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GESTION ADMINISTRATIVA ACTA DE REUNION COMITÉ

F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0

ACTA DE REUNIÓN O COMITÉ No. 6

Hora:8:30 am Fecha: marzo 26 de 2014

Lugar: Sede Regional Valle del Cauca

Dependencia que Convoca:

Grupo de Planeación y Sistemas

Proceso: Direccionamiento Estratégico, Gestión Financiero, Gestión Restablecimiento de Derechos, Gestión de Adopciones, Gestión de Responsabilidad Penal, Gestión para la Atención Integral a la Primera Infancia, Gestión para la Promoción y Prevención para la Protección Integral de la niñez y adolescencia, Gestión para la atención de las familias y comunidades

Objetivo:

Convocatoria:

De: Julian Ernesto Swann Velasco Enviado el: viernes, 21 de marzo de 2014 3:54 p. m. Para: Coordinadores de Grupo Valle; William Felipe Marquez; MARTHA ELENA JURADO

MONTALVO; Juana Maria Soto; Orfa Valencia Bedoya; Maria Ruth Popo Gonzalez; Miguel Antonio Medina Marín CC: Jhon Arley Murillo Benitez; Francisco Antonio Calvache Paz; Gerardo Ernesto Baeza

Bejarano; Angela Yaneth Reyes Becerra Asunto: Agenda Comité estratégico - Miércoles 26 de Marzo de 2014 Importancia: Alta

Cordial Saludo, Apreciad@s Coordinador@s, Informo que el comité estratégico se reprogramó para el día Miércoles 26 de marzo de 8:00 p.m. a 6 p.m. – Oficina de Ciclos de Vida 4to Piso, con la

siguiente agenda:

TEMA HORA

Seguimiento compromisos RXD, Cronograma

auditoria interna.( Planeacion y Sistemas) 8:00-9:00 am

Revisión compromisos comité estratégico.(

Planeacion y sistemas) 9:00-9:30 am

Ejecución presupuestal( G.Financiero) 10:30-11:30 am

PAC (G.Financiero-G. Ciclos De Vida) 11:30-12:30 am

Ejecución Metas Sociales y Financieras Febrero

2014(Planeacion y Sistemas) 12:30-1:30 pm

- Varios: Tema Nutricionista-Dietista Julieth

García Gaviria, Del Cz suroriental, quien

solicita traslado, el Director confirma que

en próximo comité se tratara el tema.



Se da lectura de la agenda por parte del coordinador del área de Planeación y sistemas.

ESTADO DE COMPROMISOS REVISION POR AL DIRECCION.

El profesional Épico, Gerardo Baeza realiza la presentación del estado de los compromisos de revisión por la dirección:

Mencionando que la herramienta ha tenido algunos cambios y para su mejor aprovechamiento e interpretación, se explica su manejo.

Se hace énfasis en que al filtrar para consultar los compromisos pendientes se debe tener en cuenta que hay algunos compromisos compartidos.

Según lo establecido en el procedimiento PR10.MPE1 Revisión por la dirección del sistema integrado de gestión, en su actividad 6:

A continuación relacionamos el estado del seguimiento a compromisos de revisión por Dirección al corte 25/03/2014, donde se refleja un 22% de compromisos vencidos a la fecha, frente a un



14% de compromisos cumplidos (sobre 115 compromisos totales).

Cantidad de Compromisos: 115 100%

Cumplidos 16 14%

Pendientes dentro de Términos 74 64%

C. Vencidos 25 22%

La siguientes es la discriminación, del estado de compromisos por responsables (Verificar la

columna estado en la hoja “consolidado compromisos”)



ResponsableCantidad total de

Compromisos

Pendientes dentro

de TerminosCumplidos % Cumplimiento C. Vencidos % C Vencidos

Profesional Líder Oficina Aseguramiento a

Estándares5 5 0 0% 0 0%

Coordinadores Centros Zonales Cartago, Palmira,

Tuluá, Roldanillo, Buga.1 1 0 0% 0 0%

Coordinadora CZ Cartago 1 1 0 0% 0 0%

Coordinadora Grupo Financiero 6 6 0 0% 0 0%

Coordinador Grupo Planeación y Sistemas 9 0 9 100% 0 0%

Coordinadora Grupo Protección 11 2 0 0% 9 82%

Coordinadora Grupo Atención por Ciclos de Vida y

Nutrición16 14 0 0% 2 13%

Profesional líder Eje de SGSI 16 14 0 0% 2 13%

Coordinadora Grupo Administrativo 7 4 3 43% 0 0%

Coordinador Grupo Planeación y Sistemas

Profesional líder eje de SGSI

1 1 0 0% 0 0%

Profesional líder Coordinación y Articulación SNBF 5 4 0 0% 1 20%

Coordinadora Grupo Jurídico 7 2 0 0% 5 71%

Profesional Líder Gestión Servicio y Atención 11 8 0 0% 3 27%

Profesional Líder Eje de S y SO 3 3 0 0% 0 0%

Coordinadora Grupo Financiero

Coordinadora Grupo Jurídico

1 1 0 0% 0 0%

Supervisor de Contrato - Nutricionista Grupo

Atención Ciclos de Vida y Nutrición1 1 0 0% 0 0%

Coordinadores de Grupo y Oficina Regional.

Consolida y reporta el cumplimiento (al GPyS):

Coordinadora Grupo Administrativo

1 1 0 0% 0 0%

Profesional Líder Eje Ambiental 4 4 0 0% 0 0%

Coordinadores Centros Zonales

Consolida y reporta el cumplimiento (al GPyS):

Coordinadora Grupo Administrativo

1 1 0 0% 0 0%

Coordinador Grupo Administrativo

Director Regional

1 0 1 100% 0 0%

Coordinadora Grupo Protección

Director Regional

1 0 0 0% 1 100%

Profesionales Épico 2 1 1 50% 0 0%

Director Regional 2 0 2 100% 0 0%

Coordinadores de Grupo, Coordinadores de

Centros Zonales y Líderes de oficina Aseg.

Estándares y SNBF

Consolida y reporta cumplimiento:

Profesionales Épico

1 0 0 0% 1 100%

Coordinadores de Grupos y Coordinadores de

Centros Zonales

Consolida y reporta cumplimiento:

Coordinadora Grupo Jurídico

1 0 0 0% 1 100%

En cuanto a los casos del área de Protección la Dra. Leonor estrada, confirma que ya están cumplidos pendientes por reportar.

A lo que se socializa que los avances y reportes se pueden realizar los profesionales épicos a medida que se ejecuten, así mismo se pueden reportar las dificultades que se presentan para el cumplimiento de los compromisos.



Cuando el compromiso esta para todos los CZ, se coloca un encargado para consolidar. (No lo considero necesario)

CRONOGRAMA AUDITORIAS VALLE.

Ya se encuentra actualizado el cronograma de auditoría 20014, generado por la oficina de control interno, según el cual la Regional Valle está programado entre el 7 y 11 de abril, por lo que se recomienda en esa semana no programar actividades que requieran desplazamiento y dificulten , para responder a los requerimientos de la auditoria.

Este cronograma había sido previamente socializado a todos los coordinadores de grupo, de centros zonales y líderes de oficina regional

Se está a la espera del plan de auditoría y determinar las fechas específicas en las cuales se auditaran los diferentes macro procesos /procesos en la regional

COMPROMISOS COMITÉ ESTRATEGICO



Se realiza la presentación de las modificaciones de la herramienta de seguimiento a compromisos de comité estratégicos, socializando que la metodología seguirá siendo la misma utilizada en la vigencia anterior, donde no se dará por cumplido el cumplimiento del compromiso hasta que no se reporten las evidencias.

PAC.Dra. Julieta Gutiérrez.

PROGRAMA ANUAL DE CAJA.



1. P.A.C –Programa Anual de Caja, montomáximo mensual de fondos disponibles paraefectuar pagos. Los Grupos de la Sede Regionalproyectan el PAC Recursos 11,16 y 27.

2. El control, seguimiento y ajustes mensualesde PAC, es responsabilidad de los Gerentes delos Grupos(Coordinadores).

3. La oficina de Tesorería: Maneja carpetacompartida donde tienen acceso los GruposCiclos de Vida, Protección, Planeación ySistemas y Dirección(SNBF), para consultapermanente del estado del pago de las cuentas.Igualmente los saldos disponibles de PAC encada Grupo.Nota: Esta carpeta es alimentada y actualizada diariamente poresta oficina a través del colaborador designado a esta función.

CONTROL DE CUENTAS 2014 P VIGENCIA MARZO MODIFICADO.xlsx



VALORPERIODO

PAGOREC NOTA RECIBIDA REVISADA DEVUELTA

ENVIADA A

CONTABILIDAD

RECIBIDO

CONTABILIDADOPP

606.165,00 ENERO 16 FEB 20 FEB 20 marzo 6 marzo 10

1.414.385,00 ENERO 16 FEB 20 FEB 20 marzo 6 marzo 1048455614 al

48458114

2.419.347,00 FEBRERO 16 MARZO 10 MARZO 11MARZO 12 MARZO 17 MARZO 19

2.020.550,00 FEBRERO 16 MARZO 6 marzo 10marzo 11 -

marzo 14

marzo 17marzo 17

1.728.105,00 FEBRERO 16 MARZO 6 marzo 11marzo 12 -

marzo 14

MARZO 17MARZO 19

5.184.315,00 ENERO 16 FEB 20 FEB 20 FEB 20 MARZO 3 MARZO 11 MARZO 12

9.677.388,00 ENERO 16 FEB 20 FEB 20 FEB 20 MARZO 3 MARZO 11 MARZO 12

10.023.009,00 FEBRERO 16 MARZO 5 MARZO 12 MARZO 13 MARZO 17 MARZO 18 MARZO 19

5.184.315,00 FEBRERO 16 MARZO 5 MARZO 12 MARZO 13 MARZO 17 MARZO 18 MARZO 19

HG

Se deben realizar un cuadro de proyección de pagos al año.

En este momento se está realizando desde los procesos, ajustes mensuales de acuerdo a los pagos realizados cada mes, esta responsabilidad es de los coordinadores misionales de proceso-

CUADRO CONTROL DE CUENTAS.

Datos actualizados a los que tiene accesos la dirección regional y coordinadores misionales de cada grupo.

Esta información es la que se maneja en la reunión con los contadores de la regional, y el grupo financiero se encargara de mantenerla actualizada para los descuentos de su PAC ASIGNADO, los recursos pagados.

Los grupos de la regional deben hacer seguimiento a los centros zonales para los descuentos oportunos.



4. La Oficina de Tesorería: Pasa a Contabilidad eltotal de las cuentas por Recursos 11,16 y 27, deacuerdo a lo asignado a cada Regional.

5. Tesorería _ Nivel Nacional: Contracreditada el 26de cada Mes, los saldos disponibles de PAC recursos11,16 y 27.

6. Tesorería-Nivel Nacional, hace el correspondienteanálisis del PAC solicitado y no utilizado por cadarecurso, para iniciar el respectivo castigo en el messiguiente.

La Dra. Julieta Gutiérrez sugiere que: Cada coordinador, con su contador debe venir a la regional de su ejecución y lo que no se ejecutado.

A lo que desde el grupo planeación y sistemas se sugiere reunirse con las partes para analizar alguna herramienta que aporte a este control de los recursos y su ejecución.

El Ing. Juan Pablo Castro.

Realiza la presentación de su trabajo en el seguimiento y análisis del manejo de los recursos en su proceso (Protección).

Es uno de los modelos que se analizaran en la reunión convocada por el coordinador de Planeación y sistemas.

La Dra. Orfa Valencia, confirma que desde su grupo se está realizando capacitaciones a los responsables del PAC, desde lo básico, ya que se ha notado que muchos desconocen la terminología, la parte técnica y la importancia de su responsabilidad.

De igual manera se está considerando el llamado a los operadores para la entrega oportuna de las cuentas, y el cumplimiento de los requisitos de las mismas, para no generar atrasos en los registros.

La Dra. Julieta Gutiérrez, sugiere y solicita que se tengan las evidencias de las solicitudes a los



CZ y operadores de los registros y entrega de cuentas a tiempo.

La Dra. Leonor Estrada, sugiere que se debe analizar la posibilidad de solicitud de recursos para estas actividades de seguimiento, ya que demanda mucho tiempo y en el momento no están considerados dentro de la estructura de personal existente.

Se debe elevar consulta al nivel nacional acerca de la fecha mínima de asignación del pac solicitado y si se va a reconocer el pac que no se ejecuto.

Se puede aprovechar la visita del Dr. Juan Carlos Méndez, esta semana para realizarle las consultas pertinentes.

CONSOLIDADO METAS FEBRERO.

El coordinador de Planeación y Sistemas realiza la presentación del cuadro de consolidado de ejecución de metas de febrero:

El cual presenta los datos de ejecuciones e inejecuciones, registros por centro zonal y municipio por modalidad, las gráficas de tendencia de las variables, lo que permitirá el mejor análisis, relacionado con el comportamiento de las modalidades.

Se sugiere por parte de los asistentes el manejo de la parte financiera en el consolidado, para el análisis y toma de decisiones, lo que será analizado para su viabilidad por parte del Coordinador de Planeación.

La Dra. Leonor Estrada argumenta relacionado con la modalidad Hogar Gestor que:



En CZ BUGA HOGAR GESTOR (10 CUPOS) se está liberando los recursos de un cupo no ejecutado por fallecimiento del Niño, para trasladar los recursos para otro centro zonal (Sevilla). Por lo que CZ BUGA quedaría con 9 cupos.

Compromiso enviar a los coordinadores de procesos el consolidado de metas sociales y financieras, para su revisión y análisis.

VARIOS:

La Dra. Leonor Estrada referente al tema del traslado de la Nutricionista Dietista, Julieth García Gaviria, sugiere ser tratado en presencia del Director Regional en propiedad.

- En cuanto al tema del cupo de Hogar gestor de CZ Buga para traslado a CZ Sevilla, se debe realizar el trámite respectivo, de liberación de recursos que está en proceso.

- En cuanto al tema del traslado de una menor desde Guania, se está esperando a que desde esa regional se envíen los documentos formados para que desde el grupo Proteccion en la regional Valle se inicie el trámite en firme.

- Se socializa fecha de próximo comité estratégico para el 7 de abril y ampliado 28-29 de abril.

La Dra. SOLLY SANTA, solicita a la Dra. Orfa Valencia su gestión para que se envíen a tiempo las modificaciones a contratos, ya que han sido poco los CZ que han enviado dichas modificaciones. Solo Buga, Yumbo (solo la Red) y Nororiental han enviado la información.

Las Doctoras Cielo Abadia, Maria Ruth Popo y Martha Elena Jurado, se excusan por la no asistencia al comité, por compromisos adquiridos con anterioridad.

Compromisos / tareas Responsables Fechas

1. Elevar consulta al nivel nacional acerca de la fecha mínima de asignación del PAC solicitado y si se va a reconocer el pac que no se ejecuto.

Se puede aprovechar la visita del Dr. Juan Carlos Méndez. Esta semana para realizarle las consultas pertinentes.

Coordinadora Grupo protección.

Abril 15 de 2014

2.enviar a los coordinadores de procesos el consolidado de metas sociales y financieras, para su revisión y análisis

Coordinador Planeacion y sistemas

30 marzo de 2014

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