crear el análisis de cómo aplicar las etapas de la sistematización y así lograr un mejor proceso administrativo. Qué factores considera que podrían motivar cambios o desarrollo de nuevos sistemas en la Fábrica de muebles.

Tarea: (3 Pts.) 1. Hacer un análisis del organigrama y proponga que tipos de sistemas de

información, permitirían elevar la productividad de la fábrica de muebles.

2. Crear el análisis de cómo aplicar las etapas de la sistematización y así lograr un mejor proceso administrativo.

3. Qué factores considera que podrían motivar cambios o desarrollo de nuevos sistemas en la Fábrica de muebles.

*Respuestas (pregunta 1)

Yo pensaría que un sistema electrónico que ayude a la elaboración de reportes e información inmediata, la cual se pueda obtener en base a los resultados o producción mensual. Pero pensemos que se puede realizar, obtener e ingresar con este sistema: catálogo de precios y diseños, organigrama, y descripción de puestos, mapa de procesos, RRHH (formulario de vacaciones, prestamos etc.), solicitudes, manual de ética de la empresa, información proveedores, información clientes, indicadores de cumplimiento, insatisfacción y/o quejas de clientes, control de modificaciones en el producto, facturación, emisión y entrega de cheques, formas de pago, cobros, entre otros.

*Respuestas (pregunta 2)

1. Análisis si el sistema es rentable para la empresa. 2. Cotizar el precio del sistema, y evaluar los resultados que se obtendrán, y si estos cumplen con los requerimientos solicitados. 3. Buscar o solicitar, ya sea en donde se puede adquirir el sistema, una persona que conozca y pueda ayudar a su implementación.

4. Comprar el sistema. 5. Que la persona o bien el departamento responsable, realice la instalación en los ordenadores correspondientes. 6. Que el área de IT, informática o bien el personal que se contrató externamente, capacite a los usuarios del mismo. 7. Comprensión a cabalidad de las diferentes áreas del sistema, y saber el propósito de la implementación de dicho sistema. 8. Velar por el cumplimiento y mantenimiento del mismo, para que los rubros del sistema, sean utilizados para su finalidad.

*Respuestas (pregunta 3)

1. Control estricto de los procedimientos. 2. En la mayoría de los casos, los sistemas no dan lugar a información falsa. Por lo que es 100% verídica. 3. Ahorro de materiales de oficina. 4. Optimizar tiempo y energía física. 5. Menos oportunidad a que la información se extravíe. Ya que diariamente se pueden realizar back ups sobre la información. 6. Se puede tener información en conjunto. 7. Contar con información pronta y eficiente. 8. Verificar resultados y reportes inmediatos. Estos pueden ser de rentabilidad entre otros. 9. Mayor satisfacción de clientes y personal interno. 10. Producción puntual y eficiente. 11. Procesos bien optimizados.