ALUMNOS: SAAVEDRA, MAMANITRABAJO PRACTICO OFICINA N° 2

1.       ¿Qué requiere un Operador para organizar de manera eficaz el tiempo?2.       ¿Cuáles son las herramientas para el dominio del tiempo?3.       A que hace referencia el modulo: “Mi Tiempo para Archivar”4.       Explique que es la Calidad del Servicio.5.       ¿Como debe ser el Servicio de Calidad en documentos y correspondencias?6.       Enumere los componentes Básicos del Buen Servicio7.    ¿Cuales son los tipos de tramites que existen de una breve descripción de los mismos?

Desarrollo:

1-Para organizar de manera eficaz el tiempo es necesario:

ORGANIZAR: Hacer Una lista de tareas que pueden ser diarias, urgentes e importantes.

DECIDIR: Aprender a delegar, a decidir en función de los demás.

PREVEER: Hay que adelantarse a las situaciones, preverlas cada día acostumbrarse al ejercicio de la previsión.

2-Las herramientas para el dominio del tiempo son:

+La Agenda, es la herramienta más importante, ya que permite organizar las actividades en urgente, diarias, en espera. En la agenda siempre debemos colocar: la fechas, las horas del día, tareas o actividades por hacer, marcar las ya terminadas, las pendientes, las criticas y las importantes.

+Papeles con adhesivo.

+papeles de colores fuertes.

+Tarjetero.

+Calendario de mesa.

+Carpetas de colores, diversas.

+Block para anotar.

+Lista de pendientes.

+Agenda de mesa.

3-El archivar documentos es fundamental para agilizar el trabajo. Hay que tener presente lo que se quiere archivar, durante cuánto tiempo, quien podrá leerlo, y quien se hará responsable de él.

Se puede archivar los documentos de manera alfabética, numérica, por fecha, por tema. Se recomienda archivar al menos dos veces por semana.

Recomendaciones:

+Evitar los nombres poco claros para tus archivadores, tales como varios, generales, pendientes. Ya que esto confunde.

+Tener un listado con los archivos que ya se tiene, así se evita abrir nuevos con el mismo nombre.

+Revisar lo actual que tiene valor, y eliminar lo obsoleto.

+Indicar cuándo se ha sacado algún documento. Anotando fecha, y nombre de la persona que lo solicito.

4-La calidad del servicio es la capacidad de satisfacer al cliente. Para ello se debe ser atento, educado y puntual a la hora de recepción de los clientes. Asimismo, el producto o servicio que ofrecemos debe estar bien hecho y debes funcionar de forma excelente después de ser adquirido, de esta forma el cliente nos preferirá siempre.

5- Es necesario registrar los documentos o correspondencia para llevar el control y obtener calidad en el servicio. Para ello se puede tener en cuenta lo siguiente:

+Ingresar la fecha que aparece en la correspondencia, esto se denomina fecha de emisión, por ejemplo Juan, 20 de octubre de 2006.

+Registrar además la fecha en la que fue recibida en tu oficina, cuando sea correspondencia que ha llegado.

+Anotar para quien fue enviada la documentación y obviamente también debemos saber de parte de quien fue despachada.

+Escribir un breve asunto o tema de la correspondencia.

+Registrar porque medio llego la correspondencia, por ejemplo correo Buses, o por una persona, etc.

+Anotar si observaste que el documento despachado o recibido tenía algo especial, por ejemplo llego un sobre que se nota que fue abierto, o que llego en mal estado.

+Se debe tener dos cuadernos o dos archivos Excel: Documentos recibidos y otro correspondencia despachada.

+Es necesario crear un código o clave que sea útil a la oficina, como por ejemplo: car: carta, mem: memorándum, ord:ordinario, para registrar la correspondencia.

+Hay que colocar números correlativos a la correspondencia recibida y despachada.

6-Componentes básicos de un buen servicio: La acumulación de cada acto de servicio da como resultado un servicio de excelencia. La calidad en el servicio es satisfacer al cliente, la empresa depende del cliente, por ello se debe mostrar actitud positiva y de ayudara al otro. Para ello hay que brindar:

+Seguridad.

+Credibilidad.

+Comunicación.

+Comprensión.

+Accesibilidad.

+Cortesía.

+Profesionalismo.

+Capacidad de respuesta.

+Fiabilidad.

+Elementos tangibles.

7- Tipos de trámites:

A- EL CHEQUE: La ley define al cheque como una orden escrita girada contra un banco para que este pague a su presentación, el todo o parte de los fondos que el librador disponga en una cuenta corriente. Debe tener los siguientes datos: Nombre del librador, cantidad girada en número y letra, lugar y fecha de giro, firma del girador.

B- ORDEN DE COMPRA: Es una solicitud telefónica o impresa a un proveedor, por determinados artículos a un precio convenido. Es una autorización al proveedor para entregar los artículos y presentar una factura. Todos los artículos comprados por una compañía deben acompañarse por una orden de compra. La orden de compra se realiza cuando la empresa está de acuerdo con la cotización recibida. Se puede hacer por teléfono o por carta.

C- FACTURA: Es un documento que acredita legalmente una operación de compraventa. En la misma se mencionan detalladamente los artículos que el proveedor envía al comerciante, o los que el comerciante entrega al cliente.

D- MEMORANDUM: Proviene este término del latín, significa algo que debe tenerse en memoria. Es una comunicación, es menos solemne que un informe, o una nota, se debe firmar. En un memorándum se reseñan los hechos, razones y circunstancias que han de tenerse presente ante la consideración de un asunto.

SAAVEDRA - MAMANI