Tema6 combinar correspondencia aw

Tema 6. Combinar correspondencia

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Índice

ÍNDICE ..................................................................................................................................................... 2

COMBINAR CORRESPONDENCIA ....................................................................................................... 3

1. CARTAS MODELO ............................................................................................................................ 3 1.1. Origen de datos como documento de Word ......................................................................... 3 1.2. Asistente para combinar correspondencia ............................................................................ 3 1.3. Cartas .................................................................................................................................... 4

2. TRANSFORMAR EN DOCUMENTO NORMAL ....................................................................................... 15 3. ETIQUETAS ................................................................................................................................... 15 4. SOBRES ....................................................................................................................................... 19



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Combinar correspondencia

Esta característica de Word se utiliza para generar cartas modelo, etiquetas de correo, catálogos,...

Para llevar a cabo la combinación de correspondencia se requieren dos documentos:

Principal, donde aparece el texto fijo.

Origen de datos, documento en forma de tabla que almacena información agrupada en

columnas (diferentes campos) y en filas (diferentes registros). El origen de datos puede ser

un documento de Word, pero también puede ser una hoja de Excel o una tabla / consulta de

Access, entre otros.

El resultado de combinar puede dirigirse directamente a impresora o puede mostrarse como un nuevo

documento en pantalla, que tendrá tantas secciones como registros tenga el origen de datos.

También se puede utilizar para enviar mensajes personalizados.

1. Cartas modelo

Se emplean para difundir un texto a muchas personas diferentes, utilizando el correo postal.

1.1. Origen de datos como documento de Word

En un documento nuevo, inserte una tabla con tantas columnas como datos variables haya en la

carta y con 2 filas.

En la primera fila debe incluir cada uno de los datos variables (los rótulos que los identifican).

En la segunda fila escriba los datos del primer destinatario. Cuando haya escrito todos los datos pulse

la tecla tabulador y tendrá una nueva fila, para incluir los datos del segundo destinatario, ...

Guarde el documento.

Es muy importante que el documento Origen de datos no tenga más que esa tabla.

Nombre Apellidos Dirección Localidad Cpostal Provincia Hora_re Dia_re

Luis Arabia González C/ Mota, 3 Valladolid 47009 10:00 5 de Junio

Antonio Madrid Alonso C/ Europa, 2 Valladolid 47009 10:00 5 de Junio

Andrés Lorena Feijoo C/ del Castillo, S/n Montealegre 47180 Valladolid 12:00 5 de Junio

Jesús Trapo Viejo C/ Ronda, 16 Portillo 47105 Valladolid 12:00 5 de Junio

Pedro Lorenzo Sarria C/ Panaderos, 12 Valladolid 47004 10:00 6 de Junio

Francisco Juárez Ferradas Pza. San Andrés, 2 Valladolid 47004 12:00 6 de Junio

Jorge Sepúlveda Anta Pza. Viriato, 3 Zamora 50001 10:00 6 de Junio

Juan Moreno Arces C/ Mayor, 12 Zamora 50002 12:00 6 de Junio

Carlos Arriaga Urzulea C/ Prados, 4 Villada 34175 Palencia 12:00 6 de Junio

Jose Mª Martin Beltran C/ Cerrada, S/n Meneses 34110 Palencia 12:00 6 de Junio

Agustín Montes Pineda Ctra. Madrid, 24 Valladolid 470012 10:00 6 de Junio

1.2. Asistente para combinar correspondencia

Abra el documento principal, donde tenga el texto de la carta (en su defecto un documento nuevo).

Desde la ficha Correspondencia, utilice el comando Iniciar combinación de correspondencia.

Seleccione Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.



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Le mostrará a la derecha el panel de tareas, con el asistente para combinar correspondencia, donde

podrá elegir el tipo de documento a realizar.

1.3. Cartas

Abra el documento principal, donde tenga el texto de la carta (en su defecto un documento nuevo).

Desde la ficha Correspondencia, utilice el comando Iniciar combinación de correspondencia.

En el panel de tareas seleccione Cartas.



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Seleccione el archivo donde almacena los datos de origen y pulse el botón Abrir.

A continuación muestra esta ventana, donde puede ordenar, establecer criterios y desmarcar

destinatarios. Después de realizar los cambios haga clic en Aceptar.

Después de pulsar el botón Aceptar, puede volver al mismo cuadro de diálogo desde el panel de

tareas, utilizando la opción Editar lista de destinatarios, que se encuentra en el mismo paso, pues

su aspecto ha cambiado tras elegir el archivo de origen de datos.



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Siguiendo en el paso siguiente, encontrará herramientas en el panel de tareas que le ayudarán a

escribir esa carta modelo

El Bloque de direcciones incluye todos los datos de la dirección en la posición del cursor.

En el cuadro de diálogo que muestra, debe indicar el formato de presentación y qué campos del

origen de datos se corresponden con los que el utiliza Word de forma genérica.



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Si encuentra un campo en el origen de datos con el mismo nombre que el de su archivo genérico, le

asocia automáticamente. Para el resto, debe realizarlo manualmente pulsando el botón Asignar

campos.

En el ejemplo que utilizábamos, tenemos en el origen de datos Localidad, en lugar de ciudad, y

Cpostal en lugar de Código postal. Para esos realizaremos la asignación.



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El resultado es el siguiente:

Cuando realice la combinación de correspondencia, en el lugar del bloque de dirección aparecerá la

dirección de cada uno de los registros del origen de datos en las respectivas cartas.

Escriba el resto de la carta y cuando requiera un dato que es variable para cada carta y que se

encuentra almacenado en un campo del origen de datos, utilice la opción Más elementos del paso 4

El resultado de introducir uno de estos elementos es el siguiente:

Siga con la escritura de la carta modelo, respetando los espacios donde corresponda.



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Puede aplicar formato, de párrafo, fuente, bordes, … como en cualquier documento. Por último

guarde los cambios en esta carta modelo o documento principal y siga con el asistente.

En el paso 5 puede ir cambiando de destinatario y ver sobre la carta modelo cómo quedará

finalmente. También está la opción Editar lista de destinatarios, para realizar cambios en el archivo

origen de datos.

Pulse sobre Siguiente para avanzar hasta el último paso:



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En el paso 6 tiene dos opciones:

Imprimir el resultado directamente o bien con Editar cartas individuales, obtener las cartas

individuales en pantalla, para tener opción de guardar el archivo resultante o bien imprimirle.

Si elige esta última opción:

Mostrará un cuadro de diálogo para determinar los registros del origen de datos que se deben

combinar con el modelo de carta o documento principal.

El resultado de combinar es que obtiene un documento con tantas cartas como registros haya

combinado, y separadas entre sí, por un salto de sección a página siguiente.

A continuación se muestran las dos primeras cartas del documento resultante:



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Además de los botones que ofrece el panel de tareas, para el paso de vista previa, en el grupo Vista

previa de resultados encontrará herramientas que le permiten desplazarse por los registros,

mostrando en el documento el aspecto que presentaría el documento final. También puede buscar un

destinatario.



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La Comprobación automática de errores le permite especificar cómo controlar los errores

generados al completar la combinación de correspondencia

Modificar el documento principal o el origen de datos

En cualquier momento puede realizar cambios, tanto en el documento principal como en el origen de

datos, pero en ambos casos, debe realizar la combinación de correspondencia, nuevamente, para

que los cambios tengan efecto en un nuevo documento.

Las modificaciones en el documento principal las realizará desde el documento principal, y podrán ser

de escritura, formato, configuración de página o bien en la inserción o eliminación de algún campo.

Para esto último puede servirse del panel de tareas el asistente de combinación de correspondencia

o bien utilizar los comandos de la ficha Correspondencia, del grupo Escribir e insertar campos.

El comando Insertar campo combinado es equivalente a Más elementos en el panel de tareas del

asistente.

Además dispone de Reglas, que le permiten incorporar información de acuerdo a unos criterios

lógicos.



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Veamos algún ejemplo.

Si en el origen de datos tenemos el campo Sexo, con información como M (cuando se trata de una

mujer) y V (cuando se trata de un varón) y se desea que el saludo sea personalizado: Estimado para

varones y Estimada para mujeres, puede seleccionar la regla Si … Entonces…, sino …. Y rellenará

el cuadro de diálogo del modo siguiente:

Al terminar le mostrará el resultado para el registro en el que se encuentre el puntero, y al realizar la

combinación de correspondencia muestra a cada registro el valor que le corresponde.

Es muy importante que en el origen de datos escriba siempre del mismo modo, pues cuando emplea

esta regla, el valor que escribe en el cuadro Comparado con, debe coincidir con lo que tenga escrito

en el origen de datos, pues distingue entre mayúsculas y minúsculas.

Filtrar el origen de datos

Para que la combinación de correspondencia se haga sólo con los registros que cumplen ciertos

requisitos puede llevar a cabo un filtrado de los mismos.

Utilice el comando Editar lista de destinatarios de la ficha Correspondencia.

En el cuadro de diálogo que muestra, seleccione Filtrar



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En la ficha Filtrar registros seleccione el campo donde utilizará criterio, el operador de comparación y

por último la expresión de comparación.

En este cuadro de diálogo no distingue entre mayúsculas y minúsculas.



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2. Transformar en documento normal

Si después de haber realizado una combinación de correspondencia, quiere que el documento

principal vuelva a ser un documento normal, sin ninguna conexión a un archivo origen de datos,

seleccione Documento normal de Word del comando Iniciar combinación de correspondencia en

la ficha Correspondencia.

3. Etiquetas

Para crear etiquetas se requiere, al igual que en Cartas modelo, un documento Origen de datos.

El documento principal se crea de la forma siguiente:

Desde un documento nuevo, seleccione Etiquetas del comando Iniciar combinación de

correspondencia en la ficha Correspondencia



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Le mostrará el panel de tareas a la derecha con el asistente de combinar correspondencia.

En el paso 2, haga clic en Opciones de etiqueta para determinar el tamaño y distribución de las

etiquetas

Dependiendo del tipo de impresora los modelos que ofrece son diferentes. Los más utilizados son los

de Impresoras de páginas (Hojas en las que vienen las pegatinas de las etiquetas).



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A continuación seleccione el fabricante. Este dato aparece en la caja de las pegatinas, y en muchos

casos en el reverso de las mismas

Por último seleccione un Número de producto, que decide el tamaño y distribución de las etiquetas.

Cuando selecciona uno de ellos muestra a la derecha Información (el tipo, la anchura, la altura y el

tamaño de página y de las etiquetas).

Si pulsa el botón Detalles le mostrará las características del modelo de etiqueta seleccionado con la

posibilidad de modificar alguna de ellas. Pulse el botón Aceptar.

En el paso 3, deberá seleccionar el archivo origen de datos

Una vez seleccionado el archivo origen de datos, puede filtrar, ordenar, … en la ventana que muestra.

En el paso 4 puede diseñar el contenido de las etiquetas. Sitúe el punto de inserción en la primera

etiqueta del documento principal y haga clic en Más elementos (en el panel de tareas).



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Con el cursor en la primera etiqueta, incorpore los campos necesarios y determine el diseño de la

misma. (Como en el caso de las cartas, cuando necesite un dato del archivo de datos utilice la opción

Más elementos del panel de tareas).

Una vez terminada esa etiqueta utilice el botón Actualizar todas las etiquetas del paso 4 en el panel

de tareas, para que replique el diseño en todas las demás etiquetas.



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4. Sobres

Esta opción nada tiene que ver con combinar correspondencia. Se utiliza para la elaboración de

sobres y etiquetas para una única dirección.

Seleccione Sobres en el comando Iniciar combinación de correspondencia de la ficha

Correspondencia.

En la pestaña Opciones para sobres, podrá elegir diferentes tamaños de sobre y el formato de

fuente a utilizar.

Opciones de impresión, para elegir de qué forma imprimirá sobre el sobre, lo que determinará la

colocación que debe tener en la bandeja de la impresora.

De una forma similar se realiza una hoja de etiquetas con los mismos datos en cada etiqueta.

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