UNIVERSIDAD DE ORIENTE

NÚCLEO DE MONAGAS

ESCUELA DE CIENCIAS SOCIALES Y ADMINISTRATIVAS

DEPARTAMENTO DE CONTADURIA PÚBLICA

MATURÍN- MONAGAS

EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN EL MANEJO DEL EFECTIVO DE LA EMPRESA SERVICIOS Y SUMINISTROS MEDAL

C.A., PERIODO AGOSTO-DICIEMBRE 2009.

ASESORES ACADEMICOS: AUTORES:

Profa. Alcalá Rosmyl Farrera Daviana C.I. 17.546.415.

Prof. Presilla Diógenes Rivero Alejandra C.I.18.462.419.

Prof. Rodríguez Emir

Trabajo de grado, Modalidad de Áreas de Grado, Presentado como

requisito parcial para optar al título de Licenciado en Contaduría Pública

Maturín, marzo de 2010

UNIVERSIDAD DE ORIENTE

NÚCLEO MONAGAS

ESCUELA DE CIENCIAS SOCIALES Y ADMINISTRATIVAS

DEPARTAMENTO DE CONTADURÍA PÚBLICA

MATURÍN – MONAGAS – VENEZUELA

ACTA DE APROBACIÓN

EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN EL MANEJO DEL EFECTIVO DE LA EMPRESA SERVICIOS Y SUMINISTROS MEDAL

C.A., PERIODO AGOSTO-DICIEMBRE 2009

AUTORES:

Farrera Daviana C.I. 17.546.415.

Rivero Alejandra C.I.18.462.419.

Aprobado por:

______________________

Prof Presilla Diógenes

Asesor Académico

______________________ ______________________

Profa Alcalá Rosmyl Prof. Rodríguez Emir

Jurado Principal Jurado Principal

ii

iii

RESOLUCIÓN

DE ACUERDO CON EL ARTÍCULO 44 DEL REGLAMENTO DE

TRABAJOS DE GRADO, ÉSTOS SON DE EXCLUSIVA PROPIEDAD DE LA

UNIVERSIDAD DE ORIENTE Y SÓLO PODRÁN SER UTILIZADOS A

OTROS FINES CON EL CONSENTIMIENTO DEL CONSEJO DE NÚCLEO

RESPECTIVO, QUIEN LO PARTICIPARÁ AL CONSEJO UNIVERSITARIO

iii

iv

DEDICATORIA

Quiero ofrecer este logro primeramente a DIOS quien me dio la fuerza y

fortaleza para seguir adelante y así poder cumplir mis objetivos.

A mis padres Gloria del Jesús Pérez de Rivero y Pedro Pablo Rivero

Elbittar por apoyarme en cada momento de mi vida contando con su amor y

consejo en los momentos más difíciles.

Alejandra Rivero

iv

v

DEDICATORIA

A DIOS TODOPODEROSO por darme tu bendición, inspirando en mí

los deseos de superación llenando mi alma de fe, voluntad y constancia para

lograr culminar con éxito el recorrido de ese largo camino de sueños, metas y

esperanzas.

A MIS PADRES DAVID Y ANA, quienes con amor, apoyo y tolerancia

han sembrado en mí los principios y valores, representado siempre la fuente

de inspiración que me ayuda a seguir adelante, esta meta que hoy en día

alcanzo es tan de ustedes como mía.

A MIS HERMANOS DAVID JOSE Y CRUZ ELIANNYS, para que le

sirva como ejemplo para lograr sus sueños y metas.

A FRANCISCO, por estar siempre allí en todo momento, brindándome

su apoyo incondicional, confianza y respeto, gracias por todo lo que haces

por mí.

A TODOS LOS DEMAS AMIGOS, CONOCIDOS Y COMPAÑEROS DE

CLASES que también aportaron un granito de arena y me apoyaron.

Daviana Farrera

v

vi

AGRADECIMIENTO

A mis hermanos: Arisleyda Rivero, Pedro Pablo Rivero y Jesús Rivero

por formar parte de este logro y a. toda mi familia que siempre me han

apoyado en cada uno de los pasos que he dado para el logro de esta meta

A todos mis amigos y en especial a mi gran amiga Rina Rincones por

sus consejos y orientaciones en toda mi carrera y darme la oportunidad de

contar con su apoyo en cualquier momento.

A la profesora Norma Pérez por su ayuda y colaboración en el

transcurso de mi carrera

A la Universidad de Oriente por haberme abierto las puertas y

proporcionarme las herramientas necesarias para ser un profesional.

A los profesores Emir Rodríguez, Rosmyl Alcalá y en especial Diógenes

Presilla, por su disposición para orientarme acertadamente, para lograr el

desarrollo de esta gran labor.

A la Empresa Servicios y Suministros MEDAL, C.A por habernos

brindado toda la información necesaria para la realización de este trabajo.

Entre otras personas agradezco A: Yolanda de Sosa, por su ayuda y

colaboración en el transcurso de mi carrera.

Alejandra Rivero

vi

vii

AGRADECIMIENTO

A la Universidad de Oriente, Núcleo Monagas, por ser mi casa de

estudios y así cumplir una de mis metas en esta vida.

A mi Asesor Académico, Prof. Diógenes Presilla gracias por su gran

apoyo, dedicación y orientación.

A los profesores Rosmyl Alcalá y Emir Rodríguez, por toda su

colaboración.

A la Empresa Servicios y Suministro MEDAL, C.A, por brindarme su

tiempo y apoyo cuando lo necesite

vii

viii

INDICE GENERAL

RESOLUCIÓN................................................................................................ iii

DEDICATORIA............................................................................................... iv

AGRADECIMIENTO.......................................................................................vi

RESUMEN......................................................................................................xi

INTRODUCCIÓN.............................................................................................1

ETAPA I...........................................................................................................3

GENERALIDADES DEL TEMA......................................................................3

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.........................................................3

OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN........................................................5

Objetivo General.......................................................................................5

Objetivos Específicos...............................................................................5

JUSTIFICACIÓN..........................................................................................6

METODOLOGIA..........................................................................................7

Tipo de Investigación................................................................................7

Nivel de la Investigación...........................................................................8

Población..................................................................................................8

Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos..................................9

Entrevista no estructurada......................................................................10

Revisión Bibliográfica............................................................................10

IDENTIFICACION DE LA EMPRESA........................................................11

Reseña Histórica....................................................................................11

Misión de la Empresa.............................................................................12

Visión de la Empresa..............................................................................12

Objetivos de la Empresa.........................................................................13

Característica de la Empresa.................................................................13

Estructura Organizacional.......................................................................14

ETAPA II........................................................................................................18

viii

ix

DESARROLLO DEL TRABAJO..................................................................18

CONTROL INTERNO.................................................................................18

Importancia del Control Interno..............................................................18

Elementos del Control Interno................................................................19

Organización...........................................................................................20

Procedimientos.......................................................................................21

Personal..................................................................................................22

Supervisión.............................................................................................23

Control Interno del Efectivo....................................................................23

Conciliación Bancaria.............................................................................26

IDENTIFICAR LAS POLÍTICAS Y NORMAS DE CONTROL INTERNO EN

EL ÁREA DEL EFECTIVO DE LA EMPRESA MEDAL, C.A..........28

Normas para el Manejo del Efectivo (Entradas)....................................28

Normas para el Manejo del Efectivo (salidas)........................................29

Políticas para el Manejo de Caja Chica..................................................30

Normas Aplicadas Para la Elaboración de la Conciliación Bancaria......31

DESCRIBIR EL PROCESO DE CONTROL INTERNO APLICADO AL

ÁREA DEL EFECTIVO DE LA EMPRESA.......................................32

Procedimiento para el Manejo del Efectivo (Entrada).............................32

Procedimientos para el Manejo del Efectivo (salida)..............................33

Procedimientos Contables Previos para la Elaboración de una

Conciliación Bancaria.....................................................................36

EVALUAR EL PROCESO DE CONTROL INTERNO APLICADO AL

ÁREA DEL EFECTIVO DE LA EMPRESA.......................................40

ETAPA III.......................................................................................................43

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES................................................43

CONCLUSIONES.......................................................................................43

RECOMENDACIONES..............................................................................44

ix

x

DEFINICIÓN DE TÉRMINOS.....................................................................46

BIBLIOGRAFÍA.............................................................................................49

ANEXOS........................................................................................................50

x

UNIVERSIDAD DE ORIENTE

NÚCLEO DE MONAGAS

ESCUELA DE CIENCIAS SOCIALES Y ADMINISTRATIVAS

DEPARTAMENTO DE CONTADURIA PÚBLICA

MATURÍN- MONAGAS

EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN EL MANEJO

DEL EFECTIVO DE LA EMPRESA SERVICIOS Y SUMINISTROS MEDAL

C.A., PERIODO AGOSTO-DICIEMBRE 2009.

ASESORES ACADEMICOS: AUTORES:

Profa. Alcalá Rosmyl Farrera Daviana C.I. 17.546.415.

Prof. Presilla Diógenes Rivero Alejandra C.I.18.462.419

Prof. Rodríguez Emir

RESUMEN

La presente investigación tuvo como propósito la evaluación del sistema de control interno en el manejo del efectivo, siendo este una partida de gran importancia dentro de cualquier organización, debido a la naturaleza tan delicada del rubro en estudio. La creación de controles es una de las vías más eficientes que garantizan el cumplimiento óptimo de los objetivos con la finalidad de evitar fraudes. La investigación se realizo en la empresa servicios y suministros MEDAL, C.A que tiene como objeto prestar un servicio de calidad a empresas y comunidades del estado a través del ramo de construcción y servicios. Se realizó un estudio documental y de campo de nivel descriptivo. Realizado el estudio se pudo constatar que la empresa cuenta con manuales de normas y procedimientos para el manejo del efectivo y que los mismos no se están llevando a cabo de acuerdo a lo establecido, el análisis de estos procedimientos nos llevo a dar con las fallas existentes en la aplicación de los manuales, lo que nos permite señalar las mismas y proponer posibles soluciones para subsanarlas.

xi

INTRODUCCIÓN

El sistema de control interno se desarrolla y vive dentro de la

organización, cumple y/o alcanza los objetivos que persigue ésta. Los

grandes avances aceleran los procesos productivos que indiscutiblemente

repercuten en una mejora en los campos de la organización y la

administración, pues ésta debe reordenarse para subsistir. Ya a finales del

siglo XIX  se demostró  la importancia del control sobre la gestión de los

negocios y que éste se había quedado rezagado frente a un acelerado

proceso de la producción.

De todo esto se deduce que el control interno es el sistema nervioso de

una empresa ya que  abarca toda la organización, sirve como un sistema de

comunicación de dos vías, y está diseñado únicamente para hacer frente a

las necesidades de una empresa específica. Incluye mucho más que el

sistema contable y cubre cosas tales como: las prácticas de empleo y

entrenamiento, control de calidad, planeación de la producción, política de

ventas y auditoría interna. Toda operación lleva implícito el control interno. El

trabajador lo ejecuta sin percatarse de que es miembro activo de su

ejecución.

El control interno debe su existencia dentro de una entidad por el

interés de la propia administración. Ningún administrador desea ver pérdidas

ocasionadas por error o fraude o a través de decisiones erróneas basadas en

informaciones financieras no confiables. Así, el control interno es una

1

2

herramienta útil mediante la cual la administración logra asegurar, la

conducción ordenada y eficiente de las actividades de la empresa.

Es por ello que podemos afirmar que el control interno es el conjunto de

mecanismos, sistemas, procedimientos y normas que aseguran una eficiente

gestión de la entidad, la consecución de sus objetivos y el mantenimiento de

su patrimonio, en un ambiente de participación e integración de todos

aquellos que lo emplean y con los que se relacionan: clientes y proveedores.

La presente investigación estuvo dirigida a evaluar el sistema de

control interno en el manejo del Efectivo de la empresa Servicios y

Suministros MEDAL, C.A. periodo agosto- diciembre 2009

A continuación se presenta un resumen detallado del contenido de

cada etapa:

ETAPA I: Generalidades del tema, lo que incluye el planteamiento del

problema, objetivos tanto generales como especifico, justificación, y

metodología.

ETAPA II: Desarrollo del trabajo, Evaluación del sistema de control

interno en el manejo del Efectivo de la empresa Servicios y Suministros

MEDAL, C.A.

ETAPA III: Se muestran las conclusiones a las cual se llego dando así

las Recomendaciones necesarias para la institución.

ETAPA I

GENERALIDADES DEL TEMA

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

El mundo empresarial está en continuos cambios, es por esto que las

organizaciones tienen la necesidad de adaptarse cada vez más a ellos

utilizándolos no sólo para poder subsistir, sino también para promover su

optimo funcionamiento, ya que el futuro depende de cómo éstas se ajusten a

las modificaciones que vengan con el progreso del país.

Debido al dinamismo que rodea el ambiente administrativo- contable y

las exigencias de un mundo cambiante, las organizaciones deben incorporar

nuevas herramientas que le permitan hacer uso efectivo de los recursos

propios o asignados. Todo esto en virtud de hacer más eficaz el proceso

administrativo en cualquiera de sus fases. Para controlar una actividad se

hace necesario trazarse metas y establecer planes, por esta razón el control

debe estar presente en cualquier actividad que se desarrolle.

Para una empresa es de gran importancia la protección de sus

activos y el buen desempeño de los departamentos que la conforman.

Por lo tanto, el departamento que no aplique controles internos

adecuados, puede correr el riesgo de tener desviaciones en sus

operaciones y las decisiones tomadas serían erróneas, porque estarían

basadas en información poco confiable. La utilidad de la información

3

4

contable y financiera se obtiene siempre y cuando se procese en

tiempo preciso, en la forma correcta y de manera fiable.

El control interno no se diseña para detectar errores, sino para reducir

la oportunidad que ocurran errores o fraudes. Algunas medidas del control

interno del efectivo son tomar todas las precauciones necesarias para

prevenir los fraudes y establecer un método adecuado para presentar el

efectivo en los registros de contabilidad. Un buen sistema de contabilidad

separa el manejo del efectivo de la función de registrarlo, hacer pagos o

depositarlo en el banco. Todas las recepciones de efectivo deben ser

registradas y depositadas en forma diaria y todos los pagos de efectivo se

deben realizar mediante cheques.

La administración del efectivo es de principal importancia en cualquier

organización debido a que es el medio para obtener mercancía y negocios.

Se requiere de una cuidadosa contabilización de las operaciones debido a

que este rubro puede ser mal utilizado; es decir, que la administración del

mismo se centra en el control interno del efectivo, con el fin de asegurar que

este se utilice para propósitos propios de la empresa y de esa manera

prevenir robos y evitar fraudes.

Servicios y Suministros Medal C.A, es una empresa de carácter privado

que se encarga de prestar servicios de mantenimiento y construcción de

obras a grandes empresas y comunidades a través de la ejecución de

proyecto; es por ello que maneja un movimiento considerable del efectivo

debido a que ha venido aumentando el volumen de sus actividades

relacionadas con la prestación de servicios. Es importante destacar que

5

esta empresa cuenta con un manual de normas y procedimientos para el

manejo del efectivo.

Por tal razón, es elemental la realización de dicha evaluación ,

porque la misma permitirá colaborar en el mejoramiento de la gestión

administrativa y contable, que finalmente se reflejará en la calidad y

accesibilidad de los servicios ofrecidos por esta empresa.

OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN

Objetivo General

Evaluar el sistema de control interno en el manejo del Efectivo de la

empresa Servicios y Suministro MEDAL, C.A.

Objetivos Específicos

Identificar las políticas y normas de control interno en el área del

efectivo de la empresa MEDAL, C.A.

Describir el proceso de control interno aplicado al área del efectivo de la

empresa.

Evaluar el proceso de control interno aplicado al área del efectivo de la

empresa

6

JUSTIFICACIÓN

El enfoque del concepto de control interno consiste, en resguardar los

activos contra la situación que se considere en peligro de pérdida, es decir, si

a menudo se presenta esta situación tratar de eliminar o reducirlas al

máximo, su idea es tratar de fomentar la eficiencia en el manejo de las

operaciones que el desempeño realizado por las políticas fijadas de la

organización y procurar que el control interno establecido dé como

resultado, mantener a la administración informada del manejo operativo y

financiero y que dicha información sea confiable y llegue en el momento más

oportuno.

Por lo tanto, es importante realizar una evaluación del Sistema de

Control Interno aplicado en el efectivo en la Empresa Servicios y

Suministros Medal C.A, a fin de determinar las fallas de los mecanismos

de control interno que afectan el desarrollo de las actividades en el

departamento encargado del efectivo. Esto con la finalidad de aplicar a

tiempo las medidas correctivas necesarias, que permitan la exactitud

de la información suministrada por los Estados Financieros,

garantizando que la misma sea clara, precisa y confiable para lograr

las metas de la organización.

A través de este estudio se persigue realizar una evaluación detallada

que permita conocer e informar a la gerencia sobre aspectos básicos para su

funcionamiento tales como:

7

Proteger y salvaguardar sus activos representados por el efectivo.

Comprobar el cumplimiento de los objetivos propuestos.

Localizar o detectar fallas administrativas, contables y financieros en los

procedimientos de control del efectivo.

Prever errores, omisiones y actos dolosos sobre su caja chica y

conciliación bancaria.

METODOLOGIA

Tipo de Investigación

La investigación que se realizó para este estudio fue documental y de

campo. En esta última se obtuvieron datos directos del área en estudio, en el

sector y con el personal que desarrolla las labores relacionadas con el tema

a investigar, su carácter documental deriva del hecho de obtener información

de documentos que se relacionan con el área investigada bien sea

extrayendo información de libros, publicaciones o archivos.

Al respecto Sabino (2002), señala:

La investigación de campo se basa en informaciones o datos primarios, obtenidos directamente de la realidad. Su innegable valor en que a través de ellos el investigador pude cerciorarse de las verdaderas condiciones en que se han

8

conseguido sus datos, haciendo posible su revisión o modificación en el caso en que surjan dudas.(p 67).

Según Tamayo (2001):

“La investigación documental es cuando se recurre a la utilización de datos secundarios, es decir, aquellos que han sido obtenidos por otros y nos llegan elaborados y procesados de acuerdo con los fines de quienes inicialmente los elaboran y manejan”. (p 109).

Nivel de la Investigación

El nivel de la presente investigación se consideró de carácter

descriptivo, que establece la forma de conducta y actitud del universo

investigado.

Sabino (2002) sostiene que: “Las investigaciones descriptivas, utilizan

criterios sistemáticas que permitan poner de manifiesto la estructura o el

comportamiento de los fenómenos en estudio, proporcionan de ese modo

información sistemática y comparables de otras fuentes. (P.62).

Población

9

La población o universo determina la amplitud del hecho a ser

investigado, la metodología a utilizar para la evaluación de los datos y la

delimitación del estudio. Respecto a esta, Hurtado (2000) señala “Para la

población se refiere establecer los sujetos a ser estudiados y medidos, en

función de la delimitación del problema y de los objetos de la investigación,

(p 294).”

En este sentido, la población estuvo conformada por 5 personas

directamente involucradas en el control interno aplicado al efectivo de la

empresa Servicios y Suministros Medal C.A, el Presidente, Vicepresidente,

la secretaria, el tesorero y el contador público de dicha empresa, así como

todos aquellos registros del efectivo necesarios para el desarrollo de la

investigación; debido a lo pequeño de la población no se utilizaran criterios

estadísticos para calcular el tamaño de la muestra.

Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos

Para obtener los datos necesarios para alcanzar los objetivos y

metas planteadas en esta investigación se empleo la entrevista no

estructurada y la revisión bibliográfica.

Sabino (2000) define las técnicas de recolección de datos como:

“Cualquier recurso de que pueda valerse el investigador para

acercarse a los fenómenos y extraer de ellos información”. (p.129).

10

Para llevar a cabo dicha investigación se utilizaron las siguientes

técnicas e instrumentos de recolección de información:

Entrevista no estructurada

En la investigación de campo la mayor parte de los datos obtenidos se

logran por entrevista. Específicamente se utilizó la entrevista no estructurada

siendo esta técnica una relación directa entre el investigador y su investigado

logrando que el individuo entrevistado emita información de lo que piensa y

siente.

Sabino (2002) señala que: “La entrevista no estructurada es aquella en

la cual existe un margen más o menos grande de libertad para formular

preguntas” (p. 108)

Revisión Bibliográfica

La revisión bibliográfica se empleó con el propósito de recopilar

datos e información, además de detallar las bases teóricas que sustentan

esta investigación.

En tal sentido Sabino (2000) expone:

El principal beneficio que el investigador obtiene mediante una indagación bibliográfica es que puede incluir una

11

amplia gama de fenómenos, la que no sólo tiene que basarse en los hechos a los cuales él tiene acceso de un modo directo sino que puede extenderse para abarcar una experiencia inmensamente mayor. (p.64)

IDENTIFICACION DE LA EMPRESA

Reseña Histórica

Servicios y Suministros Medal C.A Se crea en Maturín el 10 de Octubre

del año 2002 en el registro mercantil de esta circunscripción judicial bajo el

Nº 19 tomo A-1 con el objeto de crear una empresa con sentido de prestar un

servicio de calidad a empresas y comunidades del estado a través del ramo

de construcción y servicios. Por las exigencias y evolución de las nuevas

leyes y reglamentos legales que se han venido solicitando en estos cambio

implementados en el país, La empresa se vio en la necesidad de incorporar

en su estructura esas nuevas modalidades de trabajo que ofrece la

República Bolivariana de Venezuela, una de ellas es formar parte de las

empresas de producción social, que son las que van a mano en la ejecución

del crecimiento de nuestro país conjuntamente con los consejos comunales,

ya que estos son las instancias sociales que asumen el ejercicio real del

poder popular entonces se convierte en la plataforma humana que alcanza el

mayor grado de participación, protagonismo y gerencia comunitaria dentro

del ámbito geográfico.

El proceso de cambio de Servicios y Suministros Medal C.A produce

varios efectos sociales que estos son demostrados a través de mejoras en

12

varias comunidades del municipio. El modelo gerencial adoptado por la

empresa para llevar adelante la nueva estructura tiene como características

fundamentales las siguientes:

El desempeño institucional como reto

La toma de decisiones soportada en la información (facilitada por las

normativas y los concejos comunales que lleven a cabo dichos

trabajos).

Flexibilidad en la estructura.

Planificación para el mediano y largo plazo.

Desconcentración y coordinación como instrumento para lograr el mejor

aprovechamiento de los recursos.

Misión de la Empresa

Prestar un servicio de calidad a empresas y comunidades donde se

desarrollen las obras, además prestar asistencias técnicas y administrativas

a las distintas cooperativas que se fusionen en los trabajos que se estén

ejecutando.

Visión de la Empresa

13

La Visión de Servicios y Suministros Medal C.A, es proyectarse y

mantenerse en el futuro como una empresa líder en el estado en lo que se

refiere a servicios y construcciones, con alta calidad humana y tecnológica.

Objetivos de la Empresa

Administrar eficientemente los recursos financieros con que cuenta para

su adecuada operatividad para garantizar el cumplimiento de los planes

trazados por la gerencia.

Garantizar la existencia de eficaces canales de comunicación, que

permitan la circulación de información de manera clara y oportuna.

Prestar servicios y construcciones eficientes que cubra las expectativas

y necesidades de la colectividad.

Controlar y cumplir correctamente con las exigencias de materia fiscal.

Desarrollar un sistema de información como base para la toma de

decisiones.

Ser fuente generadora de empleo.

Generar ingresos para su beneficio, tomando en cuenta el desarrollo

armónico de la economía nacional.

Mantener un nivel competitivo que le permita seguir siendo exitosa.

Característica de la Empresa

14

Es una empresa que se encarga de prestar servicios y construcciones a

grandes empresas y comunidades a través de la ejecución de proyectos, se

rige por la normativas legales establecidas en el Estado como las normas

emanadas del Instituto Nacional de Desarrollo de la Pequeña y Mediana

Industria, el Registro Nacional de Contratista y el Registro de Empresas y

Producción Social y con las puertas abiertas para introducir todos aquellos

cambios y normativas legales que establezca el Jefe de Estado del

momento.

Estructura Organizacional

Servicios Y Suministros Medal C.A, actualmente está estructurada en

niveles dando autoridad y responsabilidad de acuerdo del lugar que el

empleado ocupa dentro de la organización contando con un presidente y un

Vice-Presidente quienes tienen bajo su mando los siguientes departamento:

Finanzas y Contabilidad, Secretaria, Servicios al Personal, Almacén, y

un departamento donde interviene consejos comunales y/o cooperativas de

acuerdo al área geográfica en donde se está ejecutando la obra.

La empresa presenta un sistema organizacional agrupado en diversas

unidades o departamentos, y un conjunto de relaciones de autoridad,

responsabilidad y autorización estructurado en:

Presidente

15

Representar jurídica y legalmente a la empresa ante terceros.

Dirigir y controlar las funciones administrativas de la empresa.

Supervisar el correcto y oportuno cumplimiento de las funciones del

personal analizando la eficiencia del desempeño del trabajo.

Autorizar todo cheque expedido.

Atender y promover nuevos clientes

Vicepresidente:

Auxiliar al Presidente en sus funciones.

Sustituir al Presidente en caso de ausencia, enfermedad, vacante o

delegación del mismo.

Cualquier otra que le sean asignadas por el Pleno.

Secretaria

Redacta correspondencia de trámite, o más compleja, en base a las

indicaciones recibidas, preparándola para su firma y salida.

Mecanografía/procesa la documentación que se le encomiende.

Busca informaciones pertinentes en la empresa.

Atiende y filtra visitas y llamadas telefónicas

Prepara las condiciones materiales necesarias para la celebración de

reuniones, conferencias, etc.

16

Servicios Financieros y Contabilidad

Formular estados financieros.

Preparar y ordenar la información financiera y estadística para la toma

de decisiones de las autoridades superiores.

Identificar y analizar los ingresos, egresos y gastos de operación de la

empresa e informar periódicamente al Presidente.

Realizar las planillas y los pertinentes pago de impuestos.

Servicios al Personal

Proponer las políticas generales de administración de los recursos

humanos, teniendo en consideración las normas estatutarias

pertinentes y los principios de administración de personal.

Mantener actualizados la documentación y los registros con todos los

antecedentes y la información referida al personal.

Asegurar la operatividad de los trámites administrativos relacionados

con licencias médicas, accidentes del trabajo, cargas familiares,

asistencia, permisos, vacaciones, otros trámites y/o certificaciones que

requiera el personal.

Calcular, registrar y pagar las remuneraciones del personal.

17

Almacén

Sus responsabilidades se basan en salvaguardar de forma

adecuada los insumos y demás suministros inherentes a la

actividad de la empresa, cuenta con una recepción de mercancía

para el desarrollo de las actividades del almacén.

Organigrama de Servicios y Suministros Medal, C.A

18

Fuente: Servicios y Suministros Medal C.A

ETAPA II

DESARROLLO DEL TRABAJO

CONTROL INTERNO

Se entiende por control interno el programa de organización y el

conjunto de método y procedimiento coordinados y adoptados por una

empresa para salvaguardar sus bienes, comprobar la eficiencia de sus datos

contables y el grado de confianza que suscita a efecto de promover la

eficacia de la administración y lograr el cumplimiento de las políticas

administrativas establecida por la dirección de la empresa.

(http://www.monografias.com/trabajos12/artiun/artiun.shtml)

Según Galindo (2002) El control se ha concedido como una serie de

procedimientos complicados que se utilizan para corregir defectos o

desviaciones en la ejecución de los planes una vez que han +sucedido

(p.171)

Importancia del Control Interno

El control tiene como objetivo cerciorarse que los hechos vallan de

acuerdo con los planes establecidos. Este proceso es de vital importancia

dado que:

19

20

Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se

alcancen los planes exitosamente.

Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar

desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.

Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el

momento en que se establecen medidas correctivas.

Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los

planes, sirviendo como fundamento al reiniciar el proceso de

planeación.

Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.

Su aplicación incide directamente en la racionalización de la

administración y consecuente en el logro de la productividad de todos

los recursos de la empresa.(Munich, 2002, p172)

Elementos del Control Interno

Para que se puedan alcanzar los objetivos propuestos, Meigs, W.

Larsen, J. (1997). opina que el sistema del control interno debe estar

sustentado en los siguientes elementos:

Organización.

Procedimientos.

Personal.

Supervisión.

21

Organización

Está conformada por una serie de elementos a través de los cuales se

logra que las actividades de la empresa se desarrollen de forma armoniosa y

sistemática. Entre ellos intervienen:

Dirección: Se responsabiliza por las políticas generales de la empresa y

las decisiones a tomar para el desarrollo de las actividades.

Coordinación: Es la integración de las diferentes partes de la empresa

en un todo homogéneo y armónico, para que se cumplan los objetivos

trazados por la empresa, a la vez que prevean los conflictos causados

por la invasión de funciones e interpretaciones contrarias a las

asignaciones de autoridad.

División de Labores: Se refiere a la definición clara de independencia de

las funciones de operación, custodia y registro. Es decir, se debe tener

la previsión de una sola persona tenga a su cargo la totalidad del

proceso de realización de una transacción comercial. Las operaciones

deben estar a cargo de varias personas diferentes cuyas funciones no

tengan relación entre sí, esto permitirá que si incurren errores

voluntarios o involuntarios serán detectados con mayor rapidez.

Asignación de Responsabilidad: Los nombramientos dentro de la

empresa, deben hacerse con claridad, además considerar la delegación

de autoridad de acuerdo a las responsabilidades asignadas, y definir

bien las jerarquías. El principio fundamental consiste en que toda

operación o transacción debe ser aprobada por alguna persona. Debe

existir constancia de esta aprobación, con excepción de aquellas

actividades rutinarias donde menor importancia.

22

Procedimientos

Representan la formulación y aplicación de principios y métodos

uniformes en la realización de una actividad. En este sentido podemos

nombrar:

Planeación y Sistematización: Consiste en la preparación de una serie

de manuales de procedimientos sobre las funciones de dirección y

coordinación, la división de trabajo, el sistema de autorización y fijación

de responsabilidades. Estos instructivos o manuales cumplen con la

función de asegurar la ejecución de las operaciones del negocio de

acuerdo a las políticas trazadas por la administración; a la vez

uniforman los procedimientos, aminoran los errores, reducen el tiempo

empleado para el entrenamiento del personal y evitan las órdenes

verbales y las decisiones apresuradas.

Registro y Formas: Un Buen sistema de control interno debe contar con

procedimientos adecuados para el registro completo y correcto de

activos, pasivos, productos y gastos. Estos deben servir como medio

para cumplir con los procedimientos implantados por la dirección de

acuerdo con sus objetivos, debe ser suficientemente sencillos para

quesean accesibles a quien los emplea, facilitando el registro oportuno

y correcto, en su diseño deben tener presente todos sus usos posibles,

deben ser diseñados de tal forma tal que su empleo correcto obligue a

la adopción de los procedimientos prescritos.

Informe: La información interna es el instrumento más importante a

través del cual se controlan las operaciones y el personal que las

realiza. No basta la preparación periódica de informes internos, sino su

23

estudio cuidadoso por personal con capacidad para juzgarlos y

autoridad suficiente para tomar decisiones y corregir deficiencias.

Personal

Es uno de los elementos del control interno más importante de

cualquiera organización. Se le conoce como recurso humano, este debe

colocarse en el puesto adecuado para que se tenga un mejor rendimiento

dentro de la empresa. Entre estos podemos nombrar:

Entrenamiento: Depende de la buena calidad de los programas de

entrenamiento para preparar mejor al personal encargado, que van a

desarrollar las operaciones del negocio. El logro de un control interno

permite la identificación clara de las funciones y responsabilidades de

cada empleado, a la vez reduce la ineficiencia y el desperdicio.

Eficiencia: La efectividad de un trabajador será mayor, cuanto mejor

esté preparado, es decir, la eficiencia depende del juicio personal

aplicado a cada actividad.

Moralidad: Es el más seguro pilar sobre el cual descansa el control

interno. Detecta el grado de fortalezas o debilidades que una persona

posea en este aspecto, no es fácil, pero mediante la realización de

pruebas psicotécnicas al ser seleccionado, y luego la ejecución de un

adecuado seguimiento de sus actuaciones, irán conformando una idea

de lo que es esa persona en ese sentido.

24

Retribución: Un personal bien remunerado, mediante sistemas de

retribución, planes de incentivo y premios, se siente más estimulado,

con mayor entusiasmo y concentración en la labor que se le asigne.

Supervisión

Es un requisito importante para vigilar el personal, así como comprobar

si se están cumpliendo con los procedimientos de acuerdo con los planes

trazados. La manera más simple de supervisión consiste en que el dueño o

gerente de la empresa y sus inmediatos comprueben periódicamente el

funcionamiento del sistema establecido. La supervisión e efectúa en

diferentes niveles de la organización bien en forma directa o indirecta.

Control Interno del Efectivo

Lo constituye una serie de procedimientos bien establecidos, con el

propósito de monitorear todas las actividades de la Empresa, que puedan

afectar el manejo del efectivo. Estos procedimientos tienen por objetivo

salvaguardar los activos, garantizando la exactitud y confiabilidad de los

registros mediante:

División del trabajo

Delegación de autoridad

Asignación de responsabilidades

25

Promoción de personal eficiente

Identificación del personal con las políticas de la Empresa.

El efectivo es el dinero que mantiene toda empresa en su cuenta de

caja o en forma de depósito en un banco comercial. Valores en moneda

curso legal o su equivalente contenido por:

Efectivo en caja

Cuentas bancarias

Las medidas de control interno de efectivo están orientadas a reducir

los errores y pérdidas.

La recepción del efectivo, puede hacerse por tres vías:

Operaciones en el mostrador (ventas)

Ingresos ejecutados por cobradores

Remesas por correos

Podemos establecer que el área de efectivo comprende:

Caja y Banco

La caja se divide en dos:

Caja chica

26

Caja general

La caja chica es el fondo que la empresa emplea para los gastos

menores dentro de la misma que no requiere uso de un cheque.

El Control Interno de la Caja Chica debe hacerse, tomando en cuenta lo

siguiente:

Deberá establecerse un límite máximo para los pagos a realizarse por

caja chica. Los que excedan dicho límite, se deberán pagar con

cheques.

Esta cuenta sólo se moverá cuando se decida aumentar o disminuir el

fondo, o para su eliminación.

Debe haber una sola persona responsable de la caja chica.

La persona responsable de la caja chica, no debe tener acceso a la

Contabilidad, ni a los Cobros, ni a la Caja Principal.

La reposición del fondo se hará mediante cheque a favor de la persona

responsable del mismo.

El fondo se cargará a cada una de las cuentas de gastos o de costos,

según se especifique en los comprobantes pagados por la Caja Chica.

Los comprobantes impresos, numerados correlativamente, deberán

estar aprobados previamente por otra persona autorizada y

especificaran en cifras y letras, el monto pagado.

La Caja General Es la cuenta que registra todo el efectivo que ingrese

y salga de la Empresa. Se carga con los cheques que recibe y se abona

27

cuando se hace el depósito de los mismos en Banco. Es una cuenta de saldo

deudor o cero, nunca acreedor. Indicará el efectivo, cheques o vales que se

encuentran en la Caja.

El Arqueo de Caja consiste en el análisis de las transacciones del

efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha

contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta

cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero

efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los controles internos

se están llevando adecuadamente.

Conciliación Bancaria

Se entiende por conciliación Bancaria al proceso de control interno y de

rutina que consiste en verificar que las registraciones realizadas por la

empresa se encuentran también registradas por el banco, con el objeto de

verificar los fondos depositados y detectar errores u omisiones. Este proceso

se concluye cuando se logra que el saldo contable, al sumar y restar la

diferencia, sea igual al bancario.

(http://www.monografias.com/trabajos14/contabilgest/

contabilgest.shtml#CON

La conciliación bancaria consiste en hacer una confrontación del estado

de cuenta enviado mensualmente por el banco con la cuenta BANCO que se

28

encuentre registrada e el libro mayor de la empresa, de tal manera, que sea

posible comparar si todas las operaciones que aparecen en el estado de

cuenta del banco, están registradas en el libro de la empresa, de esta forma

de descubre las diferencias y semejanzas que hay entre los dos, para

determinar el saldo exacto que debe tener dicha cuenta. (Ligia Rodríguez

2001)

29

IDENTIFICAR LAS POLÍTICAS Y NORMAS DE CONTROL INTERNO

EN EL ÁREA DEL EFECTIVO DE LA EMPRESA MEDAL, C.A

En la actualidad la confiabilidad y la eficacia son las premisas

necesarias para toda empresa que aspiran a perfeccionar su actividad

económica en aras de lograr mejores resultados

El presente manual determina la forma en que se debe realizar el

registro contable de las operaciones de la entidad y los requisitos que debe

contener la documentación soporte, así como los criterios específicos de

registro que no están establecidos en este manual.

Normas para el Manejo del Efectivo (Entradas)

Objetivo: Controlar la entrada del efectivo

1. Debe verificar que los datos contenidos en el cheque sean correctos.

2. El cheque debe estar acompañado de su documentación (soporte

correspondiente).

3. Debe entregarse un recibo de ingreso al pagador.

4. Debe constatarse que el monto recibido (cheque, monedas, y/o billetes)

coincida con el monto que aparece en el recibo de ingreso a entregar.

5. Debe restringirse el acceso a personas no autorizadas.

30

6. Debe efectuarse la apertura en caja al menos una vez al día.

7. Debe efectuarse el cierre de caja al menos una vez al día

8. Los sobrantes en caja deben contabilizarse como otros ingresos.

Normas para el Manejo del Efectivo (salidas)

Objetivo: Controlar la salida del efectivo

1. Toda salida de efectivo debe estar autorizada.

2. El efectivo que entro en caja debe ser depositado el mismo día, o en

caso justificado, el día hábil bancario siguiente.

3. Los cheques o depósitos deben contener en el reverso la leyenda solo

para ser depositado en la cuenta nº xxxx del banco xxxx a nombre de

Servicios y suministros Medal C.A.

4. Todo pago debe efectuarse con cheque y estar debidamente soportado.

5. El cheque debe tener la expresión “NO ENDOSABLE”.

6. Si el cheque se elabora a mano, la tinta debe ser negra o azul.

7. El cheque no debe presentar enmendaduras, tachaduras y mutilaciones

en algunos de sus datos.

8. Al emitirse un cheque debe verificarse que los datos estén correctos.

9. No deben emitirse cheques sin disponibilidad bancaria.

10. No deben emitirse cheques en blanco o con algunos datos de los

datos sin llenar.

31

11. Al pagarse con cheques debe conservar la fotocopia de este, además

del vouchers.

12. Deben de llevarse libro auxiliar de entrada y salida de efectivo.

13. Deben efectuarse arqueos de caja sorpresivos.

14. Los faltantes de caja los paga el encargado de esta.

Políticas para el Manejo de Caja Chica

El fondo de caja chica está destinado a cubrir gastos menores o de

urgencia como por ejemplo papelería, mensajería, agua, luz, entre

otros.

El importe del fondo será de un mínimo de 1000bsf y un máximo de

3000 bsf.

Todos los pagos que se hagan con el fondo de caja chica deberán estar

previamente autorizados por el presidente.

Todas las facturas que se paguen con fondo de caja chica deberán

contener los requisitos fiscales y fecha reciente de expedición.

La reposición del fondo de caja chica se efectuará mediante entregas

de facturas debidamente autorizadas cuyo importe se acreditará en

cuenta del responsable del fondo.

Los directivos efectuaran arqueos periódicos para cerciorarse del buen

manejo del fondo.

La reposición del fondo de Caja Chica se realizará cuando los egresos

hayan superado el 75% del monto asignado.

32

La persona asignada para el manejo del fondo deberá presentar

obligatoriamente el cuadro “Resumen de Caja Chica”, adjuntando todos

los documentos de respaldo.

El fondo de caja chica será resguardado en caja con llave que solo el

responsable del fondo tendrá.

Todas las Facturas que ampare una Reposición de Fondo Fijo deberán

tener como máximo una antigüedad de 30 días hábiles a partir del la

fecha de expedición de la factura.

Normas Aplicadas Para la Elaboración de la Conciliación Bancaria

Llevar libro auxiliar de banco autorizado.

Conservar los cheques anulados y devueltos.

Debe llevarse un estricto control de los talonarios de cheques y sus

respectivos talonarios de pago.

Comparar el estado de cuenta emitido por el banco con los registros

asentados en el libro mayor de banco de la empresa.

Los ajustes se deben realizar por cuatro columnas sin ningún signo

negativo.

A cheques emitidos debe colocársele la fecha de caducidad.

33

DESCRIBIR EL PROCESO DE CONTROL INTERNO APLICADO AL ÁREA

DEL EFECTIVO DE LA EMPRESA

Procedimiento para el Manejo del Efectivo (Entrada)

Objetivo: Describir como se controla la entrada del efectivo en caja

El procedimiento se inicia cuando el tesorero apertura la caja,

verificando los depósitos en efectivos y en cheque realizados el día anterior

en el banco para confirmar si existe algún cheque devuelto o si han hecho

algún deposito, si hay efectivo del día anterior se revisa la relación de

cheques en caja en original (tesorería) y copia a (contabilidad) y procede a

elaborar el depósito.

Cuando entra efectivo, el encargado de caja usa el formato de

movimiento de caja en original (tesorero) y copia (contabilidad) y guarda la

documentación soporte respectivo, conjuntamente con el duplicado

(tesorería) y triplicada (contabilidad) del recibo de ingreso.

El tesorero hace el cierre de caja, el original del movimiento en caja y la

relación de cheques en caja van a tesorería, el original de la documentación

soporte del efectivo que ingreso va contabilidad al igual que las copias de los

recibos de ingresos.

34

Procedimientos para el Manejo del Efectivo (salida)

Objetivo: Describir como se controla la salida de efectivo en caja

El procedimiento se inicia cuando después de recibir la lista de

cheques autorizados por pagar, consigna el pago y recibe la documentación

que soporta el desembolso, luego procede a guardar la documentación con

sus respectivos soportes.

El tesorero elabora los depósitos bancarios, se llena la relación de

depósitos enviada al banco, el original le queda al tesorero y la copia va a

contabilidad.

El tesorero hace el cierre de caja usando el formato de movimiento de

caja y relación de cheques en caja, una copia le queda al tesorero y el

original a contabilidad.

A continuación se describen las partidas que originan salida de efectivo

para su revisión y control que deben pasar por los servicios financieros como

un requisito para poder autorizar el pago de la obligación

35

La Orden de Compra: Algunos de los requisitos que deben contener

Número de memorando de pedido o solicitud de compra (requisición).

Identificación de la persona autorizada a cobrar y número de su cédula

de identidad.

Indicar el bien o la prestación de servicio, señalando la cantidad, unidad

de medida, descripción, precio unitario y total I

Firma y sello del director de administración.

Anticipo o contratista de obras y servicios:

Presupuesto de obra o servicio.

Documento principal del contrato.

Fianza del anticipo.

Valuación de obras:

Acta de inicio de obra.

Planilla de liquidación de obra.

Valuación de obras..

Gasto de viajes (viáticos entregados a empleados):

36

Fecha de elaboración

Apellidos, nombres, número de cédula de identidad y cargo del

funcionario o trabajador beneficiario de los viáticos.

Sector, programa, actividad y dependencia a la que pertenece el

funcionario o trabajador.

Objeto del viaje.

Destino o lugar.

Viático diario en bolívares.

La Nóminas: algunos de los requisitos que deben contener

Si el Personal es Fijo:

Nómina de Personal

Orden de pago permanente

Contratado:

Nómina de personal.

Obreros:

Nómina de personal

Orden de pago permanente.

37

Procedimientos Contables Previos para la Elaboración de una

Conciliación Bancaria

Partidas no registradas en el banco

Verificar que los cheques en Tránsito (del mes pasado) aparezcan en el

Estado de cuenta enviado por Banco.

Verificar que los Depósitos en Tránsito (del mes pasado) aparezcan en

el estado de cuenta enviado por Banco.

Partidas no registradas en la empresa

Revisar que las Notas de Débito o Cheques omitidos (del mes pasado)

estén reflejadas en el libro mayor de Banco.

Revisar que las Notas de Crédito o Depósitos omitidos (del mes

pasado) estén reflejadas en el libro mayor de Banco.

Errores

38

Comprobar que se hayan asentado todos los errores (del mes pasado)

en los libros de la empresa (libro mayor de Banco) ya sean por diferencias,

mal ubicación, omisión o prescripción de cheques.

Comprobar que se hayan asentado todos los errores (del mes

pasado) en el estado de cuenta bancario, ya sean por diferencias, mal

ubicación, omisión o partidas que no corresponden a la empresa.

Flujo grama de Procedimiento para la elaboración de la conciliación

bancaria

Fuentes: Autores 2010

Ejemplo de una conciliación

39

SERVICIOS Y SUMINISTRO MEDAL C.A.

CONCILIACIÓN BANCARIA

BANCO MERCANTIL AL 30/09/09

DESCRIPCIÓN PARCIAL LIBROS BANCO

Saldos al 30/09/09   230.000,0 185.900,00

CHEQUES EN TRÁNSITO      

17/09/09 Cheque Nº 4506 25.000,00    

20/09/09 Cheque Nº 4507 40.800,00   65.800,00

DEPÓSITOS EN TRANSITO      

30/09/09 Deposito Nº 2365 153.800,0  -153.800,00

ERRORES DE EMPRESA      

Deposito Nº 1956 registrado 18.500,00    

Deposito Nº 1956 correcto 185.000, 166.500,0  

Cheque Nº 4505 mal ubicado 61.300,00 -122.600,00  

SALDOS CORRECTOS AL 30/09/09 273.900,00 -

273.900,00

Asientos que realiza el departamento de servicios financieros para la

creación, desembolsos y reposición de caja chica en el libro diario.

40

Nov. 2009 1

Caja chica 50bs

Banco 50bs

Registro de creación de caja chica

Nov. 2009 2

Caja chica 50 bs

Teléfono 10bs

Gastos generales de oficina 27bs

Banco 87

Reposición de caja chica y aumentarlo a 100 bs

Dic. 2009 3

Teléfono 13bs

Gastos generales de oficina 17 bs

Banco 30bs

Para registrar desembolso de fondo de caja chica no repuesto

EVALUAR EL PROCESO DE CONTROL INTERNO APLICADO AL

ÁREA DEL EFECTIVO DE LA EMPRESA

41

El Control Interno en una organización constituye una pieza

primordial para garantizar la eficiencia, eficacia y economía en todas

las operaciones de la empresa, promoviendo y facilitando la correcta

ejecución de las funciones y actividades establecidas. Contar con un

buen control interno del efectivo es de gran importancia para toda

organización, ya que permitirá verificar el adecuado funcionamiento de las

actividades y procedimientos aplicados en el manejo del mismo.

La empresa Servicios y Suministro Medal C.A es una institución en

donde se realizan una serie de operaciones las cuales derivan una

diversidad de actividades administrativas y contables, que requiere de un

eficaz control interno que garantice un buen funcionamiento; esta empresa

por sus variadas transacciones económicas tiene un control del efectivo que

permite el manejo de los recursos que disponen la misma así como obtener

una excelente y eficiente gestión. El control interno del efectivo de Medal C.A

depende en gran medida de servicios financieros y contabilidad.

Por medio del análisis del sistema de control interno aplicado en el

efectivo se pudo tener conocimiento de la situación actual que

presenta la empresa MEDAL C,A. verificar el funcionamiento de las

operaciones realizadas por la empresa a través del cumplimiento del manual

de normas y procedimientos aplicado para el manejo del efectivo, a fin de

proponer soluciones que permitan mejorar la ejecución de las

actividades en el mismo.

42

Primeramente, se determinó que las conciliaciones bancarias no se

elaboran oportunamente porque no se tiene a tiempo los estados de cuentas

emitidos por el banco; ya que la persona encargada de solicitar dicho

documento no lo retira a tiempo y esto ocasiona un retardo al departamento

de servicios financieros para cotejar toda la información recibida y proceder a

realizar la conciliación.

Se pudo conocer que existen fallas en cuanto a los cheques emitidos

debido a que no se cumple con la norma establecida por la empresa en

cuento a la caducidad del mismo y estos tienden a ser cobrado a lo largo del

tiempo. También existe una falta de coordinación entre servicios financieros y

contabilidad al momento de proporcionar informaciones sobre las

operaciones realizadas por la empresa.

La falta del persona afecta las actividades de la empresa ya que

propicia la acumulación de operaciones comerciales no procesadas, debido

a la cantidad de contratos que se maneja se hace necesario que la plantilla

de personas que elaboran en el departamento de servicios administrativos

sea aumentada.

También, se dio a conocer que la ausencia de recursos humanos

capacitados, conlleva a que no exista una orientación del correcto

desempeño de las labores dentro de esta organización, por tal motivo es

necesaria la capacitación continua de los empleados (cursos, talleres,

seminarios, etc.), para así lograr un mejor desempeño laboral y efectividad

en sus funciones.

43

Otro de los aspectos observados es que no existe la segregación de

funciones, lo que hace que una sola persona realice trabajos en los distintos

departamentos, conllevando a un control interno deficiente.

Existe una falta de supervisión en las operaciones realizadas por los

departamentos correspondientes, debido a que no se revisan los registros

contables, para determinar si la empresa incurre en fallas y errores.

Por último se evidenció que existe un Manual de Normas, Políticas y

Procedimientos donde se encuentran plasmados cada uno de los

pasos que deberían cumplirse para llevar a cabo las actividades de

manera satisfactoria. Sin embargo, se omiten algunos de ellos,

situación que produce cierta descoordinación entre lo señalado en el

manual y lo que realmente se realiza.

ETAPA III

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

CONCLUSIONES

Una vez recopilada la información relativa al funcionamiento de control

interno en el manejo del efectivo en la empresa Servicios y Suministros

Medal C.A, analizada y diagnosticada la situación existentes, se originaron

las conclusiones siguientes:

Existen retrasos significativos en la entrega de los distintos resúmenes

que conforman los reportes de la tesorería, lo que afecta a su vez el libre

desenvolvimiento de los departamentos que utilizan esta información.

El departamento de servicios financieros y contabilidad no pone en

práctica el manual de normas y procedimientos formalmente establecidos

que sirvan de guía al personal para la realización de las actividades.

Las conciliaciones bancarias se llevan con retardo, debido a que los

estados de cuentas suministrados por el banco no se tienen a tiempo para

cotejar la información con los libros auxiliares.

44

45

La empresa no cuenta con personal suficiente para la segregación de

funciones en cuanto al desempeño de su actividad económica. También se

puede concluir que es necesario la supervisión al personal encargado de las

operaciones relacionada al efectivo.

No existe una eficiente comunicación entre los departamentos

involucrados en el control del efectivo, para comparar los resultados de la

distinta operaciones.

RECOMENDACIONES

De acuerdo al análisis realizado a los procesos de control interno del

efectivo en el departamento de contabilidad de la empresa Servicios y

Suministros Medal, a continuación se señalan las siguientes

recomendaciones que pueden ser considerados para mejorar el control de

las actividades.

Capacitar al personal para el mejor desempeño de las distintas

actividades realizadas por el departamento de servicios financieros y

contabilidad.

Orientar al personal en cuanto al manual de normas y procedimiento

existente en la empresa para el manejo del efectivo. Para así obtener un

mejor funcionamiento de las actividades y operaciones llevadas por el

departamento a fin de facilitar el control de las operaciones.

46

Ejercer un mayor control en cuanto a los cheques que se emitan, de

manera que sean cobrados en el tiempo establecido por la empresa y de esa

forma obtener los saldos reales en la cuenta bancaria.

Es indispensable que exista una comunicación a nivel

interdepartamental con la finalidad de mejorar el desarrollo de las

actividades, manteniendo el debido control del efectivo.

Implementar una estructuración de los departamentos existentes en la

organización para que no existan fallas o pérdidas de registros por la

intervención de personal de otros departamentos.

Llevar a cabo un proceso de supervisión continuo de las actividades

realizadas con respecto al manejo de efectivo.

Cumplir y hacer cumplir las políticas establecidas por la organización

para el mejor desenvolvimiento y alcance de los objetivos establecidos.

47

DEFINICIÓN DE TÉRMINOS

Banco: “Establecimiento de origen privado o público que debidamente

autorizado por la ley admite dinero en forma de depósitos, para en unión de

recursos propios poder conceder préstamos, descuentos y en general todo

tipo de operaciones bancarias”. (Acedo, 1998, p 38).

Cheque en Transito: “Son aquellos que la empresa emite y que por

alguna razón no han sido presentados al cobro, por lo tanto, no aparecen

cargados y/o registrado en el estado de cuenta”. (Rodríguez 1998, p 27).

Conciliación Bancaria: “Es un procedimiento que consiste en

comparar y confrontar los datos del libro mayor auxiliar de banco de la

empresa con el estado de cuenta que emite el banco con la finalidad de

llevar a ambos saldos a un saldo común.” (CATACORA 1998, p 325).

Control: “Proceso por medio del cual las actividades de una

organización quedan ajustadas a un plan preestablecido y el plan se ajusta a

las actividades de la empresa.” (U.N.A 2002, p 246).

Control Administrativo: “Procedimientos administrativos empleados

para promover la eficiencia operativa y para que la ejecución de las

operaciones se adhiera a las políticas establecidas por la administración de

la empresa. (PERDOMO 1997, p 6).

48

Control Contable: “Procedimientos administrativos empleados para

conservar la exactitud y la propiedad en las transacciones y en la

contabilización de estas.” (KHOLER 2004, p 123).

Control Interno: “Consiste en la aplicación de todos los métodos y

procedimientos necesarios a aplicar en una empresa para evitar fraude.”

(RODRÍGUEZ 1998, p 26).

Cuentas Corrientes: “Es la modalidad bajo la cual una empresa

moviliza efectivo a través de los bancos.” (HOUGTHON 1996 p 28).

Depósitos: “Es la operación mediante la cual un cliente confía a un

organismo bancario sus fondos ya sea en moneda de curso legal, en el país

o en cheque y efectos de comercio.” (RODRÍGUEZ 1998, p 25).

Efectivo: “Son todos aquellos activos que generalmente son aceptados

como medio de pago, son propiedad de la empresa y su disponibilidad no

esta sometida a ningún tipo de restricción.” (BRITO 1992, p 261).

Estado de Cuenta: “Es una hoja que nos envía el banco

mensualmente con la información detallada de todas las operaciones

referente a nuestra cuenta.” (RODRÍGUEZ 1998, p 27).

Eficacia: “Es la habilidad para determinar los objetivos adecuados,

hacer lo correcto.” (STORNER 1996, p 748).

49

Eficiencia: “Capacidad de reducir los recursos usados para alcanzar

los objetivos de la organización.” (STONER 1996, p 9).

Nota de Crédito: “Son aquellos que el banco envía a la empresa para

hacerle saber que le fue abonada, es decir aumentando cierta cantidad de

dinero.” (RODRÍGUEZ 1998, p 29).

Nota de Debito: “Son aquellos que el banco envía a la empresa para

hacerle saber a esta que le fue cargada, es decir, disminuye cierta cantidad

de dinero.” (BRITO 1992, p 153).

Procedimientos: “Secuencia cronológica de las acciones requeridas

que detallan la forma exacta en la cual una actividad debe llevarse a

cabo.” (KOONTZ O DONNEL 1989, p 471).

50

BIBLIOGRAFÍA

Acedo M, Carlos y, Acedo M, Alfredo. (1997). Instituciones

Financieras. Editorial Mc. Graw – Hill, Caracas – Venezuela.

Brito, José A. (1992). Contabilidad Básica e Intermedia Centro

Internacional de Investigaciones para el Desarrollo, Valencia, Venezuela.

Catacora C, Fernando. (1998). Contabilidad: La Base para las

decisiones gerenciales. Editorial Mc Graw – Hill, Caracas Venezuela.

Rodríguez, Ligia. (2001). El efectivo y la Conciliación Bancaria.

Editorial Universidad de los Andes, Mérida – Venezuela.

Sabino, Carlos. (2002). El Proceso de Investigación una

Introducción Teórico – Práctico. Editorial Panapo, Caracas – Venezuela.

4Ta Edición.

Stoner, James y Feeman R, Edward. Administración. Editorial Prentice

– Hail y México, México. 6Ta Edición.

Tamayo, Tamayo, Mario. (2002). El Proceso de Investigación

Científica. Editorial, Limusa, México, México. 4Ta Edición.

ANEXOS

51

DIARIO PRINCIPAL

Folio No.__________

No.

Fecha

DESCRIPCION Ref.

DEBE

HABER

1

2

3

4

5

6

7

8

9

COMPROBANTE DE REEMBOLSO

DE CAJA CHICA

DEL_________________________AL_______________________

No.

Fecha

Comprob.

Cuenta Concepto

Monto

1

2

3

4

5

6

7

8

9

TOTAL……………………………………………………………..

ChequeNo.____________Banco:_______________Beneficiario:______

___________

Elaborado por: ______________________ Revisado por:

______________________

ARQUEO DE CAJA CHICA

No. ______ Fecha de Elaboración: ___________

Monto del Fondo: _____________________

Dinero en Efectivo al momento del Arqueo:

Descripción Cantidad Total

Comprobantes de Recibos y Facturas

Comprob. Recibo o Factura

Concepto Monto

TOTAL……………………………………………………………

ARQUEO DE CAJA CHICA

RESULTADO DEL

ARQUEO DE CAJA CHICA

EFECTUADO EL: __________________

ARQUEO

Fondo: Bs.____________________

Distribución:

Dinero Efectivo Bs.____________________

Recibos y Facturas Bs.__________________

TOTAL……………………………………….. Bs.__________________

Diferencia:

Sobrante: Bs.________________ Faltante: Bs. _______________

ELABORADO POR: ________________________

REVISADO POR: _____________________

CONCILIACIÓN BANCARIA

CHEQUES EN TRANSITO

Itm.

Fecha Numero Beneficiario Monto

1

2

3

4

5

6

7

8

9

TOTAL……………………………………………………………

DEPÓSITOS EN TRÁNSITO

Itm.

Fecha Numero Monto

1

2

3

4

8

9

TOTAL…………………………

NOTAS DE DÉBITO

Itms.

Fecha

Numero

Motivo Monto

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Total………………………………………………………………..

NOTAS DE CRÉDITO

Itms. Fecha Numero Motivo Monto

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Total………………………………………………………………..