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UNIDAD 2:

LA DIRECCIÓN Y EL LIDERAZGO EN LA EMPRESA.

CÓDIGO DEONTOLÓGICO Y CONFIDENCIALIDAD

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Son dos temas muy relacionados con la función de secretariado.

OBJETIVO DE LA UNIDAD:Que el alumno comprenda la importancia y el significado, así como la responsabilidad de la dirección en la empresa. Ya que, en ocasiones, deberán actuar como intermediarios del poder que emana de la dirección.

DIRECCIÓN

Y

LIDERAZGO

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EN ÉPOCAS ANTERIORES:la acción directiva se dirigía básicamente a potenciar el poder personal dentro de la empresa, más que a facilitar el desarrollo y progreso del equipo humano que la compone y el empleo eficaz de los recursos materiales.

EN LA ACTUALIDAD:como consecuencia del entorno dinámico en que nos movemos, se necesitan directivos menos burocráticos, con capacidades y conocimientos que le permitan dirigir a un grupo con éxito.

LA DIRECCIÓN DE LA EMPRESA

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DIRECCIÓNProceso permanente que consiste en obtener resultados u objetivos con la activa colaboración de otras personas respondiendo, de los resultados logrados con estos colaboradores

Pretende:Obtener objetivos

Tiene que:Valorar los resultados

Hay dos formas de alcanzar los objetivos:4Realizando el trabajo uno mismo: no existe

acción directiva4Coordinando y controlando el trabajo de los otros

y asumiendo la responsabilidad de los resultados

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1.- NIVELES DE DIRECCIÓNLas funciones y habilidades de los directivos varían dependiendo del nivel de mando que posean.No es lo mismo dirigir un Departamento que una multinacional.El hecho de dirigir con éxito un restaurante, no capacita para dirigir un banco. DIRECTIVOS MEDIOS:

FUNCIÓN: Apoyan a los altos ejecutivos yRealizan funciones relacionadas con:

La supervisión directa Las relaciones con el entorno exterior de la empresa y el Desarrollo de las estrategias de la misma.

MANDOS INTERMEDIOS:

FUNCIÓN:Supervisión y control de los operarios y personal administrativoDeben tener un nivel de capacitación suficiente para dirigir a sus subordinados

TRABAJADORES

Posición problemática;Reciben presiones de

arriba y de abajo

DIRECTORES EJECUTIVOS:

FUNCIÓN: Presentar a las organizaciones un futuro motivador, definiendo su misión y estableciendo estrategias que sirvan de guía.

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2.- LA DIRECCIÓN Y EL LIDERAZGOMientras que la dirección consiste en realizar una

serie de funciones dentro de la empresa, el liderazgo es aquella parte de las actividades del directivo mediante la cual se puede influir en la conducta de las personas y grupos, para que voluntariamente confluyan hacia el logro de los objetivos.

De este concepto surgen dos aspectos fundamentales en el liderazgo:

1) El proceso intelectual de concebir los objetivos de la organización empresarial.

2) El factor humano, la capacidad de influir en la gente para que, voluntariamente, se empeñe en el logro de objetivos

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PODEMOS DECIR QUE:Las personas que ocupan puestos de responsabilidad tienen poder para mandar, sin embargo, no todos los mandos son líderes, ni todos los líderes ocupan puestos de autoridad en la jerarquía organizacional

El liderazgo es el esfuerzo por influir en los demás para obtener un objetivo. Descansa sobre el PODER

y la AUTORIDAD

EL PODER, cuando está legitimado por la organización se convierte en AUTORIDAD

El ingeniero

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EL LÍDER

Recurre a diferentes tácticas para influir en sus subordinados

GRUPO DETRABAJO

LA OBLIGATORIEDAD:recurriendo a la presión o coacción sobre el grupo. La obligatoriedad se basa en la dependencia de los subordinados debido al miedo por: poder físico, social, económico,...

EL CONVENCIMIENTO: que se produce cuando existe plena confianza en la persona que realiza la influencia o hay pleno convencimiento en las propuestas e ideas que realiza el líder.

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3.- FUNCIONES DEL PROCECO DIRECTIVO

4Conocimiento de los hechos, que puedan influir en la eficacia de sus posibles acciones y decisiones. Método DAFO (1)

4Fijación de metas y objetivos, elaborar estrategias, fijar metas y establecer pautas de comportamiento.

4Ordenación y valoración de los medios, para el mejor aprovechamiento de los medios hay que programar y elaborar presupuestos que marquen límites cuantitativos.

4Organización: definición del organigrama, así como de las distintas funciones y responsabilidades, delegación de actividad y responsabilidades y coordinación de las actividades.

4Dirección de personas: elección adecuada de las personas, cuidar su formación y su motivación.

4Control: verificación y corrección de las dificultades e imprevistos sobre el programa de acción.

Ej. D. Jesús Ramírez

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(1) ANÁLISIS DAFO Es uno de los instrumentos de análisis más útiles. Su

nombre proviene de las iniciales de los cuatro conceptos que intervienen en su aplicación: D=debilidades, A=amenazas, F=fortalezas y O=oportunidades.

El análisis DAFO permite:

Determinar las verdaderas posibilidades que tiene la empresa para implantar una decisión.

Concienciar al directivo sobre la dimensión de los obstáculos que deberá afrontar.

Permitir explotar más los factores positivos que los negativos.

Esquema de trabajo utilizado

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4.- LAS HABILIDADES DEL DIRECTIVO

“Dirigir también es un arte”

No todas las personas son válidas para “todos” los puestos directivos

Relaciones laborales

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Los directivos más eficaces son los que, en lugar de emplear el poder legítimo, nada más, emplean también habilidades propias del liderazgo

Kouzes, Blanchard y Kotter señalan en sus estudios las siguientes características de los líderes:

4Son visionarios (capacidad para definir un escenario futuro)4Son generadores de cambio sociales u organizativos.4Trabajan en equipo, consiguiendo que el personal se una

alrededor de un objetivo común.4Se conocen a sí mismos e infunden confianza en sus

colaboradores

Ej. Eduardo GonzálezCuestiones sobre las dos

primeras páginas de documento Valdano

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5.- DELEGACIÓN DE FUNCIONESEl directivo ha de saber delegar, debido al gran volumen de trabajo que implican ciertos proyectos, así como a la diversidad de conocimientos que requieren.

NIVELES DE DELEGACIÓN

De funciones

De responsabilidades

Depoder

La persona cumple la tarea pero no responde de los resultados finales.

Se pueden tomar decisiones dentro de unas normas, fuera de las cuales se debe pedir autorización

Se transfiere a la persona el poder necesario para la toma de decisiones completa.

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VENTAJAS DE LA DELEGACIÓN

4 Permite que el “pensamiento” del directivo se transfiera a toda la organización.

4 Los subordinados adquieren responsabilidades y eso repercute en la satisfacción e implicación en el trabajo.

4 Desarrolla la capacidad de los empleados para tomar decisiones y aceptar responsabilidades.

4 Permite multiplicar la capacidad de trabajo y aprovechar al máximo las cualidades del directivo.

A la hora de delegar el directivo deberá tener en cuenta, sobre todo:

Si él mismo puede tomar la decisión con facilidad no hay motivo para delegar.

A la hora de delegar hay deberá ser “claro” y “preciso”

Ej. D. Gabriela Ruíz

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ESTILOS DE DIRECCIÓN.

1.- ESTILO AUTOCRÁTICO

4 Plantea una directiva firme y exigente.

4 Las órdenes del directivo autoritario no se pueden discutir ni replantear, en el proceso de toma de decisiones sólo participa él.

4 Tiende a crear un ambiente de trabajo tenso y poco gratificante para los trabajadores, cuyos deseos y necesidades quedan supeditados a la consecución de los objetivos empresariales

Experimentos

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2.- ESTILO BUROCRÁTICO:

4 El líder burocrático busca sobre todo la eficacia a la hora de desempeñar el trabajo, mediante toda una serie de reglas y reglamentos, en los que fundamenta los pilares sobre los que asienta su autoridad.

4 Crea un ambiente de trabajo demasiado rígido e inflexible entre los dirigentes y los subordinados, que están obligados a seguir las instrucciones exactas y precisas establecidas por los primeros.

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3.- ESTILO DEMOCRÁTICO:

4 Fomenta el trabajo en equipo, del que obtiene una serie de alternativas, propuestas y sugerencias sobre un determinado problema, juzgándolas objetivamente antes de tomar una decisión.

4 Los grupos con líderes democráticos muestran un alto grado de satisfacción y resultados de mayor calidad.

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4.- ESTILO LAISSEZ FAIRE:

4 El líder no impone sus puntos de vista y criterios y por ello no influye en la formación de grupos ni en la división de tareas.

4 Provoca un ambiente de trabajo protagonizado por la confusión, la deslealtad y la desconfianza de los trabajadores.

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5.- ESTILO PATERNALISTA:

Considera que las necesidades y deseos de las personas son más importantes que la propia producción y tiende a preocuparse y a tratar de solucionar los problemas personales y profesionales de las personas que están a su cargo.

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TEORÍAS Y ENFOQUES DEL LIDERAZGO

¿Qué factores explican que algunos directivos tengan éxito y otros

no?

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A) El liderazgo como rasgo de personalidad:o Teoría del gran hombreo Teoría de los rasgos

B) El liderazgo desde un enfoque situacional.o Teoría de Paul Hersey y Ken Blanchard

C) El liderazgo como conductao Teoría de Robert R. Blake y Jane S. Mouton (T.

malla gerencial)D) El liderazgo desde un enfoque funcionalE) Enfoque empírico del liderazgo

o Liderazgo participativo. Modelo de Lickerto Liderazgo innovador

TRABAJO A

REALIZAR:

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DESARROLLO DE LAS HABILIDADES SOCIALES EN EL ENTORNO DE TRABAJO:

HABILIDADES SOCIALES

ASERTIVIDADY

EMPATÍA

Las habilidades sociales más valoradas por las empresas son:

• INICIATIVA• CAPACIDAD DE COMUNICACIÓN• FLEXIBILIDAD• CAPACIDAD PARA TRABAJAR EN

EQUIPO.

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ÉTICA:Ciencia práctica y normativa que estudia el comportamiento de los hombres, que conviven socialmente bajo una serie de normas.

MORAL:Reglas o normas por las que se rige la conducta de un ser humano, en concordancia con la sociedad y consigo mismo.

Mientras que la ÉTICA abarca las normas que permiten la convivencia de personas y grupos, la MORAL, se considera subjetiva, abarca la conciencia individual

CÓDIGO DEONTOLÓGICO EMPRESARIAL

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PRINCIPIOS ÉTICOS, son normas y valores básicos que permiten guiar las diferentes conductas y acciones de la vida humana en un lugar y tiempo determinados. Se caracterizan por:

• Encauzar la conducta de los hombres.• Ser valores y normas de general aceptación

que no tienen un carácter arbitrario.• Se transmiten de generación en generación.• Son difíciles de mover pero, no son

inmutables.

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EJEMPLOS:

PRINCIPIOS ÉTICOS:

• Un médico que se niega a realizar un aborto porque eso va en contra de los principios éticos de la medicina de preservar la vida.

• Un policía que se niega a recibir un soborno por permitir el ejercicio de la prostitución.

• Un asesor fiscal que no colabora con la evasión de capitales de su cliente.

EJEMPLOS DE MORAL:

• Un médico que se niega a realizar un aborto porque infringe los principios morales de su religión.

• No se considera moral:• Ejercer la prostitución.• Ir desnudo en la vía pública.

• Una persona que devuelve el cambio de más en la caja del supermercado, está actuando según unas normas morales

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En el ámbito empresarial, son los principios éticos los que regulan el sector, tanto en lo referente a las relaciones internas como a las relaciones con el exterior.

Se aplican los siguientes principios:• Principio de legalidad, que garantiza la convivencia en el ámbito social

y económico.• Principio de responsabilidad, que dejará bien claro, quién exige

responsabilidades, cómo se sustancian las mismas y si se han pactado limitaciones al respecto.

• Principio de lealtad a la empresa.• Principio de discreción, que afecta a la NO divulgación de información

manejada en el trabajo así como a la toma de medidas para proteger los documentos confidenciales.

• Principio de integración que supone que los trabajos se realizan de buena fe, que no se discrimina a las personas ni se atentará contra su integridad física.

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CÓDIGO DEONTOLOGICORecopilación de normas básicas y valores que orientan los comportamientos y actitudes de las personas que son asumidos por éstas para llevar correctamente una actividad profesional.

•Se asume libre y voluntariamente.•Transgredir sus normas se sanciona con el deshonor y la pérdida de confianza por parte del grupo.

•No es un adorno, no debe quedar en una mera declaración de intenciones.

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RESERVA Y CONFIDENCIALIDAD

1. CONFIDENCIALIDAD DEL SECRETARIO/A:La posición del profesional del secretariado exige la mayor discreción y gran cautela en cuanto a lo que se dice y en relación con la documentación que genera o recibe.

• Los archivos deben cerrarse con llave.• La mesa de trabajo debe quedar limpia de papeles al final de la

jornada.• Hay que tomar precauciones con el ordenador, si se abandona

el puesto de trabajo• La agenda del directivo es confidencial.

La confidencialidad es para TODOS los profesionales del secretariado y sólo para los que están en niveles ejecutivos.

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2. LOS SECRETOS DE LA EMPRESA:

Los secretos de empresa

TÉCNICOS:Planos, fórmulas,….

COMERCIALES: Nombres,

direcciones, datos contables.

En los últimos años, muchos países han sancionado normas jurídicas sobre la protección de la información comercial confidencial, siempre y cuando:

• La información tenga el carácter de secreto• Tenga valor comercial por ser secreta• El titular haya tomado medidas razonables para mantenerla

secreta.

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EN ESPAÑA:

El código penal castiga:• Al que descubra, revele o ceda datos reservados de las

personas jurídicas, sin su consentimiento. (entre uno y cuatro años de prisión + multa e inhabilitación profesional).

• A los que se apoderen de datos o documentos con el fin de descubrir un secreto de empresa (dos a cuatro años de prisión + multa).

• La difusión o revelación de un secreto de empresa por parte de quien tenga legal o contractualmente obligación de guardar reserva.

• Si la razón de guardar secreto tiene un objetivo ilícito, no tiene por qué ser protegido.

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3. CLÁUSULAS DE CONFIDENCIALIDAD Y NO COMPETENCIA.Los empleados deben confidencialidad al empleador de manera automática.Aún así existen varios tipos de cláusulas contractuales que las empresas pueden suscribir con sus empleados para proteger su información.

CLÁUSULA DE CONFIDENCIALIDAD:

Obliga a ambas partes a no divulgar información confidencial comprendida en el contrato. Figurarán en todos los contratos, ya sean empleados fijos, pasantes, …..

CLÁUSULA DE NO COMPETENCIA:

Impide a los empleados entrar a trabajar en una posición similar en la competencia o incluso dedicarse a actividades empresariales privadas utilizando información de la empresa.

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4. BUENAS PRÁCTICAS PARA PROTEGER LA INFORMACIÓN CONFIDENCIAL

1. Clasificar la información.2. Crear acuerdos se confidencialidad, es lo correcto cuando una

empresa tiene que compartir información con otra entidad física o jurídica.

3. Implantar otras herramientas para proteger la información, inculcando en cada colaborador su asunción de responsabilidad en la seguridad de la información que extiende fuera de la oficina.

4. Llevar un control de la información confidencial, tomando medidas adecuadas:

• Separar la información confidencial enumerando y nombrando los documentos, asuntos,….

• Usar manuales para los empleados• Suscribir acuerdos de no divulgación• Crear barreras físicas de seguridad,……