TERMINOS DE REFERENCIA DEFINITIVOS CONTRATACIÓN ... · El tiempo de duración del contrato será...

REPÚBLICA DE COLOMBIA

MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA

UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA

Carrera 50 No. 26 – 20 Bogotá D.C. Colombia

PBX: (57) 1 2220601 FAX: (57) 1 2219537 http://www.upme.gov.co

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TERMINOS DE REFERENCIA DEFINITIVOS

CONCURSO No. 015 de 2009

CONTRATACIÓN OUTSOURCING DE

SERVICIOS TECNOLOGICOS PARA LA

UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGETICA

-UPME-

Bogotá D.C., Octubre de 2009






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TABLA DE CONTENIDO Pág RECOMENDACIONES GENERALES ....................................................................... 3 JUSTIFICACIÓN ......................................................................................................... 4 CAPÍTULO I. OBJETO Y GENERALIDAES DE LA CONTRATACIÓN .................... 5 CAPÍTULO II. PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA ............................................. 14 CAPÍTULO III. RECHAZO DE LAS PROPUESTAS ................................................... 18 CAPÍTULO IV. ANALISIS, COMPARACION Y EVALUACIÓN DE PROPUESTAS .. 22 CAPÍTULO V. FORMATOS ....................................................................................... 33






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RECOMENDACIONES GENERALES Se solicita a los proponentes cumplir con las siguientes recomendaciones, para facilitar la labor de evaluación de las propuestas: 1. Leer cuidadosamente estos términos de referencia, antes de elaborar la propuesta. 2. Entender que con la presentación de la propuesta se acogen y aceptan todas las

condiciones estipuladas en los presentes términos de referencia. 3. Presentar la totalidad de la propuesta, en orden para facilitar su estudio, con índice y

debidamente foliados. 4. La presentación de la propuesta por parte del oferente constituye evidencia de que se

estudiaron completamente las especificaciones, formatos y demás documentos; que recibió las aclaraciones necesarias sobre las inquietudes o dudas previamente consultadas y que ha aceptado que estos términos de referencia son completos, compatibles y adecuados para identificar los bienes y servicios que se contratarán.

5. La presentación de la propuesta por parte del oferente constituye evidencia de que está

enterado a satisfacción en cuanto al alcance del objeto a contratar y que ha tenido en cuenta todo lo anterior para definir su oferta económica y las obligaciones que se adquieren en virtud del contrato que se celebrará-

6. La UPME podrá aplazar, suspender o terminar el presente proceso por fuerza mayor o

caso fortuito o cualquier otro hecho no imputable ala UPME sin que tales hechos se puedan aducir por los oferentes o participantes para solicitar el reconocimiento y pago de algún tipo de indemnización.






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JUSTIFICACIÓN La Unidad de Planeación Minero Energética – UPME, cuenta con una infraestructura computacional que sirve de soporte a todas las actividades desarrolladas en el cumplimiento de sus funciones. La Unidad cuenta con una red soportada en el sistema operativo Windows 2003 Server con directorio activo, con servidor de correo Exchange 2003, servidor de páginas Web IIS 6, servidor de bases de datos SQL Server 2000, servidores RedHat Linux con bases de datos Oracle 9i y Oracle 10g. Se tienen 11 servidores y una solución de almacenamiento masivo (NAS). El cliente interno tiene servicio de correo electrónico, impresión, acceso a Internet, respaldo de información, publicación de páginas Web y acceso a sistemas de información específicos. Actualmente se tienen 80 PC clientes y 11 portátiles con sistemas operativos Windows XP y Vista. Impresoras láser en red: 8, impresoras de inyección: 1, impresoras térmicas: 2, impresora de matriz: 1, scanners: 5, videobeams: 6. Se cuenta con un canal dedicado de acceso a Internet de 5 Mbps, con canal de backup activo, a través del cual los usuarios internos acceden a fuentes de información externa y el cliente externo accede a los servicios de información brindados por la Unidad a través de la página Web. La Unidad cuenta con un software de gestión documental para el manejo de la correspondencia, que requiere mantenimiento y soporte técnico. De igual forma, la Unidad permanentemente requiere desarrollos específicos para solucionar necesidades de información puntuales. Para garantizar el cumplimiento de las funciones relacionadas con la administración de las bases de datos en ORACLE, la Unidad de Planeación Minero Energética requiere contar con un recurso especializado que realice estas labores de administración de bases de datos para los sistemas SIMEC, SINFAD y ORFEO. Así mismo se requiere el acompañamiento en el diseño y documentación de bases de datos futuras en ORACLE. En la actualidad la UPME no cuenta con un profesional de planta especializado en estas labores de administración de bases de datos ORACLE, dado que en el manual de funciones no existe este perfil, por lo tanto se requiere contratar un profesional para este servicio y soporte. Para sostener esta plataforma, la Unidad requiere contratar la permanente atención a estos requerimientos de soporte tecnológico con una firma externa.






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CAPÍTULO I 1. OBJETO Y CONDICIONES GENERALES DE LA CONTRATACIÓN 1.1 OBJETO DE LA CONTRATACIÓN La Unidad de Planeación Minero Energética – UPME- requiere contratar a través de la modalidad de Outsourcing, los servicios tecnológicos que cubran los siguientes esquemas de trabajo: Soporte en desarrollo administrativo y de propósito específico de corto alcance y desarrollo rápido (tiempo de desarrollo máximo 2 meses), soporte en administración Red de Datos y Centro de Cómputo, soporte en la atención a usuarios y soporte en la administración de bases de datos ORACLE; de acuerdo con lo establecido en el Formato de “Características Técnicas Ofrecidas y Garantizadas” del capítulo V de este documento.

El tiempo de duración del contrato será con cargo a vigencias futuras 2010, así: un (1) mes de servicio durante la vigencia 2009 y siete (7) meses de servicio durante la vigencia de 2010.

1.2 TERMINO DE DURACION DEL CONTRATO El plazo para la ejecución del Outsourcing de Servicios Tecnológicos es de un (1) mes de servicio durante la vigencia 2009 y siete (7) meses de servicio durante la vigencia de 2010.

Diez días antes de la fecha en la cual se deberá suscribir el acta de iniciación y una vez suscrito el contrato, el contratista deberá hacer empalme con la empresa que actualmente presta el servicio. Este empalme debe ser recibido con el personal que prestará sus servicios durante la ejecución del contrato. El término de duración del contrato será de ocho (8) meses, contados a partir de la firma del Acta de Iniciación del contrato, la cual deberá suscribirse a más tardar dentro del décimo (10º) día hábil siguiente a la fecha del perfeccionamiento del contrato. El contrato se considerará perfeccionado desde la fecha de su firma. El acta de iniciación se suscribirá previa aprobación de la garantía exigida en el contrato, pago de los derechos de publicación del mismo e impuesto de timbre si a ello hubiere lugar.






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1.3 RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE

Este proceso de contratación se rige por los Principios Constitucionales indicados en su artículo 209, por la Resolución UPME No 0415 del 21 de agosto de 2007, por lo contenido en estos términos de referencia, lo señalado en la audiencia de aclaraciones, las adendas que se emitan y demás documentos relacionados con el proceso

1.4 PRESUPUESTO ASIGNADO

El presupuesto asignado por la Unidad de Planeación Minero Energética para este proceso concursal es de: Cuarenta y tres millones Quinientos mil pesos ($ 43’500.000) correspondientes a la vigencia 2009, de los cuales $ 33’500.000 corresponden al servicio de Outsourcing Tecnológico propiamente dicho y $ 10’000.000 corresponden a la bolsa presupuestal según demanda que se requiera para repuestos durante el servicio prestado en esta vigencia y previa autorización del Supervisor del Contrato. Este presupuesto incluye el impuesto a las transacciones financieras (4 por mil), por lo tanto, el presupuesto oficial para esta vigencia es de Cuarenta y tres millones trescientos veintiséis mil pesos ($ 43’326.000), que incluye todos los costos directos e indirectos y los impositivos de ley, de acuerdo con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 3073 del 14 de julio de 2009. Doscientos cincuenta y dos millones de pesos ($ 252’000.000) correspondientes a la vigencia 2010, de los cuales $ 234’500.000 corresponden al servicio de Outsourcing Tecnológico propiamente dicho y $ 17’500.000 corresponden a la bolsa presupuestal según demanda que se requiera para repuestos durante el servicio prestado en esta vigencia previa autorización por parte del Supervisor. Este presupuesto incluye el impuesto a las transacciones financieras (4 por mil), por lo tanto, el presupuesto oficial para esta vigencia es de Doscientos cincuenta millones novecientos noventa y dos mil pesos ($ 250’992.000), que incluye todos los costos directos e indirectos y los impositivos de ley. Si durante un periodo de vigencia no se ejecuta la totalidad del presupuesto para la bolsa de repuestos establecida en este numeral, el saldo de esta bolsa será reintegrado al presupuesto de la UPME.

1.5 SEDE DE EJECUCION DE LOS TRABAJOS En caso del proponente tener su sede principal en una ciudad diferente a Bogotá, éste asegurara el mecanismo mediante el cual va a operar para garantizar la interlocución






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directa, oportuna y con el nivel técnico - administrativo requerido por la UPME. Igualmente indicará la dirección, teléfono(s) y fax de la sede en la cual realizará las actividades propias del desarrollo del contrato, para el envío de correspondencia. El mecanismo bajo el cual se operará deberá ser descrito en la propuesta y en caso de la UPME no estar de acuerdo con el esquema propuesto por el proponente ganador, la Unidad podrá pedir modificación del mismo. Sólo si existe un acuerdo final sobre el mecanismo operativo se podrá firmar el contrato. 1.6 FORMA DE PAGO La Fiduciaria, previa autorización de la UPME, realizará los pagos de la siguiente manera: Pagos mes vencido en cuotas iguales, en cada vigencia fiscal. No habrá anticipos ni pagos anticipados. Los pagos se harán previa presentación del informe objeto de pago acompañado del certificado de cumplimiento de aportes parafiscales y seguridad social integral, certificación del cumplimiento expedida por el supervisor del contrato. Las facturas deben estar acompañadas de las copias legibles de los pagos efectuados al sistema de seguridad social integral y aportes parafiscales, de acuerdo con el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, tanto de la empresa contratista como del grupo de profesionales destinados a realizar la ejecución del servicio. El pago de aportes a seguridad social integral de la empresa contratista puede demostrarse mediante el certificado expedido por el representante legal o revisor fiscal de la persona jurídica, según fuere el caso. El pago de aportes a seguridad social integral del personal destinado a la ejecución de este proyecto deberá demostrarse con los comprobantes de pago respectivos. Por cierre contable únicamente se recibirá facturación hasta el día 20 de cada mes, siempre y cuando el informe objeto de pago se encuentre aprobado por parte del supervisor del contrato. El contratista asumirá todos los impuestos, tasas o similares, que se deriven de la ejecución del mismo, de conformidad con las normas vigentes en la materia.

1.7 CONDICIONES PARA PARTICIPAR EN EL CONCURSO Los interesados en participar en el proceso objeto de este concurso deberán inscribirse a través de la página Web de la UPME (www.upme.gov.co) La fecha en que se publiquen los términos de referencia definitivos se considerará como la fecha de apertura del proceso de concurso. La fecha señalada como límite para entrega de propuestas, se considerará como la fecha de cierre del proceso. Estas fechas se encuentran determinadas en el Cronograma del Proceso.

http://www.upme.gov.co/






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Quien no se haya inscrito no tendrá derecho a participar en el presente concurso. 1.8 CRONOGRAMA DEL PROCESO

ACTIVIDADES Desde Hasta

PUBLICACIÓN DE PRE-TÉRMINOS DE REFERENCIA

19 oct-2009

APERTURA Y PUBLICACION DE TERMINOS DEFINITIVOS

29 oct-2009

INSCRIPCIÓN DE OFERENTES 29 oct-2009 11 nov-2009

RECEPCIÓN ACLARACIONES A LOS TÉRMINOS 29 oct-2009 4 nov-2009

AUDIENCIA DE RESPUESTA A LAS ACLARACIONES Y PRECISIÓN DE LOS TDR

5 nov-2009

3 p.m.

CIERRE 12 nov-2009

9.am.

PUBLICACIÓN DE EVALUACIÓN EN PAGINA WEB 18 nov-2009

RECEPCIÓN DE OBSERVACIONES A LOS INFORMES DE EVALUACIÓN

20 nov-2009 23 nov-2009

RESPUESTA A OBSERVACIONES DE EVALUACIÓN EN PAGINA WEB Y SECRETARIA GENERAL

24 nov-2009

ADJUDICACIÓN o DECLARATORIA DESIERTO 25 nov-2009

En el evento en que no se formulen observaciones al informe de evaluación, la adjudicación se realizará el 24 noviembre de 2009 En el evento que no se presente propuesta alguna el acto administrativo de declaratoria desierto del concurso se realizará el día hábil siguiente a la fecha de cierre. CONSULTAS DE LOS PROPONENTES Los Términos de Referencia pueden ser consultados en la Secretaría General de la UPME, ubicada en la Carrera 50 # 26 - 20 en Bogotá D.C. y en la página web de la UPME (www.upme.gov.co) y en el Portal de Contratación del Estado de acuerdo al cronograma descrito. 1.9 PREGUNTAS DE LOS PROPONENTES Dentro de los tiempos establecidos en el cronograma del concurso, para este efecto, los proponentes inscritos podrán solicitar aclaraciones mediante comunicación escrita dirigida a la Secretaría General – Contratos, ubicada en la Carrera 50 # 26 - 20 en Bogotá D.C.






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y/o al correo electrónico [email protected]. La responsabilidad de las respuestas dadas será del grupo técnico, jurídico o financiero, según se trate la inquietud planteada. Todas las aclaraciones solicitadas dentro del tiempo previsto en el cronograma serán resueltas en la audiencia de respuesta a aclaraciones o de precisión de términos. De requerirse se podrá suspender la respectiva audiencia de aclaraciones para continuarla en fecha y hora que se indicará en la audiencia inicial. 1.10 FECHA DE AUDIENCIA DE RESPUESTA ACLARACIONES A LOS TERMINOS

DE REFERENCIA En la fecha y hora indicada en el cronograma del concurso se celebrará una audiencia con el objeto de dar lectura a las respuestas de aclaraciones presentadas oportunamente por los interesados en participar , de lo cual se levantará un acta suscrita por los intervinientes que será publicada en la Web. Sólo serán consideradas las aclaraciones solicitadas dentro del término señalado en el cronograma del concurso. Esta Audiencia se celebrará en las instalaciones de la UPME, ubicada en la Carrera 50 # 26 - 20 en Bogotá D.C. Como resultado de lo debatido en la audiencia y cuando resulte conveniente, la UPME expedirá las modificaciones o addendas pertinentes a dichos documentos. 1.11 ADDENDAS En el evento en que se efectúen cambios al presente documento de Términos de Referencia definitivos, publicado en la página web, éstos se realizarán únicamente mediante addendas escritas, las cuales pasarán a formar parte del mismo. Las addendas serán publicadas en la página Web y se dará a conocer por medio electrónico a los interesados inscritos a la fecha de emisión de la respectiva addenda. Ninguna declaración verbal podrá afectar en manera alguna los términos, condiciones y addendas de los presentes términos de referencia. 1.12 PLAZO DE EVALUACION La UPME, dentro del término establecido en el cronograma del concurso, realizará los estudios técnicos, financieros, económicos y jurídicos de las propuestas presentadas 1.13 INFORMES DE EVALUACIÓN






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La UPME deberá preparar informes detallados sobre el análisis y comparación de las propuestas, exponiendo las razones precisas en que se fundamenta la selección de la propuesta. Los informes de evaluación de las propuestas permanecerán, para su consulta, en la Secretaría General de la UPME ubicada en la Carrera 50 # 26 - 20 en Bogotá D.C, y serán publicados en la página Web de la entidad (www.upme.gov.co) por el término de tres (3) días hábiles de acuerdo con el cronograma del concurso, para que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes. En ejercicio de esta facultad los oferentes no podrán completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas. Dichas observaciones serán resueltas por la parte técnica, jurídica o financiera de la UPME según el tema objeto de observación, dentro del término establecido en el cronograma del concurso. 1.14 TÉRMINO DE SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO El contratista se obliga a firmar el contrato dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la comunicación que le envíe la Unidad, acerca de la disponibilidad del contrato para la firma. . Si el proponente favorecido no suscribe el contrato dentro del término indicado, el Ordenador del Gasto de la Unidad de Planeación Minero Energética mediante acto administrativo motivado podrá adjudicarlo al proponente que ocupó el segundo lugar en orden de elegibilidad en la evaluación, siempre que su oferta sea favorable para la entidad y considerada como elegible. 1.15 PARTES QUE INTERVIENEN 1.15.1 FIDUCIARIA Es la entidad que maneja los recursos de la Unidad y con quien se realiza la suscripción del contrato y los actos que se deriven del mismo. 1.15.2 SUPERVISOR La supervisión de este contrato será ejercida por el subdirector de información de la UPME, o por quien este designe y así se dará a conocer al contratista en su oportunidad. El Supervisor velará por los intereses de la misma y tendrá las funciones que por la índole y naturaleza del contrato le sean propias. El Supervisor deberá cumplir con las funciones estipuladas en el contrato que se derive de este proceso concursal.






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1.16 CONTRATO, PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACION Previamente a la firma del contrato el contratista seleccionado deberá presentar debidamente diligenciado, el formulario Único de Hoja de Vida adoptado por el Departamento Administrativo de la Función Pública. El formato respectivo se encuentra en la dirección electrónica www.dafp.gov.co/publicaciones/formatos En el evento que el adjudicatario sea una persona natural adicionalmente deberá: -Aportar el certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la Nación y certificado de antecedentes judiciales ( pasado judicial) vigente - Manifestar por escrito si es su voluntad o no afiliarse al sistema de riesgos profesionales (art. 3º. Decreto 2800 de 2003). - Manifestar por escrito si el valor de la contratación es lo único que percibirá o si tiene otros ingresos derivados de otras actividades, para efectos de determinar la base de liquidación de los aportes parafiscales y seguridad social integral. Para la tramitación y legalización del contrato, el proponente favorecido deberá tener en cuenta lo siguiente: Salvo fuerza mayor o caso fortuito, debidamente comprobados, si el proponente seleccionado no suscribe el contrato correspondiente dentro del término señalado, quedará a favor de la UPME, en calidad de sanción, el valor de la garantía constituida para responder por la seriedad de la propuesta, sin menoscabo de las sanciones legales conducentes al reconocimiento de perjuicios causados y no cubiertos por el valor de la citada garantía. En este caso, igualmente la UPME podrá optar entre abrir un nuevo proceso concursal o adjudicar, dentro de los quince (15) días siguientes, al proponente calificado en segundo lugar siempre y cuando su propuesta sea igualmente favorable para la Entidad. El CONTRATISTA dispondrá de tres (3) días hábiles, contados a partir de la fecha de perfeccionamiento del contrato para el pago de derechos de la publicación en el Diario Único de Contratación Pública, constituir las garantías requeridas y demostrar el pago del respectivo impuesto de timbre del contrato si a ello hubiere lugar. Los gastos de legalización del contrato correrán por cuenta de EL CONTRATISTA y no serán reembolsados. 1.17 GARANTIA UNICA A FAVOR DE LA UPME La garantía única que presentará EL CONTRATISTA avalará el cumplimiento por parte suya de las obligaciones a su cargo surgidas del contrato, la cual se mantendrá vigente






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durante la vida del contrato y su liquidación y se ajustará a los limites, existencia y extensión del riesgo amparado. La garantía única se formalizará en una póliza de seguro o garantía bancaria constituida por EL CONTRATISTA a favor de LA FIDUCIARIA LA PREVISORA S.A.- FIDEICOMISO UPME expedida por una entidad bancaria o compañía de seguros debidamente establecida en Colombia. Esta póliza se distribuirá en el cubrimiento de los siguientes riesgos que afectan la ejecución del contrato:

Clase de Riesgos % Sobre el valor Vigencia

Cumplimiento del Contrato

20 Del Contrato La del contrato y seis (6)

meses más

Calidad del servicio 20 Del Contrato La del contrato y un año más

Salario y Prestaciones sociales

5 Del Contrato La del contrato y tres años

más

1.18 ENTREGA Y RECIBO DEL OBJETO DEL CONTRATO Los productos resultado del contrato se recibirán en las instalaciones de la Unidad , ubicada en la Carrera 50 # 26 - 20 en Bogotá D.C., o en el sitio en que se ubiquen las oficinas de la Unidad. 1.19 CORRESPONDENCIA Toda la correspondencia que los proponentes envíen a la UPME, en virtud del presente concurso, deberán dirigirla a la Secretaría General – Contratación -, ubicada en la Carrera 50 # 26 - 20 en Bogotá D.C. o vía correo electrónico a la Dirección: [email protected]. 1.20 PROPIEDAD DE LOS ESTUDIOS Será de propiedad de la UPME los resultados de los estudios, análisis, encuestas, programas y demás aplicaciones en computador y en general los trabajos realizados durante y para el desarrollo del contrato. Lo relacionado con los derechos de autor se sujetará a lo establecido por la Ley 23 de 1.982 y demás normas complementarias. En el evento de requerirse el contratista deberá previo al pago final suscribir documento de transferencia de derechos de autor. Igualmente el contratista liberará a la UPME de toda responsabilidad por las acciones que inicien terceros en razón de las transgresiones de Derechos de autor, marca o patente como consecuencia de los productos o servicios que se contraten y que sean utilizados por el contratista para la ejecución del objeto de la contratación.

mailto:[email protected]






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En los eventos en que la UPME entregue para el desarrollo del objeto del contrato información considerada confidencial, el contratista deberá suscribir a la iniciación del contrato el respectivo acuerdo de confidencialidad. 1.21 INDEMNIDAD EN LOS SUBCONTRATOS El contratista mantendrá indemne a la UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA - UPME- contra todo reclamo, demanda, acción legal y costos que puedan causarse o surgir por responsabilidad de cualquier naturaleza, ocasionados por el Contratista, sus subcontratistas ( grupo de profesionales o sus proveedores), durante la ejecución de los servicios que se contraten. 1.27 VISITAS La Unidad de Planeación Minero Energética se reserva el derecho a efectuar visitas al lugar donde desarrolla su actividad económica los oferentes y en la ejecución del contrato al respectivo contratista. 1.28 REVALUACION DEL CONTRATISTA ( PROVEEDOR) Para dar cumplimiento a lo establecido en la norma NTC 1000:2004, en forma bimestral y/ o mensual (según el término de duración del contrato) se realizará la reevaluación de proveedores por parte del supervisor del contrato siguiendo los siguientes criterios:

CRITERIOS REVALUACION PROVEEDOR CALIFICACION MAXIMA

1. Calidad del producto

10, así: Excelente 10, bueno 8; regular 5 y

malo 2

2. Oportunidad (cumplimiento Tiempo de entrega)

10, así: Excelente 10, bueno 8; regular 5 y malo

2

4. Reclamos sobre el producto o servicio

10, así: 0 quejas 10; de 1 a 5 , 5 y más de 6 se

asigna 0 puntos

Nota: Promedio mínimo 6 puntos Promedio

1. La calidad del producto se tomará con base en la certificación expedida por el supervisor del contrato. 2. La de oportunidad con base en la fecha de entrega del producto ( fecha de radicación o acta de entrega) 3. Reclamos de productos para ello se tendrá en cuenta la información que al respecto señale el supervisor del

contrato.

Esta reevaluación se dará a conocer por escrito al proveedor (contratista).






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CAPÍTULO II 2. PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA El proponente deberá radicar su propuesta en la sede de la Unidad de Planeación Minero Energética ubicada en la Carrera 50 # 26 - 20, hasta la fecha y hora señalada para el cierre en el respectivo cronograma del concurso. Se tomará como hora oficial de entrega de la propuesta, la hora y fecha indicada en el reloj de radicación de la Unidad, a falta de esta, la hora legal que indique el reloj de la página Web de la Unidad. Vencido el plazo de presentación de ofertas, se procederá a abrir y verificar las propuestas presentadas, proceso del cual se levantará un acta. Si se presentan discrepancias entre el original y alguna copia prevalecerá el original. 2.1 FORMA DE PRESENTACIÓN La propuesta se deberá entregar en original y una copia en medio impreso, en idioma español, sin tachaduras ni borrones, en sobres separados debidamente cerrados, foliadas en orden ascendente (el original y la copia) , contestando en forma clara y precisa cada uno de los datos que se solicitan y anexando todos los documentos y formatos que se exigen y que son requisitos indispensables para la evaluación de la oferta; cualquier enmendadura que contenga la propuesta deberá ser aclarada y validada con su firma por el oferente en la misma propuesta. El original y la copia presentarán idéntica información, marcando claramente en cada sobre y carátula el nombre del proponente, dirección, números de teléfono, fax y correo electrónico. Los sobres que contienen las propuestas se marcarán así:

UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA –UPME- Proceso Contractual No. 015 de 2009 “Propuesta para la contratación de Outsourcing de servicios tecnológicos para la Unidad de Planeación Minero Energética – UPME” Nombre del proponente: Dirección: Teléfono: Fax: E-mail: Original/ copia






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Cada una de las partes que componen la propuesta, se llenará teniendo en cuenta las instrucciones y formatos contenidos en los presentes términos de referencia, sin efectuar cambios en su redacción original y conservando el orden establecido. Si el proponente quisiera adicionar alguna explicación o aclaración, deberá hacerla en carta separada y consignarla dentro de anexo debidamente numerado y foliado. Si se advierte alguna diferencia entre el original de una propuesta y su copia, prevalecerá la información consignada en el original. 2.2 DOCUMENTOS QUE ACOMPAÑAN LA PRESENTACION DE LA PROPUESTA Para ser evaluada la propuesta es requisito indispensable la presentación de los documentos descritos a continuación, los cuales serán objeto de verificación de cumplimiento más no de calificación, razón por la cual se consideran subsanables a título de adicion, modificación o complementación. 2.2.1 DOCUMENTOS JURIDICOS 2.2.1.1 CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA La carta de presentación de la propuesta se elaborará de acuerdo con el modelo establecido en el Formato anexo. En esta carta el oferente deberá indicar, de la información suministrada en su propuesta, cual es de carácter reservado, señalando la norma que le otorga tal carácter. 2.2.1.2 GARANTÍA DE SERIEDAD Los proponentes deberán presentar una garantía de seriedad de la propuesta para entidades estatales, a favor de la Unidad de Planeación Minero Energética, –UPME- por una cuantía equivalente al diez por ciento (10%) del valor del presupuesto oficial asignado para la presente contratación. La vigencia de esta garantía será de noventa (90) días calendario contados a partir de la fecha del cierre de este proceso concursal inclusive. Igualmente se debe adjuntar el recibo de pago correspondiente a la prima por concepto de seguro de la respectiva póliza. Para el efecto deberá adjuntar a la propuesta el original del mismo. Dicha garantía deberá ser expedida por una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia. La seriedad de la oferta también podrá ser garantizada por una entidad bancaria. La garantía deberá ser expedida por el Representante Legal de la entidad bancaria. En todo caso no expirará por falta de pago de la prima o por revocatoria unilateral.






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En el evento en que la oferta se presente en representación de una persona jurídica, la garantía de seriedad deberá ser expedida a nombre del proponente, vale decir la persona representada. En el evento de presentación conjunta de propuestas, la garantía de seriedad deberá expedirse a nombre de todos los integrantes del consorcio o de la unión temporal según el caso. En el evento de prórroga en el plazo de adjudicación, o para la suscripción del contrato o para la constitución de garantías o para el perfeccionamiento del mismo, el proponente deberá ampliar, por el periodo de la prórroga, el de la garantía de seriedad sí la vigencia inicial no cubre este nuevo término. El original de la garantía de seriedad y la copia de la oferta les será devuelta, previa solicitud, a todos los proponentes cuando el concurso se declare desierto o no se adjudique en el plazo previsto. De la misma manera a los oferentes no favorecidos con la adjudicación del contrato. Salvo fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobados, si el adjudicatario o contratista no se allanare a cumplir las condiciones y obligaciones establecidas en estos Términos de Referencia, especialmente las relacionadas con la suscripción del contrato, constitución de las pólizas, contribución al perfeccionamiento del contrato dentro del término señalado y mantener lo ofrecido en su propuesta, se hará efectiva a favor de la UPME la póliza de seriedad de la propuesta. Lo anterior sin menoscabo de las acciones legales conducentes al reconocimiento de perjuicios causados a la UPME y no cubiertos por la cuantía de esta póliza y sin perjuicio de que la UPME pueda optar por adjudicar, dentro de los 15 días hábiles siguientes, al proponente calificado en segundo lugar, si la propuesta presentada es favorable para la Entidad. 2.2.1.3 DOCUMENTOS OTORGADOS EN EL EXTERIOR Los documentos solicitados en este capítulo y otorgados en el exterior deberán presentarse legalizados en la forma prevista en el Artículo 259 del Código de Procedimiento Civil, en concordancia con el Artículo 480 del Código de Comercio. Por lo tanto, deberán autenticarse por funcionarios competentes del país de origen, a su vez por el Cónsul Colombiano o Agente Diplomático, al autenticar los documentos el Cónsul o Agente Diplomático hará constar que la sociedad existente ejerce su objeto conforme a las leyes del respectivo país, la firma del Cónsul o Agente Diplomático se abonará por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia.






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Apostilla: Cuando se trate de documentos que provienen de países que hacen parte de la convención sobre abolición del requisito de legalización para documentos públicos se extranjeros, se aplicará lo dispuesto en ésta convención. 2.2.1.5 CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACION LEGAL Las Personas Jurídicas nacionales o extranjeras con sucursal o agencia en Colombia deberán presentar el certificado de Existencia y Representación Legal con fecha de expedición no mayor de treinta (30) días calendario anterior a la fecha de cierre del concurso, donde acredite que su duración es mayor a la de la vigencia del contrato y un (1) año más. El objeto de la sociedad deberá permitir realizar el objeto de la presente contratación La persona natural deberá demostrar inscripción en la Cámara de Comercio, como comerciante y el objeto de su actividad deberá estar relacionado con el objeto de esta contratación. Tratándose de personas jurídicas extranjeras que no tengan establecida sucursal en Colombia deberán aportar los siguientes documentos:

Documento que acredite su existencia y su representación o su equivalente en el pais de origen, en donde se determine claramente el objeto y facultades del representante legal así como las limitaciones establecidas a este para poder contratar, el cual deberá tener fecha de expedición no mayor de treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de cierre del concurso, donde acredite que su duración es mayor a la de la vigencia del contrato y un (1) año más.

Documento de constitución de apoderado domiciliado en Colombia debidamente facultado para presentar la propuesta y celebrar el contrato cuando participe a título de oferente, así como para representarla extrajudicialmente, mediante la presentación del respectivo poder debidamente otorgado y legalizado.

Los documentos otorgados en el exterior, deberán presentarse debidamente traducidos al idioma español, consularizados y refrendados por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia (Art. 259 del C. de P. Civil. Apostilla: Cuando se trate de documentos que provienen de países que hacen parte de la convención sobre abolición del requisito de legalización para documentos públicos se extranjeros, se aplicará lo dispuesto en ésta convención.

En caso de Consorcio ó Unión Temporal, cada uno de los integrantes deberá presentar este certificado. Cuando el proponente pertenezca a otro tipo de asociación (que no sea comercial), deberá aportar el certificado equivalente expedido por la entidad competente.






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2.2.1.6 ACTA DE JUNTA DE SOCIOS De conformidad con el certificado de existencia y representación legal, cuando el proponente sea persona Jurídica y su Representante Legal se encuentre limitado en razón a la cuantía u otro factor para representar debidamente a la sociedad en este concurso, deberá presentar el acta o extracto de junta de socios, en la cual se le autoriza para presentar la oferta y celebrar el correspondiente contrato en caso de que le sea adjudicado. 2.2.1.7 DOCUMENTO ORIGINAL DE CONSTITUCION DE CONSORCIO O UNION

TEMPORAL Los proponentes indicarán si su participación es a título de consorcio o unión temporal y, en este último caso, señalarán los términos y extensión de la participación en la propuesta y en su ejecución, los cuales no podrán ser modificados sin el consentimiento previo de la entidad estatal contratante. Mediante un documento se designará la persona que los representará, señalando las reglas básicas que regulen las relaciones entre ellos y su responsabilidad. En caso de unión temporal, se indicará a la UPME la participación que tendrá cada uno de sus integrantes. Los consorcios o uniones temporales constituidas se comprometen a permanecer consorciados durante el término de la vigencia del contrato sus prórrogas y término de liquidación del contrato. En ningún caso podrá haber cesión del contrato entre quienes integren el consorcio o unión temporal. Los términos y extensión de la participación en la Unión Temporal no podrán ser modificados. Si la propuesta es conjunta, deberá ser presentada por la persona que represente el consorcio o la unión temporal. En todo caso, a la propuesta deberá anexarse el documento original de conformación de consorcio o unión temporal. La responsabilidad de los miembros del consorcio o la unión temporal se regirá por las normas vigentes en la materia. Toda la información y documentación solicitada acerca de los proponentes debe ser presentada por cada una de las personas que integran el consorcio o unión temporal. En el evento de suscribir contrato la Unión Temporal o Consorcio deberá solicitar el número de Registro Único Tributario- RUT - ante la DIAN y la facturación deberá realizarla la modalidad conformada.






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Las personas jurídicas nacionales y extranjeras deberán acreditar que su duración no será inferior a la del plazo del contrato y un año más. Cuando se obre en ejercicio de poder especial, es necesario que en el mismo se exprese concretamente que se otorga la facultad de participar en el concurso, suscribir el contrato o contratos que de ella se deriven, para su ejecución, representación judicial y extrajudicial, por lo menos por el término del contrato y un (1) año más. Las ofertas deberán estar suscritas por el representante legal o su equivalente de la firma, consorcio o unión temporal, quien debe tener facultades específicas y vigentes para contratar y estar autorizado para comprometerla en cuantía igual o superior al valor de la oferta. Cuando se presente Consorcio o Unión Temporal bastará que uno de los integrantes se haya inscrito, de conformidad a lo establecido en el Capitulo I de estos términos de referencia. 2.2.1.8 FOTOCOPIA LEGIBLE DE LA CEDULA DE CIUDADANIA DE LA PERSONA

NATURAL O LOS REPRESENTANTES LEGALES 2.2.1.9 FOTOCOPIA DEL RUT DE LA EMPRESA O EMPRESAS 2.2.1.10 CERTIFICADO DE PAGO DE APORTES PARAFISCALES Y SEGURIDAD

SOCIAL Para las personas jurídicas, el Revisor Fiscal cuando este exista de acuerdo a los requerimientos de ley y/o el Representante Legal si no estuviere obligado a tener aquel, deberá presentar una certificación en la cual conste que la firma se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales y seguridad social, cuyo periodo debe comprender un término no inferior a seis (6) meses (ley 789 del 2002). En el evento en que el proponente sea un consorcio o unión temporal, cada una de las personas naturales o jurídicas que lo integren deberá acreditar que se encuentra a paz y salvo por concepto de aportes parafiscales de sus empleados a la fecha de presentación de su propuesta. Tratándose de personas naturales se deberá presentar la manifestación bajo la gravedad del juramento que se encuentra efectuando aportes a la seguridad social en forma oportuna y a paz y salvo a la fecha de presentación de la propuesta. 2.3 DOCUMENTOS FINANCIEROS La UPME declarará la viabilidad o no viabilidad de los proponentes, en lo referente al conjunto de indicadores financieros que a continuación se enuncian:






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Que el proponente posea como mínimo un capital de trabajo equivalente al 30% del valor de la propuesta. El capital de Trabajo se calculará como el resultado de la siguiente fórmula:

Capital de Trabajo = Activo Corriente - Pasivo Corriente.

Que el proponente dispone de una solvencia (liquidez), mayor o igual a uno (>=1). La

solvencia se calculará como el resultado de la siguiente fórmula:

Solvencia (liquidez) = Activo Corriente / Pasivo Corriente.

Que el proponente tiene un nivel de endeudamiento inferior al 70%. El endeudamiento se calculará como el resultado de la siguiente fórmula

Endeudamiento = Pasivo Total / Activo Total.

Los siguientes son los documentos e información esenciales para el análisis financiero de las propuestas: 2.3.1 El proponente deberá suministrar en la propuesta, el Balance General detallado,

Estados de Resultados del año inmediatamente anterior a la fecha de cierre del presente proceso de contratación y Notas a los Estados Financieros del mismo periodo, estos documentos deben estar suscritos por el Representante Legal, el Contador Público y el Revisor Fiscal si el proponente está obligado a tenerlo. De la misma manera, estos documentos serán objeto de verificación, mas no de calificación. Tratándose de personas naturales deberán presentar estos documentos suscritos por un Contador Titulado con Tarjeta profesional.

2.3.2 El proponente deberá adjuntar fotocopia del certificado de vigencia de registro de inscripción profesional del contador y revisor fiscal en caso de requerirse éste último; de igual forma se debe anexar el certificado de antecedentes disciplinarios expedidos por el Tribunal Disciplinario de la Junta Central de Contadores. Dichos certificados deberán encontrarse vigentes al momento de la fecha de cierre de este concurso.

2.3.3 Para el caso del estudio financiero de los consorcios o uniones temporales, se sumarán los respectivos activos, pasivos y patrimonios.

2.3.4 DECLARACION TRIBUTARIA DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA. Para este punto, la UPME solicita fotocopia de la Declaración de Renta del último año gravable

Tratándose de personas jurídicas extranjeras, la acreditación de las condiciones financieras se realizará a través de los estados financieros básicos conforme al régimen legal del pais, correspondientes a los periodos atrás exigidos. Estos documentos deben presentarse en moneda colombiana de conformidad con los artículos 50 y 51 del Decreto 2649 de 1.993.






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2.4 DOCUMENTOS SUBSANABLES Únicamente serán subsanables a solicitud de la UPME:

La foliación de la propuesta al momento de la apertura de la misma.

Los documentos indicados en el numeral 2.2.1

Los documentos señalados en el numeral 2.3.2

Las certificaciones de experiencia siempre y cuando se hayan presentado dentro de la propuesta.

2.4 OFERTAS CONSIDERADAS HÁBILES Se entiende que las ofertas presentadas son hábiles si cumplen con la totalidad de los requisitos señalados en estos términos de referencia, no se aceptan propuestas parciales, condicionadas ni propuestas alternativas técnicas o económicas. 2.5 RETIRO DE LAS OFERTAS Los originales de las ofertas, una vez sean entregadas en la sede de la UPME, no podrán ser retiradas por los oferentes. La copia de las mismas, junto con la póliza de seriedad de la oferta, podrá ser retirada por los oferentes no favorecidos, una vez adjudicado o declarado desierto el concurso. 2.6 PROCEDIMIENTO EN LA CORRECCIÓN DE ERRORES PRODUCTO DE

OPERACIONES ARITMÉTICAS En la evaluación de la oferta se determinará si existen errores en el producto de las operaciones aritméticas de los precios de la misma, caso en el cual la UPME hará las correcciones correspondientes. Las correcciones establecidas en las ofertas, serán de forzosa aceptación para el proponente en relación con los precios en caso de que se le adjudique el contrato. Si el oferente rehúsa aceptarlas, se hará efectiva la garantía de seriedad de la propuesta, en cuyo caso se celebrará el contrato con el oferente calificado en segundo lugar, si la propuesta resulta conveniente para la entidad.






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CAPÍTULO III

INELEGIBILIDAD 3.1 CAUSALES DE RECHAZO. La propuesta será rechazada cuando se presente al menos una de las siguientes causales: 3.1 Cuando se compruebe confabulación entre los oferentes. 3.2 Cuando el oferente haya tratado de interferir, influir o informarse indebidamente del

análisis de las propuestas. 3.3 Cuando existan varias propuestas presentadas por el mismo proponente, bajo el

mismo nombre o con nombres diferentes. 3.4 Cuando la propuesta sea presentada en forma extemporánea. 3.5 Cuando el representante o los representantes legales de una persona jurídica

ostenten igual condición en otra u otras entidades diferentes, que también estén participando en el presente proceso concursal.

3.7 Cuando el proponente presente información que no coincida con la realidad, una

vez la Entidad haya verificado la información y consultado su veracidad. 3.8 En consorcios ó uniones temporales cuando en el documento de constitución se

omita la firma de uno de sus integrantes. 3.9 El encontrarse incurso dentro de las inhabilidades e incompatibilidades

contempladas en la ley. 3.10 Cuando las propuestas fueren presentadas a nombre de una firma diferente a la

que hizo la inscripción, salvo en caso de Consorcio o Unión Temporal, en el que bastará que uno de sus integrantes haya realizado la inscripción.

3.11 No ajustarse substancialmente la propuesta a las bases y requisitos establecidos

en los presentes Términos de Referencia. 3.12 Cuando no se presente los documentos indicados en el numeral 2.2.3 o cuando no

se alleguen los documentos subsanables en el plazo establecido por la UPME en el momento de solicitarlos o no se alleguen en la forma solicitada.






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3.13 Cuando alguna de las razones financieras evaluadas del numeral 2.2.3 presente como resultado la no viabilidad de la firma proponente.

3.14 Cuando se trate de Consorcios o Uniones temporales se aplicarán todas las

anteriores a cada uno de sus integrantes. 3.15 Cuando el oferente exceda el presupuesto oficial estipulado en los presentes

Términos de Referencia.

3.16 No diligenciar completamente el Formato de Precios. 3.17 No diligenciar completamente el Formato de Características Técnicas Ofrecidas

y Garantizadas. 3.18 No cumplir con las características mínimas exigidas en el Formato de

Características Técnicas Ofrecidas y Garantizadas. 3.19 No demostrar la experiencia mínima exigida en los presentes términos de referencia,

conforme lo exigido en el numeral 4.4. “Experiencia del Proponente” de este documento.

3.20 Cuando la propuesta sea presentada por correo o vía e-mail. 3.21 Las demás contempladas en la Constitución, la Ley, y en el presente documento de

Términos de Referencia. 3.2 DECLARATORIA DEL CONCURSO COMO DESIERTO La declaratoria del concurso como desierto, procederá por motivos o causas que impidan la selección objetiva, cuando no se presenten ofertas, cuando el valor de todas y cada una de las propuestas exceda el presupuesto asignado y se declarará en acto administrativo en el que se señalará en forma expresa y detallada las razones que han conducido a esa decisión.






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CAPITULO IV 4. ANÁLISIS, COMPARACIÓN Y EVALUACIÓN DE PROPUESTAS 4.1 ANÁLISIS Y COMPARACIÓN DE LAS OFERTAS

La UPME analizará y comparará todas las ofertas que cumplan las condiciones exigidas y que por lo tanto no hayan sido descartadas, de acuerdo con lo establecido en el presente documento de términos de referencia. Se procederá a la comparación de las propuestas, con el propósito de seleccionar el proponente más favorable para la entidad, teniendo en cuenta todos los criterios de evaluación estipulados en el presente documento de términos de referencia. El ofrecimiento más favorable es aquél que, teniendo en cuenta los factores de escogencia indicados en el presente capítulo, obtenga el mayor puntaje. Para hallar el puntaje total se sumarán los puntajes de las evaluaciones técnica y económica resultantes. Previamente a realizar la evaluación técnica y económica, se deberá realizar el análisis de los documentos jurídicos solicitados, los cuales no asignan puntaje pero conducen a determinar si el oferente es hábil o no para realizar la evaluación técnica y económica de su propuesta. El Comité Evaluador hará un informe indicando un orden de elegibilidad de las propuestas con destino al Director de la Unidad. Previamente a la adjudicación, el informe de evaluación de las propuestas permanecerá en la Secretaría General de la UPME y en la página Web de la Unidad, por el término indicado en el cronograma del proceso, para que los proponentes conozcan los resultados y presente las observaciones que estimen pertinentes en el plazo que se indique, plazo en el cual no se podrá completar, adicionar o mejorar las propuestas. Las observaciones debidamente radicadas dentro del término previsto, serán resueltas y según sus resultados se adjudicará. El Ordenador del Gasto mediante resolución motivada, adjudicará el contrato al proponente favorecido seleccionado objetivamente, o declarará desierto el concurso, de lo cual se comunicará a todos los proponentes.






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4.1.1. CRITERIOS DE DESEMPATE En caso de presentarse igualdad de puntajes entre dos o más proponentes, se escogerá aquél que tenga el mayor puntaje en el factor de evaluación correspondiente a la evaluación técnica, si persistiere el empate se escogerá aquel que tenga el mayor puntaje en el factor “experiencia del grupo básico de profesionales”, continuando lo mismo, se escogerá a quien haya ofertado menor valor, en su defecto la escogencia se realizará en audiencia pública mediante sorteo con la utilización de balotas, para lo cual se señalará fecha y hora. 4.2. EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS La evaluación de las propuestas, se realizará con base en los siguientes parámetros: Formato CARACTERISTICAS TÉCNICAS OFRECIDAS Y GARANTIZADAS. Es de carácter obligatorio el diligenciamiento de la columna “Ofrecido y Garantizado” de este Formato. Si los espacios en este formato no fueren suficientes, los detalles que no puedan incluirse en él, deberán agregarse en apéndices debidamente referidos. La Unidad de Planeación Minero Energética verificará el cumplimiento de las características ofrecidas por los proponentes frente a las características mínimas exigidas en estos términos de referencia. Las propuestas que cumplan con el mínimo establecido serán tenidas en cuenta para la calificación. 4.2.1 CARACTERISTICAS DE LA SOLUCION El Outsourcing para los servicios tecnológicos requeridos por la entidad, se enmarca dentro de cuatro grandes esquemas de trabajo, que agregados proporcionan a la Unidad de Planeación Minero Energética –UPME-, una efectiva sostenibilidad de las actividades diarias estratégicas y operativas propias de cada área. Estos esquemas de trabajo son:

Desarrollo Administrativo y de Propósito Específico de corto alcance y desarrollo rápido (tiempo de desarrollo máximo 2 meses):

La Unidad de Planeación Minero Energética cuenta en la actualidad con un sistema administrativo y financiero – SINFAD, que apoya los procesos de soporte administrativo y financiero, y el de recursos humanos. Así mismo existe un sistema de información para la gestión documental – ORFEO, que administra el flujo documental al interior de la Unidad. Estos sistemas se encuentran en producción sobre plataformas computacionales específicas.






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A su vez, el día a día de la Entidad exige desarrollos de software particulares y de propósito específico, que coadyuven desde el punto de vista de agilidad, celeridad y funcionalidad a las diferentes áreas tanto a nivel misional como a nivel de apoyo. SINFAD SINFAD es un Sistema de Información Administrativo y Financiero que está conformado por las siguientes aplicaciones: Contabilidad Presupuesto Tesorería administrada por Fiducia Control cuentas por pagar Cuentas por cobrar Almacén e inventario de devolutivos (incluyendo activos fijos) Compras Contratación Nómina Recursos Humanos

SINFAD es un desarrollo que funciona sobre motor de base de datos ORACLE 10g. El alcance del apoyo requerido para este sistema se enmarca en lo siguiente:

Ser el soporte primario de los usuarios de SINFAD (recibirá una capacitación básica) y decidir el escalamiento de los requerimientos al servicio de soporte y asistencia técnica.

Ser el interlocutor con los ingenieros de soporte del proveedor (Gestión Informática Ltda.)

Efectuar las labores de instalación de actualizaciones.

Canalizar y filtrar todos los requerimientos de garantía, ajustes y soporte.

Efectuar el seguimiento de los casos de soporte y garantía.

Verificar y hacer seguimiento de los ajustes y respuestas a los requerimientos de los usuarios.

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ORFEO






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ORFEO es un sistema de gestión documental inicialmente desarrollado por la Superintendencia de Servicios Públicos en Colombia, bajo licencia GPL, que permite a la UPME administrar virtualmente la documentación interna, evitando el manejo de papel.

Caracteristicas de Orfeo:

Interfaz gráfica Web amigable e intuitiva.

Digitalización de documentos. Orfeo posee un módulo de digitalización que genera imágenes de los documentos físicos en formato multi tiff.

Radicación de documentos parametrizable (entrada, salida, resoluciones, memorandos etc).

Operaciones básicas sobre los documentos de un usuario tales como agendar, modificar, reasignar, devolver, solicitar Vo.Bo., archivar, anular, consultar.

Generación de expedientes virtuales siguiendo los lineamientos del Archivo General de la Nación.

Generación de reportes de gestión.

Recepción de documentos para radicación vía fax. ORFEO es una aplicación Web que trabaja sobre motor de base de datos ORACLE 10g. El alcance del apoyo requerido para este sistema se enmarca en lo siguiente:

El profesional de este esquema debe realizar el ajuste y adaptación del sistema de Gestión Documental – ORFEO, así como la realización de desarrollos de nuevas funcionalidades para el sistema, de acuerdo a las necesidades de la UPME.

Atender todos los requerimientos y solicitudes de soporte que se generen alrededor de este sistema. Situación que obliga a que la persona encargada de este esquema conozca a profundidad la estructura, funcionalidad y manejo general del ORFEO.

SOPORTE A APLICACIONES DE INFORMACIÓN GEOGRÁFICA Actualmente, la UPME está desarrollando una base de datos geográfica centralizada –geodatabase –, usando las herramientas ArcGIS Server y ArcEditor, cuyo desempeño en esta nueva plataforma se verá mejorado, especialmente en la administración de información geográfica. Se hace necesario contar con soporte permanente durante este proceso con el fin de atender las necesidades de información que se puedan presentar.






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Se requiere que permanentemente esté monitoreando y revisando las mapas actuales de la Unidad y sugerir modificaciones y actualización de los distintos módulos del SIMEC. APLICATIVOS DE PROPOSITO ESPECIFICO En esta parte, el proponente favorecido debe suministrar toda la estructura de desarrollo adecuada a la UPME, en términos de recurso humano y logístico, con el propósito de desarrollar aplicativos que durante la ejecución del Outsourcing requieran las áreas internas de la Unidad. Estos aplicativos específicos deben ser de corto alcance y desarrollo rápido (tiempo de desarrollo máximo 2 meses). En importante precisar que cada proyecto encaminado al desarrollo de aplicativos de propósito específico que se requiera, debe cumplir como mínimo con las siguientes fases:

- Levantamiento de la información - Cuantificación del tamaño del proyecto y su duración - Programación - Documentación y manuales - Pruebas - Soporte

De acuerdo a la disponibilidad de tiempo y definido el tamaño del proyecto de manera conjunta entre la UPME y el contratista, se programa el tiempo de entrega y los controles necesarios de avance del proyecto. Las herramientas utilizadas y las licencias que se requieran en el marco de estos desarrollos en particular, serán propias de la UPME y la Entidad las facilitará para el desarrollo de los mismos. Administración Red de Datos de la Entidad y Centro de Cómputo:

En la actualidad la Entidad cuenta con una red de datos que conecta los bloque K y T, en los cuales existen 80 clientes igualmente conectados que comparten los recursos informáticos propios de la Unidad. Esta red de datos se encuentra soportada en el sistema operativo Windows 2003, con servidor de correo, servidor de páginas Web, servidor de bases de datos y firewall. El cliente interno cuenta con servicios de correo, impresión, acceso a Internet, respaldo de información, publicación de páginas Web y acceso a sistemas de información específicos. Los clientes poseen sistemas operativos Windows XP y Vista.






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Se cuenta con un canal dedicado de acceso a Internet de 5 Mbps, con canal de backup activo, a través del cual los usuarios internos acceden a información externa y el cliente externo accede al Sistema de Información Minero Energético Colombiano –SIMEC-, el cual proporciona información de carácter misional y se constituye en el sistema de consulta por excelencia para los sectores de Minas y Energía. El centro de cómputo de la Unidad de Planeación Minero Energética, está compuesto por 12 servidores, dentro de los cuales se tiene: Dos Servidores Controladores de Dominio, los cuales manejan el directorio activo de Windows 2003 Server. Un servidor de bases de datos con motor SQL Server 2000. Un servidor de correo Exchange 2003 Server sobre Windows 2003 Server, el cual administra los buzones de correo de todos los usuarios de la Entidad. Un servidor Windows 2003 Server con IIS versión 6.0, en el cual se encuentra instalada la página Web de Internet de la entidad. Un servidor ARC GIS Server para la administración de mapas y Geodatabase. Un servidor Linux Red Hat 4, que administra el motor de Base de Datos Oracle 9i, donde se encuentra instalada la Bodega de Datos del Sistema de Información Minero Energético Colombiano –SIMEC-. Un servidor Linux Red Hat 4, con motor de Base de Datos Oracle 10g, para aplicaciones internas (ORFEO y SINFAD). Un servidor Windows 2003 Server con IIS versión 6.0, en el cual se encuentra instalada la página Web Intranet de la entidad. Un servidor Windows 2003 Server que soporta el Sistema de Información Gerencial de los Sectores de Minas y Energía –SIGE-. Un servidor Windows 2000 Server, que actualmente tiene montado el software “Symantec Security Mail for SMTP”, el cual realiza las labores de filtrado de correo electrónico para el correo entrante. Un Servidor Windows 2003 Server con Network Attached Storage (NAS), el cual realiza labores de Backup de la información institucional, a través del software propio del sistema operativo. Adicionalmente se cuenta con una solución de telefónica ALCATEL Lucent para 70 usuarios con un software de tarificación de llamadas.






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De la misma manera, por lo anterior, se hace necesario garantizar la participación de un profesional especializado para este esquema, que brinden el soporte y la seguridad requerida para la administración de todos los elementos que componen la red de datos y el centro de cómputo de la entidad, y así mismo que tenga conocimiento en administración de plataformas de virtualización y en administración de telefonía IP. Soporte y Atención a Usuarios:

La Unidad de Planeación Minero Energética, cuenta en la actualidad con un parque computacional de 92 equipos, los cuales están asignados a funcionarios de la entidad, personal contratista, personal de entidades de control externas (Contraloría), capacitación y usuarios externos que requieren de estas herramientas computacionales para las consultas realizadas en la Biblioteca de esta entidad.

COMPUTADORES DE ESCRITORIO

Marca y Modelo Cant. Fin Garantía

Dell Optiplex GX 260 23 Sin Garantía



Dell Precision 470 3 Sin Garantía

Dell Precision 470 3 Sin Garantía

Dell Optiplex 745 21 6-Oct-2010

Dell Optiplex 755 7 29-Ago-2013

HP - Compaq dx2400M 1 Sin Garantía

Dell Precision T5400 1 28-Ago-2013

TOTAL 92

PORTÁTILES


Toshiba Satellite 1 Sin Garantía

Dell Latitude D800 4 Sin Garantía

Toshiba Tecra M7 1 11-Feb-2010

HP Compaq NX6320 1 Sin Garantía

Dell Latitude D420 2 9-Sep-2010

Dell Latitude D430 1 10-Sep-2011

Lenovo ThinkPad X61 1 Sin Garantía

TOTAL 11

IMPRESORAS






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Tipo Marca y Modelo Cant. Fin Garantía

Láser HP LaserJet 4000 N 2 Sin Garantía

Láser HP Color LaserJet 4600 N 1 Sin Garantía

Láser HP Color LaserJet 4700 N 1 28-Ago-2011

Láser Lexmark T 522 1 Sin Garantía

Láser Lexmark T 634 2 Sin Garantía

Inyección HP Color LaserJet CP3505 1 Sin Garantía

Inyección HP DeskJet 1220 1 Sin Garantía

Matríz Epson LX 810 1 Sin Garantía

Térmica Zebra TLP2844 2 Sin Garantía

TOTAL 12

SERVIDORES


Dell Power Edge 4400 2 Sin Garantía

Dell Power Edge 2600 2 Sin Garantía

HP DL380 (NAS) 1 Sin Garantía

HP DL380 G4 4 1-Feb-2011

Dell Power Edge 2950 2 5-Ago-2011

Dell Power Edge 2950 1 28-Ago-2013

TOTAL 12

SCANNERS


HP ScanJet C7710A 1 Sin Garantía

HP ScanJet 8290 1 Sin Garantía

Kodak i160 2 Sin Garantía

Kodak i65 1 28-Ago-2011

TOTAL 5

VIDEO BEAMS


Sharp PG-M20X 1 Sin Garantía

Hitachi CP-X328 2 Sin Garantía

Infocus IN34 1 Sin Garantía

Dell 1409X 1 28-Ago-2010

Epson Power Lite 1825 1 1-Dic-2009

TOTAL 6

Estos equipos demandan para su normal funcionamiento, de un mantenimiento preventivo y correctivo, el cual debe ser incluido dentro del presupuesto asignado para






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este proyecto. Es importante precisar que dentro de este mantenimiento preventivo y correctivo, en caso de requerirse un repuesto, éste será adquirido, previo autorización del Supervisor del Contrato, a través de la bolsa presupuestal que se tiene para repuestos dentro de este proyecto. Lo anterior debe cubrir también todos los servidores y equipos de comunicación que se encuentran en el centro de cómputo de la entidad y los cuales terminen el periodo de garantía durante la ejecución del contrato. Esto mismo aplica para los demás recursos informáticos de la Entidad incluyendo apoyo técnico en caso de requerirse para la planta de telefonía IP. Así mismo, se requiere de la atención a las actualizaciones de software de antivirus, sistemas operativos, al igual que la instalación y configuración de hardware periférico necesario. Estas actividades, dada su frecuencia incluyen entre otros: reinstalación de sistema operativo, soporte en herramientas de usuario final (Word, Excel, Power Point, Acrobat), soporte en aplicativos de propósito específico, limpieza a computadores y periféricos, escaneo de documentos que requieren ser publicados en la página Web. En este sentido, el proponente favorecido deberá facilitar toda la estructura necesaria para atender lo relacionado con estas solicitudes diarias, en tiempo real y con permanencia de tiempo completo en las instalaciones de la Unidad de Planeación Minero Energética. Administración de Bases de Datos ORACLE: Para este esquema de trabajo la Unidad de Planeación Minero Energética requiere un profesional especialista en administración de bases de datos ORACLE, el cual deberá como mínimo cumplir con las siguientes funciones:

Adelantar la supervisión, vigilancia y mantenimiento de las bases de datos existentes ORACLE del SIMEC, SINFAD y ORFEO y demás bases de datos en ambiente ORACLE que sean requeridas por la UPME durante la ejecución del contrato, monitoreando el desempeño de las mismas y aplicando las acciones preventivas y correctivas cuando se requiera de manera permanente.

Desarrollar actividades de instalación, configuración, monitoreo, afinamiento o tunning y recuperación de las bases de datos.

Realizar los backups de las bases de datos de ORACLE de cada uno de los sistemas de información mencionados, con el fin de disponer de un respaldo que evite las pérdidas de información.

Ofrecer el servicio de DBA durante tiempo completo en las instalaciones de la UPME y mantener disponibilidad de 24 horas al día durante 7 días a la semana cuando la Unidad lo requiera en caso de contingencias o por necesidades del servicio propio de la Entidad.

Participar en las labores de sostenibilidad del SIMEC, SINFAD y ORFEO en lo que se relaciona con funciones de DBA apoyando en la supervisión de los contratos que se adelanten en este sentido, en coordinación con las firmas que






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presten estos servicios, acompañando y recomendando a la UPME en todo lo que ella requiera.

Establecer procesos de actualización y aplicación de rutinas requeridas en el ambiente de Producción de las bases de datos existentes.

Gestionar todo lo relacionado con el control, monitoreo y registro de licenciamiento de software de bases de datos ORACLE de la UPME.

Diagnosticar permanentemente las bases de datos ORACLE de la UPME.

Diagnosticar y gestionar los procesos de intercomunicación entre plataformas de bases de datos cuando esto se requiera.

Documentar los procesos propios de las bases de datos ORACLE de la UPME.

Definir, gestionar y documentar los procesos de respaldo y recuperación de datos.

Definir y documentar los lineamientos y políticas relacionadas con los procedimientos de seguridad de las bases de datos ORACLE de la UPME.

Realizar dimensionamiento de las bases de datos ORACLE para recomendar la planeación de su crecimiento.

Realizar afinamiento de las bases de datos ORACLE de manera permanente.

Definir y aplicar políticas relacionadas con la Auditoría de las bases de datos ORACLE de la UPME.

Definir y aplicar los procedimientos y políticas para gestionar planes de contingencia en las bases de datos ORACLE de la UPME.

Definir y aplicar procedimientos relacionados con la Calidad de los datos en las bases de datos ORACLE de la UPME.

Generar y aplicar planes de actualización de software de bases de datos ORACLE cuando esto sea requerido.

Conocer y manejar herramientas de bodega de datos para ORACLE, en especial herramienta Oracle WareHouse Builder, programación de procesos almacenados de JAVA y procesamiento masivo de archivos Excel usando herramientas JAVA u Oracle.

Administrar y desarrollar consultas en la herramienta para inteligencia de negocios Oracle Discoverer.

Definir y aplicar políticas de almacenamiento y gestión de datos en bodega de datos ORACLE.

Desarrollar todas las actividades periódicas inherentes a un DBA, acordes con las necesidades propias de la UPME.

Para todos los esquemas anteriormente expuestos, el Contratista deberá garantizar lo siguiente:

1. En caso de presentarse una contingencia que se salga del conocimiento del profesional asignado, la firma contratante deberá brindar el apoyo técnico necesario con personal externo al Outsourcing, a fin de garantizar la solución de la contingencia en los tiempos de respuesta requeridos por la UPME.






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2. En caso que la UPME requiera Capacitación en cualquiera de los temas que cubre cada uno de los esquemas antes mencionados, es deber del personal del Outsourcing que presta el servicio, llevar a cabo dicha capacitación. El dimensionamiento de esta capacitación deberá ser concertado entre el Contratista y el Supervisor del Contrato, con el fin de determinar su alcance, duración y contenido.

3. En caso de cambio de algún profesional presentado en la propuesta una vez suscrito el contrato, el Contratista deberá presentar el nuevo profesional con iguales o superiores calidades profesionales al saliente, previa justificación escrita por parte del Contratista y aprobación del Supervisor del Contrato.

Nota: El Grupo de profesionales exigido no podrá presentarse en más de una propuesta. 4.3. PONDERACIÓN DE LOS CRITERIOS DE EVALUACIÓN Las propuestas viables se evaluarán de cero (0) a mil (1000) puntos, conforme los siguientes criterios de evaluación:

FACTORES DE EVALUACION PUNTAJE PARCIAL

PUNTAJE TOTAL

EVALUACIÓN TÉCNICA 700

Experiencia del Proponente 150

Certificación de “Certified Partner de Microsoft”

50

Certificado de “Oracle Partner” 50

Certificación de “MCSD” ó MCAD para la persona que se ofrece para el primer esquema

100

Certificación de “MCSE” para la persona que se ofrece para el segundo esquema

100

Certificación de “Asistencia a curso de mínimo 40 horas en Administración Linux” para la persona que se ofrece para el segundo esquema

30

Certificación de “MCDST” para la persona que se ofrece para el tercer esquema

100

Certificación de “Oracle Database Administrador Asociado Certificado”

120






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para la persona que se ofrece para el cuarto esquema

EVALUACIÓN ECONÓMICA 300

Valor de la propuesta 300

PUNTAJE TOTAL 1000 1000

Experiencia del Proponente

De acuerdo con el numeral 4.4 “Experiencia del Proponente”, el proponente deberá presentar mínimo dos (2) y máximo cinco (5) certificaciones en los que conste que la empresa ha realizado Outsourcing por lo menos en dos de los esquemas de trabajo requeridos para este proceso. La firma que presente el mayor número de certificaciones válidas (hasta 5) obtendrá el máximo puntaje (150 puntos), las demás de manera proporcional. Certificación de “Certified Partner de Microsoft” El proponente que anexe en su propuesta la certificación de “Certified Partner de Microsoft”, expedida por el ente certificador, se le asignará el siguiente puntaje, de acuerdo al número de competencias Microsoft activadas, así:

Numero de Competencias Activadas

Puntaje

Menos de 2 0

2 10

3 20

4 30

5 o más 50

En caso de uniones temporales, este certificado podrá ser presentado por uno de los integrantes de la unión, siempre y cuando la firma que presenta la certificación tenga participación igual o superior al 50%, de lo contrario no se aplicará la calificación correspondiente y por ende obtendrá cero (0) puntos. Certificado de “Oracle Partner”






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El proponente que anexe en su propuesta el certificado de “Oracle Partner” expedida por el ente certificador, se le asignará el máximo puntaje (50 puntos). El proponente que no anexe certificación alguna de “Oracle Partner” se le asignará cero (0) puntos. En caso de uniones temporales, este certificado podrá ser presentado por uno de los integrantes de la unión, siempre y cuando la firma que presenta la certificación tenga participación igual o superior al 50%, evento en el cual obtendrá el máximo puntaje, de lo contrario se le asignará cero (0) puntos. Certificación de “MCSD” ó “MCAD” para la persona que se ofrece para el primer esquema El proponente deberá anexar en su propuesta la Hoja de Vida del profesional presentado para el primer esquema de trabajo solicitado. Si dentro de la Hoja de Vida se incluye el certificado de “Microsoft Certified System Developer” ó Microsoft Certified Aplication Developer, se asignará el máximo puntaje (100 puntos) para este aspecto. Si no se presenta esta certificación, obtendrá cero (0) puntos. Certificación de “MCSE” para la persona que se ofrece para el segundo esquema El proponente deberá anexar en su propuesta la Hoja de Vida del profesional presentado para el segundo esquema de trabajo solicitado. Si dentro de la Hoja de Vida se incluye el certificado de “Microsoft Certified System Engineer”, se asignará el máximo puntaje (100 puntos) para este aspecto. Si no se presenta esta certificación, obtendrá cero (0) puntos. Certificación de “Asistencia a curso de mínimo 40 horas en Administración Linux” para la persona que se ofrece para el segundo esquema El proponente deberá anexar en su propuesta la Hoja de Vida del profesional presentado para el segundo esquema de trabajo solicitado. Si dentro de la Hoja de Vida se incluye el certificado de un centro autorizado de capacitación LPI (Linux Professional Institute) de asistencia a un curso de mínimo 40 horas en Administración Linux, se asignará el máximo puntaje (30 puntos) para este aspecto. Si no se presenta esta certificación o se presenta con menos de 40 horas, obtendrá cero (0) puntos. Certificación de “MCDST” para la persona que se ofrece para el tercer esquema El proponente deberá anexar en su propuesta la Hoja de Vida del profesional presentado para el tercer esquema de trabajo solicitado. Si dentro de la Hoja de Vida se incluye el certificado de “Microsoft Certified Desktop Support Technician”, se asignará el máximo puntaje (100 puntos) para este aspecto. Si no se presenta esta certificación, obtendrá cero (0) puntos.






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Certificación de “Oracle Database Administrador Asociado Certificado” para la persona que se ofrece para el cuarto esquema El proponente deberá anexar en su propuesta la Hoja de Vida del profesional presentado para el cuarto esquema de trabajo solicitado. Si dentro de la Hoja de Vida se incluye el certificado de “Oracle Database Administrador Asociado Certificado”, se asignará el máximo puntaje (120 puntos) para este aspecto. Si no se presenta esta certificación, obtendrá cero (0) puntos. EVALUACIÓN ECONOMICA Los precios del presente proceso concursal se deberán indicar conforme el Formato de precios, cuyo diligenciamiento es de carácter obligatorio. Los precios deberán expresarse en PESOS COLOMBIANOS, discriminando el IVA. Para la comparación de precios, se calificará inversamente proporcional de cero (0) a doscientos cincuenta (300) puntos, así: Ppip = 300*Pb/Pi Donde Ppip : Puntaje asignado a una propuesta i para el precio. Pb : Precio más bajo de las propuestas. Pi : Precio de una propuesta i. 4.4. EXPERIENCIA DEL PROPONENTE Los proponentes deberán, obligatoriamente, diligenciar y relacionar en el Formato Experiencia del Proponente, mínimo dos (2) y máximo cinco (5) certificaciones en las que conste que la empresa ha realizado el Outsourcing de al menos dos de los esquemas de trabajo requeridos para este proceso. Adicionalmente, se debe anexar al Formato Experiencia del Proponente, las certificaciones de los contratos relacionados, expedidas por personal autorizado de la entidad ó empresa contratante, donde se detalle claramente la siguiente información en cada certificación:

Nombre de la Empresa Contratante.

Número del Contrato, si lo fuere necesario

Fecha de Suscripción del Contrato.

Objeto del Contrato.






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Valor Total del Contrato.

Valor discriminado del Outsourcing de los esquemas de trabajo requeridos acreditados como experiencia.

Fecha de Inicio del Contrato.

Fecha de Finalización del Contrato.

Estado de la Ejecución del Contrato (Excelente, Bueno, Regular, Deficiente ó Muy Deficiente).

Nombre completo, Cargo y Número Telefónico de la persona que firma la Certificación.

Fecha de expedición de la Certificación.

Para que un contrato relacionado y debidamente Certificado se valide y se contabilice para la calificación, debe cumplir con las siguientes condiciones:

La fecha de Suscripción del contrato certificado, debe ser con posterioridad al 31 de diciembre de 2004.

El monto de los valores discriminados del servicio de Outsourcing de los esquemas presentados por cada contrato certificado, debe ser igual o superior a CIEN MILLONES DE PESOS ($100’000.000).

Los proponentes que no ofrezcan como mínimo dos (2) certificaciones válidas, se les rechazará la propuesta. La UPME se reserva el derecho de verificar la información consignada en estas Certificaciones, así como la facultad para solicitar la copia del contrato en caso de requerirse. 4.5 EVALUACIÓN TOTAL DE LA PROPUESTA El puntaje total de evaluación de cada propuesta corresponde a la sumatoria de los puntajes parciales obtenidos en la evaluación de la propuesta técnica y la propuesta económica. El Comité evaluador se reserva la facultad de verificar la información suministrada por los proponentes y solicitar aclaraciones respecto de la documentación aportada sin que dicha solicitud implique mejora en la propuesta.






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CAPITULO V FORMATOS 5.1 FORMATO CARTA DE PRESENTACIÓN CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA Señor DIRECTOR UPME Ciudad ___________________________________________________, mayor de edad, vecino de _______ identificado con la cédula de ciudadanía número ___________ expedida en ___________, en mi calidad de representante legal ( o suplente o apoderado) de la sociedad (unión temporal, consorcio) __________________, legalmente constituida y domiciliada en _____________ de conformidad con las condiciones que se estipulan en los términos de referencia, presento la siguiente propuesta para la contratación de outsourcing de servicios tecnológicos. En caso de que sea aceptada, la firma (o consorcio o unión temporal) se compromete a firmar el contrato correspondiente. Declaramos así mismo:

Que tengo (tenemos) el poder legal para firmar y presentar la propuesta, comprometiendo únicamente al proponente.

Que ninguna persona o entidad distinta de los firmantes tiene interés comercial en esta propuesta, ni en el contrato probable que de ella se derive.

Que no nos hallamos incursos en causales de inhabilidad o incompatibilidad para suscribir el contrato. Igualmente, no estamos incursos en prohibiciones especiales para contratar.

Que conozco las especificaciones técnicas y garantizo (garantizamos) que los servicios ofrecidos cumplen con los requisitos en ellas exigidas.

Que hemos recibido los términos de referencia y sus anexos y que aceptamos sus condiciones.

Que me (nos) comprometo (emos) a suministrar el servicio de outsourcing de servicios tecnológicos requerido por la UPME, incluyendo los repuestos necesarios, así como a proporcionar el personal para el empalme, de acuerdo con lo establecido en los términos






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de referencia. De igual forma el soporte y garantía también de acuerdo a lo establecido en los términos de referencia y sus adendos, en un plazo de ___________ ( ) meses contados a partir de la fecha de firma del Acta de inicio de ejecución del Contrato.

Que si se nos adjudica el contrato, nos comprometemos a otorgar las Garantías requeridas y a suscribir el contrato, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la firma de éste.

Que conocemos las leyes de la República de Colombia que rigen la presente Contratación.

Que el valor total de mi oferta es de : $ ______________________ discriminado así:

Valor total antes de impuestos $ ______________ IVA $ ______

Que la presente propuesta consta de _________ folios debidamente numerados. El (los) suscrito(s) señala(n) como dirección comercial, número de teléfono y Fax a donde se puede remitir o enviar por correo y realizar notificaciones y comunicaciones relacionadas con esta propuesta, los siguientes: Nombre de la Empresa ________________________________________ Dirección ___________________________________________________ Teléfono ____________________________ Fax __________________ Ciudad ____________________ Correo Electrónico _______________________________________ Atentamente, _____________________________________ Nombre del Representante Legal ______________________________________ Firma del Representante Legal






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5.2 FORMATO DE PRECIOS El diligenciamiento de este formato es de carácter obligatorio. No se debe modificar este formato.

Concepto Valor sin IVA IVA Valor Total

Costo del Proyecto vigencia 2009

Costo del Proyecto vigencia 2010

----------------------------------------------------------- Firma del Representante Legal






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5.3 FORMATO EXPERIENCIA DEL PROPONENTE En este Formato, además de relacionar la experiencia, deberá anexar las Certificaciones Expedidas por la Entidad ó Empresa Contratante conforme a lo indicado en los presentes términos.

No. Empresa Contratante

No. del Contrato

Fecha de Inicio del Contrato

Fecha de Finalización del Contrato

Valor Total del Contrato

Objeto del Contrato donde se discrimine el servicio de Outsourcing

1

2

3

4

5






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5.4 FORMATO DE CARACTERISTICAS TECNICAS OFRECIDAS Y GARANTIZADAS CONTRATACIÓN OUTSOURCING SERVICIOS TECNOLOGICOS ESQUEMA 1. Desarrollo Administrativo y de Propósito Específico de corto alcance y desarrollo rápido (tiempo de desarrollo máximo 2 meses):

No. Características Mínimo Exigido por la UPME Ofrecido y Garantizado

1 Personal requerido

El proponente deberá presentar en su propuesta la hoja de vida de la persona que prestará el servicio para este esquema de trabajo, esta persona debe tener conocimientos en desarrollo y mantenimiento de sistemas de información, con el siguiente perfil profesional --> Ingeniero de Sistemas con experiencia certificada de 2 años en plataformas de desarrollo Visual Studio .Net, Java, PHP y Bases de datos SQL Server y Oracle. Así mismo, debe conocer los fundamentos de ArcGIS Desktop y tener experiencia en la edición, producción y análisis de Información Geográfica.

2 Disponibilidad Ofrecer este servicio durante tiempo completo en las instalaciones de la UPME y mantener disponibilidad de 24 horas al día durante 7 días a la semana cuando la Unidad lo requiera en caso de contingencias o por necesidades del servicio propio de la Entidad.

3 Labores a realizar

Dar soporte al sistema de información administrativo y financiero (SINFAD). Soportar, mantener y actualizar el Sistema de Gestión Documental Orfeo y en general las aplicaciones propias de la Unidad desarrolladas en Visual Studio .Net, Java y PHP trabajando con bases de datos SQL Server y Oracle.

Dar soporte a las aplicaciones existentes para el manejo de Información Geográfica, los cuales trabajan en ArcGIS Desktop y ArcGIS Server.

Mantener las aplicaciones propias de la entidad funcionando todo el tiempo.

Se requiere que permanentemente esté monitoreando y revisando las mapas actuales de la Unidad y sugerir modificaciones y actualización de los distintos módulos del SIMEC, presentando los informes correspondientes a la UPME.






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Realizar desarrollos de aplicativos de propósito específico que requiera la UPME de corto alcance y desarrollo rápido (tiempo de desarrollo máximo 2 meses).

Capacitación en los nuevos desarrollos, cuando se trate de aplicativos de propósito específico.

Realizar recomendaciones sobre las mejoras a los productos existentes.

Soporte y documentación a los nuevos programas realizados y a las mejoras realizadas a los programas existentes.

Los derechos sobre propiedad intelectual e industrial resultantes del presente contrato, serán de propiedad de la UPME. Para todos los efectos legales, se aplicará: la Ley 23 de 1982, la Ley 44 de 1993, el Decreto reglamentario 460 de 1995 y la Decisión 351 de la Comisión del Acuerdo de Cartagena expedida en 1993 y demás normas que las aclaren, modifiquen o adicionen.

ESQUEMA 2. Administración Red de Datos y Centro de Cómputo:



El proponente deberá presentar en su propuesta la hoja de vida de la persona que prestará el servicio para este esquema de trabajo, esta persona debe tener conocimientos en administración de redes de datos y centros de cómputo, con el siguiente perfil profesional --> Ingeniero de Sistemas o Electrónico con experiencia certificada de 2 años en administración de redes de datos y centros de cómputo con ambientes Windows 2000/2003/2008 Server, administración de servidor de correo Exchange Server y RedHat Linux, con conocimiento de motores de bases de datos SQL Server y Oracle. Así mismo se requiere que tenga conocimiento en administración de plataformas de virtualización y en administración de telefonía IP.






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2 Disponibilidad Ofrecer este servicio durante tiempo completo en las instalaciones de la UPME y mantener disponibilidad de 24 horas al día durante 7 días a la semana cuando la Unidad lo requiera en caso de contingencias o por necesidades del servicio propio de la Entidad. Se deberá anexar en la propuesta carta de compromiso suscrita por el Ingeniero que se presenta para este esquema de trabajo, donde exprese su voluntad de participar y cumplir las condiciones mínimas exigidas para este profesional. Se solicita que este profesional posea algún medio de comunicación móvil directo para facilitar su ubicación en cualquier momento.


Administrar el correo electrónico: Crear Usuarios, modificar usuarios, administración de permisos y demás actividades que exige esta labor. Todo ello en las versiones de los productos que la UPME tiene instalados.

Administrar los equipos Servidores que durante la ejecución del contrato tenga instalados la UPME incluyendo las plataformas de virtualización que se implementen.

Mantener actualizados los equipos Servidores con los últimos patch de seguridad, driver y modificaciones que los fabricantes recomienden para el normal funcionamiento de los mismos.

Monitorear los equipos de control del centro de computo (UPS, Aire Acondicionado y sistemas de detección y extinción de incendios).

Administrar y mantener la red de datos tanto en la parte pasiva como activa, e informar la necesidad de repuestos para garantizar la operatividad de la red.

Administrar la solución de telefonía IP con que cuenta la UPME y generación de reportes a través del tarificador de la central telefónica.

Mantener y administrar la seguridad de todo el sistema, esto es: Hacer recomendaciones sobre políticas de seguridad, Implementar las políticas de seguridad que el supervisor defina, Mantener operativos los sistemas de seguridad tales como el Firewall, Proxy, entre otros, Chequear vulnerabilidades del sistema, corregirlas y las que no se puedan por algún motivo, informarle al interventor de esta situación y demás actividades propias para un efectivo soporte a los sistemas de seguridad.






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Administrar la solución de registro y control de entrada y salida de funcionarios y visitantes.(software integra 32)

Realizar periódicamente y bajo un esquema de planeación recomendado por el contratista, copias de seguridad a los servidores, base de datos y de todos los sistemas de información de la Unidad.

Desarrollar planes de contingencia para los sistemas de información, utilizando los recursos existentes y con los cuales cuenta la Unidad. Realizar recomendaciones técnicas del plan y proyección de éste al Plan Estratégico de Sistemas.

Mantener actualizado el inventario de la red de datos en su parte activa, y el conjunto de equipos activos de la actual arquitectura.

Mantener actualizado el inventario de la red de datos en su parte pasiva, y el conjunto de puntos existentes y sus asociaciones y ubicación por cada puesto de trabajo.

Remover o instalar los programas en los equipos Servidores, que el Supervisor del contrato autorice.

Mantener actualizadas las últimas versiones de antivirus en los equipos Servidores.

Informar sobre la necesidad de repuestos necesarios a los equipos Servidores para su correcta operación.

Informar semanalmente al Supervisor, sobre los pendientes y actividades realizadas en la semana.

Tramitar garantías con los proveedores cuando haya lugar a ello.

Generar tiquetes de servicio por cada evento que ocurra y mantener un historial de los mismos con miras a sacar datos estadísticos de comportamiento.






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ESQUEMA 3. Soporte y Atención a Usuarios:



El proponente deberá presentar en su propuesta la hoja de vida de la persona que prestará el servicio para este esquema de trabajo, esta persona debe tener conocimientos en productos Microsoft para cliente (Windows y Office) y mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de cómputo, con el siguiente perfil profesional --> Ingeniero de sistemas o electrónico con experiencia certificada de 2 años en productos Microsoft (Windows y Office), atención a usuarios y mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de cómputo.

2 Disponibilidad Ofrecer este servicio durante tiempo completo en las instalaciones de la UPME y mantener disponibilidad de 24 horas al día durante 7 días a la semana cuando la Unidad lo requiera en caso de contingencias o por necesidades del servicio propio de la Entidad.


Realizar mantenimiento preventivo tanto al software como al hardware de todas las estaciones de trabajo de la UPME y demás recursos informáticos, una vez cada tres (3) meses.

Realizar mantenimiento preventivo del hardware a los equipos Servidores y de comunicaciones del centro de cómputo de la UPME, una vez cada seis (6) meses.

Mantener actualizados los equipos con los últimos patch de seguridad, driver y modificaciones que los fabricantes recomienden para el normal funcionamiento de los mismos.

Mantener actualizado el inventario de hardware y software que exista instalado en la UPME. En esta labor, el personal técnico revisará cada PC y llevará una hoja de vida con las características técnicas de éstos. Cualquier otro dato adicional, a solicitud del supervisor del contrato.






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Llevar y presentar informe con los detalles de las hojas de vida de cada equipo inventariado.

Verificar, monitorear y controlar las licencias con las que cuenta todos los usuarios de la UPME. Así mismo debe verificar los programas instalados vs. las licencias existentes en cada equipo de la UPME.

Presentar un reporte técnico de las fallas presentadas en cada equipo.

Llevar inventario y control de las licencias adquiridas por la UPME.

Informar al Supervisor sobre anomalías en el licenciamiento del software y programas instalados, encontrados en los equipos.

Remover los programas de los equipos, cuando el Supervisor del contrato lo autorice.

Mantener actualizadas las últimas versiones de antivirus en las estaciones de trabajo.

Culturizar a los usuarios sobre metodologías de copias de seguridad a sus máquinas, de acuerdo a la importancia del tipo de información que manejen.

Informar semanalmente al Supervisor, sobre los pendientes y actividades realizadas en la semana.

Tramitar garantías con los proveedores cuando haya lugar a ello.

Generar tiquetes de servicio por cada evento que ocurra.

El proponente debe ofrecer el servicio de Help Desk en el sitio, instalando una herramienta que administre los requerimientos y genere estadísticas y reportes.

4 Servicio de mantenimiento Correctivo incluido repuestos

Para todos los recursos informáticos de la UPME incluyendo los servidores y equipos de comunicación del centro de cómputo, se deben incluir sin costo adicional todos los repuestos originales que se necesiten durante la ejecución del contrato. Si estos repuestos corresponden a monitor, teclado o mouse, estos deben ser de la misma marca del equipo a reparar.






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El mantenimiento correctivo debe incluir como mínimo las siguientes actividades: Reemplazo de cualquier dispositivo del CPU (incluyendo discos duros, drives, tarjetas, unidades de cinta, unidades de CD-ROM, motherboard y demás elementos que la compongan), mouse, teclado e interfases, parlantes, entre otros. Se exceptúan diskettes, CD, minicartridge, cartridge QIC ó DAT, u otros elementos de consumo. Reemplazo de cualquier dispositivo de los scanners e impresoras de matriz, inyección o láser, incluyendo elementos fungibles como cabezas de impresión, piñonería, fusores y demás. Se exceptúan cintas, tonners y tintas

El tiempo máximo de atención y solución de cualquier problema luego de la solicitud, será de cinco (5) horas. La empresa debe contar con la logística para que los repuestos necesarios lleguen a su destino dentro de este tiempo para la solución.

Para todos los recursos informáticos de la UPME incluyendo los servidores y equipos de comunicación del centro de cómputo, en caso de determinarse que el problema no puede ser resuelto dentro de las cinco (5) horas, el contratista debe reemplazar el elemento averiado con uno de su propiedad, de características idénticas o superiores e instalarlo temporalmente en el sitio dentro del plazo establecido por un tiempo máximo de quince (15) días hábiles, dentro del cual se dará la solución definitiva. La acción correctiva para dejar los equipos y periféricos en perfecto estado de funcionamiento no será en ningún caso superior a los tiempos aquí descritos.

Una vez realizado el mantenimiento correctivo, los equipos o periféricos se deberán dejar en perfecto estado de funcionamiento. Para el caso específico de sustitución de discos duros, éstos deben quedar instalados por el contratista con todo el software que antes tenía, dicho software lo proporcionará la UPME.

Los repuestos instalados deben contar con una garantía de tres (3) meses.






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El mantenimiento correctivo no incluye daños derivados por acciones de la naturaleza ampliamente comprobados como terremotos, rayos, entre otros. Tampoco se obliga a responder por daños ocasionados por actos vandálicos o terrorismo.

ESQUEMA 4. Administración de Bases de Datos ORACLE:

No.

ACTIVIDADES MÍNIMAS EXIGIDAS POR LA UPME Ofrecido y Garantizado


El proponente deberá presentar en su propuesta la hoja de vida de la persona que prestará el servicio para este esquema de trabajo, esta persona debe tener conocimientos en administración de BD ORACLE, con el siguiente perfil profesional --> Ingeniero de sistemas con experiencia certificada de 2 años en administración de BD ORACLE.

2 Disponibilidad Ofrecer el servicio de DBA durante tiempo completo en las instalaciones de la UPME y mantener disponibilidad de 24 horas al día durante 7 días a la semana cuando la Unidad lo requiera en caso de contingencias o por necesidades del servicio propio de la Entidad. Se deberá anexar en la propuesta carta de compromiso suscrita por el Ingeniero que se presenta para este esquema de trabajo, donde exprese su voluntad de participar y cumplir las condiciones mínimas exigidas para este profesional. Se solicita que este profesional posea algún medio de comunicación móvil directo para facilitar su ubicación en cualquier momento.

3. Labores a realizar

Adelantar la supervisión, vigilancia y mantenimiento de las bases de datos existentes ORACLE del SIMEC, SINFAD y ORFEO y demás bases de datos en ambiente ORACLE que sean requeridas por la UPME durante la ejecución del contrato, monitoreando el desempeño de las mismas y aplicando las acciones preventivas y correctivas cuando se requiera de manera permanente.

Desarrollar actividades de instalación, configuración, monitoreo, afinamiento o tunning y recuperación de las bases de datos de la UPME.

Realizar los backups de las bases de datos de ORACLE de cada uno de los sistemas de información mencionados, con el fin de disponer de un respaldo






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que evite las pérdidas de información.

Participar en las labores de sostenibilidad del SIMEC, SINFAD y ORFEO en lo que se relaciona con funciones de DBA apoyando en la supervisión de los contratos que se adelanten en este sentido, en coordinación con las firmas que presten estos servicios, acompañando y recomendando a la UPME en todo lo que ella requiera.

Establecer procesos de actualización y aplicación de rutinas requeridas en el ambiente de Producción de las bases de datos existentes.

Gestionar todo lo relacionado con el control, monitoreo y registro de licenciamiento de software de bases de datos ORACLE de la UPME.

Diagnosticar permanentemente las bases de datos ORACLE de la UPME.

Diagnosticar y gestionar los procesos de intercomunicación entre plataformas de bases de datos cuando esto se requiera.

Documentar los procesos propios de las bases de datos ORACLE de la UPME.

Definir, gestionar y documentar los procesos de respaldo y recuperación de datos.

Definir y documentar los lineamientos y políticas relacionadas con los procedimientos de seguridad de las bases de datos ORACLE de la UPME.

Realizar dimensionamiento de las bases de datos ORACLE para recomendar la planeación de su crecimiento.

Realizar afinamiento de las bases de datos ORACLE de manera permanente.

Definir y aplicar políticas relacionadas con la Auditoría de las bases de datos ORACLE de la UPME.

Definir y aplicar los procedimientos y políticas para gestionar planes de contingencia en las bases de datos ORACLE de la UPME.

Definir y aplicar procedimientos relacionados con la Calidad de los datos en las bases de datos ORACLE de la UPME.

Generar y aplicar planes de actualización de software de bases de datos ORACLE cuando esto sea requerido.






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Conocer y manejar herramientas de bodega de datos para ORACLE, en especial herramienta Oracle WareHouse Builder, programación de procesos almacenados de JAVA y procesamiento masivo de archivos Excel usando herramientas JAVA u Oracle.

Administrar y desarrollar consultas en la herramienta para inteligencia de negocios Oracle Discoverer.

Definir y aplicar políticas de almacenamiento y gestión de datos en bodega de datos ORACLE.

Desarrollar todas las actividades periódicas inherentes a un DBA, acordes con las necesidades propias de la UPME.

Los derechos sobre propiedad intelectual e industrial resultantes del presente contrato, serán de propiedad de la UPME. Para todos los efectos legales, se aplicará: la Ley 23 de 1982, la Ley 44 de 1993, el Decreto reglamentario 460 de 1995 y la Decisión 351 de la Comisión del Acuerdo de Cartagena expedida en 1993 y demás normas que las aclaren, modifiquen o adicionen.

El oferente deberá anexar dentro de la propuesta las constancias de estudio y experiencia de las personas seleccionadas para los esquemas. NOTA: EL PERSONAL PROPUESTO NO PODRÁ SER CAMBIADO ANTES DE INICIO DE EJECUCION DEL CONTRATO Y POSTERIORMENTE SOLO POR CIRCUNSTANCIAS DE FUERZA MAYOR O CASO FORTUITO DEBIDAMENTE COMPROBADAS. ADICIONALMENTE EL CAMBIO DE LOS PROFESIONALES NO PODRÁ SER SUPERIOR AL 20% DE LOS MISMOS. El PROFESIONAL OBJETO DE CAMBIO DEBERÁ CUMPLIR CON LOS MISMOS O SUPERIORES REQUISITOS DEL PROFESIONAL INICIALMENTE PROPUESTO, ASI COMO EN EL PUNTAJE OBTENIDO. TODO CAMBIO DEBERÁ SER VERIFICADO Y AUTORIZADO POR EL SUPERVISOR DEL CONTRATO.






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5.5. FORMATO EXPERIENCIA DE LOS PROFESIONALES PROPUESTOS

NOMBRES Y APELLIDOS:

CARGO A OCUPAR:

DOMICILIO: DIRECCION:

TELEFONO: FAX:

CEDULA N°: CELULAR No.:

LUGAR Y FECHA DE NACIMIENTO:

EXPERIENCIA:

NOMBRE DEL PROYECTO

ENTIDAD ACTIVIDAD

DESEMPEÑADA

FECHA DE Duración (años y/o fracción) Iniciación Terminación

TOTAL EXPERIENCIA EN MESES suma

experiencia

Certifico mi intención y compromiso de participar en el proyecto en caso de resultar elegida la propuesta, manifiesto bajo la gravedad del juramento no encontrarme incurso en causal de inhabilidad o incompatibilidad.

___________________________________

Firma del profesional

Nota: Diligenciar y firmar este formato para cada uno de los profesionales propuestos.






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FORMULARIO No. 5

RAZONES FINANCIERAS CTAS QUE LO CONFORMAN

BALANCE Miles $

Resultado %

CAPITAL DE TRABAJO (Igual al 30% del valor de la Propuesta)

Activo Corriente - Pasivo Corriente

Activo corriente $

Pasivo corriente $

LIQUIDEZ ( >=1 )

Activo Corriente / Pasivo Corriente

Activo corriente $

Pasivo corriente $

NIVEL DE ENDEUDAMIENTO ( < 70% )

Pasivo Total / Activo Total

Pasivo Total $

Activo Total $

Firma, _________________________ __________________________ El contador y/o Revisor Fiscal Representante Legal






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MINUTA CONTRATO Entre los suscritos, MAGALLY RODRIGUEZ DE MATIZ, mayor de edad, identificada con la cédula de ciudadanía 20.951.304 de Suba, quien obra en su calidad de tercer suplente del Presidente y por lo tanto Representante Legal de FIDUCIARIA CAFETERA S.A., sociedad de servicios financieros constituida mediante escritura pública No. 5587 del 3 de septiembre de 1991, sociedad que obra en este documento en nombre y representación del FIDEICOMISO UPME No. 4-1-0312, patrimonio autónomo constituido mediante documento privado el 29 de noviembre de 2007, quien para los efectos de este contrato se denominará el FIDEICOMISO UPME y por la otra XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX, mayor de edad y vecino de XXXXXXXXXXXXXX, con cédula de ciudadanía No. XXXXXXXXXXXXXXX expedida en XXXXXXXXXXXXXXXX quien obra en nombre y representación de la sociedad XXXXXXXXXXXXXXXXX. con Nit XXXXXXXXXXXXXXXXX sociedad con domicilio principal en la ciudad de Bogotá, conforme se acredita con el certificado de existencia y representación expedida por la Cámara de Comercio; encontrándose debidamente facultado para suscribir el presente documento, quien en adelante se denominará EL CONTRATISTA, hemos convenido en celebrar el presente contrato contenido en las siguientes cláusulas y previas las consideraciones que a continuación se expresan: 1. Que entre la UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA -UPME- y FIDUCIARIA CAFETERA S.A. – FIDUCAFE S.A. se celebró el contrato de Fiducia Mercantil No. 4-1-0312 del 29 de noviembre 2007, cuyo objeto consiste en la administración, manejo e inversión de los recursos entregados para la organización, operación y funcionamiento de la UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA -UPME-. 2. Que en desarrollo de lo establecido en el numeral 5 de la cláusula cuarta del referido contrato, la FIDUCIARIA como vocera y administradora del patrimonio autónomo denominado FIDEICOMISO UPME deberá celebrar dentro de los procedimientos y términos establecidos en el régimen interno de contratación y en el manual operativo, los actos y contratos que requiera la Unidad de Planeación Minero Energética para el cumplimiento de las funciones previstas en la Ley 143 de 1.994 y Decretos Reglamentarios. 3. Que la Unidad de Planeación Minero Energética – UPME, cuenta con una infraestructura computacional que sirve de soporte a todas las actividades desarrolladas en el cumplimiento de sus funciones. 4. Que la Unidad cuenta con una red soportada en el sistema operativo Windows 2003 Server con directorio activo, con servidor de correo Exchange 2003, servidor de páginas Web IIS 6, servidor de bases de datos SQL Server 2000, servidores RedHat Linux con bases de datos Oracle 9i y Oracle 10g. Se tienen 11 servidores y una solución de almacenamiento masivo (NAS). 5. Que el cliente interno tiene servicio de correo electrónico, impresión, acceso a Internet, respaldo de información, publicación de páginas Web y acceso a sistemas de información específicos.






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6. Que actualmente se tienen 80 PC clientes y 11 portátiles con sistemas operativos Windows XP y Vista. Impresoras láser en red: 8, impresoras de inyección: 1, impresoras térmicas: 2, impresora de matriz: 1, scanners: 5, videobeams: 6. 7. Que se cuenta con un canal dedicado de acceso a Internet de 5 Mbps, con canal de backup activo, a través del cual los usuarios internos acceden a fuentes de información externa y el cliente externo accede a los servicios de información brindados por la Unidad a través de la página Web. 8. Que la Unidad cuenta con un software de gestión documental “ORFEO” para el manejo de la correspondencia, que requiere mantenimiento y soporte técnico. De igual forma, la Unidad permanentemente requiere desarrollos específicos para solucionar necesidades de información puntuales. 9. Que para garantizar el cumplimiento de las funciones relacionadas con la administración de las bases de datos en ORACLE, la Unidad de Planeación Minero Energética requiere contar con un recurso especializado que realice estas labores de administración de bases de datos para los sistemas SIMEC, SINFAD y ORFEO. Así mismo se requiere el acompañamiento en el diseño y documentación de bases de datos futuras en ORACLE. 10. Para sostener esta plataforma, la Unidad requiere contratar la permanente atención a estos requerimientos de soporte tecnológico con una firma externa, teniendo en cuenta que no posee personal de planta para ejecutar dichas labores. 11. Que con el fin de garantizar continuidad se tramitó la asunción de cupos de vigencias futuras de inversión para la vigencia fiscal de 2010, las cuales fueron aprobadas por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, según comunicación 2-2009-028155 del 29 de Septiembre de 2009. 12. Que en Acta No.xxxxxxxde fecha xxxxxxx de xxxxxxxxx, el Comité de Contratos APROBÓ contratar el servicio de “Outsourcing de Servicios Tecnológicos para la Unidad de Planeación Minero Energética 2009 - 2010”. 13. Que la UPME de conformidad con el Manual de Contratación y teniendo en cuenta lo preceptuado en las Directivas Presidenciales 10 y 12 de 2002 que son de obligatorio cumplimiento para las entidades de orden nacional, para la celebración de este contrato, ha dado estricto cumplimiento en la aplicación de los principios de transparencia, economía, responsabilidad y selección objetiva tal como se acredita con la documentación que a ese respecto respalda la gestión administrativa que ha ejecutado la UPME, la cual reposa en sus dependencias por lo tanto, dio apertura al Concurso No. 015 de 2009 a través de la página Web de la Unidad, habiéndose inscrito las siguientes firmas: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 14. Que según consta en Acta de Apertura del xxxxxxxxxxxxxxx, presentó propuesta dentro del término indicado en el cronograma de fechas del Concurso número 015 de 2009, xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 15. Que mediante Resolución UPME Nº xxxxxxxxx de fecha xxxxxxxxxxxde octubre de 2009, la Dirección General de la UPME, acogiendo la recomendación del Comité Evaluador, ADJUDICÓ el contrato a xxxxxxxxxxxxxxxxx por cuanto su propuesta técnica y económica resultó ser la más favorable para la Unidad. 16. Que de acuerdo a lo anterior, xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx cumple con las condiciones necesarias establecidas para la prestación del servicio requerido.






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17. Que por las razones anteriormente expuestas se solicitó la celebración del presente contrato de Prestación de servicios, mediante la comunicación No.____________ de fecha__________ de 2009, el cual se regirá por las siguientes cláusulas:

CLÁUSULAS: PRIMERA: NATURALEZA DEL CONTRATO.- El presente contrato de prestación de serviciosse rige por las disposiciones comerciales y civiles que le resulten aplicables. SEGUNDA: OBJETO.- .- EL CONTRATISTA se obliga a través de la modalidad de Outsourcing, a prestar los servicios tecnológicos que cubran los siguientes esquemas de trabajo: Soporte en desarrollo administrativo y de propósito específico, soporte en administración Red de Datos y Centro de Cómputo, soporte en la atención a usuarios y soporte en la administración de bases de datos ORACLE; de acuerdo con lo establecido en el Formato de “Características Técnicas Ofrecidas y Garantizadas” del capítulo V de los Términos de referencia y lo contenido en estos, así como lo indicado en la propuesta, documentos que forman parte integral de este contrato PARÁGRAFO PRIMERO: Queda expresamente entendido por las partes del presente contrato que el mismo no genera ningún tipo de relación laboral entre ellas. PARÁGRAFO SEGUNDO: El resultado objeto del presente contrato será de propiedad exclusiva de la UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA -UPME-. En consecuencia, el CONTRATISTA se abstendrá de divulgarlo u obtener provecho económico en nombre propio y/o de terceros. TERCERA: VALOR DEL CONTRATO.- Para todos los efectos legales, administrativos y fiscales, el valor del presente contrato será la suma de xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx) de los cuales xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx corresponden al valor del servicio y xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx) corresponden al I.V.A. CUARTA: FORMA DE PAGO.- El valor del presente contrato será cancelado de la siguiente forma:1) Una cuota de xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx) que se cancelarán con presupuesto de la vigencia 2009, previa presentación de la factura respectiva, informe de actividades y certificación de cumplimiento y recibo a satisfacción expedida por el Supervisor del contrato, que el CONTRATISTA cumplió con las obligaciones y objeto del contrato, b) La suma de xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx M/cte ($ xxxxxxxxxxxxxxxxx) con presupuesto de la vigencia 2009, previa presentación de la facturación mensual correspondiente a los repuestos que se adquieran, certificado de cumplimiento y recibo a satisfacción expedido por el supervisor , 3) Seis mensuales vencidas de xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx) cada una, que se cancelarán con presupuesto de la vigencia 2010, previa presentación de la factura respectiva, informe de actividades y certificación de cumplimiento y recibo a satisfacción expedida por el Supervisor del contrato, que el CONTRATISTA cumplió con las obligaciones y objeto del contrato; 4) La suma de xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx) con presupuesto de la vigencia






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2010, previa presentación de la facturación mensual correspondiente a los repuestos que se adquieran, certificado de cumplimiento y recibo a satisfacción expedido por el supervisor; 5) PARAGRAFO PRIMERO: Para realizar los pagos acordados, se deberá presentar la facturación acompañada de los comprobantes de pago al sistema de seguridad social integral y aportes parafiscales de la empresa contratista y/o grupo de profesionales propuestos, en la forma y términos señalados en el parágrafo 2º del artículo 50 de la Ley 789 de 2002, modificado por el artículo 1º de la Ley 828 de 2003, so pena de hacerse acreedor a las sanciones previstas en la Ley. Debe indicarse igualmente el número de cuenta corriente o de ahorros donde debe realizarse la transferencia electrónica del respectivo pago.- PARAGRAFO SEGUNDO: Para efectuar el último pago el supervisor deberá además certificar sobre el cumplimiento por parte del contratista de los aportes parafiscales y seguridad social integral durante la vigencia del contrato, así como certificar que EL CONTRATISTA cumplió con lo previsto en el objeto del contrato y demás obligaciones aquí estipuladas. PARAGRAFO TERCERO: Si el término de ejecución del servicio para la vigencia 2007, es inferior al inicialmente acordado los pagos se realizarán en forma directamente proporcional al número de días en que se haya prestado el servicio. PARAGRAFO CUARTO Los pagos correspondientes a los repuestos que se adquieran se realizarán por el periodo de ejecución o hasta agotar el presupuesto en cada vigencia, lo que primero ocurra.- PARAGRAFO QUINTO: En el evento que queden recursos sin ejecutar en la vigencia 2009, estos se liberarán automáticamente a favor del presupuesto de la UPME. PARAGRAFO SEXTO: EL CONTRATISTA por medio del presente contrato acepta someterse a los procedimientos establecidos por la FIDUCIARIA CAFETERA S.A., para su pago. QUINTA: OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA.- El CONTRATISTA deberá cumplir con las obligaciones que surjan del desarrollo de las actividades relacionadas con el objeto del contrato y particularmente, con las siguientes: 1. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx30. Utilizar en el desarrollo del objeto del contrato el grupo de profesionales propuestos el cual no se podrá cambiar sino por circunstancias de fuerza mayor y caso fortuito, debidamente demostradas y previa autorización y aceptación del Supervisor del contrato, quien dado el caso verificará que el profesional o grupo de profesionales propuestos cumplan con los mismos requisitos y puntajes obtenidos por el profesional que se pretende cambiar. 32. Atender sin dilación y responderá a la UPME por todo reclamo laboral o contractual que surja durante la vigencia o con posterioridad a la terminación del Contrato, que se origine directa o indirectamente en el Contrato. 33. Estar al día en el pago de los aportes parafiscales y mantener vigente y al día los aportes de sus empleados y dependientes destinados al cumplimiento del presente contrato al sistema General de Salud y Pensión. 34. Las demás que se relacionen con la ejecución del presente contrato y que estén incluidas en la propuesta y los términos de referencia, actas de aclaraciones, adendas, documentos que forman parte integral de este.






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SEXTA: REQUISITOS ESPECIALES PARA EL PAGO.- Corresponderá a la UNIDAD DE PLANEACION MINERO ENERGETICA – UPME ordenar oportunamente la cancelación del valor del contrato, de conformidad con lo previsto en el presente contrato, en el contrato de fiducia y las demás que le correspondan en su calidad de ordenador del gasto y las de ley. SÉPTIMA: IMPUTACIÓN PRESUPUESTAL.- El valor del presente contrato se pagará así: La suma de xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx se pagará en la presente vigencia con cargo a la Sección 2109- UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA, PROGRAMA 520: ADMINISTRACIÓN , CONTROL Y ORGANIZACIÓN INSTITUCIONAL PARA APOYO A LA ADMINISTRACIÓN DEL ESTADO SUBPROGRAMA 1000: INTERSUBSECTORIAL GOBIERNO; PROYECTO 0003: MEJORAMIENTO, ACTUALIZACIÓN Y SOSTENIBILIDAD DE LA PLATAFORMA TECNOLOGICA, SISTEMAS Y GESTION DE INFORMACIÓN Y MEDIOS DE DIVULGACIÓN DE LA UPME COLOMBIA; RECURSOS 20: Ingresos Corrientes, del presupuesto de Inversión aprobado para la vigencia de 2009 y Las vigencias futuras para el año 2010 por la suma de $xxxxxxxxxxxxxxxxx y, fueron aprobadas mediante comunicación N° xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, por la Directora General del Presupuesto Público Nacional, del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, con cargo al mismo proyecto para la vigencia 2010. OCTAVA: GARANTÍAS.- El CONTRATISTA se compromete a constituir a su costa, una garantía expedida por una Entidad Bancaria o Compañía de Seguros legalmente constituida en el país, que ampare: a) CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO, en cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del presente contrato, con una vigencia igual al término de duración del mismo y seis (6) meses más. b) CALIDAD DEL SERVICIO, por un monto equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del Contrato y con una vigencia igual al término de duración del mismo y un (1) año más. c) PAGO DE SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES: Por el cinco por ciento (5%) del valor total del contrato y con una vigencia igual al término de duración del mismo y tres (3) años más. PARÁGRAFO PRIMERO: Para los pagos pactados el CONTRATISTA deberá constituir la póliza aquí prevista. PARÁGRAFO SEGUNDO: La póliza de seguro deberá ser la existente en el mercado a favor de ENTIDADES ESTATALES PARÁGRAFO TERCERO: El beneficiario o asegurado de tales pólizas deberá ser FIDUCAFE S.A.- FIDEICOMISO UPME No. 4-1-0312 NOVENA: CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA.- En caso de incumplimiento de las obligaciones contractuales por parte del CONTRATISTA, éste pagará a la UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA -UPME- una suma equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato. Este valor podrá ser tomado directamente del saldo que exista a favor del CONTRATISTA, quien en caso de incumplimiento autoriza al






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FIDEICOMISO para efectuar los descuentos señalados en esta cláusula sin necesidad de requerimiento alguno a los cuales renuncia expresamente. DÉCIMA: INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES.- El CONTRATISTA manifiesta bajo la gravedad del juramento que no se encuentra incurso en causal alguna de Incompatibilidad o Inhabilidad señalada en la Ley. DÉCIMA PRIMERA: RELACIÓN JURÍDICA.- Queda expresamente entendido que no habrá vínculo laboral alguno entre el FIDEICOMISO UPME y el CONTRATISTA o el personal que éste contrate para la realización de las actividades que constituyen objeto del presente contrato. DÉCIMA SEGUNDA: CESION DEL CONTRATO.- Ninguna de las partes podrá ceder, ni transferir, ni hacerse sustituir por un tercero, en la totalidad o en parte de las relaciones derivadas del presente contrato, salvo autorización previa, expresa y escrita de la otra parte y de la UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA UPME. En todo caso, el CONTRATISTA podrá utilizar parcialmente los servicios de terceros para la prestación de los servicios aquí contratados actuando como único responsable ante el FIDEICOMISO y ante la UPME. DÉCIMA TERCERA: SUPERVISIÓN.- La supervisión del Contrato estará a cargo del subdirector de Información de la UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA - UPME o a quien este designe, la cual deberá constar por escrito y que ser informada a la Fiduciaria. El Supervisor tendrá entre otras las siguientes funciones: 1. Adoptar las medidas de control e intervención necesarias que garanticen la ejecución del contrato. 2. Suscribir el acta de inicio de ejecución del contrato con el CONTRATISTA. 3. Expedir la certificación sobre el cumplimiento del objeto contratado. 4. Dirigir las labores del CONTRATISTA. 5. Las demás que se requieran para la supervisión del contrato. PARÁGRAFO PRIMERO: El supervisor de que trata el presente artículo, expedirá las aprobaciones y certificaciones a que haya lugar, respecto del cumplimiento de las obligaciones por parte del CONTRATISTA, en un término no mayor a ocho (8) días hábiles. Dentro del mismo plazo podrá realizar y remitir las objeciones, observaciones y/o solicitar las aclaraciones respecto de los informes presentados por el CONTRATISTA, las cuales deberán ser atendidas por éste último en un plazo máximo de ocho (8) días hábiles; igual término tendrá el supervisor, una vez recibida la respuesta por parte del CONTRATISTA, para expedir las aprobaciones y certificaciones a que haya lugar, o comunicar a la Dirección General sobre los motivos de su negativa.PARÁGRAFO SEGUNDO: Sólo se entenderán como tales, las instrucciones que por escrito imparta al CONTRATISTA el Supervisor de que trata el presente artículo. PARÁGRAFO TERCERO: En ningún caso podrá el Supervisor exonerar al CONTRATISTA del cumplimiento o responsabilidad derivada de las obligaciones adquiridas contractualmente o por disposición legal, ni tampoco modificar los términos del presente instrumento.






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PARÁGRAFO CUARTO: La UPME se reserva el derecho de dirimir las controversias que se presenten entre el supervisor y el CONTRATISTA en la ejecución del contrato. DÉCIMA CUARTA: DURACIÓN DEL CONTRATO.- El término de ejecución del presente contrato será de siete (7) meses y el término comenzara a contarse a partir de la fecha del acta de iniciación, previa la aprobación de las garantías de que trata la cláusula novena del presente contrato por parte de la FIDUCIARIA y pago de los derechos de publicación del contrato en el Diario Oficial. PARÁGRAFO. El acta de iniciación deberá suscribirse el 3 de noviembre de 2009 DÉCIMA QUINTA.- FORMAS DE TERMINACIÓN DEL CONTRATO: El presente contrato podrá darse por terminado por mutuo acuerdo entre las partes, o en forma unilateral por parte del FIDEICOMISO previa instrucción de la UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA -UPME- como consecuencia del incumplimiento de cualquiera de las obligaciones derivadas del presente contrato por parte del CONTRATISTA. PARÁGRAFO PRIMERO: Si por cualquier causa de fuerza mayor o caso fortuito que se encuentre fuera del control del CONTRATISTA o de la UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA -UPME-, la continuación de los servicios se hiciera imposible, las partes podrán dar por terminado el contrato, situación que se le deberá avisar al fideicomiso por parte de la UPME. En tal evento, el FIDEICOMISO UPME deberá pagar al CONTRATISTA todos los costos y honorarios causados a la fecha de terminación anticipada y debidamente justificada, según certificación expedida por el Supervisor del contrato, y a su vez el CONTRATISTA reembolsará al FIDEICOMISO UPME los valores que hubiere recibido y no se hubieren causado. PARÁGRAFO SEGUNDO: Si por cualquier causa de fuerza mayor o caso fortuito que se encuentre fuera del control del CONTRATISTA o de la UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA -UPME-, la continuación de los servicios se hiciera impracticable temporalmente, las partes podrán suspender el contrato por el tiempo que resulte estrictamente necesario para restablecer las condiciones normales del mismo, teniendo presente que de ninguna manera el tiempo total de duración de suspensión contrato podrá ser superior al término de duración del contrato. Tal situación será avisada por la UPME al FIDEICOMISO. DÉCIMA SEXTA: LEGISLACIÓN APLICABLE Y JURISDICCIÓN.- El contrato se regirá e interpretará de conformidad con las leyes de la República de Colombia. DÉCIMA SÉPTIMA: SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS.- Las controversias o diferencias que surjan entre las partes con ocasión de la celebración, interpretación, ejecución, terminación o liquidación de este contrato lo mismo que las relativas a su existencia, eficacia o validez, que no puedan ser resueltas directamente por ellas, serán sometidas a la decisión, adoptada en Derecho y conforme con las leyes vigentes, de un tribunal de arbitramento designado por la Cámara de Comercio de Bogotá, conformado por un árbitro y sometido al procedimiento y a las reglas del centro de arbitraje de la referida Cámara.






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DÉCIMA OCTAVA: SUJECIÓN DE LOS PAGOS A LAS APROPIACIONES PRESUPUESTALES.- El presente contrato estará sujeto a registro presupuestal y la entrega de dinero a que se obliga EL FIDEICIMISO UPME, se subordinará a las apropiaciones que sobre meta global de pagos se le apruebe a la UNIDAD DE PLANEACION MINERO ENERGETICA - UPME para la vigencia 2009 y a la disponibilidad de ingresos efectivos que hagan las empresas aportantes a la Unidad. DÉCIMA NOVENA: LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO.- Una vez expirado el término de duración del presente o acaecida alguna de las causales de terminación del mismo, se procederá a su liquidación, dentro de un término no superior a los cuatro (4) meses siguientes a su terminación. La fiduciaria presentará al CONTRATISTA el acta de liquidación del contrato, quien deberá suscribirla dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recibo. Si el CONTRATISTA no presenta reparo alguno o no suscribe y remite el acta de liquidación, a través de la UPME o directamente a la FIDUCIARIA, ésta entenderá que la acepta y podrá unilateralmente suscribir el acta de liquidación. VIGÉSIMA: CONTRATISTA INDEPENDIENTE.- El CONTRATISTA actuará con plena autonomía técnica, financiera, administrativa y directiva en el desarrollo y ejecución del Contrato, y no será agente, ni mandatario o representante de la UPME, ni la obligará con terceros, salvo los casos expresamente indicados en este Contrato. Por consiguiente, como único empleador de los trabajadores que ocupe en el cumplimiento de las obligaciones derivadas del Contrato, al CONTRATISTA le corresponde cumplir con todos los pagos que se originen por dichas obligaciones, tales como salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones, asumiendo sus propios riesgos y utilizará sus propios medios y recursos. Consecuentemente, en desarrollo y ejecución del Contrato no habrá vínculo laboral alguno entre el personal utilizado por el CONTRATISTA y la UPME. PARÁGRAFO.- El CONTRATISTA será exclusivamente responsable de la obtención de las licencias o permisos laborales necesarios exigidos por la ley para la ejecución de los servicios. VIGÉSIMA PRIMERA: PROPIEDAD DE LOS ESTUDIOS.- Serán de propiedad de la UPME los resultados de los estudios, análisis, encuestas, programas y demás aplicaciones en computador y en general los trabajos realizados durante y para el desarrollo del contrato. Lo relacionado con los derechos de autor se sujetará a lo establecido por la Ley 23 de 1.982 y demás normas complementarias. Igualmente el contratista liberará a la UPME de toda responsabilidad por las acciones que inicien terceros en razón de las transgresiones de Derechos de autor, marca o patente como consecuencia de los productos o servicios que se contraten y que sean utilizados por el contratista para la ejecución del objeto de la contratación. VIGESIMA SEGUNDA: RESPONSABILIDAD E INDEMNIDAD.- Las obligaciones que asume la FIDUCIARIA en desarrollo de presente contrato son de medio y no de resultado y por lo tanto los compromisos adquiridos por ésta quedan sujetos a la existencia de






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recursos en el FIDEICOMISO y a las instrucciones de pago que sobre el particular imparta la UPME. La FIDUCIARIA responderá hasta por la culpa eleve en el cumplimiento de su gestión. El CONTRATISTA responderá por los actos de sus subcontratistas como si hubiesen sido ejecutados por él y mantendrá indemne a la UPME de toda reclamación que pueda surgir en razón de la responsabilidad exclusiva del CONTRATISTA. VIGÉSIMA TERCERA: COSTOS.- Las partes declararán que los costos en que incurra el CONTRATISTA para cumplir con las obligaciones del contrato fueron contemplados por el contratista en su propuesta y por lo tanto el valor que se acuerda pagar por sus servicios incluye todos los costos relacionados con el objeto contractual. En consecuencia, la entidad contratante no contrae obligación alguna con terceros, tales como transporte, costos laborales, servicios públicos, en general, cualquier otra erogación derivada de las actividades del CONTRATISTA. VIGÉSIMA CUARTA: PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCIÓN.- Este contrato se considera perfeccionado con la suscripción por las partes, y su ejecución se iniciará a partir de la fecha de suscripción del acta de iniciación, una vez aprobada la póliza de garantías a que hace referencia la cláusula octava del presente contrato y la acreditación del pago de los derechos de publicación. CLÁUSULA VIGÉSIMA QUINTA.- IMPUESTO DE TIMBRE Y PUBLICACIONES.- El impuesto de timbre que genere el presente contrato estará a cargo del CONTRATISTA, quien deberá acreditar ante la UPME su pago. Igualmente corresponde al CONTRATISTA la publicación de este contrato en el Diario Único de Contratistas, obligación que se entenderá efectuada con el pago de los respectivos derechos. Las partes una vez leído el contenido de presente contrato, manifiestan su conformidad, aceptan todas y cada una de las condiciones expresadas aquí y como constancia de ello firman en Bogotá el día POR EL FIDEICOMISO UPME POR EL CONTRATISTA

TERMINOS DE REFERENCIA DEFINITIVOS CONTRATACIÓN ... · El tiempo de duración del contrato será...

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