TEMA - Repositorio Digital UTE: Página de...
Transcript of TEMA - Repositorio Digital UTE: Página de...
II
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
FACULTAD DE CIENCIAS DE LA INGENIERÍA
CARRERA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL MENCIÓN GESTIÓN DE
PROCESOS
TEMA:
“DISEÑO DE PLAN ESTRATÉGICO Y ESTUDIO DE MÉTODOS DE
TRABAJO PARA ESTANDARIZAR PROCESOS EN LA INSTITUCIÓN
REGISTRO OFICIAL, PARA LA OPTIMIZACIÓN DE RECURSOS, QUITO,
2010”
Tesis de Grado previa la obtención del título de
Ingeniero Industrial, Mención Gestión de Procesos.
AUTOR:
JOSÉ LUIS DUQUE DÉLEG
DIRECTOR DE TESIS:
ING. VICTOR CARRIÓN
QUITO – ECUADOR
2010
III
RESPONSABILIDAD
Del contenido del presente trabajo se responsabiliza el autor.
JOSÉ LUIS DUQUE DELEG
CI: 1714761911
Autor
IV
DECLARACIÓN
Yo, Ing. Víctor Carrión, docente de la Universidad Tecnológica Equinoccial certifico
que el presente proyecto, ha sido desarrollado por el señor JOSÉ LUIS DUQUE
DELEG, lo que implico que he realizado todas las revisiones y correcciones
necesarias para llegar a la culminación del mismo.
Ing. Víctor Carrión
DIRECTOR DE TESIS
V
VI
Agradecimiento
Cuando comencé a escribir los agradecimientos, pensé que por
descuido podía dejar a alguien importante fuera de la mención por esa
razón desde ya pido mil disculpas correspondientes en caso que
suceda, por lo que admito que siempre estarán en mi ser, pase lo que
pase!
Antes de todo quiero agradecer a DIOS, por darme salud, vida y las
fuerzas necesarias para poder seguir una dirección correcta también
por estar en los momentos que más he necesitado y poder enfrentarlos
y dar solución, darme la posibilidad de caminar junto a Él durante
toda la vida y luchar para conseguir mi meta “GRADUARME” y
comenzar nuevas etapas en mi vida.
A la Universidad Tecnológica Equinoccial, la cual abrió sus puertas
brindándome e inculcándome conocimientos, experiencia con valores y
moral para mi vida diaria y profesional.
VII
También quiero agradecer a todos los profesores que tuve el honor de
recibir sus clases, que con su conocimiento supieron dar la enseñanza
necesaria y forjarnos con gran fortaleza académica y personalidad
para saber actuar en la vida cotidiana como universitario,
profesionales y como personas.
En particular a mi profesor guía y director Ing. Víctor Carrión quien me
orientó con sus conocimientos y a tomar la decisión de inclinarme por
una de las más importantes materias en el mundo y que cada vez
crece con la tecnología y que podemos relacionar no solo a nivel laboral
también con nuestra vida cotidiana denominada Ingeniería de Métodos
y especialmente cogiendo los consejos durante el tiempo de clases y
ahora la culminación de mi tesis.
No puedo dejar de agradecer al Ing. Edgar Ramos y al Ing. Álvaro
Zambrano quienes con su tiempo organizado se dieron un espacio para
brindarme su apoyo y dirección gracias por su ayuda, me sirvió de
mucho.
José Luis Duque Déleg
VIII
Dedicatoria
Dedico esta tesis y toda mi carrera universitaria a Dios, por ser quien
ha estado a mi lado en todo momento igual que a mis padres,
dándome las fuerzas necesarias para continuar luchando día tras día
y seguir rompiendo todas las barreras que se me presenten.
A mi padre Ing. Washington Duque como un confidente, ejemplo y
persona por su tolerancia, comprensión que con sacrificio y su trabajo
diario me ha enseñado el valor del día a día ¡GRACIAS PADRE!
A mi madre, María Isabel Déleg por su paciencia, amor, valor,
constancia, alegría y el trabajo que se merece respeto, porque me ha
enseñado con su ejemplo.
A ti hermano mío David Duque que siempre estás en mi mente te
dedico esta tesis por lo que algún día llegarás y pasarás por este
trabajo, éxitos en tu vida.
IX
A mis abuelitos de parte de madre y padre que siempre eran la unión
de la familia y siempre lo serán con un corazón noble y sensible pero
de gran coraje.
A ti Lorenita porque eres una mujer admirable y luchadora por
adentrarte en mi corazón y en mi vida gracias amada mía.
A mi Kandy preciosa, que sin darse cuenta dio alegría y bienestar a la
casa.
A todos mis amigos del Colegio Andino que gracias a Dios seguimos
vivos para estar en contacto (sexto químico) y también a los
compañeros de judo una gran disciplina y trayectoria y todas las
personas que confiaron en mi
Los que han velado por mi salud, mis estudios, mi educación
alimentación entre otros, son a ellos a quien les debo todo, horas de
consejos, de regaños, de reprimendas de tristezas y de alegrías de las
cuales estoy muy seguro que las han hecho con todo el amor del
mundo para formarme como un ser integral y de las cuales me siento
extremadamente orgulloso.
José Luis Duque Déleg
X
ÍNDICE GENERAL
CARÁTULA………………………………………………………………………………….II
DECLARACIÓN ……………………………………………………………………………III
CARTA DEL DIRECTOR DE TESIS………………………………………………………IV
CARTA DE LA INSTITUCIÓN EL REGISTRO OFICIAL………………………………...V
AGRADECIMIENTOS……………………………………………………………………...VI
DEDICATORIA………………………………………………………………………...…VIII
ÍNDICE GENERAL……………………………………………………………………….…X
ÍNDICE DEL CONTENIDO………………………………………………………………...XI
INDICE DE CUADROS…………………………………………………………………..XIX
ÍNDICE DE FIGURAS…………………………………………………………………......XX
ÍNDICE DE TABLAS……………………………………………………………….…….XXI
ÍNDICE DE FOTOS…….…………………………………………………………….….XXII
RESUMEN………………………………………………………………………….…...XXIII
SUMMARY…………………………………………………………………….…...…....XXV
XI
INDICE DE CONTENIDO
CAPÍTULO I
1. INTRODUCCIÓN………………………...………………...……………. 1
1.1. Antecedentes……………….………………………………………… 2
1.2. Planteamiento del Problema ………………………………….……… 5
1.3. Formulación y Sistematización del Problema ……………………… 6
1.4. Objetivos……………………………………………………………… 7
1.4.1. Objetivo General………...…………………………………....... 7
1.4.2. Objetivos Específicos…………………………………………. 7
1.5. Justificación………………………….………………………………… 8
1.6. Hipótesis………………….………………………………….…….…… 9
1.7. Metodología………….………………………………………………… 9
1.7.1. Diseño de la Investigación……………………..………………. 9
1.7.2. Métodos de Investigación…………..………………….……… 10
1.7.2.1. Método Científico…………...…………………………. 10
1.7.2.2. Método Deductivo…………….………………....……… 10
1.7.3. Técnicas de Investigación………………..……………………… 11
1.7.3.1. Metodologia de Estudio…………………………………. 12
XII
CAPÍTULO II
2. MARCO TEÓRICO……………………………………………………... 14
2.1. Historia de la planeación estratégica………………………………… 14
2.1.1. ¿Qué es un plan?........................................................................ 16
2.1.2. ¿Qué es estrategia?.................................................................... 16
2.1.3. Planeación Estratégica………………….…………………..… 17
2.1.3.1. Propósito de las estrategias…………………………… 17
2.1.3.2. Pasos para una planeación estratégica………………… 17
2.1.4. En el plan estratégico se debe señalar…...……………………. 20
2.2. Análisis Foda………………………………………....…………….... 21
2.2.1. Significado del término Foda……………………..…………... 21
2.2.2. Análisis Externo: (oportunidades y amenazas)……………….. 22
2.2.2.1. Oportunidades………………………………..…...…... 24
2.2.2.2. Amenazas……………………………………………... 24
2.2.3. Análisis Interno: (debilidades y fortalezas)…………………... 25
2.2.3.1. Fortalezas...………………………………………….... 26
2.2.3.2. Debilidades……………………………….…………... 26
2.2.4. Matriz del análisis foda……………………………….……… 27
2.3. Antecedentes de la Ingeniería de Métodos…………………………. 28
2.3.1. Evolución de la Empresa Industrial………………………….. 28
XIII
2.3.2. Concepto de Empresa…………………………..…….………… 31
2.3.3. Formulación de problemas de productividad……. …………… 33
2.3.4. Factores que Restringen la Productividad……………………… 33
2.4. Temores al Promover el Aumento de la Productividad……….............. 35
2.4.1. Recurso Humano………………………………….…………..… 37
2.4.2. Indicadores Importantes de la Productividad…………………... 40
2.4.3. Suplementos……………………………………………………... 40
2.4.4. Métodos de Calificación…………………….………………….. 41
2.4.4.1 Nivelación………………………………………………. 41
2.5. Condiciones de Trabajo……………………………………..…………. 43
2.5.1. Limpieza………..……………………………..………………… 44
2.5.2. Agua Potable e Higiene……………………….……………….... 45
2.5.3. Orden…………………………………………………………… 45
2.5.4. Calidad e Intensidad de Iluminación……….………………….. 45
2.5.5. Ventilación, Calefacción y Refrigeración…..………………….. 46
2.5.6. Acondicionamiento Cromático……………..………………….. 48
2.5.7. Ruido y Vibración……………………………………………… 49
2.5.8. Musica Ambiental……………………………………………… 49
2.6. Diagramas y Gráficos empleados en el Análisis de Métodos………… 50
2.6.1. Diagrama de Procesos ………….……..……………………….. 50
2.6.2. Diagrama de Procesos de la Operación….……………….…….. 51
2.6.3. Diagrama de Flujo de Procesos…….……….………………….. 53
XIV
2.6.4. Diagrama de Recorrido………………….…..…………………. 55
2.6.5. Diagrama de Interrelacion Hombre – Máquina.……….……….. 55
2.6.6. Diagrama de Proceso Grupo o Cuadrilla……….……….……… 56
2.6.7. Diagrama Pert…………………………………….……….……. 57
2.6.8. Datos Estandar y Gráficas……….……………………………… 58
2.6.9. Analisis Costo - Beneficio…...............………………………….. 58
CAPÍTULO III
3. EL REGISTRO OFICIAL…………………..………………………… 59
3.1 Localización del Registro Oficial………..………………...……..…….. 59
3.2 Analisis FODA……………………………….……….………………... 59
3.3 Estructura Organizacional del Registro Oficial……...…………………. 60
3.4 Descripción del Cargo…………………………………………………... 62
3.4.1 Director General del Registro Oficial………...…………………. 62
3.4.2 Secretaria del Director General……….…………………………. 62
3.4.3 Auxiliar de Servicios…………………………………………….. 63
3.4.4 Chofer…………………………..……………………………….. 63
3.4.5 Operadores………………………………………………………. 63
3.5 Desarrollo del Proceso de Levantamiento y Correccion de Texto……… 63
3.5.1 Recepción de Documentos……………………………………… 64
XV
3.5.2 Actualización del Documento…………..………………………. 64
3.6 Descripción del producto………………………………………………. 64
3.7 Planeacion Estrategica en el Registro Oficial…………..……………… 66
3.8 Estudio de Métodos en el Registro Oficial…………………………….. 71
3.9 Análisis de Métodos de Trabajo en el Registro Oficial………………… 72
3.9.1 Aspectos Importantes del Método de Trabajo………………….. 74
CAPÍTULO IV
4 Propuesta del Plan Estratégico ……………………………………….... 75
4.1 Análisis del Entorno Interno de la Institución………………………..... 75
4.1.1 Reseña de la Institución………………………………………… 75
4.1.2 Visión………...…………………………………………………. 77
4.1.3 Misión………...…………………………………………………. 78
4.1.4 Valores………...…………………………………………………. 79
4.1.5 Constitución Legal……………………………………………… 79
4.1.6 Estructura Administrativa del Registro Oficial…………… ……. 80
4.1.7 Proceso de Producción………………………………………….. 80
4.1.8 Productos que Comercializa…………………………………….. 80
4.1.9 Posicionamiento…………………………………………………. 81
4.1.10 Análisis de las Ventas…………………………………………… 81
XVI
4.1.11 Análisis de la Promoción………………………………………... 77
4.1.12 Análisis de la Fijación de Precios……………………………..… 82
4.1.13 Análisis de Competidores Principales…………………………… 82
4.2 Análisis del Entorno Externo de la Institución……………………….… 84
4.2.1 Ambiente Económico ………………………………………..… 84
4.2.2 Ambiente Demográfico……………………………………..….. 90
4.2.3 Ambiente Tecnológico…………………………………………. 92
4.2.4 Ambiente Cultural………………………………………..…….. 95
4.2.5 Ambiente Legal / Político………………………………………. 97
4.2.6 Ambiente Natural………………………………………………. 99
4.3 Análisis de la Demanda………...………………………………..…… 100
4.4 Análisis de la Oferta……..…………………………………………… 100
4.5 Objetivo de Ventas…..……………………………………………….. 101
4.6 Objetivos de Marketing………………………………………..………. 101
4.7 Mercados Meta………………………………………………………… 101
4.8 Posicionamiento………………………………………………………... 101
4.9 Estrategia Genérica……………………………………….………….… 102
4.10 Estrategias de la Mezcla de Marketing……..……………………….…. 106
4.10.1 Estrategias de Producto……………………………………..…… 106
4.10.2 Estrategias de Distribución………………………………….…… 108
4.10.3 Estrategias de Promoción………………………………………… 109
4.10.4 Estrategias de Precio………………………………………..……. 111
XVII
4.11 Creación del Departamento de Marketing………………….………… 112
4.11.1 Tipo de Organización del Departamento……………….………. 112
4.11.2 Funciones Generales del Departamento…………………….…… 113
4.12 Presupuesto para el Plan de Marketing………………………….……. 114
4.13 Cronograma…………………………………………………………… 115
4.14 Control………………………………………………………………… 116
4.15 Políticas Empresariales………………………………………………… 116
4.16 Implementación del Organigrama como Empresa en
el Registro Oficial a largo plazo…………………………………….…. 117
4.16.1 Descripción de cada Cargo que debería Aplicarse como
Empresa el Registro Oficial…………………………………… 119
CAPÍTULO V
5 Planteamiento de Diagramas para Estandarizar los Procesos………… 120
5.1 Diagrama de proceso de la operación en el registro oficial……… 120
5.2 Análisis con Diagrama de flujo para estandarizar los procesos
en el registro oficial……………………………………………….. 122
5.3 Diagrama de Flujo (Propuesto)……………………………………. 124
5.4 Diagrama de Recorrido (Actual) Planta Alta……………………… 126
5.5 Diagrama de Recorrido (Propuesto) Planta Alta…………………… 127
XVIII
5.6 Diagrama de Recorrido (Actual) Planta Baja……………………… 129
5.7 Diagrama de Recorrido (Propuesto) Planta Baja…………………… 131
5.8 Análisis COSTO – BENEFICIO…………………………………… 133
CAPÍTULO VI
6 Conclusiones y Recomendaciones………………………………….. 141
6.1 Conclusiones………………………………………………………… 142
6.2 Recomendaciones……………………………………………………. 144
BIBLIOGRAFÍA…………….……………………………………………… 147
GLOSARIO……………………………………………………….………… 150
ANEXOS…………………………...………………………………………… 152
XIX
ÍNDICE DE CUADROS
Cuadro Nº 1. Matriz FODA………………………………………… 27
Cuadro Nº 2. Diagrama de Operaciones…………………………… 52
Cuadro Nº 3. Conjunto Estandar de símbolos para diagramas de
Procesos……………………………………………… 54
Cuadro Nº 4. Diagrama de cuadrilla o grupo…………………..…… 56
Cuadro Nº 5. Aspectos del Plan Estratégico a tratar en la Propuesta.. 70
Cuadro Nº 6. Aspectos del Estudio de Métodos de Trabajo a tratar
en la Propuesta……..………………………………… 74
Cuadro Nº 7. Cronograma de Actividades………………………… 115
XX
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura Nº 1. Curva de aceleración del progreso técnico………........ 31
Figura N° 2. Organigrama Funcional del Registro Oficial….…......... 61
Figura N° 3. Revista el Registro Oficial……………………...…........ 66
Figura N° 4. Sistemas de Distribucion del Registro Oficial..…........... 108
Figura N° 5. Organización Funcional…………….………….…..…… 113
Figura N° 6. Organigrama a implementar………………………......... 118
Figura N° 7. Diagrama de procesos de la Operación……………….... 121
Figura N° 8. Diagrama de Flujo de Proceso (Actual)……………..….. 123
Figura N° 9. Diagrama de Flujo de Proceso (Propuesto)…………....... 125
Figura N° 10. Diagrama de Recorrido (Actual) Planta Alta……….…... 126
Figura N° 11. Diagrama de Recorrido (Propuesto) Planta Alta…….….. 128
Figura N° 12. Diagrama de Recorrido (Actual) Planta Baja………….... 130
Figura N° 13. Diagrama de Recorrido (Propuesto) Planta Baja…...…… 132
XXI
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla N° 1. Variables de Eficiencia y Eficacia……………………... 39
Tabla N° 2. Causas de tiempos muertos……………………….…..... 40
Tabla N° 3. Analisis F O D A………………………………….…..... 60
Tabla N° 4. Ventas Anuales del Registro Oficial……………............. 81
Tabla N° 5. Producto Interno Bruto……………………………........ 85
Tabla N° 6. Estrategias Coorporativas para el Registro Oficial……... 103
Tabla N° 7. Estrategias del Producto……………………………........ 107
Tabla N° 8. Estrategias de Distribución…………………………....... 109
Tabla N° 9. Estrategias de Promoción………………………….......... 110
Tabla N° 10. Estrategias de Precios…………………………………… 111
Tabla N° 11. Analisis de costo del Proyecto de mejora……………...... 134
Tabla N° 12. Analisis Beneficio para la institución del Registro Oficial. 135
Tabla N° 13. Analisis Costo / Beneficio……………………………....... 136
Tabla N° 14. Promedio de páginas por hora, mes…………………......... 138
Tabla N° 15. Estandarizacion del proceso de producción
en el Registro Oficial…………………………………...... 139
XXII
ÍNDICE DE FOTOS
Foto Nº 1. Recepción de Documentos………………..…………… 64
Foto Nº 2 Registrar Documentos………….……………………... 65
XXIII
RESUMEN
El presente estudio de tesis fue desarrollado en la institución REGISTRO OFICIAL,
con el fin de ayudar a mejorar la producción de la institución, gestionando varios
aspectos como un diseño de plan estratégico de la institución y estudio tiempos de los
procesos que componen la fabricación de la revista jurídica del Registro Oficial, con el
fin de estandarizar los procesos. En el caso de esta institución va desde la recepción de
documentos, pasando de poner sellos, visto bueno de revisado al documento, el
levantamiento y corrección de textos, que son procesos establecidos dentro de la
institución y que se los puede realizar de mejor manera buscando optimizar la
utilización de sus recursos como material, tiempos y recurso humano es decir buscar
productividad como tal.
Debido a la falta de conocimiento y organización en el REGISTRO OFICIAL se debe
afrontar algunos problemas relacionados con la productividad, ya que la institución ha
crecido de una manera aceptable pero sin un direccionamiento correcto que le permita
tener claro tanto metas y objetivos que como empresa deberá trazar y trabajar para
poder alcanzarlos, es así que mediante una técnica de medición de trabajo podremos
detectar cuales estos procesos y actividades que debemos gestionar y orientar hacia un
correcto y óptimo funcionamiento tratando en lo posible de eliminar tiempos muertos,
XXIV
tiempos improductivos, brindando herramientas y recursos que permitan agilizar cada
uno de los procesos y en la medida de lo permisible crear nuevos métodos de trabajo
para cada área y a su vez este estudio ayudado para de manera subsiguiente crear y
tratar de brindar un mejor ambiente laboral, el cual es un factor muy importante dentro
de cualquier tipo de Empresa
XXV
SUMMARY
The present thesis study was developed in the institution REGISTRO OFICIAL, with
the aim of helping and improving in the production of it, making several aspects like a
design of an strategic plan of the institution and the study of the times in the process that
make part of the fabrication of the juridical magazine of the REGISTRO OFICIAL,
with the objective to standardize the processes. In the case of this institution goes since
the reception of documents, going through the sealing, good checks and review of the
document until the lifting and correction of the texts, which are the established
processes in the institution and which are possible to make searching on the optimize of
the use of the resources like material, time y human resource, it means to search for the
productiveness like that.
Due to the lack of knowledge and organization of the REGISTRO OFICIAL we faced
some problems related with the production; due to the institution has growth in an
acceptable way but, without a correct direction which allows having clear the goals and
objectives in order to reach them. Like that, by a measurement technique of work we
can distinguish which of these processes and activities we must negotiate and put
direction to a correct and good function trying as possible to eliminate dead times,
unproductive times, giving tools and resources which allows to activate each one of the
XXVI
processes and by the better way which is permissible creating new methods of work
for each area, moreover, this study will help to create and to try to give a better laborer
environment, which is a very important factor in any type of enterprise.
1
CAPÍTULO I
1. INTRODUCCIÓN
En todo el tiempo el industrial o empresario en general ha tenido cuidado en velar
por sus intereses económicos, como una base primordial para el desarrollo de su
empresa ha acudido a múltiples y variados especialistas en control de producción y
estandarización de procesos, para preservar su patrimonio y protegerlo del enemigo
inevitable, el tiempo.
Pero en este mundo evolutivo en el que se desenvuelve su existencia, se dan
circunstancias y fenómenos que de improviso se constituye como los agresores de la
productividad empresarial. En el Ecuador, en las empresas de todo tipo sea esta
comercial, industrial o de servicios se aplican estas técnicas y métodos, ya sea en el
sector público o privado. Conforme la tecnología avance, los peligros y dificultades
que se presenten en la optimización de los recursos con que cuenta una empresa, y
por ende al país un sinnúmero de pérdidas de todo género, obstaculizando de esta
manera el crecimiento empresarial.
¿Qué hacer cuando ya la pérdida económica sobreviene y atenta directamente en la
rentabilidad? Múltiples formas de auxilio ha inventado y experimentado el hombre,
en su afán de lograr mayor productividad, entre las cuales se encuentra aquella que se
ha dado en llamar. “El Estudio de Tiempos y Movimientos”, nos interesa pues,
2
encontrar las causas de las pérdidas que ocasiona el no realizar una medición de los
trabajos y observar el método empleado en ellos.
La expresión estudios de movimientos y tiempos se refiere a la alta gama de
conocimientos que trata la determinación científica de los métodos preferentes de
trabajo, la estimación, en función del tiempo, del valor del trabajo que implica la
actividad humana, y el desarrollo del material requerido para hacer uso práctico de
estos datos.
1.1 ANTECEDENTES
El Registro Oficial conforme lo establece el artículo 5 del Código Civil, tiene como
finalidad promulgar la normativa jurídica del País, propósito que se encuentra
concordante con lo que dispone la Ley de Régimen Administrativo, el Estatuto del
Régimen Jurídico Administrativo de la Función Ejecutiva en sus artículos 136 y 215
respectivamente, donde señalan el rol del Registro Oficial como órgano de
publicación del Estado ecuatoriano.
Su responsabilidad es la de publicar las disposiciones legales que regirán a los
ciudadanos nacionales y extranjeros que habitan en el territorio ecuatoriano. El
cumplimiento de tan alta misión incluye la participación de todos los organismos del
sector público que generan los diferentes documentos que serán editados y
publicados; así como la de su Director y personal que trabajarán aunadamente para
hacer efectiva tal atribución y por ende sacar adelante la Institución.
3
Sin duda que el avance y fortalecimiento de la Institución, dará la operatividad que
ésta requiere a fin de que las publicaciones sean en forma eficiente, oportuna y
diáfana, siempre con el fin de satisfacer las necesidades de conocimiento, tanto de
quienes generan la normativa como de quienes debemos estar al tanto de la misma
para cumplirla o hacerla cumplir.
El primero de julio de 1895 salió a la luz el primer ejemplar del Registro Oficial, el
cual informaba a los ciudadanos ecuatorianos el contenido de las normas jurídicas
que regulaban el convivir social de ese entonces. Ese trabajo tan importante para el
país debió realizarse con gran celo profesional y con un arduo amor patrio, si bien es
cierto que en las administraciones anteriores el Registro Oficial no ha sido dotado de
los implementos de orden técnicos-mecánico, necesarios para que pueda cumplir
adecuadamente con su misión, esta Institución, actualmente funciona
lamentablemente con una maquinaria obsoleta para la modernidad en la que vivimos,
tal es así que la máquina más moderna data del año 1973 lo que no permite competir
al mismo nivel que las actuales empresas que plagian su producto.
Al inicio de su historia han aparecido diferentes diarios oficiales como: “el Registro
Autentico” (1841), “La concordia” (1844), “El Nacional” (1846), “El diario Oficial”
(1888), y en la actualidad se tiene el “Registro Oficial” el mismo que fue fundado
por el insigne Ex Presidente de la República, General Eloy Alfaro (1895). Las
diferentes normativas jurídicas expedidas por las diferentes instituciones estatales
son enviadas a ser publicadas en el Registro Oficial a través de medios físicos y
magnéticos los mismos que luego de su ingreso realizan el proceso en el área
4
operativa llamada “Levantamiento y Correcciones de Textos” de tal manera que las
impresiones, reproducciones, fascículos, folletos reproducirán los respectivos textos
literal e íntegramente y además se indicará con precisión el número y la fecha que
corresponden la edición del Registro Oficial en que se hubiere hecho la publicación
original.
A pesar de las normas citadas, hay que señalar que las mismas deben ser reordenadas
y ampliadas así como actualizadas, al momento que vive la entidad relegada y
maltratada, lo cual se constituye en un reto que requiere mejoras en la Institución,
con el objeto de dotarla de reglas claras que viabilicen un ente jurídico capaz de
cumplir con su misión asignada por el Estado.
Sin embargo, en diciembre del 2002 se prohíbe que en el Registro Oficial se
publiquen actos o decisiones de contenido particular que afectan solo a situaciones
jurídicas individuales, tales como nombramientos de funcionarios públicos, ascensos
o declaratorias de miembros de la fuerza pública, otorgamiento de personería jurídica
a fundaciones, corporaciones o concesión de beneficios tributarios a empresas.
Dichas resoluciones surtirán efecto con la notificación que de ella se hagan a los
interesados. Pero la constitución expreso “declarase la inconstitucionalidad del inciso
final del artículo 215 del Estatuto del Régimen Jurídico, Administración de la
función Ejecutiva, publicado en el Registro Oficial N. 733 de 27 de diciembre del
2002, proveniente de la reforma introducida por el Decreto Ejecutivo 3389. Res. 029-
2003-TC. según la disposición QUINTA de la Asamblea Constituyente declaro: El
personal de funcionarias y funcionarios, empleadas y empleados del Tribunal
5
Constitucional que ahora es Corte Constitucional, con excepción de los de libre
remoción, podrá formar parte de la Corte Constitucional previo proceso de
evaluación y selección del trabajador público.
1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
El Registro Oficial como Institución Pública del estado, realizará su funcionamiento
y las actividades del Registro Oficial para cumplir a través de los niveles
organizativos determinados en la presente ley, bajo normas de gestión organizacional
por procesos.
La editora nacional y el REGISTRO OFICIAL se transformarán en una empresa
pública del estado, autónoma, de conformidad con lo establecido en esta
Constitución y en la ley. Su personal, bienes y presupuesto se transferirán a la nueva
entidad. Con el objeto de apoyar a esta institución se ha identificado que:
• No cuenta con procesos estandarizados adecuados para la elaboración de
levantamiento de texto del Registro Oficial entre otros, se encuentran trabajos
en proceso, atrasados para su elaboración desde hace un año y medio, esto no
permite la efectividad en las operaciones e impide el trabajo actual y la
publicación de los Registros Oficiales en el tiempo requerido.
• Se encuentra personal en cuanto a su interrelación laboral con falencias de
comportamiento, pero con arrastre de deficiencias académicas.
6
• El recurso humano trabaja en forma desordenada y no trabaja para cumplir
con los objetivos de la Institución.
• El Registro Oficial no cuenta con un plan estratégico, no ha desarrollado la
visión, misión y objetivos de la Institución.
• El presente proyecto identificará y planteará soluciones prácticas a los
problemas descritos.
1.3 FORMULACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA
• ¿Cuánta incidencia tiene la ausencia de planificación estratégica en la
institución del Registro Oficial?
• ¿La realización del estudio de los procesos de producción del Registro Oficial
determinará la viabilidad del proyecto para el desarrollo de un método que
genere eficiencia y productividad en la institución?
• ¿Con la obtención de un método adecuado se podrá minimizar tiempos y
mejorar la operación de la estación de trabajo del Registro Oficial?
• ¿La solución al problema del Recurso Humano requiere un planteamiento a
través del análisis de puestos de trabajo para determinar las competencias y
capacidad de los empleados?
7
1.4 OBJETIVOS
1.4.1 OBJETIVO GENERAL
Diseñar la planeación estratégica de la institución Registro Oficial y estandarizar los
procesos de levantamiento y corrección de texto para el año 2011
1.4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Realizar un análisis FODA para una evaluación de fortalezas, debilidades,
oportunidades y amenazas de la institución del Registro Oficial para la
elaboración del plan estratégico.
Diagnosticar la situación actual de la Institución para un análisis y evaluación
del método actual y determinar un tiempo estándar.
Observar cuales son los factores que afectan al trabajador para que no realice
de forma correcta la operación y en el tiempo estándar determinado, para así
buscar soluciones, estudiarlas y aplicarlas.
Seleccionar los procesos que generen valor agregado y eliminar el resto para
encontrar el mejor método de la producción de registros oficiales entre otros
y estandarizar con el método propuesto.
Determinar la técnica mas adecuada para los métodos de trabajo mediante
Diagramas de procesos de operación, Diagramas de flujo, Diagramas de
Recorrrido y analizar nuevos datos que nos permitan comparan entre los
anteriores métodos utilizados cual es el más eficaz.
8
Estandarizar los métodos de cada trabajador para reducir los tiempos muertos
y/o demoras en el proceso.
Realizar una evaluación costo beneficio.
1.5 JUSTIFICACIÓN
En vista de que los problemas que está presentando el Registro Oficial como la
ausencia de planificación estratégica, tiempos improductivos, bajo desempeño del
trabajador, ausencia de métodos de trabajo, etc. Por lo que los procesos de
producción son muy significativos, se justifica la necesidad de plantear este tema de
estudio en el cual se procederá a presentar una propuesta formal de planteamiento
estratégico y estudio de métodos de trabajo mediante el análisis de tiempo en el que
se pueda constatar que al realizar este proyecto se contribuirá con un método de
mejora que contará con diagramas de flujos de procesos, diagramas de proceso de la
operación, diagramas de recorrido, diagramas de estación de trabajo en efecto la
utilización de gestión de procesos. Adicionalmente, es oportuno proponer la
planificación estratégica para la institución que permita ajustar y mejorar su
funcionamiento.
9
1.6 HIPÓTESIS
Mediante esta investigación se establecerán métodos de trabajo y un diseño de plan
estratégico que logren reducir tiempos no productivos, retrasos, ambiente laboral
conflictivo, insatisfacción del cliente y reprocesos que permitan incrementar la
productividad y calidad del producto.
1.7 METODOLOGÍA
Es la teoría del método, por lo tanto es el estudio científico que nos enseña a
descubrir nuevos conocimientos
1.7.1 DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN
A través de la investigación se desarrollará un estudio de métodos de trabajo para
determinar datos actuales, estándares y aplicar un método ideal para tener
expectativas en la totalidad del proceso productivo, ingreso de las materias primas,
proceso de elaboración y despacho del producto final para que se encuentre en
función de la satisfacción del cliente.
10
1.7.2 MÉTODOS DE INVESTIGACIÓN
El estudio de métodos de trabajo nos sirve para la estandarización de los procesos y
una propuesta de un plan estratégico de la institución Registro Oficial para la
optimización de recursos y se basará principalmente en los siguientes métodos:
1.7.2.1 MÉTODO CIENTÍFICO
Es un método analítico – sintetico, mediante el cual se parte del estudio o fenómenos
particulares para llevar al esclarecimiento de un principio o una ley general que los
rige. Este método sigue los siguientes pasos;
• Observacion
• Experimentación
• Comparación
• Abstraccion
• Generalización
1.7.2.2 MÉTODO DEDUCTIVO
Este método sigue un proceso sintético – analítico es decir lo contrario al anterior se
presentan conceptos, definiciones, leyes o normas generales de la cuales se extraen
conclusiones o consecuencias particulares sobre la base de afirmaciones generales
presentadas. Este método sigue los siguientes pasos;
11
• Aplicación
• Comprensión
• Demostración
.
1.7.3 TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN
Dentro de la técnicas recomendadas para realizar este tipo de estudios se ha trabajado
en varios aspectos tales como;
• Entrevistas
• Revisión de documentos
• Bibliografía
• Internet
• Trabajo de campo
Revisión bibliográfica de textos relacionados directamente con el tema, sean estos
sobre ingeniería de métodos, reingenieria de procesos, producción y productividad,
calidad y otros temas que abarcan el presente estudio y que detallan cada tema de una
manera pedagógica y explicita para poder tomar ideas y ajustarlas al estudio y a la
realidad de las empresas por aquello es importante tener una muy buena fuente de
consulta o respaldo de los conocimientos y nada mejor que libros de ingeniería y
administración
12
La técnica de entrevistas también se lo toma como un referente para el estudio, esta
técnica será aplicada de manera directa con algunos abogados o personas que poseen
conocimientos bastos dentro del campo jurídico, claro esta que no todas las personas
están dispuestos a compartir sus conocimientos por una actitud de egoísmo por asi
decirlo, pero se puede captar información de quienes están prestos a indicar el cómo,
y por qué, de los procesos operativo.
La observación de campo es la técnica mas enriquecedora con respecto al
conocimiento porque tiene la gran ventaja de aprender sobre la marcha, teniendo en
cuenta que esta trabajando en el campo de acción y se puede aprender con la
practica, cuales son los factores que intervienen en cada proceso, pero también hay
restricciones en esta técnica ya que toda empresa por política o reglamentos se
limitan a la entrega de información tanto para su personal interno y con mas razón
aun para las personas que son ajenas a la empresa.
1.7.3.1 METODOLOGÍA DE ESTUDIO
Este punto estará orientado hacia la técnica de conseguir información necesaria para
el presente estudio, es asi que mencionaremos la que mas se apega a la realidad y
cuya oportunidad a sido de gran aporte para poner en marcha un plan de
mejoramiento de la institución, y se trata de haber tenido la oportunidad de conversar
y preguntar a persona que mas sepan pero que por diversas circunstancias se hallan
involucrados dentro de la institución es por ello que mediante conversaciones y
conferencias de los mismos se ha logrado tener una idea mas clara de cuales son los
13
parámetros que debe trabajar una empresa pública, el rose y dialogo con este tipo de
personas a enriquecido conocimientos impartidos en aulas y se han complementado
con el transcurso del trabajo dia a dia en la institución.
Por otra parte fuentes como libros de administración y el internet brindan
herramientas muy bien sustentadas para lograr implementar cambios de acuerdo a la
situación de cada empresa.
Una vez que sabemos cuales son los métodos de este estudio, a continuación
mostraremos cuales son las técnicas mas utilizadas y detallaremos datos de algunos
de estas técnicas y viendo así la mas adecuada y seleccionada para llevar a cabo este
estudio y en que consiste cada uno de estas técnicas con sus respectivos
procedimientos, o en base a que trabajan cada una de estas.
14
CAPÍTULO II
2. MARCO TEÓRICO
En el marco teórico se expone como primer punto, un análisis de la planeación
estratégica y los puntos principales que ésta contempla, así como también de teoría
de ingeniería de métodos.
2.1 HISTORIA DE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
Sun Tzu, el más antiguo de los estrategas modernos (siglo IV A.C) y que durante 25
siglos ha influido el pensamiento militar del mundo, no conoció el término
planeación estratégica, el hablaba de la estrategia ofensiva. En el Capítulo VIII (Las
Nueve Variables), versículo 9, de su libro El Arte de la Guerra, dice: "El general
(estrategos) debe estar seguro de poder explotar la situación en su provecho, según lo
exijan las circunstancias. No está vinculado a procedimientos determinados."
Baidaba, en su texto árabe-hindú Calila y Dimna (versión Antonio Chalita Sfair,
1995) escribía sobre las tres cosas en que debía concentrar la atención del
gobernante:
15
1) Analizar cuidadosamente los hechos pasados y las razones de su fracaso, hacer un
balance de los beneficios y perjuicios que le han traído. 2) Otra reside en el estudio
cuidadoso de la situación en su hora presente y de sus aspectos buenos y malos,
explotar las buenas oportunidades en tanto pueda, y evitar todo lo que pueda causar
pérdidas y fracasos y 3) La tercera de estas cosas reside en el estudio del futuro y de
los éxitos o fracasos que a su juicio le reserva, preparase bien para aprovechar las
buenas oportunidades y estar atento contra todo lo que teme".
Más tarde, Nicolás Maquiavelo en su libro El Príncipe también explica la necesidad
de la planeación para la realización de un buen gobierno. Aunque hay diversos
ejemplos a través de la historia, los precedentes son una muestra representativa
acerca de cómo se desarrollaba el pensamiento estratégico.
En la época moderna, al finalizar la segunda guerra mundial, las empresas
comenzaron a darse cuenta de algunos aspectos que no eran controlables: la
incertidumbre, el riesgo, la inestabilidad y un ambiente cambiante. Surgió, entonces,
la necesidad de tener control relativo sobre los cambios rápidos. Como respuesta a
tales circunstancias los gerentes comienzan a utilizar la planificación (planeación)
estratégica.
La planeación estratégica no es un tema nuevo, ya que desde tiempos remotos se ha
venido aplicando para la consecución de diferentes objetivos, principalmente de
conquista de tierras. Ya en el Siglo XX se le dio otra concepción, siempre en la
búsqueda de planificar las acciones futuras y alcanzar lo deseado.
16
Ante la competencia creciente alrededor del mundo, casi todas las empresas,
negocios y organizaciones de ser vicio han tenido que reestructurarse para operar con
mayor efectividad. Reducir su tamaño se ha convertido en una tendencia. Cada
segmento de estas organizaciones debe aumentar la intensidad de su reducción de
costos y el mejoramiento de la calidad al mismo tiempo que reducir su fuerza de
trabajo. La efectividad en costos y la confiabilidad del producto son esenciales para
el existo de las actividades en todas las áreas de negocio, empresas, industrias y
gobierno. La efectividad en costos con una calidad mejorada dentro de la capacidad
restringida de la planta es el resultado final de los métodos de ingeniería, estándares
tiempo equitativos y una mayor motivación de los empleados mediante la
introducción de un sistema administrativo moderno de recompensas.
2.1.1 ¿QUÉ ES UN PLAN?
Un plan simplemente es la posición estratégica que una empresa tomará ante una
situación específica, ya sea a corto, mediano o largo plazo.
2.1.2 ¿QUÉ ES ESTRATEGIA?
Asignación de recursos y definición de cómo lograr una ventaja competitiva
sostenible en los productos y servicios. Las estrategias son los medios por los cuales
se lograrán los objetivos.
17
2.1.3 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
Declaración que define la misión y la dirección futura de la organización, los
objetivos de resultado a corto y a largo plazo, y la estrategia frente a las situaciones
internas y externas de la organización.
2.1.3.1 PROPÓSITO DE LAS ESTRATEGIAS
El propósito de las estrategias es determinar y comunicar a través de un sistema de
objetivos y políticas mayores, una descripción de lo que se desea que sea la empresa.
Las estrategias muestran la dirección y el empleo general de recursos y de esfuerzos.
2.1.3.2 PASOS PARA REALIZAR UNA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
Veamos a continuación cuál es el proceso o los pasos necesarios para realizar una
planeación estratégica:
1) Declaración de la visión
La visión es una declaración que indica hacia dónde se dirige la empresa en el largo
plazo, o qué es aquello en lo que pretende convertirse. La visión responde a la
pregunta: “¿qué queremos ser?”.
18
2) Declaración de la misión y establecimiento de valores
• La misión es una declaración duradera del objeto, propósito o razón de ser de
la empresa.
• La misión responde a la pregunta: “¿cuál es nuestra razón de ser?”
• El establecimiento de valores es definir los principios filosóficos que guiarán
a la empresa.
3) Análisis externo de la empresa
“El análisis externo consiste en detectar y evaluar acontecimiento y tendencias que
sucedan en el entorno de la empresa, con el fin de conocer la situación del entorno, y
detectar oportunidades y amenazas. Para el análisis externo se evalúan las fuerzas
económicas, sociales, gubernamentales, tecnológicas; así como la competencia, los
clientes y los proveedores de la empresa. Se evalúan aspectos que ya existen, así
como aspectos que podrían existir (tendencias).”6
4) Análisis interno de la empresa
El análisis interno consiste en el estudio de los diferentes aspectos o elementos que
puedan existir dentro de una empresa, con el fin de conocer el estado o la capacidad
con que ésta cuenta, y detectar sus fortalezas y debilidades. Para el análisis interno
6 http://www.crecenegocios.com/la-planeacion-estrategica/
19
se evalúan los recursos que posee una empresa, ya sean financieros, humanos,
materiales, tecnológicos, etc.
5) Establecimiento de los objetivos generales
Los objetivos generales se refieren a los objetivos que definen el rumbo de la
empresa, los cuales siempre son de largo plazo.
Una vez realizados los análisis externos e internos de la empresa, se procede a
establecer los objetivos que permitan lograr la misión, y que permitan capitalizar las
oportunidades externas y fortalezas internas, y superar las amenazas externas y
debilidades internas. Estos objetivos se establecen teniendo en cuenta los recursos o
la capacidad de la empresa, así como la situación del entorno.
6) Diseño, evaluación y selección de estrategias
Una vez que se han establecido los objetivos generales de la empresa, se procede a
diseñar, evaluar y seleccionar las estrategias que permitan alcanzar, de la mejor
manera posible, dichos objetivos.
El proceso para diseñar, evaluar y seleccionar estrategias es el siguiente:7
7 Kotler, Philip; Fundamentos de Marketing, Pearson, octava edición, 2008.
20
• Se evalúa información sobre el análisis externo (la situación del entorno), se
evalúa información sobre el análisis interno (los recursos y la capacidad de la
empresa), se evalúa el enunciado de la misión y los valores, se evalúan los
objetivos, y se evalúan las estrategias que se hayan utilizado anteriormente,
hayan tenido o no buenos resultados.
• Se diseña una serie manejable de estrategias factibles, teniendo en cuenta la
información analizada en el punto anterior.
• Se evalúan las estrategias propuestas, se determinan las ventajas, las
desventajas, los costos y los beneficios de cada una.
• Se seleccionan las estrategias a utilizar, y se clasifican por orden de su
atractivo.
7) Diseño de planes estratégicos
Finalmente, una vez que hemos determinado las estrategias que vamos a utilizar, se
procede a diseñar los planes estratégicos, que consiste en documentos en donde se
especifica cómo es que se van a alcanzar los objetivos generales propuestos, es decir,
cómo se van a implementar o ejecutar las estrategias formuladas.
2.1.4 EN EL PLAN ESTRATÉGICO SE DEBE SEÑALAR
• ¿Cuáles serán los objetivos específicos que permitan alcanzar los objetivos
generales?
21
• ¿Cuáles serán las estrategias específicas o cursos de acción que se van a
realizar, que permitan alcanzar los objetivos específicos?
• ¿Qué recursos se van a utilizar, y cómo es que se van a distribuir?
• ¿Quiénes serán los encargados o responsables de la implementación o
ejecución de las estrategias?
• ¿Cuándo se implementarán o ejecutarán las estrategias, y en qué tiempo se
obtendrán los resultados?
• ¿Cuánto será la inversión requerida para la implementación o ejecución de las
estrategias?
2.2 ANÁLISIS FODA
“El análisis FODA es una herramienta que permite conformar un cuadro de la
situación actual de la empresa u organización, permitiendo de esta manera obtener un
diagnóstico preciso que permita en función de ello tomar decisiones acordes con los
objetivos y políticas formulados.”8
2.2.1 SIGNIFICADO DEL TÉRMINO FODA
El término FODA es una sigla conformada por las primeras letras de las palabras
Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas.
8 http://www.monografias.com/trabajos10/foda/foda.shtml
22
2.2.2 ANÁLISIS EXTERNO: (OPORTUNIDADES Y AMENAZAS)
“La organización o empresa no existe ni puede existir fuera de un ambiente, fuera de
ese entorno que le rodea; así que el análisis externo permite fijar las oportunidades y
amenazas que el contexto puede presentarle a una organización. El proceso para
determinar esas oportunidades o amenazas se puede realizar de la siguiente manera:
a) Estableciendo los principales hechos o eventos del ambiente que tiene o
podrían tener alguna relación con la organización. Estos pueden ser:
De carácter político:
• Estabilidad política del país
• Sistema de gobierno
• Relaciones internacionales
• Restricciones a la importación y exportación
De carácter legal:
1. Tendencias fiscales
• Impuestos sobre ciertos artículos o servicios
• Forma de pago de impuestos
• Impuestos sobre utilidades
2. Legislación
• Laboral
• Mejoramiento del ambiente
23
• Descentralización de empresas en las zonas urbanas
3. Económicas
• Deuda pública
• Nivel de salarios
• Nivel de precios
• Inversión extranjera
De carácter social:
• Crecimiento y distribución demográfica
• Empleo y desempleo
• Sistema de salubridad e higiene
De carácter tecnológico:
• Rapidez de los avances tecnológicos
• Cambios en los sistemas
b) Determinando cuáles de esos factores podrían tener influencia sobre la
empresa o organización en términos de facilitar o restringir el logro de
objetivos. Es decir, hay circunstancias o hechos presentes en el ambiente que
a veces representan una buena OPORTUNIDAD que la organización podría
aprovechar, ya sea para desarrollarse aún más o para resolver un problema.
24
También puede haber situaciones que más bien representen AMENAZAS
para la organización y que puedan hacer más graves sus problemas.”9
2.2.2.1 OPORTUNIDADES
Las oportunidades son aquellas situaciones externas, positivas, que se generan en el
entorno y que, una vez identificadas, pueden ser aprovechadas. Algunas de las
preguntas que se pueden realizar y que contribuyen en el desarrollo son:
• ¿A qué buenas oportunidades se enfrenta la empresa?
• ¿De qué tendencias del mercado se tiene información?
• ¿Existe una coyuntura en la economía del país?
• ¿Qué cambios de tecnología se están presentando en el mercado?
• ¿Qué cambios en la normatividad legal y/o política se están presentando?
• ¿Qué cambios en los patrones sociales y de estilos de vida se están
presentando?
2.2.2.2 AMENAZAS
Las Amenazas son situaciones negativas, externas al programa o proyecto, que
pueden atentar contra éste, por lo que llegado al caso, puede ser necesario diseñar
9 http://es.wikipedia.org/wiki/An%C3%A1lisis_DAFO
25
una estrategia adecuada para poder sortearla. Algunas de las preguntas que se
pueden realizar y que contribuyen en el desarrollo son:
• ¿A qué obstáculos se enfrenta la empresa?
• ¿Qué están haciendo los competidores?
• ¿Se tienen problemas de recursos de capital?
• ¿Puede algunas de las amenazas impedir totalmente la actividad de la
empresa?
2.2.3 ANÁLISIS INTERNO: (DEBILIDADES Y FORTALEZAS)
Los elementos internos que se deben analizar durante el análisis FODA corresponden
a las fortalezas y debilidades que se tienen respecto a la disponibilidad de recursos de
capital, personal, activos, calidad de producto, estructura interna y de mercado,
percepción de los consumidores, entre otros.
El análisis interno permite fijar las fortalezas y debilidades de la organización,
realizando un estudio que permite conocer la cantidad y calidad de los recursos y
procesos con que cuenta el ente.
Para realizar el análisis interno de una corporación deben aplicarse diferentes
técnicas que permitan identificar dentro de la organización qué atributos le permiten
generar una ventaja competitiva sobre el resto de sus competidores.
26
2.2.3.1 FORTALEZAS
Las Fortalezas son todos aquellos elementos internos y positivos que diferencian al
programa o proyecto de otros de igual clase. Algunas de las preguntas que se pueden
realizar y que contribuyen en el desarrollo son:
• ¿Qué ventajas tiene la empresa?
• ¿Qué hace la empresa mejor que cualquier otra?
• ¿A qué recursos de bajo coste o de manera única se tiene acceso?
• ¿Qué percibe la gente del mercado como una fortaleza?
• ¿Qué elementos facilitan obtener una venta?
2.2.3.2 DEBILIDADES
Las debilidades se refieren, por el contrario, a todos aquellos elementos, recursos,
habilidades y actitudes que la empresa ya tiene y que constituyen barreras para lograr
la buena marcha de la organización. También se pueden clasificar: aspectos del
servicio que se brinda, aspectos financieros, aspectos de mercadeo, aspectos
organizacionales, aspectos de control.
Las debilidades son problemas internos, que, una vez identificados y desarrollando
una adecuada estrategia, pueden y deben eliminarse. Algunas de las preguntas que se
pueden realizar y que contribuyen en el desarrollo son:
27
• ¿Qué se puede mejorar?
• ¿Que se debería evitar?
• ¿Qué percibe la gente del mercado como una debilidad?
• ¿Qué factores reducen las ventas o el éxito del proyecto?
2.2.4 MATRIZ DEL ANÁLISIS FODA
Dados los conceptos de cada uno del término FODA podemos clasificarlos,
construyendo una matriz con dos dimensiones (dentro/fuera):
Cuadro Nº 1
Matriz FODA
Análisis FODA Fortalezas Debilidades
Análisis
Interno
Capacidades distintas
Ventajas naturales
Recursos superiores
Recursos y capacidades escasas
Resistencia al cambio
Problemas de motivación del personal
Oportunidades Amenazas
Análisis
Externo
Nuevas tecnologías
Debilitamiento de competidores
Posicionamiento estratégico
Altos riesgos - Cambios en el entorno
Fuente: Kotler, Philip; Fundamentos de Marketing, Pearson, Octava edición, 2008
Elaborado por: José Luis Duque
28
De la combinación de fortalezas con oportunidades surgen las potencialidades, las
cuales señalan las líneas de acción más prometedoras para la organización.
Las limitaciones, determinadas por una combinación de debilidades y amenazas,
colocan una seria advertencia.
Mientras que los riesgos (combinación de fortalezas y amenazas) y los desafíos
(combinación de debilidades y oportunidades), determinados por su correspondiente
combinación de factores, exigirán una cuidadosa consideración a la hora de marcar el
rumbo que la organización deberá asumir hacia el futuro deseable.
2.3 ANTECEDENTES DE LA INGENIERÍA DE MÉTODOS
En este punto se hace referencia a los aspectos más importantes que se pueden
consdierar como de utilidad al proyecto presentado.
2.3.1 EVOLUCIÓN DE LA EMPRESA INDUSTRIAL
“En 1898, cuando trabajaba en la Bethlehem Steel Company (había renunciado a su
puesto en Midvale), Taylor efectuó un experimento que vino a ser una de las
demostraciones más célebres de sus principios. El relato se recuerda como la historia
del hierro en lingotes o (pig iron store). Detalles de esta investigación se encuentran
en el libro de Taylor, The Principles of Scientific Management (Principios de la
Administración Científica). En esta relación explica que estableciendo el método
correcto junto con el incentivo financiero, los trabajadores que transportaban lingotes
29
de hierro de 92 libras por una rampa y hasta un vehículo de carga, podrían aumentar
su productividad desde un promedio de 12.5 toneladas por día, hasta entre 47 y 48
toneladas diarias. Este trabajo fue realizado con un aumento en la tarifa diaria de
1.15 a 1.85 dólares. Taylor proclamó que los trabajadores realizaron su labor según
la tarifa más alta sin declarar una huelga o paro entre los trabajadores, sin ninguna
disputa o altercado con el personal y, estaban más conformes y contentos.
Sus estudios fueron realizados considerando un trabajador llamado Schmidt (nombre
ficticio asignado por Taylor) a quien describió como un pequeño holandés de
Pensylvania, que se había observado que corría casi a una milla para regresar a casa
después de su trabajo, ya en la tarde, tan fresco como cuando llegaba, también
trotando, para trabajar por la mañana. Los estudios de Taylor indicaban que un
acarreador de lingotes debería estar bajo carga sólo 43 % del tiempo, y enteramente
libre de la carga el 57 % restante. Pero mientras se hallara bajo carga, nunca debía
estar inmóvil, como con frecuencia había sido el caso de Bethlehem, debido a que el
solo hecho de sostener el lingote de 90 libras en pie, sin moverse, causaba casi tanta
fatiga como caminar con él. Periodos de descanso obligatorio a intervalos regulares
permitirían una adecuada recuperación de la fatiga, de modo que los lingotes de
hierro podrían cargarse durante toda la jornada (o día de trabajo completo)
aproximadamente con el mismo ritmo.
En esos días, muchos hombres que no contaban con las cualidades de Taylor, Barth,
Merrick y otros precursores, pero que ambicionaban hacerse de renombre en este
nuevo campo, se auto nombraron expertos en eficiencia y se esforzaron por implantar
programas de administración científica en la industria. En ésta encontraron la
30
resistencia natural al cambio de parte de los trabajadores, y como no estaban
preparados para manejar problemas de relaciones humanas, tropezaron con una
dificultad insuperable. Ansiosos de una buena actuación y con sólo sus escasos
conocimientos seudocientíficos, establecían por lo general tasas que resultaban muy
difíciles de lograr. La actuación llegó a ser tan grave que la dirección de algunas
empresas se vio obligada a interrumpir todo el programa para poder continuar sus
operaciones.
Finalmente, en julio de 1947, la Cámara de Representantes aprobó una ley que
permitía a la Secretaría de Guerra hacer uso del estudio de tiempos; y en 1949,
desapareció de las estipulaciones de las partidas la prohibición del empleo de
cronómetros en las actividades fabriles, de modo que en la actualidad no existe
ninguna restricción para la práctica del estudio de tiempos.”10
A principios del siglo XX, debido al bajo precio y fácil utilización de la energía
eléctrica para un incontable numero de aplicaciones y el cumulo de invenciones
mecánicas y electrónicas, se produjo una verdadera explosión de la producción
industrial, como se aprecia en la (figura N °1).
10 Niebel W. Benjamin; Ingenieria Industrial (métodos, estándares, y diseño del trabajo), Grupo Editorial Alfa & Omega, 11ava. Edición, 2004, Pag. 9 capitulo 1.
31
Figura Nº 1. Curva de aceleración del progreso técnico
Fuente: Estudio del Trabajo/ Roberto Garcia Criollo
Elaborado por: Jose Luis Duque
2.3.2 CONCEPTO DE EMPRESA
Durante muchos años se ha considerado a la empresa como una creación exclusiva
del capitalismo; además no se concebía sin empresario, quien era en general a la vez
propietario y director y los trabajadores simples asalariados con una jornada por
horas de esta manera cuando decimos empresario, entiéndase que puede ser una
persona física o bien una sociedad representada por el gerente.
Este tipo de empresas era por lo tanto, la conjugación del capital y del trabajo, con
predominio del capital en la gestión de la empresa.
32
Actualmente se ha modificado la imagen tradicional de la empresa como instrumento
para obtener beneficios; al empresario se lo considera como una persona que dispone
de los medios humanos, materiales y financieros para usarlos de la mejor manera
para alcanzar determinados objetivos, a saber:
Económicos: obtener beneficios
Técnicos: fabricar artículos de una calidad determinada, investigar nuevos productos,
etcétera.
Humanos y sociales: retribuir convenientemente, promover y formar al personal,
etcétera.
En resumen, en sentido amplio podemos definir la empresa industrial como “la
unidad orgánica integrada por medios materiales (capital, inmuebles, etcétera),
personales (directivos, técnicos y obreros) y jurídicos (que norma las relaciones entre
los distintos elementos) para obtener determinados productos al menor costo, dentro
de la calidad fijada para su venta, con el mayor beneficios posible y creando
satisfaciones humanas.
33
2.3.3 FORMULACIÓN DE PROBLEMAS DE PRODUCTIVIDAD
La calidad y la productividad se miden por varios factores o patrones de control
como son la durabilidad, eficiencia, costos, tiempo de entrega siendo las
mencionadas las principales entre otros factores. La productividad y la calidad son
dos elementos que deben ir de la mano en un mercado competitivo como se ha
convertido el mercado de comercialización ecuatoriano, es un tabu el decir que tanto
la calidad como la productividad van de la mano ya que como lo han demostrado
varias empresas en diversos sectores productivos si es posible esta fusión clave que
ha llevado a muchas empresas a liderar su respectivo mercado, sector comercial o
servicios.
En este punto destacaremos algunos de los puntos importantes sobre la productividad
ya que como se conoce existe varios problemas y en eso consta demoras en la
productividad.
2.3.4 FACTORES QUE RESTRINGEN LA PRODUCTIVIDAD
Un incremento en la productividad no ocurre por si solo, sino que son los directivos
dedicados y competentes los que provocan, y lo logran mediante la fijación de metas,
la remoción de obstáculos que se oponen al cumplimiento de estas, el desarrollo de
planes de acción para eliminarlos y la dirección eficaz de todos los recursos a su
alcance para mejorar la productividad, pues son varios los factores que actúan en
contra de la productividad, en ocaciones creados por la propia empresa o por su
34
personal, otros surgen en el exterior, por lo cual están fuera de control de los
directivos, a continuación se muestran algunos de los factores restrictivos mas
comunes a los cuales se les deberá identificar para poder poner en marcha un plan
que los elimine y se pueda lograr un buen nivel de productividad sin descuidar
algunos factores que se muestran mas adelante.
1. Incapacidad de los dirigentes para fijar el ambiente y crear el clima
apropiado para el mejoramiento de la productividad
Todos los dirigentes son responsables de desarrollar y mantener un ambiente
laboral para cumplir con las metas organizacionales
2. Problemas de los reglamentos gubernamentales.
La reglamentación gubernamental cada vez mayor ha tenido efectos negativos
en la productividad ya que reduce los recursos de las organizaciones.
3. Incapacidad para medir y evaluar la productividad de la fuerza de trabajo:
Muchas organizaciones desconocen de los procedimientos para evaluar y
medir la productividad del trabajo, lo que genera inconformidad entre los
empleados.
35
4. El área de producción, el diseño del producto, el equipo, asi como la calidad
de las materias primas que se emplean y la continuidad de su abastecimiento
tienen un importante efecto en la productividad
5. Los recursos físicos, los métodos de trabajo, y los factores tecnológicos que
actúan tanto en forma individual y combinada para restringir la
productividad.
2.4 TEMORES AL PROMOVER EL AUMENTO DE LA
PRODUCTIVIDAD
Todos los directivos, trabajadores y la sociedad son responsables de la promoción de
la productividad, ya que generalmente surgen los siguientes temores:
a) A lo desconocido
b) A la reducción de empleos
c) Al desempleo
d) A las cargas de trabajo desbalanceadas
e) A la mala distribución de las ganancias con las mayor productividad.
36
Ante ello cada sector debe asumir diferentes responsabilidades, a saber:
I. Del gobierno
a) Propagar el concepto de productividad y financiar instituciones que la
promuevan
b) Procurar un desarrollo económico
c) Sostener y aumentar el empleo
d) Regular los precios
e) Crear condiciones adecuadas para incrementar la productividad
II. De la dirección empresarial
a) Reconocer y asumir el concepto de productividad
b) Favorecer a los adelantos técnicos y utilizar las técnicas modernas de
dirección
c) Desarrollar buenas relaciones entre empleados
d) Reinvertir las utilidades
e) Revisar periódicamente las políticas de salario
III. De los trabajadores
a) Reconocer y aceptar las políticas elaboradas por la dirección empresarial
b) Reconocer y adoptar los beneficios que generan los cambios técnicos
37
c) Hacer un buen trabajo a cambio de un trabajo justo
IV. De la sociedad o comunidad
a) Regular el nivel de población
b) Insistir en la calidad y en precios justos
c) Fomentar la educación
2.4.1 RECURSO HUMANO
No solo el esfuerzo o la actividad humana quedan comprendidos en este grupo, sino
también otros factores que dan diversas modalidades a esa actividad: conocimientos,
experiencias, motivación, intereses vocacionales, aptitudes, actitudes, habilidades,
potencialidades, salud, etc. Los recursos humanos se han dejado al último no por ser
los menos importantes, sino porque, siendo objeto de este ensayo, requieren de una
explicación más amplia.
2.4.2 INDICADORES IMPORTANTES DE LA PRODUCTIVIDAD.
• Eficiencia
• Eficacia
38
Desde un punto de vista sistematico se sabe para que una empresa trabaje bien, todas
sus areas y su personal, sin importar sus jerarquías, deben funcionar adecuadamente,
pues la productividad es el punto final del esfuerzo y combinación de todos los
recursos humanos, materiales, y financieros que integran una empresa.
La eficacia implica la obtención de los resultados deseados y puede ser un reflejo de
cantidades, calidad percibida o ambos. La eficiencia se logra cuando se obtiene un
resultado deseado con minimos de insumos; es decir se genera cantidad y calidad y
se incrementa la productividad. De ello depende que la eficacia es hacer lo correcto y
la eficiencia es hacer las cosas correctamente con el minimo de recursos.
Productividad = =
Eficacia
Eficiencia
Valor = cliente
Costo = producto
39
Tabla N° 1. Variables de Eficiencia y Eficacia
VARIABLES DEFINICIÓN INDICADORES
Eficiencia Forma en que se usan los
Recursos de la empresa;
Humanos, materiales,
tecnológicos, etcetera.
• Tiempos muertos
• Desperdicios
• Porcentaje de
utilización de la
capacidad instalada.
Eficacia Grado de cumplimiento de los
objetivos, metas o estándares,
etcetera.
• Grado de
cumplimiento de los
programas de
producción.
• Defectos en el
producto en la entrega.
Fuente: estudio del trabajo/ Roberto Garcia Criollo
Elaborado por: Jose Luis Duque
Eficiencia: es la capacidad disponible en horas – hombre y horas – maquina para
lograr la productividad y se obtiene según el turno trabajado en el tiempo
correspondiente en este caso de 8:30am – 17:00pm. Las causas de tiempos muertos
tanto en horas hombre como en horas maquina son las siguientes:
40
Tabla N° 2. Causas de tiempos muertos
• Falta de material
• Falta de personal
• Falta de energía
• Manufactura
• Mantenimiento
• Producción
• Calidad
• Falta de tarjetas
• Otros
• Falta de información
Fuente: Estudio del trabajo/ Roberto Garcia Criollo
Elaborado por: Jose Luis Duque
Capacidad usada= (capacidad disponible – tiempo muerto)
Porcentaje de eficiencia= (capacidad usada/ capacidad disponible) x 100
Porcentaje de eficacia= (producción real/ producción programada) x 100
Dentro de todo lo relacionado con el estudio de trabajo debemos mencionar un tema
muy importante que se encuentra inmiscuido dentro de lo que al estudio de Métodos
concierne, es una tema muy amplio referente a: Los Suplementos.
2.4.3 SUPLEMENTOS
Según nos explica Benjamin Nievel en su libro Metodos, Estandares y diseños del
tarbajo:
• Los suplementos en general incluyen suspensión del trabajo para mantener el
bienestar del empleado, por ejemplo, beber agua e ir al sanitario. Las
41
condiciones generales de trabajo y el tipo de tarea influyen trabajo pesado
realizado a altas temperaturas como en el cuarto de prensa de un
departamento de moldeo de hule o en un taller de forja caliente, donde se
requiriran suplementos mayores para necesidades personales que cuando se
realiza trabajo ligero en area con temperatura agradable.
No existe una base científica para asignar un porcentaje numérico; sin
embargo, la verificación detallada de la producción ha mostrado que un 5%
para tiempo personal o cerca de 24 minutos en 8 horas, es adecuado en
condiciones de trabajo de oficina típico.
2.4.4 MÉTODOS DE CALIFICACIÓN
Analizaremos cuatro métodos de calificación que serán utilizados según las
características de cada empresa, trabajo u operación y considerando las posibles
políticas y datos que podemos recopilar.
2.4.4.1 NIVELACIÓN.
Cuando se utiliza este método, al evaluar la actuación del operador se considera
cuatro factores: habilidad, esfuerzo, condiciones y consistencia.
La habilidad se define como “el aprovechamiento al seguir un método dado”. La
aplicación de estos factores deberá establecerse claramente y como dijimos con
42
anterioridad, puede variar de empresa a empresa de trabajo a trabajo y de operación a
operación. El observador debe evaluar y calificar dentro de una de seis clases:
habilísimo, excelente, bueno, medio, regular, malo. La habilidad desplegada por el
operador.
Luego la calificación de la habilidad se traduce a su porcentaje equivalente de valor
que va desde 15% hasta -22%.
El esfuerzo se define como una demostración de la voluntad, para trabajar con
eficiencia. El esfuerzo es representativo de la velocidad con que se aplique la
habilidad y puede ser controlada en un alto grado por el operador.
El analista debe ser muy cuidadoso de calificar solo el esfuerzo real demostrado.
Puede darse el caso de que un operador aplique esfuerzo mal dirigido, durante un
periodo largo a fin de aumentar también el tiempo de ciclo y, sin embargo, obtener
un factor de calificación bueno. Los porcentajes y las clases de la tabla se pueden
ajustar de acuerdo con lo que trabaje la empresa.
Las condiciones son “aquellas circunstancias que afectan solo al operador y no a la
operación”. Los elementos que pueden afectar las condiciones de trabajo incluyen
temperatura, ventilación, alumbrado, ruido, etcétera.
Aquellas condiciones que afectan a la operación, tales como las herramientas o
materiales en malas condiciones no se toman en cuenta cuando las condiciones de
43
trabajo se aplica el factor de actuación. Por su parte, consistencia es el grado de
variación en los tiempos transcurridos, mínimos y máximos, en relación con la
media, juzgando con arreglo a la naturaleza de las operaciones y a la habilidad y
esfuerzo del operador. Véase anexo 5.
2.5 CONDICIONES DE TRABAJO.
Lo primero que hay que hacer cuando se trata de mejorar los métodos de trabajo en
una industria (o en cualquier otra parte) es crear condiciones laborables que permitan
a los obreros ejecutar sus tareas sin fatiga innecesaria.
Este tema también es muy importante dentro de este estudio y como lo menciona
Roberto Garcia Criollo en su libro Estudio del trabajo hay varios factores de los
cuales se detallaran en este punto y que hace referencia el libro sobre como deber ser
el ambiernte de trabajo dentro de la empresa no únicamente para las áreas de trabajo
administrativas sino también para la parte operativa.
Las malas condiciones de trabajo figuran entre las causas productoras de tiempo
improductivo por deficiencias de dirección. No solo se pierde tiempo sino que se
origina una proporción excesiva de trabajo defectuoso, con desperdicio de material y
pérdida de producción consiguientes.
44
Las condiciones de ttabajo en los locales dependen principalmente de los siguientes
factores:
a) Limpieza,
b) Agua potable e higiene.
c) Orden.
d) Calidad e intensidad de iluminación.
e) Ventilación, calefacción y refrigeración.
f) Acondicionamiento cromático.
g) Ruido y vibraciones.
h) Música ambiental.
2.5.1 LIMPIEZA
Por lo general la limpieza es la primera condición esencial para proteger la salud de
los trabajadores y normalmente cuesta poco.
Para la salud es indispensable que todos los talleres y locales de la empresa se
mantengan en condiciones higiénicas y que la basura se recoja a diario en todos los
lugares de rabajo, pasillos y escaleras.
El hábito de escupir es particularmente peligroso para la salud. Deben colocarse
avisos que prohíban hacerlo, en suelo, paredes, o escaleras. Cuando sea necesario
poner escupideras, deben ser suficientemente numerosas e higiénicas, y limpiarse y
desinfectarse de manera adecuada por lo menos una vez por turno de trabajo.
45
Debe ponerse especial empeño en eliminar de los locales de trabajo y talleres a los
roedores, insectos o parásitos, que transmiten peligrosas enfermedades.
2.5.2 AGUA POTABLE E HIGIENE.
El personal debe tener a su disposición un abastecimiento adecuado de agua potable,
limpia y fresca, proveniente de una fuente segura y controlada regularmente.
2.5.3 ORDEN.
El orden favorece la productividad y ayuda a reducir el número de accidentes. Si en
los psadizos hay pilas de materiales y otros estorbos se pierde tiempo apartándolos
para trasladar cargas de un lado al otro de las máquinss o locales. En las fábricas que
producen operaciones en serie, estas pueen ser interrumpidas varias horas si los
materiales están esparcidos o en desorden.
Tener material desparramado, producto semiacabado amontonados en los pisos y
bancos de muchas empresas representa dinero parado que bien podría utilizarse en
reducir costos y aumentar la productividad.
2.5.4 CALIDAD E INTENSIDAD DE ILUMINACIÓN.
La buena iluminación acelera la producción. Es esencial para la salud, seguridad y
eficiencia de los trabajadores. Sin ella sufrirá la vista de los trabajadores, aumentaran
los accidentes y el desperdicio de material y disminuirá la producción.
46
Además de la intensidad del alumbrado, es necesario tener en cuenta la calidad de la
luz, el deslumbramiento por localización de las fuentes luminosas, los contrastes de
colores y de brillantes, el parpadeo de las lámparas y las sombres producidas.
Algunas de las formas de obtener un buen alumbrado son las siguientes:
1. Reducir el deslumbramiento mediante la instalación de un número adecuado
de fuentes de luz para lograr la iluminaci´n total requerida.
2. Utilizar lámparas incandescentes con bulbos de material opalescentes a fin de
disminuir el deslumbramiento y esparcir la luz sobre una superficie mayor.
3. Lograr una aproximación satisfactoria a la luz blanca para la mayor parte de
los usos mediante el empleo de focos o lámparas incandescentes o bien
unidades fluorescentes de luz blanca individuales.
4. Eliminación de toda sombre es decir, lograr el nivel correcto de iluminación
en todos los puntos de la estación de trabajo.
5. Emplear el alumbrado más eficiente que proporcione la calidad y la cantidad
de luz adecuada en el sitio de trabajo. Por ejemplo, lámparas de tipo
fluorescente diseñadas para sustituir las de 50 o 60 watts de tipo
incandescentes proporcionan un alumbrado equivalente con un consumo de
energía 75% menor.
2.5.5 VENTILACIÓN, CALEFACCIÓN Y REFRIGERACIÓN.
Se ha comprobado de manera experimental que las necesidades de oxigeno para la
respiración humana aumentan casi proporcionalmente con la intensidad del trabajo.
47
Por eso es necesario dotar a los centros fabriles de ventilación natural adecuada y
sino fuera suficiente, forzarla por medio de ventiladores o extractores de aire, no solo
para proporcionar a los obreros el aire puro necesario para su respiración, sino
también para la renovación periódica de la atmósfera de la fábrica, viciada por los
productos procedentes de la transpiración cutánea y pulmonar y por los gases y polvo
procedentes de las operaciones que se realizan en el local.
Si en la empresa existen polvos, gases, es recomendable eliminarlos, no solo para
crear un ambiente agradable de trabajo, sino por que según sea la naturaleza y
concentración pueden ser tóxicos y dañar seriamente la salud de los trabajadores.
La calefacción mejora el ambiente de trabajo pues al eliminar el frio se mantiene el
rendimiento de trabajo en las condiciones óptimas, lo cual compensa con creces el
gasto ocasionado por su instalación y su mantenimiento. Las temperaturas más
adecuadas para el trabajo son:
Trabajo intenso 13 grados C.
Trabajo moderado 13 grados C.
Trabajo sedentario 18 grados C.
A medida que la temperatura se aleja de las indicadas disminuye el rendimiento del
trabajador: Aire acondicionado.
48
2.5.6 ACONDICIONAMIENTO CROMÁTICO.
En épocas pasadas el color gris oscuro era el más usado en los locales industriales.
En la actualidad, por el contrario, se ha desterrado este color casi por completo, por
lo menos en sus tonos oscuros, pues se ha demostrado que una pintura adecuada,
además de mejorar la iluminación natural y artificial, tiene gran influencia en los
operadores.
A continuación presentamos las reacciones que diversos colores en teoría generan en
las personas.
• El amarillo produce mayor actividad y eficiencia.
• El verde disminuye la actividad pero aumenta la eficiencia.
• El azul produce sensación de frio y disminuye la actividad.
• El violeta produce apatía y disminuye la actividad.
• El anaranjado eleva la actividad, pero da sensación de calor
• El rojo altera los nervios de los operarios y provoca rencillas entre ellos.
Por ellos es necesario profundizar en el ambiente cromático ya que con poca
diferencia de costos sobre una pintura inadecuada, puede lograrse una mayor
productividad.
49
2.5.7 RUIDO Y VIBRACIONES.
El ruido es otro factor importante que debe ser eliminado o reducido en lo posible
para aumentar la eficacia del trabajador. Es causa frecuente de fatiga, irritacion y
caídas de producción, además cuando es intermitente o constante tiende a excitar
emocionalmente a los trabajadores: es decir altera su estado de ánimo y dificulta que
se realice un trabajo de precisión. Con frecuencia controversias, conflictos personales
y otras formas de mala conducta entre los operarios pueden ser atribuidos a ruidos
perturbadores.
2.5.8 MUSICA AMBIENTAL.
La música siempre se ha utilizado en los trabajos, pero no de manera técnica.
A partir de 1939 en Inglaterra la música se utilizó en las empresas con el objeto de
aliviar las pesadas jornadas impuestas por la guerra. El resultado fue tan bueno qu en
la actualidad muchas empresa utilizan esta técnica.
Se recomienda la utilización de la música en dosu períodos de 15 a 30 minutos por la
mañana y de 15 a 30 minutos por la tarde, generalmente cuando se haya detectado
que existe fatiga y aburrimiento. Deberia estar comprendida entre los 50 y 58 dB.
50
2.6 DIAGRAMAS Y GRÁFICOS EMPLEADOS EN EL ANÁLISIS DE
MÉTODOS.
“Cuando el análisis de métodos se emplea para diseñar un nuevo centro de trabajo o
para mejorar uno ya en operación, es útil presentar en forma clara y lógica la
información factual (o de los hechos) relacionada con el proceso.
El primer paso a este respecto es reunir todos los hechos necesarios relacionados con
la operación o el proceso. Información pertinente (como cantidad de piezas a
producir, programas de entrega, tiempos de operación, instalaciones, capacidad de
las máquinas, materiales y herramientas especiales) pueden tener una influencia
importante en la resolución del problema.”11
2.6.1 DIAGRAMA DE PROCESOS
“El diagrama de proceso se define como una representación gráfica relativa a un
proceso industrial o administrativo. En el análisis de métodos se usan generalmente
ocho tipos de diagramas de proceso, cada uno de los cuales tiene aplicaciones
específicas.”12
11 Op. Cit., p.21
12 Op. Cit., p.21
51
2.6.2 DIAGRAMA DE PROCESO DE LA OPERACIÓN
“Es una representación gráfica de los pasos que se siguen en toda una secuencia de
actividades, dentro de un proceso o un procedimiento, identificándolos mediante
símbolos de acuerdo con su naturaleza; incluye, además, toda la información que se
considera necesaria para el análisis, tal como distancias recorridas, cantidad
considerada y tiempo requerido, con fines analíticos y como ayuda para descubrir y
eliminar ineficiencias.
Al respecto, siempre serán necesarios estos datos: método actual o método
propuesto; número del plano, número de la pieza u otro número de identificación;
fecha de elaboración del diagrama y nombre de la persona que lo hizo. La
información adicional que a veces es valiosa para fines de reconocimiento. El orden
en que deben realizarse los hechos indicados en el diagrama se representan por la
disposición de los símbolos ya expuestos en líneas verticales de recorrido. El
material comprado o sobre el cual se efectúa trabajo durante el proceso, se indica con
líneas horizontales; esto es material que alimenta a las líneas verticales de recorrido.
52
Cuadro Nº 2. Diagrama de operaciones
Fuente: Niebel W. Benjamín; Ingeniería Industrial (métodos, estándares y diseños del trabajo), 11ava.
Edición, editorial Alfa & Omega; 2004
Elaborado por: José Luis Duque
El diagrama de proceso de la operación permitirá visualizar detalles el método
presente, pudiendo así realizar nuevos y mejores procedimientos. Este método es uno
de los más importantes que se debe tomar en cuenta para realizar el diagrama de
operaciones que ayuda a promover y explicar un método propuesto determinado.
Como proporciona claramente una gran cantidad de información, es un medio de
comparación ideal entre dos soluciones competidoras.”13
13 Op. Cit., p. 30
53
2.6.3 DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESOS
“Este diagrama, como el diagrama de operaciones de proceso, no es un fin en si, sino
sólo un medio para lograr una meta. Se utiliza como instrumento de análisis para
eliminar los costos ocultos de un componente. Como el diagrama muestra claramente
todos los transportes, retrasos y almacenamientos, es conveniente para reducir la
cantidad y la duración de estos elementos.
1) Manejo de materiales.
2) Distribución de equipo en la planta.
3) Tiempo de retrasos.
4) Tiempo de almacenamientos.
El diagrama de flujo va a permitir identificar los problemas y las oportunidades de
mejora del proceso. También se podrá identificar los pasos redundantes, los flujos de
los reprocesos, los conflictos de autoridad, las responsabilidades, los cuellos de
botella, y los puntos de decisión, y es el mejor método para tener una óptima
visualización de retrasos o demoras en los procesos.”14
14 Op. Cit., p. 34
54
Cuadro N° 3. Conjunto estándar de simbolos para diagramas de procesos.
ACTIVIDAD SÍMBOLO
Operación.- Ocurre cuando un objeto está siendo
modificado en sus características, se está creando
o agregando algo o se está preparando para otra
operación, transporte, inspección o almacenaje.
Transporte.-Ocurre cuando un objeto o grupo de
ellos son movidos de un lugar a otro, excepto
cuando tales movimientos forman parte de una
operación o inspección.
Inspección.- Ocurre cuando un objeto o grupo de
ellos son examinados para su identificación o
para comprobar y verificar la calidad.
Demora.-Ocurre cuando se interfiere en el flujo
de un objeto o grupo de ellos. Con esto se retarda
el siguiente paso planeado.
Almacenaje.- Ocurre cuando un objeto o grupo
de ellos son retenidos y protegidos contra
movimientos o usos no autorizados.
Actividad combinada .- Cuando se desea indicar
actividades en el mismo punto de trabajo,
(operación e inspección)
Fuente: Niebel W. Benjamín; Ingeniería Industrial (métodos, estándares y diseños del trabajo), 11ava.
Edición, editorial Alfa & Omega; 2004
Elaborado por: José Luis Duque
55
2.6.4 DIAGRAMA DE RECORRIDO
Una vez completado el diagrama, se usa para examinar los movimientos como un
todo, para ver donde esta situada la mayor concentración de movimientos. Esta
técnica es muy utilizada como medio para localizar los puntos débiles y que precisan
de un análisis mas completo. La cuerda sigue el movimiento del operador o del
material. El modelo resultante muestra al investigador que partes del trabajo
provocan mayor número de movimientos.
En el Registro oficial utilizar este diagrama es muy importante debido a que hay
mucha trayectoria para la distribución de material y eso produce demoras y hace que
los trabajadores tengan tiempo ocioso y por ende menor producción de registros
oficiales.
2.6.5 DIAGRAMA DE INTERRELACIÓN HOMBRE MÁQUINA
“Se define este diagrama como la representación gráfica de la secuencia de
elementos que componen las operaciones en que intervienen hombres y máquinas, y
que permite conocer el tiempo empleado por cada uno, es decir, conocer el tiempo
usado por los hombres y el utilizado por las máquinas.
En la institución de el Registro Oficial se utiliza equipos de computación con sus
respectivos operarios pero el problema consta de que el operario no lo toma con
conciencia su labor de realizar su labor y hay una excesiva demora en cada uno de
56
ellos por esta razón yo pienso que seria indispensable este diagrama para un control
de cada operario.”15
2.6.6 DIAGRAMA DE PROCESO PARA GRUPO O CUADRILLA
Este diagrama es una adaptación del diagrama de proceso de hombre y máquina, con
el empleo de esta herramienta el analista debe estar en condiciones de poder calcular
el número más económico de máquinas a atender por un operario; sin embargo,
varios procesos y máquinas llegan a ser de tal magnitud que las preguntas a contestar
no es cuántas máquinas debe operar un trabajador, sino cuantos operarios se
necesitan para operar eficientemente una máquina.
Cuadro Nº 4. Diagrama de cuadrilla o grupo
Fuente: Niebel W. Benjamín; Ingeniería Industrial (métodos, estándares y diseños del trabajo), 11ava. Edición, editorial Alfa & Omega; 2004
Elaborado por: José Luis Duque
15 Op. Cit., p. 43
57
El diagrama muestra la relación que se tiene entre el ciclo de inactividad y de
operación de maquina y el operario
2.6.7 DIAGRAMA PERT
“La Red PERT permite identificar el camino crítico de un proyecto y concentrar los
esfuerzos en las tareas componiéndolo. El camino critica siendo el encadenamiento
de tareas cuya duración total es la más larga del proyecto.”16
ELEMENTOS DE UN DIAGRAMA O RED PERT
En una Red PERT o Diagrama PERT, a cada tarea es asociado:
Una fecha de inicio: es la fecha de inicio de la tarea
Une fechar de fin: es la fecha de fin de la tarea
Una duración: generalmente en días, es la diferencia entre la fecha de inicio y
de fin de la tarea
Lazos: son los lazos entre las tareas que permiten determinar el
encadenamiento de las tareas.
16Op. Cit. p.27
58
2.6.8 DATOS ESTÁNDAR Y GRÁFICAS
Es difícil separar por completo estas dos partes, puesto que, un método especifico,
frecuentemente en forma de una práctica estándar escrita, es una de las condiciones
de la medición de tiempo, y también, las mediciones de tiempo son a menudo una
parte de la base sobre la cual se comparan los métodos alternos. Además, la
determinación de métodos y la evaluación de tiempos, se complementan entre si, en
la aplicación. El término combinado – estudio de movimientos y tiempos- se usa para
denotar la frase de actividad:
• Determinación del método
• Apreciación de tiempo y desarrollo del material para la aplicación de estos datos
2.6.9 ANALISIS COSTO / BENEFICIO
Un camino mas cuantitativo para resolver entre las alternativas es el análisis costo –
beneficio; y que esta compuesto por cuatro requerimientos especiales,. Véase un
análisis mas minucioso, en el capitulo v.
• Determinar que cambio se produjo, debido a un mejor diseño
• Cuantificar estos cambios (beneficios) en unidades monetarias
• Costo requerido para implementar los cambios
• Dividir el costo, entre el beneficio a fin de crear una razón
• Analizar los costos de los procesos vs inversiones
59
CAPÍTULO III
3. EL REGISTRO OFICIAL
A continuación se presenta un detalle de cómo esta el registro oficial actualmente,
donde se ubica y que constituye.
3.1 LOCALIZACIÓN DEL REGISTRO OFICIAL
El Registro Oficial es una Institución Pública que tiene como finalidad promulgar la
normativa jurídica del país esto se desarrolla desde 1895, localizándola en el centro
de Quito con su ubicación geográfica: El Ejido y 12 de Octubre, Nº 16-114 que
desarrolla las actividades de levantamiento y corrección de texto del Registro Oficial.
3.2 ANALISIS FODA
Se identificará mediante el análisis foda la situación actual en la que se encuentra la
institución y se presenta lo siguiente.
60
Tabla N° 3 Analisis FODA
FORTALEZAS (F) OPORTUNIDADES (O) Rápida capacidad de respuesta El sector empresarial en crecimiento. Servicio adaptado a la necesidad de cada cliente. Remesas del exterior por aproximadamente
2267 millones de dólares que incrementará la inversión para nuevas micro empresas y mejora el nivel de vida de las personas.
Posee su propia infraestructura. El ingreso per cápita en ascenso, a diciembre bordeó los 3 mil dólares (4.4%).
Cuenta con la distribución de otros productos. Emprender en la producción de nuevos productos.
Producto con gran trayectoria institucional y buena imagen institucional con sus clientes
Logra la exclusividad como ente de consulta juríca
El local comercial de la empresa está ubicado en un lugar de fácil acceso.
DEBILIDADES (D) AMENAZAS (A) Capital limitado. Crecimiento del riesgo país por la inestabilidad
política puede repercutir en al fuga de capitales y por ende el cierre de empresas
Posicionamiento entre los clientes. La presencia y el incremento de competidores y la diversificación productos y servicios
Trabajo mecánico y ambiente interno negativo. Plagio del Registro Oficial en empresas de Quito y Guayaquil
Largos procesos operativos y baja productividad. No cuenta con un buen control administrativo. Existen pocos puntos de distribución No tiene un reglamente interno legalmente constituido
La empresa no cuenta con un plan estratégico El personal no posee una capacitación adecuada Escasa cobertura. Ausencia de un departamento de marketing.
Fuente: Registro Oficial Elaborado por: José Luis Duque
3.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL REGISTRO OFICIAL
El Registro Oficial esta conformado por:
61
Director encargado
Secretaria
Asesora abogada
Auxiliar de servicios
Chofer
Operadores
Figura Nº 2. Organigrama funcional
Fuente: Registro Oficial Elaborado por: José Luis Duque
DIRECTOR ENCARGADO
SECRETARIA
AUXILIAR DE SERVICIOS
ASESORA ABOGADA
OPERADORES
CHOFER
CORRECCION LEVANTAMIENTO DE
TEXTO
WEP
62
3.4 DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Una organización a cualquier nivel es un sistema y funciona como un todo integrado
en el cual las partes son interdependientes.
Una empresa como sistema está formada por un conjunto coherente de elementos
que interactúan armónicamente.
3.4.1 DIRECTOR GENERAL DEL REGISTRO OFICIAL
Se encarga de planificar, organizar, dirigir, controlar, coordinar, analizar, calcular y
deducir el trabajo de empresa o institución, además de mantener un manejo de
directrices del Registro Oficial, efectuando esto durante la jornada de trabajo.
3.4.2 SECRETARIA DEL DIRECTOR GENERAL
El puesto de secretaria del director es un puesto de alta confianza ya que sus
funciones son básicamente de apoyo a la dirección de la empresa o institución,
además de comunicar a la empresa todos los comunicados, memorandus, oficios,
recepción de documentos y certificaciones que se realizan a través de la secretaria,
además maneja la caja chica de la empresa.
63
3.4.3 AUXILIAR DE SERVICIOS
Es encargado del manejo del archivo y registros de todos los documentos que
ingresan para actualizaciones, además de realizar depósitos, entregas de
correspondencias, etc.
3.4.4 CHOFER
Su labor es la de movilizar tanto al personal de la empresa y al auxiliar para los
servicio que correspondan, de otro lado también moviliza al personal para tramites
externos de todo tipo, su función prioritaria es la movilización para los servicios de la
logística de los magnéticos del Registro Oficial.
3.4.5 OPERADORES
Los operadores son encargados de analizar y realizar la corrección y levantamiento
de textos del Registro Oficial.
3.5 DESARROLLO DEL PROCESO DE LEVANTAMIENTO Y
CORRECCIÓN DE TEXTOS
A continuación se analiza los aspectos fundamentales que actualmente realiza la
Institución para el desarrollo de los Registros Oficiales y son los siguientes:
64
3.5.1 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
Los documentos enviados por mensajeros o empleados de cualquier empresa pública
o privada son ingresados en secretaria general del registro oficial para la recepción
del mismo y el almacenamiento de todos los documentos ingresados para luego ser
registrados en el libro de la Institución.
Foto Nº 1. Recepción de Documentos
Fuente: Registro Oficial Elaborado por: José Luis Duque
3.5.2 ACTUALIZACIÓN DEL DOCUMENTO
Una vez receptados los documentos en secretaria general pasan a ser registrados en el
libro de la Institución, por el auxiliar de servicos, como se presenta acontinuacion, y
después revisa y firma el Director del Registro Oficial, para constatar que estos no
tengan errores y pasen directamente al libro de registros.
65
Foto Nº 2. Registro de Documentos
Fuente: Registro Oficial Elaborado por: José Luis Duque
3.6 DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO
El Registro Oficial es una revista de papel periódico y sus dimensiones son de
alrededor de (30cm largo) x (21cm ancho), que contiene información de normas y
leyes jurídicas y es un órgano de publicación del estado ecuatoriano y la
responsabilidad es la de publicar las disposiciones legales que regirán a los
ciudadanos nacionales y extranjeros que habitan en el territorio ecuatoriano.
66
Figura Nº 3. Revista del Registro Oficial
Fuente: Registro Oficial Elaborado por: José Luis Duque
3.7 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA EN LA INSTITUCIÓN PÚBLICA EL
REGISTRO OFICIAL
A pesar de los intentos por organizar la institución, siguen hasta la fecha existiendo
muchos problemas en lo que se refiere a funciones, ya que existe una sobre posición
de las mismas lo que ha originado más de una vez conflictos internos.
Es necesario que se den lineamientos específicos con respecto a este punto, ya que la
eficacia de la institución está en duda. Y si los departamentos del Registro Oficial no
realizan un cambio, no podrá conformarse como empresa y de alguna manera esto
67
producirá en el cliente una mala imagen de la Institución, por tanto es uno de los
puntos que se tratarán con mucho detenimiento en la propuesta.
La institución pública Registro Oficial tiene como finalidad realizar revistas de
información jurídica para entidades públicas, privadas y ciudadanos en general, pero
también se necesita tener una planeación estratégica debido a que no existe ningún
tipo de planificación, para diseñar los planes estratégicos, que consisten en
documentos en donde se especifica cómo es que se van a alcanzar los objetivos
generales propuestos, es decir, cómo se van a implementar o ejecutar las estrategias
formuladas.
Toda empresa tiene que darle importancia al proceso de definir a donde se quiere
llegar a través del tiempo. Las estrategias representan las acciones que se llevarán a
cabo para lograr los objetivos a largo plazo; el análisis y la selección de la estrategia
implican sobre todo, tomar decisiones subjetivas con base en información objetiva, a
menos que la empresa o institución esté confrontando una situación desesperada, las
alternativas de estrategias representan pasos que hacen avanzar a la empresa a su
posición deseada en el futuro. Es necesario aclarar que la planeación estratégica no
es la solución a todos los problemas por los que atraviesa una empresa, sin embargo,
es una útil herramienta que puede brindar múltiples beneficios si se utiliza en el
momento y en la forma requerida.
Cada compañía debe formular planes, se debe comprometer a cumplirlos y, después,
lleva a cabo las acciones que tal cumplimiento implica. El propósito de la planeación
68
estratégica es posibilitar un desarrollo coherente de las organizaciones, que permita
coordinar las acciones de las diferentes subunidades mediante criterios unificados
que resuelvan conflictos de interés y que provean suficiente claridad a todos los
estamentos de la empresa o institución sobre los objetivos que persiguen y los
métodos escogidos por el directorio.
Por consiguiente, no tomar en cuenta la planeación estratégica ya sea en una
organización o institución pública conllevará serios problemas. El primero de ellos,
es que la empresa no tendrá claramente establecidas sus estrategias y por ende no
podrá lograr su misión y objetivos organizacionales; así como el subestimar las
debilidades y amenazas que pueden dañar a la empresa o por el contrario
sobreestimar las fortalezas y oportunidades del entorno. Un tercer problema se
refiere a que al carecer de planes alternos de acción, el director en este caso solo
tendrá una forma de hacer las cosas derivándose dentro de esta problemática que no
se encuentren establecidos metas y objetivos apegados a la realidad de la institución.
En conclusión se ha encontrado que la institución no tiene una adecuada
organización por falta de información o capacitación para los directivos y empleados
de la institución y de esta forma tener una visualización de lo que se quiere hacer. Y
así tener un mejor funcionamiento y orden en las diferentes tareas. El sistema de
control utilizado es demasiado rudimentario por lo cual existe evasión de
responsabilidad. No existen manuales de procedimientos, ni un reglamento orgánico
funcional.
69
a) Sistema de registro y control administrativo
• Es fundamental observar la información adquirida, ya que no es manejada
correctamente por eso existen retrasos de documentos como; casaciones,
resoluciones, etc.
• La información en la actualidad es un factor fundamental dentro de la toma de
decisiones de empresa por lo que la falta de ella, representa una seria
debilidad que debe ser corregida con el plan estratégico si se pretende
alcanzar objetivos y metas.
• El formato para el levantador de texto y corrección esta bien definida que son
en doble columna y se registra la información y se hace las correcciones
respectivas del documento, sin embargo el problema radica en que no se
lleva.
b) Recurso Humano
Se analizará aspectos como:
Comportamiento Organizacional
La edad promedio del personal es de 50 años con una antigüedad de treinta años de
servicio, como se observa son gente que han transcurrido varios años y han aplicado
todo su tiempo a su labor, estos empleados laboran mecánicamente y no tienen ganas
de superación según los trabajadores dicen “esto vengo haciendo de años y así
seguirá¨, y por ende sienten temor de realizar un cambio en los métodos de trabajo.
70
Los trabajadores no tienen un método estandarizado; esto quiere decir un límite de
páginas por día sin embargo, se hace menos de lo planeado esto incide en el grado de
estancamiento y retraso de registros oficiales.
La institución ha pretendido siempre no renovar continuamente su personal, tratando
de crear lazos de amistad en lugar de relaciones formales, por lo que se podría
considerar que no existe rotación del personal. Esto ha beneficiado de alguna manera
ya que existe un ambiente de estabilidad laboral, sin embargo, es necesario que la
institución que se va a formar como empresa empiece a tener lineamientos de
crecimiento.
Cuadro Nº 5. Aspectos del Plan Estratégico a tratar en la Propuesta
ACTIVIDADES
PROBLEMAS
• Estructura organizacional No existe un organigrama a implementarse como Empresa.
• Recurso Humano Los Trabajadores del Registro Oficial no tienen claro sus funciones por lo existe evasión de responsabilidad.
• Visión, Misión y Valores La institución no consta de Vision, Mision, valores y Politicas lo que no permite su crecimiento.
• Estrategias Corporativas La institución no tiene ningún tipo de análisis para elaborar estrategias.
• Evaluación de ventas El Registro Oficial no tiene un departamento de Markenting para la planificación, ejecución y control de ventas.
• Producto En el producto existe deficiencia de tinta o errores en texto lo que baja su calidad.
Fuente: Registro Oficial Elaborado por: José Luis Duque
71
3.8 ESTUDIO DE MÉTODOS EN LA INSTITUCIÓN EL REGISTRO
OFICIAL.
El estudio de métodos es un paso muy importante en cualquier empresa o institución
con esto se puede establecer un método actual y un método propuesto para así
obtener un mejor desenvolvimiento del trabajador y por ende una mayor
productividad. En el Registro Oficial no cuenta con un método estandarizado donde
todo documento es recibido en secretaria y un empleado de levantamiento de texto
recoge los documentos y realiza su distribución para los operarios de corrección del
texto y esto se ha realizado por largos periodos de tiempo, es de vital importancia
tomar en cuenta un estudio de métodos, para analizar la productividad de la
institución, y lo principal de este trabajo es la aplicación de las técnicas para la
solución de problemas, obtener y presentar datos por medio de diagramas, es el
enfoque principal, con el fin de desarrollar el método ideal para la producción.
En cualquier sistema organizacional se habla, de trabajo, por lo que las empresas
realizan estudios que tratan de optimizar sus recursos para obtener un bien y/o
servicio. Por ello el trabajo representa la dinámica de la empresa, ya que ésta
presenta un factor primordial para aumentar su productividad. Por ello
comenzaremos definiendo lo que es el trabajo.
Durante cualquier proceso en donde intervenga el hombre, se trata de ser los más
eficientes, es por ellos que el estudio del trabajo nos presenta varias técnicas para
aumentar la productividad.
72
Se entiende por estudio del trabajo, genéricamente, ciertas técnicas, y en particular el
estudio de métodos y la medición del trabajo, que se utilizan para examinar el trabajo
humano en todos sus contextos y que llevan sistemáticamente a investigar todos los
factores que influyen en la eficiencia y economía de la situación estudiada, con el fin
de efectuar mejoras.
3.9 ANÁLISIS DE MÉTODO DE TRABAJO EN LA INSTITUCIÓN EL
REGISTRO OFICIAL
Ya hemos obtenido una idea general del funcionamiento y operación de la planta y
en esta instancia determinamos cual es el método por el cual se mide la producción.
Partiremos de que la institución presenta molestias y limitaciones en determinados
procesos haciendo asi mas sencillo el análisis general del método de trabajo,
entonces empezamos adeterminar como se trabaja actualmente en la institución. Y
una medida para mejorar el método general de trabajo se debería capacitar al
trabajador indicando como se podría hacer mas rápido el trabajo sin descuidar su
salud.
El tema central de este estudio es la productividad, y en lo que al tema de
productividad se refiere la institución no cuenta con un sistema de planificación u
organización de la producción de tal manera que empezaremos en la sección
administrativa donde empieza muestro proceso productivo en esta sección la
secretaria se encarga de recibir todos los documentos de instituciones publicas y
73
privadas, entonces lo que hace es poner el sello de recibido y pasa al libro del
Registro Oficial que su encargado es el auxiliar de servicios al realizar estos dos
pasos, los documentos se trasladan al director encargado para revisar y sumillar,
dentro de un periodo de un dia la razón por la cual se estanca y no permite tener
continuidad del documento es porque en el área de levantamiento de texto no han
terminado los documentos anteriores por lo tanto, existe un cuello de botella que no
permite una producción continua y esto da como resultados demoras excesivas para
la producción del registro oficial, todo esto podría mejorar ya que la institución
cuenta con una gran ventaja competitiva como son la experiencia del operador y
flexibilidad de su línea de producción en la propuesta veremos como se puede
mejorar la institución en este aspecto
Antes de emprender el estudio hay que considerar básicamente lo siguiente:
74
Cuadro Nº 6. Aspectos del Estudio de Métodos de Trabajo a tratar en la
Propuesta
ACTIVIDADES
PROBLEMAS
• Método Estandarizado La institución tiene un valor aproximado de acuerdo a lo que producen los operarios, pero no tiene un estándar de producción.
• Proceso de distribución del Documento planta alta.
En la planta alta del Registro Oficial existe una demora de traspaso de documentos significativa.
• Proceso de distribución del Documento planta baja.
En la parte operativa de planta baja hay una descordinacion y mal distribución del documento.
• Producto El Registro Oficial tiene trabajo retrazado lo que no permite seguir avanzando y tener una carga mas.
• Producción No cuenta con ningún formato o diagramas para basarse y realizar mejoras.
Fuente: Registro Oficial Elaborado por: José Luis Duque
3.9.1 ASPECTOS IMPORTANTES DEL MÉTODO DE TRABAJO A
REALIZARSE EN EL REGISTRO OFICIAL.
• Obtener un estándar es necesario que el operario domine a la perfección la
técnica de la labor que se va a estudiar.
• El empleado debe saber que está siendo evaluado, así como su supervisor y
los representantes de la institución.
• La actitud del trabajador y del analista debe ser tranquila y el segundo no
deberá ejercer presion sobre el primero.
75
CAPÍTULO IV
4 PROPUESTA DEL PLAN ESTRATÉGICO
La propuesta del plan estratégico para el Registro Oficial se presenta a continuación
con el detalle de los aspectos más importantes a considerar.
4.1 ANÁLISIS DEL ENTORNO INTERNO DE LA INSTITUCIÓN
El análisis del entorno interno de la empresa se compone de los siguientes numerales,
los cuales los analizamos a continuación.
4.1.1 RESEÑA DE LA INSTITUCIÓN
El primero de julio de 1895 salió a la luz el primer ejemplar del Registro Oficial, el
cual informaba a los ciudadanos ecuatorianos el contenido de las normas jurídicas
que regulaban el convivir social de ese entonces. Ese trabajo tan importante para el
país debió realizarse con gran celo profesional y con un arduo amor patrio, si bien es
cierto que en las administraciones anteriores el Registro Oficial no ha sido dotado de
los implementos de orden técnicos-mecánico, necesarios para que pueda cumplir
adecuadamente con su misión, esta institución, actualmente funciona con una
maquinaria obsoleta para la modernidad en la que vivimos, tal es así que la máquina
76
más moderna data del año 1973, lo que no permite competir al mismo nivel que las
actuales empresas que plagian su producto.
Al inicio de su historia han aparecido diferentes diarios oficiales como: “el Registro
Autentico” (1841), “La concordia” (1844), “El Nacional” (1846), “El diario Oficial”
(1888), y en la actualidad se tiene a lo que llamamos El Registro Oficial, el mismo
que fue fundado por el insigne Presidente de la República, General Eloy Alfaro
(1895) con el fin de realizar el diario del Estado, en el se publican todas las leyes,
decretos, acuerdos, resoluciones y demás actos normativos emitidos por los
organismos y entidades del Estado; además de las decisiones y resoluciones de los
órganos de la Comunidad Andina, así como sentencias expedidas por la Corte
Suprema de Justicia; resoluciones de la Corte Constitucional, ordenanzas
municipales y provinciales, y toda aquella normativa que dictamine la ley.
77
4.1.2 VISIÓN
La empresa cuenta con una visión que no está totalmente definida por lo tanto para el
presente plan estratégico se aporta con el nuevo diseño de la misma.
“El Registro Oficial será una empresa moderna, productora y comercializadora de
productos impresos informativos; trabajará de manera permanente, eficiente y con
elevado grado de responsabilidad social, dentro de este compromiso, orientará al
recurso humano hacia la optimización de su potencial profesion, mediante una
exigente capacitación que genere una sólida motivación para brindar servicios de
excelencia e identificados con los intereses comunitarios. Gozará de prestigio y
confianza gracias a una gestión directiva y administrativa transparente, a su alta
productividad y rentabilidad alcanzada por su disciplina, los métodos modernos
aplicados y el permanente apoyo de sus colaboradores.”
78
4.1.3 MISIÓN
De igual forma que en el punto anterior, la misión actual no está bien definida por lo
tanto se propone la siguiente conceptualización de la misma:
“Desarrollar los niveles técnicos, administrativos y financieros-económicos de la
institución para extender planificadamente la cobertura de los servicios/productos,
cumpliendo con las expectativas de nuestros clientes en cuanto a eficiencia y calidad
de los productos, con la entrega oportuna; realizando operaciones enmarcadas en
las normas y disposiciones legales; satisfaciendo las necesidades de sus
colaboradores, proveedores y clientes con responsabilidad, y contribuyendo
permanentemente al desarrollo económico y social de la comunidad.”
79
4.1.4 VALORES
Ética Mantener y cultivar los principios éticos del
personal “lo que se debe y no debe hacer”
Integridad Obrar con rectitud, bajo los principios de la
empresa para lograr un resultado de éxito.
Creatividad Se acogerá opiniones y perspectivas de los
empleados de la organización
Responsabilidad Comprometerse con la empresa y trabajo en
equipo, para potenciar iniciativas
Profesionalismo Las actividades se realizan con dedicación
y conciencia de ser los mejores.
Lealtad Actitud de personal alineados con los
objetivos de la empresa.
Calidad Mejora continua en los procesos para
incrementar la satisfacción del usuario.
4.1.5 CONSTITUCIÓN LEGAL
El Registro Oficial se rige a la Corte Constitucional como órgano supremo del
control constitucional, es independiente de las demás funciones del Estado, goza de
personería jurídica de derecho público, autonomía administrativa y presupuestaria,
tiene su sede en la Capital de la República y su jurisdicción se extiende a todo el
territorio nacional.
80
4.1.6 ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO OFICIAL
El Registro Oficial es una institución que maneja procesos productivos, procesos
administrativos, asesores jurídicos y operadores, pero no tienen una directriz de
jerarquía por lo tanto se va analizar lo siguiente.
4.1.7 PROCESO DE PRODUCCIÓN DEL REGISTRO OFICIAL
El proceso consiste en recibir toda la información de doctrina jurídica, legislación,
jurisprudencia, terminología jurídica, etc, de empresas publicas y privadas para luego
ser revisadas y sumilladas por el director encargado y pasar por un cuaderno de
registro, para realizar el levantamiento y corrección de texto acabado, eso se
considera listo y pasa a diseños de artes finales y luego el producto ya terminado
comienza su distribución.
4.1.8 PRODUCTOS QUE COMERCIALIZA
Los productos que comercializa el Registro Oficial son específicamente las revistas
judiciales de interés general, tanto para estudiantes, abogados, funcionarios públicos
organismos e instituciones gubernamentales e internacionales pero se piensa realizar
innovaciones de productos en general en función a las necesidades del cliente.
81
4.1.9 POSICIONAMIENTO
Cabe recalcar que al ser éste un producto físico que casi no permite variación pero si
requiere cierta diferencia significativa. El producto el Registro Oficial está
posicionado en la mente de los usuarios cómo un producto de valiosa información.
4.1.10 ANÁLISIS DE LAS VENTAS
Las ventas se han incrementado paulatinamente año tras año con porcentajes muy
favorables, como se aprecia en la tabla siguiente en la que se puede visualizar su
crecimiento. (Los datos que se expresan a continuación son solo estimados a las
cifras reales del Registro Oficial que por razones de confidencialidad no se han
podido entregar para este trabajo).
Tabla N° 4. Ventas anuales de Registro Oficial
AÑOS VENTAS
2004 201.600,00
2005 226.800,00
2006 134.400,00
2007 273.600,00
2008 137.305,20
2009 218.800,50
total 1.192.505,70
Fuente: Registro Oficial Elaborado por: Jose Luis Duque
82
4.1.11 ANÁLISIS DE LA PROMOCIÓN
La promoción es una parte fundamental de la publicidad ya que por medio de éste se
puede incrementar las ventas y estimular la demanda del mercado, pese a todas estas
consideraciones el Registro Oficial no ha desarrollado ninguna estrategia de
promoción.
4.1.12 ANÁLISIS DE LA FIJACIÓN DE PRECIOS
El Registro Oficial ha tenido fijado su precio en base a liderazgo en calidad de
productos que es aquel que a pesar de que sus competidores oferten productos
similares o complementarios a menos precio, la empresa se mantiene porque el
producto tiene calidad, es decir es un producto con una gran ventaja diferencial.
También en base a los costos de producción ya que es un factor importante a
considerer.
4.1.13 ANÁLISIS DE COMPETIDORES PRINCIPALES
Se ha realizado un análisis de las empresas competidoras, las que se nombran a
continuación:
83
SUPERLEY
Es una empresa que también se especializa en dar la información legal, a través de
medios impresos, discos compactos, Internet, telefonía celular y otros medios de
avanzada tecnología.
PUDELECO
Es una empresa que se dedica a entregar información legal, en los ámbitos del
Comercio Exterior, la Tributación de empresas y las Relaciones laborales.
LEXIS
Es una empresa especializada en el ámbito jurídico del Ecuador, que almacena y
organiza la totalidad de normas legales encargada de hacer impresiones y
publicaciones de información jurídica.
CAMARA DE COMERCIO
Es una empresa que cuenta con un departamento de asuntos jurídicos y brinda
servicios de información legal, Civil, Comercial, Constitucional, Laboral, Seguridad
Social, Societario y Tributario.
84
MINISTERIO DE FINANZAS
Es institución pública que contiene datos generales, bases legales, autoridades
reglamentos, leyes y enlaces de información legal.
CORPORACION DE ESTUDIOS
Se dedica a la edición y publicación de información de leyes y normas jurídicas.
4.2 ANÁLISIS DEL ENTORNO EXTERNO DE LA INSTITUCIÓN
4.2.1 AMBIENTE ECONÓMICO
Producto interno bruto
Es el indicador más común y equivale a la sumatoria de toda la producción generada
por los agentes económicos del país durante un periodo y se la puede estimar en
valores absolutos o en porcentajes de incremento o decremento.
Se acostumbra compararle al PIB con el índice de crecimiento poblacional ICP,
entonces si el PIB es igual al ICP se puede decir que la población crece a la par con
la economía; si la población crece más que el PIB, quiere decir que la economía está
de bajada, pues a cada persona le corresponde menos dinero.
85
El PIB general se ha ido incrementando cada año, y del año 2006 al 2008 ha crecido
aproximadamente en un 10%. El PIB actual es una oportunidad pues al tener las
personas una mejor situación económica aumenta su poder de compra. Todo esto,
afecta directamente en la empresa, ya que la competencia se desarrolla más, pues al
mejorar la condición económica del país, esto se refleja en el incremento de nuevas
empresas, de empleo y por obvia razón de la competencia. Si bien es cierto esta
situación puede significar una amenaza para la empresa, también puede presentarse
como una oportunidad, como ya se mencionó el incremento de nuevas empresas y de
fuentes de empleo ampliaría también el uso de este tipo de productos informativos y
legales como es el caso de los productos del Registro Oficial. En la tabla siguiente se
puede observar las tendencias del PIB en los últimos años.
Tabla N° 5. Producto interno bruto
VALOR Enero 31 – 2009 48983.38 millones de USD Enero-31-2008 48508.00 millones de USD Enero-31-2007 45789.00 millones de USD Enero-31-2006 41763.00 millones de USD Enero-31-2005 37187.00 millones de USD Enero-31-2004 32642.00 millones de USD Enero-31-2003 28636.00 millones de USD Enero-31-2002 28636.00 millones de USD Enero-31-2001 24899.00 millones de USD Enero-31-2000 15934.00 millones de USD
Fuente: Banco Central del Ecuador Elaborado por: José Luis Duque
86
Tasa de interés:
La tasa de interés es el precio del dinero en el mercado financiero. Al igual que el
precio de cualquier producto, cuando hay más dinero la tasa baja y cuando hay
escasez sube.
Existen dos tipos de tasas de interés: la tasa pasiva y la tasa activa, que resultan de
cálculos de promedios ponderados dentro del sistema.
Tasa activa o de colocación, es la que reciben los intermediarios financieros de los
demandantes por los préstamos otorgados. Esta última siempre es mayor, porque la
diferencia con la tasa de captación es la que permite al intermediario financiero
cubrir los costos administrativos, dejando además una utilidad. Si es baja es bueno
ya que fomenta el consumo y la producción, pero si es alta desmotiva los créditos.
Tasa pasiva o de captación, es la que pagan los intermediarios financieros a los
oferentes de recursos por el dinero captado. La diferencia entre la tasa activa y la
pasiva se llama margen de intermediación.
A lo largo de este año la tasa activa subió hasta 9,213% en marzo 2010, lo que ha
parado la emisión de créditos pues la tasa no es tan conveniente. La tasa pasiva esta
en 4,876% no ha tenido gran variación. Toda esta situación afecta considerablemente
el ambiente empresarial, pues es un gran limitante al momento de decidir endeudarse
para realizar una inversión, aunque el fin sea el crecimiento del negocio.
87
Inflación
El fenómeno de la inflación se define como un aumento persistente y sostenido del
nivel general de precios a lo largo del tiempo. La inflación es medida
estadísticamente a través del Índice de Precios al Consumidor, a partir de una canasta
de bienes y servicios demandados por los consumidores de estratos medios y bajos,
establecida por medio de una encuesta de ingresos y gastos de los hogares. De
acuerdo a datos proporcionados por el Banco Central del Ecuador, la inflación annual
para este año está en 4.31%
La crisis desencadenada por el mercado de crédito inmobiliario en los Estados
Unidos ha provocado un intenso debate sobre sus posibles efectos en la economía
mundial. Los resultados del estudio sugieren dos observaciones para América Latina:
la situación actual permanece relativamente inmune a los efectos de la crisis pero las
expectativas futuras empeoraron. En consecuencia no puede ser descartada la
hipótesis de contagio de la crisis, aunque la actual tendría un efecto relativamente
menor que el de otras crisis.
El crecimiento del 2010 dependerá de la inversión pública
Con un crecimiento por debajo del 3,5% anunciado por el Banco Central del
Ecuador, las expectativas para el 2008 no avizoran una realidad diferente, no
obstante, si el Gobierno cumple con la planificación de inversiones que se ha
propuesto, es probable que la tendencia de crecimiento aumente.
88
Otro de los puntos que tiene que resolver el Gobierno para lograr un mayor
crecimiento en el 2010, es definir claramente las reglas para todos los sectores, por
ejemplo, dejar las cosas en claro en el Sistema Financiero para que se pueda contar
con el financiamiento que el País demanda.
Uno de los objetivos principales del Ministerio de Economía y Finanzas es reducir el
Riesgo País, ya que esta calificación causa mucho nerviosismo y malestar en los
inversionistas tanto extranjeros como nacionales; de ahí que todas las acciones que se
realizan dentro del Gobierno tienen sus metas y objetivos bien definidos. Según
varios criterios de analistas del país, sostienen que el bajo crecimiento que alcanzó
Ecuador en los últimos meses, que asciende aproximadamente aun 3%, se debe a la
situación política del país.
Además se analiza el panorama de la producción ecuatoriana dependiente del
petróleo. Explicando que luego de la apertura del Oleoducto de Crudos Pesados
(OCP), en agosto de 2003, se registró un crecimiento del 8% en la explotación
petrolera 2004, sin embargo, para los años 2005 y 2006 decreció y la inversión fue
nula. En cambio, durante el año 2008, la tendencia que mejora la producción
inicia en marzo y la inversión al sector llegó a 400.000.000 de dólares, lo que
garantizó un exitoso año petrolero 2009. Más aún, al controlar las pérdidas por paros.
Sin embargo, el modelo productivo no apunta a sostener el petróleo como eje, sino a
diversificar otros sectores, como la industria que creció 4,6%, la agricultura que
también repuntó un 4,9%, o la construcción que alcanzó un 4,5%, o el turismo que
89
rompió las expectativas con un 14%, por eso el presupuesto para la inversión
turística desde el Estado será de 30.000.000 de dólares para el año en curso.
Signos de una economía que ha tenido un marcado mejoramiento en la mayoría de
las áreas productivas consecuencia de las políticas implementadas como de inversión
en micro crédito, que el Gobierno inyectó por un monto que superó los 300.000.000
de dólares. Aspecto que ha repercutido en el descenso significativo del desempleo y
subempleo.
Si bien las cifras macro económicas enseñan que el PIB por habitante ha crecido, no
es suficiente para sostener que la pobreza ha disminuido. Por un lado, el salario
básico mejoró respecto a la inflación (que es una de las más bajas de Latinoamérica),
mientras ésta encareció la canasta básica familiar en 17 dólares, respecto al año
anterior, el salario subió 30 dólares. Y la brecha entre el ingreso familiar y el costo
de la canasta es menor. Por otro lado, el desempleo sigue su tendencia descendente,
sobre todo por las iniciativas de pequeños productores.
En resumen, todos estos antecedentes afectan directamente la situación de la empresa
del Registro Oficial, pues al incrementarse la inflación también se incrementan sus
costos y obviamente sus precios, provocando una restricción por parte de los
consumidores, los cuales al verse afectados también por la inflación y la situación
económica que atraviesa el país, se ven obligadas a suspender o limitarse en el
consumo de los productos que se ofrece.
90
4.2.2 AMBIENTE DEMOGRÁFICO
La estructura de la población del mundo y la de los países individualmente
considerados cambia permanentemente en el tiempo y eso tiene un hondo impacto en
diferentes ámbitos de la economía. Hay dos eventos que determinan
transformaciones en la estructura de la población: primero, los cambios en el estado
bienestar (salud, educación, etc.) que determinan las condiciones de natalidad,
mortalidad y esperanza de vida; y segundo, los flujos migratorios desde y hacia una
economía. Un reciente estudio determina que la población de los países desarrollados
arrastra un proceso de envejecimiento por el descenso de la natalidad y la mortalidad
En el Ecuador, al igual que en otros países de América Latina, la reducción de la tasa
de natalidad (al 1.5%) y la caída de la mortalidad, determinan que el país y la región
se encuentren en un estadio de transición demográfica, de una sociedad agrícola con
altas tasas de fecundidad y mortalidad, a organizaciones industriales urbanas con
bajas tasas de fecundidad y mortalidad. Esta transición que se ha venido operando en
los últimos 50 años, ha determinado importantes cambios en la estructura de la
población ecuatoriana, con un mayor peso de los segmentos de la población de
edades adultas; y una distribución geográfica en la cual la población urbana pasó a
significar el 71% de la población total del país (39% de los ecuatorianos vive ahora
en la zona rural).
De otra parte, el fuerte flujo migratorio de ecuatorianos hacia el Ecuador exterior,
cuyo boom se concentró entre 2000 y 2004, parece haberse reducido. La población
91
ecuatoriana sale del país por diferentes motivos como negocios, capacitación, etc.;
35% lo hace por turismo, 9% porque tienen su residencia en otro país y apenas un
1,4% lo hace por estudios.
El Banco Central del Ecuador estimó que en el 2010 el flujo de remesas de los
emigrados hacia el país ascenderá a $2.200 millones. De mantenerse estas
tendencias, la economía del Ecuador en el mediano plazo tendrá otra conformación
demográfica, flujos de recursos financieros del exterior distintos y necesidades de
infraestructura y servicios públicos diferentes a los que demanda la actual estructura
de su población.
Desde el punto de vista social, la migración es una amenaza para el Ecuador, pues
incrementa la delincuencia, ya sea por la gente que ha salido de las pequeñas
ciudades a las ciudades grandes y que no encuentran trabajo, o por los hijos de la
gente que sale del país y que no tiene control pues la vida familiar se destruye.
Desde el punto de vista económico, la migración constituye una oportunidad para el
Ecuador por el significativo valor que constituyen las remesas que ingresan al país y
que son el fruto del trabajo de la gente que migro hacia otros países.
Todo esto de una u otra forma tiene implicancia con la Empresa, pues el ingreso de
divisas provenientes del exterior que son enviadas por los migrantes, ha permitido la
generación de microempresas y negocios que requieren de los productos que oferta el
Registro Oficial.
92
4.2.3 AMBIENTE TECNOLÓGICO
Los avances tecnológicos permiten que la productividad así como también la calidad
de los productos evolucionen de manera positiva, además concede una ventaja sobre
sus competidores, de manera que al utilizar lo que la tecnología de punta ofrece,
permita estar más adelante que los demás y apoyar el desarrollo de las
organizaciones.
Mientras los productos de las industrias, entre ellas la gráfica, tiene cada vez más
aceptación en el mercado, las mismas incorporan sistemas de gestión e innovación
tecnológica para ser más eficientes y lograr los volúmenes que demanda el cliente.
En el sector de tecnología, el mercado laboral no presenta grandes alternativas. Sin
embargo, podría ser el motor para nuevos negocios. Todo el segmento de tecnología
en el Ecuador está parado. En este marco, los cientos de estudiantes universitarios
que concluyen su carrera deben emprender la ardua tarea de buscar trabajo.
Se conoce que la demanda en el mercado laboral de tecnología es menor que la
oferta, debido a la falta de inversión en el sector, y la inestabilidad política y
económica del país. Sin embargo, otro problema que ocasiona la baja demanda de
profesionales es que las empresas no colocan a personal capacitado en las áreas
tecnológicas. Esto a pesar de que las universidades están formando buenos
profesionales.
93
De todas maneras, los especialistas no tienen oportunidades para el emprendimiento,
dado que no existe un parque tecnológico en el país. En el Ecuador existe talento, lo
que ha hecho que “sea reconocido por la calidad de software que desarrolla”. Solo
en dicho sector, la Asociación Ecuatoriana de Software (AESOFT) registró 4.468
empleos en 2008, de los cuales 3.584 trabajan en Pequeñas y Medianas Empresas
(PYMES), mientras que 884 son parte de grandes firmas.
Otro factor que incide en el mercado laboral tecnológico, es la falta de profesionales
con experiencia. Los sistemas de pasantías pueden ser útiles a la hora de ganar
práctica, lo que hace más productivo el trabajo en las empresas. El mercado requiere
personas experimentadas de al menos uno o dos años, lo cual a la vez mejora sus
ingresos.
Lo más importante para que un joven emprenda un negocio es la idea que pueda
generar. En el sector tecnológico existen muchas empresas que han nacido de
jóvenes, en un garaje, el hecho de que el mercado laboral esté saturado puede ser una
motivación para generar negocios propios. Adquirir experiencia previa no es un
factor determinante para que un profesional abra una empresa.
La aplicación de tecnología o informática en las tareas administrativas de las
pequeñas y medianas empresas todavía no es suficiente en Ecuador. De las 300 mil
que existen en el país, solo el 40% cuenta con un programa tecnológico. Según un
estudio, el miedo al uso de la tecnología y, sobre todo, la creencia de que es un
producto caro son las razones fundamentales que alejan a los dueños de las empresas
94
de las soluciones informática: desde el manejo de caja y facturación a un sofisticado
sistema para banco.
El acceso a programas básicos puede costar entre $600 y $3.000, aunque también hay
soluciones informáticas más integrales cuyos costos llegan hasta los $100 mil.
Muchos empresarios están conscientes de que ser parte de la innovación tecnológica
representa ahorro de dinero y tiempo, no deciden cambiar por que son personas muy
conservadoras y no logran vencer sus temores.
Otro de los temores es la creencia de que deben hacer constantes inversiones en
soporte técnico, y prefieren seguir llenando los kárdex, asientos contables, roles de
pago y otros trabajos administrativos de forma manual. Sin embargo, para las
empresas dedicadas a la creación de estos programas informáticos Ecuador es un
buen cliente. Por otra parte, no se puede dejar que la tecnología domine a toda una
organización, ya que si llega a ese punto en el cual la empresa depende directamente
del avance tecnológico para progresar, tendrá problemas si no cuenta con esa
tecnología actualizada. Como ejemplo de esta situación se tiene que el Internet que
se ha difundido en todo el mundo y a todo nivel, pues hasta en los hogares se utiliza
y con el servicio de banda ancha permite una mayor velocidad en la transmisión de
datos, audio y video.
95
4.2.4 AMBIENTE CULTURAL
La situación socio-cultural presenta un verdadero desafío. La globalización es un
fenómeno impactante en nuestra cultura y en el modo como nos insertamos y
apropiamos de ella. Vivimos un cambio de época, cuyo nivel más profundo es el
cultural. Los fenómenos sociales, económicos y tecnológicos están en la base de la
profunda vivencia del tiempo, al que se le concibe fijado en el propio presente con
inconsistencia e inestabilidad. Se deja de lado la preocupación por el bien común
para dar paso a la realización inmediata de los deseos de los individuos, la creación
de nuevos derechos individuales, a veces arbitrarios, problemas de la sexualidad, la
familia, las enfermedades y la muerte.
Hay un deseo por encontrarse con otros y compartir lo vivido, con énfasis en la
libertad personal. Los bienes promovidos por los medios de comunicación son
accesibles a todos. Es por todo esto que, el Registro Oficial ha visto necesario
involucrarse con el fenómeno de la globalización, mejorando su sistema de
producción y procesamiento de información, para lo cual ha visto necesario realizar
mejoras de la infraestructura actual de la planta.
Educación
La educación está politizada, hay un alto índice de analfabetismo. En cuanto a la
educación primaria, se está viviendo la reforma educativa sin conocer claramente los
resultados. La educación secundaria es de mala calidad, pues aún están vigentes los
96
exámenes de ingreso. El problema de la educación afecta sin lugar a dudas a la
población media y pobre del país, ya que si no se dispone de altos recursos
financieros, la buena educación es casi inalcanzable, por esta razón los gobiernos de
turno deberían proponerse como objetivo fundamental a la educación y dar
soluciones a una sociedad saturada de todo tipo de profesionales y permitir que los
jóvenes que culminan sus estudios universitarios puedan tener oportunidades de
trabajo más claras y justas.
La cultura en el Ecuador está caracterizada por: impuntualidad, conformidad, falta de
identidad, falta de compromiso y no hay participación activa. Como resultado la
cultura se constituye en una amenaza, ya que con las características mencionadas
anteriormente, el desarrollo del país es difícil alcanzar. Estas consideraciones nos
llevan a la conclusión que los cambios que se presentan en la sociedad y sobre todo
en las empresas, exigen mayor control y calidad en los procesos y productos que se
ofrecen en el mercado.
4.2.5 AMBIENTE LEGAL / POLÍTICO
La situación actual en la que se encuentra nuestro país, afecta la actividad que realiza
el Registro Oficial, ya que las empresas existentes están en zozobra de lo que
sucederá con la nueva constitución y la forma en la que esta afectará el desarrollo de
las actividades del pueblo y de los empresarios. Las compañías en lugar de avanzar
y crecer como tal, deciden mantenerse estáticos hasta estar seguros del marco legal y
97
jurídico que tendrán en el futuro. Debido a las nuevas reformas en las leyes, algunas
empresas quebrarán y otras como es el caso de las públicas desaparecerán.
Por otro lado las empresas que sobrevivan este cambio tendrán por fuerza mayor que
financiarse de alguna manera para salir adelante y ser competitivos en el mercado, el
papel de la calidad hoy adquiere una condición relevante si tenemos en cuenta la
globalización, uno de los medios para seguir creciendo como empresa es instruir al
personal, implementar nuevas estrategias, capacitarse continuamente. Sin dudas, la
tendencia cada vez más creciente a la globalización de la economía y el comercio
internacionales, junto a los logros científico técnicos alcanzados, han elevado
considerablemente el papel de la calidad como factor determinante en los procesos
de producción y en los servicios.
El gobierno desde hace algunos años atrás ha puesto de manifiesto junto a otros
factores, la necesidad de contar con sólidos Sistemas de Gestión de la Calidad, con
calificados laboratorios de ensayos y de calibración de instrumentos de medición,
con normas técnicas de probado rigor, así como con efectivos sistemas de
certificación y acreditación, para de esa manera brindar un mejor servicio a los
clientes tanto internos como externos, que es lo que se merece el público en general.
Para tener un ligera idea del interés que se esta prestando al tema de la calidad y
acreditación en nuestro país en años recientes, el gobierno nacional ha creado
organismos que tienen la capacidad de expedir normas, reglamentos y
procedimientos de evolución; organismos como el Organismo de Acreditación
Ecuatoriano, OAE, El Consejo Nacional de la Calidad, el MNAC Sistema
98
Ecuatoriano de la Calidad, los cuales están invitando continuamente a las empresas a
cursos de capacitación en todo el país.
En el año 2007 fue publicada en el Reg. Oficial No. 26 – Jueves 22 de Febrero, La
Ley del Sistema Ecuatoriano de la Calidad, la cual tiene como objetivo establecer el
marco jurídico del Sistema Ecuatoriano de la Calidad. En uno de los artículos
publicados el 29 de Diciembre en la página Web del MNAC señala que: “Se
incrementa el número de empresas certificadas con calidad en el Ecuador
1. Incremento del 40% en el número de empresas certificadas.
De conformidad con el Registro que mantiene el Sistema MNAC, a junio de 2003, el
total de empresas que mantienen uno o más certificados de calidad ascendió a 385
empresas, es decir un 40% de incremento con respecto a la cifra de 276 empresas
certificadas en el 2001.”17 Con todo lo expuesto se llega a la conclusión que
definitivamente en la actualidad son fundamentales para toda empresa los procesos
en sistemas de planeación estratégica y de calidad, lo que se refleja en una gran
oportunidad de mercado para la Empresa.
4.2.6 AMBIENTE NATURAL
El Ecuador es un país privilegiado: tiene un litoral de gran riqueza, fértil y productiva
serranía y una variedad de recursos en el oriente ecuatoriano. La Amazonía y las
17 http://www.calidadecuador.gov.ec/index.php?option=content&task=category§ionid=1&id=1&Itemid=2
99
Islas Galápagos hacen del Ecuador uno de los países con mayor biodiversidad por
kilómetro cuadrado del mundo. Por lo tanto, al ser Ecuador el dueño absoluto de esta
riqueza, debemos estar concientes de su importancia y trascendencia con el fin de
proteger, usar y aprovechar sustentablemente la riqueza natural que poseemos. La
depredación de los recursos naturales, en cualquiera de sus formas, hay que evitarla,
y así mantener una armonía con los recursos para que su aprovechamiento sea
sostenible.
Es fundamental estar concientes que la economía ecuatoriana depende en gran
medida de los recursos naturales, ya que el 80% de las exportaciones y el 40% del
PIB se originan básicamente en el petróleo, la agricultura y la pesca (siendo estas las
de mayor relevancia), según informes del BID. Por eso, se cree que es fundamental
adquirir conciencia de lo que tenemos y la importancia de nuestros recursos. Ecuador
enfrenta grandes retos y la Asamblea tiene la responsabilidad de delinear los
principios constitucionales que regularán de manera técnica y pragmática los
parámetros para establecer los principios que garanticen un ambiente sano y
aprovechar de forma sostenida su riqueza natural. En todo esto se ve influenciada la
participación del Registro Oficial, pues como empresa industrial deberá trabajar con
responsabilidad social, inclusive desarrollando nuevos servicios que motiven y
controlen a la preservación del ambiente.
100
4.3 ANÁLISIS DE LA DEMANDA
De acuerdo a la evaluación del mercado se puede determinar que en efecto si existe
demanda para este tipo de productos que el Registro Oficial oferta. A pesar de
existir varias comercializadoras de productos impresos al momento de tomar la
decisión por una de ellas, la calidad del servicio, así como el precio que cobran, son
factores determinantes. Con relación a volúmenes de ventas no se puede obtener un
dato exacto de estos pero el mercado es bastante rentable, económicamente hablando.
Al existir demanda para el segmento de este tipo de servicios, la meta fijada por el
Registro Oficial es ampliar su mercado a todo el país en diferentes áreas.
Es importante acotar que no se pudo obtener datos para proyectar la demanda que
será captada por la Empresa, así como los ingresos estimados para el 2010 y demás
años.
4.4 ANÁLISIS DE LA OFERTA
Del análisis del sector se pudo determinar que la oferta de los productos es bastante
amplia de manera especial por aquellas empresas conocidas como Superley, Pudeco,
Lexis, etc.
101
4.5 OBJETIVO DE VENTAS
Incrementar el volumen de ventas en 100% para el año 2011, con respecto al 2009.
Considerando que en el año pasado se registró ventas por 218.800,50 dólares la meta
fijada para este año es alcanzar ingresos estimados en los 437.601 dólares.
4.6 OBJETIVOS DE MARKETING
• Reposicionar en ex clientes y clientes actuales la imagen de los productos como
de primera calidad.
• Conseguir un 90% de fidelidad de los clientes actuales en el 2011.
• Posicionar en el mercado actual y potencial la imagen de seguridad y confianza.
4.7 MERCADOS META
Actualmente está conformado por estudiantes, abogados, funcionarios públicos
organismos e instituciones gubernamentales e internacionales, pero se piensa realizar
innovaciones de productos en general en función a las necesidades del cliente.
4.8 POSICIONAMIENTO
De acuerdo a los resultados de la investigación se pudo conocer que el Registro
Oficial a nivel general es reconocido, y esto se debe a que tiene una larga trayectoria
102
en el mercado, sin embargo no es lo suficientemente aceptado, y esto es debido a la
falta de apoyo publicitario y promocional. Por todo esto se pretende fortalecer el
posicionamiento actual de la empresa en los ex clientes y actuales clientes, buscando
siempre reforzar la imagen que los clientes tienen del Registro Oficial y de sus
productos.
4.9 ESTRATEGIA GENÉRICA
La estrategia planteada para esta planeación es la de diferenciación.
Se ha considerado este tipo de estrategia ya que los servicios que la empresa oferta si
bien no son únicos en el mercado, si son mejores, y esa es la ventaja diferencial.
Aunque la competencia presenta productos similares no son los mismos, es por eso
que se reitera que el Registo Oficial tiene una gran ventaja sobre sus competidores,
pues la calidad es superior.
Aunque para conseguir diferenciarse, la empresa tiene que sacrificar participación de
mercado e involucrarse en actividades costosas como investigación, diseño del
producto, materiales de alta calidad o incrementar el servicio al cliente. En la página
siguiente se presenta el cuadro de estrategias corporativas diseñadas para el Registro
Oficial.
103
Tabla N° 6. Estrategias Corporativas para el Registro Oficial
FORTALEZAS (F) DEBILIDADES (D) OPORTUNIDADES
(O) FO DO
Búsqueda y reactivación de ex-clientes.
Mejorar la imagen institucional dentro y fuera de la institución.
Resaltar la experiencia como fortaleza estrella.
Mejorar y agilizar procesos de productos existentes.
Potencializar el mercado mediante estrategias dirigidas a segmentos concentrados por volumen de clientes y por montos de inversión
Dar estabilidad y conseguir fidelidad del personal del Registro Oficial.
AMENAZAS (A) FA DA Posicionar confianza y
seguridad. Mejorar procesos para
productos y servicios existentes. Fidelizar a los clientes por
servicios y servicio al cliente. Crear alianzas para que los
clientes accedan a otros productos y servicios.
Venta agresiva de membresías. Crear valor agregado a los productos existentes.
Reposicionamiento del Registro Oficial entre los ex-clientes.
Convertir los activos improductivos en activos productivos.
Posicionamiento entre clientes actuales y potenciales.
Buscar economías de escala.
Fuente: Registro Oficial Elaborado por: José Luis Duque
104
Estrategias (FO)
• Creación del departamento de marketing y maximizar la publicidad para
hacer conocer con mayor amplitud nuestro producto, mediante folletos,
trípticos, revistas, propaganda en tv, etc. Planificando reuniones de feedback
de todo el personal de la empresa y acoger criterios de personal antiguo tanto
como nuevo para aprovechar conocimientos y poder desarrollar nuevos
productos.
• Mediante la experiencia de los trabajadores se podrá analizar y aprovechar
para realizar una capacitación de nuevas tendencias tecnológicas e incorporar
nuevos retos y optimizar el trabajo y lograr un porcentaje de eficiencia en el
empleado, para obtener resultados positivos.
• Contribuyendo con una evaluación de desempeño del empleado y realizando
un estándar competitivo, garantizaremos la eficiencia de la producción.
• El análisis de un estudio de Métodos a nivel operativo, desarrollara diseños de
un método óptimo de trabajo, para un mejor desenvolvimiento del empleado.
• Publicar con afiches en carteleras la historia de su gran trayectoria
institucional, para hacer conocer a todo el personal interno y externo lo
importante que es mantenerse en beneficio del el país y establecer la visión y
misión para generar seguridad y objetividad de crecimiento como institución
o empresa.
105
Estrategias (FA)
• Establecer una comunicación continua con el departamento de marketing para
realizar mejoras en aspectos de diseño y comodidad a los usuarios,
manteniendo vigente a la publicación del registro oficial.
• Mantener la originalidad del producto, creando un mejor servicio a sus
usuarios.
• Se analizara un estudio de mercado y se verificara los precios para
mantenerse o bajar de acuerdo a la competencia y generar una mayor
producción a menor costo, evitando en un porcentaje el plagio del Registro
Oficial
• Fortalecer la imagen del registro Oficial para una mayor acogida del producto
Estrategias (DO)
• Realizar una propuesta de planeación estratégica y desarrollar cargos y
funciones (directivos, administrativos y operativos) con un fin buscado,
conformarse como una organización autónoma de publicación legal.
• Ubicarse en una nueva edificación definido por los directivos e
independizarse de la corte constitucional a largo plazo para un desarrollo
profesional en cargos específicos y cumplir con los objetivos de la
organización.
• Elaborar un estándar competitivo para los niveles operativos.
106
• Creación de un manual de actividades diarias en la que el trabajador se pueda
basar.
• Coordinar con el departamento de Recursos Humanos para la administración
periódica de evaluación de desempeño del empleado.
Estrategias (DA)
• Realizar un análisis de la planeación estratégica con los directivos de la
institución para brindar seguridad y calidad.
• Coordinar las funciones en forma correcta en el actual establecimiento, sin
alterar el ritmo laboral.
• Evaluar la producción actual de los empleados.
• Búsqueda de nuevas alternativas
4.10 ESTRATEGIAS DE LA MEZCLA DE MARKETING
4.10.1 ESTRATEGIAS DE PRODUCTO
Diferenciación de productos y servicios
El Registro Oficial ofrece productos impresos de excelente calidad. Para desarrollar
esta estrategia será necesario:
• Alcanzar niveles óptimos de calidad en servicio al cliente.
107
• Capacitación constante del personal de la empresa principalmente al personal
comercial y de servicio al cliente
Fidelizar a clientes
Esta estrategia se pretende llevarla a cabo empleando las siguientes herramientas:
• Crear valor agregado para los productos.
• Incentivar a los clientes para compras frecuentes.
Tabla N° 7. Estrategias de producto
1. Diferenciación de productos y servicios
1. Alcanzar niveles óptimos de calidad en servicio al cliente
1. Parametrización de productos
2. Capacitación constante del personal de la empresa principalmente al personal comercial y de servicio al cliente
2. Cumplir con normas ISO en todas las áreas.
2, Fidelizar a socios y clientes
3. Crear valor agregado para los productos.
3. Establecer alianzas de descuento con casas comerciales, librerías, supermercados y farmacias.
Fuente: Registro Oficial
Elaborado por: José Luis Duque
108
4.10.2 ESTRATEGIAS DE DISTRIBUCIÓN
1. Distribución indirecta
Para desarrollar esta estrategia se sugiere reforzar las actividades desarrolladas
actualmente, es decir abrir más puntos intermediarios para la venta del producto en
diferentes zonas de la ciudad. Por lo tanto se estima tener una canal corto con un
intermediario, que es lo más apropiado para este tipo de producto.
Figura Nº 4 Sistema de distribución del Registro Oficial
Fuente: Registro Oficial Elaborado por: José Luis Duque
Registro Oficial
Consumidor final
Detallistas (librerías)
109
Tabla N° 8. Estrategias de distribución
1. Ampliación de cobertura de servicios.
1. Aperturar una red de agencias en sectores comerciales de la ciudad.
1. Cumplimiento de requisitos legales para apertura de agencias.
2. Acondicionamiento físico de agencias en Quito
4. Desarrollar tecnologías WEB informativa e interactiva de servicios.
1. Elaboración y publicación página WEB CSFA
2. Lograr economías de escala.
1. Reactivar a ex clients 1. Depuración base de datos y ubicación de ex clientes
2. Captación agresiva directa de contratos en diferentes areas, que cumpla metas estrictas de montos y número de clientes.
1. Contratar 5 asesores de ventas.
2. Formular remuneración variable para asesores de ventas entre el 0.2% y el 0.5% sobre el contrato captado.
3. Firmar convenios con entidades e instituciones que requieran de nuestros servicios.
Fuente: Registro Oficial
Elaborado por: José Luis Duque
4.10.3 ESTRATEGIAS DE PROMOCIÓN
Al programa total de comunicación de mercadotecnia se lo conoce como mezcla de
promoción, la misma que consiste en “la mezcla específica de instrumentos de
publicidad, venta personal, promoción de ventas y relaciones públicas que utiliza una
compañía para lograr sus objetivos de publicidad y mercadotecnia” 18 En el Registro
Oficial no se utilizado ninguna estrategia promocional, pues como se había indicado
antes, la institución presenta falencias en el area comercial. Es por ello que se pone a
consideración la siguiente propuesta:
18 KOTLER, Philip; Dirección de mercadotecnia, Octava Edición, Editorial Prentice Hall, México D.F. 1998, Pág. 427
110
1. Posicionar imagen de la empresa y el producto
Esta estrategia se logrará a través de publicidad en prensa (diario Ultimas Noticias) y
Flyers utilizando como promesa la calidad, eficiencia y seguridad con respaldo en su
experiencia.
2. Promoción Comercial
Esta estrategia se la empleará para conseguir el apoyo del revendedor y mejorar sus
esfuerzos por vender. Lo desarrollaremos ofertando descuentos especiales por
volumen.
Tabla N° 9. Estrategias de promoción
1. Posicionar imagen institucional interna y externa.
1. Publicidad en televisión, radio y prensa utilizando como promesa básica confianza y seguridad con respaldo patrimonial.
2. Reposicionar la imagen del Registro Oficial entre los ex clientes.
1. Publicidad escrita, folletos y flyers dirigida a ex clientes utilizando como promesa básica la entrega oportuna y la ayuda social.
4. Relaciones Públicas para ex clientess, clientes actuales y potenciales.
1. Eventos de inauguración de 3 agencias.
1. Publicidad en radio, prensa y puntos de venta por apertura de 3 agencias.
Fuente: Registro Oficial
Elaborado por: José Luis Duque
111
4.10.4 ESTRATEGIAS DE PRECIO
El precio es “la cantidad de dinero que se cobra por un producto o un servicio o la
suma de todos los valores que intercambian los consumidores por los beneficios de
tener el producto o el servicio o de utilizarlos.”19
El precio de venta es fijado por lo general, considerando los costos totales más un
porcentaje de utilidad estándar por línea de producto. Sin embargo, se debe tomar en
cuenta el precio de la competencia. Pero debido a la situación económica actual se
hace necesario establecer precios en función el mercado, es decir fijar precios de
acuerdo a la capacidad adquisitiva de los consumidores. Esta estrategia se la
desarrollará realizando análisis comparativos periódicos con la competencia y
analizando variaciones de la demanda.
Tabla N° 10. Estrategias de precios
1, Mantener el statu quo del
mercado
1. Realizar análisis comparativo periódico
con la competencia
2, Analizar variaciones de la demanda.
Fuente: Registro Oficial
Elaborado por: José Luis Duque
19 KOTLER, Philip; Dirección de mercadotecnia, Octava Edición, Editorial Prentice Hall, México D.F. 1998, Pág. 312
112
4.11 CREACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE MARKETING
Del análisis del entorno de marketing de la empresa se deduce la necesidad y la
importancia de crear el departamento de marketing en el Registro Oficial, la
competencia cada vez más intensa, los cambios en el comportamiento de los
consumidores como consecuencia de la situación económica en la que vive el país,
hace necesario que continuamente se esté monitoreando el entorno del mercado, para
tomar decisiones sustentadas en información oportuna, veraz y exacta, esto se puede
lograr siempre y cuando haya personas preparadas en el área de marketing.
El Registro Oficial debe tomar la decisión de crear un departamento especializado en
marketing, que cumpla las funciones antes enunciadas. A continuación presentamos
la propuesta que creemos es la más adecuada considerando el tamaño actual de la
institución, sin embargo queda abierta la posibilidad de que en el futuro la estructura
del departamento de marketing pueda sufrir modificaciones a las necesidades de
crecimiento y diversificación que sufra la empresa.
4.11.1 TIPO DE ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO
De acuerdo a la situación presente de la empresa se cree que el tipo de departamento
que más se sujeta a la estructura organizacional actual y a las necesidades
mercadológicas, es el tipo de organización funcional. Debemos aclarar que en lo
referente a la estructura del departamento nos apartamos un tanto de lo propuesto en
113
la teoría, especialmente en el tamaño del departamento, debido a que los recursos y
las necesidades del Registro Oficial así lo determinan.
Figura N° 5. Organización funcional
Fuente: Registro Oficial Elaborado por: José Luis Duque
4.11.2 FUNCIONES GENERALES DEL DEPARTAMENTO
Planificación anual de marketing
Investigación de mercados
Atención y servicio al cliente
Planificación, ejecución y control de ventas
Planificación de la publicidad y promoción de ventas
Capacitación al personal de ventas internas
Coordinación con los demás departamentos
Negociación con proveedores y distribuidores.
Director de mercadotecnia
Asistente de promoción y servicio al cliente
114
4.12 PRESUPUESTO PARA EL PLAN DE MARKETING
Se presenta el siguiente desglose de presupuesto como propuesta ya que se va a
implementar algunos departamentos en el traslado a la nueva edificación a largo
palzo que implementara diferentes áreas como; área de producción, área archivo de
documentos, área de marketing, área administrativa financiera, etc y además se
contratara personal para su funcionalidad de las distintas áreas. Pero en cuanto a este
análisis para la recuperacion de la inversión del area de marketing, se necesita un
estudio más amplio de estadísticas de la institución, por lo que no se pudo obtener
por confidencialidad de la misma por esa razón, se ha hecho un análisis con los
directivos de la institución para poder presentar una proforma general del
presupuesto; (Véase anexo N° 1.).
115
4.13 CRONOGRAMA
El coronograma que se expone a acontinuación detalla el tiempo en el cual se pretende
desarrollar las actividades que se proponen.
Cuadro N° 7. Cronograma de actividades
CALENDARIO DE ACTIVIDADES 2011 MES ENERO FEB MAR ABR MAY JUN SEMANA
Creación del departamento de marketing. X x x x x x x x
Capacitación constante del personal principalmente personal operativo. x x x x x x x x x x x x
Contratación de nuevos distribuidores. x x x x
Publicidad en prensa utilizando como promesa básica confianza y seguridad con respaldo en la experiencia. X X X
0
Promoción de ventas. Envío de flayers X X X
Fuente: Registro Oficial Elaborado por: José Luis Duque
116
4.14 CONTROL DEL CRONOGRAMA
El control se lo realizará mensualmente para medir los resultados alcanzados del
cronograma anteriormente dicho.
4.15 POLÍTICAS EMPRESARIALES
• Guiarse mediante los estándares establecidos en la organización, para asegurar la
perfecta funcionalidad de sus empleados.
• Acoger sugerencias de establecimientos privadas o públicas para realizar
convenios de carácter meramente laboral, cumpliendo con las medidas que
implanta la ley.
• Todos los empleados del Registro Oficial deberá ingresar 8:30 am de lunes a
viernes y su salida será 17:30 pm
• Los permisos del empleado deberán ser constados por el jefe encargado y
presentado al departamento correspondiente y sumillado para su respectiva
autorización
• En la parte operativa de levantamiento de texto se les dará un estándar de
actividad donde el empleado deberá presentar por dia a su superior lo realizado
y asi promover la producción de Registros Oficiales y trabajos rezagados
• Por enfermedad, fallecimiento, maternidad o cualquier otra causa tendrá
debidamente su respectiva salida de permiso correspondiente
117
4.16 IMPLEMENTACIÓN DEL ORGANIGRAMA COMO EMPRESA EN EL
REGISTRO OFICIAL A LARGO PLAZO
El Organigrama que a continuación se presenta se ha elaborado por medio de los
directivos de la Corte Constitucional y el Registro Oficial en una reunión entre altos
ejecutivos, como un proyecto de propuesta para implementar en la institución del
Registro Oficial.
Un organigrama es como una “declaración de funciones”, en la cual se señala que debe
hacer cada cual dentro de la organización, se debe exponer en lugar visible para que sea
visto y discutido por todos los empleados, y siempre es susceptible a cambios y mejoras.
Las modificaciones las dicta la experiencia y el trabajo diario e implican por lo general,
cambios organizacionales profundos, ya que ningún departamento o sección de la
empresa trabaja solo, depende de otros, justamente el organigrama señala esa situación
de dependencia o dominio.
Es muy frecuente encontrar en las empresas trabajadores que no saben que deben hacer,
sobre todo los que recién ingresan, pasan dos o tres días adivinando cuales son sus roles.
Lo anterior se debe a la falta de organización. El trabajador debe conocer desde el
ingreso en la compañía tres documentos claves: las declaraciones estratégicas (visión,
misión, valores y objetivos), el organigrama funcional de toda la empresa y del área
donde va a desempeñarse y el Manual de Organización y Funciones.
118
Figura N° 6. Organigrama funcional (Propuesto)
Fuente: Registro Oficial Elaborado por: José Luis Duque
119
4.16.1 DESCRIPCIÓN DE CADA CARGO CON RESPECTO AL
ORGANIGRAMA ANTERIOR HA APLICARSE COMO EMPRESA EL
REGISTRO OFICIAL
Para el presente organigrama, se analiza cada unos de los cargos en la institución con la
función respectiva que será de múltiple importancia, y que tiene que ver directamente
con la productividad y competitividad de la institucion, ya que implican una relación
directa con el recurso humano que en definitiva es la base para el desarrollo de cualquier
organización, para el caso de el Registro Oficial es de suma importancia contar con
estas descripciones de cada función y hacerlas saber a todo el personal de la institución,
para su respectiva orientación ya que a largo plazo se formara como empresa privada, y
Sin embargo los directivos están deacuerdo en acojeran estos datos para su futura
utilización. (Véase anexo N° 2.)
A razón de la Propuesta de plan estratégico, esto obtendrá resultados y generará una
amplitud de plazas de trabajo y por ende la producción incrementará donde se ve a la
necesidad de un estudio de Métodos de Trabajo conjunto con un estudio de tiempos
minucioso para realizar estandarizaciones e ir actualizando los datos. Y de este modo
veremos y analizaremos en el siguiente capitulo V.
120
CAPÍTULO V
5. PLANTEAMIENTO DE DIAGRAMAS PARA ESTANDARIZAR LOS
PROCESOS.
Básicamente en este capitulo nos guiaremos con la utilización de: Diagramas de proceso
de operación, Diagramas de flujo de proceso, Diagramas de recorridos en base a los
métodos de trabajos actuales
5.1 DIAGRAMA DE PROCESO DE LA OPERACIÓN EN EL REGISTRO
OFICIAL
En este diagrama se visualiza el seguimiento cronológico de todas las operaciones, se
analiza desde el ingreso de materia prima en este caso (documentos), hasta el producto
terminado, que es; la revista el Registro Oficial. La gráfica nos ayuda a visualizar el
método actual con todos sus detalles, para poder desarrollar procedimientos nuevos y
mejores.
A continuación se presenta el siguiente diagrama:
121
Figura N° 7. Diagrama de Proceso de la Operación
Fuente: Registro Oficial
Elaborado por: Jóse Luis Duque
122
5.2 ANÁLISIS CON DIAGRAMAS DE FLUJO PARA ESTANDARIZAR LOS
PROCESOS EN EL REGISTRO OFICIAL
En el Registro Oficial no cuenta con un método Estandarizado, es esta la razón por la
cual se desarrollará un Diagrama de flujo de proceso para un estudio minucioso en los
diferentes tipos de operaciones para obtener datos que determinen un estándar
aproximado e ir actualizando para una producción y mejoramiento continuo y eficaz, a
continuación se presenta el Diagrama de flujo actual del proceso de producción en la
siguiente figura;
123
Figura N° 8 Diagrama de flujo de Procesos (Actual)
Diagrama de flujo de proceso
Actual Propuesto Ahorros16 14 2
Área: Operativa6 5 12 0 20 0 01 0 1
14431276
Descripción de la actividadTiempo
(seg)Distancia
(m)OB S ER VA C IÓN
Recibe información D7
Verifica de que empresa es el documento D5
Colocar el sello de recepción D 3
Se transfiere el documento al auxiliar deservicios para ser registrado
D15 2,5
Visualizar el documento D60
Registrar el nombre de que empresa viene D37
Traslado de documentos al Director pararevisar y sumillar
D40 4
Verificar el documento D60
Firmar y su aprovacion D6
Regresa a recepcion D15 6,5
Almacenamiento de los documentos enrecepción
D7200
El s upervis o r no tiene ho ra de terminada
Espera de que finalicen los documentosanteriores
D57600
Llevar documentos al departamento operativo D120 28
Dividir los documentos D420
Repartición de documentos a operadores D240
Des o rden de reparto de do cumento s
Visualización de información de cada operador D60
Ubicación del texto en el formato establecido D180
levantamiento y corrección de texto D57600
Intervalo de toma de café de los empleados D3600
Traslado de documentos a los supervisores D60 7
Revisar y analizar D10800
Colocación de artes finales D1080
Finalizar y Guardar D120
Traslado de documentos al director para suaprovación
D180 28
Revisión final D1200
Sumillar D4
Subir a la pagina web D3600
Dividir lo s do cumento s en cas ac io nes , o fic io s ,
res o luc io nes , s umplemento s , e tc
TransporteMarque el método y tipo apropiados Demora Método: Actual Propuesto Inspección
Distancia (metros)Costo
Ubicación: Registro Oficial ResumenActividad: Produccion de la revista el Registro Oficial Actividad
Tipo: trabajador Material Máquina
Analista: José Luis Duque Operación
AlmacenajeComentarios: Tiempo (seg)
Simbolo Método recomendado
H
Fuente: Registro Oficial
Elaborado por: José Luis Duque
124
5.3 DIAGRAMA DE FLUJO (PROPUESTO)
De acuerdo a la información dada anteriormente, pasamos a realizar un análisis
mediante el grafico actual donde se encontró 16 operaciones y se propuso 14 con un
ahorro de 2 operaciones, en transportes se halló 6 recorridos y se propuso 5 y se ahorró
1, se encontró 2 demoras donde se propuso 0 demoras, no existe inspecciones, y por
último se encontró 1 almacenamiento y se propuso 0 almacenamiento, con esto
mejoramos a un ahorro de 19 horas con una distancia de 6,5 metros, donde va a permitir
distinguir y controlar de una mejor manera la producción en la institución el Registro
Oficial, mediante el Diagrama de Flujo, ya que esta técnica nos facilita la eliminación de
costos ocultos de una componente. Debido a que muestra con claridad los transportes,
demoras y almacenamientos, esta información que obtenemos nos proporciona una
reducción tanto en cantidad como en duración de estos elementos. Además se pudo
registrar las distancias, sin embargo el Diagrama de flujo de operaciones tiene un gran
valor para el mejoramiento de la distribución de documentos al personal, que se
mostrará en la figura: N°11 y figura N° 13. Diagramas de Recorrido (Propuestos). A
continuación se presenta el siguiente diagrama:
125
Figura: N° 9. Diagrama de flujo de Procesos (Propuesto)
Diagrama de proceso del flujo
Actual Propuesto Ahorros16 14 2
Área: Operativa6 5 12 0 20 0 01 0 1
144312 75837 6847576 69,5 6,5
Descripción de la actividad Tiempo (seg)
Distancia (m)
Recibir información D 7
Verifica de que empresa es el documento D 5
Colocar el sello de Recepción D 3Se transfiere el documento al auxiliar de servicios paraser registrado D 15 2,5
Registrar el nombre de que empresa viene D37
Traslado de documentos al Director para revisar ysumillar D 40 4
Verifica el documento D 60
Firmar y su aprovacion D 6
Llevar documentos al departamento operativo D 120 28
Dividir los documentos D 420
Repartición de documentos a operadores D 240
Visualización de información de cada operador D 60
Ubicación del texto en el formato establecido D 180
levantamiento y corrección de texto D 57600
Traslado de documentos a los supervisores D 60 7
Revisar y analizar D 10800
Colocación de artes finales D 1080
Finalizar y Guardar D 120
Traslado de documentos al director para su aprovación D 180 28
Revisión final D 1200
Sumillar D 4
Subir a la pagina web D 3600
Analista: Jóse Luis Duque
Marque el método y tipo apropiados Método: Actual Propuesto
DemoraInspecciónAlmacenaje Tipo: Obrero Material Máquina
Transporte
ResumenUbicación: Registro OficialActividad: Producción de la revista el Registro Oficial Actividad
Operación
Comentarios: Tiempo (seg)
CostoDistancia (metros)
Simbolo Metodo recomendado
Fuente: Registro Oficial
Elaborado por: José Luis Duque
126
5.4 DIAGRAMA DE RECORRIDO (ACTUAL) DEL REGISTRO OFICIAL
(planta alta)
En este diagrama podemos identificar las distancias y recorridos de la materia prima el
en este caso documentos, y se representa a continuación.
Figura Nº 10. Diagrama de Recorrido (Actual, Planta Alta)
Fuente: Registro Oficial
Elaborado por: José Luis Duque
127
En el (procesos 1), todos los documentos que ingresan son sellados por secretaria, luego
en el (proceso 2) los documentos se trasladan al auxiliar de servicios para registrar en el
libro del registro oficial. El (proceso 3) pasa al director encargado para la sumillación
final. El (proceso 4) pasa de vuelta a secretaria y se almacena los documentos en
secretaria, donde existe un tiempo muerto, por lo que al realizar el análisis se planteó la
siguiente propuesta. (Véase figura N°11)
5.5 DIAGRAMA DE RECORRIDO (PROPUESTO) DEL REGISTRO
OFICIAL (planta alta)
De acuerdo con lo anteriormente dicho y con el análisis de toma de tiempo en las
operaciones del diagrama de flujo de operaciones, se determinó que simplificando el
almacenamiento de documentos en el área de recepción y pasar de forma directa a los
trabajadores los documentos, permitió el mejor uso de los recursos con un mayor
rendimiento de los operadores y un menor recorrido y un cargo menos a secretaria donde
se aumentó su eficiencia, este se representa de la siguiente manera:
128
Figura Nº 11. Diagrama de Recorrido (Propuesto, Planta Alta)
Fuente: Registro Oficial
Elaborado por: José Luis Duque
129
Mediante los diagramas anteriores se analizó que si los documentos de la planta alta
pasan de forma directa a los operadores, se debería acabar los documentos anteriores de
esta manera el estudio de métodos de trabajo permitió distinguir los operadores rápidos,
medios y lentos, mediante un estudio minucioso de operaciones del trabajador al realizar
el Registro Oficial. Se hizo mediante una observación de velocidad, destreza, el ritmo, la
coordinación y la eficiencia. (Véase, figura N° 13)
5.6 DIAGRAMA DE RECORRIDO (ACTUAL) DEL REGISTRO OFICIAL
(planta baja; operadores)
En el siguiente diagrama actual veremos que todos operadores de levantamiento y
corrección de texto reciben los documentos repartidos al azar donde existe un desorden y
confusión de los operadores, y mediante este análisis actual se hizo una distribución
organizada de acuerdo a la habilidad del trabajador anteriormente dicho para un
desenvolvimiento eficiente en el repartidor y operadores que se verá en el diagrama
propuesto. (Véase, figura N° 13)
130
Figura Nº 12. Diagrama de Recorrido (Actual, Planta Baja)
Fuente: Registro Oficial
Elaborado por: José Luis Duque
131
5.7 DIAGRAMA DE RECORRIDO (PROPUESTO) DEL REGISTRO
OFICIAL (planta baja; operadores)
En el diagrama anterior, se observó un desorden en la parte de levantamiento y
corrección de texto y se logró realizar varias observaciones a los operadores para
analizar la habilidad de cada uno y como resultado del estudio de métodos, se hizo la
distribución de los documentos que se va clasificar en oficios, resoluciones, casaciones,
decretos y acuerdos etc. Y esto permitió que en las áreas de relaciones interpersonales
tuviera un mejor flujo de la distribución de los documentos y un mejor orden del
personal clasificándolos en rápidos, medios y lentos en estaciones de trabajo y se
presenta en el siguiente diagrama.
132
Figura Nº 13. Diagrama de Recorrido (Propuesto, Planta Baja)
Fuente: Registro Oficial
Elaborado por: José Luis Duque
133
5.8 ANÁLISIS COSTO – BENEFICIO
A razón de la implementación de nuevas formas y métodos de trabajo se logra planificar
de mejor manera la producción diaria en horas normales, utilizando eficientemente el
recurso humano, material, y tiempo.
En la siguiente tabla se describirá el costo de propuesta versus el beneficio que recibirá
la institución debido a la estandarización de procesos.
134
Tabla N ° 11. Análisis de costo del proyecto de mejora
COSTO
COSTO DE PROYECTO DE MEJORA
USD 1700 dólares
MENSUAL DEL EMPLEADO
USD 800 dólares
COSTO POR HORA DE PAGO AL
EMPLEADO
USD 5 dólares
Fuente: Registro Oficial
Elaborado por: José Luis Duque En la tabla N° 11 nos muestra el costo del proyecto de mejora evaluado en USD 1700
dólares americanos que conlleva esto a un beneficio a la institución del Registro Oficial,
donde también se indica el salario del trabajador y se valora en USD 800 dólares
americanos al mes, y el costo por hora del salario es de USD 5 dólares americanos
135
Tabla N ° 12. Análisis Beneficio para la institución
BENEFICIO
OPTIMIZACIÓN DE AHORRO AL MES
19 Horas
19 HORAS x USD 5 DÓLARES DE
COSTO POR HORA DE PAGO AL
EMPLEADO
USD 95 dólares al mes de 19 horas de
ahorro
Fuente: Registro Oficial Elaborado por: José Luis Duque
En la tabla N° 12 nos permite visualizar el beneficio que recibirá la institución del
Registro Oficial, donde se logro optimizar recursos en los procesos, mejorando el
desarrollo de su producción con un ahorro de 19 horas al mes que en unidades
monetarias representa un ahorro de USD 95 dólares americanos al mes.
136
Tabla N ° 13. Análisis Costo / Beneficio
RETORNO
TOTAL COSTO DE PROYECTO DE
MEJORA
USD 1700 dólares
(USD 95) x (18meses)Año y medio =
USD 1710 dólares
Recuperación del costo del proyecto de
mejora
en 18 meses
HORAS
OCUPADAS DE EMPLEADOS
90 Horas
(90 Horas) x (USD 5 dólares)=
TOTAL COSTO DE HORAS
OCUPADAS DE EMPLEADO
USD 450 dólares
(USD 95) x (5 meses)=
USD 475 dólares
Recuperación de horas ocupadas de
Empleados en 5 meses
Fuente: Registro Oficial
Elaborado por: José Luis Duque
137
En la tabla N° 13 muestra en que tiempo se va a recuperar el costo del proyecto de
mejora y el tiempo invertido de los empleados, la cual el valor de USD 1700 dólares
americanos se retornara en 18 meses según el estudio realizado y el tiempo de 90 horas
que corresponde a los empleados que se valora en USD 450 dólares americanos, (el
calculo se observa en la tabla N°13.) donde se logra recuperar en 5 meses.
A continuación se presentara el cuadro general de producción del mes de octubre 2009 a
marzo 2010, donde se analizará el número de Registros Oficiales, los suplementos
correspondientes, horas trabajadas y el número de páginas por hora, por mes con el fin
de efectuar un estándar en la producción del Registro Oficial. Ya que con esto nos
podremos basar en el número de registros oficiales que se produce al mes, y páginas por
hora donde nos permitirá hacer el análisis y visualizar de mejor manera y cuantificar
estos cambios en unidades monetarias para mas detalle. Véase anexo N° 3
138
Tabla N° 14. Promedio de páginas por hora-mes
N° MES N° de páginas promedio - hora
N° de páginas promedio –
mes
� media de la
producción de R.O
1 OCTUBRE 2009 12,1 1936 48,4
2 NOVIEMBRE 2009 11,9 1096 47,6
3 DICIEMBRE 2009 11,2 1704 44,8
4 ENERO 2010 10 1250 40,3
5 FEBRERO 2010 10 1360 40
6 MARZO 2010 11,5 1484 46,3
TOTAL OCT – MAR ∑ = 66,7 ∑ = 8830 ∑ = 267,4
Media � = 11,11 � = 1471 � = 44,5
Fuente: Registro Oficial
Elaborado por: José Luis Duque
En la tabla anterior nos indica que los trabajadores del registro oficial realizan un
promedio de páginas de 11,11 por hora. Desarrollo de cálculo véase anexo N° 4 y el
número promedio por mes es de 1471 páginas.
Y la producción media de páginas; es decir el total de número de páginas del mes / para
el número de R.O realizados mensualmente es de 44,5 páginas promedio al mes. Detalle
de la producción del Registro Oficial, Véase anexo N° 3.
139
Tabla N° 15. Estandarización del proceso de producción en el Registro Oficial
Producción de
Registros Oficiales x
mes
Tiempo optimizado
de ahorro al mes
Incremento de
Registros Oficiales
por mes
Incremento de
páginas por mes
40 u
19 horas
19 horas / 16 horas que
se produce un R.O
1,19 R.O x 44,5 páginas
promedio al mes
TOTAL DE INCREMENTOS DE
REGISTROS OFICIALES
1,19 unidades más.
52,95 páginas más.
ESTÁNDAR DE PROCESO DE
PRODUCCIÓN DEL
REGISTRO OFICIAL
TOTAL = (40u R.O) + (1,19 unidades más) =>
41,19 unidades de R.O
ESTÁNDAR DE PROCESO DE
PRODUCCIÓN DE N° DE
PÁGINAS EN EL REGISTRO OFICIAL
TOTAL = (41.19 R.O) x (44.5 promedio de
páginas al
Mes; Véase tabla N° 14) =>
1832,9 páginas por mes
Fuente: Registro Oficial
Elaborado por: José Luis Duque
140
En la tabla N°15 se analizó una producción de 40 unidades de R.O por mes y un
promedio de páginas general de 44.5, Véase tabla N° 14 y mediante los estudios
realizados en la institución Registro Oficial, se ha optimizado tiempo, ahorrando 19
horas por mes para tener un proceso de producción eficiente, que nos permite
incrementar Registros Oficiales y al mismo tiempo optimizar recursos como; material,
recurso humano y tiempos muertos, etc.
Se observa en la tabla anterior, donde se ha hecho una importante reducción, esto
permitió realizar un incremento de 1,19 Registros Oficiales con un total de 52,95
páginas al mes.
Es esta la razón que en la producción de 40 unidades de Registros Oficiales se sumó
1,19 Registros donde se estandarizó con 41,19 R.O sumando un total de 1832,9 páginas
por mes.
141
CAPÍTULO VI
6 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.
Una vez realizado la propuesta de un plan estratégico y el estudio de Metodos de trabajo
se puede llegar a las conclusiones del estudio dentro de la institución el Registro
Oficial, las mismas que ayudaran a plantear el camino hacia el mejoramiento del método
actual
Sin dejar de lado las recomendaciones que se deben tomar en cuenta para la
optimización de procesos y lograr la implementación de un plan estratégico, poniendo a
la institución en relación con las necesidades del entorno.
6.1 CONCLUSIONES
• De acuerdo a los resultados de la investigación en base a datos registrados en la
página web del Registro Oficial a nivel general y debido también a que tiene una
larga trayectoria en el mercado, es muy conocida en el país, sin embargo se
considera oportuno reposicionarlo y ampliar sus líneas de servicios para brindar
una mejor atención al público.
142
• La mayoría de clientes se encuentra satisfecho con la relación comercial que
sostiene con esta institución, ya que el Registro Oficial a tenido un crecimiento
del año 2004 con ventas de USD 201.600,00 dólares y el año 2009 con ventas de
USD 218.800,50 dólares con un porcentaje de crecimiento del 8,6%, pero existe
un 25% aproximadamente que ha tenido que comprar en varias ocasiones a otras
empresas como LEXIS, SUPERLEY, COORPORACIÓN DE ESTUDIOS, etc.
Principalmente debido a que la institución se desabastece de producto, aclaramos
que estos datos son estimados por confidencialidad de la institución.
• La planificación es una herramienta estratégica dentro del campo empresarial por
lo que permite a la empresa estar preparada ante cambios que se presentan; por
tal razón el Registro Oficial, debe contar con una planeación estratégica
sustentada en los métodos de trabajo.
• Los cambios que debe enfrentar la institución son de carácter interno a razón de
la implementación de la visión, misión y políticas y externo debido a sus clientes
y competidores, debiendo presentar especial atención a los externos que son
aquellos que mueven todo el sector económico y productivo.
143
• La propuesta de implementación de una planificación estratégica, da a la
dirección de la institución una directriz para lograr desarrollar en el personal un
alto sentido de compromiso, lealtad, respeto y afecto hacia la institución o a
futuro como empresa privada, por ende la idea a defender queda sustentada,
puesto que al aplicarse el plan estratégico propuesto, el desempeño de la
institución mejorará como resultado de conocer a través de la investigación de
mercados la realidad actual.
• La propuesta de la creación del departamento de marketing en la institución del
Registro Oficial, es una decisión que realmente generará beneficios no solamente
cuantitativos, sino cualitativos.
• La creación del departamento generará inicialmente dos plazas de trabajo para
profesionales relacionados con el área de marketing, lo cual se verá reflejado en
el impacto social y económico que aportará a la institución y al país.
• Se realizó un estudio de Métodos de Trabajo en base a diagramas utilizados
como Diagramas de flujo de procesos, Diagramas de procesos de operación y
Diagramas de recorridos esto nos permitió analizar datos para estandarizar los
procesos productivos y operativos por la importancia que actualmente y a futuro
representará el Registro Oficial, ya que el producto es de fiabilidad y calidad.
144
• Se estableció un análisis costo – beneficio que nos permitió analizar cambios de
métodos de trabajo que se realizó en el Registro Oficial, debido a un mejor
diseño en el proceso productivo, con la propuesta de un proyecto de mejora el
costo es de USD 1700 dólares y se logra recuperar en un año y medio por tal
razón también se utilizó tiempo de los trabajadores un promedio de 90 horas con
un valor de USD 450 dólares el cual se logró recuperar en 5 meses esto se verá
reflejado en beneficio de la institución.
6.2 RECOMENDACIONES
• Realizar una junta de directivos para discutir y tomar medidas de la
implementación de planificación estratégica y acoger este estudio como una base
importante de desarrollo como mas convenga a la institución del Registro
Oficial, y así asegurar su futuro, por medio de una planificación de lo que
pretende realizar y de esta manera obtener éxito.
• Crear un sistema de incentivos tanto económicos como morales, convirtiendo al
personal en el motor central para cumplir con los objetivos propuestos.
• A futuro si implantamos una planificación estratégica deberemos poner a
disposición y vista de todo el personal de la institución el contenido textual de
145
Planificación estratégica, conjuntamente con un programa de medidas de control
y den como resultado una total identificación con la cultura organizacional que
se pretende generar en el Registro Oficial.
• Es recomendable expandir la promoción de la imagen de la Institución, mediante
medios de comunicación y flyers informativos, utilizando como promesa la
calidad, eficiencia y seguridad con respaldo en su experiencia, para lograr un
posicionamiento más sólido dentro y fuera del mercado objetivo.
• Se recomienda la implantación del departamento de marketing, ya que como se
ha visto en el desarrollo del presente proyecto, los beneficios que generará esta
organización son altos.
• Se recomienda que la contratación del personal se realice tomando en cuenta a
estudiantes del último año de la Escuela de Mercadotecnia y de la Carrera de
Ingeniería Industrial y Procesos de la Universidad Tecnológica Equinoccial
debido a no perder una línea continua ya que sus conocimientos son sólidos y
efectivos.
• Se recomienda realizar actualizaciones a medida de la estandarización de
procesos y estandarizaciones futuras, mediante Diagramas y el estudio de
Métodos de Trabajo en las diversas áreas de producción, ya que en los últimos
146
meses el Registro Oficial ha realizado varios cambios en el lay out de la
institución. Esto servirá para validar y actualizar los métodos de trabajo de las
diversas actividades o tareas que la institución realiza en sus procesos.
147
BIBLIOGRAFÍA
1. BURNET, John; Promoción, Conceptos y Estrategias; Mc Graw Hill, Argentina,
1997.
2. CLIFFORD, DONALD K.; Estrategia de éxito para la Pequeña y Mediana
Empresa, Ediciones Folio, Bogotá. 1993
3. CRIOLLO GARCIA, Roberto; Estudio del Trabajo, Ingenieria de Metodos y
Mediciones del Trabaj, McGraw-Hill Interamericana Editores S.A. Mexico
D.F.2005.
4. HARVARD BUSINESS REVIEW: Cómo desarrollar Estrategias eficaces de
Mercadotecnia, Bogotá, 1987.
5. KINNEAR, Thomas – TAYLOR, James; Investigación de Mercados, Quinta
Edición, Editorial Prentice Hall, México, 1993.
6. KOTLER, Philip – ARMSTRONG, Gary; Fundamentos de Mercadotecnia,
Cuarta Edición, Editorial Prentice Hall, México, 1998.
148
7. KOTLER, Philip; Dirección de mercadotecnia, Octava Edición, Editorial
Prentice Hall, México, 1996.
8. NIEBEL W. Benjamin; Ingenieria Industrial (métodos, estándares, y diseño del
trabajo), Grupo Editorial Alfa & Omega, 11ava. Edición, 2004.
9. POPE, Jefrey; Investigación de mercados, Grupo Editorial Norma, Quinta
Edición, Colombia, 1992.
10. RIES, Al – TROUT, Jack; Posicionamiento: La batalla por tu mente, Primera
Edición, Editorial Mc Graw Hill, México, 1992.
11. STANTON, William; Fundamentos de Marketing, Editorial Mc Graw Hill,
Novena Edición, México, 1992.
12. WEIERS, Ronald M; Investigación de mercados, Editorial Prentice Hall, 1986.
149
REFERENCIAS WEB:
http://www.forobuscadores.com/marketing-internet-articulo.php
www.OdiseaWeb.com
http://www.gestiopolis.com/recusros/documentos/fulldocs/mar1/segmktpos.htm#
POSICTROUT&RIVKIN.
http://www.monografias.com/trabajos12/estmarc/estmarc.shtml#ENQUE
http://www.calidadecuador.gov.ec/index.php?option=content&task=category&se
ctionid=1&id=1&Itemid=2
150
GLOSARIO
Definiciones.
Para tener claro nuestro estudio a continuación definiremos algunos términos muy
inmersos en el tema de productividad.
Producción.- Es la acción de producir acto o conjunto de los cuales se crea riqueza en
sus diversos procesos de extracción, obtención y transformación, también es la dicción
de valor a un bien, producto o servicio.
Productividad.- Se refiere al grado de aprovechamiento de los factores de producción.
Por ello el estudio de la productividad esta íntimamente relacionado con el estudio de
costos, siendo ambos un único problema.
Eficiencia.- Capacidad para utilizar los medios de que se disponen de la forma más
posible en la consecución de los objetivos planteados. Realización de una actividad
económica de forma que se minimicen los costos y se utilicen los recursos disponibles.
Eficacia.- Es una medida de resultado planeado. El determinarla eficiencia requiere
que se establezca un gran estándar antes de que el proceso comience a producir
resultados puede ser por medio de varias dimensiones costos, calidad. Es cumplir la
meta propuesta.
151
Calidad.- Es satisfacer o superar las necesidades o expectativas de los clientes al menor
costo posible. Se determina por la eficiencia, duración, índice de fallas, confiabilidad,
medidas, peso, precio, tiempo de en trega y cantidad.
Estudio de Metodos de Trabajo.- Es el conjunto de procedimientos sistemáticos para
someter a todas las operaciones de trabajo directo e indirecto a un concienzudo
escrutinio, con vistas a introducir mejoras que faciliten más la realización del trabajo y
que permitan que éste sea hecho en el mejor tiempo posible y con una menor inversión
por unidad producida.
Estudio de tiempos.- Es una técnica para determinar con la mayor exactitud posible,
con base en un número limitado de observaciones, el tiempo necesario para llevar a cabo
una tarea determinada con arreglo a una norma de rendimiento preestablecido.
Salarios.- Se entiende por salario la remuneración en dinero o en especie que percibe el
trabajador por cuenta o bajo dependencia ajena por el trabajo que realiza
152
ANEXOS
ANEXO N° 1
PRESUPUESTO PARA EL PLAN DE MARKETING
ELABORADO PARA UNA FUTURA
IMPLEMENTACIÓN
EN LA INSTITUCIÓN DEL REGISTRO OFICIAL.
ANEXO N° 1.
Resumen de presupuesto de estrategias Registro Oficial
Detalle VALOR
Prensa 3.200,00
Flyers 600,00
Creación del departamento de marketing 15.100
Total inversion 18.900,00
ANEXO N° 1.
Desglose del presupuesto por actividades
PRENSA
Medio Ultimas Noticias
Tamaño /full color ¼ página
Valor unitario 400,00
Días a publicar (2 días a la semana, durante 1 mes) 8
TOTAL INVERSION 3.200,00
FLYERS
Tamaño 10 cm x 20 cm
Valor unitario 0,02
Brochures de alta calidad, full color,
Cantidad 20.000
Total flyers 400,00
Entrega de material 200,00
TOTAL INVERSION 600,00
ANEXO N° 1.
Creación del Departamento de Marketing
MUEBLES DE OFICINA
Varios
TOTAL INVERSION 1.500,00
EQUIPO DE OFICINA
Computadores
Valor unitario 600,00
Cantidad 2
Otros Varios 400,00
TOTAL INVERSION 1.600,00
GASTOS DE PERSONAL
Director (600 USD mensual durante 1 año) 7.200,00
Asistente (400 USD mensual durante 1 año) 4.800,00
TOTAL INVERSION 12.000,00
ANEXO N° 2
DESCRIPCIÓN DE CADA CARGO A APLICARSE
COMO EMPRESA EL REGISTRO OFICIAL, PARA
SU FUTURA UTILIZACIÓN
ANEXO N° 2.
GERENTE GENERAL
Función principal
Sus funciones son planificar, organizar, dirigir y controlar el trabajo de la empresa,
además de contratar al personal adecuado, efectuando esto durante la jornada de trabajo.
Funciones especificas
• Planificar los objetivos generales y específicos de la empresa a corto y largo
plazo.
• Organizar la estructura de la empresa actual y a futuro; como también de las
funciones y los cargos.
• Dirigir la empresa, tomar decisiones, supervisar y ser un líder dentro de ésta.
• Controlar las actividades planificadas comparándolas con lo realizado y detectar
las desviaciones o diferencias.
• Coordinar con el Ejecutivo de Venta y la Secretaria las reuniones, aumentar el
número y calidad de clientes, realizar las compras de materiales, resolver sobre las
reparaciones o desperfectos en la empresa.
• Decidir respecto de contratar, seleccionar, capacitar y ubicar el personal adecuado
para cada cargo.
• Analizar los problemas de la empresa en el aspecto financiero, administrativo,
personal, contable entre otros.
• Realizar cálculos matemáticos, algebraicos y financieros.
• Deducir o concluir los análisis efectuados anteriormente.
SECRETARIA GENERAL
Función principal
• Apoyo de las actividades administrativas
Funciones especificas
• Apoyo al gerente general.
• Llevar la agenda.
• Simplificar la información recibida y archivarla para proporcionarla cuando se la
necesite.
• Informar sobre las ultimas noticias ocurridas en la empresa según sea su
incumbencia
• Contestar el teléfono
• Tomar las decisiones con respecto a su cargo y responsabilidad que se le asigne
en ese momento
• Redactar las cartas, memorándum, requisiciones, etc.. que el gerente general
requiera
• Prepara y ordenar la documentación e información relacionada con el pago de
impuestos que será enviada al despacho de contadores que manejan la
contabilidad de la empresa
• Mantener al tanto al gerente general de cualquier anomalía observada
ASESORÍA JURÍDICA
Función principal
• Brindar opinión respecto de los asuntos de carácter jurídico de competencia de la
Alta Dirección, sistematizar la legislación de los temas de competencia del
Ministerio
Funciones especificas
• Evaluar y proponer proyectos de ley y otras normas legales
• Evaluar expedientes y proyectos de resolución
• Emitir informes legales
• Realizar las demás funciones que le asigne el Gerente General, de acuerdo al
ámbito de su competencia
• Atender a los funcionarios y coordinar reuniones y citas del Gerente General
• Absolver consultas en materia jurídica
• Organizar, coordinar, evaluar y supervisar la ejecución de las actividades de
carácter jurídico, así como brindar asesoramiento sobre la adecuada
interpretación, aplicación y difusión de las normas de competencia municipal
TÉCNICO JURÍDICO
Función principal
• Verificar la aplicación de las normas en los procedimientos administrativos y
apoyar en labores de carácter legal respecto de los expedientes que son remitidos
para opinión de la Oficina General.
Funciones especificas
• Ejecutar y coordinar actividades relacionadas con registros de la documentación
jurídica
• Recopilar los dispositivos legales vigentes
• Apoyar en labores de carácter legal
GERENTE DE PRODUCCIÓN
Función principal
• Programar, dirigir y controlar el proceso productivo cumpliendo con los
requerimientos de productividad y rendimiento, asegurando los estándares de
calidad exigidos y administrando eficientemente los recursos humanos y
materiales según los objetivos de la organización. Así mismo, debe colaborar con
el mejoramiento continuo de la infraestructura y de los procesos.
Funciones especificas
• Revisar bitácoras al inicio de la jornada de trabajo y realizar anotaciones al final
del turno.
• Controlar la mantención del orden, higiene y seguridad en el lugar de trabajo.
• Maximizar la productividad y rendimiento de las líneas.
• Registrar la información diaria en los informes de producción.
• Revisar los informes de calidad de los productos.
• Controlar permanentemente la calidad de los productos elaborados por su línea.
• Corregir e informar oportunamente deficiencias detectadas en el proceso
productivo.
• Supervisar aseos profundos de las maquinarias y equipos.
• Coordinar la inducción del personal a su cargo.
• Realizar capacitación a su equipo de trabajo
• Realizar reuniones informativas con su equipo de trabajo.
• Evaluar el personal a su cargo.
• Participar en reuniones del área de producción.
ARCHIVO Y BIBLIOTECA
Función principal
• Mantener y conservar los materiales bibliográficos catalogados y clasificados a
fin de optimizar el préstamo al usuario.
Funciones especificas
• Recibir, clasificar, registrar la documentación, publicaciones, libros, revistas,
boletines, folletos, producción de planos y programas sectoriales.
• Organizar un sistema de control de uso de libros y documentación y mantener
actualizado los tarjeteros de control de los mismos
• Previo visto bueno de los directores de área, prestar los documentos de la
biblioteca y vigilar la devolución de los mismos en los tiempos previstos.
• Dar servicios permanente de copias, documento y planos que necesite la
organización u empresa
• Vigilar el uso de fotocopiadora, controlar su reproducción en base a las
autorizaciones de los directores departamentales.
• Prestar servicios de encuadernación y anillado de documentos.
• Las demás funciones determinadas por el director administrativo
ASISTENTES DE LEVANTAMIENTO DE TEXTO
Mantener la permanente información y coordinación con la dirección de
producción de las actividades que se realizan en la institución.
ARMADORES
Se encargan de recibir la información y su respectiva distribución ya sea en
reglamentos, resoluciones, casaciones, oficios, normas, etc.
CORRECTORES
Velar por el análisis, revisión y corrección minuciosa de los documentos con un
formato bien definido
ARTES FINALES
Coordinar con los detalles mínimos y velar por la buena imagen al terminar el
producto final.
ASISTENTES DE LA EDITORA NACIONAL
Coordinar la elaboración e impresión de Registros Oficiales
PRE-PRENSA
El pre-prensador principalmente se encarga de preparar los materiales pertinentes
antes de que estos entren a prensa, es decir a impresión.
PRENSA
El responsable de elaborar, procesar, distribuir, clasificar y mantener en perfecto
funcionamiento el material de prensa para la impresión de Registros Oficiales,
revistas o periódicos, etc.
ENCUADERNACIÓN
Mantener un control continuo del proceso de doblaje e interferir en la
manufactura del producto.
GERENTE ADMINISTRATIVO FINANCIERO
Función principal
• La Gerencia Administrativa Financiera tiene como responsabilidad principal
organizar y dirigir las actividades administrativas, financieras, de recursos
humanos y de logística de la Institución.
Funciones especificas
Elaborar, en conjunto con las otras unidades que conforman la institución o
empresa, para cada ejercicio fiscal el presupuesto de ingresos y egresos, así como
el plan operacional de la organización
Mantener una información actualizada referente a las disponibilidades y
compromisos financieros
Responsable de dirigir, coordinar, gestionar y supervisar, las actividades del
Proceso Administrativo Financiero correspondientes a la institución, en forma
integrada e interrelacionada.
Llevar los registros y realizar las operaciones contables derivadas de la ejecución
del presupuesto de la empresa.
Mantener actualizados todos los registros contables, así como la documentación
de soporte de los mismos, para la consolidación de los estados financieros.
Aplicar procedimientos e instrumentos pertinentes para el manejo transparente de
los recursos.
Dirigir lo relacionado con la elaboración de normas, procedimientos, manuales de
organización, y demás instrumentos de uso financiero y administrativo.
Administrar el recurso humano de acuerdo a lo establecido por el Consejo
Directivo.
Proponer e implementar la política de capacitación y desarrollo del recurso
humano aprobado por el Consejo Directivo.
Velar por el adecuado control y funcionamiento de los equipos institucionales.
Tramitar los pagos a contratistas, supervisores, proveedores, personal y pago de
dietas, así como de cualquier otra obligación financiera de la organización o
empresa.
Preparar la información que de acuerdo a su competencia debe presentar a las
autoridades internas o agentes externos.
Coordinar y desarrollar actividades que por su naturaleza debe realizar con
agentes internos o externos.
Elaborar los indicadores de gestión correspondientes al área administrativa
financiera.
Realizar cualquier otra función que requiera la Dirección Ejecutiva en el ámbito
de su competencia.
JEFE FINANCIERO
Función principal
Es el responsable de coordinar las actividades relacionadas con la elaboración del
Proyecto de Presupuesto de la organización, Ejecución, Seguimiento y Evaluación
Presupuestaria.
Funciones especificas
Apoyar las actividades y coordinar con la Gerencia Financiera y Administrativa,
la elaboración del Presupuesto preliminar de la empresa y consolidarlo.
Apoyar la elaboración del Plan Anual de Trabajo de las Unidades Presupuestarias
y consolidarlo.
Ajustar el Presupuesto Preliminar Institucional y el Plan Anual de Trabajo con
base a los Techos Presupuestarios aprobados.
Integrar el Proyecto de Presupuesto y el Plan Anual de Trabajo de las Unidades
Presupuestarias.
Elaborar y realizar modificaciones a los instrumentos técnicos de ejecución
presupuestaria establecidos o elaborar documentos adicionales de ser necesario.
Verificar la disponibilidad presupuestaria de las órdenes de compra (o el
documento que haga las veces de este), Planillas de Remuneraciones y cualquier
acto administrativo que genere un compromiso, a fin de registrar el compromiso
presupuestario y de asegurarse del crédito presupuestario.
Elaborar de ser necesario Solicitud para Transferencias de Crédito Ejecutiva o
Refuerzo Presupuestario.
Cumplir con funciones adicionales asignadas por la Gerencia Financiera y
Administrativa.
CONTABILIDAD
Función principal
Prescribir las bases de presentación de los estados financieros de propósito
general, para asegurar que se pueda hacer comparaciones con los estados
financieros de diferentes períodos de la misma empresa, así como con estados
financieros de otras empresas.
Funciones especificas
Ejecutar, dirigir, y controlar diariamente las labores contables de la empresa
Elaborar estados financieros fiscales e internos mensuales y anuales previa
presentación a la dirección financiera
Supervisar aprobar y elaborar la información de soporte de estados financieros
solicitados por entidades correspondientes previa presentación a la dirección
financiera
Supervisar, aprobar y firmar oportunamente las declaraciones tributarias previa
presentación a la dirección financiera
Supervisar, dirigir, y aprobar el proceso de pagos a proveedores previa
presentación a la dirección financiera
Supervisar, direccionar y aprobar transacciones bancarias previa presentación a la
dirección financiera
Elaborar oportunamente los registros de nomina y demás previa presentación a la
dirección financiera
Reportar directamente a la dirección financiera sobre los resultados de las
acciones tomadas
Asistir a reuniones convocadas por el director
ASISTENTE DE CONTABILIDAD
Función principal
Asistir al Contador de la empresa en el control y contabilización de las diferentes
operaciones financieras y el adecuado manejo del presupuesto.
Funciones especificas
Elaborar los Estados Financieros
Brindar seguimiento y asistencia en la programación del presupuesto de la
organización o empresa.
Elaborar informes de ejecución presupuestaria y reprogramaciones del
presupuesto.
Verificar y consolidar los saldos contables.
Controlar y verificar que los comprobantes de pago, cuenten con los documentos
sustentatorios y las autorizaciones respectivas.
Mantener un registro contable y financiero de las diferentes transacciones.
Elaborar conciliaciones bancarias.
Controlar y actualizar los activos fijos y calcular su respectiva depreciación.
Revisar planillas de pagos y flujos de efectivo.
Coordinar con la unidad de tesorería el cuadre de los movimientos a fin de mes,
conciliando la ejecución del presupuesto con los cheques girados.
Elaborar informes periódicos sobre el comportamiento contable financiero y
presupuestario.
ASISTENTE DE CONTROL PREVIO/COMPRA
Función principal
Planificar las actividades de la Unidad de Control Previo, estableciendo criterios,
objetivos imparciales, independientes y apolíticos y dando al personal los
lineamientos a seguir para la evaluación de los resultados de la gestión a través de
auditorías, revisando, analizando y conformando las situaciones tramitadas y/o
causadas; cumpliendo y haciendo cumplir las leyes, principios y normas técnicas
que regulan la materia y realizando recomendaciones sobre los correctivos que
estime necesarios, a fin de garantizar la eficacia, eficiencia y economicidad de las
operaciones de la empresa y la legalidad de los actos administrativos.
Funciones especificas
Realizar el control previo y concurrente de los tramites, incluyendo el análisis
sobre su legalidad, exactitud, propiedad, conveniencia y veracidad.
Controlar y legalizar las liquidaciones definitivas de viáticos, subsistencia y
adicionales, contratos, comisión de servicios, en relación a las disposiciones
legales.
Presentar informes con respecto a las desviaciones de gasto oportunamente
Responsabilizarse por el control previo, de los egresos, verificando de los
requisitos previstos para las compras, frente a los documentos de soporte.
Efectuar adquisiciones en forma oportuna, que permita el cumplimiento de los
objetivos y metas de la empresa, registrar, administrar y mantener en perfecto
estado los bienes
Adquirir, proveer, inventariar y pasar a bodega para su custodia los bienes
adquiridos
Coordinar las adquisiciones de materiales, suministros y equipos que se requiera
para su normal desenvolvimiento
Supervisar y controlar el ingreso de las adquisiciones a la bodega
Tramitar los pedidos de materiales y equipos, repuestos para adquirir y proveer en
forma oportuna
Llevar y mantener actualizados los registros de proveedores de materiales y
suministros
Establecer y ejecutar planes anuales de adquisiciones
JEFE ADMINISTRATIVO
Función principal
Planear, ejecutar y dirigir la gestión administrativa y operativa de la empresa,
desarrolla las estrategias de compras anuales y las proyecciones de la
organización. Se encarga del control administrativo y disciplinario del personal y
coordinar toda la actividad de producción de la empresa.
Funciones especificas
Controlar el parte diario de ingresos y egresos de valores, ya sea efectivo, banco
y/o garantías, como de fondos de terceros, cargos varios, entre otros.
Entender en las conciliaciones bancarias sobre los registros de extractos bancarios
y libros de Tesorería de las cuentas corrientes oficiales del organismo.
Efectuar depósitos relacionados con cargos al personal referidos a deducciones de
haberes, en concepto de embargos judiciales, mutuales, préstamos, seguros y
cuota sindical, entre otros.
Establecer procedimientos de trabajo de la Sección y participar en la implantación
de procesos administrativos que involucren su área.
Analizar y elaborar informes sobre los trabajos realizados, presentarlos ante los
superiores, para la planificación y toma de decisiones.
Promover un buen clima laboral, cuidar la seguridad y salud ocupacional
procurando el bienestar de su personal y la resolución de los conflictos y
situaciones emergentes que surjan en su área
Realizar en forma periódica la evaluación de desempeño de su personal,
analizando los aspectos a mejorar y acciones a seguir.
JEFE DE RECURSOS HUMANOS
Función principal
Trabajo que consiste en planificar, organizar, dirigir y controlar la administración
interna de la empresa y participar en la elaboración de la política administrativa de
la misma. Atender y brindar soluciones a conflictos y problemas laborales que se
presentan.
Funciones especificas
Planificar, coordinar, dirigir y controlar las funciones del Departamento,
optimizando la utilización periódica de los recursos
Participar en el planteamiento de políticas y estrategias de administración de
recursos humanos de la Empresa
Determinar las necesidades de la organización en lo que se refiere a registros,
archivos, información comunicaciones y otros servicios comunes
Coordinar y participar con la dirección general, gerente de división y los jefes de
otros departamentos en la elaboración de la política administrativa
Planear y organizar los servicios administrativos y los servicios comunes
Establecer los procedimientos que han de seguirse para asegurar el buen
funcionamiento de los servicios de información y comunicación entre los
diferentes departamentos de la Empresa
Preparar memorias e informes de labores cuando el caso lo requiera
Distribuir las políticas y procedimientos nuevos o revisados de recursos humanos
entre todos los empleados y mandos medios a través de boletines, juntas,
memoranda y/o contacto personal
Llevar a cabo la contratación de personal en base a los informes y pruebas
psicotécnicas aportadas
Controlar la adecuada administración de las prestaciones que se tienen dentro de
la Empresa
Colaborar con el Departamento de Seguridad Industrial para la verificación de
medidas adecuadas que resguarden la integridad de los trabajadores
ADMINISTRACIÓN DE TALENTO HUMANO
Función principal
Responsables de realizar sus operaciones como alternativa a la gestión de talento
en la cual se da respuestas rápidas a los procesos de selección y evaluación para
contribuir con la búsqueda del talento humano optimo, para desempeñar aquellos
puestos con eficiencia y eficacia dándole un valor agregado a las actividades que
desarrolla la empresa
Funciones especificas
Desarrollar las políticas, planes, planes, programas y proyectos de la división del
talento humano con el fin de coordinar estudios, diagnósticos y evaluaciones,
buscando mejoras las condiciones laborales y ocupaciones de los servicios
públicos, así como proyectar las normas y reglamentos tendientes a la adecuada
administración del recurso humano en la entidad
Coordinar y supervisar las actividades y procedimientos de la administración de
personal, contratación y vinculación de personal, procesos laborables, inducción,
reinduccion y selección
Aplicar las políticas relacionadas con la capacitación, entrenamiento y bienestar
del recurso humano de la empresa, tendientes al mejoramiento del sistema
administrativo y operativo de la misma
Desarrollar y evaluar programas de difusión, promoción y capacitación en normas
de procedimientos de higiene, seguridad industrial y salud ocupacional, con
énfasis en la parte preventiva en coordinación con las instancias competentes
Dar aplicación y cumplimiento a las sanciones de carácter disciplinario o
administrativo que resulten de los procesos contra los servidores
Las demás funciones que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de
la dependencia
SERVICIOS GENERALES
Función principal
Son responsabilidades principales de este puesto el planificar y coordinar las
actividades relacionadas con la administración y desarrollo de los recursos
humanos, materiales y financieros de la organización, proponiendo políticas,
objetivos acordes al desarrollo administrativo y de carrera del personal.
Funciones especificas
Elaborar el plan de trabajo de la unidad
Elaborar y actualizar los instrumentos administrativos de gestión de recursos
humanos y las normas y políticas internas de la organización.
Dictar normas y políticas con relación al reclutamiento y selección de personal de
la empresa. Planificar la contratación de personal y el desarrollo de carrera.
Proporcionar especificaciones técnicas y participar en el proceso de contratación
de empresas consultoras para el reclutamiento de personal técnico y gerencial.
Verificar el cumplimiento del proceso de nombramiento y contratación de
personal.
Coordinar las prestaciones y acciones relativas al bienestar y seguridad del
personal.
Diseñar y dirigir un programa de seguridad e higiene ocupacional.
Planificar y autorizar las transferencias de fondos; así como los pagos al personal
y proveedores. Verificar la elaboración de la planilla de pago de remuneración.
Velar por la seguridad y el funcionamiento adecuado de la infraestructura, equipo
y mobiliario de la institución.
Otras relacionadas con su cargo y que le sean asignadas por la Gerencia
Financiera y de Administración.
ADQUISICIONES/PROVEEDORES
Función principal
La Gerencia de Adquisiciones y contrataciones es responsable de la
descentralización operativa y de realizar todas las actividades relacionadas
congestión de adquisiciones y contrataciones de obras, bienes y servicios. Esta
gerencia tendrá una relación integrada e interrelacionada con la Gerencia
Financiera y Administrativa en lo relacionado a las adquisiciones y contrataciones
antes mencionadas, especialmente en lo referente al crédito, presupuesto y
disponibilidad financiera.
Funciones especificas
Cumplimiento de las políticas, lineamientos y disposiciones técnicas que sean
establecidas por la Normativa de Adquisiciones y Contrataciones
Ejecutar todos los procesos de adquisiciones y contrataciones de la Ley de
adquisiciones y contrataciones de la Administración pública.
Elaborar en coordinación con las Gerencias Técnicas y Financieras, la
programación anual de compras, las adquisiciones y contrataciones de obras,
bienes y servicios.
Verificar la asignación presupuestaria y la disponibilidad financiera, previo a la
iniciación de todo proceso de concurso o licitación para la contratación de obras,
bienes o servicios.
Ejecutar el proceso de adquisición y contratación de obras, bienes y servicios, así
como llevar el expediente respectivo de cada una.
Solicitar la asesoría de peritos o técnicos idóneos, cuando así lo requiera la
naturaleza de la adquisición y contratación.
Levantar acta de la recepción total o parcial de las adquisiciones o contrataciones
de obras, bienes y servicios, conjuntamente con la dependencia solicitante cuando
el caso lo requiera, de conformidad a la Ley de adquisiciones y contrataciones.
Presentar un informe periódico a la Dirección Ejecutiva de las contrataciones que
se realicen.
Supervisar, vigilar y establecer controles de inventarios.
Elaborar los indicadores de gestión correspondientes al área de adquisiciones y
contrataciones.
CONTROL DE BIENES
Función principal
La unidad de control de bienes será el responsable del control de los bienes de la
empresa
Funciones especificas
Planificar, organizar, dirigir y ejecutar las actividades con el registro detallado y
control de los activos de los bienes de la empresa
Suministrar oportunamente a todas las dependencias de la empresa u organización
los bienes, muebles y equipos necesarios para sus labores, de acuerdo a la
disponibilidad
Entregar al departamento de contabilidad el inventario anual actualizado de los
bienes de larga duración, para la conciliación correspondiente
Actualizar el subsistema de registro y control de activos de los bienes
Codificación de cada unos de los bienes de la empresa
Intervenir en los trámites de: bajas, transferencias gratuitas, ingresos, egresos,
traspasos de activos de los bienes y preparar las actas correspondientes
Mantener información sobre el movimiento de los bienes, personas responsables
de la custodia y uso, unidades administrativas donde se encuentran, grado de
utilización y estado de conservación
Llevar un registro actualizado de los bienes de la entidad clasificados como
activos con los datos de las características generales y particulares como: Marca,
Tipo, valor, fecha de adquisición, color, numero de serie, dimensiones, etc.
Cumplir con las normas y procedimientos para el control de los bienes
Intervenir en la recepción de los bienes adquiridos y verificar la conformidad con
los contratos celebrados
JEFE DE DEPARTAMENTO INFORMÁTICO
Función principal
Coordinar y/o desarrollar sistemas que satisfagan oportunamente las necesidades
de información de la organización y que sean un apoyo efectivo tanto para el
desarrollo de las labores que realizan las diferentes unidades, como para la toma
de decisiones.
Funciones especificas
Gestionar la definición de la plataforma de software y hardware a fin de garantizar
la conectividad de los equipos y sistemas.
Establecer los estándares de documentación que deben cumplir los sistemas que
se implementen.
Elaborar y mantener el inventario de los sistemas a implementar y obtener la
priorización de los mismos por parte de las autoridades de la empresa.
Elaborar y formular las especificaciones técnicas contenidas en los procesos de
licitación para la adquisición y desarrollo de recursos tecnológicos, y de común
acuerdo con los usuarios finales del sistema, establecer los requerimientos de las
aplicaciones que deberán desarrollar y fungir como contraparte de las empresas
contratadas para tal fin.
Definir los procedimientos para garantizar el respaldo de la información y vigilar
su fiel cumplimiento, garantizando que la información se encuentre disponible,
respaldada y resguardada en un lugar seguro.
Proponer la estrategia para la auditoría de la información.
MENSAJERO
Función principal
Apoyar a la administración en el traslado de documentos y personal, así como
mantener en buenas condiciones el vehículo asignado.
Funciones especificas
Recibir y entregar correspondencia a las distintas instituciones y organizaciones
con las que la empresa u organización mantiene relaciones.
Trasladar a los miembros del personal de la organización para diligencias
relacionadas con el quehacer diario.
Realizar pagos derivados de las obligaciones de la organización, en lo referente a
Planillas, Fondos de Pensiones, etc.
Revisar el adecuado funcionamiento del vehículo asignado y velar por el
mantenimiento del mismo.
Otras que le sean asignadas y que contribuyan al logro de los objetivos de la
empresa.
JEFE DE MARKETING
Funciones especificas
Diseñar e implementar estrategias y planes de Marketing y de Desarrollo de
Productos y Servicios
Presentar el plan de marketing para los diferentes productos. Plan que contiene
objetivos de ventas, segmentos, posicionamiento, estrategias de los mismos,
precio, distribución, ventas, promoción y posicionamiento
Interpretar y tabular la información que se ha obtenido en la investigación de
mercados
Observar y controlar que las estrategias de promoción estén en relación con las
nuevas tendencias de publicidad
Tener un control de las ventas mediante información estadísticas mediante barras
o círculos informáticos
Controlar y evaluar las estrategias del plan de marketing, con la ayuda de
herramientas como grupos de pruebas, encuestas, entrevistas, para estar siempre a
la par de la competencia
Buscar nuevos mercados de venta y consumo de los productos
Capacitar al personal en comercialización de productos
Elaborar manuales de administración y comercialización de productos en las
empresas
Todas las demás funciones que fueran encomendadas por el gerente
ASISTENTES DE ALMACENES
Función principal
Realizará las labores de control y registro de acuerdo a su especialidad, de
entradas y salidas de materiales, equipos, productos, alimentos, herramientas,
mercaderías, insumos de telecomunicaciones y otros bienes propiedad o en
custodia de la empresa, de su almacenamiento, asi como verificara y tramitara la
documentación para el reabastecimiento oportuno en los almacenes, de acuerdo a
las órdenes del jefe de confianza o de los auxiliares de jefe que son asignados por
el mismo
Funciones especificas
Controlará y registrará las entradas y salidas de materiales, equipos, productos,
herramientas, mercaderías, insumos de telecomunicaciones y otros bienes
propiedad o en custodia de la empresa, de acuerdo a lo establecido por la empresa
para cotejar existencias
Verificará que los materiales, equipos, productos, herramientas, mercaderias,
insumos de telecomunicaciones y otros bienes propiedad o en custodia de la
empresa, esten debidamente almacenados para su localización y distribución
adecuada.
Realizará, tramitará, expedirá y verificará reportes y documentos propios de su
especialidad, para el reabastecimiento de materiales, equipos, productos,
alimentos, herramientas, mercaderias, insumos de telecomunicaciones y otros
bienes propiedad o en custodia de la empresa.
Solicitará y tramitará los medios o elementos necesarios para carga y descarga de
materiales, equipos, productos, herramientas, mercaderias, insumos de
telecomunicaciones y otros bienes propiedad o en custodia de la empresa, para el
almacén
Realizará las actividades necesarias para la toma de inventarios y auditorias.
ANEXO N° 3
DETALLE DE LA PRODUCCIÓN DE REGISTROS
OFICIALES DEL MES DE OCTUBRE 2009 A MARZO
2010.
ANEXO N° 3.
Producción del Registro Oficial (Octubre) 2009
FECHA DEL R.O N° DE REGISTRO OFICIAL N° DE PÁGINAS
1-oct-2009 N°38 40 1-oct-2009 suplemento N°38 40 2-oct-2009 N°39 40 2-oct-2009 suplemento N°39 56 5-oct-2009 N°40 405-oct-2009 suplemento N°40 16 6-oct-2009 N°41 48 6-oct-2009 suplemento N°41 8 7-oct-2009 N°42 40 7-oct-2009 suplemento N°42 24 8-oct-2009 N°43 48 8-oct-2009 suplemento N°43 40 9-oct-2009 N°44 40 9-oct-2009 suplemento N°44 48 13-oct-2009 N°45 40 14-oct-2009 N°46 40 15-oct-2009 N°47 40 15-oct-2009 suplemento N°47 32 16-oct-2009 N°48 40 16-oct-2009 suplemento N°48 32 19-oct-2009 N°49 40 19-oct-2009 suplemento N°49 344 20-oct-2009 N|50 48 20-oct-2009 suplemento N°50 24 21-oct-2009 N°51 48 21-oct-2009 suplemento N°51 64 22-oct-2009 N°52 40 22-oct-2009 1)suplemento N°52 48 22-oct-2009 2)suplemento N°52 40 23-oct-2009 N°53 40 26-oct-2009 N°54 40 26-oct-2009 suplemento N°54 88 27-oct-2009 N°55 40 27-oct-2009 suplemento N°55 48 28-oct-2009 N°56 40 28-oct-2009 suplemento N°56 48 29-oct-2009 N°57 40 29-oct-2009 suplemento N°57 40 30-oct-2009 N°58 40 30-oct-2009 suplemento N°58 24 Registros Oficiales 21 Suplementos 19 TOTAL 1936 páginas
Producción del Registro Oficial (Noviembre) 2009
FECHA DEL R.O N° DE REGISTRO OFICIAL N° DE PÁGINAS
4-nov-2009 N°59 40 5-nov-2009 N°60 40 6-nov-2009 N°61 40 9-nov-2009 N°62 48 10-nov-2009 N°63 40 11-nov-2009 N°64 40 12-nov-2009 N°65 40 12-nov-2009 suplemento N°65 176 13-nov-2009 N°66 40 13-nov-2009 suplemento N°66 48 16-nov-2009 N°67 40 16-nov-2009 suplemento N°67 64 17-nov-2009 N°68 40 18-nov-2009 N°69 48 19-nov-2009 N°70 40 20-nov-2009 N°71 40 20-nov-2009 N°71 32 23-nov-2009 N°72 40 24-nov-2009 N°73 40 25-nov-2009 N°74 40 26-nov-2009 N°75 40 27-nov-2009 N°76 40 30-nov-2009 N°77 40 Registros Oficiales 20 Suplementos 3 TOTAL 1096 páginas
Producción del Registro Oficial (Diciembre) 2009
FECHA DEL R.O N° DE REGISTRO OFICIAL N° DE PÁGINAS
1-dic-2009 N°78 40 1-dic-2009 suplemento N°78 962-dic-2009 N°79 40 2-dic-2009 suplemento N°79 48 3-dic-2009 N°80 40 3-dic-2009 suplemento N°80 40 4-dic-2009 N°81 40 7-dic-2009 N°82 40 8-dic-2009 N°83 40 9-dic-2009 N°84 40 9-dic-2009 suplemento N°84 56 10-dic-2009 N°85 40 11-dic-2009 N°86 40 14dic-2009 N°87 40 14-dic-2009 suplemento N°87 56 15-dic-2009 N°88 40 15-dic-2009 suplemento N°88 40 16-dic-2009 N°89 40 16-dic-2009 suplemento N°89 48 17-dic-2009 N°90 40 17-dic-2009 suplemento N°90 40 18-dic-2009 N°91 40 18-dic-2009 suplemento N°91 40 21-dic-2009 N°92 40 21-dic-2009 suplemento N°92 48 22-dic-2009 N°93 40 22-dic-2009 suplemento N°93 40 23-dic-2009 N°94 4023-oct-2009 suplemento N°94 16 24-dic-2009 N°95 40 28-dic-2009 N°96 40 28-dic-2009 suplemento N°96 48 29-dic-2009 N°97 40 29-dic-2009 suplemento N°97 88 30-dic-2009 N°98 40 30-dic-2009 suplemento N°98 64 31-dic-2009 N°99 48 31-dic-2009 suplemento N°99 48 Registros Oficiales 22 Suplementos 16 TOTAL 1704 páginas
Producción del Registro Oficial (Enero) 2010
FECHA DEL R.O N° DE REGISTRO OFICIAL N° DE PÁGINAS
4-enero-2010 N°100 40 5-enero-2010 suplemento N°101 40 6-enero-2010 N°102 40 6-enero-2010 suplemento N°102 40 7-enero-2010 N°103 40 8-enero-2010 N°104 48 11-enero-2010 N°105 40 12-enero-2010 N°106 40 12-enero-2010 suplemento N°106 40 13-enero-2010 N°107 40 14-enero-2010 N°108 40 14-enero-2010 suplemento N°108 40 15-enero-2010 N°109 40 15-enero-2010 suplemento N°109 40 18-enero-2010 N°110 40 18-enero-2010 suplemento N°110 40 19-enero-2010 N°111 40 19-enero-2010 suplemento N°111 40 20-enero-2010 N°112 40 21-enero-2010 N°113 40 21-enero-2010 suplemento N°113 48 22-enero-2010 N°114 40 25-enero-2010 N°115 40 26-enero-2010 N°116 40 26-enero-2010 suplemento N°116 40 27-enero-2010 N°117 40 27-enero-2010 suplemento N°117 42 28-enero-2010 N°118 40 29-enero-2010 N°119 40 29-enero-2010 1)suplemento N°119 40 29-enero-2010 2)suplemento N°119 32 Registros Oficiales 19 Suplementos 12 TOTAL 1250 páginas
Producción del Registro Oficial (febrero) 2010
FECHA DEL R.O N° DE REGISTRO OFICIAL N° DE PÁGINAS
1-febre-2010 N°120 40 1-febre-2010 suplemento N°120 40 2-febre-2010 N°121 48 2-febre-2010 suplemento N°121 48 3-febre-2010 N°122 40 3-febre-2010 suplemento N°122 48 4-febre-2010 N°123 40 4-febre-2010 suplemento N°123 8 5-febre-2010 N°124 40 5-febre-2010 suplemento N°124 48 8-febre-2010 N°125 40 9-febre-2010 N°126 40 10-febre-2010 N°127 40 11-febre-2010 N°128 40 11-febre-2010 suplemento N°128 24 12-febre-2010 N°129 40 12-febre-2010 suplemento N°129 40 17-febre-2010 N°130 48 17-febre-2010 suplemento N°130 40 20-febre-2010 N°133 40 20-febre-2010 suplemento N°133 48 18-febre-2010 N°131 40 19-febre-2010 N|132 40 19-febre-2010 suplemento N°132 48 22-febre-2010 N°134 40 23-febre-2010 N°135 40 23-febre-2010 suplemento N°135 40 24-febre-2010 N°136 40 24-febre-2010 suplemento N°136 32 25-febre-2010 N°137 40 26-febre-2010 N°138 40 26-febre-2010 suplemento N°138 40 27-febre-2010 N°139 40 27-febre-2010 suplemento N°139 40 Registros Oficiales 20 Suplementos 14 TOTAL 1360 páginas
Producción del Registro Oficial (marzo) 2010
FECHA DEL R.O N° DE REGISTRO OFICIAL N° DE PÁGINAS
1-marzo-2010 N°140 40 2-marzo-2010 N°141 40 3-marzo-2010 N°142 40 4-marzo-2010 N°143 40 4-marzo-2010 suplemento N°143 40 5-marzo-2010 N°144 40 5-marzo-2010 suplemento N°144 268 8-marzo-2010 N°145 40 9-marzo-2010 N°146 40 10-marzo-2010 N°147 40 11-marzo-2010 N°148 40 12-marzo-2010 N°149 40 15-marzo-2010 N°150 40 16-marzo-2010 N°151 40 17-marzo-2010 N°152 40 17-marzo-2010 1)suplemento N°152 48 17-marzo-2010 2)suplemento N°152 16 18-marzo-2010 N°153 40 18-marzo-2010 suplemento N°153 48 19-marzo-2010 N°154 40 19-marzo-2010 suplemento N°154 40 22-marzo-2010 N°155 40 23-marzo-2010 N°156 40 24-marzo-2010 N|157 40 26-marzo-2010 N°159 40 26-marzo-2010 suplemento N°159 64 29-marzo-2010 N°160 40 29-marzo-2010 suplemento N°160 16 30-marzo-2010 N°161 40 30-marzo-2010 suplemento N°161 40 31-marzo-2010 N°162 40 31-marzo-2010 suplemento N°162 24 Registros Oficiales 22 Suplementos 10 TOTAL 1484 páginas
ANEXO N° 4
DESARROLLO DE CÁLCULO PARA EFECTUAR LOS
DATOS DEL NÚMERO DE PÁGINAS POR HORA DEL
REGISTRO OFICIAL DEL MES DE OCTUBRE 2009 A
MARZO 2010.
ANEXO N° 4.
Desarrollo:
1) Mes - Octubre
MES N° REGISTROS OFICIALES
DIAS SEMANAS DE TRABAJO
N° DE PAG. DEL R.O POR MES
OCTUBRE 40 21 4 1936
TOTAL 40 21 4 1936
TOTAL REGISTROS OFICIALES CON SUPLEMENTOS:
40 x 4 = 160 horas de trabajo en el mes
1936 / 160 = 12,1 pág. / hora
2) Mes - Noviembre
MES N° REGISTROS OFICIALES
DIAS HORAS DE TRABAJO
N° DE PAG. DEL R.O POR MES
NOVIEMBRE 23 20 8 1096
TOTAL 23 20 8 1096
TOTAL REGISTROS OFICIALES CON SUPLEMENTOS:
23 x 4 = 92 horas de trabajo en el mes
1096 / 92 = 11,9 pág. / hora
3) Mes - Diciembre
MES N° REGISTROS OFICIALES
DIAS HORAS DE TRABAJO
N° DE PAG. DEL R.O POR MES
DICIEMBRE 38 22 8 1704
TOTAL 38 22 8 1704
TOTAL REGISTROS OFICIALES CON SUPLEMENTOS:
38 x 4 = 152 horas de trabajo en el mes
1704 / 152 = 11,2 pág. / hora
4) Mes - Enero
MES N° REGISTROS OFICIALES
DIAS HORAS DE TRABAJO
N° DE PAG. DEL R.O POR MES
ENERO 31 22 8 1250
TOTAL 31 22 8 1250
TOTAL REGISTROS OFICIALES CON SUPLEMENTOS:
31 x 4 = 124 horas de trabajo en el mes
1250 / 124 = 10 pág. / hora
5) Mes - Febrero
MES N° REGISTROS OFICIALES
DIAS HORAS DE TRABAJO
N° DE PAG. DEL R.O POR MES
FEBRERO 34 20 8 1360
TOTAL 34 20 8 1360
TOTAL REGISTROS OFICIALES CON SUPLEMENTOS:
34 x 4 = 136 horas de trabajo en el mes
1360 / 136 = 10 pág. / hora
6) Mes - Marzo
MES N° REGISTROS OFICIALES
DIAS HORAS DE TRABAJO
N° DE PAG. DEL R.O POR MES
MARZO 32 22 8 1484
TOTAL 32 22 8 1484
TOTAL REGISTROS OFICIALES CON SUPLEMENTOS:
32 x 4 = 128 horas de trabajo en el mes
1484 / 128 = 11,5 pág. / hora
ANEXO N° 5
ANALISIS DE CUATRO MÉTODOS DE
CALIFICACIÓN POR NIVELACIÓN.
ANEXO N° 5.
Características de nivelación de los métodos de trabajo
HABILIDAD ESFUERZO
+ 0.15 A1 + 0.15 A1
+ 0.13 A2 habilísimo + 0.12 A2 habilísimo
+ 0.11 B1 + 0.10 B1
+ 0.08 B2 Excelente + 0.08 B2 Excelente
+ 0.06 C1 + 0.05 C1
+ 0.03 C2 Bueno + 0.02 C2 Bueno
- 0.00 D Promedio - 0.00 D Promedio
- 0.05 E1 - 0.04 E1
- 0.10 E2 Regular - 0.08 E2 Regular
- 0.15 F1 - 0.12 F1
- 0.22 F2 Deficiente - 0.17 F2 Deficiente
Fuente: Estudio del Trabajo/ Roberto García Criollo
Elaborado por: José Luis Duque
Características de nivelación de Métodos de Trabajo
CONDICIONES CONSISTENCIA
+ 0.06 A ideales + 0.04 A Perfecto
+ 0.04 B Excelente + 0.03 B Excelente
+ 0.02 C Buena + 0.01 C Buena
+0.00 D Promedio +0.00 D Promedio
-0.03 E Regulares -0.02 E Regulares
-0.07 F Malas -0.04 F Deficientes
Fuente: Estudio del Trabajo/ Roberto García Criollo
Elaborado por: José Luis Duque