Tema 06 imagen corporativa - comunicación interna

PROYECCIÓN DE LA IMAGEN CORPORATIVACOMUNICACIÓN INTERNA

Pontevedra,

LA COMUNICACIÓN Toda acción comunicativa conlleva la

necesidad de crear un plan que contemple y defina los objetivos deseados, la estrategia a seguir y el calendario de actuación.

La comunicación externa prioriza incrementar el conocimiento de la empresa, posicionarse como líder y consolidar su reputación.

La comunicación interna pretende alcanzar los objetivos de la política de personal, mejorar las condiciones de trabajo y la calidad del producto.

LA COMUNICACIÓN La comunicación institucional tiene

como metas: Adquirir un grado de presencia en los

medios y configurar un espacio estable y definido en los canales de comunicación.

Adquirir la reputación necesaria para afrontar situaciones de crisis, generando al final de proceso sensación de confianza

Consolidar el prestigio y solvencia de la institución y facilitar el alcance de todos los objetivos estratégicos.

LA COMUNICACIÓN La dirección debe aprobar y asumir la política

de comunicación, respetarla y respaldarla. El gabinete de comunicación plasmará

directrices políticas y de gestión y los recursos a emplear.

A veces existen filtraciones o solapamiento de funciones que repercuten en la comunicación.

Se debe subdividir cualquier estrategia en tramos o segmentos cortos en los que se pueda actuar.

LA COMUNICACIÓN INTERNA Toda organización es una realidad

pública y una realidad humana, comunicante.

Ejemplos….

La comunicación interna es la interrelación permanente y sistemática entre todos y cada uno de los cuadros de la empresa/institución y debe ser: Efectiva Coherente Igual

¿Cuánto y a quién comunicar?

LA COMUNICACIÓN INTERNA

LA COMUNICACIÓN INTERNALa comunicación interna se articula en

unos principios básicos:- Transmitirse por canales rápidos y eficaces.- Facilitar la integración y la implicación- Imponer un estilo (de la base a la cúspide y viceversa).

LA COMUNICACIÓN INTERNA En un mundo invadido por los media y la

opinión pública, la comunicación interna se convierte en instrumento decisivo para la administración empresarial ante la creciente complejidad de los recursos humanos.

Los rumores son una amenaza para la comunicación interna que provocan: Falta de motivación o inseguridad laboral Falta de información- Conflictos y rivalidades personales.

Argumentación: provocar adhesión del público Pragmática: orientarla a las consecuencias y

efectos que transmite. Sistemas: el todo lo forman las partes, con

cualidades no posibles individualmente. Estructuras: los procesos sólo son posibles en

relación a cierto ambiente. Relación sistema/medio sólo posible si

cumple ProducciónDifusión Aceptación


Antonio de Oliveira (2007)

Instrumento para MOTIVAR, DIFERENCIAR, PROMOVER e INTEGRAR vivencias internas.

Debe cumplir: Innovación Rigor Coherencia Continuidad

Sistema de comunicación de pertenencia Caracteriza en su totalidad a la imagen de

empresa


Los clientes internos desconocen a veces el valor y la importancia del producto o servicio que ofrecen. Integrar la noción de cliente en los procesos de la estructura organizacional hace ver el beneficio y motiva al personal, aumentando la productividad y su nivel de satisfacción.

La comunicación interna en la empresa no es sólo crear un buen sistema de información, es necesario que la misma sea efectivamente compartida.


LA COMUNICACIÓN INTERNA La comunicación interna es fundamental,

clave y estratégica, para obtener máxima rentabilidad del factor humano: una imagen positiva y un clima adecuado.

Sirve para INFORMAR IMPLICAR ESCUCHAR FIDELIZAR MOTIVAR

El capital humano es nuestro mayor activo. Cumple dos finalidades importantes:

Cohesiona a la organización Moviliza, motiva y compromete al capital humano

NO ES una política de gestos ni semántica Se trata de ESCUCHAR, PROCESAR y VALORAR

los mensajes que emiten los otros. TODOS los elementos del proyecto EMPRESA

reciben información para participar en el PROCESO


Con la comunicación interna se pretende:

Alcanzar los objetivos de la política de personal, en colaboración con el departamento de RR.HH.

Mejora de las condiciones de trabajo y del sistema de producción y organización.

Mejora de la calidad final del producto o servicio.

PLAN DE COMUNICACIÓN

Contenidos de la comunicación interna Metas, planes y orientaciones Actividades Situación de temas controvertidos Estímulo de flujo regular Garantía de discusión Convocatorias Información periódica

CLARIDAD, TRANSPARENCIA Y CONFIANZA

PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA

Ser los primeros


Saber escucharReclamaciones ReivindicacionesDatos PersonalesOpinionesPreguntas Mantener el flujo de informaciónReunionesPresentacionesObservacionesVerificacionesSondeosValoraciones

Videos institucionales Manuales técnicos Boletines o revistas Periódicos internos Hojas informativas Comunicación directa Conferencias Merchandising interno Intranet Actividades lúdicas Manual seguimiento


FORMAL vs INFORMAL VERTICAL

Descendente Ascendente

HORIZONTAL RUMORES


COMUNICACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN

COMUNICACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN Cualquier persona tiene ideas sobre como

hacer más productivo su trabajo. Muchas veces desaprovechamos la creatividad

y los conocimientos de las personas. Las personas están dispuestas a compartir sus

ideas. Si participas en una decisión, te implicarás más

en su implantación. No siempre los jefes tienen las mejores

respuestas.

COMUNICACIÓN INTERNA Obstáculos en la comunicación

Semánticos: vocabulario, diferentes idiomas, códigos del lenguaje

Físicos: interferencias del ambiente (ruido, cortes de luz – Internet-, voces entrecruzadas, etc.)

Psicológicos: Diferentes interpretaciones en función de la

persona. Ideas o culturas distintas. Posición jerárquica Emociones

COMUNICACIÓN INTERNA La comunicación descendente:

Es la comunicación que procede de la Dirección y progresa hacia abajo en cascada

Transmite instrucciones y órdenes; cada empleado recibe una parte de ella, la necesaria para su trabajo.

Debe ser PERIÓDICA, VERAZ y CREÍBE, la mejor arma contra el rumor.

COMUNICACIÓN DESCENDENTEBeneficios

Mejora el clima interno Potencia el rendimiento Prevé problemas Identifica problemas Evita rumores. Evita especulaciones. Reduce incertidumbres

Problemas más habituales

Temor a perder influencia. Ambigüedad de mensajes. Prioridad a mensajes de

ejecución de tareas frente a los institucionales.

Distorsión del mensaje tras varios niveles organizativos.

Falta de formación, actitud o habilidad en los mandos.

CANALES DE COMUNICACIÓN DESCENDENTE Publicaciones

internas. Manuales de acogida. Eventos internos. Reuniones. Tablones de

anuncios. Video-conferencias. Cartas. Memorandums.

Correo electrónico. Intranet. Programas de

reciclaje. Balance social. Sesión de puertas

abiertas. Desarrollo

profesional. Redes sociales.

COMUNICACIÓN INTERNA La comunicación ascendente:

Circula desde la base de la empresa hacia arriba.

El objetivo que persigue es conocer las opiniones, informaciones de la base y lo que ocurre en la empresa.

COMUNICACIÓN ASCENDENTEBeneficios

Incentiva a mejorar la capacitación profesional.

Reduce la conflictividad.

Incrementa el grado de adhesión con la empresa.

Eleva la autoestima del personal.


Desconfianza de los superiores hacia sus empleados.

Refuerza informaciones positivas y sanción de quejas.

Crítica entre compañeros vs crítica formal.

Acciones no coherentes con la información que se pide.

CANALES DE COMUNICACIÓN ASCENDENTE

Buzón de sugerencias.

Visitas en el trabajo.

Círculos de calidad.

Grupos de mejora. Encuestas de

clima.

Reuniones aleatorias con la Dirección.

Blog corporativo interno.

Portal del empleado

COMUNICACIÓN INTERNA La comunicación horizontal:

Es la efectuada entre personas y departamentos que se encuentran en niveles jerárquicos similares.

Su objetivo es lograr la coordinación y armonía entre departamentos, evitando duplicidades de trabajo y compartiendo la información en el mismo nivel.

COMUNICACIÓN HORIZONTALBeneficios

Aumenta la coordinación.

Mejora el clima interno. Integra la organización. Fomenta la innovación. Desarrolla trabajo en

equipo.


Exceso de departamentos.

Existencia “reinos de taifas”.

Culturas excesivamente competitivas.

Falta de medios. Falta de canales

adecuados.

CANALES DE COMUNICACIÓN HORIZONTAL

Informes. Correo interno. Memorándums. Revistas de empresa. Comisiones de

estudio. Reuniones. Equipos de trabajo.

ELEMENTOS DE COMUNICACIÓN INTERNA

1. Objetivos claros de qué se pretende conseguir

2. Conocer a los diferentes públicos/destinatarios

3. Adaptarse a los diferentes públicos/destinatarios

4. Ser creíble desde el terreno

5. Anticiparse, tomar la iniciativa

6. Invertir en comunicación: ¡actitud de escucha!

7. Coordinar a los diferentes implicados

8. Articular comunicación interna/externa (coherencia)

9. Combinar método y creatividad (participación)

10. Evaluar el impacto,… ¡para ir mejorando!

ESTRUCTURA PLAN COMUNICACIÓN INTERNA

COMUNICACIÓN

ACCIONES / CANAL

DESTINATARIOS

CALENDARIO

Descendente (mensajes)

Ascendente (escuchar)

Transversal(compartir)

UTILIDADES DE LA COMUNICACIÓN INTERNA Estrategias y nuevos proyectos. Estructura de la organización. Cultura corporativa. Imagen Corporativa. Implantación nuevas herramientas de

comunicación. Fusiones y adquisiciones. Traslado de instalaciones. Marca interna. Regulación de empleo, ERES, convenios colectivos,

…

LA COMUNICACIÓN INTERNA EN LAS EMPRESAS

ERRORES DE COMUNICACIÓN INTERNA

Los directores ejecutivos no siguen sus propias normas Los empleados reciben la información importante de la prensa No se involucra a los empleados en procesos de cambio

sustanciales Los procesos de toma de decisiones no se comunican eficazmente Los correos electrónicos están sobreestimados Los líderes prefieren la comunicación del @ en vez de la presencia

personal y la comunicación La comunicación interna es unilateral Los directores subestiman la comunicación no verbal Los empleados y sus contribuciones no son valorados

suficientemente Las decisiones no son justas

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