TEXTOS DE CORRESPONDENCIA

1. Definición.- Son textos que se utilizan dentro de la administración pública o privada, con el fin de permitir el cumplimiento de obligaciones y el goce de derechos reconocidos por la Constitución Política y demás normas. Expresan jerarquías, acuerdos, obligaciones, órdenes, etc. Se caracterizan por su solemnidad, seriedad y dignidad.

2. Solicitud: Es un documento que una persona natural dirige a otra que ostenta un cargo o una función pública o privada, con el objeto de solicitar el goce de un derecho, beneficio o servicio.

Clases:

Individual. Colectiva (Memorial). Oficial.

Solicitud – Formulario. Carta – Solicitud.

Partes:1. Sumilla.2. Destinatario.3. Datos personales del solicitante.4. Texto o cuerpo.

5. Pie, conclusión, o párrafo final.6. Lugar y fecha.7. Firma y pos firma.

3. Oficio.- Este documento es una comunicación escrita de carácter netamente oficial, protocolar; utilizado por autoridades o funcionarios de las diferentes dependencias públicas o privadas. Tiene la función de relacionar a los órganos administrativos de la más alta jerarquía y, por consiguiente, debe ir firmado por el máximo representante legal de la institución. El oficio se usa para comunicar: disposiciones, consultas, órdenes informes o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento.

Clases: Simple o directo: Va dirigido a una sola persona, se emplea para comunicar disposiciones, consultar, responder,

remitir documentos u objetos, realizar gestiones y para proporcionar cualquier información a un solo destinatario.

Múltiple: Va dirigido a varios destinatarios, la estructura es la misma del oficio simple, no obstante es importante recordar que:

- El número de oficio es el mismo para todos los ejemplares.- En el oficio múltiple se escribe la palabra “Distribución”.- El código inicia con “OFICIO MULTIPLE”

Oficio de transcripción: Es un documento que sirve para transcribir el contenido de otro documento tal como se da en el original. Todo el fragmento o párrafo transcrito debe ir entre comillas y fiel al original.

Partes:

1. Membrete2. Lugar y fecha3. Código o Numeración (orden correlativo,

siglas de la oficina o entidad de procedencia y el año de expedición).

4. Destinatario (nombre completo, cargo y lugar)

5. Asunto (Síntesis del cuerpo)6. Cuerpo o Texto7. Despedida y Antefirma (atentamente)8. Firma, pos firma9. “con copia” o distribución10. Iníciales o pie de página.

4. Memorando.- (Latín, memorare = recordar, mencionar); es un documento de carácter interno, de uso muy difundido en la administración pública, se redacta en papel A5 y sirve de relación en una institución entre el jefe y el subalterno o

FLORES, José

entre dependencias de la misma institución. Se caracteriza por ser: Directo y breve, funcional y práctico, interno (circula dentro de una entidad) y es de acción inmediata.Clases: Simple: Va dirigido a un solo destinatario, para informar asuntos de trabajo como la realización de actividades

o la ejecución de tareas, y en general, para informar asuntos de trabajo a un solo destinatario. Múltiple: Va dirigido simultáneamente a varios destinatarios Se usa para hacer conocer disposiciones o cualquier

otra información.

Partes:

1. Código o numeración.2. Información (compuesto por el remitente -De- destinatario -A- asunto y lugar y fecha)3. Cuerpo o texto.

4. Despedida y Antefirma (atentamente)5. Firma, pos firma.6. “con copia” o distribución.7. Iníciales o pie de página.

5. Informe.- Es un documento por el cual se hace conocer el avance o la culminación de acciones encomendadas o la ocurrencia de hechos considerados de interés, va dirigido de un subordinado a uno superior, o de la misma jerarquía cuando el caso lo requiera. Tiene carácter de declaración jurada; quiere decir que la persona que informa debe informar la verdad, de lo contrario, podrá ser sancionada administrativa y judicialmente.

Clases:

Ordinario: Es de uso permanente: Diario, semanal, quincenal o mensual. Extraordinario: Es el que se utiliza ocasionalmente, cuando se presenta algún asunto imprevisto.

Partes:

1. Código o numeración2. Encabezamiento (Lugar y fecha, Destinatario -AL-, Remitente (DE) y Asunto)3. Cuerpo o Texto

4. Terminación o conclusión5. Despedida y Antefirma (atentamente)6. Firma, pos firma7. Iníciales o pie de página.

6. Acta: Es un documento que contiene el testimonio de las acciones más importantes que ha acontecido en la realización formal de determinados actos administrativos, como reuniones o sesiones de personas. Libro de actas debe estar foliado y firmado, en la primera página, por un Notario Público.

Clases:

Acta de Sesión. Acta de Comparendo. Acta de Conciliación. Acta de Inspección.

Acta de Fundación. de Sociedad. Acta de Trabajo.

Partes:

1. Titulo2. Introducción o encabezamiento (comprende el lugar, fecha, hora, cantidad y nombre de los asistentes o de los

que actúan si son numerosos).3. Cuerpo o texto: En esta se considera: Control de asistencia, despacho (correspondencia enviada y4. recibida), informes de los miembros, lectura de la agenda, pedidos, (cuando no está en la agenda), Orden del día

(se debate agenda y los pedidos), tratamiento de pedidos y votación.5. Finalización o cierre del acta.6. Firmas de los que aprueban el acta.

7. Aviso: Es una nota breve que contiene información diversa sobre el desarrollo de las actividades cotidianas de una institución, para dar a conocer en forma simultánea, a varios destinatarios. Su redacción es ágil, directa y respetuosa, como si fuera una carta breve.

Partes: La estructura, puede estar compuesta por:

1. Membrete (si acaso existe).2. Lugar y fecha.3. Cuerpo o Texto.

4. Despedida y Antefirma (atentamente).5. Firma, pos firma.