TEXTO GUIA DE USUARIO

APLICACIÓN DE LA MATRIZ

En esta Guía de usuario vamos a ver cómo utilizar la aplicación para crear una matriz de

riesgo, establecer el nivel de riesgo y asignar un periodo de validez a una preparación estéril.

En primer lugar, introduce el usuario y contraseña en la aplicación; así accederás a tu

perfil, donde podrás ver y editar las matrices de preparaciones estériles con las que

estés trabajando o que ya hayas realizado.

A continuación, en la pantalla inicial seleccionaremos el botón “NUEVA MATRIZ”.

Se abrirá el formulario a rellenar que tiene asignado un número de matriz, y aparecerá

el nombre del usuario que crea la matriz, fecha y hora.

Procederemos a rellenar el “Nombre del preparado”. Se recomienda utilizar por

consenso en el centro una misma manera de reflejar el nombre, concentración,

volumen, forma farmacéutica para homogenizar los nombres de las preparaciones en

el centro. Se dispone de una segunda línea en “Descripción” que puede ser útil para

aclarar el tipo de preparación.

En este punto es importante tener claro el método de preparación en nuestro hospital,

ya que el número de ampollas/viales utilizados, el número de pinchazos en el

contenedor final, uso de filtros, etc., condicionarán un mayor o menor nivel de riesgo,

y estas prácticas pueden variar de uno a otro centro.

Antes de proceder a valorar la matriz de riesgo, es importante buscar los datos de

estabilidad físico-química del preparado. Se indican diversas fuentes bibliográficas

donde se puede encontrar esta información.

Vamos a describir dos ejemplos:

1. Ejemplo 1: MORFINA 100 mg/100ml BOMBA DE PERFUSION IV

A continuación, procedemos a evaluar el riesgo microbiológico con la matriz clicando

sobre la casilla nº 1

En la mezcla del ejemplo (10 ampollas de morfina ClH 10 mg en 100 mL SF), vemos que

cumple el criterio de tener que extraer volumen de 4 o más ampollas para conseguir la

dosis necesaria a incluir en el contenedor final; por tanto, no es necesario leer el resto

de criterios; como cumple este, clicamos C

Aparece una C en la casilla correspondiente a la dimensión 1. Clicamos sobre la casilla

2

La perfusión de morfina 1mg/mL se administra por vía IV periférica en nuestro centro;

así que hemos clicado sobre la B

La casilla 3 hace referencia al riesgo relacionado con el perfil de seguridad del principio

activo. En la leyenda se incluyen algunas referencias de consulta en caso de duda. El

caso que nos ocupa, morfina clorhidrato, se trata de un opiáceo, así que clicamos la

casilla B

A continuación, en la dimensión 4 hemos de indicar el número de preparaciones que

vamos a realizar. A mayor número de unidades a preparar, más riesgo. En nuestro caso

serán 5; por tanto, clicamos B.

El punto 5 hace referencia a la susceptibilidad de contaminación microbiológica. Es

uno de los aspectos que pueden ofrecer más dudas y es necesario leer los diferentes

criterios detenidamente. La leyenda, además, aclara algunos conceptos, como la

diferencia entre sistemas abiertos y cerrados.

Nuestro preparado no presenta intrínsecamente una susceptibilidad especial a la

contaminación microbiana, se prepara en un sistema cerrado (asumiendo que las

ampollas de vidrio lo son) y el tiempo de infusión suele ser igual o inferior a 24h. Por

este motivo, hemos marcado el nivel A.

Por último, en el punto 6 indicamos si el preparado es para uso interno en nuestro

centro, o va a haber una distribución a otros centros distintos del nuestro, como

podría darse en caso de fabricación a terceros.

Interpretar resultado

Una vez hemos completado la matriz, se muestra en pantalla el resultado; en este

caso, el nivel de riesgo microbiológico asignado es MEDIO. Según la información

detallada en la tabla adjunta, este medicamento debería prepararse en el Servicio de

Farmacia en una zona controlada. Elaborado en estas condiciones, podemos asignarle

un período de validez de 30h a TA, 9 días en nevera, o 45 días congelado.

Es el momento de contrastar los plazos de validez asignados desde el punto de vista

microbiológico con los datos de estabilidad físico química. En este caso, vemos que en

las distintas condiciones de conservación, la estabilidad físicoquímica observada

supera los plazos de validez microbiológica.

El criterio a seguir seria pues:

a) Asumir los plazos de validez microbiológica de la matriz

b) En caso de desear alargar la caducidad, porque queremos preparar varias unidades

para guardar en stock, y optimizar recursos, por ejemplo; deberíamos hacer una

validación microbiológica según Farmacopea para demostrar que nuestro producto

acabado mantiene esterilidad durante todo el período.

En el caso del ejemplo, las 5 unidades se van a consumir en breve plazo, con lo que

asignamos: 9 días a 5º C, y así lo registramos en el apartado destinado a “Decisión de

estabilidad final”

Por último guardamos matriz, clicando en “Guardar”. De este modo, la matriz

aparecerá en nuestro listado de matrices ya evaluadas, y podremos editarla de nuevo

o visualizarla en formato PDF para posterior impresión, etc.

2. EJEMPLO 2: LOTE DE 20 UNIDADES DE JERINGAS INTRAVITREAS DE CEFUROXIMA 10

MG/ML.

En el “nombre del preparado” pondremos CEFUROXIMA 1mg/0.1 ml JER INTRAVITREA

LOTE 20 unidades y en “Descripción” completaremos con SOLUCION ESTERIL.

En nuestro ejemplo, en “Periodo de validez fisicoquímico y condiciones de

conservación” hemos encontrado una referencia ( Eur J Hosp Pharm 2014;21:1 34-38)

donde demuestran estabilidad durante 120 días congelado (-18ºC), recomendándose

el uso inmediato tras descongelación. Por otra parte, en la base de datos Stabilis

hemos encontrado referenciada una estabilidad de 21 días refrigerado (2-8ºC) y 16

horas a temperatura ambiente (Drug Dev Ind Pharm 2016;42(1): 166-174).

Ahora pasaremos a hacer la matriz de riesgo, para después poder decidir y rellenar la

casilla de decisión final.

Para evaluar cada criterio nos iremos posicionando en las casillas numeradas hasta

que se despliegue el texto.

Seleccionaremos la opción que más se ajuste a nuestra preparación haciendo clic con

el ratón y la evaluación de ese criterio quedará almacenada.

Al completar la matriz, el programa nos indica la combinación de los 6 criterios que

indica cuál es el nivel de riesgo de nuestra preparación, donde es necesario prepararla

(solo las mezclas de riesgo bajo se pueden preparar fuera de la unidad centralizada de

estériles) y su plazo de validez microbiológica, según las condiciones de conservación.

En nuestro caso, la preparación de un lote de 20 jeringas intravitreas de Cefuroxima 10

mg/ml 0,5 ml es una preparación de riesgo medio, que se debe preparar centralizada

en un servicio de Farmacia en Cabina de Flujo laminar en sala blanca. Se puede asignar

una validez microbiológica de 30 horas a temperatura ambiente, 9 días frigorífico (2 ˚C

– 8 ˚C), o 45 días en congelador (≤ -20 ˚C) o 90 días liofilizado.

Con los datos obtenidos, pasamos a rellenar la “DECISION FINAL” En nuestro caso, en

la preparación de lotes nos interesa un mayor periodo de estabilidad, por lo que

podemos optar por la congelación protegido de la luz, con una estabilidad

físicoquímica de 120 días, muy superior al margen microbiológico que asigna la matriz

(45 días congelado). El resultado final está limitado por la validez microbiológica y seria

45 días congelado protegido de la luz o 9 días en frigorífico. A temperatura ambiente la

estabilidad fisicoquímica limita a 16 horas.

En el apartado de observaciones podremos incluir alguna instrucción o aclaración que

necesitemos.

Finalmente pulsar GUARDAR para grabar los cambios.

Podemos obtener el documento PDF entrando de nuevo en la preparación en la

opción “ver matriz” y pulsando el símbolo “salvar en un documento en PDF”.

INTRODUCCIÓN PRESENTACIÓN DE LA MATRIZ DE RIESGOS DE PREPARACIONES ESTÉRILES

Antes de realizar una preparación de un medicamento por primera vez, el servicio de Farmacia debe llevar a cabo una evaluación apropiada de los riesgos asociados con el fin de determinar el nivel del sistema de calidad que debe aplicarse, La matriz de riesgo es la herramienta adecuada para realizar este análisis..

Esta matriz de riesgo debe formar parte del expediente de información de producto por lo que es necesario que exista un archivo con la evaluación de riesgo de cada preparación.

Esta aplicación informática, “Matriz de riesgo para preparaciones estériles”, permite realizar el análisis de riesgo de las preparaciones de cada centro, almacenarlas, y editar el documento en PDF o Excel.

Cada usuario podrá acceder a su perfil pudiendo ver las matrices creadas, almacenadas y editadas por él .

El modelo de matriz incluye los siguientes 6 criterios: 1. El proceso de la preparación.

2. La vía de administración de la preparación.

3. El perfil de seguridad del medicamento.

4. La cantidad de unidades preparadas.

5. La distribución de la preparación.

6. La susceptibilidad de contaminación microbiológica.

A cada criterio de decisión le corresponde un factor alfabético de graduación del riesgo que va desde la “A” a la ”D” siendo la D valor de mayor riesgo, reservado para aquellas preparaciones con posibilidad de contaminación alta y/o que las consecuencias de un posible error de preparación pueden ser graves para el paciente. Si para una preparación existen varias posibilidades dentro de una misma categoría, se debe elegir siempre la de mayor riesgo.

La combinación de los resultados lleva a tres posibles niveles de riesgo (alto, medio y bajo). Según el nivel de riesgo obtenido se establecen las condiciones de la zona de preparación y los plazos de validez de la preparación y sus condiciones de conservación.

Quedan al margen esta matriz, los medicamentos comercializados y autorizados como multidosis, para los cuales están permitidos plazos de validez más prolongados (hasta 28 días). Deben, sin embargo, observarse una serie de recomendaciones con estas preparaciones:

o Conservarlos siguiendo las indicaciones de la información del producto. o Limpiar con alcohol de 70º la zona de inserción antes de cada punción-

extracción. o Nunca dejar una aguja insertada en un vial multidosis. o Señalar la fecha de la primera punción/extracción en el vial para establecer la

fecha de máxima utilización. o Si ocurre algún incidente durante la manipulación que pueda comprometer la

esterilidad del mismo, deberá desecharse el vial.

La asignación de periodos de validez es una herramienta muy útil para organizar de forma eficiente y con calidad los recursos en la elaboración de preparaciones estériles.

La decisión del plazo de validez final será siempre el resultado de la combinación del periodo de validez fisicoquímico (que tendremos que buscar en la bibliografía de

referencia) y el periodo de validez microbiológico que es el que atribuye la matriz de riesgo.

El plazo de validez final de la preparación se refiere al tiempo desde la preparación hasta el inicio de la administración, y depende de las condiciones de conservación. Se asume:

o Que la estabilidad fisicoquímica de la preparación es igual o superior al plazo de validez microbiológico indicado en la matriz. En caso contrario, el plazo de validez debe coincidir con el periodo máximo de estabilidad físico-química de la preparación, y nunca al revés. (ejemplo: Si una preparación de amoxicilina clavulánico 1 gramo vial para perfusión IV tiene una estabilidad fisicoquímica de 1 hora máximo tras reconstitución y dilución, aunque sea una mezcla de riesgo bajo que se puede preparar en cabina de flujo laminar con una estabilidad microbiológica asignada por la matriz que podría llegar hasta 14 días, la estabilidad final de la preparación solo puede ser 1 hora, porque la fisicoquímica es la que limita la estabilidad de esta preparación estéril.

Que no existe riesgo de inestabilidad fisicoquímica de la preparación al conservar en frigorífico/congelador o liofilización.

En el caso de dispositivos infusores, bombas de administración continua, etc., se asume que el tiempo de administración a temperatura ambiente o corporal (37 ºC) está validado por estudios de estabilidad de la sustancia y del fabricante de estos dispositivos que asegura la estabilidad fisicoquímica y microbiológica durante la administración.

Cuando se asignen plazos de validez hasta la administración superiores a los recomendados en la matriz, deben estar documentados bibliográficamente en una publicación de reconocido prestigio y la formulación debe ser igual a la recogida en la bibliografía.

En aquellos casos en los que un servicio de Farmacia realice preparaciones estériles de alto

riesgo de stock en número superior al establecido (*) o asigne plazos de validez superiores

a los establecidos sin disponer de la justificación documental, deberá realizar el test de

esterilidad del producto terminado por cada lote fabricado.

(*) lotes > 25 unidades de medicamentos de alto riesgo: es necesario realizar análisis

microbiológico. El control se realizará una vez finalizada la preparación.