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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD DEL ZULIA
NÚCLEO LUZ – PUNTO FIJO COORDINACIÓN DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO
CONVENIO UCLA – LUZ ESPECIALIZACIÓN EN CONTADURÍA PÚBLICA
MENCIÓN: AUDITORÍA
PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA GESTIÓN DE CALIDAD
EN LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA DE LA
GOBERNACIÓN DEL ESTADO FALCÓN
Autor: Lic. Fredis S. Reyes Medina
C. I: Nº 3.093.029
Punto Fijo, julio de 2007
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD DEL ZULIA
NÚCLEO LUZ – PUNTO FIJO COORDINACIÓN DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO
CONVENIO UCLA – LUZ ESPECIALIZACIÓN EN CONTADURÍA PÚBLICA
MENCIÓN: AUDITORÍA
PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA GESTIÓN DE CALIDAD
EN LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA DE LA
GOBERNACIÓN DEL ESTADO FALCÓN
Trabajo presentado para optar al grado de
Especialista en Auditoria
Autor: Lic. Fredis S. Reyes Medina
C. I: Nº 3.093.029
Tutor: Msc. Abel Romero
Punto Fijo, julio de 2007
PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA GESTIÓN DE CALIDAD
EN LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA DE LA
GOBERNACIÓN DEL ESTADO FALCÓN
Por Lic. Fredis S. Reyes M. C. I. 3.093.029
Trabajo de Grado Aprobado
______________________________ _____________________________ Jurado 1 Jurado 2
______________________________ Jurado 3
Punto Fijo, 2007
PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA GESTIÓN DE CALIDAD
EN LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA DE LA
GOBERNACIÓN DEL ESTADO FALCÓN
Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”
Convenio UCLA – LUZ Decanato de Administración y Contaduría
Coordinación de Estudios de Postgrado Especialización en Contaduría Mención Auditoría
CARTA DE ACEPTACIÓN DEL TUTOR
Yo, Abel Romer, C.I: V- 7.302.440 hago constar que he leído el
anteproyecto de trabajo especial de grado, titulado Propuesta de Implementación de
la Gestión de Calidad en la Unidad de Auditoría Interna de la Gobernación del
Estado Falcón presentado por el Lcdo. Fredis S. Reyes M., titular de la Cédula de
Identidad Nº. 3.093.029, para optar al título Especialista en Contaduría Mención
Auditoría en el programa del convenio UCLA- LUZ.
Acepto asesorar al participante en calidad de tutor, durante la etapa de
desarrollo y presentación del trabajo especial de grado.
En Punto Fijo, a los 10 días del mes de julio del 2007
Lcdo. Abel Romero
Tutor
C.I: V- 7.302.440
Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”
Convenio UCLA – LUZ Decanato de Administración y Contaduría
Coordinación de Estudios de Postgrado Especialización en Contaduría Mención Auditoría
CARTA DE APROBACIÓN DEL TUTOR
Yo, Abel Romero, C.I: V- 7.302.440 hago constar que he leído el
trabajo especial de grado, titulado Propuesta de Implementación de la Gestión de
Calidad en la Unidad de Auditoría Interna de la Gobernación del Estado Falcón
presentado por el Lcdo. Fredis S. Reyes M., titular de la Cédula de Identidad Nº.
3.093.029, para optar al título Especialista en Contaduría Mención Auditoría en el
programa del convenio UCLA- LUZ, apruebo el trabajo por considerar que cumple
con los requisitos y méritos suficientes para ser sometido a discusión pública y
evaluación por parte del jurado que se designe. En Punto Fijo, Septiembre 2007.
Lcdo. Abel Romero
Tutor
C.I: V- 7.302.440
Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”
Convenio UCLA – LUZ Decanato de Administración y Contaduría
Coordinación de Estudios de Postgrado Especialización en Contaduría Mención Auditoría
CARTA AVAL DEL TUTOR
Yo, Abel Romero, C.I: V- 7.302.440 hago constar que he leído
el trabajo especial de grado, titulado Propuesta de Implementación de la Gestión
de Calidad en la Unidad de Auditoría Interna de la Gobernación del Estado
Falcón presentado por la Lcdo. Fredis S. Reyes M. titular de la Cédula de Identidad
Nº. 3.093.029, para optar al título Especialista en Contaduría Mención Auditoría en el
programa del convenio UCLA- LUZ, manifiesto que he leído detenidamente el
trabajo y considero que cumple los requisitos necesarios para ser sometido a la
evaluación final. En Punto Fijo, Septiembre del 2007.
Lcdo. Abel Romero
Tutor
C.I: V-7.302.440
ÍNDICE
Pág.
ÍNDICE GENERAL
INDICE DE TABLA
DEDICATORIA xii
AGRADECIMIENTO xiii
RESUMEN xiv
ASBTRACT xv
Introducción xvi
Capítulo I: El Problema………………………………………………………. 18
1.1.- Planteamiento del Problema……………………………………………… 19
1.2.- Objetivos de la Investigación……………………………………………... 23
1.2.1.- Objetivo General……………………………………………………. 23
1.2.2.- Objetivos Específicos………………………………………………. 23
1.3.- Justificación de la Investigación………………………………………….. 23
1.4.- Delimitación……………………………………………………………… 25
Capítulo II: Marco Teórico……………………………….............................. 26
2.1.- Antecedentes de la Investigación……………………………………......... 27
2.1.1.- Antecedentes Académicos…………………………………………. 27
2.1.2.- Antecedentes de la Organización……………………..……………. 29
2.2.- Bases Teóricas……………………………………………………………. 31
2.2.1.- Paradigma de la Gestión de Calidad……………………………….. 31
2.2.2.- Calidad de Gestión y su Enfoque en los clientes…………………… 41
2.2.3.- El Proceso de Control de Calidad en las organizaciones…………… 44
2.2.4.- Sistema de Gestión de calidad……………………………………… 46
2.2.5.- Implementación de un modelo de sistema de gestión de calidad… 47
2.2.5.1.- Implementación de la norma………………………………… 47
2.2.5.2.- Metodología en el proceso…………………………………… 47
2.2.6.- Beneficios de la implementación del Sistema de Gestión de
Calidad
49
2.3.- Auditoría…………………………………………………………………. 50
2.3.1.- Definición de Auditoría…………………………………………….. 51
2.3.2.- Tipos de auditoría…………………………………………………... 52
2.4.- Bases legales…………………………………………………………….. 54
2.5.- Sistemas de variables…………………………………………………….. 57
2.6.- Definición de términos básicos…………………………………………. 59
Capítulo III: Marco Metodológico…………………………………………... 62
3.1.- Tipo de investigación……………………………………………………. 63
3.2.- Diseño de la investigación……………………………………………….. 64
3.3.- Métodos…………………………………………………………………... 64
3.4.- Elementos informantes………………………………………………… 65
3.5.- Instrumentos y técnicas de recolección de datos………………………. 66
3.6.- Fases del proyecto……………………………………………………….. 68
Capitulo IV.- Resultados de la Investigación……………………………….. 71
4.1.- Análisis e Interpretación de los resultados………………………………. 72
4.2.- Procedimiento utilizado para el análisis…………………………………… 72
4.3.- Guía de entrevista aplicada a los auditores y a la alta gerencia………... 73
4.4.- Matriz FODA…………………………………………………………….. 74
4.5.- Análisis de la matriz FODA……………………………………………… 74
4.6.- Resultados del cuestionario………………………………………………. 78
Capítulo V. Propuesta de la implantación……………………………….. 88
Introducción……………………………………………………………… 90
Implementación del Sistema de Gestión de Calidad 91
1.- Constitución del equipo de trabajo…………………………. 91
2.- Normas de operación del equipo………………………………. 91
3.- Misión de la unidad de auditoría interna………………… 92
4.- Visión de la unidad de auditoría interna…………………. 92
5.- Selección de los procesos vitales……………………………. 92
I Proceso de Planificación 93
Objetivo 94
Alcance 94
Responsable 94
Funciones del Jefe de la Unidad 94
Descripción de actividades 95
Glosario de términos 103
Definición operacional de la Planificación 105
II Proceso de Ejecución o Trabajo de Campo 106
Objetivo 106
Alcance 106
Responsable 107
Funciones del Jefe de la Unidad y/o Auditor Adjunto 107
Descripción de actividades 107
Glosario de términos 111
Definición operacional de la Ejecución o Trabajo de campo 112
III Proceso de Elaboración del Informe 113
Objetivo 113
Alcance 113
Responsable 113
Descripción de actividades 114
Glosario de términos 123
Definición operacional de la Elaboración del informe 123
IV Proceso de Seguimiento 123
Definición operacional de la Elaboración del informe 123
Definición de indicadores 124
Flujograma del Proceso de Planificación 127
Flujograma de la Ejecución o Trabajo de Campo 130
Flujograma del Proceso de Emisión de Informe 131
Capítulo VI. Conclusiones y Recomendaciones 134
6.1 Conclusiones 135
6.2 Recomendaciones 136 Bibliografía 137 Anexos 142 Anexo A. Instrumento de Recolección de Datos. 143 Anexo B. Registro de Observaciones. 146 Anexo C. Constancia de Validación. 148 Anexo D. Cronograma del Proceso de Planificación. 152 Anexo E. Carta de Inicio de una Auditoría. 157 Anexo F. Minuta de Reunión de Planificación. 159 Anexo G. Formato del Programa de Trabajo. 162 Anexo H. Formato de la Portada del Informe. 167 Tabla Definición conceptual de las variables 57 Operacionalización de las variables 58
xi
DEDICATORIA
A LA MEMORIA DE MIS PADRES, HERMANAS TÍA Y SOBRINA, que un día se marcharon físicamente de este mundo terrenal, y que fueron valuarte del amor familiar, guía en el camino para lograr mis objetivos propuestos en crecimiento personal familiar y profesional. A MI ESPOSA NORIS ROSA, A MIS HIJOS, ROSNORYMAR, FREDDY JOSÉ Y JUAN PEDRO REYES BARBERA, por el apoyo y compromiso en cada momento de mi vida. A MIS NIETOS ARIANNA Y RICARDO, quienes son parte de mi vida y que pasaron horas a mi lado mientras estudiaba. A TODA MI FAMILIA, por brindarme cariño y amor incondicional y apoyo en mis decisiones A MIS AMIGOS, por su bella amistad apoyo y respaldo compartido. A MIS COMPAÑEROS DE TRABAJO DE LA GOBERNACIÓN DEL ESTADO FALCÓN, muy especial a los de la Unidad de Auditoría Interna quienes en común impulsamos y pusimos en marcha esa naciente unidad, donde pasamos horas de trabajo como una sola persona y con un solo pensamiento, la de impulsar la unidad al logro de sus objetivos. xii
AGRADECIMIENTO
A DIOS TODOPODEROSO. Por se fuente de valor espiritual y pilar de fé y esperanza, por darme salud y bienestar y todas las cosas que me han llenado de satisfacción y éxito. A LAS UNIVERSIDADES UCLA – LUZ, por haberme dado la oportunidad de participar en el postgrado de auditoría. A LOS PROFESORES VIAJEROS, que venían desde Barquisimeto a compartir sus ideas en los salones de clase y que gracias a esto nació un gran vinculo de amistad, para todos ellos mis respectos y agradecimiento. A LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA DE LA GOBERNACIÓN DEL ESTADO FALCÓN, por haber sido ella, el campo de trabajo y estudio. A MIS COMPAÑEROS DE ESTUDIO DEL POSTGRADO, con los cuales compartimos un tiempo precioso dentro y fuera de las aulas de clase. A TODAS LAS PERSONAS, que hicieron posible la culminación de este estudio y que nos comprometimos que será el inicio del siguiente. Gracias a Todos
xiii
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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD DEL ZULIA
NÚCLEO LUZ – PUNTO FIJO COORDINACIÓN DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO
CONVENIO UCLA – LUZ ESPECIALIZACIÓN EN CONTADURÍA PÚBLICA
MENCIÓN: AUDITORÍA
PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA GESTIÓN DE CALIDAD
EN LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA DE LA
GOBERNACIÓN DEL ESTADO FALCÓN
Autor: Lic. Fredis Reyes Medina
C. I: Nº 3.093.029
RESUMEN
El desarrollo de la presente investigación tuvo como finalidad proponer la Implementación de la Gestión de Calidad en la Unidad de Auditoría Interna de la Gobernación del Estado Falcón, en función de lo cual se determinaron los mecanismos al efecto utilizando la metodología de mejoramiento continuo establecida para la realización de las Auditorías de Gestión de Calidad. Dado los objetivos se correspondió con la Modalidad de Proyecto Factible, apoyada en el diseño de investigación de campo, selección que se justifica en razón de ser las que mejor se adaptan a la naturaleza y características de trabajo. La población estuvo conformada por el personal de la Unidad de Auditoría Interna (A.I.) y sus áreas técnicas, financiera operacional y jurídica; donde se aplicó como técnica de recolección de datos a la “encuesta” y la matriz FODA para elaborar un diagnostico sobre las debilidades y amenazas de los procesos vitales que se dan en la A.I., además de la información recabada con la aplicación del instrumento en sí, lo cual permitió determinar la situación real del control en la Unidad; basado en cuya información se estableció como conclusión la pertinencia de la propuesta que implica el estudio. Por lo tanto, esta investigación va a contribuir a reducir los riesgos derivados del retrazo y los desperdicios ocasionados por la utilización de técnicas y procedimientos erróneos, no acordes con el dinamismo de los procesos, como lo exige la administración pública actualmente.
Palabras Clave: Unidad de Auditoría - Gestión - Calidad - Ejecutivo
xiv
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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD DEL ZULIA
NÚCLEO LUZ – PUNTO FIJO COORDINACIÓN DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO
CONVENIO UCLA – LUZ ESPECIALIZACIÓN EN CONTADURÍA PÚBLICA
MENCIÓN: AUDITORÍA
PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA GESTIÓN DE CALIDAD
EN LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA DE LA
GOBERNACIÓN DEL ESTADO FALCÓN
Autor:
Lic. Fredis Reyes Medina C. I: Nº 3.093.029
ASBTRACT
The development of the present investigation had like purpose of proposing the Implantation of the Management of Quality in the Unit of Internal audit of the interior of the State Falcon, based on which the mechanisms to the effect were determined using the established methodology of continuous improvement for the accomplishment of the Audits of Management of Quality. Given the objectives one corresponded with the Modality of Feasible Project supported in the design of investigation of field, selection that is justified in regard to being those that better the nature and characteristics of work adapt to. The population was conformed by the personnel of the Unit of Internal and its areas technical, financial audit operational and legal; where it was applied as technical of data collection to the "survey" and matrix FODA to elaborate I diagnose on the weaknesses and threats of the vital processes that occur in the unit of audit, in addition to the information successfully obtained with the application of the instrument in himself, which allowed to determine the real situation of the control in the Unit; based on whose information settled down like conclusion the pertinence of the proposal that implies the study. Therefore, this investigation is going to contribute to reduce the risks derived from refroze and the wastes caused by the use of techniques and erroneous procedures, mongered with the dynamism of the processes, as it demands the administration publishes at the moment.
Key words: Unit of Audit - Management - Quality – Executive
xv
16
INTRODUCCIÓN
A lo largo de la historia, las personas han desarrollado métodos e instrumentos
para establecer y mejorar las normas de actuación de sus organizaciones e individuos.
Desde los antiguos egipcios se desarrollaron métodos con el deseo de mejorar sus
sistemas de trabajo. El sistema de gestión de calidad más que un enfoque o concepto
es una estrategia, y como tal constituye una serie de programas generales de acción y
despliegue de recursos para lograr objetivos completos, pues el proceso debe ser
progresivo.
En esta perspectiva se tiene que la calidad en la gestión resulta de gran
importancia para cualquier entidad productiva o de servicio, según Olán (2005, p.21)
el sistema de gestión de la calidad “es el conjunto de elementos interrelacionados de
una empresa u organización por los cuales se administra de forma planificada la
calidad de la misma, en la búsqueda de la satisfacción de sus clientes”. Entre dichos
elementos, los principales son:
• la estructura de la organización;
• sus procesos;
• sus documentos y,
• sus recursos.
En este sentido se tiene que un sistema de gestión de la calidad en una
organización tiene como punto de apoyo el manual de calidad, y se completa con una
serie de documentos adicionales como manuales, procedimientos, instrucciones
técnicas, registros y sistemas de información. Dentro de este contexto general se tiene
que organizaciones de todo tipo pueden tener la necesidad de demostrar su
responsabilidad con el sistema de gestión de calidad implantado y la práctica
asociada de auditoría de calidad se ha tornado como una forma de satisfacer esta
necesidad. La intención de estos sistemas es la de ayudar a una organización a
xvi
17
establecer y mejorar sus políticas, objetivos, estándares y otros requerimientos de
calidad.
En este orden de ideas, el presente trabajo tiene como objetivo proponer la
implementación de un sistema de gestión de calidad en la Unidad de Auditoría
Interna del Ejecutivo Regional de la Gobernación del Estado Falcón.
Como se pone en evidencia el éxito organizacional es imposible sin la excelencia
individual, y la excelencia individual hoy requerida, especialmente en puestos
gerenciales, demanda mucho más que competencia técnica; demanda un sofisticado
tipo de destreza y liderazgo, que lo capacite para movilizar grupos de personas y
lograr importantes objetivos para la institución y la satisfacción personal, tratando de
minimizar la mediocridad en los puestos de trabajo caracterizada por conflictos
burocráticos, y luchas de poder.
El presente estudio se ha estructurado en seis (06) capítulos a saber: Capítulo I,
expone lo relacionado con el problema en términos de su planteamiento, los objetivos
de investigación, la justificación del tema seleccionado, su delimitación. En el
Capítulo II, describen los antecedentes que se vinculan con el estudio, las bases
teóricas, las bases legales en los cuales se fundamentan las variables, la definición de
términos básicos que se manejarán en la investigación además de establecer la
operacionalización de variables. En el Capítulo III, describe el tipo y diseño de
investigación, además de explicarse el método, la población y muestra, los
instrumentos y las técnicas de recolección de datos. El Capítulo IV, contiene los
resultados, el procedimiento utilizado para el análisis, la guía de entrevista de los
auditores, la matriz foda, el análisis de la misma, resultado del cuestionario. El
Capítulo V, describe la propuesta del procedimiento a utilizar. Por último se incluye
el Capítulo VI, expresa las conclusiones y recomendaciones. Dentro de los aspectos
finales destacan las referencias bibliográficas y los anexos.
xvii
18
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
19
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
1.1.- Planteamiento del Problema
La Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de
Control Fiscal, publicada en la Gaceta Oficial Nº 37.347 de la República Bolivariana de
Venezuela del 17 de diciembre del 2001, en su artículo 9 numeral 1 al 11 establece la
creación de Unidades de Auditoría Interna y específicamente el numeral 2 ¨ Los órganos y
entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Público Estadal ¨.
Por lo tanto, el Gobernador del Estado Falcón, haciendo uso de sus atribuciones previsto
en el artículo 160 de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, el cual se
refiere a que el Gobernador del Estado es el administrador del mismo y que en el ejercicio de
las atribuciones legales que le confiere los artículos 81 y 84 Ordinal 1º de la Constitución del
Estado Falcón, los cuales establecen que el Gobernador del Estado es el jefe de la
administración, es el superior jerárquico de los órganos y funcionarios de la misma y que la
Constitución Nacional le confiere cumplir y hacer cumplir la Constitución y las Leyes del
Estado, y ejercer la potestad de dictar los reglamentos necesarios para mejorar la
administración.
Además, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 134 de la Ley Orgánica de
Administración Financiera del Sector Público (2003), el cual hace mención que ¨
¨…corresponde la máxima autoridad de cada organismo o entidad la responsabilidad de
establecer y mantener un sistema de control interno adecuado a la naturaleza, estructuras y
fines de la organización (2003, p. 57), y los artículo 36 y 37 de la Ley Orgánica de la
Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal (2001), los
cuales se refieren ¨… la máxima autoridad jerárquica de cada ente la responsabilidad de
organizar, establecer, mantener y evaluar el sistema de control interno, el cual debe ser
adecuado a la naturaleza, estructura y fines del ente.¨ (2001, p. 12). ¨ …y que cada entidad del
sector público elaborará en el marco legal, las normas, manuales de procedimientos,
20
indicadores de gestión y cualquier otro instrumento o método para el funcionamiento del
sistema de control interno ¨
Igualmente, el artículo 42 de la Ley de Hacienda Estadal establece que el Gobernador
ejercerá la Suprema administración de la Hacienda Pública del Estado y el artículo 3 de la Ley
de Régimen Político Administrativo del Estado Falcón, hace referencia que el Gobernador del
Estado es el jefe de la rama ejecutiva del Poder Público del Estado. Es por ello que se crea la
dicha unidad, la cual tiene como misión apoyar a la Gobernación del Estado Falcón mediante
la promoción y auditorías del sistema de control interno para lograr de manera transparente el
buen uso del los recursos en la ejecución del Plan Maestro para el desarrollo sustentable del
Estado, contando con un personal profesional apto para el desempeño de sus funciones; y
cuenta con una visión futurista que consiste en ser una organización estratégica reconocida
por su efectivo aporte al fortalecimiento del control interno para contribuir al logro de los
objetivos de la Gobernación.
Es importante reseñar que, la unidad de Auditoría Interna del Ejecutivo Regional fue
creada mediante el Decreto Nº 864 de diciembre 2002, a esa fecha se está alcanzando la
visión que inicialmente se definió, la cual consiste en ser reconocida por su efectivo aporte al
fortalecimiento del control interno, y al transcurrir del tiempo se observó la necesidad de ir
mas allá de lo establecido, por la pérdida de tiempo en planificación deficiente, trabajo de
campo inadecuado por la falta de profundidad en los análisis, tiempo estimado de ejecución
que no se adaptaban a la realidad, retrazo en el envío de observaciones y una baja
productividad, por lo que se necesita incorporar a las actividades una filosofía de
simplificación de los procesos y hacerlo más productivos, mediante la eliminación de los
desperdicios, tales como rehacer observaciones, regresar al campo de trabajo por la falta de
análisis de un procedimiento, un hallazgo soportado de una manera deficiente, falta de
cumplimiento del programa de trabajo por falta de tiempo entre otras cosas; por ello, que se
pensó en la implantación de en un sistema de gestión de calidad en todos los procesos de
auditoría interna.
Dentro de este contexto general, si esta unidad continúa con todo estos problema planteado
21
y los enfoque y métodos tradicionales manifestación tan evidentes, y bajo el esquema que la
unidad es un órgano de control fiscal donde se soporta toda la administración centralizada,
además ser asesor de todas las secretarias, direcciones y unidades que están bajo su ámbito de
control, se está limitando a proporcionar un valor agregado a la gobernación y a todos las
direcciones, por tener desviaciones en el logro de sus objetivos y metas debido a que la
calidad de los informes, producto de los trabajos de evaluaciones, estudios y asesorías van a
ser deficiente, extemporáneo y costosos, por el retrabajo realizado, como consecuencia del
retrazo y el desperdicio originado en las distintas actividades de los procesos de auditoría.
Dentro de este contexto, se tiene que un conjunto de observaciones previas al desarrollo de
la presente investigación, a manera de diagnostico pusieron en evidencia que a pesar de que la
Unidad de Auditoría es nueva, y debería estar funcionando de manera optima, no tiene sus
procesos bajo el enfoque de un Sistema de Gestión de Calidad, ni ha adoptado un modelo que
sirva de patrón para que los procesos con que cuenta la misma sean más productivos.
Basado en los argumentos antes expuestos, surge la necesidad de implantar un sistema de
gestión de calidad, que optimice los procedimientos vitales de auditoría, lo cual permitirá a la
unidad la identificación de las debilidades y amenazas en sus procesos, con la finalidad de que
los funcionarios al frente de la misma, conozcan y utilicen la metodología y los principios de
la evaluación dentro del contexto de control en la auditoría interna, en consonancia con el
dinamismo del mundo moderno.
Es así como la Gobernación del Estado Falcón, en la nueva etapa de su mejora de los
procedimientos en la administración pública y en el ámbito de su competencia propone
implantar nuevos métodos, elementos, técnicas y una estructura para establecer un sistema
operativo de calidad. Además, es necesario indicar que para mantener el principio de la
eficiencia, eficacia, economía y transparencia se está abocando a buscar soporte que le
apalanque en la gestión de calidad e inicia el estudio a una de sus unidades de la
administración centralizada específicamente a la Unidad de Auditoría Interna del Ejecutivo
Regional.
22
En esta perspectiva en el contexto de la presente investigación se propone implementar un
Sistema de Gestión de Calidad, en función de optimizar los procedimientos en dicha unidad, lo
cual permitirá establecer lineamientos que apalanque la orientación de los procesos bajo el
sistema descrito, que sirva de soporte a la estructura organizativa, al recurso humano que
integran el equipo de la Unidad de Auditoría Interna del Ejecutivo Regional, que fortalezcan
sus procesos y dar apoyo a los entes sujetos a su control.
Importa señalar que la adopción de las Normas de Calidad en la Gestión, no sólo asegura
tener en la unidad un servicio que satisfagan los requerimientos de los clientes internos y
externos (Secretarias, Direcciones y Unidades), sino que también ayudará a mejorar
continuamente los procesos de prestación del servicio, disminuyendo costos orientados por la
deficiente calidad y el desperdicio del recurso. Es necesario destacar, que estas normas
motivan positivamente y crean en los auditores una conciencia de calidad, debido a que son
los auditores quienes coadyuvan a la calidad dentro de la unidad.
Fundamentándose en los argumentos antes presentados se formula el problema objeto de
estudio en el contexto de las siguientes interrogantes:
¿Cuáles son los lineamientos de la Administración Publica que se deben tomar en cuenta para
la implantación de un sistema de gestión de calidad en la Unidad de Auditoría Interna del
Ejecutivo Regional de la Gobernación del Estado Falcón?
¿Cuál es la situación actual de la Unidad de Auditoría del Ejecutivo Regional en relación con
los procesos de calidad?
¿Cuál es la metodología a utilizar en la implantación del sistema de gestión de calidad en la
Unidad de Auditoría Interna del Ejecutivo Regional de la Gobernación del Estado Falcón?
Importa señalar que en el marco de la presente investigación se determinará el modelo a
ser aplicado, en función de la debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades existentes, las
cuales se tomaran como referencia para proponer la implementación del sistema de gestión de
23
calidad en la Unidad de Auditoría Interna del Ejecutivo Regional del Estado Falcón, que
implica el presenta estudio.
1.2.- Objetivos de la Investigación
1.2.1.- Objetivo general
Proponer la implementación de un Sistema de Gestión de Calidad en la Unidad de
Auditoría Interna del Ejecutivo Regional de la Gobernación del Estado Falcón, con la
finalidad de tener todos sus procesos bajo control y proporcionar un producto oportuno que
agregue valor a la gobernación.
1.2.2.- Objetivos específicos
Diagnosticar la situación actual de la Unidad de Auditoría del Ejecutivo Regional con
relación a los procesos de calidad, a través de la elaboración de la matriz FODA.
Analizar los postulados teóricos de la Gestión de Calidad
Establecer la metodología a utilizar en la implementación del sistema de gestión de
calidad en la Unidad de Auditoría Interna del Ejecutivo Regional de la Gobernación del
Estado Falcón.
Efectuar el Estudio de Factibilidad de la propuesta.
Elaborar la propuesta, tomando en cuenta misión, visión y los objetivos de la Unidad de
Auditoría y políticas de calidad.
1.3.- Justificación de la Investigación
Como se comento en un principio la unidad de auditoría es de reciente creación y que la
24
mayoría de sus integrantes son profesionales recién egresados de las universidades y a pesar
que el equipo de trabajo elaboró sus manuales de procedimiento que le sirven de guía para la
elaboración de sus trabajo y darle cumplimiento a la ley, vio la necesidad de hacer las cosas
cada día mejor, de una forma metodologiíta y a un costo razonable, para ser mas competitivo y
estar en la vanguardia con los cambios de paradigma. Por lo tanto el desarrollo de la presente
investigación se justifica en razón de que permitirá presentar una propuesta orientada a
mejorar el sistema operativos existentes en la unidad de auditoría interna y a integrar aún más
los equipos de trabajo existentes, los auditores conocerán la importancia de un sistema de
gestión de calidad en la organización, una visión general de las organizaciones a las cuales
evalúan y asesoran, realizaran exámenes más profundo y exhaustivos para recomendar
cambios estructurales en los procedimientos, disminuyendo costos como consecuencia del la
incorporación de mejores procedimientos, satisfacción al cliente por un servicio más
oportuno, agregando valor a la gestión gubernamental, y en ese sentido servir de modelo
otras unidades que en la actualidad se están creando en toda la Administración Pública
Descentralizada, Alcaldías e Institutos Autónomo.
Otra razón que justifica la realización del presente trabajo se corresponde con la
importancia de implementar un sistema de gestión de calidad, la cual radica en el hecho de que
sirve de plataforma para el desarrollo de la organización, una serie de actividades, procesos y
procedimientos, encaminados a lograr que la característica del producto o del servicio cumpla
con los requisitos exigidos por los clientes.
Igualmente se justifica en función de que a través de los objetivos de la investigación se
permitirá encontrar un modelo específico para implantar un sistema de gestión de calidad en la
unidad de auditoría interna del Ejecutivo Regional. Además ayudará a mejorar en cuanto a la
eficiencia, eficacia, calidad y transparencia de las actividades y procedimientos que se llevan a
cabo por dicha unidad, para examinar, evaluar y asesorar a las organizaciones que sus
funciones están bajo la influencia del control fiscal.
25
1.4.- Delimitación
La realización de la presente investigación se delimita en cuanto al tema a analizar los
parámetros de la administración pública, a los efectos de implantar un Sistema de Gestión de
Calidad; en cuanto al tiempo se estima que la propuesta sea desarrollada en seis (06) meses;
por ultimo en cuanto al espacio geográfico se desarrolla en la Unidad de Auditoría Interna del
Ejecutivo Regional del Estado Falcón, la cual está ubicada geográficamente en el Palacio de
Gobierno, situado en la calle Garcés entre Ampíes y Federación de la ciudad de Santa Ana de
Coro.
Para el desarrollo de la presente investigación se clasifican los clientes de la siguiente
manera, clientes internos los cuales están constituido por el personal de auditoría que
conforman los equipos de trabajo, en virtud de que este es nuestro centro de análisis y los
clientes externos se corresponden con la secretarias, direcciones y unidades de la Gobernación
del Estado Falcón y que estén dentro su ámbito de control y básicamente esta orientada a los
cuatros procesos de auditoría, como lo son: planificación, ejecución, información y
seguimiento.
26
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
27
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
2.1.- Antecedentes de la Investigación
2.1.1.- Antecedentes Académicos
Los antecedentes de investigación que se presentan, son producto de una revisión
documental, en la que se seleccionaron, porque en su contenido se constata que tienen
vinculación con el tema objeto de estudio, de allí que las bases teóricas permiten obtener
planteamientos de determinados teóricos, y en el marco metodológico se verifica el tipo de
investigación, finalmente las conclusiones conllevan a considerar que la temática es relevante
y vigente.
En primer lugar, se estima conveniente destacar el aporte de Cham, Sonny, (2002), en su
trabajo de investigación, quien realizó un estudio enmarcado dentro de una investigación
documental que tiene como objetivo el análisis de las auditorías del sistema de gestión de
calidad basada en las normas ISO 9000, como una herramienta eficaz para asegurar la calidad
de una empresa.
Las conclusiones de ese estudio, resaltaron que la implantación de un sistema de de
gestión de calidad basado en las normas ISO es un reto significativo en la historia de la
empresa debido a que existe un compromiso visible y a largo plazo por parte de la dirección,
debido a que involucra a la organización en su totalidad ya que tiene un efecto sobre el trabajo
de todos los empleados, exige un profundo auto examen lo cual puede significar para los
clientes satisfacción, competitividad, operaciones internas más eficientes.
Por lo tanto, la utilidad de este antecedente en la presente investigación, consiste en que se
expone en este estudio una serie de fases que se tienen que cumplir para una buena
implantación, entre ella se tiene lograr la participación de la dirección, planear y organizar,
definir y analizar los procesos, elaborar los planes de calidad, diseñar los elementos del
28
sistema de de gestión de calidad, implementarlos, documentarlos, validarlos, de tal manera
que permitan examinar y evaluar los procedimientos, con el fin de garantizar la efectividad, la
eficiencia y la economía de los procesos llevados a cabo por la organización.
Rodríguez (2002) elaboró un Trabajo Especial de Grado titulado que tiene como objetivo
diseñar un Manual de Aseguramiento de la Calidad para el mejoramiento continuo en la
empresa Resacaven, con la finalidad de establecer procedimientos normativos que conlleven a
la optimización de los procesos que en la organización se ejecutan. Concluyó que el diseño de
un Manual es una herramienta de valor agregado para la empresa, con el cual se pretende
incorporar la excelencia en los procesos que se efectúan en la empresa. Como se observa, este
antecedente se vincula con la investigación y es útil al investigador porque se incorpora los
aspectos de mejoramiento continúo como base para la excelencia, para la obtención de
resultados eficientes en lo que respecta a la optimización de los recursos.
Urbina (2002), en un trabajo de grado cuyo objetivo de investigación estuvo referido a
proponer un Modelo de Gestión de la Calidad en la empresa Disluba Compañía Anónima,
determinándose que su finalidad era mantener esquemas de trabajos de alto rendimiento.
Dentro de las conclusiones resaltó la relevancia de disponer de la Gestión de la Calidad,
debido a que conlleva a la racionalización de los recursos humanos, materiales y financieros
sobre los cuales hay que dirigir los esfuerzos de administración eficiente y en los que es
necesario incorporar un mejoramiento continuo. También destacó a nivel de las conclusiones
referida a que un Modelo de Gestión de la Calidad orienta la toma de decisiones inherentes a
la implantación y seguimiento de procesos de trabajo de calidad, los cuales deben ser
mejorados continuamente en atención a la dinámica del entorno.
Como se puede constatar la principal utilidad del antecedente es la relevancia de la calidad
y fundamentalmente, en la incorporación de un enfoque de gestión que le permita incrementar
su eficiencia en el ámbito laboral, en el cual debe incorporarse a los diversos niveles
jerárquicos de la organización.
En el mismo orden de ideas, Romero (2002), en su investigación en la Universidad
29
Centro Occidental Lisandro Alvarado, cuyo objetivo fue la de proponer un modelo para la
utilización de la norma ISO – 9000 la cual establece los lineamientos para la implantación de
un sistema de calidad en cualquier tipo de empresa, ya sea estas, dedicadas al diseño,
desarrollo, fabricación, instalación y servicio se utilizará ISO – 9001, solo a la fabricación,
instalación y servicio ISO –9002, o a la inspección y ensayo final ISO 9003.
Además, en las conclusiones destacó la existencia de la norma ISO 1011, las cuales
plantea los lineamientos para auditar un sistema de calidad. Se plantea en el trabajo de
investigación los lineamientos para la realización de auditorías de sistemas de calidad
enmarcadas en las normas ISO 9000, la cual permitió la idea de presentar un programa de
auditoría que plantee los pasos a seguir en cada una de las áreas en las cuales las norma
indicadas son de importancia, a la hora de realizar una revisión en un sistema de calidad;
también propuso en ese mismo trabajo una de preguntas que puedan servir de guía a las
personas que realicen la auditoría e incluso presentar un modelo de informe de resultado
en base a la exigencias del ente regulador.
En el marco referencial de las ideas precedentes, se constata o pone en evidencia que la
utilidad de este antecedente para el estudio, consiste en el abordaje metodológico y las
conclusiones obtenidas, donde se comprobó la importancia de establecer la formalidad de un
proceso de auditoria bajo el enfoque de calidad, en virtud que se puede atender los criterios de
vigencia y relevancia ante las necesidades que se detecten en el entorno organizacional.
2.1.2.- Antecedentes de la Organización
La Unidad de Auditoría Interna fue creada a finales del 2002, como se observa, es de
reciente creación y la unidad no tiene un antecedente histórico que comentar; lo que se
pretende es implantar un sistema de gestión de calidad en la unidad, con la finalidad de tener
los procesos bajo un control de gestión y con una productividad deseable, y obtener un
producto de calidad que agregue valor y a un precio bajo.
30
Es importante señalar que, por ser una unidad que apenas esta empezando sus operaciones,
lo que es una ventaja para un cambio planeado donde la resistencia al cambio es menor, se
espera iniciar los procesos con todos los beneficios y aportes de la alta gerencia para su
adecuada implantación. Esto permite que la propuesta se convierta en un modelo de
organización líder en gestión de calidad, en la que se cuenta con el apoyo de la máxima
autoridad del estado.
Es por ello que, el jefe de la unidad y el personal que la conforman, están en la disposición
de adoptar el sistema de gestión de calidad y, se tiene la convicción de la necesidad y del
compromiso de llevar adelante, e involucrándose en cada uno de las fases del proceso en
general; este recurso humano se ocupará de planificar y dirigir las acciones que se deben
emprender.
Dentro de esta perspectiva, la unidad de auditoria es de apoyo y generadora de economía,
por lo que sus integrantes asumen el reto de la eliminación del retrazo del trabajo y los
desperdicios, y enfilar sus procesos bajo la gestión de calidad, debido a que se cuenta con
todo el apoyo de los más altos niveles gubernamentales regionales. Tomándose como base o
punto de partida que la unidad tiene elaborados todos sus manuales de funcionamiento
actualizados y aprobados como lo establece el marco legal.
En lo esencial, la unidad cuenta en la actualidad con un equipo de trabajo multidisciplinario en
su mayoría (60%) profesionales universitarios del cuarto nivel, y desarrollado en el área de
control fiscal, por tal motivo, la unidad está en la capacidad de realizar auditorías del tipo
financiero, operacional, técnico, y de gestión. La unidad cuenta con cuatro áreas de trabajo:
Área Financieras;
Área Administrativa/ Operacional/ Técnica;
Área Gestión/ Sistema de gestión de Calidad;
Área Jurídica.
31
2.2.- Bases Teóricas
2.2.1.- Paradigma de la Gestión de Calidad
El desarrollo de la presente investigación sobre la Implantación de un Sistema de Gestión
de Calidad en la Unidad de Auditoría Interna del Ejecutivo Regional de la Gobernación del
Estado Falcón, se sustenta teóricamente en primera instancia en los postulados o conjunto de
principios que integran el paradigma gerencial, el cual combina los principios del paradigma
de la gestión de calidad, para lo cual es necesario identificar también sus principales
postulados y exponentes.
En efecto, respecto al tema de la calidad, hay que destacar que, aunque la
conceptualización de los métodos y su tratamiento científico se inició en Estados Unidos,
fueron los Japoneses los primeros en adoptarla como instrumento de gestión en diversos
productos y servicios, lo que le valió al Japón conquistar el liderazgo en importantes sectores
durante la segunda mitad del siglo XX, (Guajardo, 1996).
Importa señalar que esta nueva ola de conocimientos sobre la administración de la calidad
fue descubierta como el arma estratégica que daría al Japón, la competitividad necesaria para
conquistar los mercados mundiales. Es así como los especialistas en calidad aconsejaron
orientar los esfuerzos de calidad hacia el desarrollo de la capacidad de los procesos para dar
variedad a los productos ofrecidos, sin elevar los costos. Los japoneses prestaron especial
atención a esta oportunidad e impulsaron las investigaciones de mercado a través de encuestas,
entrevistas y pruebas con consumidores. La información obtenida les permitió diferenciar sus
servicios.
De esta forma, los estudios y la investigación de la satisfacción del cliente pasaron a ser
parte significativa de los programas de calidad y marcaron un cambio importante en el “el
enfoque al cliente”. Así se consolida el principio de la calidad como atributo relativo que un
cliente le da a un servicio, con base en la capacidad de éste para satisfacer sus necesidades. La
importancia que adquiere este principio como elemento de gestión a partir de los años
32
cincuenta, se debe al impulso de varios especialistas que presentarán diversas propuestas para
consolidar la calidad como herramienta estratégica.
Uniendo, tanto el paradigma de la nueva gestión pública como el paradigma de la gestión
de calidad parten de la preocupación por encontrar bases duraderas para fortalecer la
competitividad y la eficiencia de las empresas e instituciones dentro de un nuevo contexto de
competitividad, de consumo y de reconocimiento de la calidad como principio catalizador de
la demanda, así como del reconocimiento social, y legitimidad gubernamental.
En efecto, se pretende comprender que a partir de este punto, las preferencias de los
clientes se inclinarán hacia el servicio que contenga dentro de sus características la mayor
cantidad de valores agregados, que permitan que la empresa se desempeñe con mayor
dinamismo, proceso que al practicarlo constantemente, se le conoce con el nombre de:
mejoramiento continua.
El término calidad ha evolucionado a lo largo del tiempo, esto indica que se ha
perfeccionado en la medida que las necesidades del entorno organizacional lo requieran, a
continuación se presenta una recopilación de los términos o acepciones que permiten definir
a la calidad, según varios autores especialistas en la materia. Al respecto La Asociación
Alemana de la Calidad, DGQ, (2000) la caracteriza de la siguiente manera:
Consiste en la constitución, con la cual la mercadería satisface el empleo previsto; por otra parte el Instituto Alemán para la Normalización (2001, p.34) señala que se trata del conjunto de propiedades y características de un producto o servicio, que confiere su aptitud para satisfacer las necesidades dadas.
Como puede observarse, las definiciones suministradas señalan un aspecto en común y es
la satisfacción de necesidades, obviamente que ésta satisfacción está referida al cliente de
cualquier organización que busca obtener un servicio.
Dentro de este orden de ideas, es necesario citar al Instituto Centroamericano de
Investigación y Tecnología Industrial – Comisión Panamericana de Normas Técnicas –
Organización Internacional de Normalización ICAITI – COPANT – ISO 8402, (2000) el cual
33
explica que “la calidad es la totalidad de las características de una entidad que le confieren la
aptitud para satisfacer las necesidades establecidas y las implícitas” (2000, p. 41).
Por lo tanto, es necesario acotar que con mucha frecuencia se vincula el término calidad
con la definición de excelencia; al respecto, la calidad es una característica absoluta y muy
difícil de lograr, pero como concepto práctico, ésta se convierte en un obstáculo para el
habitual desenvolvimiento de las organizaciones. Con base en las definiciones anteriores, la
calidad se relaciona más bien con las exigencias de los clientes con respecto a la satisfacción
de sus necesidades o exigencias.
Por su parte el FIM Productividad (2000, p. 16), sostiene que “las necesidades son el
conjunto de todas las características de un producto o servicio que tengan importancia para el
cliente” en este sentido se puede interpretar que algunas de las características señaladas
pueden ser implícitas e inherentes sin que el cliente las exija de manera explícita, pero de
todas formas son vitales. Asimismo se tiene que los componentes que forman las necesidades
de los clientes en torno a un servicio determinado son: la calidad, el costo y el tiempo de
entrega o la rapidez con que un servicio es suministrado. Cada componente se vincula uno con
otro formando factores integrados cuyas componentes son, muchas veces, implícitas.
Las necesidades de los clientes de una organización deben ser identificadas y definidas,
estas necesidades pueden cambiar con el tiempo, y son explicadas por Armstrong (2001) en
términos de seguridad, utilidad, viabilidad, versatilidad, compatibilidad con otros productos,
confiabilidad, mantenibilidad, bajo costo, impacto ambiental y otras características deseadas.
En consecuencia, las organizaciones deben satisfacer las necesidades del cliente y al
mismo tiempo efectuar sus procesos en forma eficiente a un costo mínimo sin verse tentadas a
disminuir la calidad de sus servicios con la esperanza que los usuarios de sus servicios no se
percaten de ello, pero tarde o temprano lo harán y esto implicará inevitablemente incurrir en
los costos de la no–calidad.
Dentro de este marco general, el concepto de Calidad tiene varios autores, entre los más
34
destacados se tiene: Deming (2002, p.75), para quien la calidad no es otra cosa que "Una serie
de cuestionamiento hacia una mejora continua "; Juran (2002, p. 661) la calidad es "La
adecuación para el uso satisfaciendo las necesidades del cliente "; Ishikawa (2006, p.21),
quien define a la calidad como: "Desarrollar, diseñar, manufacturar y mantener un producto de
calidad que sea el más económico, ser útil y siempre satisfactorio para el consumidor "; y
Picolo, (2001, p.82), Director General de Hewlett Packard: quien la define no como un
concepto aislado, ni que se logra de un día para otro, “sino como aquello que descansa en
fuertes valores que se presentan en el medio ambiente, así como en otros que se adquieren con
esfuerzos y disciplina”.
En atención a las ideas precedentes, puede señalarse de acuerdo con González, (2006,
p.12) se tiene que la calidad es un proceso de mejoramiento continuo, donde todas las áreas
de la empresa participan activamente en el desarrollo de productos y servicios, que satisfagan
las necesidades del cliente, logrando con ello mayor productividad. Según el autor antes
citado, los principios fundamentales de este sistema de gestión de calidad son los siguientes:
-Consecución de la plena satisfacción de las necesidades y expectativas del cliente
(interno y externo).
-Desarrollo de un proceso de mejora continua en todas las actividades y procesos
llevados a cabo en la empresa (implantar la mejora continua tiene un principio pero no
un fin).
-Total compromiso de la dirección y un liderazgo activo de todo el equipo directivo.
-Participación de todos los miembros de la organización y fomento del trabajo en equipo
hacia una Gestión de Calidad Total.
-Involucrar al proveedor en el sistema de Calidad Total de la empresa, dado el
fundamental papel de éste en la consecución de la Calidad en la empresa.
-Identificación y gestión de los procesos clave de la organización, superando las barreras
departamentales y estructurales que esconden dichos procesos.
-Toma de decisiones de gestión basada en datos y hechos objetivos sobre gestión basada
en la intuición. Dominio del manejo de la información.
35
En consecuencia, cabe subrayar que la filosofía de la Calidad Total, proporciona una
concepción global que fomenta la Mejora Continua de la organización e implica la
participación de todos sus miembros, centrándose en la satisfacción tanto del cliente interno
como del externo. En este sentido según el autor antes citado, el cual define esta filosofía del
siguiente modo:
Gestión (el cuerpo directivo está totalmente comprometido) de la Calidad (los requerimientos del cliente son comprendidos y asumidos exactamente) Total (todo miembro de la organización está involucrado, incluso el cliente y el proveedor, cuando esto sea posible). (2006, p. 21).
Basado en lo expuesto anteriormente se tiene que la Calidad total, constituye una estrategia
que busca garantizar, a largo plazo, la supervivencia, el crecimiento y la rentabilidad de una
organización; optimizando su competitividad, mediante: el aseguramiento permanente de la
satisfacción de los clientes y la eliminación de todo tipo de desperdicios. Esto se logra con la
participación activa de todo el personal, bajo nuevos estilos de liderazgo; siendo la estrategia
que bien aplicada, responde a la necesidad de transformar los productos, servicios, procesos
estructuras y cultura de las empresas, para asegurar su futuro.
Por lo tanto, una organización, institución y/o empresa para ser competitiva a largo plazo y
lograr la sobrevivencia, necesitará prepararse con un enfoque global, es decir, adaptar los
parámetros y lineamentos no solo de los mercados regionales y nacionales, sino también de los
mercados internacionales, dentro del contexto de la llamada “globalización”. Pues ser
excelente en el ámbito local ya no es suficiente; para sobrevivir en el mundo competitivo
actual, es necesario serlo en el escenario mundial.
Enfoque de Calidad Total
Otro postulados teóricos que sustentan el desarrollo de la presente investigación se
corresponde con el Enfoque de Calidad Total, en cuyo contexto Abreu (2007) expresa que un
sistema de gestión de calidad total, es un asunto muy complejo, ya que su dimensión más
importante se basa en su filosofía de gestión, definida por una serie de principios. Por esta
36
razón los modelos de la implementación de gestión de calidad propuesta son múltiples, puesto
que se habla más de una filosofía que de una técnica.
Importa señalar sin embargo, que ello no impide que a pesar de la amplia variedad de
modelos de implantación propuestos y de las exigencias de factores de contingencia que
modifican el referido proceso, se puedan extraer una serie de fases comunes que conforman un
proceso de implementación característico o típico de la gestión de calidad total.
De acuerdo con el autor antes citado se tiene que las fases de la implementación de un
Sistema de Gestión de Calidad, son las siguientes:
Primera Fase:
Según el referido autor, la primera fase implica la “toma de conciencia, formación y
compromiso de la dirección”. Esta fase consiste, en la puesta en práctica del liderazgo y
compromiso de la dirección con la calidad, lo cual tiene dos puntos claves que son: La toma de
conciencia de la dirección en la importancia del sistema de gestión de calidad, que implica la
necesidad de asumir el compromiso de su implementación, y la necesidad de formación para
los miembros de la a fin de que se disponga de las herramientas conceptuales para comprender
todos los aspectos relevantes de la calidad, y esto posibilite un compromiso real con la
implementación del sistema.
Segunda Fase:
La segunda fase implica el “diseño de sistema de objetivos”. Es un sistema que adquiere
coherencia y relevancia si está integrado en la estrategia global de la empresa y en su
propósito estratégico, y suele incluir como objetivos más relevantes a la satisfacción del
cliente y de otros grupos de interés.
Tercera Fase:
Por ultimo se tiene que la tercera fase compromete: planificación, organización y control
del sistema de gestión de calidad. En esta fase, además de dar contenido y forma operativa a
cada uno de los ítems mencionados, ha de llevarse a cabo el correcto encaje y la articulación
entre los mismos, debiendo destacarse:
37
a) La necesidad de diseñar y construir cada uno de ellos de tal modo que faciliten el
cumplimiento de los principios de calidad;
b) El hecho de que los diferentes ítems o dimensiones de la implantación en esta fase ha
de ser construido de forma simultanea;
c) Que cada uno de esos ítems es una pieza que deberá encajar en mecanismo global.
En cuanto a los Principios del sistema de gestión de calidad, Abreu (2007) expresa que
constituyen una caracterización más amplia del sistema de gestión de calidad, puede afirmarse
que este enfoque se basa en una serie de principios que, de forma explícita o implícita, están
presentes en su teoría o en su forma de aplicación, con respecto a estos principios debemos
subrayar dos aspectos.
1. Que el grado de intensidad con que se debe aplicar cada uno de ellos dependerá de las
circunstancias particulares que condiciona a cada empresa y de la forma en que esta es
dirigida.
2. Que este conjunto de principios forman un sistema.
En este orden de ideas se tiene que en los principios que se van a exponer a continuación,
cabe distinguir entre aquellos que tradicionalmente forman el sustrato más básico y específico
del enfoque de la gestión de calidad y los que adicionalmente incorporaremos en el presente
trabajo por considerarlos necesarios para preservar la coherencia y efectividad de la aplicación
de este enfoque.
Principios Específicos. Son aquellos que tradicionalmente forman el sustrato más
básico de los enfoques de la gestión de la calidad.
En esta perspectiva se tiene según el referido autor que la importancia de los principios
específicos para el sistema de gestión de la calidad pueden ser identificados, definidos y
caracterizados en función de la aplicación que se haga de estos principios por parte de la
dirección. No puede ser por tanto caracterizada como un sistema de gestión de calidad un tipo
de dirección que conlleve una aplicación muy parcial de estos principios. Los Principios
Específicos son:
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1. Atención a la satisfacción del cliente: Aquí el énfasis principal se pone en el resultado que
el producto o servicio obtiene en el mercado; en la satisfacción del cliente o la adaptación de
sus deseos y necesidades.
2. Liderazgo y compromiso de la dirección con calidad: En este enfoque es indispensable,
una fuerte implicación y compromiso de la alta dirección en la implantación del sistema de
calidad. Aquí no es suficiente que los directivos reciben entrenamientos específicos en el área
de la calidad, es necesario que se transformen en verdaderos propulsores y líderes de
proyectos.
En este sentido se tiene que el liderazgo y el compromiso de la dirección es un principio
motor, de cuyo nivel de cumplimiento se derivarán consecuencias para el desarrollo de otros
principios.
3. Participación y compromiso de los miembros de la organización: En el enfoque del
sistema de gestión de la calidad se requiere también implicación, participación y compromiso
con la tarea de los miembros de la organización. Este principio es uno de los más importantes
sobre los que se sustenta el sistema de gestión de la calidad, que como hemos visto
anteriormente, se caracteriza por la atención a las personas y supone que los directivos y
empleados, sea cual sea su nivel jerárquico, van a estar bien informados de los objetivos y
políticas desarrollada por la empresa en materia de calidad.
4. Cambio Cultural: Frecuentemente existen necesidades de cambios culturales en la
empresa, para poder iniciar el camino del compromiso y la cooperación que permita la
implantación del sistema de gestión de calidad.
5. Cooperación en ámbito interno de la empresa: La cooperación es una de las
características más necesarias para aquellas organizaciones en la que se implementa la gestión
de calidad. Para que exista cooperación es necesario niveles suficientes de participación y
compromiso y de relaciones de confianza que se apoyen en un liderazgo claro de la dirección.
La cooperación interna depende en gran medida de un clima organizativo en el que
predominan las relaciones de confianza.
6. Trabajo en equipo: Esta forma de organizar el trabajo facilita la participación de los
miembros de la organización en la resolución efectiva de los problemas.
39
En lo que se refiere a los distintos tipos de equipos de trabajo que podemos observar, la
realidad nos muestra un panorama heterogénico. Si bien a principios de los 80 los grupos de
trabajos más aplicados eran los conocidos círculos de calidad, en la actualidad hay una gran
diversidad de equipos, y cada empresa que implanta un sistema con un enfoque del sistema del
gestión de calidad bautiza con un nombre particular los equipos que pone en marcha.
7. Cooperación con cliente y proveedores: Se refiere al clima de cooperación que requiere el
funcionamiento de equipo de trabajo. La generalización de la cooperación en el ámbito interno
facilita la cooperación en el ámbito externo.
8. Formación: Es la necesidad de que tanto los empleados como los directivos reciban la
suficiente formación y adiestramiento y está estrechamente relacionada con la implantación de
un sistema de gestión de calidad.
9. Gestión de procesos: La orientación hacia los procesos del sistema de gestión de calidad
es importante, se parte del principio de que la forma más efectiva de obtener buenos productos
y servicios es actuando sobre los procesos que posibilitan su obtención.
En lo esencial, para adoptar con éxito esta filosofía de gestión de calidad, es necesario que
la unidad ponga en práctica un proceso de mejoramiento permanente, basado en el
entrenamiento y contratación de persona que le sirva de guía en la implementación de la
gestión de calidad. El proceso de adaptación debe contar con el respaldo de la alta gerencia y
que esta facilite los medios necesarios para la incorporación de personas que muestren
aptitudes y actitudes compatibles con el cambio que se propone. Para esto el proceso de
selección no solo debe limitarse a identificar habilidades especificas y evaluar conocimientos
técnicos y experiencia que se exigen para un determinado puesto, sino a encontrar personas
con capacidad creativa y de liderazgo, polivalencia para desempeñar más de una función,
habilidad para trabajar en equipo, habilidad para comunicarse e interrelacionarse y capacidad
para mejorar, entre otros.
Dentro de este orden de ideas, es necesario que la unidad estructure adecuadamente su
plan y programa de capacitación en gestión de calidad, destinado a todos los niveles de la
organización, cuyos objetivos deben guardar correspondencia con los programas, metas y
objetivos de la Gobernación.
40
Además, Herzberg (2001), refiere que se debe efectuar la creación de un ambiente
propicio, para que las personas lo adopten, es preciso crear las condiciones que eviten la
desmotivación y faciliten la realización del trabajo. Por lo tanto, es necesario por un lado
mejorar físicamente el ambiente de trabajo eliminando todos los demás factores que causan
desmotivación como los que refiere.
Es importante señalar que dentro de la de gestión calidad, es necesaria la participación de
un equipo de personas con una misión y objetivo común que trabaja coordinadamente con la
participación de todos los miembros bajo la dirección de un líder para la consecución de los
intereses colectivos, Juran (2002, p. 81).
Es por ello que la misión de un equipo de trabajo no se debe limitar a una tarea especifica,
también se refiriere a objetivos generales como el mejoramiento o simplificación de un
proceso completo o desarrollo de nuevos procesos que optimicen el recurso tanto económico
como humano.
El trabajo en equipo en todos los niveles de la organización implica que las personas basen
sus relaciones en la confianza y el apoyo mutuo, la comunicación espontánea, la comprensión
y la identificación con los objetivos de la unidad. El trabajo en equipo requiere habilidades
para comunicar, colaborar, entenderse y pensar con los demás para ello es que se establece el
plan de entrenamiento en gestión de calidad.
Cuando se da el verdadero trabajo en equipo se puede observar los siguientes
comportamientos: Se ofrece ayuda a los compañeros sin que estos lo soliciten, se solicita ideas
a otros dándoles el crédito y reconocimiento., se trabaja conjuntamente en la mejora de las
actividades, simplificar los procesos y solucionar los problemas, se acepta sugerencias y se
realiza críticas constructivas, se fomenta la búsqueda de mejores ideas y aumenta el
compromiso de todo el personal para ponerlo en practica. Se genera identificación de las
personas con los principios, valores e intereses de la organización y prelación de los objetivos
colectivos sobre los individuales.
41
Igualmente, otros comportamientos favorables del trabajo en equipo es que genera
colaboración, confianza y solidaridad entre compañeros, desarrolla habilidades
multifuncionales, facilita la delegación de autoridad y autonomía, elimina controles
innecesarios, reduce los procesos y correcciones, facilita la capacitación en las metodologías y
técnicas para el mejoramiento de la gestión de calidad y la productividad, elimina barreras
interfuncionales y promueve la retroalimentación y soporte entre personas que manejan
distintas disciplinas.
2.2.2.- Calidad de Gestión y su Enfoque en los clientes
Una segunda referencia teórica que se toma a los efectos de sustentar la presenta
investigación se corresponde con la identificación de los clientes internos que en nuestro caso
son los auditores y los clientes externos los cuales están constituido por las distintas
secretarias, unidades y direcciones que pertenecen al ámbito de control fiscal de la unidad de
auditoría, por ello debemos inicialmente averiguar cuales son sus necesidades en referencia
con el control interno y los procesos que ellos manejan, partir de allí crear las actividades por
atender sus necesidades y satisfacer sus expectativas. Elevar permanentemente en todos los
casos el nivel de satisfacción para conseguir su credibilidad y confianza, la que debe medirse
en términos de como los clientes vuelven a solicitar el servicios de la unidad de auditoría.
En efecto, para satisfacer a los clientes no basta con eliminar los motivos de insatisfacción
o de quejas, “es necesario asumir una actitud proactiva que conduzca a identificar los atributos
de calidad que tienen impacto en la satisfacción y deleitan a sus clientes”. Juran (2002, p. 118)
Importa significar que estos atributos deben ser incluidos en el producto (informe de
auditoría), servicios prestado, y en todas las interacciones con ellos. Los clientes deben
percibir que los productos y servicios que adquieren hay una relación de Costo - Beneficio
que les resulta favorable porque con las recomendaciones emitidas por la unidad, ellos
mejoran sus procesos. Un primer aspecto para un enfoque al cliente consiste en definir y
difundir la misión y visión de la unidad orientada a la satisfacción de los clientes. El enfoque
42
a los clientes va a definir las políticas de calidad y estas deben guiar las relaciones con los
mismo.
En la actualidad, los especialistas recomiendan tener en cuenta los siguientes aspectos:
• Despliegue de los requerimientos a las áreas involucradas.
• Información proporcionada a los clientes con respecto a los productos y
servicios y la forma de relacionarse con la organización.
• Facilidades para que el cliente exprese sus sugerencias, quejas y
reclamos.
• Atención de las quejas.
• Medición de la satisfacción de los clientes.
• Garantías, entre otros. Albrecht (2004, p. 92).
Es así como, después de establecerse por escrito la misión, visión, valores y políticas de la
unidad y estas relacionadas con los clientes internos, se debe difundir y explicar
adecuadamente a los clientes externos. Esta labor debe hacerse en el proceso de inducción del
personal nuevo, en las acciones de capacitación, en las relaciones jefe-subordinado, en las
reuniones de trabajo, en los puestos de trabajo, en las reuniones de apertura y cierre de las
auditoría entre otros. Pero lo más importante es asegurar su aplicación.
Para satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes tanto externos como internos
es necesario conocerlos plenamente. Este conocimiento implica principalmente:
• Identificación y segmentación de los clientes
• Identificación de los atributos de calidad de los productos (informe) para los
clientes.
• Lograr la conformidad de dichos atributos por los clientes
• Obtener de ellos sus apreciaciones del desempeño de la unidad de auditoría.
Para que ello se de es necesidad segmentar a los clientes, identificar sus necesidades y
43
expectativas presentes y futuras. También es necesario identificar el grado de satisfacción de
los clientes con los trabajos realizados por la unidad de auditorìa en comparación con otros
trabajos realizados por empresas externas e incluso por la Contraloría General de Estado
Falcón ; para lo cual debe recurrirse a la técnica del Benchmarking.
Por otro lado la unidad debe contar con un sistema eficaz que le permita conocer además
de los aspectos negativos en relación con la gestión de calidad, los atributos de calidad que
verdaderamente lo satisfacen, es decir aspectos positivos de la gestión de calidad. Esto
significa saber escuchar la voz del cliente.
Para ello se puede hacer uso combinado de diferentes técnicas como las entrevistas,
sesiones de Grupo Foco (grupos de clientes con características similares), encuestas de
satisfacción de los clientes (telefónicas o visitándolo), observaciones del cliente cuando usa el
producto, observaciones recibidas del personal de servicio de soporte, estudios de mercado ver
que están haciendo otras unidades de auditoría para mejor su producto, análisis de quejas,
reclamos y sugerencias tanto de los clientes interno como los externos. Como se puede inferir,
los estudios para conocer la voz de los clientes no deben llevarse a cabo en forma aislada o
esporádica, sino que debe responder a acciones planificadas y sistemáticas. Todo esto
permitirá conocer los atributos de la gestión de calidad que son importantes para sus clientes,
las calificaciones dadas a la unidad por los clientes.
Es por ello que, con la información proporcionada por los clientes, en todos sus aspectos,
la unidad estará en condiciones de planificar la calidad de sus informes y servicios. Este
proceso consiste en coordinar y establecer todo lo que hay que hacer para lograr la satisfacción
de los clientes.
Al respecto el Juran (2002), señala que este proceso establece las metas para la calidad,
desarrolla los medios para alcanzarlas. Agrega que la planificación para la calidad consiste en
un conjunto de pasos bastante estandarizados que se resume en los siguientes:
1. Identificar los clientes tanto externos como internos.
2. Determinar las necesidades de los clientes.
44
3. Desarrollar las características de los productos en relación con las
necesidades de los clientes.
4. Establecer metas para las características de estos productos y desarrollar un
proceso para cumplir la meta de los productos.
5. Comprobar que el proceso es capaz de funcionar en condiciones operativas.
(Idem. p.118)
2.2.3.- El proceso de control de calidad en las organizaciones
La calidad es un proceso que debe contener una fase de control, y en este sentido
Armstrong (2001), explica que el control de calidad hace referencia al cúmulo de técnicas y
actividades de carácter operativo que se utilizan para el cumplimiento de los niveles de calidad
requeridos. Estas técnicas y operaciones permiten dirigir un proceso y eliminar otro, gracias a
su detección mediante una inspección, las desviaciones que puedan producirse con relación a
los niveles de calidad esperados.
En esta perspectiva se tiene que es importante subrayar la innegable vinculación entre control de calidad y productividad; por ello, las políticas de la empresa deben implicarse en el logro de los objetivos de calidad marcados. Dentro de este entorno, la figura del supervisor es esencial debido a que es la persona más cercana al trabajador y por ello quien más influencia puede tener sobre él. Es por tanto imprescindible que el supervisor sea consciente de su importancia a la hora de conseguir un control de gestión de calidad.
Todos los niveles de la unidad tienen responsabilidades en el campo de la calidad. La alta
dirección es responsable de estimular al más alto nivel los esfuerzos para conseguir los
objetivos de la gestión de calidad. La función de control de calidad es la encargada de ofrecer
las garantías de calidad y de coordinar y controlar los esfuerzos encaminados a la consecución
de la gestión de calidad.
Etapas esenciales del control de calidad
El proceso del sistema de gestión de calidad contiene el control de calidad. Este proceso se estructura por varias etapas que van integrando a las anteriores hasta constituir la denominada calidad total, que confirma lo descrito anteriormente: Involucrar a todos los componentes de la
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unida, motivándolos para la consecución de los objetivos de calidad propuesto.
Las etapas guardan un orden lógico y secuencial, y determinan una metodología del sistema de gestión de la calidad, a continuación se especifican:
1. Control de calidad: Conjunto de operaciones, técnicas y procedimientos de
los que se sirve la dirección para canalizar, supervisar y controlar las
distintas etapas necesarias para la elaboración de un producto de la calidad
requerida.
2. Aseguramiento de la calidad: Conjunto de acciones planificadas y
sistemáticas que forman parte del sistema de la calidad de la empresa u
organización y que tienen como misión el proporcionar la confianza de que
la organización cumplirá con los requisitos de calidad.
3. Sistema de calidad: Es la estructura organizativa, métodos, procesos y
recursos necesarios, para llevar a cabo la gestión de la calidad. Abarca todas
las medidas tomadas en lo referente a calidad dentro de una empresa y a lo
largo del ciclo de vida de un producto.
4. Gestión de la calidad: Conjunto de actividades que la dirección de la
empresa determina para establecer una política de la calidad: Objetivos de
calidad, requerimientos de calidad, delimitar las responsabilidades, entre
otros.
Dentro de este contexto se tiene que el sistema de gestión de calidad se aplica en todas las fases de un proceso y se extiende a todos los componentes de la organización; debe tenerse en consideración elementos como: satisfacción del cliente, fomentar la participación de todo el colectivo, proceder a la formación del personal e informarle de su trabajo, la mejora de los costos y de la calidad deben ir unidas.
Importa señalar igualmente que el sistema de gestión de la calidad, con frecuencia
denominada también calidad total, es una extensión del concepto anterior en cuanto propone el
compromiso de todos los miembros de la organización en la mejora de los niveles de calidad.
Las características que definen este concepto de calidad total son las siguientes:
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- Es un compromiso indelegable de la dirección de la entidad.
- Busca una mejora cuantificada y planificada de la calidad en todas las
actividades de la empresa, se trata de buscar calidad en la gestión global.
- Prevenir es vital, hay que realizar las cosas bien a la primera y anticiparse a
los problemas actuando incluso donde todavía no se han producido.
- Además de la satisfacción del cliente, su objetivo básico es mejorar la
competitividad y aumentar el beneficio económico.
- Cobra importancia el concepto de cliente interno, según el cual cada área de la
empresa debe considerar al resto con las que mantiene relación como si
fueran un cliente externo, tratando de satisfacer todas sus necesidades. La
comunicación es un factor importante.
- El factor humano es el elemento fundamental y a partir de su formación,
motivación, participación y aportaciones se estructura la mejora de la calidad,
busca la satisfacción de los clientes, trabajadores y clientes internos.
- Se supervisa mediante el autocontrol, la confianza y el asumir un compromiso
común.
- Imprime valor agregado a las diversas funciones y procesos que el recurso
humano debe efectuar en el contexto laboral.
2.2.4.- Sistema de gestión de calidad
La calidad es una forma de trabajar, individualmente o grupalmente, que integre la
decisión de servicio al prójimo o al cliente, con la decisión de poner en acción todo potencial
humano (conocimiento, emoción, voluntad), logrando así acrecentar la permanencia en el
mercado con base en el aumento de la productividad. Uniendo dos conceptos sistema y
gestión, se puede definir que es la forma como las organizaciones realizan su gestión asociada
con la calidad, con el fin de cumplir con los objetivos y requisitos de sus usuarios, buscando
las mejoras continuas conjugada con la pertinencia y el impacto, pues no se puede concebir
una unidad, organización o departamento de calidad que no sea pertinente su entorno social.
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El sistema de gestión de calidad, es la estructura organizacional, las responsabilidades, los
procedimientos, procesos y recursos que se requieren para la gestión de calidad. Las Normas
Contractuales establecen exigencias con respecto a la documentación del sistema de gestión
de calidad.
2.2.5.- Implementación de un modelo de gestión de calidad
2.2.5.1.- Implementación de la norma
La implantación de la norma de calidad requiere básicamente el acondicionamiento de los
procesos de la unidad a los requerimientos de la norma, la documentación de dichos procesos
en procedimientos como de las responsabilidades y registros a generar. Numerosos expertos
han demostrado que la mejor forma de implementar la norma consiste en:
-Selección de la norma contractual de lo que corresponde implementar
-Capacitar al personal a cargo de la implementación
-Sensibilizar a la organización al cambio cultural que se busca.
-Determinar aquellos elementos que la norma exige y no están presentes en los
procesos.
-Levantar los procesos existentes de la unidad
-Rediseñar los procesos para que cumplan las exigencias de la norma.
-Documentar los procesos y definiciones exigidas por la norma.
-Asegurar que se cumplen los procesos definidos a través de auditorías
periódicas.
-Certificación de la unidad por el órgano competente.
2.2.5.2.- Metodología en el proceso
Entre las actividades a realizar, se pueden destacar las siguientes:
48
a. Diagnóstico de la situación actual
a.1. Análisis de los mapas de proceso de la unidad de auditoría, así como los
procesos claves o medulares.
a.2. Obtención de información base (consulta de documentación y registros).
a.3. Evaluación y planificación de las unidades.
b.1. Reingeniería de procesos establecidos
Es el establecimiento de proceso de mejoras continuas y definición de indicadores, para
ello se utiliza lo siguiente:
b.2. Mapas de proceso e identificación de los procesos claves.
b.3. Desarrollo de la visión de los nuevos procesos.
b.4. Reingeniería de los procesos.
b.5. Diseño y prueba de los nuevos procesos.
b.6. Mejoras continuas.
c. Desarrollo e implementación del sistema de gestión de calidad
c.1 Definición de los procesos, política de calidad, objetivos e indicadores.
c.2 Creación de una base de documentación basada en procedimientos.
c.3 Elaboración de un manual de calidad.
c.4 Ayuda técnica en la implementación de los nuevos requisitos de la norma ISO 9001:
2000 (enfoque a proceso satisfacción del cliente).
d. Auditoría del sistema de gestión de calidad.
d.1 Realización de una auditoría interna al sistema de gestión de calidad.
d.2 Colaboración en la selección de Certificación apropiada.
d.3 Apoyo técnico en la auditoría de certificación.
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d.4 Colaboración en la revisión y toma de acciones, sobre el resultado de la auditoria de
certificación (Plan de acción correctivo).
d. 5. Seguimiento y control del trabajo en proceso.
Por lo general, se habla de operación que son supervisados a través de auditoría de calidad.
Adicionalmente, es conveniente incluir una etapa inicial de capacitación, tanto de aquellos que
operarán el sistema de gestión de calidad, como del personal que trabajará bajo este esquema.
Para Facilitar el avance del trabajo, se llevará un control de las actividades a realizar donde se
indicará el responsable de la actividad, la fecha del inicio y finalización, así como un
estimado del avance.
Además se llevará un listado de las tareas a desarrollar en cada paso. Se utilizará un
formato donde se anote el nombre del responsable de la implementación paso a paso hasta
cumplir su completa implementación, se tomarán en cuenta las normas de seguridad para
poder identificar y eliminar las condiciones inseguras que puedan existir en el área física y los
riesgos que se pudieran generales como producto de la implementación. Se propone llevar un
control de costo, el cual va a permitir identificar y cuantificar de los desperdicios al igual que
los invertidos en acciones preventivas.
2.2.6.- Beneficios de la implantación del Sistema de Gestión de Calidad
Una vez desarrollado la reingeniería con importantes resultados e implementación con
éxito de un nuevo sistema de gestión de calidad, la Gobernación logrará:
a. Un mejor flujo de información
b. Obtención de mejoras importante en la productividad.
c. Disminución de los tiempos de procesos del producto (informe).
d. Disminución de los costos de las actividades y productos.
e. Elevación de la moral y satisfacción personal.
f. Mayor flexibilidad de producción.
g. Incorporación la gestión de calidad a la satisfacción del cliente
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h. La autoridad y las actividades a desempeñar estarán claramente definidas.
i. Racionalización del sistema y reducción de la documentación.
2.3.- Auditoría
2.3.1.- Definición de Auditoría
La palabra auditoría proviene del verbo latino audire, que tiene la virtud de oír, es decir
que el auditor es un oyente Gómez (1993), en consecuencia constituye una actividad
independiente y objetiva de aseguramiento y consulta para agregar valor y mejorar las
operaciones de una organización. Ayuda a una organización a cumplir sus objetivos,
aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la efectividad de los
procesos de gestión de riesgo, control y dirección. Dentro de este contexto, se tiene que
Millar, (2004) define la auditoría de calidad, de la siguiente manera:
La auditoría de calidad, constituye un examen independiente y sistemático para determinar si las actividades de calidad y los recursos relacionados con ellos cumplen las medidas planificadas, y si estas medidas, se llevan a la práctica de forma eficaz y son las adecuadas para alcanzar los objetivos. (2004, p. 25)
Según el referido autor, la auditoría no es más que la recopilación y evaluación de los
datos sobre información cuantificable de una corporación, organización, departamentos,
unidades o secciones para determinar o informar sobre el grado de correspondencia entre la
información y los criterios, normas leyes y política establecidas. Debe ser realizada por una
persona independiente organizacionalmente.
Según Jackson y Ashton (1998, p. 74), en su libro ISO 9000, BS5750 Implemente Calidad
de Clase Mundial, afirma que “… una vez documentado, el sistema se tiene que implantar de
un solo golpe en toda la organización, o bien departamento por departamento y operar por un
período, antes de pensar en un avalúo externo, como se pone en evidencia, antes de tomar
cualquier decisión se deben sopesar todos los factores involucrados.
Importa destacar que el mismo autor comenta en su libro, que para la planeación del
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proyecto, se debe tener cuenta que el líder, posea un perfil alto, es decir este capacitado
adecuadamente para poder ejercer la autoridad, tenga un conocimiento amplio del negocio, la
experiencia gerencial en la metería y el compromiso; pues va ha disponer de tiempo suficiente,
de recursos tanto humano como financieros, para formular un calendario de trabajo.
La metodología utilizada en la realización del trabajo del auditor puede considerarse como
un examen sistemático de los estados financieros, administrativos, Operacional, técnico, de
gestión, o de gestión de calidad, registro, transacciones y operaciones e indicadores
relacionados para determinar la adherencia a los principios administrativos y contables
generalmente aceptados o a los requerimientos establecidos en nuestro caso por la
gobernación.
En función a lo expuesto, la auditoría puede definirse como la acumulación, recopilación y
evaluación de las evidencias obtenidas a través de las evaluaciones financieras,
administrativas, operacionales técnicas otros referente a una secretaria, dirección o unidad con
el propósito de determinar e informar sobre el grado de salud existente en una organización y
el grado de correspondencia existente entre la información suministrada, cuantificable y los
criterios establecidos.
Como principio debe quedar claro que como producto de la evaluación y del análisis
efectuado a la data suministrada para cualquier tipo de auditoría realizada, los hallazgos
revelados, las recomendaciones formuladas, se van a obtener las acciones correctivas y
preventivas, el cual es el objetivo o fin que se persigue en función de contrarrestar las
debilidades.
Lo que se pretende con todos estos conceptos y opiniones emitidas es sentar las bases
sobre el criterio de lo que es auditoría, para poder hacer la gestión de un Sistema
Administrativo de Calidad, la cual será la clave para la implementación y la capacitación del
sistema. Durante esta fase, todo operará de acuerdo a los procedimientos, establecido por las
normas ISO. Evidencias que demuestran que se está haciendo lo que se dice que se está
haciendo.
52
2.3.2.- Tipos de auditoría.
Existen un nutrido número de Auditorías pero en su gran mayoría están basadas en las
auditorias, del tipo Financiero, Administrativas/Operacional/Técnica, de Gestión y del Sistema
de Gestión de Calidad entre otros. Gómez (1993), establece tres criterios de clasificación, a
saber: a) Según el grado de relación existente entre el auditor y la empresa o ente auditado, b)
según su frecuencia y c) según el campo de acción. En este sentido se incluyen a continuación
las definiciones de las mismas según el referido autor:
Auditoría interna
Es la realizada por un empleado o funcionario de la empresa que se audita, con el fin de
evaluar el cumplimiento de las políticas, planes, procedimientos, leyes y regulaciones que
podrían tener un impacto significativo sobre las operaciones de la organización, además de
evaluar los controles contables y administrativos, cuyo objeto es el de asistir a los miembros
de las distintas direcciones en relación al cumplimiento de sus responsabilidades. Es de
mencionar que a pesar de que el auditor interno es un funcionario de la misma empresa su
grado de dependencia funcional es la alta gerencia para poder mantener su independencia, es
decir no toma parte del proceso de la organización.
Auditoría externa
Consiste en su gran mayoría en los exámenes financieros realizado por un profesional o
una firma de auditores que no toma parte de la empresa, ellos llevan a cabo la aplicación de
procedimientos sujetos a normas de aceptación general, cuyo objeto es expresar en su mayor
parte una opinión sobre la razonabilidad de la situación financiera, de acuerdo a los principios
de contabilidad generalmente aceptados.
Auditorías continuas.
Es la realizada en su mayoría a los procesos vitales o en las oportunidades que lo solicite el
53
ente interesado, también se conocen como auditorías especiales puesto a que no obedecen a un
plan preestablecido.
Auditorías periódicas
Son las que se realizan todos los años al cierre del ejercicio económico de la organización,
con el fin de brindar credibilidad a los estados financieros; también se conocen como
auditoria periódicas las que se realizan cada periodo de tiempo, anual bianual quinquenal
otros.
Auditoría de los estados financieros.
Determinan si los estados contables de la entidad auditada presentan razonablemente su
situación contable-financiera.
Auditoría administrativa u operacional y técnica
Evalúa los sistemas, controles y desempeño de una organización o las especificaciones de
una obra completa, para determinar la eficiencia, la eficacia y economía en el logro de los
objetivos de la organización.
Auditoría de sistemas informáticos.
Es el examen realizado a los sistemas mecanizados con la finalidad de evaluar, revisar los
controles establecidos en la totalidad de los sistemas computarizados, para medir el nivel de
eficacia, utilidad, fiabilidad y seguridad de equipos e información.
Auditoría ambiental.
Es la evaluación de una política cuidadosa para con el medio ambiente, cuyo objetivo
principal es el de conseguir que las empresas cumplan la legislación vigente en materia del
54
medio ambiente.
Auditoría de gestión.
Evalúa la eficiencia, la eficacia y la economía, con que el ente auditado utiliza sus recursos
para el desempeño de sus objetivos.
Auditoría de calidad
Es un examen sistemático e independiente con el fin de determinar si las actividades y los
resultados relativos a la calidad satisfacen las disposiciones preestablecidas, y si éstas
disposiciones son aplicadas en forma efectiva y son apropiadas para alcanzar los objetivos
(ISO 8402), cubriendo las auditoría de sistemas, sobre política de calidad, sobre la
organización, del sistema documental, del proceso, del producto, de la valoración de la calidad
del producto, entre otras.
2.4.- Bases Legales
El desarrollo del presente trabajo sobre la implementación de un Sistema de Gestión de
Calidad en la Unidad de Auditoría Interna del Ejecutivo Regional de la Gobernación del
Estado Falcón, se sustenta desde la perspectiva legal en una serie de postulados recogidos en
varios lineamientos que rigen la Administración Pública en Venezuela, dentro de los cuales en
primer lugar se tiene la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (1999) la cual
en su articulo 7: textualmente sostiene: “La Constitución es la norma suprema y el fundamento
del ordenamiento jurídico. Todas las personas y los órganos que ejercen el Poder Público
están sujetos a esta Constitución”.
Dentro de este orden de ideas, se tiene que la Constitución en cuanto al Sistema Nacional
de Control Fiscal, establece en su artículo 290: lo siguiente: “la ley determinará lo relativo a la
organización y funcionamiento de la Contraloría General de la República y del Sistema
Nacional de Control Fiscal” ; lo cual operacionaliza, la Ley Orgánica de la Contraloría
55
General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, (2001), en su artículo 26,
textualmente establece que: “Son Órganos del Sistema Nacional de Control Fiscal:
1. La Contraloría General de la Republica;
2. La Contraloría de Estado y Municipios;
3. La Contraloría General de la Fuerza Armada;
4. Las Unidades de Auditoría Interna de las entidades a que se refiere el artículo
9, numerales 1 al 11 de esta ley”
Como se pone en evidencia las funciones que cumple la Unidad de Auditoría Interna de la
Gobernación del Estado Falcón, están establecidas por Ley Orgánica de la Contraloría General
de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, a cuyos lineamientos debe apegarse
en todo momento; en este sentido se tiene que la misma en su artículo 40, textualmente
expresa:
La Unidad de Auditoría: Sin perjuicio de las funciones de la Contraloría General de la República y de lo dispuesto en el artículo 36, le corresponde a las Unidades de Auditoría Interna de las entidades a que se refiere el articulo 9, numerales 1 al 11, de esta Ley, evaluar el sistema de control interno, incluyendo el grado de operatividad y eficacia de los sistemas de administración y de información gerencial, así como el examen de los registros y estados financieros, para determinar su pertinencia y confiabilidad, y la evaluación de la eficiencia, eficacia y economía en el marco de las operaciones realizadas.
En consecuencia se tiene que las Unidades de Auditoría Interna en el ámbito de su
competencias, de acuerdo con el articulo 41 de la referida Ley, podrán realizar auditorías,
inspecciones, fiscalizaciones, exámenes, estudios, análisis e investigaciones de todo tipo y de
cualquier naturaleza en el ente sujeto a su control, para verificar la legalidad, exactitud,
sinceridad y corrección de sus operaciones, así como para evaluar el cumplimiento y los
resultados de los planes y acciones administrativas, la eficacia, eficiencia, economía, calidad e
impacto de su gestión.
Otro documento legal que sirve para sustentar el presente estudio se corresponde con la
Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, publicada en Gaceta Oficial
de la República Bolivariana de Venezuela el 05 de septiembre del 2000 bajo el Nº 37.029 y su
56
posterior reforma parcial el 09 de enero del 2003 bajo el Nº 37.606, la cual en su Título VI del
Sistema de Control Interno específicamente en sus artículos 131 y 132 hace referencia a las
funciones que debe tener las unidades de auditoría, a saber:
Articulo 131:
Asegurar la obtención de información administrativa, financiera y operativa útil, confiable y oportuna para la toma de decisiones, promover la eficiencia, de las operaciones y lograr el cumplimiento de los planes, programas y presupuestos, en concordancia con la política prescrita y con los objetivos y metas propuestas, así como garantizar razonablemente la rendición de cuenta.
Artículo 132:
Se refiere a que el sistema de control interno será integral e integrado y que abarcará los aspectos presupuestario, económico, financieros, patrimoniales, normativos y de gestión bajo el criterio de economía, eficiencia y eficacia.
Como se puede observar ambos artículos ponen en evidencia que las unidades de
contralorías internas deben llevar un adecuado control de las operaciones financieras que
efectué el organismo al cual estén adscritas. Por ultimo de tienen las Normas Generales de
Control Interno, prescritas por la Contraloría General de la República, publicada en la Gaceta
Oficial Nº 36.229 de fecha 17-06-97 la cual establece en el capitulo 3 literales a, b, y c lo
siguiente:
“El control interno de cada organismo o entidad debe organizarse con arreglos a conceptos
y principios generalmente aceptados de sistemas y estar constituido por las políticas y normas
formalmente dictadas, los métodos y procedimientos efectivamente implantados y los
recursos humanos, financieros y materiales, cuyo funcionamiento coordinado debe orientarse
al cumplimiento de los objetivos siguientes:
a) Salvaguardar el patrimonio Público.
b) Garantizar la exactitud, cabalidad, veracidad y oportunidad de la
información presupuestaria, financiera, administrativa y técnica.
c) Procurar la eficiencia, eficacia, economía y legalidad de los procesos y
operaciones institucionales y el acatamiento de las políticas establecidas por
57
las máximas autoridades del organismo o entidad” (1997).
2.5.- Sistemas de Variables
A continuación se expone la definición conceptual y operacional de las variables que se
ponen en juego en el contexto del presente estudio; a saber:
Tabla 1. Definición Conceptual de las Variables.
Identificación de la Variable Definición conceptual
GESTIÓN DE CALIDAD
Consiste en lograr productos y servicios
cada vez más competitivos, esto entraña
hacer las cosas bien desde la primera vez
en lugar de cometer errores y después
corregirlos (Stoner, 1996, p.146)
AUDITORÍA INTERNA
Es una actividad independiente que tiene
lugar dentro de la empresa y que está
encaminada a la revisión de operaciones
contables y de otra naturaleza, con la
finalidad de prestar un servicio a la
dirección (Stoner, 1996, p.187)
Fuente: Reyes (2006)
58
Tabla 2. Operacionalizacion de las Variables
VARIABLE
DIMENSIONES
INDICADORES
FUENTES
INSTRUMENTO
GESTIÓN DE
CALIDAD
Diagnóstico Organizacional
Marco Jurídico Normativo (LOAFSP,
LOCGRSNCF, LOAP
-Recursos Humanos -Financieros -Materiales -Técnicos -Competencia -Normas ISO 9000. -Ventaja Competitiva -Cliente Interno -Cliente Externo
Auditores y Alta Gerencia que integran la Unidad Trabajadores activos en la Unidad de Auditoría Interna
Guía de Entrevista Cuestionario
AUDITORÍA
INTERNA
Procesos de Auditoría
-Costos controlables -Costos no controlables -Sistema de Documentación -Desarrollo de la política de Calidad -Compromiso de la alta gerencia -Participación del personal -Procesos claves de la Auditoría Interna
Auditores y Alta Gerencia que integran la Unidad Trabajadores activos en la Unidad de Auditoría Interna Documentos del proceso actual de Auditorías en la Unidad de A.I.
Guía de Entrevista Cuestionario Hoja de observación
Fuente: Reyes (2006)
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2.6.- Definición de Términos Básicos
Auditoría de calidad
Es un análisis del grado de cumplimiento de cuanto está establecido que hay que hacer
además es una revisión independiente del comportamiento del sistema de gestión de calidad
(Enciclopedia de la Auditoría, 2001, p.1237)
Calidad
Es la totalidad de los rasgos y características de un producto o servicio que se sustenta en su
habilidad para satisfacer las necesidades establecidas implícitas. Un producto o servicio de
Calidad, es aquel que cumple las expectativas del cliente y que satisface sus necesidades en
una adecuada relación costo / beneficio Juran (2002, p18)
Calidad de Gestión
En el lugar de trabajo va más allá de crear un producto de calidad superior a la medida y de
buen precio, ahora se refiere a lograr productos y servicios cada vez más competitivos, esto
entraña hacer las cosas bien desde la primera vez en lugar de cometer errores y después
corregirlos. Stoner ( 1996, p.146).
Calidad en el servicio al cliente
Un consumidor, particularmente de servicios, con cierto nivel de expectación de un servicio
antes de consumirlo. En la fase post consumo podrá evaluar la calidad del servicio recibido
con la calidad que esperaba. Es decir, que podrá comparar la calidad del servicio recibido (la
calidad que él siente que recibió) contra la calidad del servicio esperado (la calidad que él
esperaba recibir). Farland (1983, p.78).
Calidad Total
Teoría de la administración empresarial centrada en la permanente satisfacción de las
expectativas del cliente. Además, su finalidad es satisfacer tanto al cliente externo como
interno, ser altamente competitivo y Mejora Continua, Deming (2000, p. 98).
60
Cliente
Individuo o empresa a través de toda esa secuencia desde la etapa de estar en perspectiva a la
de ser cliente habitual, Farland (1983, p. 81).
Enfoque de Mejoramiento Continuo
Proceso que describe muy bien la esencia de la calidad y refleja lo que las empresas necesitan
hacer si quieren ser competitivas a lo largo del tiempo. La importancia de este enfoque radica
en que su aplicación puede contribuir a mejorar las debilidades y afianzar las fortalezas de la
organización, Deming (2000, p. 89).
Gestión
Es un proceso que desarrolla actividades productivas con el fin de generar rendimiento de los
factores que en el intervienen. También se conoce como gestión la diligencia que se conduce
al logro de un negocio o satisfacción de un deseo. (Enciclopedia del Management, 2000, p.
117).
Indicadores
Normas y procedimiento para realizar auditorías. Metodología utilizada en la realización.
Grado de cumplimiento del programa de trabajo (Enciclopedia del Management, 2000, p. 77)
Mejoramiento
Significa que este conjunto de acciones incremente los resultados de rentabilidad de la
empresa, basándose en variables que son apreciadas por el mercado (calidad, servicio, entre
otros) y que den una ventaja diferencial a la empresa en relación a sus competidores, Deming
(2000, p. 27)
Plan de Mejora
Es la concepción planificada de los aspectos fundamentales para garantizar el mejoramiento
continuo en una organización, Kabboul (1994, p. 28)
61
Sistema
Conjunto de elementos organizados que interactúan entre sí y con su ambiente, para lograr
objetivos comunes, operando sobre información, sobre energía o materia u organismo para
producir una salida información o energía o materia u organismo, Melinkoff (1998, p. 86).
62
CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO
63
CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO
3.1.- Tipo de Investigación
El desarrollo de la presente investigación sobre la Implementación de un Sistema de
Gestión de Calidad en la Unidad de Auditoria Interna de la Gobernación del Estrado Falcón,
de acuerdo con sus características, naturaleza y objetivos en estudio, se corresponde con la
modalidad de Proyecto Factible, el cual la Universidad Pedagógica Experimental “Libertador”
(1998, p. 7) define de la siguiente manera:
El proyecto factible consiste en la elaboración de una propuesta de un modelo operativo variable, o una solución posible a un problema de tipo práctico, para satisfacer necesidades de una institución o grupo social. La propuesta debe tener apoyo, bien sea en una investigación de campo, o en una investigación de tipo documental; y puede referirse a la formación de políticas, programas, tecnologías, métodos o procesos.
En consecuencia se procede al registro, descripción, análisis e interpretación de la
situación objeto de estudio, por lo tanto, la investigación trabaja sobre realidades de hechos, y
su característica fundamental es la de presentar una interpretación correcta y objetiva de la
misma. Importa señalar que la presente investigación, en cuanto al nivel de detalles es
descriptiva, porque describe cada uno de las actividades importante de lo observado,
permitiendo conocer los elementos fundamentales que facilitan la implementación de la
gestión de calidad en la unidad de auditoria interna. Caso: Ejecutivo Regional; es por ello que,
a partir de este conocimiento, se puede presentar la descripción de soluciones a las posibles
fallas que sean detectadas.
En relación a los trabajos descriptivos los Profesores R Hernández; Fernández, y
Batista (2006), hacen referencia en su obra titulada Metodología de la Investigación
(…únicamente pretenden medir o recoger información de manera independiente o conjunta
64
sobre los conceptos o las variables a las que se refiere, no es indicar como se relacionan las
variables medidas”. (2006, p. 102)
En atención a las ideas precedentes, se logrará la misma a través del análisis y adaptación a
las leyes y normas que rigen la administración pública, la implementación del sistema de
calidad en Venezuela y la utilización de los criterios utilizados en la definición de los procesos
vitales de la unidad de auditoría. De esta manera, se puede determinar la relación o diferencia
entre los criterios usados actualmente y los que se usaran durante y después de la
implementación.
3.2.- Diseño de la Investigación
En esta perspectiva, el diseño de Investigación a utilizar, para lograr los objetivos
planteados en el capitulo I y de acuerdo a los autores consultados en la presente investigación,
está se encuentra enmarcado dentro del tipo de campo. Con respeto a tipo de investigación,
Hernández Sampieri y Otros, (2000) caracteriza como “la recopilación de datos en el área a
investigar. La investigación de campo proporciona información más exacta, un alto grado de
confiabilidad y por consecuencia un bajo margen de error”. (2000, p. 116), cabe subrayar que,
este tipo de investigación se fundamenta en informaciones que provienen entre otras, de
entrevistas, cuestionarios, encuestas y observaciones. Es por ello que se denomina de campo,
debido a que se recolecta la información directamente de la unidad de auditoría, sin utilizar
intermediarios, lo que permite obtener una visión objetiva de la realidad estudiada.
Con respecto a la situación observada, se verifica la necesidad de proponer la
implementación de un Sistema de Gestión de Calidad en la Unidad de Auditoría Interna del
Ejecutivo Regional de la Gobernación del Estado Falcón, porque se realizó el diagnóstico
de la situación actual y se presenta una solución a la problemática objeto de estudio.
3.3.- Métodos
Es importante destacar que el método que se emplea en la presente investigación es
exploratoria, que de acuerdo a La Universidad del Zulia – LUZ (2002 p.30) “ofrece una sola
65
aproximación de la realidad. Busca conocer: factores, circunstancias, elementos y otros
aspectos relacionados con el origen de los problemas que acontecen en el entorno inmediato.
Le interesa el ¿Qué?”. Debido a que el procedimiento formulado para realizar el trabajo
investigativo se realizó a través de la observación y de la encuesta las cual se analizaron y se
evaluaron para poder tener el detalle de la realidad.
Según Méndez (2002, p.143) define como “…método a un conjunto de procesos que el
hombre debe emprender en la investigación y que el tipo de investigación determina el tipo de
método que ha de emplear.”.
Dentro de este marco, se puede interpretar además el método exploratorio el cual permite
un acercamiento al entorno real facilitando la implementación de la gestión de calidad en la
unidad de auditoría interna, basándose en una metodología activa y participativa con la puesta
en común de las ideas del personal y la contratación de un experto.
3.4.- Elementos Informantes
Dentro del contexto de la presente investigación, se tiene que la fuente de información, es
definida por García (2007, p. 23) como “…el conjunto de personas que pueden proveer datos a
través de una conversación, una entrevista, el envío de un mensaje por correo electrónico u de
otra manera”; en este sentido a los efectos de este estudio se corresponde con un total de doce
(12) trabajadores activos de la Unidad de Auditoría Interna de la Gobernación del Estado
Falcón.
Como se puede constatar, se trata de una población finita, puesto que se conoce el
numero total de unidades que la conforman” (UPEL, 2001, p. 110), los cuales están
caracterizados de la siguiente manera:
66
Tabla Nº 1
Elementos Informantes
CARGO Nº de Empleados
Jefe de Unidad 01
Auditor Adjunto 01
Auditores Administrativos 03
Auditores Financieros 03
Auditores Técnicos 02
Auditor Legal 01
Asistente Administrativo 01
Total 12
Fuente: Unidad de Auditoría Interna. (2005)
3.5.- Instrumentos y Técnicas de Recolección de Datos
Debido a que es una investigación de campo, se requieren técnicas e instrumentos para
recolectar información para el desarrollo de la investigación. Por ello, es necesario resaltar la
definición de Méndez, (2002) en cuanto a las técnicas e instrumentos de recolección de datos,
a saber:
Las técnicas de recolección de datos, constituyen un procedimiento más o menos estandarizado, desarrollado por el investigador para facilitar sus tareas dentro del proceso de investigación. Su uso depende del tipo de datos que se desea construir o recopilar. (2000, p. 153) En este sentido se tiene que para proponer la implementación de un Sistema de Gestión
de Calidad en la Unidad de Auditoría Interna del Ejecutivo Regional de la Gobernación del
Estado Falcón; se utilizará como técnica, la “observación directa no participante”, la cual
según el referido autor, se corresponde con “una técnica que consiste en observar atentamente
el fenómeno, hecho o caso, tomar información y registrarla para su posterior análisis” (Idem,
p. 153). Como se pone en evidencia, la observación constituye un elemento fundamental de
todo proceso investigativo; en ella se apoya el investigador para obtener el mayor número de
67
datos.
Cabe subrayar que la observación “Es directa cuando el investigador se pone en contacto
personalmente con el hecho o fenómeno que trata de investigar” Ramírez (1999, p. 52), no
participante “…en la cual se recoge la información desde afuera, sin intervenir para nada en el
grupo social, hecho o fenómeno investigado”. Dentro del contexto de la presente
investigación, se tiene que la gran mayoría de las observaciones son no participantes, en razón
de que solo se observará el proceso actual de las evaluaciones en la unidad de auditoria
interna, en oportunidad de determinar en cada actividad los documentos requeridos para
garantizar el buen funcionamiento y establecer un sistema que cumpla con cada uno de los
requisitos de las leyes y normas de la Administración Pública.
Por su parte como instrumento de recolección de información se utilizó la encuesta como
una fuente primaria de información por ser recopilados y seleccionados en forma directa, la
cual “se trata de requerir información a un grupo...significativo de personas acerca de los
problemas en estudio para luego, mediante un análisis, sacar conclusiones” Sabino (1991, p.
88). Al respecto se puede señalar que esta técnica permite que se obtenga información de un
grupo de personas, en este caso de la muestra seleccionada, de quienes se podrá conocer su
opinión sobre la implementación de un sistema de gestión de calidad en la unidad de
auditoría. La validez de la misma fue establecida mediante el juicio de expertos (Ver Anexo
“C”).
Conviene destacar que también se realizo la utilización de fuentes de información
secundaria tales como las normas legales que regulan el proceso de implementación de la
Gestión de Calidad
Importa señalar que para cruzar la información obtenida y tener una visión más confiable
se aplicó la Matriz FODA, la cual “Es una herramienta de diagnóstico organizacional, que
permite conformar un cuadro de la situación actual, permitiendo identificar los factores
internos (Fortalezas y Debilidades) y factores externos (Oportunidades y Amenazas).” Bittel y
Ramsey (2000, p. 437). En efecto se utilizó la Matriz FODA, con la finalidad de establecer
68
los factores internos y externos; lo cual permitió diagnosticar la situación actual de la unidad
de auditoría del ejecutivo regional en relación con los procesos de gestión de calidad.
3.6.- Fases del proyecto
La investigación propuesta objeto de estudio se realizará en tres (03) fases:
Fase I: Diagnóstico: en esta etapa de la investigación, se procedió a diagnosticar la
situación actual de la Unidad de Auditoría del Ejecutivo Regional en relación con los
procesos de la gestión de calidad, a través de la elaboración de la matriz FODA. Es así como
el investigador analiza los postulados teóricos de la gestión de calidad, para efectuar la
comparación de las bases teóricas que es el “deber ser” y compararlo con la situación actual
del ejecutivo regional de la Gobernación del Estado Falcón, específicamente lo relacionado
con la implementación de un sistema de gestión de calidad en la unidad de auditoría
interna.
De tal forma el investigador aplicará el cuestionario de preguntas a los auditores y a la alta
gerencia que integran la referida unidad con preguntas cerradas dirigida a la propuesta de
implementación del sistema de gestión de calidad.
Además, de aplicarse el cuestionario contentivo de 15 preguntas, a los auditores y a la alta
gerencia y a los trabajadores activos en la Unidad de Auditoría Interna del Ejecutivo Regional
de la Gobernación del Estado Falcón, esto con la finalidad de obtener su opinión sobre las
variables objeto de estudio: Gestión de Calidad y Auditoría Interna.
De igual forma, se aplicará el Registro de Observación con la finalidad de registrar los
datos del proceso actual de auditorías en la unidad de auditoría interna, para determinar en
cada actividad los documentos requeridos para garantizar la aplicación de los requisitos de la
norma ISO, y se establecerá la metodología a utilizar en la implementación del sistema de
gestión de calidad en la unidad especificada. Posteriormente, elabora la matriz FODA, con su
correspondiente análisis.
69
Fase II: Factibilidad: Se efectuó el estudio de factibilidad de la propuesta, el cual se
orientará en ordenar las alternativas de solución para el proyecto (que se aspira a ejecutar),
según los criterios elegidos para asegurar la optimización de los recursos económicos, técnicos
y humanos, empleados, y los efectos del proyecto en la Unidad de Auditoria Interna del
Ejecutivo Regional de la Gobernación del Estado Falcón.
En este contexto de procedió a determinar las características técnicas de la operación, fijar
los medios para implementar la organización requerida y los problemas humanos que
conlleva, establecer los costos de operación (estimativos provisionales) y evaluar los recursos
disponibles reales o potenciales. Es así como se obtendrán resultados determinados, los cuales
van a influir en las decisiones tomadas por las personas responsables del proyecto.
La evaluación del proyecto de factibilidad estará centrada especialmente en los recursos,
los cuales se analizarán en aspectos: Operativos, técnicos y económicos, así como en los
posibles resultados. De allí que se contemplen las siguientes factibilidades:
• Factibilidad operativa, depende de los recursos humanos que participarán en el
proyecto. Aquí se identifican todas aquellas actividades que son necesarios para lograr el
objetivo del proyecto.
• Factibilidad técnica, se refiere a los recursos que son necesarios para efectuar las
actividades que requiere el proyecto.
• Factibilidad económica, es el elemento más importante, ya que a través de él se
solventan las carencias de otros recursos. La Factibilidad económica se evaluará a través del
análisis de costo-beneficio, el cual compara beneficios y costos del proyecto y, si los primeros
exceden a los segundos, se dispone entonces de un primer juicio que indica su viabilidad.
Fase III: Propuesta: Se presentaron los elementos que conforman la filosofía de
acción institucional y los lineamientos para la realización de los procesos de auditoría interna,
fundamentado en la misión, visión y políticas de gestión de calidad. Es por ello que se
70
entregará la propuesta desarrollada en un informe que contendrá los procedimientos para la
implementación de un Sistema de Gestión de Calidad en la Unidad de Auditoria Interna
del Ejecutivo Regional de la Gobernación del Estado Falcón.
En la presente investigación se utilizo consulta de Internet, folletos, monografía,
guias informativas que guardan una estrecha relación con el tema objeto de estudio.
71
CAPÍTULO IV
RESULTADOS DE LA INVESTIGACION
72
CAPÍTULO IV
RESULTADOS DE LA INVESTIGACION
4.1.- Análisis e Interpretación de los Resultados
La aplicación de técnicas e instrumentos, permitió la recopilación de datos e informaciones
vinculadas con la propuesta de la implementación de un sistema de gestión de calidad en la
Unidad de Auditoría Interna del Ejecutivo Regional de la Gobernación del Estado Falcón,
se presentan en este capítulo los resultados.
Se ha considerado importante su ordenamiento según corresponda al tipo de información
obtenida. Destacando en primer término, la guía de entrevista, en segundo el registro de
observación y en tercero el cuestionario.
4.2. Procedimiento utilizado para el análisis
El procedimiento utilizado para analizar los resultados obtenidos en la guía de entrevista (5
ítems), se proceden a presentar las respuestas obtenidas por parte de los auditores y de la alta
gerencia, con respecto al sistema de gestión de calidad en la Unidad de Auditoría Interna del
Ejecutivo Regional, específicamente lo concerniente a los factores internos y externos que
coadyuvan o limitan el referido sistema. Posteriormente se presenta la Matriz FODA, y se
procede a su correspondiente análisis, haciendo énfasis en las estrategias obtenidas del cruce
de los factores internos y externos.
Además, del registro de observación se destacan los cuatros procesos de auditoría como
son la planificación, ejecución, información y seguimiento donde intervendrán además de los
auditores la alta gerencia que integran la unidad de auditoría.
De igual forma, los datos recopilados en la encuesta, se codificaron las 15 preguntas que
constituyen el cuestionario, esta información fue tabulada y presentada en gráficos,
73
posteriormente se procedió al análisis de los resultados por cada ítem, y se realizó la discusión
e interpretación de resultados para determinar y establecer la eficacia de la propuesta.
4.3.- Guía de entrevista aplicada a los auditores y a la alta gerencia. (Anexo A)
Se requirió la identificación de los factores internos y externos que influyen en el sistema
de gestión de calidad en la Unidad de Auditoría Interna del Ejecutivo Regional de la
Gobernación del Estado Falcón, al respecto se obtuvo la siguiente información:
Ítem 1: Establezca las fortalezas existentes en la unidad de auditoría interna:
Independencia Tiempo para analizar. Habilidad de interacción
Ítem 2: Determine las debilidades que Ud. observa en la unidad de auditoría
interna:
Desconocimiento de la función a auditar. Personal nuevo en la función. Inexperiencia en controles
Ítem 3: Establezca las oportunidades que ofrece el Microentorno de la Unidad
de Auditoría Interna
Conocer nuevas funciones- áreas auditadas. Orientar en controles al Gobernador. Orientar en controles a las secretarias y direcciones del ejecutivo. Ganar credibilidad. Asistencia a los cursos que ofrece la Contraloría General
Ítem 4: Identifique las amenazas del entorno, vinculadas con la unidad de
auditoría interna. Auditar lo innecesario. No auditar lo importante. Conflicto con el auditado.
La subjetividad.
74
4.4.- Matriz FODA
MATRIZ FODA
Fortalezas Debilidades
FACTORES
INTERNOS
FACTORES
EXTERNOS
1. Independencia 2. Tiempo para analizar. 3. Habilidad de interacción
1. Desconocimiento de la función a auditar.
2. Personal nuevo en la función. 3. Inexperiencia en controles. 4.
Oportunidades Estrategias FO Estrategias DO 1. Conocer nuevas funciones-
áreas auditadas. 2. Orientar en controles al
Gobernador. 3. Orientar en controles a las
Secretarias y Direcciones del Ejecutivo.
4. Ganar credibilidad 5. Asistencia a los cursos
dictados por la Contraloría General
.
(F1,2,3) (O1,2,3,4)
Prestar un servicio de excelente calidad que satisfaga las expectativas de los actuales y nuevos clientes internos y externos.
(F1,2,3) (O1,2,3,4)
Consolidar la actividad de la organización, con el desempeño de un personal con alto nivel de respuestas apoyado por la gestión de auditorias oportunas.
−
(D1,2,3,4) (O1,2,3,4,5)
− Desarrollar la aplicación de una metodología a utilizar en la implantación del sistema de gestión de calidad en la unidad de auditoría interna
Amenazas Estrategias FA Estrategia DA 1. Auditar lo innecesario. 2. No auditar lo importante. 3. Conflicto con el auditado. 4. La subjetividad
(F1,2,3,4) (A1,2,3,4)
− Ofrecer un servicio diferenciado por la experiencia profesional de un personal polivalente, en los diversos niveles administrativos y operativos contando con una tecnología de avanzada e instalaciones ergonómicas.
(D1,2,3) (A1,2,3,4)
− Establecer un Sistema de Gestión de Calidad en la Unidad de Auditoría Interna del Ejecutivo Regional de la Gobernación del Estado Falcón.
Fuente: Reyes (2006)
4.5.- Análisis de la Matriz FODA
En el contexto de la Unidad de Auditoría Interna del Ejecutivo Regional. Se observan
diversos factores que le permiten el cumplimiento de su visión y misión organizacional; es
por ello que presenta algunos aspectos que reflejan su gestión en el proceso de auditoria
75
interna. En atención a las ideas precedentes, se presenta la formulación estratégica en la que
se visualizan los factores internos de la organización que contribuyen o dificultan el éxito
(fortalezas y debilidades); así mismo, se enuncian los hechos del entorno (factores externos)
que pueden facilitar o inhibir su desarrollo operativo y funcional.
Dentro de este marco general, se establecen las estrategias vinculadas con el
aprovechamiento de las oportunidades, tomando en consideración las fortalezas de
independencia, tiempo para analizar, y habilidad de interacción los cuales se consideran a fin
de obtener un resultado mas efectivo dentro del Estado Falcón, fundamentalmente para poder
prestar un servicio de excelente calidad que satisfaga las expectativas de los actuales y nuevos
clientes internos y externos.
Además surge otra estrategia que permitiría consolidar la actividad de la organización, con
el desempeño de un personal con alto nivel de respuestas apoyado por la gestión de auditorías
oportunas.
Asimismo, el aprovechamiento de las fortalezas que facilitan el hacer frente a las
amenazas, debido a que el entorno actual presenta ciertas tendencias que de no ser atendidas
oportunamente afectarían el nivel de respuestas de la Unidad de Auditoría Interna del
Ejecutivo Regional, en este sentido no se puede dejar de considerar que se dispone de aspectos
internos favorables que permitirían la prestación de un servicio diferenciado y que sirva de
modelo para otras unidades de auditoría en el ámbito nacional, al ofrecer un servicio
diferenciado por la experiencia profesional de un personal polivalente, en los diversos niveles
administrativos y operativos contando con una tecnología de avanzada e instalaciones
ergonómicas.
Cabe subrayar, que las oportunidades deben ser aprovechadas disminuyendo las
debilidades observadas, en virtud que se deben desarrollar la aplicación de una metodología a
utilizar en la implementación del sistema de gestión de calidad en la unidad de auditoría
interna.
76
Finalmente, para disminuir las debilidades observadas se visualizan las amenazas, se
presenta como estrategia puntual el establecimiento de un sistema de gestión de calidad en la
Unidad de Auditoría Interna del Ejecutivo Regional de la Gobernación del Estado Falcón.
Registro de Observación. (Anexo B)
Columna (a): Se comprobó que el proceso de auditoría contempla cuatro (04) procesos
medulares analizados en este trabajo.
I. Planificación.
II. Ejecución o Trabajo de Campo.
III. Emisión de Informe.
IV. Seguimiento.
Columna (b): Los insumos de información para la toma de decisiones en cada proceso:
I. Planificación: se especificó su objetivo, alcance, responsables, la descripción de
actividades, el glosario de términos, flujograma del proceso.
II. Ejecución o trabajo de campo: se describió su objetivo, alcance, responsables, la
descripción de actividades, indicadores de gestión, indicadores de calidad, glosario y PEPSC,
flujograma del proceso.
III. Emisión de Informe: se indicó su objetivo, alcance, responsables, la descripción de
actividades, de igual forma, se identificó la estructura y contenido del informe de auditoría,
flujograma del proceso.
IV. Seguimiento: contiene el PEPSC, la definición de indicadores, flujograma del
proceso.
Columna (c): Los formatos para el registro y control de cada proceso:
Procedimiento para la elaboración de manuales y procedimientos del sistema
de gestión de calidad.
77
Selección de técnicas de muestreo y determinación del tamaño de la muestra.
Papeles de trabajo.
Manual para la preparación de papeles de trabajo.
Manual de auditoría interna
Manual de calidad del proceso de auditoría interna.
Columna (d) La norma que rige en el proceso de auditoría: Se obtuvo 27 normas de
operación del equipo de auditoría interna, con la finalidad de unificar los criterios en la toma
de decisiones vinculadas con el sistema de gestión de calidad.
Columna (e) los productos de cada proceso:
I. Planificación: Obtención del programa de trabajo, cronología de actividades,
alcance de la revisión y minuta de la planificación.
II. Ejecución o trabajo de campo: papeles de trabajo
III. Emisión de informe: informe de auditoría y/o memorándum de auditoría
IV. Seguimiento: informe de seguimiento.
78
4.6.- Resultados del cuestionario
ITEM Nº 1 Las leyes y normas de la Administración Pública son una ventaja
competitiva para la organización.
El análisis del cuadro indica que los trabajadores activos opinaron en su totalidad
representado por el 100%, que siempre seguir las leyes y normas que rigen la Administración
Publica, es una ventaja competitiva para la organización. Este aspecto es favorable para la
institución, porque constituye la base de la implementación del sistema de gestión de calidad
en la Unidad de Auditoría Interna del Ejecutivo Regional de la Gobernación del Estado
Falcón.
TABLA No. 1
Alternativas Fa FrSiempre 12 100%
Casi siempre 0 0%A veces 0 0%
Casi nunca 0 0%Nunca 0 0%Total 12 100%
Fuente: Datos aportados por el cuestionario(El Autor. 2006)
Fuente: El Autor (Año 2006)
GRAFICO No. 1
100%
0% 0% 0% 0%0%
20%40%60%80%
100%120%
Siempre Casi siempre A veces Casi nunca Nunca
79
ITEM Nº 2 Conoce las expectativas de los clientes
vinculados al proceso de Auditoría.
El análisis del cuadro indica que los trabajadores activos opinaron con un 75%, que
siempre, conoce las expectativas de los clientes vinculados al proceso de auditoría; sin
embargo un 25% señaló que es casi siempre. Se constata que en la unidad de auditoría interna
se deben establecer las funciones y responsabilidades específicas para todo el personal en
oportunidad de garantizar la satisfacción de necesidades de auditorías bajo la visión del
sistema de gestión de calidad.
TABLA No. 2
Alternativas Fa FrSiempre 9 75%
Casi siempre 3 25%A veces 0 0%
Casi nunca 0 0%Nunca 0 0%Total 12 100%
Fuente: Datos aportados por el cuestionario(El Autor. 2006)
Fuente: El Autor (Año 2006)
GRAFICO No. 2
75%
25%
0% 0% 0%0%
20%
40%
60%
80%
Siempre Casi siempre A veces Casi nunca Nunca
80
ITEM Nº 3 Ud. detecta los tipos de desviaciones existentes
en la unidad de auditoría.
El análisis del cuadro indica que los trabajadores activos opinaron con un 67%, que
siempre, detecta los tipos de desviaciones existentes en la unidad de auditoría; en
contraposición un 33% señaló que es casi siempre. Esto permite verificar que no existe una
metodología adecuada en la que se apliquen técnicas para la detección de de desviaciones bajo
un criterio de pronóstico antes que el de diagnóstico, lo que indicaría la proactividad
organizacional en materia de auditorías.
TABLA No. 3
Alternativas Fa FrSiempre 8 67%
Casi siempre 4 33%A veces 0 0%
Casi nunca 0 0%Nunca 0 0%Total 12 100%
Fuente: Datos aportados por el cuestionario(El Autor. 2006)
Fuente: El Autor (Año 2006)
GRAFICO No. 3
67%
33%
0% 0% 0%0%
20%
40%
60%
80%
Siempre Casi siempre A veces Casi nunca Nunca
81
ITEM Nº 4 Aplica acciones para medir y controlar los
desperdicios en la unidad de auditoría.
El análisis del cuadro indica que los trabajadores activos opinaron con un 50%, que
siempre, aplica acciones para medir y controlar los desperdicios en la unidad de auditoría; un
33% señaló que es casi siempre y el 17% restante especificó que es a veces. Como se observa,
en la organización se requiere establecer herramientas de medición y control de desperdicios
en ocasión de establecer los principios de calidad en el proceso de auditoría, en el cual se
racionalicen los recursos existentes.
TABLA No. 4
Alternativas Fa FrSiempre 6 50%
Casi siempre 4 33%A veces 2 17%
Casi nunca 0 0%Nunca 0 0%Total 12 100%
Fuente: Datos aportados por el cuestionario(El Autor. 2006)
Fuente: El Autor (Año 2006)
GRAFICO No. 4
50%
33%
17%
0% 0%0%
10%20%30%40%50%60%
Siempre Casi siempre A veces Casi nunca Nunca
82
ITEM Nº 5 Aplica las normativas internas en el sistema de
documentación para la auditoría interna.
El análisis del cuadro indica que los trabajadores activos opinaron con un 58%, que casi
siempre, aplica las normativas internas en el sistema de documentación para la auditoría
interna; un 42% señaló que es siempre. En atención a las opiniones emitidas por el personal, se
comprueba la necesidad de establecer normativas dirigidas a unificar criterios, a establecer las
reglas de cumplimiento obligatorio con la finalidad de consolidar el proceso de auditoría.
TABLA No. 5
Alternativas Fa FrSiempre 5 42%
Casi siempre 7 58%A veces 0 0%
Casi nunca 0 0%Nunca 0 0%Total 12 100%
Fuente: Datos aportados por el cuestionario(El Autor. 2006)
Fuente: El Autor (Año 2006)
GRAFICO No. 5
42%58%
0% 0% 0%0%
20%
40%
60%
80%
Siempre Casi siempre A veces Casi nunca Nunca
83
ITEM Nº 6 Utiliza los formatos para los registros exhaustivos
en cada proceso de auditoría.
El análisis del cuadro indica que los trabajadores activos opinaron con un 58%, que
siempre, utiliza los formatos para los registros exhaustivos en cada proceso de auditoría; un
42% señaló que es casi siempre. En relación a la información obtenida, se constata que la
unidad de auditoría debe dirigir sus esfuerzos hacia una mejor documentación y elaboración
de los papeles de trabajo para normalizar la data que se genere en la Unidad de Auditoría
Interna del Ejecutivo Regional de la Gobernación del Estado Falcón.
TABLA No. 6
Alternativas Fa FrSiempre 7 58%
Casi siempre 5 42%A veces 0 0%
Casi nunca 0 0%Nunca 0 0%Total 12 100%
Fuente: Datos aportados por el cuestionario(El Autor. 2006)
Fuente: El Autor (Año 2006)
GRAFICO No. 6
58%42%
0% 0% 0%0%
20%
40%
60%
80%
Siempre Casi siempre A veces Casi nunca Nunca
84
ITEM Nº 7 El sistema de documentación para la auditoría
interna es susceptible de ser mejorado.
El análisis del cuadro indica que los trabajadores activos opinaron con un 100%, que
siempre el sistema de documentación para la auditoría interna es susceptible de ser mejorado.
En lo esencial se observó la disposición del personal de la alta gerencia y auditores de la
unidad de antes mencionada de adoptar un sistema de gestión de calidad con el propósito de
fortalecer el trabajo en equipo, y de asumir la filosofía de mejoramiento continuo.
TABLA No. 7
Alternativas Fa FrSiempre 12 100%
Casi siempre 0 0%A veces 0 0%
Casi nunca 0 0%Nunca 0 0%Total 12 100%
Fuente: Datos aportados por el cuestionario(El Autor. 2006)
Fuente: El Autor (Año 2006)
GRAFICO No. 7
100%
0% 0% 0% 0%0%
20%40%60%80%
100%120%
Siempre Casi siempre A veces Casi nunca Nunca
85
ITEM Nº 8 Para la implementación del sistema de gestión de calidad es primordial
el enunciado de la política de calidad.
El análisis del cuadro indica que los trabajadores activos opinaron con un 100%, que
siempre, para la implementación del sistema de gestión de calidad es primordial el enunciado
de la política de calidad. Dentro de este orden de ideas, se comprueba que el personal
encuestado es consciente de la necesidad de enunciar la política de calidad de la unidad de
auditoría, el cual es el lineamiento general en el que se debe sustentar el sistema de gestión de
calidad.
TABLA No. 8
Alternativas Fa FrSiempre 12 100%
Casi siempre 0 0%A veces 0 0%
Casi nunca 0 0%Nunca 0 0%Total 12 100%
Fuente: Datos aportados por el cuestionario(El Autor. 2006)
Fuente: El Autor (Año 2006)
GRAFICO No. 8
100%
0% 0% 0% 0%0%
20%40%60%80%
100%120%
Siempre Casi siempre A veces Casi nunca Nunca
86
ITEM Nº 9 Para el sistema de gestión de calidad se requiere
el compromiso de la alta gerencia.
El análisis del cuadro indica que los trabajadores activos opinaron con un 100%, que
siempre, para la implementación del sistema de gestión de calidad se requiere el compromiso
de la alta gerencia. En este marco general, se puede verificar que el compromiso de la alta
gerencia se requiere como ente motivador del personal adscrito a la unidad de auditoría, lo que
indica el requerimiento del total compromiso de la dirección y un liderazgo activo de todo el
equipo directivo.
TABLA No. 9
Alternativas Fa FrSiempre 12 100%
Casi siempre 0 0%A veces 0 0%
Casi nunca 0 0%Nunca 0 0%Total 12 100%
Fuente: Datos aportados por el cuestionario(El Autor. 2006)
Fuente: El Autor (Año 2006)
GRAFICO No. 9
100%
0% 0% 0% 0%0%
20%40%60%80%
100%120%
Siempre Casi siempre A veces Casi nunca Nunca
87
ITEM Nº 10 En el sistema de gestión de calidad es relevante la participación de
todo el personal de la unidad de auditoría interna
El análisis del cuadro indica que los encuestados opinaron con un 100%, que siempre,
en el sistema de gestión de calidad es relevante la participación de todo el personal de la
unidad de auditoría interna. Por consiguiente, se verifica que es necesaria la participación de
todos los miembros de la organización y el fomento del trabajo en equipo hacia un sistema de
gestión de calidad total como una estrategia que busca garantizar, a largo plazo, la
supervivencia, el crecimiento, confianza y credibilidad de la organización optimizando su
competitividad, mediante: el aseguramiento permanente de la satisfacción de los clientes y la
eliminación de todo tipo de desperdicios.
TABLA No. 10
Alternativas Fa FrSiempre 12 100%
Casi siempre 0 0%A veces 0 0%
Casi nunca 0 0%Nunca 0 0%Total 12 100%
Fuente: Datos aportados por el cuestionario(El Autor. 2006)
Fuente: El Autor (Año 2006)
GRAFICO No. 10
100%
0% 0% 0% 0%0%
20%40%60%80%
100%120%
Siempre Casi siempre A veces Casi nunca Nunca
88
CAPÍTULO V
PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN
89
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD DEL ZULIA
NÚCLEO LUZ – PUNTO FIJO COORDINACIÓN DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO
CONVENIO UCLA – LUZ ESPECIALIZACIÓN EN CONTADURÍA PÚBLICA
MENCIÓN: AUDITORÍA
PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EN LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA
DEL EJECUTIVO REGIONAL GOBERNACIÓN DEL ESTADO FALCÓN
(CAPÍTULO V) Elaborado Por:
Lcdo. FREDIS REYES M.
Santa Ana de Coro, Marzo de 2007
90
INTRODUCCION
La Unidad de Auditoría Interna del Ejecutivo Regional del Estado Falcón está integrada
por un equipo de trabajo multidisciplinario con las siguientes disciplinas profesionales,
Licenciado en Administración, Contadores Públicos, Ingeniero Civil y Abogados. El trabajo a
presentar es la implementación de la filosofía de un sistema de gestión de calidad en la
unidad de auditoría.
Esta unidad es de reciente creación dentro de la Administración Pública, según lo
estipulado en la Ley de La Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de
Control Fiscal en su artículo 9 parte 2 del capítulo I Disposiciones Generales establece la
creación de las Unidades de Auditoría, y publicado en la Gaceta Oficial Nº 37.347 del 17 de
diciembre del 2001.
Una vez creada la unidad, según decreto 864 de conformidad con el artículo 134 de la Ley
Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público en concordancia con el artículo
36 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la Republica y del Sistema Nacional de
Control Fiscal la misma se doto de los recursos financieros y humanos para su operatividad,
Se inició el proceso de la elaboración de todos los manuales que la ley exige, y así darle
cumplimiento a lo establecido en la misma. Ya cubiertos todos estos paso la unidad decide
por necesidad de economía y productividad y de ser líder en las actividades que lleva a cabo
el ejecutivo, tomar la bandera de implementar un sistema de gestión de calidad e identifica los
proceso que intervienen en una auditoría, se acordó analizarlos bajo este enfoque.
Para ello empieza por motivar al personal a participar y establecer cronograma de
reuniones y a diseñar indicadores de gestión. En este sentido lo primero que se preguntó cuales
son los procesos vitales. Para ello se definió bajo una tormenta de ideas donde participaron los
doce auditores y como resultado del consenso se acordó que en una auditoría intervienen
cuatro procesos.
A finales del 2004, la Unidad de Auditoría Interna del Ejecutivo Regional del Estado
91
Falcón estableció los lineamientos para la implementación del modelo de calidad en auditoría
interna. A partir de enero de este año los equipos trabajo de auditoría comenzó con el análisis
de sus procesos cuyos resultados logrados hasta el momento son presentados en este informe.
Una de las metas más importante alcanzadas fue consolidar el conocimiento del proceso
de auditoría, una mejor supervisión y documentación en todo el proceso, mejor elaboración de
los papeles de trabajo, así como todo lo relacionado al trabajo en equipo, alcanzando una gran
madurez y una capacitación oportuna.
IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
EN AUDITORÍA INTERNA DEL EJECUTIVO REGIONAL.
1.- CONSTITUCIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO:
Se constituyeron equipos de trabajo con los auditores de la unidad de auditoría del
Ejecutivo Regional.
2.- NORMAS DE OPERACIÓN DE LOS EQUIPOS:
1 Nombre del equipo: AUDIGOB, A, B, y C.
2 Se elaborará una agenda y una minuta por reunión
3 La agenda de la reunión siguiente estará incluida en la minuta de la reunión anterior
4 La agenda podrá modificarse hasta dos días antes de la próxima reunión
5 El responsable de hacer la agenda y elaborar la minuta será el secretario (participación
rotativa por orden alfabético de los nombre de los auditores)
6 El número de participantes para el quórum será la mitad más uno
7 Los participantes del equipo se comprometen a asistir puntualmente
8 La frecuencia de reuniones será semanal, cada miércoles. En caso de coincidir con día
festivo se hará el día anterior.
9 La hora de comienzo será a las 10:00 a.m.
10 La duración de la reunión será de dos horas
92
11 El lugar de la reunión será el área común de los módulos de las oficinas de auditoría
interna de la Gobernación del Estado, planta baja, Palacio de Gobierno
12 Las decisiones se tomarán por consenso, en caso de excepción por votación, la
potestad la tomará el líder
13 El líder participativo, el secretario y el cronometrador, será en orden rotativo, por
orden alfabético de los nombres de los auditores
14 Escuchar activamente y sin interrupción
15 El líder será el moderador de la reunión y está separado de sus niveles de autoridad
16 Se evitarán la discusiones polarizadas
17 Las reuniones serán participativas
18 Los temas se tratarán hasta agotarlos, si se requiere de más tiempo, la asamblea por ser
soberana considerará la conveniencia de ampliar el plazo de discusión, dejando
constancia de ello en la minuta
19 Se debe hacer retroalimentación
20 La confrontación debe ser positiva
21 A final de cada reunión se debe evaluar el proceso referente a: dentro del tema,
participación, escuchar, liderazgo, calidad de las decisiones satisfacción personal y
sacar el promedio del comportamiento
22 Incluir en minuta los resultados de la evaluación de la reunión
23 Nombrar las autoridades de la siguiente reunión
24 No interrumpir al expositor. El expositor tiene tres minutos como tiempo máximo para
exponer sus planteamientos
25 Derecho de palabra: el líder otorgará el derecho de palabra en orden de solicitud.
26 Cerrar un planteamiento antes de pasar al siguiente
27 Cada planteamiento cerrado se incluirá en la minuta, el cual será leído por el secretario
al finalizar el mismo
3.- MISIÓN DE LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA
Apoyar a la Gobernación del Estado Falcón mediante la promoción y auditorías del
Sistema de Control Interno para lograr de manera transparente el buen uso de recursos en la
93
ejecución del Plan Maestro para el Desarrollo Sustentable del Estado, contando con personal
profesional apto en el desempeño de sus funciones.
4.- VISION DE LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA
Ser una organización estratégica, reconocida por su efectivo aporte al fortalecimiento del
control interno para contribuir al logro de los objetivos de la Gobernación del Estado.
5.- SELECCIÓN DE LOS PROCESOS VITALES
Se analizaron los procesos de una auditoría y se acordó por consenso de los equipos, que
en una auditoría intervienen procesos de apoyo, entre los cuales tenemos, administración,
recursos humanos, supervisión y documentación; y procesos vitales que son, planificación
ejecución o trabajo de campo, emisión de informe y seguimiento, estos cuatro últimos son los
analizados inicialmente en este trabajo
I. Planificación.
II. Ejecución o Trabajo de Campo.
III. Emisión de Informe.
IV. Seguimiento.
I. PROCESO DE PLANIFICACION
PLANIFICACION, es el tiempo que transcurre desde que se asigna la auditoria (primera
etapa del proceso) hasta que se aprueba el análisis de riesgo, el programa de trabajo y la
cronología de actividades. Cabe señalar que a tal efecto se elaboró un formato para emplearse
en la recolección de data respecto al tiempo empleado en cada uno de las etapas del proceso
ejemplo de ello (tiempo utilizado vs. tiempo programado), (Anexo D)
94
OBJETIVO
Establecer las pautas para la fase de planificación de la auditoría
ALCANCE
La planificación de las auditorías a ser realizadas por la Unidad de Auditoría del Ejecutivo
Regional se inicia con la asignación de la auditoría y finaliza con la aprobación del programa
de trabajo por el jefe de la unidad de auditoría.
RESPONSABLES
La elaboración y actualización de este procedimiento es responsabilidad del jefe de la
unidad de auditoría interna. Debe ser revisado una vez al año, así quedará establecida en este
manual.
Funciones del Jefe de la Unidad de Auditoría dentro del proceso de planificación
• Vela por la aplicación de este procedimiento en cada una de las revisiones a ser
realizadas.
• Asigna auditoría.
• Elabora carta de inicio.
• Notifica inicio de auditoría y fecha de reunión de planificación.
• Coordina reunión de planificación.
• Aprueba análisis de riesgos, programa de trabajo y cronología de actividades.
Auditor:
• Usa este procedimiento en cada una de las revisiones a realizar.
• Se familiariza con la actividad o proceso a auditar.
• Elabora plan de trabajo, minuta de planificación, análisis de riesgos, programa de
95
trabajo y cronología de actividades.
• Distribuye, referencia y archiva los documentos indicados en el punto anterior.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
La planificación de la calidad de este procedimiento, está definido en este manual de
calidad del proceso de auditoría Interna.
Asignación de auditoría
El jefe de la unidad de auditoría asigna al auditor, del plan anual o del requerimiento de
la máxima autoridad jerárquica, secretarios, directores o jefe de unidad, la revisión a efectuar
indicándole objetivo y tiempo estimado de la revisión.
Notificación inicio de Auditoría
El jefe de la unidad de auditoría elabora la carta de inicio de la auditoria registrando los
datos requeridos siendo estos: Revisión a efectuarse, fecha de inicio, objetivo, nombre del
auditor, fecha/hora tentativas de la reunión de planificación (Anexo E).
Familiarización
El auditor asignado se documenta con informes, papeles de trabajo de auditorías
anteriores, normas, procedimientos, leyes , entrevistas con personal de la organización a
auditar, análisis, examen, jerarquización, estudios, aprendizajes, flujogramas, análisis de
riesgos existentes, entre otros, de lo cual adquiere un conocimiento global de la actividad a
revisar.
Elaboración de Plan y Programa tentativo.
El auditor asignado analiza la información recolectada sobre la unidad auditada o
proceso a auditar y elabora el plan y programa de trabajo tentativo, mediante la metodología
96
de análisis de riesgos.
Realización de reunión de planificación/minuta (anexoF)
El jefe de la unidad de auditoría informa a los asistentes de la reunión de planificación el
objetivo, alcance de la revisión, entrega copia plan de trabajo y del flujograma del proceso de
auditoría y explica esta última en detalle. En esta reunión son consideradas las sugerencias
para la elaboración del programa de trabajo definitivo.
El jefe de la unidad de auditoría solicita la designación del punto focal por parte de la
unidad auditada.
Después de realizada la reunión de planificación de la auditoría, el auditor encargado es el
responsable de elaborar la minuta, para lo cual dispone de un formato preestablecido en el
manual, el cual es llenado con la información requerida, enviarlo a todos los asistentes de la
reunión, de no haber ninguna objeción, una copia se archiva en los papeles de trabajo y una
copia se le envía al ente auditado.
Evaluación de riesgo con la unidad auditada.
El auditor asignado completa el análisis de riesgos y programa de trabajo revisa el análisis
de riesgo con la unidad auditada. Concluye dicho análisis y programa de trabajo, prepara la
cronología de actividades y entrega copia de toda esta documentación al auditor adjunto y/o
jefe de la unidad.
Elaboración del programa de trabajo definitivo.
El jefe de la unidad de auditoría aprueba el análisis de riesgo, programa de trabajo y la
cronología de actividades.
El auditor archiva en los papeles de trabajo copia de la carta de inicio de auditoría, plan de
97
trabajo, minuta de planificación, análisis de riesgos y programa de trabajo. Al finalizar la
auditoría, el auditor archiva el programa de trabajo en los papeles de trabajo en GEN-2. El
auditor elabora el programa de trabajo mediante el análisis de riesgos preparando una matriz
donde registra la información levantada y las decisiones que se toman, según se describe a
continuación:
El objetivo es orientar la revisión en base a los principales riesgos del área a auditar. El
producto es un programa de trabajo detallado a nivel de las pruebas a efectuar en los aspectos
que se seleccionen para ser evaluados. La información recopilada se registra en una matriz o
tabla con la siguiente estructura:
(0) Dominio: (actividad a auditar)
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
Zonas de Control
Puntos de Control
Amenazas Probabilidad de
Ocurrencia
Impacto Objetivos de Control
(7) (8) (9) (10) (11)
Técnicas de Control
Evaluar (si/no)
Objetivos de Auditoría
Técnica de Auditoría
Pruebas
Las columnas 1 a la 5, la 8 y la 11 son obligatorias. Las columnas 6, 7, 9 y 10 permiten
asegurar un conocimiento completo del control interno en el área o actividad a auditar, darle
mayor orden al trabajo y producir una documentación más completa. A continuación se
describen los pasos para la elaboración del programa de trabajo a través del análisis de riesgos.
Paso 0: Determinación del Dominio de Control
Se refiere al área o actividad a ser auditada. En general, coincide con el título de la
auditoría indicada en el programa anual de auditoría. Por decisión organizacional, puede
efectuarse una ampliación o reducción del área que inicialmente se previó auditar, una
integración de varias auditorías o una partición; en tales casos el dominio cambiará según el
98
resultado y esto se verá reflejado en un planteamiento más preciso del objetivo general de la
auditoría.
Paso 1: Definición de las Zonas de Control (Columna 1)
Son las distintas partes o secciones posibles en que puede dividirse el dominio. De las
zonas de control identificadas formarán parte del alcance de la auditoría. La manera ideal de
efectuar esta labor es a través de un análisis conjunto con la gerencia del área auditada.
Paso 2: Definición de los puntos de control (columna 2)
Son las actividades u objetos posibles sujetos a ser auditados dentro de cada zona de
control, por su nivel de exposición de riesgo.
Paso 3: Identificación y cuantificación de los riesgos (columnas 3 al 5)
El análisis de riesgos es un proceso que permite expandir nuestro pensamiento en la
identificación de amenazas tradicionales o nuevas, luego se selecciona y se trabaja con las
relevantes.
Las amenazas son eventos adversos que pueden materializarse dentro de circunstancias
prevalecientes en los puntos de control. En este paso, para cada punto de control, se identifican
las amenazas asociadas y para cada una de ellas se calcula el riesgo como la probabilidad de
ocurrencia por el impacto o pérdida al que diera lugar en caso de que ocurriera. Así se tiene
que:
Riesgo = Probabilidad de ocurrencia
Cualquiera de los dos factores que intervienen en la ecuación o ambos podrían se
determinantes de un alto riesgo. Si una amenaza tiene poca probabilidad de ocurrir, pero de
hacerlo tendría un alto impacto, esto aumenta el factor de riesgo asociado. Lo mismo ocurre
99
con una amenaza que tiene bajo impacto pero la probabilidad de ocurrencia es alta. Existen
diferentes métodos para calcular los riesgos y algunos de ellos pueden ser consultados en el
manual “Metodología para la Preparación de Programas de Trabajo basados en el Análisis de
Riesgos”, localizado en la biblioteca de la unidad.
Uno de los método utilizados en cada una de las auditoría realizadas por auditores o
auditados familiarizados con situaciones de amenaza y pérdida por ocurrencia es la matriz de
probabilidades, en ella se utiliza un cuadro de estimación de riesgos donde en el eje de las
“X” se encuentra la probabilidad de ocurrencia clasificada en tres zonas: baja, media y alta y
en el eje de las “Y” se encuentra la pérdida por ocurrencia o impacto igualmente clasificada en
baja, media y alta, como se muestra en el siguiente grafico.
MATRIZ DE DECISIÓN DE PROBABILIDADES
ALTA
MEDIA
BAJA
P R O B A B I L I D A D
BAJA
MEDIA
ALTA
I M P A C T O
Cada amenaza tiene asociado un par (probabilidad e impacto) relativos a las columnas 4 y
5 del grafico del dominio, haciendo uso de los valores. Las amenazas relevantes sobre las
cuales se basa la selección, están ubicadas en los cuadrantes demarcados con puntos, salvo
consideraciones especiales aprobadas por el gerente de auditoría de área.
100
Paso 4: Identificación del control existente en área auditada (columnas 6 y 7)
Se identifica y documenta el control que aplica la gerencia auditada para prevenir el riesgo
o para minimizar el impacto de ocurrencia para las amenazas identificadas. Una de las
ventajas del análisis de riesgos es que desde este momento y estando todavía en la fase de
planificación podemos identificar observaciones relevantes referidas a amenazas, donde el
área auditada no haya incorporado objetivos y técnicas de control.
Paso 5: Definición del programa de trabajo (columnas 8 a 11)
Basados en las amenazas que producen mayor riesgo y en los recursos disponibles
(tiempo, personal, materiales y/o herramientas disponibles, pericias, etc.) para la realización de
la auditoría, se seleccionan aquellas amenazas cuyos controles son evaluados. Luego, para
cada una de las amenazas seleccionadas, se define el objetivo específico de prueba de
auditoría, las técnicas a utilizar y las pruebas a realizar en la ejecución del trabajo de campo.
Para la elaboración del Programa de Trabajo, el cual contiene el objetivo, alcance y
actividades a ser evaluadas durante el desarrollo de cada revisión se sigue el procedimiento
que se describe a continuación; que comprende siete aspectos fundamentales:
a. Metodología para seleccionar los aspectos a revisar
Los aspectos a ser cubiertos por la auditoría (zonas de control) son determinados por el
auditor, de acuerdo al objetivo establecido en el plan anual de auditorías. El desarrollo del
programa para cada uno de estos aspectos, es realizado por el auditor, de acuerdo al análisis de
riesgos.
b. Información general de la auditoría
Es la información básica de la auditoría, haciendo referencia al auditor que lo preparó y a
la aprobación del jefe de la unidad de auditoría. Esta información aparece registrada en el
101
Plan Anual de Auditorías, o en los requerimientos especiales de las distintas secretarias,
direcciones, unidades o por la máxima autoridad jerárquica.
c. Objetivo y alcance de la revisión
Objetivo: El indicado en el programa debe ser el mismo que se indica en el Plan Anual de
Auditorías, el requerimiento especial de las distintas dependencias, en los que el objetivo será
determinado conjuntamente con las dependencias solicitantes.
Alcance: Se menciona en forma general la extensión del trabajo a realizar, el período
cubierto por la revisión y el tamaño de la muestra a ser examinada, si es aplicable. El descrito
en los programas de trabajo, se considera de carácter tentativo, ya que puede tener
modificaciones durante el desarrollo de la auditoría. Es responsabilidad del auditor, actualizar
el programa como consecuencia de cambios en el alcance original.
d. Actividades generales
Esta sección será incluida en todos los programas de trabajo, en la que se cubre los
requerimientos generales de información y recursos necesarios para la auditoría.
e. Actividades sumarias y específicas
Dado que cada una de las actividades a realizar en la auditoría cubre una parte del objetivo
general de la revisión (objetivo de acuerdo al plan anual, o requerimiento especial de las
distintas dependencia), se requiere que cada una de estas actividades contenga en forma
resumida, un objetivo de manera de establecer claramente las razones para desarrollar la
revisión y aplicar determinados procedimientos de auditoría.
En esta sección de los programas de trabajo se registran, se agrupan por aspectos, todos los
requerimientos, pruebas de auditoría, revisiones de documentos, consultas a sistemas,
obtención de reportes, diseño de las cédulas de trabajo, visitas a instalaciones y cualquier otro
102
aspecto a ser cubierto durante la revisión.
f. Presentación a la unidad auditada
En la fase de planificación de la auditoría, el auditor es responsable de preparar el
correspondiente programa de trabajo (Anexo G), tentativo, para la aprobación del jefe de la
unidad de auditoría, previo a la realización de la reunión de planificación, en la cual se entrega
copia del plan de trabajo a la unidad auditada, a fin de informarle sobre el objetivo, alcance y
aspectos generales a ser cubiertos, incluyendo cualquier propuesta hecha por la unidad
auditada.
g. Manejo, archivo y uso de los programas de trabajo
Manejo: A fin de garantizar el apropiado manejo de los programas de trabajo a nivel del
departamento y su posterior utilización, se pone en práctica el procedimiento descrito a
continuación:
• La unidad de Auditoría Interna del Ejecutivo Regional creará un directorio en la micro
de la administradora. con un nombre acordado (correspondiente a cada año).
• Dentro de este directorio se crean subdirectorios por cada uno de los departamentos y
organizaciones que constantemente son auditadas, quedando a juicio del jefe de la unidad de
auditoría la determinación de su número. La identificación de cada uno de los subdirectorios,
se hace de acuerdo al nombre de la organización, tomando en cuenta las restricciones del
sistema.
• A medida que se generen los diferentes programas de trabajo preparados para las
revisiones, cada auditor es responsable de entregarle éste en un instrumento de
almacenamiento de información al auditor adjunto.
Uso de los programas de trabajo
La finalidad primordial de este procedimiento de archivar los papeles de trabajo es
103
garantizar el acceso y uso futuro de los programas generados por la unidad de auditoría
interna, por lo que los auditores tienen la siguiente facilidad. Asignada la auditoría, el
responsable puede consultar los directorios creados en los micros (computador) o los papeles
de trabajo, copiarlo en su instrumento de almacenamiento de información y editarlo. Una vez
editado el programa, el auditor está en capacidad de actualizarlo y mejorarlo, adaptándolo a
nuevos requerimientos.
Manteniendo esta forma de archivo magnético centralizado, se está en capacidad de poder
evaluar la elaboración de programas estándar para las revisiones periódicamente realizadas.
Durante la ejecución de este proceso, el auditor va realizando mediciones en cada una de sus
actividades, las cuales son registradas respectivamente en los formatos diseñados para tales
fines.
Todos los trimestres, finalizado el proceso de cada auditoría, el jefe de la unidad de
auditoría con los valores recogidos en los formatos elabora los diferentes histogramas o
gráficos de control, cuya variabilidad es analizada, tomando los correctivos para poner bajo
control dicho proceso.
GLOSARIO DE TÉRMINOS
Análisis de riesgos: Metodología que permite elaborar el programa de trabajo basado en los
riesgos de mayor relevancia a los que está sometida la empresa en un área o actividad y en una
situación determinada
Familiarización: Etapa de la planificación donde el auditor adquiere un conocimiento global
de la actividad a realizar.
Minuta de planificación: Documento que contiene las decisiones acordadas en la reunión de
planificación entre la gerencia auditada y Auditoría Interna.
104
Plan de Trabajo: Documento donde se indica el objetivo y alcance de la revisión a ser
discutido en la reunión de planificación (Planificación de auditorías: Conocer
suficientemente la actividad a auditar y mediante un análisis de riesgos, elaborar un programa
de trabajo que permita realizar el trabajo de campo eficientemente.
Programa de trabajo: Lista de actividades a ser evaluadas por el auditor durante el trabajo de
campo.
Punto Focal: Persona perteneciente a la Organización auditada con suficiente nivel de
autoridad que facilite la realización de la auditoría en el tiempo estimado.
Punto de Control: Son las actividades, objetos o sujetos posibles de las zonas de control
donde hay una exposición de riesgo.
Riesgo: Es la probabilidad de que una amenaza con su vulnerabilidad y pérdida asociada se
materialice a una tasa dada de ocurrencia. Es una amenaza con una frecuencia promedio de
ocurrencia.
Riesgo de auditoría: Es la probabilidad de que las conclusiones derivadas de los enfoques de
auditorías seleccionados, las técnicas de pruebas utilizadas y el alcance de las mismas fallen al
establecer un nivel de integridad o exposición inherente al área o actividad objeto de la
revisión.
Técnica de auditoría: Comprende las herramientas, instrumentos y procedimientos que
Auditoría utiliza para llevar a cabo sus pruebas.
Técnicas de Control: Permiten determinar “como” o “de que manera” la gerencia auditada
implantará los objetivos de control para reducir la exposición al riesgo.
Zona de Control: Las zonas de control son las distintas partes o secciones en que se puede
dividir el dominio.
105
Definición operacional de la planificación
Conocer suficientemente la actividad de auditar, a fin de elaborar un programa de trabajo
que permita mediante el análisis de riesgo realizar el trabajo de campo eficientemente y
establecer una cronología de actividades que ayude a cumplir con los objetivos propuestos.
Establecer o definir quienes son los proveedores, las entradas el proceso, las salidas y
quienes son los clientes. PEPSC de planificación; a saber:
P (proveedores).
Unidades, direcciones y secretarias auditadas.
E (entrada):
Se determinó que las entradas estarán constituida por los papeles de trabajo de
revisiones anteriores relacionadas con la auditoria, leyes, organigrama de la función auditada,
flujograma del proceso a revisar, boletines de contabilidad, normas y procedimientos, objetivo
y tiempo de la revisión, informes propios de auditoría y de la organización a ser auditada y el
intercambio con otros auditores entre otros.
P (Proceso):
Transformación de las entradas mediante el análisis, examen jerarquización, asignación
de recursos, lectura, estudios, aprendizaje y reuniones de planificación con los entes a auditar.
S (Salida):
Obtención del programa de trabajo, cronología de actividades, alcance de la revisión y
minuta de la planificación.
C (Cliente):
Auditor y Unidad de auditoría.
106
Flujograma de Planificación
Establecimiento de indicadores.
La selección de los indicadores es un paso crítico, pues son el punto de partida para
cualquier estudio estadístico. Una vez seleccionados los indicadores se debe preparar un
registro para recolectarlos y ensamblarlos bajo las interrogantes: ¿cuándo?, ¿cuántos? y
¿cómo?. Con los indicadores o datos ensamblados se elaborarán los gráficos estadísticos o de
control. Se acordó que los indicadores deben ser a nivel macro del proceso de auditoría, se
mantendrán los establecidos en el Plan Operativo Anual.
II PROCESO DE LA EJECUCIÓN O TRABAJO DE CAMPO
Definición operacional
Obtener la información pertinente y procesarla eficientemente mediante análisis, pruebas
y validaciones que permitan el desarrollo de las actividades programadas y la elaboración de
los papeles de trabajo que soporten la evaluación de la función auditada.
OBJETIVO
La ejecución del trabajo de campo de acuerdo con las normas de auditoría generalmente
aceptadas.
ALCANCES
Todas las auditorías realizadas por la unidad de auditoría interna. Desde la obtención y
análisis de información requerida de acuerdo al programa de trabajo hasta la preparación de la
GEN–3 “Cédula de observaciones”.
107
RESPONSABLES
La elaboración y actualización de este procedimiento es responsabilidad del Jefe de la
Unidad de Auditoría Interna del Ejecutivo Regional. Debe ser revisado una vez al año como
quedara establecido en este manual de calidad.
Funciones del jefe de la unidad y/o auditor adjunto
• Respaldar al auditor en la obtención de información en los casos de retrasos.
• Evaluar y aprobar la muestra seleccionada por el auditor.
• Evaluar y aprobar observaciones preliminares.
• Respaldar al auditor en la obtención de respuestas en los casos de retrasos.
• Revisar los papeles de trabajo durante el transcurso de la revisión.
Auditores
• Obtener y analizar información.
• Identificar, discutir y emitir observaciones preliminares.
• Recibir y analizar las respuestas.
• Emitir observaciones finales.
• Organizar los papeles de trabajo.
Custodios de información y Punto Focal.
• Suministrar la información requerida para el desarrollo de la auditoría.
• Suministrar las respuestas a las observaciones surgidas durante la revisión.
DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES
La planificación de la calidad de este procedimiento está definida en este manual. El
desarrollo de la actividad de trabajo de campo comprende los elementos que permiten el
108
control y aseguramiento de la calidad en todas las fases, destacando los indicadores y registros
que muestren los estándares de aceptabilidad y especificaciones de los productos ya definidos.
La ejecución del trabajo de campo es el siguiente:
Obtener / analizar información
De acuerdo con lo establecido en el programa de trabajo preparado en la de planificación,
el auditor determina las fuentes de información, específicamente las secciones/personal
custodio, reportes y sistema disponibles. Para la identificación de las fuentes a consultar, se
vale del organigrama y el flujograma del proceso auditado.
Una vez determinadas las fuentes de información, procede a especificar y seleccionar la
información a obtener, precisando ésta en forma detallada de acuerdo a las pruebas de campo a
realizar contenidas en el programa de trabajo, para lo cual determina el alcance de la
información en cuanto a período a revisar, monto y cantidad, para luego proceder a solicitarla
por escrito o verbalmente al custodio.
Obtenida la información requerida constatar que esta cumple con las especificaciones
solicitadas, de manera proceder a su aceptación o devolución. En el caso de que ésta no
concuerde con lo solicitado requerirá nuevamente la información en los papeles de trabajo las
causas que motivaron esta decisión de manera de guardar registro de esta situación. En los
casos de generarse retrasos en la obtención de información, el jefe de la unidad de auditoría
procederá a solicitarla directamente ante las direcciones auditadas.
El auditor determina el tamaño de la población clasificando y cuantificando los elementos
de la misma en cada prueba del programa de trabajo, especifica el motivo para realizar la
prueba, establece la técnica de selección para cubrirlos objetivos y escoge la muestra, según
técnicas de muestreo y determinación del tamaño de la misma. Una vez seleccionada la
muestra a examinar, el auditor notifica al jefe de la unidad de auditoría para obtener su
aprobación.
109
De la muestra seleccionada se evalúan y comparan los parámetros esperados y/o normas
que deberían cumplirse, cuantificando y estableciendo la condición , el criterio, causas y
efectos de las variaciones, emite notas, comentarios, conclusiones, observaciones en cada
cédula de trabajo, colocando las identificaciones correspondientes en los papeles de trabajo “.
A medida que se generen los papeles de trabajo, el auditor adjunto de auditoría revisa el
contenido de éstos.
Identificar, discutir y emitir observaciones preliminares
A medida que se van determinando, el auditor extrae de las cédulas de trabajo los
hallazgos registrados y redacta las observaciones preliminares. Emisión de Informe, explica y
evidencia al punto focal las observaciones, comunicando las mismas en forma escrita previa
aprobación del auditor adjunto de auditoría, para luego solicitar los comentarios y acciones de
la unidad que den a lugar en cada caso, enviando copia al jefe de la unidad auditada en los
caso que amerite. De no surgir observaciones durante la ejecución del trabajo de campo, se
emitirá un informe en blanco (sin observaciones).
En los casos que el jefe de la unidad de auditoría considere conveniente, emite un memo
de auditoría conteniendo la observación, cuya acción de la unidad puede haber sido tomada
durante el transcurso de la revisión, por lo que no será incluida en el informe.
Recibir y analizar las respuestas
El auditor gestiona y recibe la respuesta del punto focal por escrito, determinando la
concordancia de ésta con la observación y la razonabilidad de la fecha de cumplimiento.
Luego, identifica los elementos no satisfactorios de las respuestas, comunicándolos al jefe de
la unidad de auditoría o en su defecto al auditor adjunto y discutiéndolos con el punto focal.
Obtiene la respuesta definitiva. En los casos de presentarse retrasos, el jefe de la unidad o el
auditor adjunto de auditoría procederá a gestionar la respuesta definitiva ante la gerencia
auditada.
110
Emitir observaciones finales
A medida que el auditor encuentra observaciones y obtiene los comentarios y acciones
finales, procede a extraerlos de las células de trabajo y transcribirlas a la cédula de
observaciones GEN-3 en el mismo orden cronológico en el que éstas fueron halladas. La
estructura de esta cédula definida en el manual del taller papeles de trabajo.
Organizar los papeles de trabajo
El auditor completa, ordena, identifica, y referencia las cédulas y soportes,
clasificándolas y archivándolas de acuerdo con el manual del taller “Papeles de Trabajo “. El
auditor adjunto revisa los papeles de trabajo generados en la revisión dejando evidencia en las
diferentes sumarias de los aspectos revisados y en la cédula de observaciones.
DOCUMENTACIÓN / REFERENCIAS
Documentos
Procedimiento para la elaboración de manuales y procedimientos del sistema de calidad.
Selección de técnicas de muestreo y determinación del tamaño de la muestra.
Papeles de trabajo.
Manual para la preparación de papeles de trabajo
Manual de auditoría interna
UBICACIÓN
Todos los documentos están archivados en la biblioteca de la unidad de auditoría interna.
111
REGISTROS
Comunicaciones escritas, Gen-3 y papeles de trabajo (plan de muestreo, papeles de
trabajo con pruebas específicas, documentos validados por el auditor, otros).
Los indicadores establecidos para evaluar la calidad e identificar mejoras son:
Indicadores de Gestión
Tiempo real vs. Tiempo establecido para el trabajo de campo.
Cantidad de pruebas realizadas vs. pruebas planificadas en programas de trabajo.
Indicadores de Calidad
Calidad en la preparación, contenido y referenciación de los papeles de trabajo. La toma de
mediciones para estos indicadores se realiza en base a cada auditoría, representado los
comportamientos mediante histogramas de frecuencias y gráficos de control.
GLOSARIO DE TÉRMINOS
• Programas de Trabajo: Documento emitido en la actividad de planificación de la
auditoría, en el cual se especifican las pruebas a realizar en el trabajo de campo.
• Pruebas de Campo: Son los ensayos planificados en el programa de trabajo tendientes a
evaluar los controles o resultados de un proceso o actividad.
• Cédula de Trabajo: Documento que tenga marcas de auditoría, notas, comentarios, etc.
Que evidencia análisis o revisión por parte del auditor.
• Cédula de Observaciones “Gen-3”: Documento resumen con los hallazgos de la revisión.
• Punto Focal: Responsable designado por la unidad auditada para mantener estrecha relación
e interactuar con el auditor y que permita facilitar la ejecución de la Auditoría.
112
• Custodio: Persona responsable de la emisión o resguardo de cualquier tipo de información.
• Hallazgos: Situaciones observadas en la revisión que denotan una desviación con relación a
los procedimientos internos y/o resultados esperados.
• Observaciones Preliminares: Son hallazgos que han sido validados por el punto focal.
• Respuestas Definitivas: Son las respuestas finales de la unidad auditada a las observaciones
preliminares informadas durante el desarrollo del trabajo de campo.
• Muestra: Cantidad de elementos a revisar de un universo.
• Marcas: Símbolos utilizados como herramientas para señalar situaciones o comparar cifras.
Definición operacional del Trabajo de Campo
• PEPSC de la ejecución o trabajo de campo.
P (Proveedor):
Auditor, organización auditada, otras organizaciones, Contratistas (consultores, asesores,
suplidores) ente gubernamental.
E (entrada):
Programa de trabajo, cronograma, información y documentación.
P (Proceso):
Transformación de las entradas mediante la realización de pruebas, análisis, evaluaciones,
validaciones, entrevistas, verificaciones, confirmaciones, inspecciones.
S (Salida):
Papeles de trabajo.
113
C (Cliente):
Auditor, Jefe de unidad de auditoría, y Auditor adjunto.
III PROCESO ELABORACIÓN DE INFORME
Definición operacional
Elaborar un documento de acuerdo alineamientos internos establecidos, para comunicar
oportunamente los resultados de la auditoría a la unidad auditada y demás entes interesados.
OBJETIVO
Pautas para la emisión del informe de una auditoría.
ALCANCES
Desde la clasificación de las observaciones registradas en GEN-3 según su importancia
hasta la distribución del informe final.
RESPONSABLE
La elaboración y actualización de este procedimiento es responsabilidad del jefe de la
unidad de auditoría interna. Debe ser revisado una vez al año, lo establecido en este manual
de calidad de auditoría interna
Jefe de Unidad de auditoría interna
- Efectuar la reunión de cierre de la auditoría
114
Jefe de Unidad de auditoría, auditor adjunto
- Clasifica las observaciones según su importancia
- Revisa el borrador del informe
- Efectúa la reunión de cierre de la auditoría.
- Envía el informa a jurídico para su revisión.
- Suministra número de la revisión.
- Revisa y firma el informe.
- Distribuye el informe final.
Jefe de unidad de auditoría, auditor adjunto, punto focal y auditor
- Discute el borrador del informe.
- Participa en la reunión Post-Auditoría.
Auditor
- Elabora el borrador preliminar.
- Participa en la discusión del borrador.
- Revisa / corrige borrador.
- Distribuye el borrador con anticipación a la reunión final.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
La Planificación de la calidad de este procedimiento está cubierto en el proceso de gestión de
calidad que adelanta esta unidad.
En el flujograma se detallan los procesos asociados y sus responsables.
115
Jerarquizar observaciones / comentarios
Las observaciones contenidas en la cédula resumen de observaciones, se clasifican por la
importancia que le asigne el jefe de unidad de auditoría. El auditor y el jefe de unidad de
auditoría son responsables de esta actividad.
Editar borradores
Con la información disponible en los papeles de trabajo se procede a editar el informe, el
auditor es responsable de esta actividad y del envío anticipado de copias a los involucrados.
Estos registros forman parte de los P/T y se archivan en GEN-1.
Elaborar informe
La estructura del informe es la siguiente:
Portada (Anexo H)
Introducción
Proporciona una visión global y breve de antecedentes o características de la actividad o
función sobre la cual se ha desarrollado la revisión de auditoría. La información acerca del
tamaño, volumen y naturaleza de las operaciones, importancia y magnitud de las actividades.
La claridad con que se describe es fundamental para el entendimiento del informe.
Objetivo
Identifica y describe los fines de la auditoría, indicando con claridad el propósito de la
revisión, éste debe ser el mismo que el incluido en el programa anual de auditorías,
actualizando a la fecha de revisión. Un objetivo bien estructurado responde a interrogantes del
por qué se realizó la auditoría.
116
Alcance
Menciona en forma general la extensión del trabajo realizado, debe estar en línea con el
objetivo, indicando el período sujeto a la revisión y el tamaño de la muestra cuando sea
aplicable. Refleja lo acordado en la reunión de planificación de la auditoría y otros aspectos
adicionales que hayan surgido durante el desarrollo de la revisión. No debe contener una lista
de pasos o técnicas de auditoría utilizados, esto forma parte del programa de trabajo detallado
en la revisión.
Conclusión
Representa una síntesis o resumen ejecutivo de la situación encontrada en la actividad
auditada, proporcionando a la unidad auditada una visión general de los aspectos positivos y los
sujetos a correcciones. Es un análisis global de las observaciones de auditoría y no constituye un
sumario de ellas.
Para que una conclusión sea efectiva debe: responder al objetivo de la auditoría, seleccionar
concreta de soporte, usar un tono de voz adecuado y consistente, balancear lo positivo y lo
negativo, ofrecer perspectiva y comentar la acción gerencial tomada. La conclusión se incluye
solamente en la publicación del informe final. Esto es un diagnóstico propio de la gerencia de
auditoría. La introducción, objetivo alcance y conclusión, estos cuatro elementos deben estar
contenidas en una sola hoja de papel tipo carta.
Observaciones
Se debe escribir constructivamente y no críticamente, evitando lenguaje juicio y
generalización sin soporte, usando lenguaje concreto, hechos, teniendo cuidado con las
connotaciones. Ejemplo: significante falla, desviación, discrepancia, hallazgo, inadecuado,
débil, violación, deterioro. Se deben evitar generalizaciones sin soporte. Ejemplo: números,
excesivo, sustancial, varios, algunos, la mayoría, todos. Se describen los aspectos positivos
mencionados en la conclusión, para reforzar estos.
117
Entre las técnicas persuasivas que se utilizan al redactar la observación se destacan:
ofrecer evidencias con hechos, evitar resaltar los hechos (sobre o sub.) o presentarlos
equivocadamente, describir causas, no síntomas y describir el tamaño del problema: cantidad o
porcentaje de las excepciones ( con base en la muestra o población total ), valor en unidades
monetarias ( Bs.) de las excepciones ( total, promedio, el pequeño o el más grande), valor en
tiempo ( diario, mensual o anual ), comparar estadísticas con estándar.
La escritura debe ser en lenguaje positivo, de forma concisa y evitando las frecuentes
palabras en exceso:
- Frase de relleno: diciendo lo obvio, referirse a quien escribe y etiquetar.
- Modificadores: adjetivos convertidos en frases, redundancias, palabras superfluas,
complicadas y calificativos. Ejemplo: actual, todo muy, siempre, cualquiera, específico,
corrientemente, algunos.
- Verbos en voz pasiva: esto elimina la acción de la frase.
- Repeticiones: ejemplo, se revisó, descripciones en vez de tablas.
- Artículos y preposiciones excesivas.
Términos a evitar
- Incluyen ejemplos específicos.
- Generalmente mejorados.
- Algunas deficiencias de control.
- Recomendaciones para mejorar.
- Debe.
- Las siguientes excepciones.
- Algunas debilidades.
- Potencial de pérdida.
- Falta de control interno.
- Áreas que requieran atención.
118
- Necesidad para mejoramiento o fortalecer procedimientos.
- Controles más estrictos.
- Sin embargo.
- Funcionando apropiadamente.
Se deben evitar calificativos como los siguientes:
- En nuestra opinión.
- Parece que.
- Generalmente.
- Basado en nuestra revisión.
- Seguridad razonable.
- Puede ( o no ).
- Consideramos que.
- En el alcance de nuestra auditoría.
- La gerencia debe considerar.
- Satisfactorio.
Estilo apropiado: seleccione un estilo, utilizar verbos en voz activa, utilizar palabras
propias del autor evitando clinches (freses desgastadas por su uso), sin usar lenguaje
decorativo, complejo ambiguo, limitando el uso de lenguaje técnico y esotérico, variando el
tono de su lenguaje, evitando las repeticiones, manteniendo balance y perspectivas, sin
exagerar los puntos menos importantes, dando crédito por acciones tomadas, enfatizando los
beneficios y soluciones, evitando tonos deprimentes, Ejemplo: no, debe.
Los puntos incluidos en el enlace deben ser cubiertos en el informe. Presentarse en orden
de importancia. Al presentar la observación se tomarán en cuenta los siguientes atributos:
Condición (cuál es el problema), criterio (procedimiento norma vigente), causa (por qué ocurrió)
y efecto (cuáles son las consecuencias).
119
Enumerarlas usando números arábigos así: 1.1; 1.2; 1.3….; cabe señalar que se debe
evitar las derivación mayor de los números, por ejemplo: 1.1.2 o 3.1.2. en caso de más
detalles después de los dos dígitos, utilizar letras minúsculas: a, b, c.
Debe evitarse el uso excesivo de mayúsculas. Estas se utilizan para los títulos principales
del informe y no para otros títulos, salvo para las palabras que gramaticalmente se escriban con
mayúscula.
Las cifras monetarias, se muestran en miles o millones exceptuando los casos que ameriten usar
cifras exactas y ser consistentes con la abreviatura usada (Ejemplo MMBs) a lo largo del
informe.
Comentarios/acciones de la gerencia
Muestra el resultado de la discusión final del borrador del informe con representantes de la
unidad de auditoría e indica la decisión del auditado para solucionar la situación planteada.
Las acciones a tomar deben ser breves, claras y concretas evitando ambigüedades y que estén
directamente relacionadas con la observación.
Responsable: Identifica al jefe de la función auditada la posición organizacional, no usar
nombres.
Fecha de cumplimiento: Indica el momento en que se espera que la acción este
completada.
General
Breve comentario que señale el cumplimiento del proceso de Discusión del informe con la
organización. Dejando constancia de lo siguiente:
- Fecha de la reunión.
- Indicador de referencia de todos los asistentes a la reunión de discusión del borrador del
informe.
120
- Agradecimiento por la colaboración prestada.
- Compromiso de la secretaria direcciones o unidades por el cumplimiento de las acciones
establecidas.
- Además indicar en esta parte lo siguiente: Esta revisión fue realizada de acuerdo con las
Normas Generales de Control Interno, Normas Generales de Auditoría de Estado emitidas
por la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal y con
las Normas para la práctica Profesional de Auditoría Interna.
Firma del jefe de la unidad de auditoría su publicación.
El sello “BORRADOR “se estampará en todas las páginas del informe.
El sello “CONFIDENCIAL” debe aparecer en cada página del borrador y del informe final,
incluyendo la carátula. Se ubica en la parte superior izquierda.
- Distribución
El Jefe de unidad de auditoría, se debe asegurar de archivar una copia del informe en las
unidas.
Una copia a los miembros del Comité de Auditoría (Gobernador de Estado, Secretario
General de Gobierno, Secretario de Finanzas y Coordinador de COPLAN), jefe de la unidad
auditada.
Adicionalmente se envía copias a la Contraloría General del Estado Falcón, archivar un
ejemplar en los papeles de trabajo (GEN-1)
Discusión con unidad auditada
De haber puntos relevantes se discute el borrador con la unidad auditada. El auditor, el
punto focal y la unidad auditada ejecutan esta actividad.
121
Editar y revisar
Las observaciones, comentarios/acciones de la gerencia se organizan por temas comunes, se
consolidan puntos, tono, contenido y orden de importancia. se revisa la constancia en: estilo de
los títulos, uso de números, abreviaciones, definición de términos, paralelismo de puntos en una
serie. Verificar concisión, claridad y concreción, al redactar la conclusión, se verifica la
consistencia de orden y palabras entre la conclusión y el texto de las observaciones al final se
agrega la carátula.
Reunión final con el Gobernador del Estado.
En la reunión con la unidad auditada y auditoría interna se destaca, el objetivo, alcance y
se seleccionan las observaciones, sus comentarios/acciones de la gerencia más relevantes y se
resume lo positivo de la auditoría (acciones tomadas durante la marcha)
De la reunión se elabora una minuta con el resultado de ésta.
Copia del informe final firmado por el jefe de unidad de auditoría, se incluye en GEN-1 de
los papeles de trabajo.
DOCUMENTACIÓN/ REFERENCIAS
DOCUMENTO
• Procedimiento para la elaboración de manuales y procedimientos del sistema
de gestión de calidad.
• Manual de calidad del proceso de auditoría interna
UBICACIÓN
Biblioteca de la unidad de auditoría interna
122
REGISTRO
Toda la documentación generada en estas sub-actividades será archivada en los papeles
de trabajo.
Con base en las hojas de control del proceso de cada auditoría, la gerencia de área
mantiene el control día a día de las actividades, y sus resultados permiten mantener
información para la elaboración de los siguientes indicadores:
- Cumplimiento del plan.
- Días por informe, estimado y real.
- Días de elaboración vs. programados.
Estas sub-actividades son registradas trimestralmente, llenando los formatos diseñados para
tales fines los cuales serán archivados y servirán de base para la preparación de la
presentación trimestral al comité de auditoría y mantener información histórica de los
procesos.
Los originadores de informes conservan por cinco años, un archivo histórico de los
informes emitidos en cada división. Estos están claramente identificados y en archivos
diferentes a los documentos de uso diario. Por su confidencialidad están protegidos de acuerdo
a lo pautado por la norma de Protección a los Activos de Información.
La identificación del registro debe incluir: producto al que se refiere (título de la
auditoría), proceso que lo genera (función auditada), fecha en que se emite y ejecuta el
proceso.
123
GLOSARIO DE TÉRMINOS
Jerarquizar: Organizar por importancia.
Editar: Publicar.
PEPSC de la elaboración del informe.
P (Proveedor):
Auditor.
E (entrada):
Papeles de trabajo (Gen-2 y Gen-3 )
P (Proceso):
Estructuración del borrador del informe por parte del auditor, revisión por el jefe de la unidad
de auditoría, consideraciones por parte del cliente, revisión por jurídico, asignación número
del informe y distribución del mismo.
S (Salida):
Informe de auditoría y/o memorándum de auditoría.
C (Cliente):
Gobernador del Estado, Contraloría General del Estado Falcón, Unidad auditada , Secretario
General de Gobierno; Coplan, Secretario de Hacienda, Unidad de auditoría y auditor.
IV PROCESO DE SEGUIMIENTO
Definición operacional
Obtener evidencias que permitan verificar y registrar el cumplimiento oportuno de las
124
acciones acordadas.
PEPSC del seguimiento
P (Proveedor):
Unidad auditada.
E (entrada):
Acciones pendientes del informe ya cerrado.
P (Proceso):
Verificar el cumplimiento de las acciones acordadas, obtener soportes y evidencia y emitir un
informe de seguimiento.
S (Salida):
Informe de seguimiento
C (Cliente):
Gobernador del Estado, Contraloría General del Estado, Secretario General de Gobierno;
Coplan, Secretario de Hacienda, ente auditado, auditor y Unidad de Auditoría Interna..
Flujograma de seguimiento
Este proceso esta inconcluso, se está desarrollando para su implementación.
DEFINICION DE INDICADORES
Según Beltrán,(2000) define entre otras cosas relacionado con el tema de los indicadores,
que un indicador de gestión para un administrador, es un recurso matemático o estadístico
creado para suministrar información útil sobre el avance de una gestión o proceso, utilizado
además para sacar conclusiones, hacer recomendaciones y proponer una decisión. Sirven para
monitorear los procesos y hacerle seguimiento al desarrollo del plan estratégico de la
organización.
125
Para nuestro trabajo en relación consideramos establece los siguientes indicadores con los
cuales se medirá la gestión de la Unidad de Auditoría Interna del Ejecutivo Regional de la
Gobernación del Estado Falcón; de acuerdo al Plan Anual correspondiente.
1. Rendimiento de la unidad de auditoría (R.U.A).
Número de auditorías realizada
R.U.A. =
Número de auditorías Programadas
X 100
2. Cumplimiento del programa de auditoría (P.T.).
Número de actividad realizadas
P.T. =
Número de actividad programada
X 100
3. Tiempo por auditoría (T.A).
Número de días utilizado por auditorías
T.A. =
Número de días Programado
X 100
4. Rendimiento del Auditor (R.A.)
Nº. de auditorías realizadas por auditor
R.A. =
Nº. de auditorías programadas por auditor
X 100
5. Calida de análisis del auditor (C.A.A).
Número de observaciones informe final
C.A.A.=
Número de observaciones presentadas
X 100
126
6. Cumplimiento del reclutamiento, personal que integra la unidad, (P.I.U.).
Número de personas existente
P.I.U. =
Número de personas Programadas
X 100
7. Cumplimiento de asistencia al trabajo, (T.T.P.U.).
Total número de permisos concedidos
T.T.P.U. =
Total número de permisos Planificadas
X 100
8. Cumplimiento del programa de entrenamiento, (C.P.E.).
Total número de cursos realizados
C.P.E. = Total número de cursos programado
X 100
9. Cumplimiento del entrenamiento del personal, (C.E.P).
Total número de cursos realizados por auditor
C.E.P. =
Total número de cursos programados por auditor
X 100
10. Grado de cumplimiento del presupuesto, (G.C.P.)
Total monto del presupuesto gastado por año
G.C. P.=
Total monto del presupuesto aprobado
X 100
127
FLUJOGRAMA DEL
PROCESO DE PLANIFICACION
ACTIVIDADES RESPONSABLE GRAFICO
1. Asigna auditoría al
auditor indicándole
objetivo y tiempo
estimado de la
revisión.
2. Notifica al jefe de la
organización a auditar
fecha de inicio,
nombre del auditor,
objetivo y sugiere
fecha de reunión de
planificación, previo
acuerdo con el
auditor.
3. Se documenta con
informes, papeles de
trabajo de auditorías
anteriores, normas,
procedimientos,
leyes, entrevistas con
la organización a
auditar, análisis,
examen,
jerarquización,
estudios, aprendizaje,
Jefe de la unidad de
auditoría
Jefe de la unidad de
auditoría
Auditor
Inicio
Asignar Auditoría
Notificar Inicio de Audtoría
1
2
A
3
Familiariza-ción
1 0
GEN 2
1 0
GEN 2
1
3
128
4. flujograma, análisis
de riesgos existentes.
5. elabora el plan y el
programa de trabajo
tentativo mediante el
análisis de riesgos y
revisa con el gerente
de auditoriía del área.
6. En la reunión de
planificación entrega
copia del plan de
trabajo y del
flujograma del
proceso de auditoría,
explicando este
ultimo en detalle,
informa el objetivo y
el alcance. solicita a
la gerencia a auditar
la designación del
punto focal. se
consideran las
sugerencias para la
elaboración del
programa de trabajo.
elabora la minuta de la
reunión de planificación
y distribuye las copias.
Auditor
Jefe de la Unidad de
auditoría
Aditor
1 Programa
0 Plan
Elabora plan y
programa de trabajo tentativo
Realiza reunión de
planificación
GEN 2
Elabora minuta de reunión de
planificación
4
5
6
2 1
0
GEN 2
B
5
A
129
(Cont): FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE PLANIFICACION
ACTIVIDADES RESPONSABLE GRAFICO
7. Evalúa el análisis de
riesgo con la gerencia
auditada
8. Concluye el análisis
de riesgos, el
programa de trabajo,
prepara la cronología
de actividades y
entrega copia al
gerente de auditoría
del área.
9. Aprueba el análisis de
riesgos, el programa
de trabajo y la
cronología de
actividades.
10 Finaliza la auditoría y
entrega a la secretaria el
programa de trabajo
actualizado.
Auditor
Auditor
Jefe de la unidad de
auditoría
Auditor
B
Evalua
8
aprueba análisis, riesgos Prog
Entrega programa de trabajo
actualizado
FIN
9
10 0
G
Concluye
C
B A
G
7
130
FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE
TRABAJO DE CAMPO
ACTIVIDAD RESPONSABLE GRAFICOS
1. Gestiona la obtención
de respuestas recibe
respuestas del punto
focal determina si la
respuesta es apropiada
2. Discute con punto
focal respuestas no
satisfactorias obtiene
respuesta definitiva
3. Extrae observaciones
y comentarios y
acciones finales de
cédulas
transcribe a cédula de
observaciones Gen-3
en el mismo orden que
fueron halladas.
4. Identifica, ordena y
referencia cedulas y
soportes gerente de área
revisa y comunica
discrepancias al auditor.
Auditor
Auditor
Auditor
Auditor
Asentar observaciones y comentarios finales
GEN 3
1
Discute con el punto focal
Gestiona la obtención de respuestas del punto focal
1
2
3
FIN
Preparar papeles de trabajo
4
131
FLUJOGRAMA DEL PROCESO
EMISIÓN DE INFORME
ACTIVIDAD RESPONSABLE GRAFICO
1. Jerarquizar:
Clasificar las
observaciones según su
importancia
2. Editar:
Elaborar el borrador
preliminar
3. Revisar el informe
borrador
4. Discusión:
Borrador del informe a la
unidad auditada para la
reunión post auditoría
Auditor y Jefe de la
Unidad de Auditoría
Auditor
Jefe de la Unidad
de Auditoría
Auditor, Punto Focal
Y Jefe de la Unidad
de Auditoría
Seleccionar según importancia (GEN 1 )
Indicar en GEN 3
Editar Borrador
Revisa jefe de la Unidad A.I.
Se corrige
Revisar, Jefe de la Unidad Auditada
Relevante
Papeles De Trabajo
Corregir
Inicio
A
1
1
2
3
4
132
5. Reunión preliminar:
Revisar informe borrador
distribuido o enviado con
anticipación
6. Reunión final:
Efectuar la reunión de
cierre de la auditoría
7. Realizar las correcciones
emitidas en el informe
borrador
8. Revisión de jurídico:
Enviar a jurídico para su
revisión
9.Revisar y corregir
Auditor y jefe de la
Unidad de Auditoría
Jefe de la Unida de
Auditoría, Auditor
Auditor
Jefe de la Unidad de
Auditoría
Auditor
5
Se Corrige
Revisa Jefe de la Unidad de
A.I
Se Corrige
A Jurídico
Emitir Memoran-dum
Reunión de cierre
i
A
Corregir
Corregir
Informe
Corregir
Corregir
B
Se Corrige
Se Corrige
1
1
1
1
6
5
7
5
8
9
Cont…
133
FLUJOGRAMA DEL PROCESO
EMISIÓN DE INFORME
Cont:
ACTIVIDAD RESPONSABLE GRAFICOS
10 Solicitar el número
del informe al jefe de
la unidad de auditoría.
11 Revisa y firmar el
informe
12 Aplicar: la
distribución del
informe final
Auditor
jefe de la unidad de
auditoria
jefe de la unidad de
auditoria
B
Asignar numero
Firmar informe
Dstribuir
FIN
P.T
Gobernador
Secretario General
Secretario de Hacienda
Ente auditado
Director de coplan
Archivo de auditoría
10
11
12
134
CAPÍTULO VI
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
135
CAPÍTULO VI
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
6.1.- Conclusiones
Basado en los resultados obtenidos en el contexto de la presente investigación se tiene que
al realizar el diagnostico que implica su desarrollo, se tiene que en la Unidad de Auditoría
Interna del Ejecutivo Regional, se observan diversos factores que le permiten el cumplimiento
de su visión y misión organizacional, fundamentado en ello, se presentan algunos aspectos que
definen un Sistema de Gestión de Calidad, orientado a optimizar su gestión, garantizando así
que al realizar el proceso de Auditoria Interna, esté responda a los intereses de la
Administración Pública, los cuales constituyen una especie de formulación estratégica en la
que se visualizan y/o toman en cuenta los factores internos de la organización que contribuyen
o dificultan el éxito (fortalezas y debilidades); así mismo, los hechos del entorno (factores
externos) que pueden facilitar o inhibir su desarrollo operativo y funcional.
Como se pone en evidencia se constató, igualmente que en la Unidad de Auditoría Interna
se deben establecer las funciones y responsabilidades específicas para todo el personal en
oportunidad de garantizar la satisfacción de necesidades de auditorias bajo un enfoque y/o
visión de calidad. En base a lo cual se puede asegurar aunque no existe una metodología
totalmente estandarizada, en la que se apliquen técnicas para la detección de desviaciones bajo
un criterio de pronóstico, antes que de diagnóstico, lo que indicaría la proactividad
organizacional en materia de Auditorías.
Por ultimo se advierte la disposición positiva del personal de la Alta Gerencia y
Auditores de la Unidad de Auditoría, en adoptar un Sistema de Calidad de Gestión con el
propósito de fortalecer el trabajo en equipo, y de asumir la filosofía de Calidad o
Mejoramiento continuo, hasta alcanzar en esté aspecto parámetros de excelencia, en esta
perspectiva la estrategia, busca garantizar ha largo plazo, la supervivencia, el crecimiento y la
rentabilidad de la organización optimizando su competitividad, mediante: el aseguramiento
permanente de la satisfacción de los clientes y la eliminación de todo tipo de desperdicios, con
136
miras a la adopción de los requerimientos exigidos dentro del proceso de globalización y de
específicamente las Normas Internacionales de Contabilidad.
6.2.- Recomendaciones
Derivado de las conclusiones enunciadas anteriormente se considera pertinente el
aprovechamiento de las fortalezas y oportunidades, en razón de estas facilitan el hacer frente a
las amenazas y debilidades, debido a que el entorno actual presenta ciertos aspectos que de no
ser atendidos oportunamente afectarían el nivel de respuestas, eficiencia y eficacia de la
Unidad de Auditoría Interna del Ejecutivo Regional; en este sentido no se puede dejar de
considerar que se dispone de aspectos internos favorables que permitirían la prestación de un
servicio de calidad y que sirva de modelo para otras unidades de auditoria en el ámbito
nacional, al ofrecer un servicio diferenciado por la experiencia profesional de un personal
polivalente, en los diversos niveles administrativos y operativos contando con una tecnología
de avanzada e instalaciones ergonómicas.
Igualmente se considera conveniente establecer herramientas de medición (indicadores de
gestión) y control de desperdicios, en ocasión de establecer los principios de calidad en el
Proceso de Auditoría, mediante los cuales se efectué la planificación, la ejecución, redacción
del informe pertinente y el respectivo seguimiento; y racionalicen los recursos existentes; al
igual que normativas dirigidas a unificar criterios, a establecer las reglas de cumplimiento
obligatorio con la finalidad de consolidar el proceso de auditoría.
Por ultimo, se considera necesario hacer esfuerzos, por la actualización de la data, en
función de disponer de una mejor documentación y elaboración de los papeles de trabajo; para
normalizar los procedimientos que el proceso de auditoria genere en la Unidad de Auditoría
Interna del Ejecutivo Regional de la Gobernación del Estado Falcón, lo cual facilitara que su
gestión alcance niveles de calidad, con miras a la excelencia administrativa, operacional y/o
técnica, entre otras.
137
BIBLIOGRAFIA
138
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
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del 30 de diciembre 1999.
COVENIN-ISO 10013:1995. Lineamientos para la Elaboración de Manuales de
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Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional
de control Fiscal. Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela.
Nº 37347 del 17-12-Diario 2001.
Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público. Gaceta Oficial
de la Republica Bolivariana de Venezuela. Nº 37606 del 09-01-2003.
Ley de Hacienda Estadal.
Ley del Régimen Político Administrativo del Estado Falcón.
Normas Generales de Auditoría de Estado Contraloría General de la República,
de fecha 30-04-1997.
Normas Generales de Control Interno. Contraloría General de la República,
141
Publicada en la Gaceta Oficial Nº 36.229 de fecha 17-06-97.
Normas de Auditoría de General Aceptación. Contraloría General de la República
Norma ISO 9001:2000.
CONSULTA A INTERNET
http://www.gobiernoenlinea.gob.ve
http://www.gestopoli.com/recursos/docentes
142
ANEXOS
143
Anexo “A” Instrumento de Recoleccion de Datos
144
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD DEL ZULIA
NÚCLEO LUZ – PUNTO FIJO COORDINACIÓN DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO
CONVENIO UCLA – LUZ ESPECIALIZACIÓN EN CONTADURÍA PÚBLICA
MENCION: AUDITORIA
CUESTIONARIO
Informante: Personal de la Unidad de Auditoria Interna
I PARTE:
El presente cuestionario consta de dos (2) partes, organizadas de la siguiente
manera: la primera parte, son las instrucciones para su efectivo llenado y la
segunda parte contiene quince (15) preguntas, las cuales deben contestarse
utilizando las siguientes categorías y escalas numéricas:
CATEGORÍA PUNTUACIÓN
Siempre 5
Casi Siempre 4
Algunas Veces 3
Casi Nunca 2
Nunca 1
El propósito de este cuestionario es conocer los elementos más importantes de
la Propuesta para la implantación de un sistema de gestión de calidad en la
Unidad de Auditoria Interna del Ejecutivo Regional de la Gobernación del
Estado Falcón.
Para contestar efectivamente cada pregunta, se le agradece marcar una equis
(x) en la alternativa de respuesta de su preferencia. Por favor, lea
cuidadosamente cada pregunta. Es necesario destacar que no existen respuestas
de verdadero / falso, correcto / incorrecto, debido a que la opinión es un juicio
sobre Gestión de Calidad y Auditoria Interna. En caso de que surja alguna
duda, puede consultar al investigador a efectos de aclararla. La utilidad del
145
presente cuestionario se vincula de manera exclusiva con la elaboración de un
Trabajo Especial de Grado, por lo tanto es de carácter anónimo.
Gracias por su Colaboración!
ALTERNATIVAS Opinión sobre la “Propuesta para la implantación de un sistema de gestión de calidad en la Unidad de Auditoría Interna del Ejecutivo Regional de la Gobernación del Estado Falcón.”.
5
4
3
2
1
01. Las Normas de la Organización Pública son una ventaja competitiva para la organización
02. Conoce las expectativas de los clientes vinculados al proceso de Auditoría.
03. Ud. detecta los tipos de desviaciones existentes en la Unidad de Auditoría
04. Aplica acciones para medir y controlar los desperdicios en la Unidad de Auditoría
05 Aplica las normativas internas en el sistema de documentación para la Auditoría Interna
06. Utiliza los formatos para los registros exhaustivos en cada proceso de Auditoría
07. El sistema de documentación para la Auditoria Interna es susceptible de ser mejorado
08.. Para la Implementación del S. de Gestión de Calidad es primordial el enunciado de la Política de Calidad
09. Para la Gestión de Calidad se requiere el compromiso de la Alta Gerencia
10. En la Gestión de Calidad es relevante la participación de todo el personal de la Unidad de Auditoría Interna
146
Anexo “B”
Registro de Observación
147
Registro de Observación
PROCESOS INSUMOS FORMATOS NORMA PRODUCTO
PLANIFICACIÓN
EJECUCIÓN
INFORMACIÓN
SEGUIMIENTO
148
Anexo “C” Constancias de Validación
149
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD DEL ZULIA
NÚCLEO LUZ – PUNTO FIJO COORDINACIÓN DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO
CONVENIO UCLA – LUZ ESPECIALIZACIÓN EN CONTADURÍA PÚBLICA
MENCIÓN: AUDITORÍA
CONSTANCIA DE VALIDACIÓN
JUICIO DE EXPERTO
Por medio de la presente hago constar que he participado en la validación del
instrumento presentado por el Lic. Fredis Reyes Medina, C. I: Nº 3.093.029, a fin
de recabar información para un Trabajo Especial de Grado, que realiza a nivel de la
Universidad del Zulia Núcleo Luz – Punto Fijo; Coordinación de Investigación y
Postgrado; Convenio UCLA – LUZ; Especialización en Contaduría Pública;
Mención: Auditoría, titulado: “Propuesta de Implementación de un Sistema de
Gestión de Calidad en la Unidad de Auditoría Interna de la Gobernación del Estado
Falcón, tomando en cuenta que los ítems planteados en el mismo, están acordes con
lo objetivos del estudio se consideran validos para los efectos de la investigación.
IDENTIFICACION DEL EXPERTO:
Nombre y Apellidos: Rafael N. Navarro Colina.
Nro.: 9.523.929 Profesión: Licenciado en Administración.
Institución donde Trabaja: Tesorero de l a Gobernación del Estado Falcón
Títulos obtenidos: MSc. En Gerencia, LUZ Zulia
150
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD DEL ZULIA
NÚCLEO LUZ – PUNTO FIJO COORDINACIÓN DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO
CONVENIO UCLA – LUZ ESPECIALIZACIÓN EN CONTADURÍA PÚBLICA
MENCIÓN: AUDITORÍA
CONSTANCIA DE VALIDACIÓN
JUICIO DE EXPERTO
Por medio de la presente hago constar que he participado en la validación del
instrumento presentado por el Lic. Fredis Reyes Medina, C. I: Nº 3.093.029, a fin
de recabar información para un Trabajo Especial de Grado, que realiza a nivel de la
Universidad del Zulia Núcleo Luz – Punto Fijo; Coordinación de Investigación y
Postgrado; Convenio UCLA – LUZ; Especialización en Contaduría Pública;
Mención: Auditoría, titulado: “Propuesta de Implementación de un Sistema de
Gestión de Calidad en la Unidad de Auditoría Interna de la Gobernación del Estado
Falcón, tomando en cuenta que los ítems planteados en el mismo, están acordes con
lo objetivos del estudio se consideran validos para los efectos de la investigación.
IDENTIFICACION DEL EXPERTO:
Nombre y Apellidos: Héctor E. Leañez Díaz
Nro.:_9.516.720 Profesión: Abogado
Institución donde Trabaja: Instituto Internacional de Cooperación Profesional de
América
Títulos obtenidos: Doctor en Derecho, Columbia Univesity
151
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD DEL ZULIA
NÚCLEO LUZ – PUNTO FIJO COORDINACIÓN DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO
CONVENIO UCLA – LUZ ESPECIALIZACIÓN EN CONTADURÍA PÚBLICA
MENCIÓN: AUDITORÍA
CONSTANCIA DE VALIDACIÓN
JUICIO DE EXPERTO
Por medio de la presente hago constar que he participado en la validación del
instrumento presentado por el Lic. Fredis Reyes Medina, C. I: Nº 3.093.029, a fin
de recabar información para un Trabajo Especial de Grado, que realiza a nivel de la
Universidad del Zulia Núcleo Luz – Punto Fijo; Coordinación de Investigación y
Postgrado; Convenio UCLA – LUZ; Especialización en Contaduría Pública;
Mención: Auditoría, titulado: “Propuesta de Implementación de un Sistema de
Gestión de Calidad en la Unidad de Auditoría Interna de la Gobernación del Estado
Falcón, tomando en cuenta que los ítems planteados en el mismo, están acordes con
lo objetivos del estudio se consideran validos para los efectos de la investigación.
IDENTIFICACION DEL EXPERTO:
Nombre y Apellidos: Juan Carlos Apitz B.
Nro.:6.887.340 Profesión: Abogado_
Institución donde Trabaja: Universidad Central de Venezuela_
Títulos obtenidos: MSc. En Derecho Procesal_
152
Anexo “D” Cronograma del Proceso de Planificación
153
Ejecutivo Regional
Formato para registrar data sobre duración de la planificación
Nombre de la auditoría: ___________________________
Referencia nº________________________________________
Auditor(es): _________________________________________
FECHA
DIAS
ACUMULADO
INICIO
FINAL
TOTALES
ESPERA
EFECTIVO
TOTAL
EFECTIVO
Asignación auditoría
Notificación de inicio
Familiarización
Elaboración plan y
programa tentativo
Reunión de planificación
Elaboración de minuta
reunión de planificación
Evaluación análisis de
riesgo
Programa de trabajo,
cronología de
actividades
Aprobación análisis de
riesgo, programa de
trabajo y cronología de
actividades
OBSERVACIONES:
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__________________________________________________________________________________
_______________________________________
154
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157
Anexo “E” Carta de Inicio de una Auditoría
158
República Bolivariana de Venezuela
Gobernación del Estado Falcón
Auditoría Interna
Formato de la carta de inicio de la auditoría
Gobernacion del Estado Falcon
Unidad de auditoría interna
La Unidad de Auditoría Interna inició la Auditoría “XXXXXXXXXXXXXX”, el
XX-XX-XX, y para su realización se ha designado al Auditor XXXX XXXXX y C.
El Objetivo de la Auditoría es:
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
De acuerdo con el procedimiento Interno establecido, requerimos efectuar la reunión
de planificación, en la cual se discutirán el objetivo y el alcance de la revisión, así
como la designación del punto focal. Proponemos para realizar esta reunión el XX-
XX-XX a las XX:XX en su oficina. Apreciamos nos confirmen su disponibilidad
para la fecha y hora antes indicada o proponer otra mutuamente conveniente. El
Auditor, establecerá contactos con el personal involucrado en las actividades a
revisar, para la obtención de la información preliminar.
Agradecemos informar a su personal para que presten la mayor colaboración y
faciliten los documentos necesarios para la realización del trabajo.
Atentamente,
Jefe de la Unidad de Auditoría Interna
159
Anexo “F” Minuta de Reunión de Planificación
160
República Bolivariana de Venezuela
Gobernación del Estado Falcón
Auditoría Interna
Formato de la minuta de reunión de planificación
Gobernación del Estado Falcón
Unidad de auditoría interna
Titulo:
Número de la Auditoría:
Organización:
Fecha de inicio:
Punto Focal:
Auditor:
Tiempo Estimado:
Fecha de la reunión de planificación:
Asistentes ________________________
________________________
________________________
________________________
________________________
________________________
Objetivo:
En este sitio se describe el objetivo de la Auditoría, que es el mismo que se
estableció en el plan anual.
161
Alcance General:
Se revisará selectivamente el período comprendido entre el xx-xx-xx al xx-xx-xx,
analizando los siguientes aspectos.
A.-
B.- ( Los Aspectos serán las sumarias)
C.-
Comentario General
Se anotará en este espacio lo relacionado a los acuerdos a que se tengan lugar
durante la reunión, Auditoría Interna informó sobre el objetivo y alcance de la
Auditoría, indicando el compromiso mutuo para la terminación a tiempo de la misma.
Agradecemos que cualquier información no incluída se nos comunique, para hacer
los arreglos correspondientes.
Nombre del Auditor.
162
Anexo “G” Formato del Programa de Trabajo
163
FORMATO DEL PROGRAMA DE TRABAJO
GOBERNACION DEL ESTADO FALCÓN
UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA
Programa de Trabajo
Titulo:
Número de la Auditoría:
Fecha de inicio:
Punto Focal:
Elaborado por:
Aprobado por:
Tiempo Estimado:
OBJETIVO
En este sitio se describe el objetivo de la Auditoría, que es el mismo que se
estableció en el plan anual. (Igual que se utilizó en la minuta de Planificación)
ALCANCE
Se revisará selectivamente el período comprendido entre el xx-xx-xx al xx-xx-xx,
analizando los siguientes aspectos.
A.-
B.- ( Los Aspectos serán las sumarias)
C.
GENERAL
Solicitar todo tipo de información y recursos necesarios para la ejecución de la
Auditoría; procedimientos, normas, políticas, lineamientos, flujograma del proceso,
leyes y todo lo relacionado con el trabajo a realizar etc.
164
A. TITULO DE LA SUMARIA
OBJETIVO
En este espacio se escribe el objetivo que se persigue con la elaboración de la sumaria
REF.
P/T
PROCEDIMIENTO/PASOS DEL PROGRAMA
1. xxxxxxxxxxxxx.
2. xxxxxxxxxxxxx
3. xxxxxxxxxxxxx
4. xxxxxxxxxxxxx
5. xxxxxxxxxxxxxx
6. xxxxxxxxxxxxxx
HECHO
POR
FECHA
165
B. TITULO DE LA SUMARIA
OBJETIVO
Objetivo de la sumaria.
REF.
P/T
PROCEDIMIENTO/PASOS DEL PROGRAMA
1. xxxxxxxxxxxxx.
2. xxxxxxxxxxxxx
3. xxxxxxxxxxxxxx
4. xxxxxxxxxxxxxx
5. xxxxxxxxxxxxxx
6. xxxxxxxxxxxxxx
7. xxxxxxxxxxxxxx
8. xxxxxxxxxxxxxx
9. xxxxxxxxxxxxx
HECHO
POR
FECHA
166
C. TITULO DE LA SUMARIA
OBJETIVO
Objetivo de la sumaria, iniciando siempre con un verbo en infinitivo. Verificar,
evaluar etc.
REF.
P/T PROCEDIMIENTO/PASOS DEL PROGRAMA
1. xxxxxxxxxxxxx.
2. xxxxxxxxxxxxx
3. xxxxxxxxxxxxxx
4. xxxxxxxxxxxxxx
5. xxxxxxxxxxxxxx
6. xxxxxxxxxxxxxx
HECHO
POR
FECHA
167
Anexo “H” Formato de la Portada del Informe
168
República Bolivariana de Venezuela FORMATO DE LA PORTADA
INFORME
Gobernación del Estado Falcón
Auditoria Interna
CONFIDENCIAL
(Arial 14, mayúscula, negrilla, Justificación derecha)
AUDITORIA INTERNA
GOBERNACIÓN DEL ESTADO FALCON
(Arial 20, mayúscula, negrilla, centrada)
INFORME DE AUDITORIA
(Arial 20, mayúscula, negrilla, centrada)
NOMBRE DE LA AUDITORIA
(Arial 16, mayúscula, centrada, negrilla, subrayada)
SECRETARIA
(Arial 16, mayúscula, negrilla, centrada)
SECCION/DIRECCION
(Arial 16, mayúscula, negrilla, centrada)
FECHA, MES AÑO
(Arial 16, mayúscula, negrilla, centrada)
169
Auditor: Nombre del auditor Informe No. :
(Arial 14, minúscula, negrilla, justificación izquierda) (Arial 14, minúscula,
negrilla, justificación derecha)