UNIVERSISDAD TRECNICA DEL

NORTE

ARCHIVISTICA

Mariacutea Dolores Aguirre

4ordm Secretariado Ejecutivo

RECOMENDACIONES

Haga una revisioacuten exhaustiva de los depoacutesi-

tos

Revise las ventanas y puertas que pueda

tener el depoacutesito

Revise que las instalaciones de cantildeeriacuteas

agua y ductos de aire acondicionado que es-

teacuten al interior esteacuten en buenas condiciones

Revise las llaves de paso de agua y gas

Si existe alguacuten aparato eleacutectrico al inte-

rior de los depoacutesitos deacutejelo desenchufado

Averiguumle si durante este periodo de vaca-

ciones se realizaraacuten trabajos de reparacioacuten o

mantencioacuten del edificio

Si detecta algunas zonas con problemas

de humedad (muros cielos pisos) procure

hacer una revisioacuten

Es conveniente colocar los materiales que

conforman las colecciones en estanteriacuteas

Realice una limpieza cuidadosa de estan-

teriacuteas y depoacutesito en general

Procure dejar a alguien encargado de re-

visar los depoacutesitos

Entregue a la persona que quedaraacute a car-

go una lista de las personas a quienes llamar

en caso de emergencia

INFORMACIOacuteN

Telf 096589623

CONCEPTO

La palabra archivo se utiliza generalmente pa-

ra designar a aquel lugar que tiene como finali-

dad la recopilacioacuten y conservacioacuten de documen-

tos usualmente producidos en otro lugar y co-

mo resultado de la concrecioacuten de sus respecti-

vas actividades que pueden ser como dije do-

cumentos libros recortes de diarios viejos en-

tre otros y que obviamente ostentan una im-

portancia vital a la hora de intentar bucear en

la identidad y la reconstruccioacuten histoacuterica de

una nacioacuten

I

IMPORTANCIA

Representa la memoria de un negocio o conservacioacuten

de un negocio Solo se guardan los documentos impor-

tantes

TIPOS DE ARCHIVOS

Archivos activos Aquel donde los do-

cumentos son consultados frecuentemente o que la documentacioacuten por su valor administra-tivo legal operativo o fiscal no pierde vigen-cia Por lo general la fecha de emisioacuten de los

registros no es superior a los cinco antildeos y es consultada maacutes de una vez al mes

Archivo semi activo Se conservan los documentos que han sido retirados del archi-vo activo finalizado el antildeo fiscal Su finalidad

es suministrar informacioacuten para comprobar operaciones realizadas Archivo inactivo Se conservan los do-

cumentos de consulta poco frecuente que

tienen utilidad temporal de acuerdo a su va-

lor Se almacenan alliacute hasta la destruccioacuten de

los mismos una vez que ya han cumplido su

funcioacuten

P

R

I

N

C

I

P

I

O

S

B

Aacute

S

I

C

O

S

ORDEN

ARREGLO

REFERENCIA

Recepcioacuten

Calificacioacuten

Apertura

Sello Asigna-

cioacuten Ingreso

Distribucioacuten

Traacutemite Res-

puesta Des-

pacho

Archivo Acti-

vo inactivo

preacutestamo de

documentos

Evaluacioacuten

Archivo Gene-

ral Archivo

temporal

permanente

histoacuterico Eli-

minacioacuten

CONCEPTO

La palabra archivo se utiliza generalmente pa-

ra designar a aquel lugar que tiene como finali-

dad la recopilacioacuten y conservacioacuten de documen-

tos usualmente producidos en otro lugar y co-

mo resultado de la concrecioacuten de sus respecti-

vas actividades que pueden ser como dije do-

cumentos libros recortes de diarios viejos en-

tre otros y que obviamente ostentan una im-

portancia vital a la hora de intentar bucear en

la identidad y la reconstruccioacuten histoacuterica de

una nacioacuten

I

IMPORTANCIA

Representa la memoria de un negocio o conservacioacuten

de un negocio Solo se guardan los documentos impor-

tantes

TIPOS DE ARCHIVOS

Archivos activos Aquel donde los do-

cumentos son consultados frecuentemente o que la documentacioacuten por su valor administra-tivo legal operativo o fiscal no pierde vigen-cia Por lo general la fecha de emisioacuten de los

registros no es superior a los cinco antildeos y es consultada maacutes de una vez al mes

Archivo semi activo Se conservan los documentos que han sido retirados del archi-vo activo finalizado el antildeo fiscal Su finalidad

es suministrar informacioacuten para comprobar operaciones realizadas Archivo inactivo Se conservan los do-

cumentos de consulta poco frecuente que

tienen utilidad temporal de acuerdo a su va-

lor Se almacenan alliacute hasta la destruccioacuten de

los mismos una vez que ya han cumplido su

funcioacuten

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preacutestamo de

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permanente

histoacuterico Eli-

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